DOCUMENTO DE TRABAJO - PROBLEMTICA FOTOCOPIADORAS

FEPUC, CFs, CEs y REA trabajando JUNTOS Actualizado al martes 02 de abril del 2013 El da 26 de marzo se reunieron Secretarios de Defensa y representantes de los Centros Federados y Centros de Estudiantes, la Secretaria de Universitarios de la FEPUC y los REA de la Comisin Econmica Especial para conversar sobre el tema del sistema de fotocopiadoras debido a las constantes quejas en torno a la concesionaria STANSA durante las primeras dos semanas de clase en la PUCP. Desde ese da, los representantes estudiantiles hemos recabado informacin proveniente de alumnos y autoridades para poder identificar las causas y posibles soluciones con respecto a este tema. Sabemos que el congestionamiento en los servicios responde a un problema estructural debido al aumento en el nmero de estudiantes en la universidad sin el necesario aumento en la capacidad de atencin de los servicios (fotocopiadoras, comedores, wi-fi, espacios de estacionamiento, etc.). Por lo tanto, debemos reconocer que la solucin no llegar de la noche a la maana y que para lograr llegar a ella es necesario la colaboracin de los cuatro actores involucrados: STANSA, autoridades, profesores y los mismos alumnos. Para ello, se ha elaborado el presente documento de trabajo. Este muestra la informacin disponible sistematizada segn actores, problemtica y posibles soluciones.

PRIMER ACTOR: PROFESOR Problemas identificados: Demora para entregar materiales: El lunes 26 de marzo, ante las varias quejas por parte de los alumnos, la supervisora general de STANSA, Isabel Anchorena, nos seal que la empresa estaba intentando mejorar su servicio y para ello haba solicitado el material de lectura con una semana de anticipacin a los profesores. Estos se retrasaron y no programaron con anterioridad las lecturas ocasionando que la primera semana la congestin sea mayor debido a que los trabajadores recin se encontraban digitalizando las mismas. Mala coordinacin entre profesores, jps y delegados: Al momento de seleccionar y dejar las lecturas. Esto genera un crculo vicioso que vuelve ms lento el sistema.
Digitalizacin tarda ms

Profesores deciden y/o dejan las lecturas a ltima hora

El personal se encuentra atendiendo los pedidos de aquellos cursos ya digitalizados o saca copias sin digitalizar volviendo ms lento el sistema

La cola de espera aumenta

Falta de inters: A pesar de las constantes recomendaciones hacia los profesores con respecto a este tema son pocos los prestos a cambiar el sistema.

Posibles soluciones: 1. Fortalecer sistema de delegados: Muchas veces en un mismo grupo de gente en la fotocopiadora ms de una persona piensa en sacar la misma lectura. Sabemos que todos terminaremos sacando las copias necesarias del curso. Entonces si mi saln es de 30 personas y cada uno pide un juego por separado la cola aumenta. Por qu no organizarnos y pedir los 30 juegos de una? Esto agilizara el sistema y generara seguridad Y si esa labor la cumple el delegado del saln, cuya labor es ser nexo entre profesores y alumnos? 2. Exigir a los profesores que las lecturas sean previstas con anterioridad para agilizar el sistema. Si TODAS las lecturas se encontraran disponibles desde el primer da de clases, una sola cola bastara para obtener todas las copias del curso en vez de realizar varias para obtener materiales pequeos. 3. Terminar con el proceso de digitalizacin previo: Existe material por digitalizar rezagado que vuelve ms lento el sistema. Se ha barajado la posibilidad de que si el material es entregado a tiempo- se contrate a 02 personas pudiendo incluso ser alumnos- que se encarguen durante 02 das de digitalizar el material rezagado. De esta manera el proceso de DESCENTRALIZACIN1 funcionara con mayor efectividad. *Se nos inform el martes 02 de abril que se haba contratado 04 personas ms para atender en fotocopiadoras y 02 personas que solo se encargarn de digitalizar. El da mircoles 03 tendremos informacin ms detallada al respecto. SEGUNDO ACTOR: ALUMNO Problemas identificados: Desorden y falta de cultura: Prima la ley de el ms fuerte gana. Muchas veces los primeros en incumplir el que la atencin sea por orden de llegada somos los mismos alumnos, quienes con tal de ahorrarnos unos minutos nos colamos sin vergenza o no respetamos las colas. Maltrato: Muchas veces debido a la impaciencia, va tambin por parte de los alumnos hacia los trabajadores.
Las soluciones deben comenzar por NOSOTROS. Exijamos, pero tambin seamos PROACTIVOS

Posibles soluciones: 1. Implementar el sistema de colas: Pero debe darse de manera estructurada y en conjunto con STANSA quienes deben capacitar correctamente a su personal para que el sistema sea respetado.
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Con Descentralizacin del material nos referimos a que una vez digitalizadas las lecturas, un estudiante puede sacar las lecturas de un curso que lleve en determinada facultad. (i.e. Sociales) en cualquier fotocopiadora del campus (i.e. stano de Biblioteca Central).

2. Campaa de concientizacin: Que tendra que ser liderada por los representantes estudiantiles en donde se explique a los alumnos cmo debe funcionar el sistema de colas. 3. Capacidad fiscalizadora de CFs y CEs: Para velar porque el sistema sea respetado. 4. Fortalecer el rol del delegado: Punto ya explicado en la seccin de profesores. 5. Virtualizacin del material: Por parte de CFs, CEs, profesores y/o grupos de estudio. Sobre todo de aquel que se repite cada ciclo. 6. Informacin actualizada sobre cdigos de lectura y costos del material: A cargo de los representantes estudiantiles, de manera virtual o en paneles. De esta manera se descentraliza la informacin y la cola para preguntar si se encuentra esta o aquella lectura y/o su respectivo precio desaparecera agilizando el proceso y dejando ms espacio para solo ir a pedir a pagar. Muchas veces el proceso que ms demora es este: el de buscar el material que se desea fotocopiar. Con una adecuada coordinacin y un sistema de cdigos claro, la actualizacin de lecturas podra darse en tiempo real. TERCER ACTOR: STANSA Problemas identificados: Rotacin del personal: Aunque es una poltica interna de la empresa, debera conversarse con esta al respecto pues los trabajadores se acostumbran a trabajar en cierta facultad y luego de un tiempo deben aprender el trabajo de otra. Falta de experiencia: Este ciclo, muchos de los trabajadores son nuevos por lo cual recin estn acostumbrndose al sistema. Por otro lado, la actual supervisora acaba de asumir el cargo en el 2013-1. Mala capacitacin: Queja reiterativa por parte de los alumnos. Un ejemplo claro es el hecho de que en la facultad de Derecho se implement el sistema de tickets por llegada. Sin embargo, el personal no estaba debidamente capacitado y no respetaba el sistema establecido generando ms desorden en las colas. Poco personal: Al respecto, la supervisora nos coment que la empresa haba realizado un mapeo del flujo de fotocopias por facultad y segn l se haba implementado un horario segmentado segn necesidades, pudiendo haber 2, 3 o 4 personas segn estas. Esto significara que si hay gente que, queriendo aprovechar las horas no punta, desea sacar copias demore por igual en ser atendida debido al poco personal en ciertos horarios. Sabemos que hay un contrato de por medio; sin embargo, el sistema se agilizara si esta observacin fuera tomada en cuenta. Maltrato: Las quejas en torno a este tema van en aumento. Sobre todo debido a la sobrecarga de trabajo en horas punta, cuando hay menos personal atendiendo al pblico y cuando las largas colas generan tambin impaciencia y maltrato por parte de los alumnos. Desorden interno: Las largas colas y la mala capacitacin han conllevado a que mucho del nuevo material, adems de no estar sistematizado est desordenado. As, muchas veces al preguntar sobre una lectura no existe la certeza de si el

material ha sido dejado o no. En Derecho, debido a una descoordinacin, se perdieron cuatro textos originales. Los controles tuvieron que ser suspendidos, retrasando as las actividades acadmicas en los cursos. Esconden cuaderno de reclamaciones: Esta ha sido una queja particular expresada por el CF de Derecho debido a que una alumna solicit dicho cuaderno para expresar su malestar frente a los textos perdidos en la facultad. Capital ocioso: Actualmente existen mquinas que no se usan en su totalidad. Aunque en ciertos casos como en Letras, en donde hay 06 fotocopiadoras- es debido a que las conexiones no permiten utilizar todas las mquinas al mismo tiempo, en otros es debido a la falta de personal o a que hay mquinas a las cuales no se les da el debido mantenimiento. Incumplimiento de horarios establecidos segn necesidades del CE y CF: El representante del CEFACI seal que aunque el horario establecido en su facultad es de 8:00 a.m. a 9:00 pm el horario de hecho es de 8:30 a 8:30. Por otro lado, en Derecho hay gente que llega 8:00 a.m. para aprovechar el tiempo y sacar sus fotocopiadoras ms rpido; sin embargo, dicha fotocopiadora se demora 15 minutos ms de lo debido en abrir generando mayor impaciencia.

Posibles soluciones: 1. Reunin con STANSA para explicar problemtica, expresar quejas y buscar soluciones. Plantear el sistema de tickets de una mejor manera. Sera de gran ayuda que a esta tambin asista parte del personal para limar algunas cuestiones de trato. Durante los ltimos das, los trabajadores han estado recibiendo bastantes quejas por parte de los alumnos lo cual ha generado que muchos tomen una posicin a la defensiva. Nuestra intencin es generar SOLUCIONES EN CONJUNTO. *Se ha programado una reunin entre el Supervisor General de STANSA, la REA, la FEPUC y los CFs y CEs para el da 03 de abril. Se debe acotar, que en principio la reunin se acord para el 02 de abril; sin embargo, tras 40 minutos de esperar al Supervisor, este posterg la cita para el mircoles 03.

CUARTO ACTOR: UNIVERSIDAD Falta de inters: Desde hace mes y medio la REA junto a FEPUC solicit el contrato de la concesin de fotocopiadoras con STANSA para revisarlo y verificar que las condiciones acordadas se estn cumpliendo. Vale recordar que dicho contrato va del 2011 al 2014. Por otro lado, el tema de la insuficiente capacidad de atencin de los servicios ha sido un tema bastante debatido por parte de los representantes estudiantiles y aunque se han tomado pequeas acciones, el problema de fondo contina. *Recin el da mircoles 03 de abril tendremos una cita con el Jefe de Operaciones en donde se nos brindar el contrato de la concesin.

Posibles soluciones: 1. Mayor fiscalizacin segn el contrato: No existe formalmente una Comisin de Fotocopiadoras. Sin embargo, como se ha expuesto en este documento, existen condiciones que la concesionaria est incumpliendo. El trabajo fiscalizador debe ir

no solo por las autoridades sino tambin estudiantiles y alumnos en general.

por los representantes

2. Mayor infraestructura: El problema no se solucionar completamente hasta que no se ample o implemente mayores lugares para ofrecer el servicio de fotocopiado. A pesar de que cada ao hay ms alumnos matriculados en la universidad, los espacios siguen siendo los mismos. Las autoridades deben reconocer que un sistema as podra colapsar en cualquier momento y este ciclo 2013-1, las largas colas ya han sobre pasado los lmites. Logrando as disminuir las horas de estudio para los alumnos.

Luego de que se nos entregue el contrato y tras reunirnos con representantes de STANSA, los representantes estudiantiles seguiremos informando los avances y acuerdos a los que lleguemos con respecto al tema de las fotocopiadoras. Aunque este ha estado en debate en ms de una ocasin, la sensacin de que el sistema se encuentra al borde del colapso es generalizada. Finalmente, los ms perjudicados con el sistema actual de fotocopiado somos los alumnos, quienes al demorar tanto tiempo en esperar en la cola disminuimos nuestras horas de lectura y tiempo de estudio; por tanto tambin debemos ser los primeros en exigir y a la vez colaborar con un buen servicio.