Guia para La Inscripcion Tramites Suit 2009

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DIRECCIN DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIN DE TRMITES
GUA PARA LA INSCRIPCIN Y RACIONALIZACIN DE TRMITES Y SERVICIOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
Bogot, D.C. marzo de 2009
GUA PARA LA INSCRIPCION Y RACIONALIZACIN DE TRMITES Y SERVICIOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Y MANUAL DEL USUARIO SUIT
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Fernando Grillo Rubiano Director Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Maria del Pilar Arango Viana Directora Control Interno y Racionalizacin de Trmites Alberto Medina Aguilar Director Empleo Pblico Elbert Elicer Rojas Mndez Director Desarrollo Organizacional Claudia Patricia Hernndez Len Directora Direccin Jurdica Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina de Planeacin Alfonso Jairo de la Espriella Burgos Jefe Oficina de Control Interno Victoria Eugenia Diaz Acosta Jefe Oficina de Sistemas
Equipo de Trabajo Grupo Sistema nico de Informacin Trmites - SUIT Mara del Pilar Garca Gonzlez Myriam Daz Daz Williams Pulido Trujillo Carlos Eduardo Peralta Gmez Actualizacin de anexos Jos Gerardo Gonzlez Pardo Mara Esperanza Pea Bejarano
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CONTENIDO PRESENTACIN
1. ASPECTOS NORMATIVOS 2. CONCEPTOS GENERALES 5 7
3. IDENTIFICACION E INSCRIPCION DE TRMITES Y SERVICIOS 3.1. RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR LA POLTICA ANTITRMITES AL INTERIOR DE LA ENTIDAD 3.1.1. Integrantes del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea 3.1.2. Funciones del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea o del responsable de la Poltica 3.1.3. Designacin del Administrador de Trmites y Servicios y del Administrador de Contenidos 3.2. IDENTIFICACION DE TRMITES Y SERVICIOS 3.3. REGISTRO E INSCRIPCIN DE TRMITES Y SERVICIOS 3.4. APROBACIN DE LOS TRMITES Y SERVICIOS POR PARTE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA 3.5. APROBACIN DE NUEVOS TRMITES 4. RACIONALIZACION DE TRMITES 4.1. QU ES RACIONALIZAR? 4.2. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA RACIONALIZAR LOS TRMITES 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. Lnea de base Mirada integral Enfoque basado en procesos Trabajo en equipo Plan de Trabajo
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4.3. PROCEDIMIENTO PARA RACIONALIZAR LOS TRMITES 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. Capacitacin Seleccin de trmites a intervenir Registro de la racionalizacin de trmites en el SUIT
5. COMPLEMENTARIEDAD DE LA POLITICA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES CON LOS SISTEMAS DE MECI-CALIDAD 5.1. LA COMPLEMENTARIEDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN FRENTE AL TRMITE EFECTIVO 5.2. LA PLANEACIN COMO FASE DINMICA DE LA POLTICA 5.3. EL HACER EFECTIVO LOS TRMITES CIUDADANOS 5.4. LA VERIFICACIN COMO HERRAMIENTA GERENCIAL PARA AJUSTAR LA POLTICA ANTITRMITES 5.5. EL MEJORAMIENTO CONTINUO COMO GARANTA DE LOS TRMITES EFECTIVOS 5.6. MARCO GENERAL DE PLANEACIN
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TABLA DE ANEXOS GLOSARIO BIBLIOGRAFIA
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PRESENTACION La Ley 962 de 2005 tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administracin Pblica, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, se desarrollen de conformidad con la Constitucin Nacional y los principios rectores de la poltica de racionalizacin, estandarizacin y automatizacin de trmites y servicios. Entre otros principios, consagra el de la informacin y publicidad de los trmites y servicios a travs del Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, cuyo funcionamiento coordina el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, entidad que debe verificar al momento de la inscripcin, entre otros aspectos, que el mismo cuente con el respectivo soporte legal. Por lo anterior, se ha diseado la presente gua metodolgica, que pretende orientar a las entidades del orden nacional y territorial en el registro e inscripcin de los trmites y servicios en el sistema SUIT y en la racionalizacin, simplificacin y automatizacin de stos, para contribuir a la efectividad de la gestin del Estado. En la primera parte de esta gua se describe de manera genrica el marco jurdico, en la segunda parte se definen conceptos importantes que permiten introducirse en la base conceptual, sobre la cual se cimienta la poltica antitrmites del Estado Colombiano, se definen las actividades, funciones y responsabilidades del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, como ente rector de la poltica, al igual que las responsabilidades de cada una de las entidades en la actualizacin permanente del Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT. En la tercera parte, esta gua da a conocer elementos que facilitan el proceso que debe seguirse para identificar e inscribir los trmites de cada entidad desde el punto de vista metodolgico y tcnico. El ltimo captulo hace referencia al proceso de racionalizacin de trmites, resaltando la cultura de mejoramiento continuo, mediante una propuesta de trabajo sencilla que debe hacer parte de toda agenda gerencial, en donde prevalezca el inters general y el del ciudadano, como eje central de la Administracin Pblica.
FERNANDO GRILLO RUBIANO Director Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
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1. ASPECTOS NORMATIVOS En la bsqueda permanente de acercar el Estado Colombiano al ciudadano, se han ejecutado acciones de carcter normativo e instrumental, tendientes a identificar y racionalizar los trmites de la Administracin Pblica en los diferentes niveles, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados. A continuacin, se enuncian algunas de las normas que regulan la materia en las entidades pblicas y que deben tenerse en cuenta para asegurar una adecuada racionalizacin de los trmites y prestar un servicio con calidad al ciudadano: Constitucin Poltica de 1991 (artculos 83, 84, 209 y 333): Establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la Funcin Administrativa, de la Actividad Econmica y la Iniciativa privada. Decreto 2150 de 1995: Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios en la Administracin Pblica. Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. Ley 489 de 1998 (artculo 18): Establece la Supresin y Simplificacin de Trmites como poltica permanente de la Administracin Pblica. Documento CONPES 3292 de 2004: Por medio del cual se establece un marco de poltica para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean mas transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificacin, racionalizacin, normalizacin y automatizacin de los trmites ante la administracin pblica. Ley 962 de 2005: Mediante la cual se establecen los lineamientos y principios generales de la poltica de racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos, se sealan los requisitos de informacin y publicidad de los mismos y se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios en la Administracin Pblica. Seala igualmente, los requisitos necesarios para que las autoridades pblicas puedan adoptar un nuevo trmite, los cuales debern ser aprobados previamente por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobacin de nuevos trmites, crea el Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites - GRAT como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.
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Decreto 1151 de 2008: Establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia a implementar por fases, las cuales se detallan a continuacin, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones: Fase de Informacin en lnea: Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus propios sitios web para proveer en lnea informacin, junto con esquemas de bsqueda bsica. Fase de Interaccin en lnea: Es la fase en la cual se habilita la comunicacin de dos vas, entre entidades y ciudadanos y empresas con las consultas en lnea e interaccin con servidores pblicos. Fase de Transaccin en lnea: Es la fase en la que se proveen transacciones electrnicas para la obtencin de productos y servicios. Fase de Transformacin en lnea: Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar de las entidades para organizar servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, con Ventanillas nicas Virtuales y mediante el uso de la Intranet Gubernamental. Fase de Democracia en Lnea: Es la fase en la cual se incentiva a la ciudadana a participar de manera activa en la toma de decisiones del Estado y la construccin de polticas pblicas, involucrando el aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y la comunicacin . Decreto 1879 de 2008: Requisitos documentales exigibles a los establecimientos de Comercio para su apertura y operacin. Todos los intentos normativos que han tenido como fin la eliminacin de trmites innecesarios, slo podrn hacerse efectivos si existe una participacin activa de las instituciones de la Administracin Pblica, los ciudadanos y el sector privado, teniendo como fin ltimo la bsqueda de un Estado eficiente, eficaz y competitivo.
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2. CONCEPTOS GENERALES Qu es la Ley antitrmites Ley 962 de 2005? Esta Ley, es una iniciativa gubernamental que establece las directrices fundamentales de la poltica de racionalizacin de trmites, que guan las actuaciones de la Administracin Pblica en las relaciones del ciudadano empresario con el Estado en sus diferentes niveles, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones. As mismo, seala los lineamientos para reducir buena parte de los trmites y procedimientos administrativos que las personas jurdicas y naturales deben hacer ante diferentes entidades del Estado. Para qu sirve? Este instrumento jurdico se fundamenta en la construccin de una gestin pblica moderna y transparente, mediante el fortalecimiento tecnolgico, permitiendo al ciudadano acceder a los servicios pblicos de forma gil y efectiva, generando ahorros en costos y tiempo, evitando exigencias injustificadas a los Colombianos. Todo requisito para que sea exigible al administrado, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, que opera a travs del Portal del Estado Colombiano PEC www.gobiernoenlinea.gov.co. Qu prohbe? Prohbe a las autoridades pblicas establecer trmites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la Ley. As mismo, prohbe solicitar la presentacin de documentos de competencia de otras autoridades. Ver obligaciones de Ley 962 (Anexo 3). Qu pretende la Ley? Mejorar la calidad de vida del ciudadano en sus relaciones con la Administracin Pblica (menos filas, mayor agilidad, mejor atencin, menos costos, mayor efectividad y menos trmites). Contar con un Estado eficiente, eficaz y transparente (mayor agilidad en los procedimientos y mayor coordinacin interinstitucional). Para tal efecto y atendiendo el principio de colaboracin, las entidades estn obligadas a realizar alianzas con el objeto de intercambiar informacin y no trasladar al usuario esta carga operativa.
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Qu es el Portal del Estado Colombiano PEC www.gobiernoenlinea.gov.co? Es una herramienta Web que permite la carga y actualizacin de contenidos e informacin de trmites y servicios que ofrece el Estado Colombiano del orden nacional y territorial, cuyo objetivo es ser el punto nico de acceso a esta informacin en donde todos sus contenidos estn organizados en temas y subtemas relevantes para el ciudadano. Al ingresar al portal la bsqueda se puede realizar por tipo de perfil del usuario bien sea ciudadano, empresario o servidor pblico, all encontrar los trmites y servicios de cada una de las entidades, as como los temas de inters pblico de las mismas. Esta ayuda tecnolgica cuenta con un buscador gil por ciudad, nombre del trmite y nombre de la entidad en todo el pas. En la siguiente grfica se visualiza el men principal del Portal del Estado Colombiano:
Qu es el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT? Es un sistema electrnico de administracin de informacin de trmites y servicios de la Administracin Pblica Colombiana que opera a travs del Portal del Estado Colombiano, administrado por el DAFP por mandato legal, en alianza estratgica con el Ministerio de Comunicaciones - Programa Gobierno en Lnea.
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Este sistema permite integrar la informacin y actualizacin de los trmites y servicios de las entidades de la administracin pblica para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en lnea. Qu es un Trmite? Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada por la Ley. El trmite se inicia cuando ese particular activa el aparato pblico a travs de una peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando la Administracin Pblica se pronuncia sobre ste, aceptando o denegando la solicitud. Qu es un Servicio? Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para incrementar la satisfaccin del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad. Para todos los efectos de la presente Gua y de publicacin en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT se entendern los servicios como los procedimientos administrativos que deben ser publicados en el PEC a que alude la Ley 962 de 2005. Cules son las fases o etapas de la Poltica Antitrmites? Para garantizar que la informacin sea efectiva para la ciudadana y se establezcan mecanismos que faciliten la obtencin de los productos o servicios pblicos, se deben desarrollar las siguientes etapas:
FASE 5 PEC FASE 4 Ventanillas nicas FASE 3 Cadenas de Trmites
(Fase de transformacin) (Fase de transformacin)
FASE 2 Racionalizacin de Trmites

(Fase de interaccin y transaccin en lnea)
FASE 1 Identificacin de Trmites

(Fase informacin en lnea)
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Identificacin e inscripcin de trmites y servicios en el Sistema nico de Informacin Trmites SUIT. Esta fase consiste inicialmente en realizar el inventario de los trmites y servicios de la entidad, levantar y revisar la informacin detallada de los trmites y servicios existentes en la entidad, para su inscripcin en el Sistema nico de Informacin de Trmites-SUIT, el cual opera a travs del Portal del Estado Colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co. Racionalizacin de trmites y servicios. Esta fase consiste en aplicar estrategias efectivas de simplificacin, automatizacin y optimizacin de los procesos y procedimientos para que los trmites sean simples, eficientes, directos y oportunos. Estudio de trmites e identificacin de cadenas de trmites. Esta fase consiste en el anlisis transversal que permite diagnosticar puntos crticos y asociaciones comunes intra e intersectoriales con grados significativos de afinidad y correlacin en los servicios que presta el Estado, eliminando duplicidad de informacin, pasos innecesarios y altos costos de transaccin. Implementacin de Ventanillas nicas. Es un sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacin de trmites que estn en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucin completa al interesado, a travs de: Trmite electrnico de autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos sin documentos fsicos; pago electrnico para los recaudos; sustitucin de formularios fsicos por formularios virtuales, atencin al usuario 7x24 horas, operacin a travs de certificados digitales; seguridad y transparencia del proceso y eficiencia operativa y minimizar el desplazamiento para realizacin de trmites. Adicionalmente, existe armonizacin entre las fases de la Poltica Antitrmites y las fases de Gobierno en Lnea, las cuales se relacionan en los siguientes aspectos:
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FASES O ETAPAS DE LA POLTICA ANTITRMITES Y DE GOBIERNO EN LNEA POLTICA ANTITRMITES Identificacin e inscripcin de trmites y servicios GOBIERNO EN LNEA RELACIN En la pgina web inicial debe existir: Un listado de la totalidad de trmites y servicios de la entidad, en el que se incluyan el nombre del trmite o servicio y el enlace a la informacin sobre el trmite o servicio en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, o Un enlace directo al listado de trmites y servicios y su informacin en el Sistema nico de Informacin de Trmites (SUIT). En concordancia con la Ley 962 de 2005, poner a disposicin de los particulares, a travs del sitio Web: En forma gratuita todos los formularios de los trmites, cuya diligencia se exija por las disposiciones legales, para descarga o diligenciamiento en lnea. El pago del trmite en lnea. Habilitar la opcin de consultar y hacer seguimiento en lnea al estado de un trmite y/o servicio. Informar en lnea a los usuarios, el plazo de respuesta a la solicitud de un trmite o servicio. Contar con herramientas para medir el grado de satisfaccin de los usuarios frente a los trmites y servicios de la entidad. Proveer en lnea la mayor cantidad de los pasos de cada uno de los trmites y servicios, posterior a la optimizacin, racionalizacin y simplificacin, en los casos en que aplique. Tener definido y aprobado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica el plan de optimizacin, simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites. Verificar la ejecucin de acciones para el logro del Plan de simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites (ejecutado vs. programado), segn reporte del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Proveer trmites y servicios en lnea mediante canales electrnicos diferentes a Internet. Proveer asociaciones de trmites y/o servicios comunes y/o complementarios a travs de ventanillas nicas virtuales y/o cadenas de trmites automatizadas, las cuales debern registrarse en el Portal del Estado Colombiano. Habilitar mecanismos que permitan la atencin a poblacin vulnerable en informacin, servicios y trmites.
Fase de Informacin en lnea
Fase de Interaccin en lnea
Racionalizacin de trmites y servicios Fase de Transaccin en lnea
Estudio de trmites e identificacin de cadenas de trmites y ventanillas nicas
Fase de Transformacin en lnea
Portal del Estado Colombiano
Fase de Democracia en Lnea
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En la presente gua se tratarn las dos (2) primeras fases mencionadas de la Poltica Antitrmites. Qu es el Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites GRAT? Es el rgano consultivo del Gobierno Nacional en materia de trmites que acta adems, como instancia orientadora que brinda soporte y apoyo a la Comisin Intersectorial de Polticas y Gestin de Informacin para la Administracin Pblica - COINFO. El GRAT est integrado por dos delegados de alto nivel de cada una de las siguientes entidades: Presidencia de la Repblica, Vicepresidencia, Ministerio del Interior y de Justicia, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como ente rector, Departamento Nacional de Planeacin y Ministerio de Comunicaciones a travs del programa Gobierno en Lnea. A las reuniones del GRAT pueden asistir todas las entidades pblicas o privadas que tengan inters en el trmite que se est estudiando, previa solicitud ante el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Qu son los Comits Sectoriales y cules son sus funciones? Los Comits Sectoriales de Racionalizacin de Trmites, apoyan al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el estudio y aprobacin de los nuevos trmites a crear en las entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. Cada Comit Sectorial est integrado por dos delegados de alto nivel de cada uno de los ministerios y departamentos administrativos, designados por el Ministro o Director de Departamento Administrativo y se reunirn por convocatoria del Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. A las reuniones de los Comits Sectoriales pueden asistir como invitados el Presidente del Consejo Directivo de la Federacin Nacional de Departamentos, el Presidente del Consejo Directivo de la Federacin Colombiana de Municipios, el Presidente del Consejo Gremial Nacional o cualquier otra autoridad que tenga inters en el trmite que se est estudiando, previa invitacin formulada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Los Comits Sectoriales, entre otras funciones, apoyan al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el estudio del procedimiento para establecer, modificar y racionalizar los trmites y servicios autorizados por la Ley y, en la formulacin y aplicacin de la poltica de simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites y servicios. As mismo, establecen mecanismos de coordinacin, concertacin y trabajo conjunto entre los Comits Sectoriales y el Sector Privado vinculado con la planeacin y ejecucin de programas o proyectos orientados a la identificacin, diagnstico, racionalizacin y propuesta de simplificacin y supresin de trmites y procedimientos innecesarios, para lo cual se pueden organizar mesas de trabajo.
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Cul es el rol del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP - en materia de racionalizacin de trmites? El Departamento a travs de la Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites, es la instancia que formula y orienta la Poltica de Racionalizacin de Trmites y el marco normativo para su implementacin, con base en las directrices que sobre la materia expida el Gobierno Nacional; brinda asesora a los organismos y entidades con el fin de facilitarles la optimizacin, simplificacin, estandarizacin o supresin de los trmites; realiza seguimiento a los avances en el proceso de racionalizacin de trmites desarrollados en cada uno de los sectores y entidades de la Administracin Pblica. Igualmente, es la instancia gubernamental autorizada para aprobar los trmites y servicios que deben ser inscritos en el SUIT y la entidad que aprueba el procedimiento para establecer los nuevos trmites creados a partir de la expedicin de la Ley 962 de 2005 y que estn soportados por Ley. As mismo es el rgano coordinador de los Comits Sectoriales y del GRAT.
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3. IDENTIFICACIN E INSCRIPCIN DE TRMITES Y SERVICIOS Para la identificacin e inscripcin de los trmites y servicios, se deben realizar las siguientes actividades: 3.1. RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR LA POLTICA ANTITRMITES AL INTERIOR DE LA ENTIDAD En aras de garantizar la implementacin de la poltica de racionalizacin de trmites y servicios (procedimientos administrativos), es importante que cada entidad designe un responsable de la Alta Direccin, que lidere la implementacin de las diferentes etapas de esta poltica, para lo cual se recomienda conformar un Grupo o Comit Antitrmites que apoye la implementacin de esta poltica. Teniendo en cuenta que el manual anexo al Decreto 1151 de 2008, seala la obligatoriedad de crear un Comit de Gobierno en Lnea en todas las entidades del Estado, se sugiere crear un slo Comit denominado Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea, para facilitar una gestin integral de la Poltica de Racionalizacin de Trmites y de Gobierno en Lnea. Este comit se recomienda para las entidades del orden nacional, Gobernaciones y Municipios de categoras: especial primera, segunda, tercera y cuarta, entidades adscritas y vinculadas a los mismos, y recomienda ser el mismo Comit de Gobierno en Lnea, de que trata el Manual que desarrolla el Decreto 1151 de 2008, que en adelante se denominar Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea, ver modelo de resolucin de conformacin comit antitrmites y de gobierno en lnea). (Anexo No. 1) Para los municipios de categoras quinta y sexta sta responsabilidad podr recaer en un funcionario del nivel directivo, que asumir las funciones del comit en mencin. 3.1.1. Integrantes del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea Este Comit debe estar integrado por los siguientes funcionarios: El lder o delegado de la Alta Direccin, quien ser el responsable de convocar a las sesiones respectivas Los representantes de cada Direccin y/o Programa de la entidad El jefe de la Oficina responsable de Planeacin o su delegado, del nivel asesor El jefe de la Oficina responsable de Atencin al Ciudadano o su delegado, del nivel asesor El jefe de la Oficina responsable de Comunicaciones y/o Prensa o su delegado, del nivel asesor El jefe de la Oficina responsable de Sistemas y/o Informtica o su delegado, del nivel asesor El Administrador de Trmites y Servicios El Administrador de Contenido
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Sern invitados permanentes el Representante de la Direccin en el Sistema de Gestin de Calidad, el Jefe responsable o su delegado del nivel asesor de la Oficina Jurdica y el jefe de la Oficina responsable de Control Interno o su delegado, del nivel asesor. 3.1.2. Funciones del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea o del responsable de la Poltica El responsable (funcionario o Grupo) debe cumplir con las siguientes funciones: Realizar el inventario de los trmites y servicios de la entidad. Definir el plan de accin para el levantamiento y revisin de la informacin detallada de los trmites y servicios existentes en la entidad, para el diligenciamiento de los formatos Hoja de Vida de Trmites o de Hoja de Vida de Servicios, suministrados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Estos formatos son el insumo principal para la inscripcin de los trmites y servicios en el Sistema nico de Informacin de Trmites-SUIT, el cual opera a travs del Portal del Estado Colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co. (Anexos No. 4 y 5) Analizar y autorizar el reporte de los trmites y servicios que entrega el Administrador de Trmites y Servicios al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para su respectiva aprobacin e inscripcin en el SUIT. Respecto de los trmites, se debe analizar y verificar como mnimo el soporte legal que crea o autoriza el trmite y la no inclusin de requisitos y exigencia de documentos, tales como autorizaciones o permisos que no estn previstos en la Ley. Analizar los trmites de la entidad, dentro de los cuales se deben identificar aquellos que son transversales (en los que participan otras entidades) y proponer acciones integrales de racionalizacin, simplificacin o automatizacin, contemplando los principios sealados en la Ley 489 de 2005 y la Ley 962 de 2005. Elaborar el plan de accin de Racionalizacin de Trmites de la entidad, en el que estn incluidas las estrategias de interaccin con otras entidades para los trmites transversales. Este plan como mnimo debe ser anual o con la periodicidad exigida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Efectuar seguimiento al plan de accin de la estrategia Antitrmites, liderar la expedicin del acto administrativo respectivo, o en su defecto, dejar constancia en acta del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea de la racionalizacin efectuada. Analizar los proyectos de creacin de nuevos trmites en la entidad, con el fin de verificar que se cumpla con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique.
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Es importante recordar que la tarea no culmina con el registro de informacin; sta es la base para que las entidades continen con los procesos permanentes de racionalizacin y simplificacin de trmites y servicios, que finalmente redunda en la efectiva atencin al ciudadano y el posicionamiento competitivo del pas. 3.1.3. Designacin del Administrador de Trmites y Servicios y del Administrador de Contenidos Con el fin de registrar la informacin de los trmites y servicios de la entidad, se deben designar dos (2) funcionarios, uno como Administrador de Trmites y Servicios y el otro, como Administrador de Contenidos, independientemente si se ha conformado o no el Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea, quienes cumplen los siguientes roles: Administrador de Trmites y Servicios: Es el responsable del ingreso y actualizacin permanente de la informacin de los trmites y servicios de la entidad en el Portal del Estado Colombiano - PEC, quien preferiblemente puede ser un funcionario de la Oficina de Atencin al Ciudadano, Organizacin y Mtodos o Planeacin, que conozca transversalmente los trmites de la entidad. Administrador de Contenido: Es el responsable de la operacin de contenidos que la entidad reporte al PEC, relacionados con la informacin bsica, eventos e informacin de inters al ciudadano. Sus responsabilidades directas estn relacionadas con la actualizacin de los datos de la entidad en cuanto a nombre, representante legal, direccin, telfono, naturaleza jurdica, Sigla/Abreviatura, Sito Web URL, otros sitios Web, clasificacin orgnica, nivel, sector, departamento, sede, lneas de atencin al ciudadano, puntos de atencin y la clasificacin temtica de dichos contenidos, entre otros. Una vez la entidad ha realizado la designacin de los administradores de trmites y servicios y de contenido, dichos administradores deben ingresar al mdulo de administracin del portal www.gobiernoenlinea.gov.co/admin, dar clic sobre el link Encuentre aqu los requisitos para ser administrador y el material de capacitacin para la asignacin del usuario y contrasea de ingreso al Sistema. En municipios de categoras 5. y 6. se puede designar un solo funcionario que cumpla los dos roles. La funcionalidad de este mdulo consiste en evaluar el conocimiento que cada administrador tiene sobre el portal PEC. Este mdulo cuenta con dos opciones una de auto capacitacin donde se responde la evaluacin y otra de buscar evaluacin, donde cada administrador busca por nombre o nmero de pin sus resultados de la evaluacin.
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Auto capacitacin dando clic en la frase subrayada
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Datos bsicos de la persona En la parte superior de la pantalla, indica los pasos bsicos a seguir para contestar la evaluacin, as mismo, se encuentra un manual tcnico (Anexo No.6) de ayuda que se puede descargar y que orientar a cada administrador para contestar satisfactoriamente la evaluacin. Antes de contestar las preguntas cada administrador debe ingresar la siguiente informacin: Nombre: ingresar o digitar el nombre y apellido de la persona que va a realizar la evaluacin. Documento de Identidad: ingresar o digitar el nmero de cdula o documento de identificacin. Correo Electrnico: ingresar o digitar el correo electrnico de la persona que est va a realizar la evaluacin.
Una vez ingresados todos los datos bsicos de la persona que va a realizar la evaluacin se procede a responder las preguntas formuladas:
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Preguntas formuladas en la evaluacin de auto capacitacin En la parte de la izquierda se encuentran las preguntas identificadas con un nmero secuencial empezando desde la 1 hasta la 30. En la parte derecha frente a cada pregunta se encuentran tres opciones de respuesta, de las cuales el usuario solamente puede seleccionar una, la que considere correcta. Una vez seleccionadas todas las opciones de respuesta para cada pregunta, el usuario puede cambiar su seleccin en caso de querer corregir las opciones de respuesta escogidas.
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Cuando haya seleccionado y verificado las respuestas seleccionadas puede proceder a grabar la evaluacin:
Grabar Evaluacin Si el resultado de la evaluacin es positivo, es decir, si las respuestas seleccionadas equivalen a ms del 60% de respuestas verdaderas, se guardan los datos bsicos de la persona, previamente ingresados y muestra el siguiente cuadro:
Resultados de la evaluacin En el cuadro se muestra: Nombre: nombre y apellido de la persona que realiz la evaluacin. Pin: nmero asignado a la persona que realiza y aprueba la evaluacin. Resultado: resultado de la evaluacin, nmero dado en porcentaje de 1 hasta 100, con ms de 60 se aprueba la evaluacin.
Los Administradores de Trmites y Servicios y de Contenido, pueden consultar el Manual del Administrador del Portal del Estado Colombiano, el cual brinda la informacin necesaria para interactuar con el sistema en forma sencilla y amigable. (Anexo No. 6)
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3.2. IDENTIFICACION DE TRMITES Y SERVICIOS Para la identificacin de los trmites y servicios, se deben seguir los siguientes pasos: A partir de los procesos, procedimientos y misin, el Grupo Antitrmites y de Gobierno en Lnea debe realizar un inventario de los productos que ofrece la entidad al usuario. Del inventario que resulte, se deben identificar los trmites como aquellos que tienen soporte legal y los servicios, como aquellos que a pesar de tener una relacin directa con la actividad misional de la entidad, no cuentan con un soporte legal. Con el inventario de trmites y servicios y el plan de accin definido por el Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea, el Administrador de Trmites y Servicios, conjuntamente con el responsable del trmite o servicio al interior de la entidad, debe realizar el levantamiento de la informacin exigida para el diligenciamiento de los formatos Hoja de Vida de Trmites o de Hoja de Vida de Servicios, ver modelo hoja de vida (Anexos No. 4 y 5). El Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea, revisa y autoriza al Administrador de Trmites y Servicios el reporte a travs del SUIT, de los trmites y servicios al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, para lo cual el Comit debe tener en cuenta como mnimo los siguientes aspectos: Para los trmites: (i) Que el trmite cuente con el respectivo soporte legal. Se debe recordar que conforme lo dispone la Ley 962 de 2005, no puede existir ningn trmite que no est autorizado o creado por Ley. (ii) Que el procedimiento establecido para su realizacin no demande requisitos o exigencias no previstas en la Ley. (iii) Que finalice con una respuesta para el usuario. Para los servicios: (i) Que tengan una relacin directa con la actividad misional de la entidad. En este orden de ideas los servicios de apoyo (internos) no sern publicados en el SUIT. (ii) Que ofrezcan valor agregado al ciudadano. 3.3. REGISTRO E INSCRIPCIN DE TRMITES Y SERVICIOS Para el registro e inscripcin de trmites y servicios se debe seguir el siguiente procedimiento: El Administrador de Trmites y Servicios registra en el PEC la informacin contenida en las hojas de vida. Enva para aprobacin los trmites y servicios registrados a travs del SUIT al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. El Administrador de Trmites y Servicios del DAFP revisa, analiza y aprueba. En el caso de encontrarse inconsistencias el aprobador lo devuelve al Administrador de la entidad para corregir y complementar la informacin.
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El Administrador de Trmites y Servicios realiza los ajustes sugeridos, sujetos a verificacin por parte del rea o responsable del trmite o servicio. Enva nuevamente al DAFP para aprobacin y publicacin. Para el procedimiento de registro y publicacin, se deben tener en cuenta adems, los siguientes aspectos: Con el fin de garantizar la calidad y dinamismo en la publicacin del trmite o servicio, se admiten como mximo tres (3) rechazos para efectos de realizar correcciones. El trmite o servicio se debe actualizar anualmente en los campos correspondientes a datos sobre el pago e informacin estadstica. El trmite o servicio se debe actualizar cuando obedezca a modificaciones procedimentales o estructurales derivadas de acciones concretas, contempladas en los planes de racionalizacin. El procedimiento para la inscripcin y publicacin de trmites y servicios est descrito en el Manual del Administrador del Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT. Cabe destacar que la informacin de los trmites y servicios publicada en el Portal del Estado Colombiano debe estar permanentemente actualizada, teniendo en cuenta que esta es la informacin que se hace oponible a terceros. Igualmente, conforme a la Ley 962 de 2005, todo requisito para que sea exigible al usuario debe estar inscrito en el SUIT, pero si el requisito no est inscrito, no podr hacerse exigible al usuario, generando adems: Consecuencias a nivel de imagen para la entidad Consecuencias legales para los responsables por el incumplimiento corriendo el riesgo de sanciones por parte de la Procuradura General de la Nacin. Los trmites reportados por las entidades de la Administracin Pblica, se pueden encontrar en cualquiera de los siguientes estados dentro del SUIT: En edicin: La entidad est registrando la informacin del trmite y debe enviarla para su aprobacin al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Pendiente de Aprobacin: El trmite fue enviado por la entidad y el grupo de trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica lo est revisando para su aprobacin y publicacin. Corregir y complementar: El trmite debe ser ajustado por la entidad en algn tem.
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Pendiente de Actualizacin: El trmite esta siendo objeto de modificaciones formales por parte de la entidad sin que se despublique del Portal. Pendiente de Edicin: El trmite est siendo objeto de modificaciones estructurales por parte de la entidad y causa su despublicacin del Portal. Publicado: el trmite se ajust a los lineamientos y se aprob su publicacin en el Portal del Estado Colombiano. Es importante tener en cuenta que la aprobacin para la inscripcin de trmites en el SUIT y la publicacin de servicios en el PEC est a cargo del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. La aprobacin de todos los contenidos est a cargo del Programa Gobierno en Lnea del Ministerio de Comunicaciones. 3.4. APROBACIN DE LOS TRMITES Y SERVICIOS POR PARTE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA La Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites a travs del Grupo del Sistema nico de Informacin de Trmites, de conformidad con el Artculo 2 de la Ley 962 de 2005, aprueba los trmites y servicios que deben ser inscritos en el SUIT por parte de las entidades, para conocimiento y exigencia de los administrados. Entre otras funciones tiene: Capacitar al Administrador de Trmites y Servicios y al Administrador de Contenido en la operacin y administracin del sistema. Revisar, analizar y aprobar los trmites y servicios para su inscripcin en el sistema, garantizando la utilizacin de un lenguaje sencillo y claro para el administrado. Realizar seguimiento y verificar la informacin publicada en el sistema, con el fin de actualizarla permanentemente por parte los Administradores de Trmites y Servicios de cada entidad. El equipo de aprobadores de trmites y servicios del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se encarga de asegurar la calidad de la informacin sobre trmites y servicios, que es registrada en el sistema por las entidades. Slo despus de recibir el visto bueno de los aprobadores, la informacin aparece publicada en el PEC. Los factores que tiene en cuenta el aprobador de trmites del Departamento, son los siguientes: Redaccin (fcil, entendible). Ortografa Cumplimiento de los parmetros establecidos para el diligenciamiento de la Hoja de Vida del
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Trmite o Servicio (sin siglas, sin palabras en Ingls, sin maysculas sostenidas). Coherencia entre los pasos del ciudadano y los de la entidad. Normatividad completa. Relacin entre requisitos, documentos y pasos; tiempo de realizacin del trmite y estadsticas. Si el trmite requiere pago, se debe ingresar el nmero de la cuenta y el nombre del banco donde se realiza el pago. 3.5. APROBACIN DE NUEVOS TRMITES Para que una entidad pueda adoptar un trmite nuevo, creado o autorizado por la Ley, previa a su adopcin, debe enviar al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la manifestacin del impacto regulatorio, para su consideracin, segn lo establecido en el artculo 2 del Decreto 4669 de 2005, detallando cada uno de los siguientes aspectos: Justificacin Legal: Argumentar la creacin del trmite desde el punto de vista legal, con indicacin de la Ley que crea o autoriza el trmite. Diseo del trmite: Describir la propuesta de diseo del proceso del trmite, con indicacin de los procesos objeto de automatizacin. Descripcin del trmite: Detallar en qu consiste el trmite. Beneficios: Describir las bondades de la implementacin del trmite tanto para el usuario como para la entidad. Carencia de medios alternativos: Indicar la falta de medidas opcionales de menor costo y mayor eficiencia. Impacto presupuestal y administrativo para la entidad: Sealar el impacto presupuestal para la entidad, acreditando la existencia de recursos presupuestales y administrativos. Costos de la implementacin: Acreditar los costos de la implementacin para los obligados a cumplirlos y los recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacin. Con fundamento en la informacin presentada, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica realiza el estudio correspondiente, y en caso de encontrarlo viable de acuerdo con la poltica de racionalizacin de trmites, autoriza su adopcin.
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Dependiendo de la complejidad del trmite, el Departamento puede someterlo a estudio y aprobacin del Comit Sectorial competente. As mismo, establece mecanismos de participacin ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones al proceso del trmite propuesto. Este proceso no es aplicable, cuando en situacin de emergencia, se requiera la adopcin de medidas sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria.
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4. RACIONALIZACION DE TRMITES 4.1. QU ES RACIONALIZAR? Es aplicar estrategias efectivas de simplificacin, automatizacin y optimizacin de los procesos y procedimientos para que los trmites sean simples, eficientes, directos y oportunos para acercar el Estado al ciudadano, a travs de: Automatizacin del proceso Reduccin de costos operativos en la entidad Reduccin de costos para el usuario Reduccin de documentos Reduccin de pasos Reduccin de pasos en el trmite interno Reduccin de requisitos Reduccin del tiempo de duracin del trmite Reduccin del tiempo en los puntos de atencin Aumento en la vigencia del trmite Aumento de puntos de atencin Fusin del trmite La solicitud de un trmite se caracteriza por generar un proceso institucional y culmina en la entrega de un servicio o producto que requiere de la implementacin de estrategias de mejoramiento continuo, a partir de las necesidades y condiciones del usuario y de la actualizacin de los modelos de gestin institucional. En otros trminos, racionalizar es aplicar criterios coherentes en los servicios que se prestan al ciudadano a travs del diseo de un procedimiento continuo, sin retrocesos ni retrasos, gil y transparente; es reducir tiempos, requisitos, procedimientos, barreras y cargas de acceso ocasionadas, orientndose hacia una informacin integrada, interactiva y personalizada, para lo cual se debe procurar utilizar tecnologas de informacin como Internet, desarrollo de software, unificacin de formularios y convenios interinstitucionales. Este proceso implica tambin, reducir la complejidad cada vez que sea posible, conduciendo a menos etapas, menos interdependencias, menos procedimientos. Es la organizacin lgica de las actividades, con el fin de obtener un mayor rendimiento en los trmites. As mismo, instituir mecanismos de intercambio de informacin con otras entidades estatales, estableciendo para el efecto sistemas compatibles que permitan integrar y compartir informacin de uso frecuente por otras autoridades.
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Para este caso es necesario analizar: El tiempo real que se emplea en la realizacin de un trmite Los tiempos parciales de un procedimiento para un trmite Los tiempos que pueden ser efectivos para el trmite El tiempo externo o ajeno a la entidad El tiempo burocrtico La poblacin objetivo a la cual est dirigido El valor monetario que paga el usuario por el trmite Los costos en que incurre la entidad en la realizacin del trmite El diligenciamiento o no de formularios necesarios 4.2. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA RACIONALIZAR LOS TRMITES La racionalizacin es un instrumento para garantizar la igualdad de oportunidades y servicios para todos, la defensa y proteccin de sus derechos y un facilitador para el cumplimiento de las obligaciones. Trabajar con base en el mejoramiento continuo en las entidades estatales, requiere el uso de herramientas administrativas que optimicen el manejo de los recursos. Esta labor exige involucrar desde el principio a los directivos, para generar el compromiso y respaldo necesario para que el proceso obtenga los resultados esperados y alcanzar el xito al interior de la entidad. Las orientaciones que imparta la alta direccin en este sentido a todo el personal, ayudan a eliminar las resistencias que puedan crearse y contribuyen a un mejor ambiente de aceptacin por los empleados, al percibir que es la alta direccin la que est dinamizando el proceso y la ms interesada en lograr los mejores resultados. Para este efecto se debe tener en cuenta: 4.2.1. Lnea Base El equipo responsable debe consolidar la informacin actualizada de los trmites con el fin de visualizar los factibles procesos de mejoramiento a partir de criterios claros que permitan establecer avances reales en el desarrollo de cada trmite. Para tal efecto, se debe construir la lnea-base que determina la forma en que se estn realizando los trmites a intervenir al inicio del proceso de racionalizacin a partir de algunos indicadores de los aspectos prioritarios, bajo los siguientes ocho criterios, entre otros, que permite hacer un diagnostico inicial a partir del cual se propondrn las mejoras pertinentes. As mismo, el equipo podr definir previamente los resultados deseables de la propuesta de simplificacin para medir la evolucin y xito del proceso de implementacin a futuro, cuando se ejecute el Plan de Accin. El siguiente cuadro es uno de los productos en el que se podran presentar estos resultados.
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Indicadores Clave antes-despus de estrategia de simplificacin

ITEMS A CONSIDERAR LINEA DE BASE DEL ESTUDIO (SOBRE EL TRABAJO DE CAMPO) RESULTADO DESEABLE A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DE SIMPLIFICACION (SOBRE LA PROPUESTA FINAL) MEJORA (en porcentaje)
PASOS REQUISITOS DOCUMENTOS TIEMPO COSTO PUNTOS DE ATENCIN FORMULARIOS PASOS INTERNOS
4.2.2 Mirada integral La organizacin debe verse como un sistema conformado por una serie de partes que interactan entre s y no concentrarse en partes aisladas del mismo. Cuando se hacen anlisis parciales, no debe olvidarse su conexin con el todo, dado que all se definen sus interrelaciones e interactuaciones para lograr el cumplimiento de los objetivos. Slo se logra entender la organizacin al contemplarla como un todo que la integra y no a travs de cada elemento individualmente. 4.2.3. Enfoque basado en procesos Cada organizacin tiene un conjunto de objetivos para cumplir, que se materializan segn los distintos procesos que se adelantan en su interior. Existen procesos altamente complejos que involucran un sinnmero de interrelaciones entre individuos, materiales, equipos, tecnologa y dinero, as como otros ms sencillos que slo requieren un mnimo de elementos para relacionarse. Desde el punto de vista macro, los procesos se constituyen en el factor clave para manejar o dirigir una organizacin. Un proceso puede subdividirse en subprocesos que lo soportan y coadyuvan, en los que se da una relacin lgica con las fases o etapas que contribuyen al objetivo del proceso y de los procedimientos que soportan el cumplimiento de las fases o etapas. Una mejor gestin ser el resultado del anlisis permanente de los procesos y procedimientos de una organizacin.
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4.2.4. Trabajo en equipo La conformacin de equipos de trabajo multidisciplinarios ser prioridad para la racionalizacin de trmites y anlisis de procesos. La ventaja de percibir la realidad a travs de diferentes puntos de vista permite obtener mejores resultados. La importancia de estos equipos radica en el conocimiento e informacin que tienen sus miembros, de los procesos, procedimientos y actividades de cada dependencia inherentes a cada trmite, pues son ellos mismos quienes desarrollan o conocen, dentro del marco de la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno MECI, los procesos y procedimientos de la entidad, conocen sus problemas y saben de las mejores soluciones cuando se formulan los planes de mejoramiento institucional. 4.2.5. Plan de Trabajo Contar con una herramienta de planeacin es fundamental para alcanzar el xito en la formulacin del plan de trabajo que se va a adelantar en materia de revisin de trmites, procesos y procedimientos. Es necesario determinar de manera muy precisa cul es el resultado final que se desea alcanzar, por lo que resulta importante formular los objetivos especficos, determinar las actividades que se han de desarrollar, prever el tiempo de ejecucin de cada una de ellas, los responsables y las metas por cumplir a corto plazo (normalmente a un ao). Con el fin de implementar los cambios sugeridos, se elabora el plan de accin, documento que contiene las recomendaciones y propuestas de los cambios necesarios para mejorar la eficiencia y efectividad del trmite evaluado y la oportunidad de la implementacin de cada mejora. El plan de accin debe contemplar todas las actividades requeridas para llevar a cabo la racionalizacin del trmite, el cual se debe remitir a la cabeza del sector o departamento para poder obtener una visin integral del comportamiento de esta poltica en cada sector administrativo o departamento (Anexo No.2), con el fin de aunar recursos en una misma direccin, conforme a los objetivos del sistema de desarrollo Administrativo contemplado en la Ley 489 de 1998. 4.3. PROCEDIMIENTO PARA RACIONALIZAR LOS TRMITES Para la racionalizacin de los trmites en cada entidad se pueden seguir los siguientes lineamientos metodolgicos: 4.3.1. Capacitacin Para la racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites, se puede orientar por la metodologa propuesta en la presente gua, con la que adopte la entidad, por los manuales de procedimientos, a travs de sesiones de capacitacin programadas por el Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea, teniendo en cuenta que los contenidos de la capacitacin deben
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contemplar los conceptos bsicos en est materia y la aplicacin de casos prcticos que permitan al grupo identificar y priorizar los trmites objeto de racionalizacin. El equipo encargado de la racionalizacin del trmite puede retomar los elementos metodolgicos que considere pertinentes del modelo de gestin en su entidad, como de las dos guas publicadas en la siguiente direccin: http://www.dafp.gov.co/documentos/tramitestransversales.pdf, http://www.dafp.gov.co/documentos/guia.pdf o desarrollar herramientas metodolgicas que orienten este proceso. 4.3.2. Seleccin de trmites a intervenir El objetivo de esta etapa es priorizar estrategias para el mejoramiento de los trmites seleccionados, contemplando el anlisis de los compromisos que establece la Ley 962 de 2005, ver formato de formulacin del plan sectorial o departamental de racionalizacin (Anexo 2). Si bien el levantamiento de los trmites en apariencia resulta sencillo, se recomienda tener en cuenta en esta etapa lo siguiente: Observar detenidamente y en varias oportunidades el desarrollo del trmite antes de empezar a levantar la informacin. Consultar a las personas involucradas, ms de una vez si es necesario, sobre determinados pasos o aspectos del trmite. Hacer el registro de lo que ocurre en la forma ms exacta, concreta y fidedigna. Consultar con los que intervienen en el trmite para asegurarse que el desarrollo identificado es correcto. Reunir los formatos utilizados en el trmite con el diligenciamiento que normalmente se le hace, incorporando las observaciones que hagan los usuarios. En el proceso de levantamiento de informacin es importante indagar en profundidad sobre el tipo de trabajo que se realiza y los resultados que se obtienen, a travs de las siguientes preguntas: Qu se hace? Los mtodos y tcnicas aplicados en cada actividad del trmite para establecer el nivel de sistematizacin de la misma. Para qu se hace? - El fin que se persigue con el trmite. Quin lo hace? Las unidades que intervienen y el cargo de la persona que ejecuta la funcin.
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Cmo se hace? La metodologa y prcticas usadas para realizar la funcin. Con qu se hace? Los equipos y herramientas de programas informticos usados para soportar la funcin. A medida que se valida la informacin (total o parcial) el equipo debe llevar un registro de la misma, identificando los posibles problemas o sugerencias para el mejoramiento del trmite. Adicional a los pasos relacionados, se registran los tiempos y movimientos dedicados a cada actividad, para lograr establecer el costo de los trmites o servicios y la reduccin alcanzada una vez sean racionalizados. Adems, es importante registrar la informacin, tanto del trmite o servicio actual como del propuesto, con el fin de registrar en el SUIT el proceso previo a la racionalizacin y los beneficios obtenidos con el mejoramiento implementado. De otra parte la informacin debe ser verificada a travs de los siguientes mecanismos: Entrevistas: Consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales con el personal involucrado en el trmite, si es factible con los usuarios del mismo, al igual que con sus superiores, para conocer cules son las dificultades que se identifican sobre el trmite o servicio y cules son sus sugerencias. Observacin Directa: Tiene como finalidad efectuar visitas en el campo de accin para observar directamente el trmite, e identificar las necesidades de los ciudadanos y de los servicios brindados por la entidad. Esto permite comparar la informacin proporcionada en los manuales de procedimientos, instructivos y normas, entre otros, con la realidad. As mismo, ayuda a tener una idea de las condiciones y formas de trabajo. Tambin debe mantenerse una actitud interrogante y crtica ante las respuestas obtenidas frente a cada trmite, hasta convencerse realmente de la validez de la misma o hasta encontrar una forma ms de realizar las tareas. Para facilitar el anlisis de los trmites, la respuesta a las preguntas debe conducir a un trmite ms racional y para lo cual es indispensable que los interrogantes se apliquen sistemticamente, junto con nuevas ideas que permitan combinar o redondear, simplificar y desarrollar un nuevo trmite. Es interesante efectuar comparaciones entre diferentes organizaciones o unidades, que se caractericen por su eficiencia en la prestacin de un servicio o ejecucin de un trmite similar, a fin de identificar las mejores prcticas y estrategias utilizadas para lograr el xito. Una vez se tenga el conocimiento detallado de cada aspecto del trmite actual se procede a introducir mejoras, tendientes a: Descubrir las fallas y virtudes del trmite en estudio. Encontrar el encadenamiento de los trmites entre s.
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Identificar el exceso de controles y seguimientos, que sobre el desarrollo del trmite o servicio, realizan distintos servidores. Detectar las diferentes formas de realizar o ejecutar una misma tarea. Visualizar la redundancia o duplicidad de actividades. Identificar posibles focos de corrupcin. 4.3.3. Registro de la racionalizacin de trmites en el SUIT Registrar los ajustes o actualizaciones en el SUIT, donde se consigna la informacin relevante del trmite antes y despus de su racionalizacin, as como el acto administrativo que soporta esta accin de la entidad. Finalmente, una vez la entidad implementa la racionalizacin, evala su impacto en tiempo, costo y productividad, y realiza evaluaciones peridicas que permiten validar con indicadores objetivos, la efectividad del trmite o servicio racionalizado.
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5. COMPLEMENTARIEDAD DE LA POLITICA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES CON LOS SISTEMAS DE MECI-CALIDAD Dentro del contexto mundial, uno de los focos que determinan la gobernabilidad de un Estado, independiente de su condicin social, es de cmo percibe los trmites pblicos en relacin con sus necesidades. Es as como se denota la importancia de la visin de la poltica pblica, donde se impulsen estrategias de mejoramiento continuo en la relacin Estado-Ciudadano, a la luz de los trmites a realizar, con el fin que integrar una visin poltica a un quehacer constante de los diferentes grupos que prestan servicios estatales. Tambin, cambios que genera la globalizacin en la economa mundial, con la apertura de los mercados y las nuevas Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) llevan a que las organizaciones deban volcarse hacia los clientes ofreciendo productos y servicios de calidad, operando de forma ms gil y flexible. Es as, que en este contexto el proceso de racionalizacin de trmites forma parte de la flexibilizacin de las relaciones entre el Estado y la ciudadana. Para nuestro medio los Sistemas de Desarrollo Administrativo, de Calidad y de Control han surgido con la misma finalidad de mejorar los niveles de gobernabilidad con el mejoramiento de la calidad de los bienes y servicios ofrecidos por el Estado. Esta visin integradora requiere el replanteamiento de algunos aspectos significativos de los modelos de gestin de calidad y de control frente a la gran responsabilidad social de implementar una poltica de manejo de trmites regulados en el desarrollo de los sistemas referenciados. Dentro de la visin institucional que enmarca a cada servidor pblico y de los responsables de la implementacin de esta poltica, se debe asumir como eje de accin los elementos bsicos de ambos sistemas para que la calidad y el control se irradien a la instrumentalizacin de los trmites y servicios de cara al ciudadano. 5.1. LA COMPLEMENTARIEDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN FRENTE AL LOS TRMITES EFECTIVOS Partiendo del supuesto que todo sistema en su dinmica de accionar, lo entenderamos como sistema de gestin donde el conjunto de acciones interrelacionadas permiten implementar lineamientos generales en cada organizacin, es donde los trmites se pueden asumir como un aspecto dentro de las fases que determinan un sistema de gestin. En ese sentido, un sistema de gestin y de control incluyen polticas, objetivos, estrategias, estructuras, procesos y procedimientos, as como el desarrollo tecnolgico del talento humano focalizado, hacia la satisfaccin del usuario, donde el trmite refleja la calidad de la prestacin del servicio como fase terminal de un sistema de gestin, donde la calidad y el control han aportado elementos valiosos.
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La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control frente a los trmites pblicos, se encuentra bsicamente bajo la dinmica del proceso de gestin, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) integra tres subsistemas, nueve elementos del MECI, frente a 242 requisitos normativos de la NTCGP 1000:2004. Es importante destacar que esta complementariedad requiere entender inicialmente que los principios de autocontrol, autorregulacin y autogestin del Manual Estndar de Control Interno (MECI) se relacionan directamente con los principios de enfoque al cliente, liderazgo, participacin activa de los servidores pblicos, enfoque basado en procesos, mejora continua, coordinacin, cooperacin y transparencia. El hecho de asumir la relacin de los componentes de cada sistema frente al ciclo de mejoramiento continuo responde al criterio de la secuencia lgica y prctica, que conlleva inicialmente el planear de donde surge el hacer de la necesidad de evaluar y por ltimo de implementar acciones correctivas para acceder a un actuar efectivo. Es as que para efectos de entender cmo la poltica gubernamental de Racionalizacin de Trmites, har parte de estos sistemas, se debe asumir que en la fase de planeacin institucional, el direccionamiento estratgico, la administracin de riesgos y el ambiente de control como componentes MECI al igual que la responsabilidad de la Alta Direccin y Gestin de Recursos del Sistema de Calidad, son elementos indispensable en la planeacin de la poltica antitrmites, por parte de la Gerencia Pblica. En la fase del hacer, obviamente asumimos que el componente de informacin y comunicacin pblica dentro del sistema de control as como, la prestacin del servicio en el sistema de calidad son los ejes que guan la realizacin de esta poltica a travs del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea. Para verificar este accionar institucional de la racionalizacin de trmites, el MECI a travs de la auto evaluacin, la evaluacin independiente; la medicin, anlisis y mejora que presenta el Sistema de Calidad son los nicos mecanismos que garantizan que esta poltica esta debidamente orientada acorde al desarrollo institucional. Por ltimo, la fase de actuar opera a travs de los planes de mejoramiento formulado al interior de la entidad, que sumndose al anlisis y mejora de los productos de cada entidad permiten que la poltica de Racionalizacin de Trmites frente al Ciudadano, se consolide de una manera efectiva y acorde a la planeacin formulada. 5.2 LA PLANEACIN COMO FASE DINMICA DE LA POLTICA Como es de conocimiento general en el Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica, la Poltica de Racionalizacin es una funcin permanente que orienta
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los principios bsicos de la gestin como una forma de legitimar efectivamente la gobernabilidad. La complejidad que conlleva la planeacin gubernamental y especialmente cuando estamos interesados en integrar un solo sistema de gestin y de control implica hacer un ejercicio de delimitacin en los aspectos ms importantes a asumir dentro de una visin previamente delimitada. Para efectos de la poltica de trmites consideramos que la prioridad que tenemos en cuenta, es frente al direccionamiento estratgico, al modelo de operacin por procesos, en la medida que su propsito principal es mejorar la gestin y su capacidad de proporcionar productos o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes. El hecho de identificar y gestionar las actividades relacionadas entre si para generar productos sociales, es el punto de partida en la calidad de los trmites en la medida que dentro de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin deben integrarse las metas e indicadores de los grupos internos que trabajan la temtica de racionalizacin y la orientacin de las decisiones adoptadas en los Comits Sectoriales establecidos en el decreto 4469 de 2005. Ligado a este modelo de operacin por procesos debe fortalecerse en la agenda de la Gerencia Pblica la poltica de racionalizacin mediante un Acta de compromisos Gerencial enmarcados con un enfoque de gestin de la Calidad, donde se compromete a guiar y orientar las acciones de la entidades generando autoridad, confianza y conocimiento de las necesidades de la ciudadana para presentar trmites pblicos, transparentes, giles, oportunos y efectivos. 5.3 EL HACER EFECTIVO LOS TRMITES CIUDADANOS Posterior a este ejercicio de planeacin, donde queda plasmado el deber ser de un quehacer institucional, se procura, bajo el modelo de procesos, racionalizar los trmites misionales, continuando la fase de implementacin de las acciones previamente definidas, aplicando una racionalidad crtica que permite construir realidades administrativas que favorezcan las relaciones Estado - Ciudadano. En esta fase, obviamente prevalece el modelo de operacin por procesos donde se requiere de un soporte de procedimientos contenidos en un manual, que se constituye en la bitcora que orienta la labor del administrador de trmites y de contenidos bajo los parmetros de la calidad que estn inmersos en toda esta fase. As mismo, se entiende que la operacin de toda entidad pblica parte de los bloques informativos primarios, consolidados a travs de sus sistema de informacin, los cuales estn soportados con recursos tecnolgicos de gran alcance como en el caso de la poltica de trmites con el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, plataforma que consolida esta poltica a nivel masivo.
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En esta lnea de operacin, la informacin que opera a travs del grupo primario de anlisis de trmites tiene que estar dirigido hacia la comunicacin pblica que permita incidir en la cultura ciudadana, con el apoyo del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, del Ministerio de Comunicaciones, a travs del programa Gobierno en Lnea, con el fin de construir una visin compartida entre los grupos de ciudadanos y sectores responsables de los trmites. Finalmente, este quehacer operativo de la poltica procura bsicamente desarrollar procesos de comunicacin efectivos y eficientes, tanto para los grupos de ciudadanos como para los lectores institucionales de las necesidades planteadas por la comunidad, asegurando que la calidad en la prestacin del servicio responda realmente a los intereses externos y no a grupos de intereses estatales. As mismo, los trmites deben hacer parte central de la Agenda de presentacin de las sesiones de rendicin de cuentas hacia la ciudadana en la medida que es uno de los aspectos ms vulnerables del Estado y foco de inters de los grupos sociales en la medida que es all donde se concentra la corrupcin y el malestar de la redistribucin social de los recursos pblicos. 5.4 LA VERIFICACIN COMO HERRAMIENTA GERENCIAL PARA AJUSTAR LA POLTICA ANTITRMITES La fase de ejecucin de los planes proyectados para cumplir los propsitos de la racionalizacin de trmites debe ir acompaada de la valoracin de las acciones adelantadas, con el fin de determinar la efectividad de los resultados generados a partir de la simplificacin o automatizacin de trmites. Para este propsito de evaluacin se hace indispensable contar con la mirada independiente de la Oficina Asesora de Control Interno que dentro de su portafolio de auditores puede verificar con la ciudadana el efecto real de la racionalizacin implementada. Por este motivo el SUIT permite un rol de seguimiento continuo a las Oficinas Asesoras de Control Interno o quien haga sus veces, que ligado a la consulta ciudadana a travs del Portal del Estado Colombiano, facilitan las verificacin de la calidad y efectividad de la informacin registrada en este sistema. 5.5 EL MEJORAMIENTO CONTINUO COMO GARANTA DE LOS TRMITES EFECTIVOS Como todo sistema de gestin es viable hablar de factibles correcciones en la medida que despus de la valoracin de las acciones realizadas, se desprende la necesidad de implementar acciones correctivas que deben hacer parte de un plan de mejoramiento continuo, el cual garantiza en ltimas el ajuste de los procesos estatales frente a las necesidades de los grupos de inters a atender.
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En este sentido, los planes de mejoramiento institucional deben contener una lnea de accin frente a los trmites estratgicos que permitan replantear, a partir de los hallazgos emanados de las auditorias internas y externas y en alguna medida de la consulta ciudadana, las acciones que adelanta la entidad y poder gilmente en tiempo real implementar acciones correctivas que eliminan las falencias detectadas en la implementacin de la racionalizacin de trmites. Este objetivo obviamente implica un mejoramiento de procesos a la luz del sistema de gestin de calidad en el sentido de buscar acciones que eliminen las causas de las no conformidades planteadas por los clientes - ciudadanos. 5.6 MARCO GENERAL DE PLANEACIN El actual Gobierno Nacional dentro de su Plan Nacional de Desarrollo plantea como uno de sus ejes temticos en la construccin de un estado cercano al ciudadano, la estrategia de una Administracin al servicio del ciudadano. Este componente incluye dos elementos fundamentales primero generar estrategias tendientes a modificar aquellas percepciones ciudadanas sobre la Administracin, referidas a su ineficacia e ineficiencia, arbitrariedad, altos niveles de corrupcin, falta de continuidad, clientelismo, despilfarro y mal uso de los recursos pblicos, en tanto stas generan bajos niveles de credibilidad, ingobernabilidad y desconfianza; y, segundo buscar la consolidacin de una poltica activa de atencin al ciudadano, que incorpore la responsabilidad del funcionario frente al pblico, el adecuado trmite a las peticiones, quejas y reclamos (PQR), la proteccin al consumidor, y la competencia y calidad en la provisin de los servicios. Respecto de las acciones que debe adelantarse en este sentido, adems de los bienes y servicios bsicos - educacin, salud, infraestructura, cultura, recreacin, deporte, etc., la Administracin debe prestar un conjunto de servicios complementarios con diversas caractersticas, que son indispensables para el cumplimiento de las funciones bsicas y para garantizar la adecuada participacin ciudadana en los asuntos pblicos. Estos servicios que incluyen desde la informacin hasta el pago de impuestos, obtencin de licencias, permisos y certificaciones, generalmente corresponden al cumplimiento de un deber o al ejercicio de un derecho. La deficiente atencin al ciudadano, cuando se relaciona con la Administracin, genera baja percepcin de probidad. Las entidades tienen poca conciencia de la importancia del servicio, situacin que generalmente se agrava por una gestin aislada, informacin desarticulada, poco utilizada y divulgada, escasa cualificacin y mnimos incentivos para servidores que se relacionan directamente con el ciudadano. Adicional a lo anterior, la mayora de las instalaciones son poco adecuadas, existe limitacin en horarios de atencin, los tiempos de espera son muy altos y las quejas y sugerencias son atendidas simplemente como una obligacin legal, pero no como un instrumento de gerencia.
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Es por este motivo que se debe disear y abordar una estrategia integral y transversal de servicio al ciudadano, la cual contemplar las siguientes acciones: 1. Disear y poner en funcionamiento el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, a travs del cual se formularn las polticas, estndares e indicadores, mecanismos de seguimiento, control y modelos de gestin. Todo ello, con el objeto de garantizar la calidad y excelencia en el servicio al ciudadano en las entidades de la Administracin Pblica nacional. 2. Identificar los cuerpos funcionales de servicio al ciudadano y disear los programas de profesionalizacin, cualificacin y reconocimiento a los servidores pblicos que los integren. 3. Identificar y mejorar los puntos de atencin, as como los canales de comunicacin servicio al ciudadano y poner en funcionamiento una lnea nica de informacin y servicio. 4. Mejorar las condiciones de la relacin cotidiana del ciudadano con la Administracin, a travs de la racionalizacin de los trmites. Para el ao 2010, en lugar de observarse el problema de los trmites de forma aislada en cada entidad, estar en funcionamiento una visin transversal, bajo el concepto de gobierno electrnico, profundizando los esfuerzos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), el Ministerio de Comunicaciones y el Departamento Nacional de Planeacin, con nfasis en temas de comercio exterior, registros de propiedad, trmites de acceso a mecanismos de cofinanciacin, entre otros. 5. Consolidar la institucionalidad de la Comisin Intersectorial de Polticas y de Gestin de la Informacin en la Administracin Pblica (COINFO), como el instrumento articulador de polticas de informacin de las entidades del sector pblico, de manera que facilite y estructure los mecanismos de intercambio de la informacin entre las entidades, oriente la eficiencia en el gasto asociado al desarrollo de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (TIC) y defina los mecanismos para facilitar el acceso de la informacin al ciudadano. Este conjunto de medidas pretender avanzar en el cumplimiento de las siguientes metas: Fortalecer el servicio al ciudadano de excelencia en al menos 10 entidades de la Administracin Pblica Nacional, con amplia cobertura e impacto en las relaciones de la Administracin con el ciudadano. Apoyar la creacin de ventanillas nicas y la creacin de trmites en lnea en al menos 50% de las entidades del nivel nacional.
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TABLA DE ANEXOS ANEXO 1 MODELO RESOLUCIN CONFORMACION COMIT ANTITRAMITES Y DE GOBIERNO EN LINEA
ANEXO 2 PLAN SECTORIAL O DEPARTAMENTAL DE RACIONALIZACIN ANEXO 3 OBLIGACIONES DE LEY 962
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ANEXO 1 MODELO RESOLUCIN CONFORMACION COMIT ANTITRAMITES Y DE GOBIERNO EN LINEA RESOLUCION NMERO ( (Mes --- da ----) por la cual se crea el Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea de entidad- ). (EL (Representante legal) de (Entidad), En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artculo ------ de la Ley ------ de -----, artculo ---- Decretos ------- de ---------, y ) DE
CONSIDERANDO: Que la ley 489 de 1998 establece que la supresin y simplificacin de trmites ser objetivo permanente de la Administracin Pblica en desarrollo de los principios de celeridad y economa previstos en la constitucin Poltica y la misma ley. Que la Ley 962 de 2005, establece los lineamientos de la poltica de racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. Que el objetivo fundamental de la citada ley es el de facilitar las relaciones de los particulares con la Administracin Pblica, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en lo artculos 83, 84, 209 y 233. Que el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, reglamentario de la Ley 962 de 2005, establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea en Colombia. Que en desarrollo del citado Decreto 1151 se expide el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia, en el cual es establece la obligatoriedad de conformar el Comit de Gobierno en Lnea, el cual tendr por objeto el liderazgo, la planeacin e impulso de la Estrategia de Gobierno en Lnea en la entidad. Que por su parte, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fin de cumplir los objetivos sealados en las Leyes 489 de 1998 y 962 de 2005, solicita la conformacin de un grupo responsable de la estrategia Antitrmites y Atencin Efectiva al Ciudadano al interior de cada entidad.
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Que por lo anterior se hace necesario la conformacin del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea de _______ (Entidad). RESUELVE: Artculo 1 Crear el Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea de (entidad), para el manejo . de la estrategia Antitrmites y Atencin Efectiva al Ciudadano y el liderazgo, la planeacin e impulso de la Estrategia de Gobierno en Lnea, integrado por: a) El lder o delegado de la Alta Direccin, quien ser el responsable de convocar a las sesiones respectivas b) Los representantes de cada Direccin y/o Programa de la entidad c) El jefe de la Oficina responsable de Planeacin o su delegado, del nivel asesor d) El jefe de la Oficina responsable de Atencin al Ciudadano o su delegado, del nivel asesor e) El jefe de la Oficina responsable de Comunicaciones y/o Prensa o su delegado, del nivel asesor f) El jefe de la Oficina responsable de Sistemas y/o Informtica o su delegado, del nivel asesor g) El Administrador de Trmites y Servicios h) El Administrador de Contenido Sern invitados permanentes el Representante de la Direccin en el Sistema de Gestin de Calidad, el Jefe responsable o su delegado del nivel asesor de la Oficina Jurdica y el jefe de la Oficina responsable de Control Interno o su delegado, del nivel asesor. Artculo 2 De las funciones del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea: Las Funciones . del Comit sern las siguientes: En materia de Racionalizacin de Trmites: a) Realizar el inventario de los trmites y servicios de la entidad. b) Definir el plan de accin para el levantamiento o revisin de la informacin detallada de trmites y servicios existentes en la entidad, para el diligenciamiento de los formatos Hoja de Vida de Trmites o de Hoja de Vida de Servicios, suministrados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Estos formatos son el insumo principal para la inscripcin de los trmites y servicios en el Sistema nico de Informacin de Trmites-SUIT, el cual opera a travs del Portal del Estado Colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co. c) Analizar y autorizar el reporte de los trmites y servicios que entrega el Administrador de Trmites y Servicios al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para su respectiva aprobacin e inscripcin en el SUIT. Respecto de los trmites, se debe analizar y verificar como mnimo el soporte legal que crea o autoriza el trmite y la no
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d)
e)
f) g)
inclusin de requisitos y exigencia de documentos, tales como autorizaciones o permisos que no estn previstos en la Ley. Analizar los trmites de la entidad, dentro de los cuales se deben identificar aquellos que son transversales (en los que participen otras entidades) y proponer acciones integrales de racionalizacin, simplificacin o automatizacin, contemplando los principios sealados en la Ley 489 de 2005 y la Ley 962 de 2005. Elaborar el plan de accin de Racionalizacin de Trmites de la entidad, en el que se incluyan las estrategias de interaccin con otras entidades para los trmites transversales. Este plan como mnimo debe ser anual o con la periodicidad exigida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Efectuar seguimiento al plan de accin de la estrategia Antitrmites, liderar la expedicin del acto administrativo respectivo, o en su defecto, dejar constancia en acta del Comit de la racionalizacin efectuada. Analizar los proyectos de creacin de nuevos trmites en la entidad, con el fin de verificar que se cumpla con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique.
En materia de Gobierno en Lnea: a) Ser la instancia responsable del liderazgo, planeacin e impulso de la Estrategia de Gobierno En Lnea en la entidad y canal de comunicacin con la institucin responsable de coordinar la Estrategia de Gobierno En Lnea, con la Comisin Interinstitucional de Polticas y de Gestin de la Informacin para la Administracin Pblica (COINFO) y de los dems grupos de trabajo relacionados con la transformacin y modernizacin de la administracin pblica, apoyados en el aprovechamiento de la tecnologa. b) Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el Gobierno En Lnea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1150 de 2007 y los Decretos 066 y 1151 de 2008, entre otros. c) Liderar, bajo los lineamientos de la Estrategia de Gobierno En Lnea, la elaboracin del diagnstico y la elaboracin y seguimiento al plan de accin de Gobierno En Lnea de la entidad. d) Para el caso de las entidades cabeza de un sector y/o agrupacin de entidades (por ejemplo, los Ministerios y Departamentos Administrativos en lo nacional y las Gobernaciones y Alcaldas en lo territorial), el Comit de Gobierno En Lnea tendr adems la responsabilidad de coordinar y articular la Estrategia de Gobierno En Lnea de dicho sector o territorio. e) Incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones de racionalizacin de trmites, atencin efectiva al ciudadano y acompaar a los dems grupos conformados al interior de la entidad, tales como calidad y control interno. f) Identificar las barreras normativas para la provisin de trmites y servicios en lnea y propender por levantar dichos obstculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrnicos. g) Definir los lineamientos para la implementacin efectiva de polticas y estndares asociados, como la poltica de actualizacin del sitio Web (donde debern estar involucradas las diversas reas, direcciones y/o programas de la entidad), poltica de
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uso aceptable de los servicios de Red y de Internet, poltica de servicio por medios electrnicos, poltica de privacidad y condiciones de uso y poltica de seguridad del sitio Web, entre otros. h) Definir e implementar el esquema de vinculacin de la entidad a la Intranet Gubernamental y cada uno de sus componentes. i) Definir y generar incentivos y/o estmulos para el uso de los servicios de Gobierno En Lnea por parte de los ciudadanos, las empresas y la entidad misma. j) Adelantar investigaciones, de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios y trmites de Gobierno En Lnea de la entidad. k) Garantizar la participacin de funcionarios de la entidad en procesos de generacin de capacidades (sensibilizacin, capacitacin y formacin) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institucin responsable de coordinar la implementacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea. Artculo 3: El Comit Antitrmites y de Gobierno En Lnea se reunir por convocatoria que realice el lder, por lo menos una vez al mes. De sus sesiones se dejar constancia en actas en las que consten los temas tratados. A las sesiones del Comit se podr invitar a funcionarios de la entidad, de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustracin de los diferentes temas de competencia del mismo. El comit deber informar, al Representante legal el avance y resultados de su gestin. Artculo 4 La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. . Comunquese y cmplase. Dada en Ciudad-----------, a (da) ------ de (mes) ----- de 200-. Nombre de la Entidad,
Director Entidad Ministro-Representante Legal, etc.
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ANEXO 2 PLAN SECTORIAL O DEPARTAMENTAL DE RACIONALIZACIN

Cdigo Fecha Versin Pgina
COPIA CONTROLADA
F XXX PR XX
1 de 1
PLAN SECTORIAL DE RACIONALIZACION DE TRAMITES
SECTOR ENTIDAD NOMBRE DEL TRAMITE PROPUESTA DE RACIONALIZACION

TIPO DE RACIONALI ZACION
RESPONSABLE
FECHA DE INICIO (dd/mm/ao
FECHA DE TERMINACION (dd/mm/ao)
OBSERVACIONES DE AVANCE
Firma Elabor Nombre: Cargo:
_____________________ _____________________
Firma Revis :________________ Nombre: ____________________ Cargo:
Aprob Firma: ________________ Nombre: _____________________ Cargo:
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ANEXO 3 OBLIGACIONES DE LEY 962 Las entidades debern desarrollar el procedimiento que se describe a continuacin, con el fin de hacer efectiva la racionalizacin de sus trmites, lo que se traducir en la atencin efectiva al ciudadano: Involucrar todas las reas de la entidad que tienen a cargo la ejecucin de los trmites. Realizar un inventario de los trmites e identificar cuales son los de mayor impacto, es decir los de mayor frecuencia de uso. Identificar los trmites teniendo en cuenta los pasos, requisitos y documentos en las acciones a ejecutar por los usuarios, haciendo las siguientes preguntas, Por qu?, Para qu?, Quin?, Cmo?, Cundo? y Dnde?. Al identificar los pasos para ejecutar el trmite, pueden hacerse las siguientes preguntas: Qu se est haciendo?, Cundo se hace?, Quin lo est haciendo?, Cunto tiempo requiere?, Como se est haciendo?, Con qu se est haciendo? y por qu? Verificar el marco legal de cada trmite partiendo de la norma que lo crea y aquellas que lo modifiquen total o parcialmente. Al iniciar el anlisis de los trmites es necesario tener como premisa el pensar en fortalecer los mecanismos de mejoramiento de atencin al ciudadano respecto de sus relaciones con la Administracin Pblica (menos filas, mayor agilidad, mejor atencin, mayor efectividad). Adoptar medidas que permitan reducir el nmero de pasos, los requisitos, los documentos, los costos, los tiempos de respuesta. Hacer un anlisis pormenorizado de los costos monetarios y no monetarios para la entidad y el usuario. (Ver Metodologa para la presentacin de proyectos de automatizacin de trmites Agenda de Conectividad que encontrar en la pgina Web http://www.agenda.gov.co/documents/files/Metodologia.pdf Establecer convenios entre instituciones, para facilitar los mecanismos de acceso de informacin al ciudadano. No trasladar al ciudadano el costo de informacin que se puede adquirir por otros medios o que la entidad produce. Agilizar los procedimientos internamente y reducir, si es el caso, algunos de los pasos que forman parte de ellos.
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Orientar la coordinacin institucional, realizando anlisis funcionales de los trmites entre instituciones del mismo sector o entre instituciones de otros sectores. Involucrar, en el anlisis de los trmites, a los usuarios externos e internos, ellos podrn ayudar a realizar una mejor labor en la identificacin y solucin. Hacer mayor uso de las tecnologas de informacin, con ello pueden reducirse los tiempos de respuesta en la entrega de un producto o servicio al ciudadano. Verificar procedimientos como el licenciamiento, las autorizaciones, los permisos, los costos; si existe un pago para obtener el trmite, buscar los mecanismos para realizarlo utilizando herramientas tecnolgicas. Eliminar requisitos para el ciudadano teniendo en cuenta la parte normativa; para ello es necesario hacer una revisin del marco jurdico de la actividad y el procedimiento de la Administracin Pblica. Integrar la prestacin de servicios en una ventanilla nica, cualquiera que sea el nmero de sistemas u organismos que intervengan. No se trata solamente de conectar redes sino de garantizar el funcionamiento y la debida prestacin del servicio. Al implementar un trmite utilizando medios electrnicos, debe hacerse un esfuerzo para ganar la confianza de los usuarios a travs de acciones de formacin y educacin. Hacer uso de las metodologas que se anotan a continuacin, para elaborar el plan de accin como la Metodologa para Presentar Proyectos de Automatizacin de Trmites; referenciada en prrafos anteriores y la presente gua para la racionalizacin de trmites, procesos y procedimientos. Revisar el ejemplo de racionalizacin, simplificacin de trmites en Ventanilla nica de Comercio Exterior que se ha consignado en el punto 3 de este documento.
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GLOSARIO Calidad: Conseguir niveles de servicio adecuados a las demandas de los ciudadanos. Ciudadano: Persona para la cual se prestan servicios las entidades del Estado. DAFP: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Documento: Escrito que sirve para ilustrar, acreditar, o como medio de prueba para demostrar algn hecho. Tomemos como ejemplo el documento de identidad, el cual acredita la nacionalidad, edad, o ciudad de nacimiento de un ciudadano Eficacia: Cumplir los objetivos y las funciones asignadas. Eficiencia: Maximizacin de los recursos financieros, humanos, tecnolgicos, etc. CAGL: Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea GRAT: Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites. MECI: Modelo Estndar de Control Interno. NIT: Nmero de Identificacin Tributario Pasos: Son las acciones o actividades que debe realizar el ciudadano o usuario para la obtencin del producto o servicio procedente de la entidad. Pasos de los usuarios: Descripcin detallada de las actividades que debe ejecutar el usuario desde que inicia el trmite hasta que obtiene el producto o servicio. Pasos al interior de la entidad: Descripcin detallada de las actividades que ejerce la entidad para que el trmite se haga efectivo. Requisitos: Son las condiciones necesarias para la obtencin del producto o servicio procedente de la entidad. RUT: Registro nico Tributario. Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para incrementar la satisfaccin del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad. SUIT: Sistema nico de Informacin de Trmites. Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada en la ley
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BIBLIOGRAFIA Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Gua para la racionalizacin de trmites, procesos y procedimientos, junio de 2002 Agenda de Conectividad, Metodologa para Presentar Proyectos de Automatizacin de Trmites, 27 de julo de 2004, Agenda de Conectividad. Confecmaras, Programa de simplificacin de trmites para el sector empresarial, exposicin GRAT, febrero de 2006 Ministerio de Industria Comercio y Turismo, Ventanilla nica Comercio Exterior, Rafael Antonio Torres, Octubre de 2005. Manual de Gobierno en Lnea, Anexo al Decreto 1151 de 2008: que establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones
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Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

DIRECCIN DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIN DE TRMITES

GUA PARA LA INSCRIPCIN Y RACIONALIZACIN DE TRMITES Y SERVICIOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Bogot, D.C. marzo de 2009

TABLA DE ANEXOS GLOSARIO BIBLIOGRAFIA

FERNANDO GRILLO RUBIANO Director Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

FASE 2 Racionalizacin de Trmites

FASE 1 Identificacin de Trmites

Fase de Informacin en lnea

Fase de Interaccin en lnea

Racionalizacin de trmites y servicios Fase de Transaccin en lnea

Estudio de trmites e identificacin de cadenas de trmites y ventanillas nicas

Fase de Transformacin en lnea

Portal del Estado Colombiano

Fase de Democracia en Lnea

Auto capacitacin dando clic en la frase subrayada

Indicadores Clave antes-despus de estrategia de simplificacin

ANEXO 2 PLAN SECTORIAL O DEPARTAMENTAL DE RACIONALIZACIN ANEXO 3 OBLIGACIONES DE LEY 962

Director Entidad Ministro-Representante Legal, etc.

ANEXO 2 PLAN SECTORIAL O DEPARTAMENTAL DE RACIONALIZACIN

PLAN SECTORIAL DE RACIONALIZACION DE TRAMITES

SECTOR ENTIDAD NOMBRE DEL TRAMITE PROPUESTA DE RACIONALIZACION

FECHA DE INICIO (dd/mm/ao

FECHA DE TERMINACION (dd/mm/ao)

Firma Elabor Nombre: Cargo:

Firma Revis :________________ Nombre: ____________________ Cargo:

Aprob Firma: ________________ Nombre: _____________________ Cargo:

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Firma Revis : Nombre: ____ Cargo:

Aprob Firma: Nombre: _____ Cargo: