DIRECCIN Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL

ANALISIS DE PUESTOS

MARIA MAGDALENA PASCUAL LPEZ

Objetivos del Captulo

1.

Exponer la naturaleza del anlisis de puestos, qu es y cmo se utiliza. Usar al menos tres mtodos para reunir informacin del anlisis de puestos, incluyendo las entrevistas, los cuestionarios y la observacin. Describir puestos incluyendo resmenes y funciones de puestos, usando Internet y mtodos tradicionales.

2.

3.

Tipos de informacin recolectada

Actividades laborales

Requerimientos humanos

Contexto del puesto

Informacin reunida con el anlisis de puestos

Comportamiento humano

Mquinas, herramientas, equipo y auxiliares de trabajo

Estndares de desempeo

Usos de la informacin del anlisis de puestos

Reclutamiento y seleccin
Cumplimiento de igualdad de oportunidades

Descubrimiento de tareas no asignadas

Informacin reunida con el anlisis de puestos

Compensacin

Evaluacin del desempeo

Capacitacin

ANLISIS DE PUESTOS
El anlisis de puestos pretende estudiar, determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeo.

ANLISIS DE PUESTOS
Se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplica a cualquier y tipo o nivel de puesto: 1. Requisitos intelectuales 2. Requisitos fsicos 3. Responsabilidades adquiridas 4. Condiciones de trabajo

ANLISIS DE PUESTOS
1.

a.
b. c. d. e.

Requisitos intelectuales Escolaridad indispensable Experiencia indispensable Adaptabilidad del puesto Iniciativa requerida Aptitudes requeridas

ANLISIS DE PUESTOS
2. Requisitos fsicos a. Esfuerzo fsico requerido b. Concentracin visual c. Destrezas o habilidades d. Naturaleza fsica requerida

ANLISIS DE PUESTOS
3.

a.
b. c. d. e.

Responsabilidades adquiridas Supervisin del personal Material, herramientas o equipo Dinero, ttulos o documentos Relaciones internas o externas Informacin confidencial

ANLISIS DE PUESTOS
4. Condiciones de trabajo a. Ambiente de trabajo b. Riesgos de trabajo - Accidentes de trabajo - Enfermedades profesionales

Usos de la informacin del anlisis de puestos

Anlisis de puestos

Descripcin del puesto y especificacin del mismo

Decisiones de reclutamiento y seleccin

Evaluacin del desempeo

Evaluacin del puesto: decisiones de sueldos y salarios (remuneracin o compensacin)

Requisitos de capacitacin

Pasos del anlisis de puestos

Pasos para realizar un anlisis de puestos:
1

Decidir cmo usar la informacin. Revisar la informacin de antecedentes relevantes. Seleccionar puestos representativos. Analizar el puesto. Verificar la informacin del anlisis.

2
3 4 5 6

Preparar la descripcin y las especificaciones del puesto.

Mtodos para recolectar informacin para el anlisis de puestos: entrevista

Fuentes de informacin

Formatos de entrevistas

Empleados individuales
Grupos de empleados Supervisores con conocimientos del puesto

Estructurados (lista de control)

No estructurados

Ventajas

Una manera rpida y directa de encontrar informacin omitida

Desventajas

Informacin distorsionada

Anlisis de puestos: lineamientos para entrevistas

El analista y el supervisor deben trabajar juntos para identificar a los empleados que conocen mejor el puesto. Establezca una buena relacin con el entrevistado.

Siga una gua o cuestionario estructurados, que incluyan preguntas abiertas y espacio para las respuestas.
Pida al trabajador una lista de sus obligaciones en orden de importancia y frecuencia de ocurrencia. Al terminar la entrevista, revise y verifique la informacin.

Mtodos para reunir informacin para el anlisis de puestos: cuestionarios Fuente de informacin

Pida a los empleados que contesten cuestionarios y describan las obligaciones y responsabilidades relacionadas con su puesto Guas estructuradas Preguntas abiertas

Ventajas

Recoleccin de informacin rpida y eficiente para nmeros grandes de empleados Gastos y tiempo consumidos en preparar y probar el cuestionario

Formato del cuestionario

Desventajas

Mtodos para reunir informacin para el anlisis de puestos: observacin

Fuente de informacin

Ventajas

Observar y anotar las actividades fsicas de los empleados mientras desempean su trabajo

Proporciona informacin de primera mano Reduce la distorsin de la informacin

Desventajas

Lento Es difcil capturar el ciclo de trabajo completo Poco til si el trabajo incluye actividad mental de alto nivel

Mtodos para reunir informacin para el anlisis de puestos: diarios y Fuente bitcoras de informacin Ventajas

Los trabajadores llevan un diario o una bitcora de lo que hacen y el tiempo que tardan en cada actividad

Proporciona un panorama ms completo del trabajo Participacin de los empleados

Desventajas

Distorsin de informacin Depende de que los empleados recuerden con exactitud sus actividades

Redaccin de descripciones de puestos

Identificacin del puesto

Especificaciones del puesto

Resumen del puesto

Condiciones de trabajo

Secciones de la descripcin de puestos tpica

Responsabilidades y obligaciones

Estndares de desempeo

Autoridad del titular

Descripcin de puestos

Identificacin de puestos

Responsabilidades y obligaciones

Nombre del puesto Seccin de LNLJ Fecha de preparacin Elaborador

Naturaleza general Funciones/actividades

Resumen del puesto

Responsabilidades y obligaciones principales (funciones esenciales) Autoridad de toma de decisiones Supervisin directa Limitaciones de presupuesto

Relaciones

Estndares de desempeo y condiciones de trabajo

Informa a: Supervisa a: Trabaja con: Fuera de la compaa:

Lo que se necesita para ejecutar el trabajo con xito

Redaccin de las especificaciones de puestos

Qu rasgos y experiencia se requieren para desempear bien este trabajo?

Especificaciones para personal capacitado y no capacitado

Especificaciones basadas en el criterio

Especificaciones basadas en el anlisis estadstico

Cuestionario preliminar para la descripcin de puestos

Fuente: Reimpreso de www.hr.blr.com con permiso del editor de Business and Legal Reports, Inc., Old Saybrook, CT 2004.

Redaccin de descripciones de puestos (cont.) Paso 1. Decidir un plan

Paso 2. Elaborar un organigrama

Paso 3. Usar un cuestionario para anlisis o descripcin de puestos

Paso 4. Obtener listas de obligaciones del puesto

Paso 5. Obtener los requisitos humanos del puesto Paso 6. Completar la descripcin del puesto

---Preguntas personales (por que te divorsiaste, por que no te has casado) Por qu quieres el trabajo? () Conflicto y como lo manejaste (NO lo sealar a una persona) Como es tu vida en familia A que se dedican tus padres Como manejas tus finanzas personales

FIGURA 411

Ejemplos de antecedentes de datos

Ejemplo del nombre del puesto: Empleado de servicio al cliente.

Ejemplo de resumen del puesto: Responde preguntas y da instrucciones a los clientes; autoriza el pago de cheques de los clientes; registra y devuelve tarjetas de crdito perdidas; ordena y revisa las nuevas solicitudes de crdito; trabaja en un mostrador de servicio al cliente en una tienda departamental. Ejemplo de una obligacin del puesto: Autoriza el pago de cheques; autoriza el pago de cheques personales o de nmina (hasta una cantidad especfica) para los clientes que desean usar esta forma de pago. Solicita a los clientes una identificacin (como la licencia de conducir) y revisa los cheques para verificar fecha, cantidad, firma y aprobacin. Marca el cheque y enva al cliente con el cajero.

Redaccin de descripciones de puestos (cont.)

Pasos del enfoque estadstico
Analizar

el puesto y decidir cmo medir el desempeo.

atributos de personal que piensa que deben significar un desempeo exitoso. estos atributos en los candidatos. el desempeo subsecuente del candidato en el puesto. un anlisis estadstico de la relacin entre los atributos humanos y el desempeo en el trabajo.

Seleccionar

Probar Medir

Realizar

Cuando Rogelio Hernndez tuvo su ltima entrevista de trabajo y se le pregunt, con insistencia, por qu quera ingresar a la compaa, entendi que los parmetros para evaluar a un candidato se han vuelto ms exigentes. Y cmo no serlo? De acuerdo con informacin del Instituto de Estadstica y Geografa (INEGI) 2.8 millones de personas no tenan empleo al cierre del segundo trimestre del ao, esto implica que los procesos de seleccin son ms rigurosos en las vacantes disponibles. Aunque las cifras no mienten esto no implica que conseguir empleo ser imposible, la clave es afinar tu colmillo' para cotizarte mejor que otros aspirantes al mismo puesto, aconsejan diversos expertos. Ocupar el puesto de tu inters requiere un plan de accin concreto. Estos sietes pasos te ayudarn a que tu bsqueda de trabajo se convierta en un verdadero ejercicio de venta donde tus servicios sean los elegidos. 1. Curriculum de primera. Un reclutador dedica de 20 a 30 segundos a leer un CV, si ste traduce en nmeros tu experiencia tendr un mejor impacto, seala Roberto Debayle, asesor profesional de la empresa Bravado The Courage to Lead. "Slo un 40% hace un currculo vendible. En Mxico, los candidatos se miden en actividades, como se hacer reportes y organizar eventos', pero eso no habla de su potencial", agrega, en entrevista, Octavio Olivares, director general de Universo Laboral y Organizador del Foro de Oportunidades Laborales. Consejo: Olivares sugiere que un CV atractivo debe cumplir tres puntos esenciales: - Es un anuncio publicitario de tus talentos, lo que significa incluir datos relevantes sobre las aportaciones que has tenido en otras empresas.

- Los logros deben ser tangibles, cuantificables y especificar tiempos reales. Ejemplo: "Increment en un 30% la cartera de clientes en un ao".

- Se redacta en una sola hoja.

2. Muestra inters. Una pregunta que no falla en la entrevista es sabes quines somos y por qu quieres entrar a esta compaa? El candidato que demuestra conocer a la organizacin genera un sentimiento de agrado. De los postulantes a un puesto, "casi el 70% no sabe qu hace la empresa a la que va", comenta Olivares. Consejo: Averigua todo lo que puedas de la organizacin: su giro, quines son sus competidores actuales, productos, su circunstancia econmica actual y su visin de futuro. Fuentes de consulta? Desde Internet y conocidos, hasta artculos publicados en medios si se trata de una gran transnacional.

3. Prudencia. En la entrevista hay que ser prudente y esperar a que el consultor realice ciertas preguntas. Venderse a s mismo no significa aturdir al reclutador, sino hacerle ver a travs de tus respuestas por qu deben confiar en ti para ese puesto.
4. Genera valor agregado. "Segn una entrevista aplicada a 120 empresas, en Mxico, de tres candidatos que asisten a una entrevista slo uno cuenta con dominio del ingls". Esta es un rea de oportunidad que no puede dejarse pasar, sobre todo en el pas donde operan tantas trasnacionales, indica Olivares. Consejo: Evita echarle la culpa a la crisis y busca opciones para actualizarte en este idioma y en otras herramientas vitales para la organizacin a la que aspiras entrar. Puedes organizar grupos para que las clases sean ms econmicas. 5. El look adecuado. Al momento de una entrevista adems de verte impecable hay que vestirse de acuerdo a la ocasin. Puede parecer exagerado pero esos pequeos detalles marcan la diferencia, recuerda que sers la imagen de esa compaa, indica Debayle. Consejo: Hay que ser pulcro, pero sin exagerar. Para los hombres funciona un traje sastre azul marino, corbata roja, camisa blanca y zapatos boleados. Para ellas, traje sastre color oscuro y prestar atencin en los accesorios. "Llevar muchos anillos no ayuda, al contrario distrae la atencin del reclutador", advierte el organizador del Foro de Oportunidades Laborales. 6. Busca la congruencia. La vestimenta y lenguaje corporal debe ir acompaada por respuestas que demuestren inters y deseo por determinado puesto, menciona Debayle. Consejo: Enfatiza en todo momento que eres un profesional comprometido, una manera de lograrlo es referirte a vivencias personales. Las ancdotas sugieren que has pasado situaciones complejas en otros trabajos y las has sabido resolver, lo que muestra tu capacidad de decisin. 7. Dale seguimiento. Como cualquier venta, hay que tratar de llegar a una respuesta tras la entrevista "No hay que aflojar y mucho menos preocuparse por lucir insistente", detalla Olivares. Consejo: Ponte en contacto con el reclutador, aproximadamente, tres das despus de la entrevista o en la fecha que te indique, as confirmas tu inters por esa vacante. Fuera del vocabulario! Si quieres salir "bien librado" de la entrevista, es importante evitar el uso de ciertas frases que ms all de ayudar te perjudican: - Cunto me van a pagar? - Cules son los das de vacaciones?

FUENTE

http://www.infoservi.com/infoservi/pdf/Analisis_ Y_Diseno_De_Puestos_De_Trabajo.pdf http://www.cemci.org/revista/revista2/documen tos/doc2.pdf

Libro Gestin del Talento Humano Idalberto Chiavenatto.