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Conosimientos Basicos de Exel
Conosimientos Basicos de Exel
MANUAL DE EXCEL
INTRODUCCIN Qu es una Planilla de Clculo?
Las planillas de clculo u hojas de clculo tambin podemos encontrarlas con la siguiente denominacin: spreadsheet o worksheet. En una planilla de clculo se pueden ingresar valores, rtulos, frmulas matemticas, estadsticas, financieras, clculos de ingeniera, etc. Al aplicar las frmulas sobre los datos de entrada nos devolver los resultados. La principal ventaja de una planilla de clculo es que una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de produccin y en base a esto tomar las decisiones correspondientes. Los programas dedicados a las planillas de clculo fueron evolucionando, el primero se llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la extensin .WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensin .WQ1, cabe destacar que estos dos programas corren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus archivos la extensin .XLS y corre bajo entorno Windows.
EXCEL para WINDOWS 1.1 Comenzamos enumerando algunas de las facilidades que nos ofrece:
q q q q q q q q q q q
Gran rea de trabajo. Facilidades para el formato de planillas (alineamientos, tipos de letras, colores, etc.) Barras de herramientas y paletas porttiles. Confeccionar grficos. Manejo de tablas y de bases de datos. Importacin de Datos. Corrector ortogrfico. Visualizacin previa a la impresin de una planilla Imprimir la planilla. Uso de Asistentes como: Asistente de Ideas, de funciones y de grficos. Ayuda al usuario.
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Teclas de Movimiento
Una Celda a derecha/izquierda Una Celda arriba/abajo Al comienzo de la Fila Al fin de la Fila Al comienzo/fin de la Columna Al comienzo de la Columna Al Fin de la Columna A la Hoja anterior A la Hoja siguiente Al comienzo de la Hoja Pantalla abajo/arriba Avanza Columnas Izquierda/derecha Flecha derecha/izquierda Flecha arriba/abajo HOME o CTRL + Flecha izquierda END o CTRL + Flecha derecha END + Flecha arriba/abajo CTRL + Flecha arriba CTRL + Flecha abajo CTRL + PgUp CTRL + PgDn CTRL + HOME PAGE Down/up ALT + PAGE Down/up
Tenemos dos formas de ir a una celda determinada en forma rpida: si pulsamos F5 nos aparece un cuadro de dilogo que dice Ir a , en el lugar donde dice referencia indicamos a que celda queremos ir, por ejemplo G14 o AB23 o Hoja2!B7 y luego ACEPTAR. La otra forma es mas simple. Observemos que arriba de la celda A1 hay un indicador que nos dice en que celda estamos en ese momento, si llevamos el puntero del Mouse hasta ese lugar vemos que este se transforma en cursor, en ese momento al presionar podemos borrar la direccin que dice y escribirles nosotros la direccin de la celda a la que queremos ir, luego pulsamos ENTER.
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figura 1.2 : Men Pulsemos por ejemplo sobre ARCHIVO y observemos que pasa. Estando el men desplegado con las teclas Flecha abajo/arriba nos movemos entre las opciones, con las teclas Flecha derecha/izquierda nos movemos entre los menes, con la tecla ENTER se elige una opcin y con la tecla ESC dos veces se sale del men. Tambin podemos acceder al men presionando ALT + Primer letra del men deseado.
figura 1.3 : Barra de botones Estandart y Formato Adems de las barras que vemos, EXCEL tiene otras que agrupan comandos por su funcin. Veamos como se activan estas Barras: Ubiquemos el puntero del Mouse sobre la barra de botones u pulsemos el botn derecho, aparecer un cuadro con las barras de botones disponibles, vemos que estn tildadas las opciones de Estandart y Formato que son las que en realidad estn activas actualmente. Pulsemos sobre alguna otra opcin, como por ejemplo DIBUJO y veremos aparecer en pantalla la barra correspondiente. Para desactivarla tenemos dos formas: una forma es pulsando con el puntero del Mouse sobre su botn de control ubicado en el ngulo superior izquierdo de la barra o la otra forma es tal cual como cuando la activamos pero en este caso le sacamos el tilde. Tambin podemos tener en cuenta que presionando con el puntero del Mouse sobre el nombre de la barra y manteniendo apretado podemos ubicar dicha barra de Botones en el lugar que nos quede cmoda.
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El Men Contextual se activa, estando con el puntero del Mouse dentro de la planilla, presionando el Botn derecho. 1. Ubiquemos el puntero del Mouse dentro de la ventana del documento. 2. Presionemos el Botn derecho. Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, grfico, dibujo) tendremos una serie de comandos usuales para ese modo.
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E1 numero 1) indica que es la 1 sugerencia. En el caso que tengamos ms de una sugerencia podemos ver las sugerencias para acciones anteriores pulsando en el botn que sealahacia arriba y para ver las sugerencias siguientes pulsamos el botn que seala hacia abajo. Como esta sugerencia implica que se puede emplear un botn, el mismo se nos muestra a la derecha de la ventana de sugerencias. En el caso de necesitar mayores explicaciones sobre la sugerencia pulsaremos en la Lamparita que tiene un signo de pregunta de esa misma ventana. E1 cuadro del Asistente de ideas queda activo, y aparecer una sugerencia cada vez que EXCEL detecte la posibilidad de mejorar nuestra forma de trabajar. Para desactivar el Asistente de ideas, pulsamos en la lamparita en la barra de herramientas, sea que de esta forma podemos dejarlo siempre activo o activarlo cuando queramos.
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- Y tambin EXCEL nos permite seleccionar un rango de celdas no adyacentes. Seleccionemos un rango: 1. Ubiquemos el cursor en la celda B3 2. Pulsemos y mantengamos presionado el botn izquierdo del Mouse 3. Desplacemos el Mouse, dirigindonos hacia la celda D8 4. Liberemos el botn del Mouse 5. Ha quedado seleccionado un rango, este rango queda denominado B3:D8, y queda resaltado de negro en la planilla. Cada vez que especifiquemos un rango por su direccin, lo haremos mencionando la direccin de la celda de su extremo superior izquierdo, : (dos puntos), la celda de su extremo inferior derecho. Si queremos sacarle la seleccin a un rango, simplemente pulsaremos con el botn izquierdo en cualquier parte fuera del rango seleccionado.
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Figura 2.2. Asignar un nombre de archivo al Libro Tambin puede aparecer una ventana para ingresar informacin adicional del trabajo. Completamos los recuadros pulsando TAB para pasar de uno a otro y luego damos ACEPTAR. Observemos que el encabezado de la ventana que contiene a la planilla ya no es mas Librol, sino que ha cambiado por SUELDOS.XLS
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2. Optemos por Columna y luego Ancho. 3. Escribamos 25 y pulsemos ENTER. Otra forma muy practica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el sealador del Mouse entre los botones del encabezado de la columna B C hasta que el cursor se transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos y manteniendo presionado desplazamos el Mouse agrandando o achicando el ancho de la columna. Luego de ajustar al ancho ideal completamos los dems valores que nos faltan como indica la figura 2.3
Figura 2.4: La Barra de frmulas En la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece una lnea a la que llamamos barra de frmulas, a la que ingresamos con la tecla de edicin F2. En la misma aparece a la izquierda la celda en la que estamos ubicados, un nombre de celda, la cantidad de celdas seleccionadas, etc. Pulsando la flecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Excel permite asignarle un nombre a una celda para llamarla, por ejemplo, Precio, en vez de A4. En la parte central aparecen, durante la modificacin de una celda, los botones de aceptar = V y rechazar = X los que pueden ser seleccionados con el mouse. Estos dos representan respectivamente a las teclas ENTER y ESC. Luego aparece el botn fx que ayuda el ingreso de funciones.
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mtodo de <doble click>. 1. Ubiquemos el cursor sobre B7 y pulsemos <doble click> 2. Pulsemos END para ubicarnos al final. 3. Pulsemos BACKSPACE para borrar Pedro. 4. Escribamos Diego. 5. Pulsemos HOME y 2 veces la tecla CURSOR DER. 6. Pulsemos DELETE 2 veces y escribamos a. 7. Aceptamos pulsando ENTER.
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Observemos que todas las frmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al copiar se ha adaptado cada frmula para que tome los datos del mismo rengln en donde esta ubicada.
figura 2.5: Copiar datos A este mtodo de relacionar celdas se lo denomina "Direccionamiento relativo" porque la formula depende de la posicin en donde se encuentra. Como copiar datos es una operacin frecuente, disponemos del botn Copiar y del botn Pegar para agilizar el trabajo.
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3. Liberemos el botn del Mouse para efectivizar la copia. Si revisamos el contenido de las celdas de la columna F y notaremos que cuando hablamos de "Direccionamiento absoluto" nos referimos exactamente a una celda, que no es actualizada al copiarse. En nuestro caso hemos establecido direccionamiento absoluto para la celda F2.
figura 2.6: Direccionamiento absoluto El aspecto mas importante de una planilla de calculo es que sus resultados estn siempre actualizados Fijmonos como cambian los datos con los siguientes valores: 1. Ubiqumonos en la celda F2, escribamos 3 y pulsemos ENTER 2. Luego en la misma celda escribamos 1,5 y pulsemos ENTER 3. Ubiqumonos en la celda C6, escribamos 800 y pulsemos ENTER
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3. Pulsemos sobre K para inclinar la letra, itlica 4. Pulsemos sobre S para que las palabras queden subrayadas. 5. Pulsamos CURSOR ARRIBA para deseleccionar el rango.
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3.6 Como suprimir los encabezados de fila y columna Si para una presentacin deseamos no confundir a la audiencia con datos innecesarios podemos simplificar la planilla suprimiendo los
encabezados de las filas y columnas. 1. Abramos el men HERRAMIENTAS, y optemos por Opciones 2. Elegimos la solapa VER 3. Quitamos la marca de la opcin Encabezados filas y columnas y damos Aceptar. Vemos la diferencia y si no nos gusta podemos Volver a encender los encabezados.
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5. Cambiemos la Categora a Numero 6. Elijamos #.##0,00 y observemos el resultado de aplicar ese formato en Muestra. 7. Pulsemos Aceptar y observemos el cambio.
CONFECCIN DE GRFICOS
Los grficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variacin de un valor a lo largo del tiempo, ejemplificando la frase "un grfico vale mas que mil nmeros". De ello se desprende que, para crear un grfico, primero debemos tener una tabla de nmeros. 1. Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de calculo.
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Figura 4.1: Planilla de datos 2. Pulsemos con el botn derecho del Mouse sobre la barra de botones. 3. Aparecer, el men de las barras disponibles; optaremos por Grfico. 4. Reubiquemos la barra de botones de grfico de modo de dejar libre el rango B10:F20 Esta barra se puede dejar a un costado por si hay que usarla en otro momento. 5. Seleccionemos el rango A3:B7 6. Pulsemos sobre la paleta porttil Galera de grficos 7. A1 desplegarse la galera de grficos elegimos el tipo de grfico de barras verticales (tercero de la primera columna). 8. Ubiquemos el cursor en la celda B10 9. Pulsemos y manteniendo presionado desplacemos hasta F20, lugar donde liberaremos el botn del Mouse. Aparecer el grfico de la figura 4.2.
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1. Ubiquemos el cursor en el centro del grfico. 2. Pulsemos y manteniendo presionado movamos el Mouse hasta el lugar deseado, donde liberamos el Mouse. 3. Para que el grfico se adapte a la grilla, es decir que su ngulo superior izquierdo coincida con una esquina de celda, mientras movemos el Mouse debemos mantener pulsada la tecla ALT.
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5.3 Como definir el tipo de papel En la solapa Pagina encontramos los parmetros del papel.
Aqu podemos controlar:
q
En el recuadro Orientacin podemos imprimir con la orientacin corriente (opcin Vertical) o bien en forma apaisada (opcin Horizontal ).
q
El porcentaje de escalado:
Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequea
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que lo normal. Esto es muy til cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opcin Encajar en:
q
En el recuadro Tamao del Papel podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamao de la pagina: carta, oficio, A4, etc.
q
La calidad de impresin:
En el recuadro Calidad de impresin podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolucin de impresin a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definicin depende exclusivamente de la impresora seleccionada.
q
Numeracin:
En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es til cuando deseamos incluir una cartula y la numeracin de las hojas del informe debe comenzar en dos.
Si esta casilla esta activada ser impresa una lnea tenue entre las celdas, de forma de obtener impreso un cuadriculado similar al que vemos en el monitor.
q
Notas:
Con esta opcin las notas incorporadas saldrn impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas.
q
Calidad de borrador:
Activando esta opcin la calidad de la impresin se vera afectada, pero es mas rpida.
q
Blanco y negro:
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Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecer en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo en blanco y negro se reduce el tiempo de impresin
q
Activando esta opcin, aparecern en la impresin, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. Tambin sirve para que al imprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que estn ubicadas.
q
Permite establecer el orden en que se imprimirn las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas por columnas o por bandas horizontales.
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Si elegimos la opcin Cerrar cerramos la prevista y volvemos a la planilla. Estando en la planilla de trabajo podemos acceder a la prevista pulsando men ARCHlVO y optando por el comando Presentacin
Trucos Excel
FIN
Como ocultar filas y columnas. Repetir la misma orden varias veces seguidas. Introducir la fecha y la hora actual. Atajos del teclado. Creacin de un grfico actualizable a travs de Internet. Juegos en Excel Formatos condicionales Contador automtico de formularios Formatos rpidos a las columnas Crear un formulario invisible Como ocultar algunas filas y columnas. A veces, es necesario esconder filas o columnas porque molestan, lo podemos hacer con el ratn, pero hay una forma ms sencilla y rpida: CRTL+9: Ocultar la fila. CRTL+MAYUS+8: Recuperar la fila. CTRL+0: Ocultar la columna. CTRL+MAYUS+9: Recuperar la columna.
Repetir la misma orden varias veces seguidas. Para aplicar un formato o una orden varias veces seguidas, basta con realizar la accin una nica vez y pulsar la tecla F4 cuantas veces se quiera.
Introducir la fecha y la hora actual. Para insertar la hora en una celda, pulsar CRTL y el signo :. Para insertar el da, pulsar CRTL y el signo ;.
Atajos del teclado. MAYUS+F1: Insertar una nueva hoja. F11: Crear un grfico con el rango seleccionado. ALT+F11: Abrir el editor de Visual Basic. ALT+R : Enviar la hoja de clculo activa como mensaje de correo electrnico. CRTL+MAYUS+G: Crear una marca de mensaje. ( Para que los atajos de correo electronico funcionen, Outlook 2000 debe ser el gestor de correo predeterminado)
Creacin de un grfico interactivo actualizable a travs de Internet. 1- Crear una grfica a partir de un rango de celdas con la orden Grfico del men Insertar. 2- Seleccionarla y grabarla con la opcin Guardar como Pgina Web del men Archivo. 3- Se abrir una ventana, activamos la opcin "Seleccin: Grafico" y "Agregar interactividad". Click en la opcin Publicar. 4- Se ab re otra ventana y activamos la casilla "Abrir la pgina en el explorador Web". Click en Publicar. 5- La tabla y la grfica podrn verse con cualquier navegador de Internet.
Juegos Solo deben de entrar y sin hacer nada, ir al men de edicin y darle a: ir a... una vez dentro solo tienen que escribir esto: x97:l97 y le dan a aceptar y en el momento que le dan a aceptar se preparan para darle a las teclas: Ctrl Shift Tab y lo dejan presionado y mientras estn presionando esas tres teclas le dan al dibujo de grficos que debe de estar puesto como barra de herramientas. En ese momento le saldr el juego en contra de Bill Gates. 1.Inicia Microsoft Excel. 2.Crea una hoja de calculo. 3.Selecciona completamente la linea 95 y presiona tab para llegar a la columna B. 4.Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el menu "?" y despliega la ventana "Acerca de Microsoft Excel". 5.Presionando las teclas Ctrl y Mayus (shift) haz click en Soporte Tecnico. Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls" que es un mundo tipo "DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas veras los nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180 grados , caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA se abrir un pasaje secreto que esconde
nuevas sorpresas. NOTA.- Este truco solo ha sido probado en la versin 7 de Excel. No garantizo su funcionamiento en otra versin 1.- Se abre Excel, y se va a la FILA 95 2.- Se selecciona toda la FILA 95 y se apreta la tecla TAB. Si todo va bien, se tiene toda la fila seleccionada y el cursor se coloca en la segunda columna (B,95) 3.- Se va al MENU ?, y se hace click en ACERCA DE MICROSOFT EXCEL 4.- Se mantiene apretadas las teclas CONTROL y SHIFT, y se hace click sobre SOPORTE TECNICO 5.- El resultado (si se siguieron los pasos correctamente) es un juego oculto NOTA.- En cualquier del juego puedes escribir la palabra EXCELKFA y se abrir una pantalla oculta. Pruebalo
Formatos condicionales Para establecer por ejemplo un color si el contenido de una celda cumple una condicin, selecciona un rango de celdas, accede a Formato - Formato condicional. Podemos escribir Valor de la celda - Mayor que - 5 y pulsar el botn Formato... Desde ese men elegimos un color. Aceptamos y ahora puedes probar a introducir datos en el rango. Todos los valores mayores que 5 se convertirn en color rojo.
Contador automtico de formularios Para la creacin de una hoja que pueda tener un contador para cada formulario tipo se debe realizar lo siguiente: 1 Creas la plantilla en una hoja con tu formulario 2 Creas una seleccin y le pones un nombre en el cuadro de nombres de Celdas 3 Ocultas la hoja desde Men Formato- Hoja Ocultar 4 Posteriormente aprietas las teclas Alt+F11 y aparecer el entorno de desarrollo de visual Basic Excell 5 En el cuadro de procedimientos pinchas el mtodo deactivate e inserta el siguiente cdigo Private Sub Worksheet_Deactivate() Sheets("Cotizacion").Visible = True a= Sheets("Cotizacion").Range("H7").Value a=a+1
Sheets("Cotizacion").Range("H7").FormulaR1C1 = a Sheets("Cotizacion").Visible = False End Sub Donde en este caso la hoja se llama Cotizacin y el Rango al cual se auto numerara es "H7" (es una celda) _ Tu puedes designar otros nombres y rangos con la precaucin de cambiarlos en este mismo cdigo 6 Posteriormente Cada vez que necesitas un formulario auto_numerado debes Pinchar Formato - Hoja - Mostra Seleccionar de la casilla nombre el nombre del rango que contiene tu formulario -Copiar y luego en una hoja o libro nuevo Pegar y cada vez tendrs un formulario con un auto numero en la celda que tu dispusiste.
Formatos rpidos a las columnas El truco consiste en marcar una o varias columnas una vez que tengan datos numricos. La forma de darle formato a la(s) columna es por medio del Menu-Formato-Number-decimals. Lo anterior lo puedes realizar presionando CTRL-SHIFT-1 (el 1 del teclado alfanumerico).
Crear un formulario invisible Este formato nos permite que los datos seleccionados no sean vistos en pantalla ni impresos, aunque le cambies el color a la letra. 1.2.3.4.5.Selecciona el area a formatear. Presiona el boton derecho del mouse. Selecciona la opcion "Formato de Celdas" En la carpeta "Numero" selecciona "Personalizar# Escribe ";;;" (tres veces punto y coma)
FIN