SDUG Esp

Sharpdesk R3.
TM
Gua del usuario Versin 3.2.14
Gua del usuario de Sharpdesk
Copyright
2000-2007 - Sharp Corporation. Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproduccin, adaptacin o traduccin sin previo consentimiento por escrito a menos que las leyes de copyright as lo permitan.
Marcas comerciales
Sharp es una marca comercial registrada de Sharp Corporation. Sharpdesk es una marca comercial de Sharp Corporation. Microsoft y Windows son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation. Internet Explorer, Microsoft Word y Microsoft Excel son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation. Todas las dems marcas mencionadas pertenecen a sus propietarios respectivos.
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Tabla de contenido
Captulo 1 Introduccin .....................................................................................................1 Descripcin general................................................................................................................ 2 Acerca de esta gua................................................................................................................. 2 Contenido de la Gua del usuario........................................................................................... 3 Definicin de trminos........................................................................................................... 4 Ayuda en pantalla de Sharpdesk ............................................................................................ 4 Captulo 2 Instalacin de Sharpdesk ...............................................................................5 Procedimiento de instalacin ................................................................................................. 5 Ubicacin del software ...................................................................................................... 5 Ubicacin de los archivos de usuario................................................................................ 5 Instalacin de Sharpdesk desde CD.................................................................................. 6 Desinstalacin de Sharpdesk.................................................................................................. 7 Captulo 3 Descripcin general de Sharpdesk...............................................................9 Introduccin............................................................................................................................ 9 Inicio de Sharpdesk .............................................................................................................. 10 Barra de mens ................................................................................................................ 10 Ventana de carpetas.......................................................................................................... 10 Barra de herramientas...................................................................................................... 11 rea de trabajo................................................................................................................. 11 Zona de salida .................................................................................................................. 11 Barra de estado................................................................................................................. 11 Barras de desplazamiento................................................................................................ 11 Navegar en Sharpdesk.......................................................................................................... 12 Trabajar con la ventana de carpetas ................................................................................ 12 Opciones con el botn derecho................................................................................... 13 Men de Sharpdesk ......................................................................................................... 15 Barra de herramientas de Sharpdesk............................................................................... 17 Zona de salida de Sharpdesk ........................................................................................... 18 Salir de Sharpdesk................................................................................................................ 19 Captulo 4 Trabajar con Sharpdesk................................................................................20 Introduccin.......................................................................................................................... 20 Ver imgenes y documentos................................................................................................. 20 Trabajar en una carpeta.................................................................................................... 21 Trabajar con imgenes..................................................................................................... 22 Combinar..................................................................................................................... 22 Dividir.......................................................................................................................... 22
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Rotar ............................................................................................................................ 22 Control de la presentacin del escritorio......................................................................... 23 Cambiar el tamao de las imgenes en miniatura...................................................... 23 Aadir o eliminar una aplicacin en la zona de salida............................................... 23 Configurar la carpeta de entrada de Sharpdesk.......................................................... 24 Ver archivos de imagen .................................................................................................. 24 Configurar los tipos de archivos que se visualizaran con Sharpdesk Imaging ........ 25 Notificacin de cambios en el visor de tipos de archivo ........................................... 25 Ajuste de las opciones de exportacin ............................................................................ 26 Cambiar la resolucin predeterminada de exportacin ............................................. 27 Cambiar los ajustes de color ....................................................................................... 27 Ver las propiedades de un documento............................................................................. 28 Organizacin de los archivos ............................................................................................... 29 Seleccionar archivos ........................................................................................................ 29 Abrir archivos .................................................................................................................. 29 Borrar archivos ................................................................................................................ 29 Recuperar un archivo....................................................................................................... 29 Mover documentos y carpetas......................................................................................... 29 Crear accesos directos a carpetas .................................................................................... 30 Reordenar carpetas........................................................................................................... 30 Copiar un archivo ............................................................................................................ 30 Cambiar el nombre de un archivo ................................................................................... 30 Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrnico ......................................... 30 Comprimir imgenes ....................................................................................................... 31 Utilizar Image Compression Tool(ICT) ..................................................................... 33 Formatos de entrada compatibles ............................................................................... 33 Archivo de salida comprimido ................................................................................... 34 Tamao de la pgina de salida.................................................................................... 34 Controlar ICT.............................................................................................................. 34 Calidad / Tamao ........................................................................................................ 35 Carpeta de salida ......................................................................................................... 37 Ver el nuevo archivo PDF........................................................................................... 38 Controlar el cuadro de dilogo de Preferencias de ICT............................................. 38 Resolucin de problemas............................................................................................ 38 Digitalizacin con Sharpdesk .............................................................................................. 38 Digitalizacin de documentos ......................................................................................... 39 Ajuste de las opciones de digitalizacin ......................................................................... 39 Ver imgenes digitalizadas .............................................................................................. 40
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Modificacin de las opciones de digitalizacin.............................................................. 40 Captulo 5 Buscar con Sharpdesk .................................................................................42 Introduccin.......................................................................................................................... 42 Configuracin previa ....................................................................................................... 43 Bases de datos de ndice ............................................................................................. 43 Palabras omitidas ........................................................................................................ 44 Restricciones ............................................................................................................... 45 Bsqueda .............................................................................................................................. 45 Para realizar una bsqueda:............................................................................................. 45 Sintaxis de las consultas de bsqueda............................................................................. 46 Frases........................................................................................................................... 47 Comodines (* y ?)....................................................................................................... 47 Coincidencia exacta o Stemming (derivaciones de un trmino comn) ............... 47 Operador and............................................................................................................... 48 Operador or ................................................................................................................. 48 Operador not................................................................................................................ 48 Operador near ............................................................................................................. 48 Examinar los resultados................................................................................................... 49 Ordenar la lista de resultados .......................................................................................... 50 Mover archivos ................................................................................................................ 50 Realizar otra bsqueda..................................................................................................... 51 Ver la ltima bsqueda .................................................................................................... 51 Bsquedas favoritas......................................................................................................... 52 Tcnicas avanzadas de bsqueda .................................................................................... 52 Ficha Atributos de archivo.......................................................................................... 53 Ficha Propiedades de documento ............................................................................... 53 Botn Favoritos........................................................................................................... 55 Establecer preferencias de bsqueda ................................................................................... 56 Crear un ndice ..................................................................................................................... 58 Crear una nueva base de datos de ndices....................................................................... 58 Editar una base de datos de ndices................................................................................. 62 Eliminar una base de datos de ndices ............................................................................ 62 Definir un programa de indexacin ..................................................................................... 63 Indexar manualmente las bases de datos ........................................................................ 65 Monitorizacin del proceso de indexacin ..................................................................... 65 Mostrar progreso ......................................................................................................... 65 Mostrar ltima indexacin.......................................................................................... 66 Realizar indexacin..................................................................................................... 66
Cancelar indexacin.................................................................................................... 66 Salir.............................................................................................................................. 66 Captulo 6 Componer con Sharpdesk ...........................................................................67 Introduccin.......................................................................................................................... 67 Inicio de Composer .............................................................................................................. 68 Barra de mens ................................................................................................................ 69 Barra de herramientas...................................................................................................... 69 rea de trabajo................................................................................................................. 69 rea de referencia............................................................................................................ 69 Opciones de men ........................................................................................................... 69 Opciones de la barra de herramientas ............................................................................. 71 Trabajar con Composer ........................................................................................................ 72 Cargar pginas en Composer........................................................................................... 72 Aadir pginas a Composer........................................................................................ 73 Aadir pginas desde Sharpdesk o desde el Explorador de Windows...................... 73 Creacin de documentos Composer................................................................................ 73 Organizar pginas........................................................................................................ 73 Borrar pginas ............................................................................................................. 74 Encabezados y pies de pgina ......................................................................................... 75 Aplicar un encabezado/pie de pgina a pginas seleccionadas................................. 75 Definir el tamao de la franja de encabezado/pie de pgina ..................................... 76 Definir el texto para el encabezado/pie de pgina ..................................................... 76 Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrnico ......................................... 76 Guardar documentos........................................................................................................ 77 Abrir un documento de Composer.................................................................................. 77 Cerrar Composer .................................................................................................................. 77 Captulo 7 Sharpdesk Imaging .......................................................................................78 Introduccin.......................................................................................................................... 78 Conceptos bsicos ................................................................................................................ 78 Qu es Imaging? ............................................................................................................ 78 Tipos de imgenes ........................................................................................................... 79 Formatos de archivos de imagen..................................................................................... 79 Documentos de imagen ................................................................................................... 79 Sharpdesk Imaging............................................................................................................... 80 Aplicacin Imaging ......................................................................................................... 80 Mostrar imgenes........................................................................................................ 80 Convertir archivos de imagen..................................................................................... 81 Cambiar la visualizacin de la imagen....................................................................... 82
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Digitalizar imgenes ................................................................................................... 82 Anotacin de imgenes............................................................................................... 82 Crear una hoja de vnculos ......................................................................................... 83 Procesamiento de imgenes........................................................................................ 84 Uso de la aplicacin Imaging .......................................................................................... 84 Iniciar Sharpdesk Imaging.......................................................................................... 84 Bsqueda de documentos de imagen ......................................................................... 85 Definir propiedades..................................................................................................... 85 Buscar propiedades definidas ..................................................................................... 86 Visualizacin de documentos de imagen ........................................................................ 87 Abrir un documento .................................................................................................... 87 Cambiar la visualizacin............................................................................................. 87 Mostrar y modificar las vistas en miniatura ............................................................... 88 Crear una hoja de vnculos ......................................................................................... 89 Anotacin de documentos ............................................................................................... 90 Anotacin de sello....................................................................................................... 90 Anotacin de marcador de resaltado .......................................................................... 92 Modificar las propiedades del marcador de resaltado ............................................... 92 Mejorar un documento .................................................................................................... 92 Quitar manchas de un documento .............................................................................. 92 Enderezar una pgina.................................................................................................. 93 Captulo 8 Conversin de imgenes a texto.................................................................94 Introduccin.......................................................................................................................... 94 Configurar la conversin con las opciones de OCR ........................................................... 95 Ajustar el formato del archivo de salida ......................................................................... 96 Configurar el diseo original del documento ................................................................. 96 Configurar los idiomas en el documento ........................................................................ 96 Seleccionar un diccionario de usuario ............................................................................ 97 Seleccionar un diccionario existente .......................................................................... 97 Modificar un diccionario de usuario .......................................................................... 98 Crear un nuevo diccionario....................................................................................... 100 Configurar el carcter rechazado................................................................................... 100 Controlar el cuadro de dilogo de opciones de OCR ................................................... 100 Controlar la ejecucin de la aplicacin ......................................................................... 100 Conversin de imgenes con arrastrar y soltar .............................................................. 101 Captulo 9 Glosario ........................................................................................................102
vii
1.
Captulo 1 Introduccin
Le presentamos Sharpdesk. Este software le ofrece una solucin completa y de fcil uso para organizar, trabajar con imgenes, documentos electrnicos y en papel. Una vez guardado un documento en el PC, puede utilizar Sharpdesk para organizarlo, verlo e imprimirlo o enviarlo por correo electrnico. Sharpdesk integra todas las herramientas necesarias. Esta Gua del usuario describe las funciones estndar de Sharpdesk. Asimismo Sharpdesk funciona con otros productos Sharp que pueden aadir otras funciones no incluidas en esta Gua. Los detalles de estas nuevas funciones se describen en la documentacin correspondiente al producto Sharp vinculado con Sharpdesk.
Descripcin general
Con Sharpdesk podr:
Digitalizar imgenes y documentos: Sharpdesk funciona con el escner para permitirle leer documentos en papel en su PC utilizando todo un conjunto de opciones y controles de digitalizacin proporcionados por un escner TWAIN o por una copiadora Sharp con la opcin Kit de expansin de escner de red . Sharpdesk le ofrece tanto opciones de digitalizacin sencillas como opciones avanzadas, lo que le proporciona un control absoluto de las preferencias de digitalizacin. Convertir imgenes a texto: las imgenes de texto digitalizadas con Sharpdesk se pueden convertir a texto editable y utilizarse con los procesadores de texto convencionales. Sharpdesk utiliza un avanzado sistema de Reconocimiento ptico de Caracteres (OCR) que conserva incluso la presentacin de los documentos. Tambin puede convertir una imagen que contenga texto a un formato de procesador de texto simplemente arrastrndola a la zona de salida de Sharpdesk. Preparar documentos listos para produccin: gracias a Sharpdesk Composer, puede combinar archivos de distinto tipo en un nico documento listo para produccin. Por ejemplo, combinar un archivo de Word con uno de Excel y despus aadir un archivo de Lotus. Por lo general, cualquier aplicacin capaz de enviar documentos a una impresora puede aadir pginas a un documento Composer. Ordenar las pginas tal y como desee que aparezcan y a continuacin imprimir todo el documento en conjuntos grapados, con un solo viaje a la impresora para recoger los nuevos documentos. Ver sus imgenes: con Sharpdesk Imaging, podr visualizar de un modo rpido y fcil las imgenes guardadas, digitalizadas o procedentes de una cmara digital. Distribuir sus documentos: distribuir documentos a travs del correo electrnico o imprimir copias con tan slo arrastrar un archivo a un icono en la zona de salida de Sharpdesk.y exportar imgenes y documentos: importar, guardar y gestionar imgenes y Importar documentos .BMP, .JPG, .PCX, .TIF, o .PDF directamente desde Sharpdesk. Usar funciones avanzadas de Bsqueda: buscar imgenes y documentos utilizando una amplia gama de criterios de bsqueda como, por ejemplo, una palabra, una frase o una lista de palabras. Buscar imgenes o documentos determinados especificando una ruta de acceso, el tipo de imagen/documento, la fecha de modificacin, el tamao de la imagen/documento, las propiedades de un documento o los operadores booleanos and, or, not o near..
Acerca de esta gua

La presente Gua del usuario considera que dispone de conocimientos bsicos acerca del funcionamiento de Windows y que est familiarizado con la terminologa propia de Windows. Esto implica conocer la forma de arrancar el sistema y de navegar en un entorno Windows, as como llevar a cabo operaciones bsicas como copiar, imprimir y mover documentos. Si desea obtener ayuda sobre la forma de utilizar Windows o Internet Explorer, consulte la documentacin del usuario de Microsoft Windows.
Contenido de la Gua del usuario

La presente gua se divide en los siguientes captulos:
Captulo 1, Introduccin
Una breve descripcin de las caractersticas de Sharpdesk, sus opciones, los requisitos del sistema y el contenido de la Gua del usuario.
Captulo 2, Instalacin de Sharpdesk

Describe el proceso de instalacin y la forma de desinstalar el software.
Captulo 3, Descripcin general de Sharpdesk

En este captulo se describe la forma de navegar y trabajar con Sharpdesk, incluidas las opciones de mens y la barra de herramientas.
Captulo 4, Trabajar con Sharpdesk

En este captulo se describe la forma de cambiar la presentacin de las imgenes y los documentos en Sharpdesk, as como la manera de organizarlos, incluida la forma de abrir, guardar, copiar y mover documentos. Describe las opciones y controles de Sharpdesk, incluida la forma de seleccionar un escner, digitalizar una imagen con Sharpdesk y ajustar las opciones de digitalizacin.
Captulo 5, Buscar con Sharpdesk

En este captulo se describe la forma de buscar imgenes y documentos utilizando las funciones de bsqueda avanzada de Sharpdesk, las que permiten emplear criterios tales como una palabra o una frase, as como los operadores booleanos and, or, not o near.
Captulo 6, Componer con Sharpdesk

Sharpdesk Composer le ofrece la forma ms fcil de crear documentos listos para produccin. En este captulo se describe la forma de combinar y organizar documentos y de imprimir un documento final.
Captulo 7, Sharpdesk Imaging

En este captulo se describe el conjunto de herramientas para ver imgenes, incluido el ajuste de la presentacin, la impresin de imgenes y el ajuste de las opciones predeterminadas de Imaging. En este captulo se describe la forma de convertir imgenes a un formato que se pueda utilizar con su procesador de textos; ofrece consejos tiles sobre lo que se puede hacer una vez convertidas. Lista de trminos que se utilizan en la gua o relacionados con el procesamiento de imgenes.
Captulo 8, Conversin de imgenes a texto
Captulo 9, Glosario
Definicin de trminos
Cuando trabaje con Sharpdesk, debe tener en cuenta el significado de los siguientes trminos:
Imgenes
En Sharpdesk, el trmino imagen se refiere a los elementos que pueden cargarse en Imaging.
Dispositivos
Un dispositivo es un aparato de hardware, por ejemplo, un escner, una impresora, un fax, una cmara digital o una copiadora.
OCR
Reconocimiento ptico de Caracteres (Optical Character Recognition, OCR). Tecnologa que permite convertir imgenes a un formato compatible con los procesadores de texto comunes.
Ayuda en pantalla de Sharpdesk

La ayuda en pantalla ofrece instrucciones paso a paso para llevar a cabo tareas de Sharpdesk. Es posible acceder a la ayuda en pantalla a travs del men Ayuda de cada aplicacin.
2.
Captulo 2 Instalacin de Sharpdesk

Procedimiento de instalacin
La instalacin del software Sharpdesk es sencilla y directa. Al instalar Sharpdesk, la serie completa de aplicaciones que incluye: Sharpdesk, Composer e Imaging, se cargan en el PC.
Ubicacin del software

De forma predeterminada, el software Sharpdesk se instala en la unidad predeterminada de arranque (normalmente C:\) en la carpeta Sharpdesk (la ruta completa es C:\Archivos de programa\Sharp\Sharpdesk\), a menos que se especifique una unidad o carpeta distintas durante la instalacin. El proceso de instalacin tambin modifica algunos archivos del sistema para que todos los componentes de Sharpdesk funcionen correctamente.
Ubicacin de los archivos de usuario

Tambin se puede especificar la ubicacin en la que se guardarn los documentos y las imgenes con los que trabaje en Sharpdesk. A menos que se especifique lo contrario, el programa de instalacin crea una nueva carpeta Sharpdesk Desktop, as como subcarpetas en la unidad de arranque predeterminada (normalmente C:\). Si se especifica una ubicacin distinta para los archivos de datos, se recomienda no asignarlos a la misma carpeta (o subcarpeta) que el software Sharpdesk, ya que todas las carpetas de ste se borrarn si se desinstala la aplicacin.
Instalacin de Sharpdesk desde CD

Para instalar Sharpdesk desde un CD: 1. Si se encuentra abierta alguna aplicacin de Windows, cirrela para asegurarse de que el software se instala correctamente. De forma especfica, los programas antivirus como Norton AntiVirus pueden notificar falsos avisos si no se desactivan antes de la instalacin. 2. Inicie sesin en su ordenador con una ID de usuario que posea privilegios de administrador. Nota: Windows XP, Vista permite a los usuarios no administradores realizar tareas de administradores si inician sesin como administradores, sin embargo, esto no ocurre con Sharpdesk. Si aparece un cuadro de dilogo de Windows de "Ejecutar como", canclelo e inicie sesin como administrador antes de empezar o de de continuar con la instalacin de Sharpdesk. 3. Inserte el CD de instalacin en la unidad de CD-ROM. En unos pocos instantes, aparece automticamente en la pantalla del monitor la pantalla de presentacin del programa de instalacin. Si no aparece la pantalla de presentacin (debido, por ejemplo, a que se ha desactivado la funcin Auto Run de Windows), ejecute el programa Setup.exe desde el directorio \Sharpdesk del CD. NOTA: Si el CD contiene varios idiomas, es preciso seleccionar un idioma en primer lugar.
Pantalla de presentacin del programa de instalacin de Sharpdesk
4. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para llevar a cabo la instalacin. 5. Una vez finalizada la instalacin, puede que se le solicite que reinicie el ordenador. Si es as, es necesario reiniciar el ordenador para poder utilizar Sharpdesk. Recuerde iniciar sesin de nuevo con el mismo nombre de usuario con el que empez la instalacin. Si no lo hace de este modo, puede que la instalacin no se complete correctamente.
Durante la instalacin o, en su caso, al reiniciar el ordenador, se crea una carpeta en el directorio Archivos de programa (o en la ubicacin especificada en la instalacin) que contiene todos los archivos de software de Sharpdesk, Composer e Imaging. Tambin se aadir la entrada Sharpdesk al men Inicio/Programas con los archivos de software de Sharpdesk e Imaging. Por ltimo, se coloca en el escritorio un acceso directo a Sharpdesk con el fin de facilitar la apertura de la aplicacin.
Desinstalacin de Sharpdesk
Si necesita desinstalar Sharpdesk, puede hacerlo utilizando el siguiente procedimiento estndar de Windows para desinstalar software. 1. Haga clic en el botn Inicio de Windows, a continuacin en Configuracin y por ltimo en Panel de control. 2. Haga doble clic en Agregar o quitar programas.
Cuadro de dilogo Propiedades de Agregar o quitar programas
3. En el cuadro de dilogo Propiedades de Agregar o quitar programas, recorra la lista de programas y haga clic en Sharpdesk. 4. Haga clic en Cambiar/Quitar. 5. Cuando aparezca el mensaje de confirmacin, haga clic en OK para finalizar la desinstalacin de Sharpdesk. Tenga en cuenta que el proceso de desinstalacin no eliminar los archivos con documentos o carpetas creadas o modificadas despus de la instalacin de Sharpdesk. Los archivos de datos instalados con Sharpdesk (Ejemplos de bsqueda, por ejemplo) se eliminarn durante la desinstalacin si no han sido modificados. 6. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades de Agregar o quitar programas. La opcin del men Desinstalar, en el men Inicio de Windows abre igualmente el proceso.
NOTA: Si desinstala el programa Sharpdesk Imaging, puede perder el visualizador de archivos de imagen. El programa Imaging para Windows, que puede instalarse mediante la ficha Instalacin de Windows del cuadro de dilogo Propiedades de Agregar o quitar programas, puede instalarse desde un soporte Microsoft para que acte como su programa visualizador de imgenes.
3.
Captulo 3 Descripcin general de Sharpdesk

Introduccin
Sharpdesk es una aplicacin para Windows que proporciona una organizacin integrada para todo tipo de imgenes y documentos electrnicos y en papel. Con Sharpdesk podr:
Digitalizar y ver documentos. Convertir imgenes a documentos de texto. Organizar documentos e imgenes en las carpetas de Windows Enviar documentos por correo electrnico.
Gracias a Sharpdesk, trabajar con los dispositivos conectados al ordenador (escner, impresora o cmara digital) resulta ms eficaz, fcil y productivo que nunca.
Inicio de Sharpdesk
Puede iniciar Sharpdesk desde el men Inicio de Windows haciendo clic en Inicio, a continuacin en Programas, despus en Sharpdesk y finalmente en Sharpdesk. Tambin puede iniciar la aplicacin desde el escritorio de Windows, mediante un doble clic en el icono de acceso directo a Sharpdesk.
Barra de mens
Barra de herramientas
Ventana de carpetas Barra de estado
rea de trabajo
Ventana principal de Sharpdesk
Zona de salida
Las carpetas y los archivos que aparecen en la ventana de carpetas o en el rea de trabajo se seleccionan mediante un clic. Una vez seleccionados, puede mostrar la informacin o hacer clic con el botn derecho para ejecutar comandos. Tambin puede seleccionar un comando de la barra de mens, la barra de herramientas o la zona de salida. Sharpdesk le ofrece una nueva forma cmoda de ver, organizar y distribuir los archivos. Sharpdesk se compone de los siguientes elementos:
Barra de mens
La barra de mens incluye todos los comandos disponibles en Sharpdesk para realizar las tareas necesarias, desde abrir y mostrar documentos hasta acceder al servicio de asistencia en Internet.
Ventana de carpetas
La ventana de carpetas le proporciona acceso a los archivos y los recursos del sistema. Se puede utilizar igual que el Explorador de Windows para localizar y mostrar informacin de Sharpdesk o de las carpetas y unidades.
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La barra de herramientas proporciona un acceso rpido a los comandos principales y a otras aplicaciones de Sharpdesk, como por ejemplo, Sharpdesk Composer e Imaging. En aquellas ocasiones en las que no es posible ejecutar un comando o una aplicacin, el botn de la barra de herramientas est atenuado y no se puede seleccionar. (Excepcin: el botn Adquirir se atena tras la primera ejecucin cuando no se encuentra disponible.) Para ver lo que permite realizar la opcin de la barra de herramientas, site el cursor del ratn directamente sobre el icono de la barra y aparecer una breve descripcin de la funcin.
rea de trabajo
El rea de trabajo muestra el contenido de la carpeta seleccionada en una presentacin de imgenes en miniatura. Desde el rea de trabajo, se puede seleccionar un archivo para trabajar y a continuacin visualizarlo, convertirlo a texto o imprimirlo.
Zona de salida
La zona de salida de Sharpdesk muestra iconos de los distintos destinos a los que se pueden enviar los archivos. La zona de salida permite imprimir, enviar por fax o por correo electrnico, convertir imgenes a texto, comprimir imgenes en archivos PDF y transferir archivos a otras aplicaciones con una simple operacin arrastrar y soltar.
Barra de estado
La barra de estado muestra informacin sobre el archivo seleccionado adems de las definiciones de la barra de herramientas y los comandos. Las definiciones aparecen cuando se mueve el cursor del ratn sobre un comando u opcin de la barra de herramientas, al igual que con la barra de estado de Windows.
Barras de desplazamiento
Si no es posible mostrar todo el contenido de la carpeta o del rea de trabajo en la ventana actual, Sharpdesk proporciona barras de desplazamiento que permiten ver toda la informacin disponible.
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Navegar en Sharpdesk
Trabajar con Sharpdesk resulta muy sencillo. Est diseado para permitirle encontrar las imgenes y los documentos de forma rpida utilizando la ventana de carpetas, la barra de mens y la barra de herramientas.
Trabajar con la ventana de carpetas

La ventana de carpetas aparece de forma predeterminada en la parte izquierda de la pantalla de Sharpdesk. La ventana de carpetas se puede utilizar de la misma forma que el Explorador de Windows para localizar y mostrar informacin de Sharpdesk, el disco duro o cualquier unidad de red que se encuentre conectada. En la ventana de carpetas se puede ver tanto la jerarqua del contenido de las carpetas y unidades como el contenido de cada una de las carpetas seleccionadas en el rea de trabajo. Haga clic en una de las carpetas para ver los archivos que contiene en el rea de trabajo.
El escritorio de Sharpdesk contiene archivos y documentos importantes que se utilizan con frecuencia.
Utilice la ventana de carpetas igual que el Explorador de Windows, para buscar, seleccionar y gestionar sus documentos.
Ventana de carpetas de Sharpdesk
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Nota: La eliminacin o cambiar el nombre de archivos o capetas del sistema puede dar lugar a que Windows u otras aplicaciones queden inestables. No elimine ni cambie el nombre de archivos o carpetas sin conocer las consecuencias. Opciones con el botn derecho Haga clic con el botn derecho del ratn en una de las carpetas de la ventana para mostrar un men emergente con opciones similares a las del Explorador, que permiten llevar a cabo las siguientes acciones:
Nueva carpeta: crea una carpeta nueva en la ubicacin actual. Cambiar nombre: asigna un nuevo nombre a la carpeta seleccionada. Eliminar: eliminar la carpeta seleccionada y la enva a la papelera de reciclaje de Windows. Carpetas de Sharpdesk: agrega un acceso directo a una carpeta en la ventana Carpeta de Sharpdesk, reorganiza las carpetas en la ventana Carpeta o elimina accesos directos a carpetas de la ventana Carpeta. Copiar: copia el contenido de la carpeta seleccionada al Portapapeles. Pegar: pega el contenido del portapapeles en la ubicacin actual. Propiedades: muestra informacin sobre las propiedades de la carpeta seleccionada.
Haga clic con el botn derecho del ratn en el rea de trabajo (fuera de cualquier documento) para mostrar un men emergente con opciones similares a las del Explorador, que permiten llevar a cabo las siguientes acciones:
Digitalizar documento...: muestra el cuadro de dilogo Digitalizacin, que le permite configurar las opciones de digitalizacin y, a continuacin, digitalizar una imagen en Sharpdesk. Pegar: pega el contenido del Portapapeles en la ubicacin actual. Buscar: muestra la pgina de bsqueda Desde escner o cmara...: muestra el cuadro de dilogo Dispositivo, que le permite seleccionar un escner o una cmara. A continuacin aparece el cuadro de dilogo Digitalizacin (que ser diferente para cada dispositivo), donde puede configurar opciones de digitalizacin para el dispositivo WIA seleccionado y digitalizar una imagen en Sharpdesk. Esta funcin slo est disponible en Windows XP, Vista. Seleccionar todo: selecciona todos los documentos de la carpeta actual. Organizar: ordena las miniaturas segn nombre, fecha, tamao, tipo o coloca todas las nuevas carpetas al final de la carpeta (Desactivar Organizar Automticamente). Preferencias...: Establece las preferencias para ver las imgenes en miniatura, el nombre y ubicacin nuevos del archivo digitalizado, las opciones de conversin a texto, de compresin de imgenes y de resolucin de exportacin de imgenes.
Haga clic con el botn derecho del ratn en uno de los documentos del rea de trabajo para mostrar un men emergente con opciones similares a las del Explorador, que permiten llevar a cabo las siguientes acciones:
Abrir: abre el archivo seleccionado. Si se ha seleccionado una imagen legible, abre Imaging. Copiar: copia los archivos seleccionados al Portapapeles. Combinar: apila dos o ms pginas en un solo archivo.
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Dividir: divide un archivo de imagen compuesto por varias pginas en dos archivos. Rotar: rota el archivo seleccionado 90o a la izquierda o a la derecha. Cambiar nombre: asigna un nuevo nombre al archivo seleccionado. Eliminar: elimina el archivo seleccionado y lo enva a la papelera de reciclaje de Windows. Enviar como: adjunta el archivo seleccionado a un mensaje de correo utilizando el cliente de correo electrnico predeterminado del ordenador del usuario. Si el archivo seleccionado es .SDF y se ha seleccionado el formato PDF, el archivo se convierte a PDF antes de iniciarse el cliente de correo electrnico. Los archivos .SDF son los nicos que se pueden convertir a .PDF antes de ser enviados. Propiedades: muestra informacin sobre las propiedades del archivo seleccionado.
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Men de Sharpdesk
El men de Sharpdesk le ofrece las siguientes opciones:
MEN ARCHIVO Nueva carpeta Abrir Cambiar nombre Eliminar DESCRIPCIN Crea una carpeta nueva en la ubicacin actual. Abre el archivo o carpeta seleccionados. Si se ha seleccionado una imagen legible, abre Imaging. Permite cambiar el nombre del archivo o carpeta seleccionados. Elimina el archivo o carpeta seleccionados y los enva a la papelera de reciclaje de Windows.
Carpetas de Sharpdesk Muestra el cuadro de dilogo Carpetas de Sharpdesk, que le permite agregar un acceso directo a una carpeta en la ventana Carpeta de Sharpdesk, reorganizar la forma en que las carpetas se muestran en la ventana Carpeta o eliminar un acceso directo a una carpeta de la ventana Carpeta. Imprimir Adquirir imagen Imprime el archivo seleccionado. Para ello, abre la aplicacin nativa y lleva a cabo la impresin en la impresora predeterminada del sistema. Muestra la interfaz de usuario del controlador TWAIN (diferente para cada tipo de escner), que le permite configurar varias opciones y a continuacin digitalizar una imagen en Sharpdesk. Si desea obtener ms informacin, consulte el Captulo 4, Trabajar con Sharpdesk. Selecciona un controlador de digitalizacin TWAIN para utilizarlo en la digitalizacin de imgenes y documentos. Muestra el cuadro de dilogo Dispositivo, que le permite seleccionar un escner o una cmara. A continuacin aparece el cuadro de dilogo Digitalizacin (que ser diferente para cada dispositivo), donde puede configurar opciones de digitalizacin para el dispositivo WIA seleccionado y digitalizar una imagen en Sharpdesk. Esta funcin slo est disponible en
Seleccionar escner Desde escner o cmara
Windows XP, Vista.

Enviar como Adjunta el archivo seleccionado a un mensaje de correo utilizando el cliente de correo electrnico del PC. Si el archivo seleccionado es .SDF y se ha seleccionado el formato PDF, el archivo se convierte a PDF antes de iniciarse el cliente de correo electrnico. Los archivos .SDF son los nicos que se pueden convertir a .PDF antes de ser enviados. Muestra informacin sobre las propiedades del archivo seleccionado. Sale y cierra Sharpdesk. DESCRIPCIN Copia el archivo o carpeta seleccionados al Portapapeles. Pega el contenido del Portapapeles en la ubicacin actual. Apila dos o ms pginas en un solo archivo. Divide un archivo de imagen compuesto por varias pginas en dos archivos. Rota el archivo seleccionado 90o a la izquierda o a la derecha. Selecciona todos los documentos de la carpeta actual.
Propiedades Salir MEN EDICIN Copiar Pegar Combinar Dividir Rotar Seleccionar todo
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MEN VER Carpetas Barras de herramientas Barra de estado Zona de salida Actualizar Organizar
DESCRIPCIN Alterna la vista predeterminada de carpetas. Alterna la barra de herramientas, las etiquetas de texto y los botones grandes. Alterna la barra de estado. Alterna la presentacin de la Zona de salida. Actualiza las imgenes en miniatura del rea de trabajo. Organiza las imgenes en miniatura por nombre, fecha, tipo o tamao. Seleccione Desactivar Organizar Automticamente para aadir todos los nuevos archivos al final de la carpeta, sin importar su nombre, fecha, tipo o tamao. Si la imagen en miniatura tiene ms de una pgina, muestra la siguiente. Si la imagen en miniatura tiene ms de una pgina, muestra la anterior. Inicia el Explorador de Windows. DESCRIPCIN Configura los dispositivos Sharp conectados. Establece las preferencias para ver las imgenes en miniatura, el nombre y ubicacin nuevos del archivo digitalizado y las opciones de conversin a texto y de resolucin de exportacin de imgenes. Restablece la vista en miniatura en la carpeta que est abierta. Muestra la pgina de bsqueda, donde se puede ver, editar o crear una base de datos de ndices, ver o cambiar el programa de indexacin, ver los resultados de la ltima bsqueda o mostrar la pgina Propiedades de bsqueda. Inicia el componente Composer de Sharpdesk. Inicia el componente Imaging de Sharpdesk. DESCRIPCIN Muestra la pgina de Internet relativa a la informacin sobre productos Sharp. DESCRIPCIN Imprime una copia individual de la imagen en la impresora predeterminada. Para imprimir en otra impresora, haga clic en la flecha Abajo y seleccione la impresora que desea usar. Enva la imagen/documento a la utilidad de fax residente en el servidor, lo que permite transmitir la imagen/documento a travs de una lnea telefnica. Inicia la aplicacin de correo electrnico e inserta la imagen/documento seleccionado como un archivo adjunto. Enva la imagen/documento a travs del sistema OCR (reconocimiento ptico de caracteres) y la/lo muestra en el editor seleccionado.
Pgina siguiente Pgina anterior Iniciar Explorador MEN HERRAMIENTAS Configuracin del producto Preferencias
Escritorio Buscar
Composer Imaging MEN INTERNET Informacin sobre productos Sharp MEN ZONA DE SALIDA Imprimir
FAX Correo electrnico Convertir por OCR
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Composer
Imprime el documento utilizando el controlador de impresora Sharpdesk Composer y abre el componente Composer.
ICT (Image Compression Convierte las imgenes en archivos PDF utilizando el algoritmo de Tool) compresin JPEG 2000 para que el tamao del archivo sea menor. Aplicacin Permite acceder a otras aplicaciones desde la zona de salida. En el ejemplo anterior se ha agregado Microsoft Paint a la zona de salida. Para agregar una aplicacin al botn Aplicacin, seleccione Preferencias en el men Herramientas como se describe ms abajo. DESCRIPCIN Muestra la ayuda en pantalla de Sharpdesk. Muestra la versin de producto de Sharpdesk y la informacin sobre los derechos de propiedad intelectual.
AYUDA Contenido e ndice Acerca de Sharpdesk...
Barra de herramientas de Sharpdesk

La barra de herramientas de Sharpdesk proporciona un acceso rpido a los comandos principales y a otras aplicaciones de Sharpdesk, como por ejemplo, Composer o Imaging. Para ver una breve descripcin emergente del comando, mueva suavemente el ratn sobre el icono correspondiente.
Barra de herramientas de Sharpdesk La barra de herramientas le permite llevar a cabo las siguientes funciones:
BOTN Adquirir DESCRIPCIN Muestra la interfaz de usuario del controlador TWAIN (diferente para cada tipo de escner), que le permite configurar varias opciones y a continuacin digitalizar una imagen en Sharpdesk. Si desea obtener ms informacin, consulte el Captulo 4, Trabajar con Sharpdesk. Copia el archivo o carpeta seleccionados al Portapapeles. Pega el contenido del Portapapeles en la ubicacin actual. Apila dos o ms pginas en un solo archivo. Divide un archivo de imagen compuesto por varias pginas en dos archivos. Rota el archivo seleccionado 90o a la izquierda o a la derecha. Ordena una carpeta seleccionada que se muestra en el rea de trabajo segn su nombre, tamao, tipo o fecha. La seleccin actual se usar para ordenar las vistas en miniatura de cada carpeta seleccionada. Si la carpeta recibe muchos archivos nuevos, quizs quiera desactivar la organizacin automtica. Esto har que cada nuevo archivo aparezca al final de la carpeta. Inicia el Explorador de Windows. Restablece la vista en miniatura en la carpeta que est abierta. Muestra la pgina de bsqueda, donde se puede ver, editar o crear una base de datos de ndices, ver o cambiar el programa de indexacin, ver los resultados de la ltima bsqueda o mostrar la pgina Propiedades de bsqueda. Inicia Composer, que permite combinar pginas de varios documentos en un nuevo documento de Sharpdesk. Si desea obtener ms informacin, consulte el Captulo
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Copiar Pegar Combinar Dividir Rotar Organizar
Explore Escritorio Buscar
Composer
6, Componer con Sharpdesk. Imaging Inicia Imaging, que permite ver imgenes y documentos. Si desea obtener ms informacin, consulte el Captulo 7, Sharpdesk Imaging.
Zona de salida de Sharpdesk

La Zona de salida de Sharpdesk permite realizar funciones simplemente arrastrando y soltando el archivo seleccionado al botn correspondiente de la Zona de salida. Tambin puede resaltar un archivo y hacer clic en el botn de la Zona de salida que desee. Para cambiar el destino de un botn de la Zona de salida, haga clic en la flecha hacia abajo situada a su derecha y realice otra seleccin en el men desplegable que aparece.
Zona de salida
La zona de salida, cuando est habilitada, aparece a la derecha del rea de trabajo de Sharpdesk. Los botones Imprimir, Fax y Correo electrnico aparecen si el ordenador tiene instalado el software correspondiente. Por ejemplo, si no dispone de un controlador de fax (con fax en algn lugar de su nombre) instalado, el botn Fax no aparece. Sucede lo mismo en el caso del botn Correo electrnico si el ordenador no tiene un cliente de correo compatible con MAPI instalado: ETIQUETA DESCRIPCIN
Imprimir Imprime una sola copia de la imagen en la impresora predeterminada. Para imprimir en otra impresora, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione la impresora que desee. Enva la imagen o documento a la utilidad de fax del host para transmitirlo por lnea telefnica. Inicia la aplicacin de correo electrnico insertando la imagen o documento seleccionado como un archivo adjunto. Enva la imagen o documento a travs del sistema OCR (reconocimiento ptico de caracteres) y lo muestra en el editor seleccionado.
Fax Correo electrnico Convertir por OCR
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Componer
Imprime el documento utilizando el controlador de impresin Sharpdesk Composer y abre el componente Composer.
ICT (Image Compression Tool) Convierte las imgenes en archivos PDF utilizando el algoritmo de compresin JPEG 2000 para que el tamao del archivo sea menor. Aplicacin Permite acceder a otras aplicaciones desde la zona de salida. En el ejemplo anterior, se ha aadido Microsoft Paint a la zona de salida. Para aadir una aplicacin al botn Aplicacin, utilice el elemento de men Herramientas/Preferencias, que se describe ms adelante.
Salir de Sharpdesk
Para salir y cerrar Sharpdesk, seleccione el comando Salir del men Archivo.
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4.
Captulo 4 Trabajar con Sharpdesk

Introduccin
Gracias a Sharpdesk, resulta sencillo identificar, localizar y organizar archivos. En este captulo se describe la forma de trabajar con cada una de las opciones que ofrece Sharpdesk.
Ver imgenes y documentos

Cuando se abre una carpeta en Sharpdesk, los documentos incluidos en la misma se visualizan como imgenes en miniatura. Si el nmero de documentos de una carpeta supera el rea de trabajo disponible, aparecen barras de desplazamiento horizontal o vertical. Se pueden utilizar para desplazarse por el rea de trabajo y ver todos los documentos.
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Trabajar en una carpeta

En la ventana de las carpetas, haga clic sobre la carpeta que desee. Los documentos incluidos en la carpeta aparecen en el rea de trabajo. Cada uno de los documentos aparece como una imagen en miniatura, indicando el nombre y el tipo de archivo. Tenga en cuenta que la generacin de imgenes reducidas requiere tiempo cuando se selecciona una carpeta por primera vez.
La vista de imgenes en miniatura muestra cada archivo en miniatura.
Ver archivos como imgenes en miniatura
Para recorrer un documento compuesto por varias pginas, haga clic en el mismo para seleccionarlo y, a continuacin, haga clic en una de las fichas situadas a ambos lados de la imagen en miniatura, cerca de la parte superior. Tambin puede utilizar las opciones Pgina siguiente y Pgina anterior del men Ver. Al desplazarse a la segunda pgina de un documento compuesto por varias pginas, Sharpdesk se adelantar y leer todas las pginas a fin de estar preparado para la siguiente solicitud de pgina. El ttulo de la imagen en miniatura indica el nmero de la pgina actual y el nmero total de pginas contenidas en el documento, separadas por el carcter \. (En el caso de muchos documentos, puede ser necesario tener que desplazarse por todo el documento para poder determinar el nmero total de pginas. Hasta que no se conozca el recuento de pginas totales del archivo, slo se mostrar el nmero de pgina actual). Puede retroceder hasta la primera pgina del documento por medio de la opcin Pgina anterior del men Ver. Tenga en cuenta que los nmeros que aparecen en las vistas en miniatura son slo una aproximacin del nmero de pginas conocidas para la aplicacin que cre el archivo; los nmeros de pgina de las vistas en miniatura puede que no coincidan con los que usa la aplicacin. De manera parecida, los saltos de pgina que se muestran en la vista en miniatura pueden no coinicidir con los que muestra la aplicacin. El rea de trabajo se organiza automticamente en base a la opcin seleccionada por medio del botn Organizar de la barra de herramientas. Las imgenes en miniatura se pueden clasificar por nombre, fecha, tamao (del archivo) o tipo. Siempre que se aaden nuevos documentos al rea de trabajo, las imgenes en miniatura se reorganizan en base al valor actual de la opcin Organizar, de manera que el nuevo documento ocupa la posicin que le corresponde. Si desea que los nuevos archivos que llegan a la carpeta se coloquen al final, seleccione Desactivar autoordenacin; permanecern en esa posicin hasta que actualice la ventana.
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Si el documento no puede mostrarse como vista en miniatura, (por ejemplo, puede ser un archivo comprimido en "zip" o puede estar protegido mediante contrasea) se mostrar en el rea de trabajo de la siguiente manera:
Si el documento es un archivo PDF cifrado, no se puede mostrar como vista en miniatura. En su lugar, se mostrar el siguiente icono para representar a un archivo PDF cifrado.
Si las vistas en miniatura no aparecen como se esperaba, seleccione el comando Actualizar del men Ver o pulse la tecla 'F5' del teclado para corregir el problema.
Trabajar con imgenes

Combinar Puede combinar documentos que contienen imgenes .TIF en el rea de trabajo haciendo clic en una imagen y colocndola sobre la imagen con la que desea combinarla. Tambin puede combinar imgenes haciendo clic en las imgenes que desea usar (mantenga pulsada la tecla Mayscula para seleccionar varias imgenes) y seleccionando el comando Combinar en el men Edicin, o el botn Combinar de la barra de herramientas. Tambin puede combinar documento .SDF de la misma forma. Dividir Puede dividir documentos .TIF y .SDF de varias pginas en documentos individuales; para ello, haga clic en el documento deseado, recorra las pginas en miniatura hasta llegar al punto donde desea dividir el documento y seleccione el comando Dividir en el men Edicin, o el botn Dividir de la barra de herramientas. La operacin de divisin situar la miniatura seleccionada en la parte superior de uno de los dos documentos resultantes. Rotar Puede rotar un archivo de imagen .TIF 90 grados a la izquierda o a la derecha haciendo clic en el archivo y seleccionando la opcin deseada en el comando Rotar del men Edicin (o en la barra de herramientas). Tenga presente que en el caso de un documento de varias pginas, se girarn todas las pginas contenidas en el documento. Abra el archivo con Sharpdesk Imaging (tal y como se describe en el Captulo 7: Sharpdesk Imaging) para realizar operaciones que no se permiten en las vistas en miniatura en Desktop.
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Control de la presentacin del escritorio

Sharpdesk le permite personalizar el escritorio segn sus preferencias: Seleccione el comando Preferencias en el men Herramientas y haga clic en la ficha Escritorio (si no est activa).
Opciones de presentacin del escritorio
Cambiar el tamao de las imgenes en miniatura Para cambiar el tamao de las imgenes en miniatura, haga clic en la opcin que desee: Pequeo, Mediano o Grande. Aadir o eliminar una aplicacin en la zona de salida Las aplicaciones disponibles en la zona de salida se muestran en el cuadro de lista Zona de salida. Para aadir una aplicacin, haga clic en el botn Aadir e introduzca la ruta del programa que
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desea aadir a la zona de salida o utilice el botn Examinar para buscar y seleccionar el programa. Despus de seleccionar la aplicacin, haga clic en Aceptar. Para eliminar una aplicacin de la zona de salida, seleccione su nombre en el cuadro de lista Zona de salida y haga clic en el botn Quitar. Configurar la carpeta de entrada de Sharpdesk Si desea que siempre que entre en Sharpdesk aparezca la carpeta del escritorio de Sharpdesk, quite la marca de la casilla Recordar ltima carpeta. En cambio, si desea entrar en Sharpdesk con la ltima carpeta utilizada, marque la casilla. Para guardar la configuracin, haga clic en Aceptar.
Ver archivos de imagen (No disponible para Windows Vista)

Sharpdesk le permite elegir varios tipos de archivo de imagen para visualizarlos con Sharpdesk Imaging. Para hacerlo, elija el comando Preferencias del men Herramientas y haga clic en la pestaa Archivos de imaging:
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Opciones de gestin de archivos de imagen
Configurar los tipos de archivos que se visualizaran con Sharpdesk Imaging (No disponible para Windows Vista) Se muestra una lista con los tipos de archivos que pueden verse con Imaging. Slo tiene que seleccionar la casilla que est junto al tipo de archivo que quiere que Imaging abra cuando se hace doble clic en archivos de ese tipo. Notificacin de cambios en el visor de tipos de archivo (No disponible para Windows Vista) Otros programas tambin permiten ver tipos de archivos con imagen. Si esos programas se instalan despus de Sharpdesk pueden cambiar de manera automtica la asociacin con Sharpdesk Imaging que se realiz cuando se instal Sharpdesk Imaging. Cuando se inicia Sharpdesk, comprueba si al menos los archivos .TIF estn an asociados con Sharpdesk Imaging. Si no, se muestra un mensaje que lo indica:
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Si desea que Sharpdesk Imaging muestre sus archivos .TIF, haga clic en S. Se configurar Sharpdesk para que abra sus archivos .TIF cuando se haga doble clic en ellos. Si desea que el programa registrado en la actualidad muestre sus archivos .TIF, haga clic en "No". Esto permitir que el programa actual abra sus archivos .TIF cuando se haga doble clic sobre ellos. Si no desea ver este mensaje de nuevo, haga clic en la casilla de verificacin No volver a preguntarme esto. [Si cambia de opinin ms tarde, puede reestablecer el vnculo con Sharpdesk Imaging mediante el men Herramientas/Preferencias].
Ajuste de las opciones de exportacin

Tanto Sharpdesk como Sharpdesk Composer permiten adjuntar y enviar archivos a travs del correo electrnico. Sharpdesk Composer adems permite exportar archivos de Composer como archivos de formato Adobe Acrobat (.PDF). (Para obtener ms informacin, consulte el captulo 6, Componer con Sharpdesk.) Si tiene instalado el software Adobe PDFWriter (versin 5 o posterior) en su equipo, Sharpdesk utilizar dicho controlador para crear el archivo PDF. Si no tiene instalado Adobe PDFWriter, Sharpdesk crear un archivo de imagen PDF. La ficha Exportar controla el proceso de generacin PDF para el archivo PDF de imagen proporcionado por Sharpdesk. No afecta los controles que Adobe incluye en su software. Si su estacin de trabajo esta limitada en recursos, la conversin de una imagen de gran tamao a un archivo PDF de 300 dpi puede tardar bastante tiempo y requerir una cantidad de espacio en disco considerable. Asimismo, si desea enviar un archivo grande por correo electrnico, la conversin a un archivo PDF de 300 dpi y el envo pueden consumir los recursos de su aplicacin de correo electrnico o de la del destinatario, adems de superar las restricciones de tamao de los archivos adjuntos de correo electrnico que imponen algunos proveedores de servicios de Internet. En estos casos, puede ser til modificar los ajustes predeterminados de resolucin de imagen para exportacin. Para ello, seleccione el comando Preferencias del men Herramientas de Sharpdesk y haga clic en la ficha Exportar.
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Cuadro de dilogo
Cambiar la resolucin predeterminada de exportacin Para cambiar la resolucin predeterminada de exportacin, pulse y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn en la barra deslizante del cuadro Ajustes de calidad y arrstrela hasta que indique la resolucin de conversin de imgenes deseada. Si arrastra la barra hacia la izquierda, el tiempo de conversin y el tamao de las imgenes convertidas sern menores. Si la arrastra hacia la derecha, obtendr imgenes de mayor calidad. Cambiar los ajustes de color Si prefiere obtener un archivo de tamao reducido en lugar de una reproduccin en color para los archivos exportados, seleccione el ajuste Blanco y negro para crear el archivo de menor tamao posible. Si selecciona el ajuste Color, se generar una reproduccin en color ms fidedigna. Para guardar la configuracin de exportacin, haga clic en Aceptar.
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Ver las propiedades de un documento

El cuadro de dilogo Propiedades muestra informacin detallada acerca de un documento. Para ver la informacin sobre las propiedades de un documento: 1. Haga clic en el documento del cual desee ver los detalles en el rea de trabajo y seleccione Propiedades en el men Archivo. 2. Para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades, haga clic en Aceptar.
Cuadro de dilogo Propiedades
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Organizacin de los archivos

Con Sharpdesk, la organizacin de los archivos resulta muy sencilla. En este apartado se describen los procedimientos generales para llevar a cabo tareas como, por ejemplo, seleccionar archivos, abrirlos, moverlos y borrarlos. Tenga en cuenta que si bien Sharpdesk puede recorrer las pginas de un documento en forma de imagen en miniatura, no es posible aislar una pgina de un archivo. Todas las operaciones, incluidas cortar, copiar y pegar, afectan a la totalidad del archivo. Para trabajar con un archivo, primero es necesario seleccionarlo en el rea de trabajo de Sharpdesk. Para ello:
Seleccionar archivos

Haga clic en el archivo cuando aparezca en el rea de trabajo. Para seleccionar varios archivos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de ellos. Tambin puede mantener pulsada la tecla Mays para seleccionar un grupo continuo.
Una vez seleccionado, puede a continuacin elegir el comando correspondiente a la tarea que desee llevar a cabo, por ejemplo, abrir el documento, convertirlo a texto por OCR o imprimirlo.
Abrir archivos
Es posible abrir un documento en su aplicacin nativa (la aplicacin utilizada para crearlo originalmente) o bien, si se trata de un documento de imagen, desde Sharpdesk Imaging. Para abrir un archivo utilizando su aplicacin nativa:
haga clic con el botn derecho del ratn sobre el documento y seleccione Abrir, o bien, seleccione el comando Abrir del men Archivo, o bien, haga doble clic sobre la imagen o documento en el rea de trabajo.
Para abrir una imagen usando Imaging, haga clic en el rea de trabajo de la imagen y luego haga clic en el botn de Imaging de la barra de tareas.
Borrar archivos
Para borrar un archivo, haga clic en l en el rea de trabajo y seleccione el botn Borrar. Tambin puede pulsar la tecla Supr (o seleccionar el comando en el men Archivo). El archivo se elimina de Sharpdesk y pasa a la Papelera de reciclaje de Windows.
Recuperar un archivo
Para recuperar un archivo eliminado, haga clic en la carpeta de la Papelera de reciclaje de Windows y a continuacin haga clic con el botn derecho sobre el archivo y seleccione la opcin Restaurar. Si desea obtener ms informacin sobre la forma de recuperar archivos de la Papelera de reciclaje de Windows, consulte la ayuda en pantalla de Windows.
Mover documentos y carpetas

Puede mover carpetas y documentos de una carpeta a otra como se indica a continuacin: 1. Haga clic en la carpeta o el documento que desee mover de la ventana de carpetas o del rea de trabajo. 2. Arrastre y suelte el documento o la carpeta en la nueva ubicacin.
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Tambin puede arrastrar y soltar archivos y carpetas desde el Explorador de Windows en Sharpdesk empleando el mismo procedimiento.
Crear accesos directos a carpetas

Puede crear un nuevo acceso directo a una carpeta en la ventana Carpeta como se indica a continuacin: 1. En el men Archivo, seleccione el comando Carpetas de Sharpdesk. Aparece el cuadro de dilogo Carpetas de Sharpdesk. 2. Haga clic en el botn Agregar carpeta. Aparece el cuadro de dilogo Buscar carpeta. 3. Navegue hasta la carpeta para la cual desea crear un acceso directo, haga clic en la carpeta y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se agrega la carpeta (en la parte inferior) a la ventana Carpeta.
Reordenar carpetas
Puede reordenar los accesos directos en la ventana Carpeta como se indica a continuacin: 1. En el men Archivo, seleccione el comando Carpetas de Sharpdesk. Aparece el cuadro de dilogo Carpetas de Sharpdesk. 2. Haga clic en la carpeta que desea mover y, a continuacin, haga clic en el botn Subir o Bajar. No es posible mover carpetas a un nivel superior al escritorio de Sharpdesk. 3. Para quitar una carpeta de las Carpetas de Sharpdesk, haga clic en la carpeta y, a continuacin, haga clic en Quitar. La carpeta se quita de la lista de carpetas. 4. Despus de reordenar las carpetas, haga clic en Aceptar para cerrar la ventana y aplicar los cambios a la ventana Carpeta.
Copiar un archivo
Es posible copiar un archivo de una carpeta a otra distinta. Para copiar un archivo de una carpeta a otra: 1. Abra la carpeta que contiene el archivo que desea copiar. 2. Arrastre el archivo a la carpeta que desee manteniendo pulsada la tecla Ctrl.
Cambiar el nombre de un archivo

Es posible modificar el nombre de un archivo. Para asignar otro nombre al archivo: 1. Haga clic con el botn derecho sobre el archivo al que desee asignar un nuevo nombre. 2. Seleccione el comando Cambiar nombre (tambin se puede seleccionar desde el men Archivo). 3. Escriba el nuevo nombre del archivo. 4. Haga clic fuera del cuadro de seleccin para guardar el archivo con su nuevo nombre.
Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrnico

Si utiliza una aplicacin de correo electrnico compatible con MAPI (por ejemplo, Microsoft Exchange), es posible adjuntar documentos o imgenes a un mensaje de correo electrnico. Sharpdesk abre la aplicacin de correo electrnico y adjunta el documento seleccionado a un
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mensaje de correo en blanco. No se puede abrir la aplicacin de correo electrnico directamente desde Sharpdesk si no se pretende adjuntar ningn documento. Para adjuntar un documento o una imagen a un mensaje de correo electrnico, haga clic sobre el documento que desee adjuntar y a continuacin seleccione la opcin Enviar como del men Archivo.
Comprimir imgenes
Las imgenes generadas por los documentos escaneados pueden ser bastante grandes, segn sean las funciones del escner utilizado para crearlas. Por ejemplo, una imagen de 600 ppp en blanco y negro en papel de carta (8 x 11 pulgadas) ocupar aproximadamente 4 MB en disco o en memoria. Una imagen a todo color de la misma resolucin y tamao ocupar aproximadamente 100 MB si no se comprime. Puede disminuir el tamao de las imgenes utilizando una resolucin menor cuando las escanee por primera vez. Por ejemplo, una imagen de una carta en blanco y negro de 300 ppp slo tiene 1 MB de tamao. Una imagen de una carta a todo color de 300 ppp tiene unos 25 MB de tamao. Si las imgenes se guardan en su formato original (sin comprimir), necesitar ms espacio en su ordenador si escanea muchas imgenes. Adems, es posible que estas imgenes tengan que ser transferidas de un sitio a otro, aadiendo una carga adicional a su red o a su correo electrnico. Algunos servicios de correo electrnico no permiten que se enve ni la imagen ms pequea a otros usuarios. Estos problemas se han producido debido a los diferentes mtodos de compresin disponibles hoy en da: Si comprime las imgenes en paquetes ms pequeos, ocuparn menos espacio y se podrn enviar ms fcilmente. Desde hace mucho tiempo, las imgenes en blanco y negro se han comprimido de manera eficaz utilizando la compresin CCITT Fax G3/G4, utilizada normalmente en los faxes. Estos mtodos se denominan "sin prdida de datos", ya que el mtodo le permite comprimir la imagen de manera que se pueda deshacer la compresin perfectamente. Utilizando la versin comprimida se puede recuperar la imagen original con cada punto exactamente en el mismo sitio en el que estaba antes de comprimirla. LZW y ZIP son otros ejemplos de compresin sin prdida de datos que se utilizan actualmente. Desafortunadamente, las imgenes a color son mucho mayores y los mtodos sin prdida de datos no son muy eficaces a la hora de reducir el tamao de este tipo de imgenes. Sin embargo, las imgenes a color suelen contener mucha ms informacin relacionada con los puntos de imagen que la que puede ser detectada por el ojo humano. Debido a ello se han desarrollado mtodos de compresin "con prdida de datos", en los que se elimina parte de esa informacin relacionada con los puntos de imagen para disminuir el tamao de la imagen. JPEG es uno de los formatos ms antiguos de compresin con prdida de datos y es uno de los ms utilizados hoy en da. La mayora de las cmaras digitales guardan las imgenes internamente utilizando la compresin JPEG. MFP tambin puede utilizar JPEG para comprimir las imgenes a color de manera interna antes de enviarlas a su ordenador. MFP tambin puede elegir la cantidad de compresin que desea antes de enviar la imagen. Generalmente, mientras mayor sea la compresin, menor es el tamao del archivo. Sin embargo, si observa la imagen de cerca, puede notar una disminucin de la calidad de imagen a medida que se aumenta la compresin. Estos fallos relacionados con la compresin JPEG son ms evidentes en las zonas que contienen texto, aunque suele ser necesario observar la imagen muy de cerca para poder verlos. Las siguientes pginas resaltan y exageran algunos de esos fallos, de modo que pueda
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reconocerlos en imgenes comprimidas. Tome la siguiente imagen como ejemplo:
Se expandir el pequeo rectngulo de color rojo para mostrar algunos de los efectos que
32 Gua del usuario de Sharpdesk
producen en la imagen final las diferentes elecciones de resolucin y de compresin. Tenga en cuenta que MFP tiene tres modos de compresin: Alto, Medio y Bajo. En la siguiente tabla se muestra el segmento de texto tomado de varios escaneos junto con el tamao de la imagen comprimida completa:
Compresin Alta 600 dpi

5,405 KB
Compresin Media
Compresin Baja
24,292 KB
34,956 KB
300 dpi
889 KB 3,693 KB 4,658 KB
150 dpi
309 KB 1,217 KB 1,610 KB
100 dpi
147 KB 552 KB 697 KB
Observe los visibles caracteres borrosos en la fila de 150 y 100 ppp y que el efecto se hace ms evidente al aumentar la compresin. Con 300 ppp o ms, los efectos de la compresin en la calidad no son tan evidentes. La combinacin de la seleccin de resolucin y compresin en MFP determina el tamao y la calidad de la imagen que ver en el ordenador. Cuando ya se ha enviado la imagen desde MFP a su ordenador, puede reducir el tamao de la imagen utilizando ICT (Image Compression Tool) que se encuentra en la zona de salida de Sharpdesk. Utilizar Image Compression Tool(ICT) ICT comprime muchos tipos de imgenes en una forma compacta de archivo PDF utilizando una variedad de mtodos de compresin que mantiene, de la mejor manera, la calidad de la imagen al mismo tiempo que obtiene una compresin de archivo til. Formatos de entrada compatibles ICT puede comprimir cualquiera de los siguientes formatos de imagen en archivos PDF ms compactos: Formato de Archivo (Extensin) Bitmap (.BMP) Compresin (del archivo de entrada) Sin compresin Contenido del Color (del archivo de entrada) Color de 24 bits
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Formato de Archivo (Extensin)
Compresin (del archivo de entrada)
Contenido del Color (del archivo de entrada) 256 colores indexados Escala de grises de 8 bits Color de 24 bits Escala de grises de 8 bits Color de 24 bits 256 colores indexados Escala de grises de 8 bits Monocromo de 1 bit Color de 24 bits + canal alfa Color de 24 bits 256 colores indexados 256 colores indexados Color de 24 bits
JFIF, Exif (.JPG, .JPEG) TIFF V6.0 (.TIF, .TIFF)
Compresin JPEG Sin compresin Pack Bits CCITT Fax G3, G4 JPEG LZW Flate (zLib) LZW Compresin JPEG
PNG (.PNG) GIF (.GIF) PDF (archivos PDF slo de imagen generados por MFP de Sharp o por Composer) Jpeg2000 v1 (.JP2, .J2K)
Color de 24 bits Escala de grises de 8 bits 256 colores indexados (slo sin prdida de datos) Monocromo de 1 bit (slo sin prdida de datos) ICT puede trabajar con la mayora de archivos de imagen de esos formatos, aunque mientras ms grande sea el archivo, se requiere ms memoria y espacio en el disco duro. La mxima resolucin que puede comprimirse con ICT es 600 ppp. Archivo de salida comprimido ICT crea un archivo de imagen en PDF mediante la imagen de entrada, utilizando compresiones como JPEG 2000, Flate o CCITT Fax G4 para reducir el tamao de la imagen. Tamao de la pgina de salida ICT calcula el tamao del papel utilizado en el PDF dividiendo el tamao de la imagen (en puntos) entre la resolucin de la imagen. Si no hay informacin sobre la resolucin en la imagen de origen, ICT presupone que la resolucin es de 300 ppp para realizar el clculo del tamao de la pgina. Controlar ICT Sharpdesk le permite controlar la compresin facilitada por ICT. Para hacerlo, elija el comando Preferencias del men Herramientas y haga clic en la pestaa ICT:
JPEG2000(v1)
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Calidad / Tamao Para obtener una compresin razonable con imgenes a color, ha de elegir entre una alta calidad de imagen y el espacio de almacenamiento que se necesita en el disco duro. ICT le permite controlar, en las imgenes a color, el equilibrio entre la calidad de imagen y su tamao. Al mover el control deslizante hacia la izquierda (Alta calidad), el algoritmo de compresin JPEG 2000 guarda la calidad de la imagen a expensas del tamao del archivo. Al mover el control deslizante hacia la derecha (Tamao pequeo), la calidad ser algo menor para poder reducir de manera significativa el tamao de la imagen. La mejor calidad (y la menor compresin) tiene el valor 1 en la casilla que se encuentra a la derecha del control deslizante. Observe que el valor menor, 1, es especial y hace que ICT guarde el archivo con compresin JPEG 2000 sin prdida de datos. En algunos casos, el archivo guardado puede ser mayor que el archivo de entrada. El menor tamao (y la mayor compresin) tiene un valor de 100. Puede ajustar el valor directamente en la casilla en lugar de mover el control deslizante. Observe que el control deslizante slo se utiliza con imgenes a color o en escala de grises. Las imgenes en blanco y negro se comprimen siempre con compresin sin prdida de datos ya que el tamao del archivo no suele ser un problema con las imgenes en blanco y negro.
Gua del usuario de Sharpdesk 35
Observe de nuevo nuestra imagen de muestra. Para esta prueba, la imagen original fue escaneada a 300 ppp, utilizando las diferentes opciones de compresin de MFP, antes de que fuera procesada por ICT. La tabla que se encuentra a continuacin resume los efectos que producen diferentes configuraciones del control deslizante en el tamao del archivo PDF final y en la calidad del pequeo segmento que se muestra en el recuadro rojo de la imagen de muestra a tamao completo.
Config uraci n del control desliza nte

1
Compresin Alta Tamao de la imagen original 889 KB
Compresin Media Tamao de la imagen original 3,693 KB
Compresin Baja Tamao de la imagen original 4,658 KB
6,026 KB 35 366 KB 70 184 KB 100 129 KB Hay varias cosas que observar en esta tabla:
8,288 KB
8,529 KB
366 KB
366 KB
184 KB
184 KB
129 KB
129 KB
1. Configuracin del control deslizante = 1. Esta configuracin es especial porque por s misma obliga a ICT a utilizar el mtodo de compresin JPEG 2000 sin prdida de datos. En cada caso, ICT crea un archivo mayor que el archivo de entrada original cuando el control deslizante se encuentra en 1. Esto ocurre porque el primer paso para crear el archivo PDF es descomprimir el archivo de entrada y tenerlo a tamao completo, aproximadamente 24 MB en este caso. Entonces, la imagen a tamao completo se comprime con el mtodo JPEG 2000 sin prdida de datos. Debido a que el archivo original recibido del escner ha sido comprimido con un mtodo con prdida de datos, este archivo era menor que el archivo creado con el mtodo sin prdida de datos utilizando cuando el control deslizante se encontraba en 1. 2. Tamao de archivo en cada configuracin del control deslizante (distinta de 1). Mirando cada fila puede observar que ICT crea un archivo PDF de salida con el mismo tamao sin importar cual sea el tamao del archivo de entrada. Es algo que se suele cumplir con una amplia gama de tamaos de archivos de entrada.
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3. Calidad con configuraciones cada vez mayores del control deslizante. Mirando cada columna, observe que ICT crea texto que parece difuminarse a medida que aumenta la configuracin del control deslizante. Es un fallo del mtodo de compresin JPEG 2000. Es el precio que hay que pagar por tener un archivo de menor tamao. 4. Tenga en cuenta que las imgenes de texto en las tablas se han inflado para mostrar los efectos de las diferentes configuraciones. El texto real de 6 puntos es ms o menos la mitad del tamao de la fuente utilizada en esta descripcin, incluso en la tabla parece ser dos o tres veces de ese tamao. Su ojo puede tardar mucho en darse cuenta de los efectos de la compresin a menos que observe la imagen muy de cerca con una lupa. Al utilizar esta tabla y la anterior que muestran los efectos de los mtodos de compresin de MFP, puede extraer las siguientes conclusiones generales en relacin a la mejor manera de obtener buena calidad en el menor tamao posible: 1. En MFP, seleccione la menor resolucin que no presente problemas obvios en la calidad de imagen. La mayora de la gente no suele darse cuenta de la diferencia de calidad entre una imagen de 600 ppp y otra de 300 ppp, pero no ocurre lo mismo cuando la resolucin baja a 150 ppp o menos. Para la mayora de las imgenes que se escanean a color y contienen texto es una buena eleccin utilizar una resolucin de 300 ppp. Una compresin de 300 ppp crea archivos 6 7 veces menores que si se escaneara con una compresin de 600 ppp, sin tener en cuenta el mtodo de compresin utilizado por MFP. 2. En MFP, seleccione el menor mtodo de compresin que permita el ancho de banda de su red. A menor compresin, una mejor calidad ir a ICT. Incluso aunque tenga que enviarse un archivo mayor desde MFP, ICT suele comprimir cualquier archivo con una resolucin y una configuracin del control deslizante determinadas en un archivo del mismo tamao. Una menor compresin de entrada le da a ICT ms informacin con la que trabajar y crea un mejor resultado final. 3. En ICT, seleccione la configuracin del control de calidad que crea la calidad de imagen que desea. Debido a que la configuracin del control deslizante (distinta de 1) crea un archivo de tamao mucho menor que la imagen de entrada original, puede centrarse primero en la calidad y a continuacin en el tamao del archivo. Mueva el control deslizante hasta que empiece a notar que se difumina la imagen y, a continuacin, mueva un poco hacia atrs el control deslizante. Normalmente, esta configuracin del control deslizante ser el mejor equilibrio entre el archivo PDF y su tamao para su aplicacin determinada de ICT. Carpeta de salida De manera predeterminada, ICT crea el archivo PDF de salida en la carpeta Sharpdesk Desktop. Para cambiar la carpeta de destino de los archivos PDF de salida, haga clic en el botn "Examinar" y seleccione la carpeta en la que desea guardar los archivos PDF. Cuando ICT est trabajando se muestra una barra de progreso:
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Pantalla de progreso de ICT Para detener el proceso de ICT, haga clic en el botn Cancelar. Ver el nuevo archivo PDF Si quiere abrir el nuevo archivo PDF con Adobe Acrobat o Reader, haga clic en el botn "Abrir el archivo PDF generado". De lo contrario, desmrquelo. Nota: ICT utiliza mtodos de compresin avanzados que slo pueden visualizarse con Adobe Acrobat 6.0 o superior. Puede obtener un lector gratuito en las pginas web de Adobe si no tiene Acrobat Reader 6.0. Controlar el cuadro de dilogo de Preferencias de ICT El cuadro de dilogo Preferencias de ICT aparece de manera predeterminada cada vez que comienza una operacin en ICT. Si desea que la configuracin de preferencias actual se utilice sin mostrar el cuadro de dilogo, deje sin marcar la casilla de verificacin "Mostrar siempre este cuadro de dilogo y el proceso de ICT se realizar sin otra interaccin. Si cambia de opinin ms tarde, puede seleccionar de nuevo la casilla de verificacin en el objeto del men de Herramientas/Preferencias/ICT. Resolucin de problemas La compresin tarda mucho: En primer lugar, tenga paciencia; comprimir imgenes grandes, incluso en un equipo rpido como mucha memoria, es un proceso complejo que requiere algo de tiempo. Puede intentar probar algunas de las soluciones siguientes para mejorar el rendimiento de ICT: Aada memoria RAM a su ordenador. Tener ms memoria mejora siempre la velocidad de compresin. Si est comprimiendo una imagen de varias pginas, intente partir el archivo en archivos de una sola pgina y comprmalos de uno en uno.
Digitalizacin con Sharpdesk

Sharpdesk permite digitalizar documentos directamente en Sharpdesk. Una vez cargados en Sharpdesk, puede utilizar Imaging para examinar los documentos. Las imgenes digitalizadas tambin pueden convertirse a texto, lo que permite editarlas con los procesadores de texto habituales. Todas las imgenes digitalizadas se guardan en formato TIFF de forma predeterminada. se ofrecen instrucciones para ajustar y modificar las opciones de digitalizacin. En este captulo
Digitalizacin de documentos
Con el escner es posible digitalizar cualquier documento en una carpeta designada por Sharpdesk. El documento resultante puede mostrarse en Sharpdesk, como imagen en miniatura, o en Imaging, a tamao natural. Todas las imgenes digitalizadas se colocan en una carpeta como documentos TIFF. La imagen se guarda y se nombra utilizando el mtodo definido en la opcin Preferencias del men Herramientas de Sharpdesk. Un documento digitalizado se puede ver, imprimir o enviar adjunto en un mensaje de correo electrnico. Para digitalizar una imagen desde un escner con controlador compatible TWAIN: 1. Coloque en el escner la imagen que desea digitalizar. 2. En Sharpdesk, haga clic en el icono Adquirir de la barra de herramientas o seleccione el comando Adquirir imagen en el men Archivo (para seleccionar un dispositivo de digitalizacin, seleccione el comando Seleccionar escner del men Archivo). 3. Cierre el cuadro de dilogo TWAIN que controla el proceso de escaneo. As aparecer la imagen en la carpeta seleccionada. Para digitalizar una imagen desde un escner usando el controlador TWAIN: [Esta opcin slo est disponible en las plataformas de Windows XP, Vista]. 1. Coloque en el escner la imagen que desea digitalizar. 2. En Sharpdesk, seleccione el comando Desde escner o cmara del men Archivo. 3. Si tiene ms de un dispositivo WIA instalado, seleccione el dispositivo de digitalizacin que desea utilizar. 4. Seleccione las opciones de digitalizacin que desea utilizar y haga clic en el botn Digitalizar. Para digitalizar una imagen desde un escner usando el controlador WIA: [Esta opcin slo est disponible en las plataformas de Windows XP, Vista]. 1. En Sharpdesk, seleccione el comando Desde escner o cmara del men Archivo. 2. Si tiene ms de un dispositivo WIA instalado, seleccione el dispositivo de digitalizacin que desea utilizar. 3. Seleccione la imagen que desea escanear. 4. Haga clic en el botn Obtener imagen. En unos instantes aparecer el cuadro de dilogo TWAIN o WIA Scan. El cuadro de dilogo es parte del software que viene con su escner o con su cmara, as que depender de los diferentes fabricantes y modelos de escneres. Siga las instrucciones que vienen con su escner o con su cmara para escanear la imagen con Sharpdesk. Tenga en cuenta que debe cerrar el cuadro de dilogo TWAIN Scan antes de que se guarde la imagen en la carpeta deseada.
Ajuste de las opciones de digitalizacin

En la mayora de los casos (dependiendo del escner), podr especificar las siguientes opciones de digitalizacin: 1. Visualizar previamente el documento antes de llevar a cabo la digitalizacin.
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2. Seleccionar un rea del documento a partir de la cual digitalizar, normalmente arrastrando el ratn sobre el rea y creando un contorno de la misma en la pantalla. 3. Indicar al escner que enve la imagen al ordenador. Normalmente, aparece un cuadro de dilogo con "escaneo en proceso" que le muestra el progreso actual del escaneo. Cuando finaliza el escaneo, el cuadro de dialogo desaparece. Si el cuadro de dilogo no desaparece por si slo, cirrelo de manera manual para guardar la imagen escaneada en la carpeta deseada.
Ver imgenes digitalizadas

Una vez digitalizada una imagen en Sharpdesk, puede visualizarla o imprimirla. Haga clic en la carpeta que contiene la imagen, dentro de la ventana de carpetas de Sharpdesk. Las imgenes digitalizadas aparecen como imgenes en miniatura en el rea de trabajo. Para ver una imagen digitalizada, haga clic en ella y seleccione el botn Imaging de la barra de herramientas de Sharpdesk. Sharpdesk Imaging se inicia y muestra la imagen seleccionada.
Vea las imgenes digitalizadas en Sharpdesk Imaging.
Ver imgenes en Imaging
Si desea obtener ms informacin sobre cmo visualizar una imagen, consulte el Captulo 7, Sharpdesk Imaging.
Modificacin de las opciones de digitalizacin

Es posible cambiar los nombres predeterminados utilizados para las digitalizaciones nuevas y especificar la carpeta en la que se guardarn: 1. Seleccione el comando Preferencias del men Herramientas. 2. Haga clic en la ficha Adquirir.
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Ficha Adquirir
3. Para utilizar una fecha como nombre para las digitalizaciones nuevas, haga clic en la opcin Formatos de fecha actual y a continuacin seleccione un formato del cuadro de lista desplegable. 4. Para utilizar un prefijo de archivo como nuevo nombre, haga clic en la opcin Prefijo personalizado y a continuacin introduzca el prefijo que desee utilizar. 5. Para controlar la compresin que se usa al escanear imgenes JPEG, mueva la barra de desplazamiento en la direccin deseada. Normalmente, a mayor compresin, menor calidad de la imagen resultante. Si la compresin se establece en 0%, la imagen se escanear como una imagen TIF sin comprimir. Esto puede ser necesario si no puede ver el archivo con Sharpdesk Imaging. 6. Una vez configuradas las opciones, haga clic en Aceptar.
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Captulo 5 Buscar con Sharpdesk

Introduccin
Las funciones de bsqueda avanzada de Sharpdesk le permiten localizar fcilmente archivos de imagen y texto utilizando una palabra, una frase o una lista de palabras. Adicionalmente, puede buscar archivos especficos utilizando una amplia gama de criterios, por ejemplo:
Un nombre de documento y/o de un directorio Tipo de archivo Fecha de modificacin Tamao de archivo Ttulo Autor Asunto Palabra clave
Tambin puede realizar una bsqueda utilizando las propiedades de un archivo, por ejemplo:
El motor de bsqueda de Sharpdesk tambin admite el uso de los operadores lgicos and", or, not o near como palabras clave, lo que otorga gran control sobre el criterio de bsqueda que se desea realizar.
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Configuracin previa
La funcin de bsqueda se basa en un ndice de todas las palabras contenidas en todos los archivos de las carpetas de destino, identificadas en el momento en que se crea el ndice. Para poder usar la funcin Buscar, estos ndices deben crearse de antemano. La creacin de un ndice puede ser un proceso que requiere de mucho tiempo, por lo menos la primera vez, dependiendo del nmero de archivos y de si stos contienen imgenes o no. Sharpdesk intentar detectar las palabras utilizadas en los documentos de imagen mediante la funcin Convertir por OCR. [Los siguientes formatos de imagen son compatibles con nuestro sistema OCR: *.bmp, *.dcx, *.gif, *.jpg, *.pcx, *.pdf, *.png, *.tif.] Todas las palabras detectadas por el proceso OCR se agregan al ndice, lo que luego permite encontrar los documentos de imagen que las contienen. El proceso OCR tarda bastante tiempo en realizarse; por tanto, tmese el tiempo necesario al indexar documentos de imagen o divida los archivos que desea indexar en grupos ms pequeos. Tenga presente que puede buscar en ms de un ndice a la vez. Mientras se crea el ndice, el proceso de creacin utiliza los recursos del PC en segundo plano. Por tanto, el funcionamiento del PC se tornar ms lento si usted intenta realizar otras tareas al mismo tiempo. Para evitar que esto suceda, puede programar las operaciones de indexacin para que se ejecuten en un momento en que normalmente no utiliza el PC. Los ndices tambin pueden crearse o actualizarse durante la noche. Una vez que se haya creado el ndice original, la actualizacin de ste, ya sea manualmente o de acuerdo con un programa de actualizacin, ser mucho ms rpida. Para actualizar el ndice, el sistema slo acceder a los archivos que hayan cambiado o hayan sido agregados a las carpetas incluidas en el ndice. Cuando se instala Sharpdesk por primera vez, se crea un pequeo ndice con los archivos de muestra incluidos con Sharpdesk. Una vez que se haya familiarizado con el procedimiento bsico de bsqueda, podr crear ndices adicionales segn sus preferencias. La forma de crear nuevos ndices se describe ms adelante en este captulo. Bases de datos de ndice Todas las bases de datos de ndice son comunes a todos los usuarios del PC local. Independientemente de la autoridad del usuario (esto es, si el usuario registrado pertenece al grupo de Administradores, Usuarios avanzados, Usuarios estndar, o usuarios restringidos, etc.), el usuario podr acceder a cualquier base de datos de ndice existente y tambin crear una. La siguiente tabla muestra los detalles acerca de las operaciones permitidas para cada tipo de usuario. Crear Crear nueva base de datos de ndice Lectura Acceso de solo lectura a las bases de datos de ndice. Cualquier usuario puede crear una base de datos de ndice Cualquier usuario puede realizar bsquedas (y conseguir los resultados correctos) para todas las bases de datos de ndice creadas, actualizadas, o modificadas por otro usuario. Cualquier usuario puede realizar la indexacin en cualquier base o bases de datos de ndice (individualmente o todas a la vez) independientemente de quien la creo, actualiz o modific previamente.
Actualizar actualiza (indexa) las bases de datos de ndice con archivos nuevos que se indexen o con configuraciones nuevas especificadas.
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Modificar cambia las configuraciones (tales como carpetas designadas, extensiones de archivo etc.) de las bases de datos de ndice existentes. Borrar Elimina las bases de datos de ndice existentes
Cualquier usuario puede cambiar la configuracin de cualquier base de datos de ndice, creada, actualizada o modificada previamente por otro usuario.
Cualquier usuario puede eliminar (borrar) cualquier base de datos de ndice, independientemente de quien la haya creado, modificado previamente. En resumen, un conjunto de bases de datos de ndice que se encuentren en un PC local se considera como compartido, recursos comunes para todos los usuarios de ese PC sin importar la entidad el usuario Nota: Tenga en cuenta la informacin relativa a la bsqueda de documentos Como todas las bases de datos de ndices son comunes para todos los usuarios del PC local, si un usuario indexa un directorio privado, ya sea local o en red, alguna informacin concerniente a estos datos, estar disponible para cualquier usuario del PC, an cuando estos inicien la sesin con un nombre de usuario distinto. Informacin tal como el nombre de archivo y el nmero de consultas se muestra en la tabla Resultados de Bsqueda, aunque las entradas privadas aparecen en gris, un usuario sin privilegios no podr acceder a los archivos. Palabras omitidas Algunas palabras son tan frecuentes en los documentos que no sirven como criterios de bsqueda. Sharpdesk omite las siguientes palabras cuando crea un ndice (nunca se obtendr un acierto si se utilizan estas palabras para realizar una bsqueda): a con ese la no sino unas al de eso las o su unos algo del esos le otro sus y Alguien El Esta Les Para Tanto aquel en sta lo pero te aquello es estas los por u aqu esa esto mucho que un como esas estos nada se una
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Restricciones 1. Si el usuario cierra la sesin del sistema mientras la indexacin est en progreso, esta ltima se detendr automticamente. En este caso, el ndice no se habr completado. La bsqueda de contenidos de la (las) base(s) de datos de el(los) ndice(s) puede o no encontrar la informacin del archivo esperada, dependiendo de lo que avanzo el proceso de indexacin. Para completar la base de datos de ndice, reinicie el proceso de indexacin siguiendo las instrucciones para la indexacin manual que se muestran abajo. 2. Si el usuario manipula las bases de datos de ndices diferente a la realizada con la Bsqueda de Sharpdesk o el interfase del usuario de la bandeja de ndice, las consecuencias de estas acciones no se han determinado. Por ejemplo, el usuario no debe modificar las bases de datos de ndice al cambiar o borrar directamente alguno de los archivos de la base de datos de ndice. Igualmente, no finalice Indexer.exe manualmente a travs del Administrador de tareas de Windows mientras se est ejecutando el proceso de indexacin. Cuando se abre por primera vez la Bsqueda Sharpdesk, esta verifica la integridad de los datos de todas las bases de datos de ndice existentes. Si alguna base de datos de ndice no es vlida, ser borrada y el usuario ser informado al respecto. Esto es necesario debido a que las bases de datos de ndice defectuosas no se pueden utilizar en las operaciones siguientes (indexacin, bsqueda, modificacin, etc.). Si esto sucede, reconstruya nuevamente el ndice.
Bsqueda

Puede buscar archivos de texto utilizando una palabra, una frase o una lista de palabras. Tambin puede realizar una bsqueda avanzada especificando los siguientes parmetros: Nombre de documento y/o de directorio Tipo de archivo Fecha de modificacin Tamao de archivo Operaciones lgicas and, or, not o near
Tambin pueden buscarse los documentos generados con aplicaciones de Microsoft Office (p. ej.: Word, Excel, PowerPoint) con sus propiedades de documento:
Ttulo Autor Asunto Palabra clave
En los documentos escaneados con los MFP de Sharp que permiten la insercin de metadatos pueden buscarse los valores de los metadatos que se incluyeron cuando los documentos fueron escaneados. Tambin pueden buscarse las entradas de metadatos aadidas posteriormente.
Para realizar una bsqueda:

1. Seleccione Inicio en la opcin Buscar del men Herramientas o en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas. Aparece la Pgina de inicio de bsqueda..
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2. Introduzca la palabra o frase deseada en el cuadro Buscar:. La palabra o la frase pueden ser palabras clave o valores de los metadatos aadidos cuando el documento se escane desde los MFP de Sharp que tienen la opcin de metadatos. Tenga presente que puede usar operadores lgicos (and, or, not y near) entre las palabras clave para limitar la bsqueda. Por ejemplo, puede especificar "libro and ingeniera not ordenador" para buscar archivos que contienen las palabras "libro" e "ingeniera", pero no "ordenador". 3. Haga clic en Buscar. Sharpdesk buscar la(s) base(s) de datos de ndices y mostrar una lista de todos los archivos que contienen las palabras especificadas. De forma predeterminada, los archivos se clasifican segn su grado de coincidencia con los criterios especificados.
Sintaxis de las consultas de bsqueda

Una consulta de bsqueda simple consiste en un grupo de palabras separadas por espacios. Sharpdesk buscar el o los ndices seleccionados y mostrar una lista de los archivos que contienen todas las palabras especificadas. Las palabras pueden estar en cualquier parte del archivo, incluyendo la ruta completa de acceso del archivo y los campos de atributos del documento (en la ficha Resumen de los documentos de Microsoft Office). Ejemplos:
Escriba
Sharp and copiadora Sharp copiadora
Para buscar
Documentos que contienen las palabras sharp y copiadora. Documentos que contienen las palabras sharp y copiadora. Tenga presente que en este caso and est presente de forma implcita entre las palabras. Documentos que contienen la frase copiadora sharp.
copiadora sharp
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manzana or pera manzana near pera
manzana not pera
Documentos que contienen la palabra manzana o la palabra pera. Documentos en que las palabras manzana y pera se encuentran cerca la una de la otra (separadas por un mximo de 5 palabras) Documentos que contienen la palabra manzana pero no la palabra pera
Tenga presente que los operadores lgicos and, or, not y near son palabras reservadas que se utilizan para consultas ms complejas. Estas palabras no sern encontradas por ninguna bsqueda; su uso debe ceirse a reglas de sintaxis especficas. Si utiliza ms de un operador, deber usar parntesis para indicar con precisin lo que desea buscar. Por ejemplo, manzana and pera or naranja puede significar (manzana and pera) or naranja, o tambin puede significar manzana and (pera or naranja). Frases Para encontrar una cadena exacta de palabras, cree una frase cerrando la cadena de palabras con un par de comillas ( ). Al buscar frases, la frase debe ser el nico tem presente en el cuadro Buscar:. Si una frase contiene palabras omitidas, Sharpdesk Search omitir dichas palabras pero detectar su ubicacin en la frase. Por ejemplo, estatua de la libertad encontrar todos los documentos que contengan la palabra estatua, cualquier palabra intermedia y la palabra libertad, exactamente en ese orden. Los signos de puntuacin dentro de una frase se consideran como espacios. Comodines (* y ?) Las consultas de bsqueda pueden incluir los siguientes caracteres especiales: ? * Sustituye a cualquier carcter individual. Sustituye a cualquier nmero de caracteres.
Los caracteres comodines pueden insertarse en cualquier parte de una palabra. Por ejemplo: anti* coincide con antiguo, anticipo, etc. *cipi* coincide con principio, participio, etc. per? coincide con pera y pero, pero no con peras. ap*ado coincide con aplicado, aprobado, etc. Coincidencia exacta o Stemming (derivaciones de un trmino comn) La caracterstica Stemming extiende la bsqueda para abarcar variaciones gramaticales de una palabra. Por ejemplo,
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compra coincide con compra, compras y comprando. aplicado coincide con aplicado, aplicando, aplica y aplicar. Para habilitar esta funcin, active la opcin Variacin de terminaciones de palabra en la seccin Mostrar aciertos de la pgina Preferencias de bsqueda. Para inhabilitar la funcin Stemming, active la opcin Palabra exacta en la seccin Mostrar aciertos de la pgina de Preferencias de bsqueda. Si se inhabilita esta caracterstica, la bsqueda slo producir aciertos con la palabra exacta. Operador and El uso del operador and entre dos trminos requiere que ambos trminos se encuentren en los documentos buscados. Por ejemplo: (manzana or pltano) and (pera near uva) encontrar cualquier documento que (1) contenga manzana o pltano y (2) que contenga pera cerca de uva (separadas por un mximo de 5 palabras). Operador or El uso del operador or entre dos trminos requiere que al menos uno de los trminos se encuentre en los documentos buscados. Por ejemplo: manzana or pera encontrar cualquier documento que contenga manzana, pera o ambas palabras. Operador not La presencia del operador not antecediendo a un trmino de bsqueda invierte su significado. Esto permite excluir documentos de una bsqueda. Por ejemplo: manzana and not pera encontrar documentos que contienen la palabra manzana, siempre que dichos documentos no contengan la palabra pera. not pera encontrar todos los documentos que no contienen la palabra pera. Si not no es el primer operador de una consulta, deber usar and u or junto con not: manzana or not pera encontrar todos los documentos que contengan manzana y cualquier documento que no contenga pera Operador near El uso del operador near entre dos trminos de bsqueda requiere que el primer trmino se encuentre a un mximo de 5 palabras del segundo trmino. Por ejemplo: manzana near pera encontrar cualquier documento en que la palabra manzana se encuentre separada por un mximo de 5 palabras de la palabra pera.
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Examinar los resultados

La lista de resultados de bsqueda muestra todos los archivos que contienen la palabra o frase especificada para la bsqueda. La lista muestra el nombre del archivo y un hipervnculo a su ubicacin:
Haga clic en el vnculo Ubicacin para abrir el archivo en la aplicacin en que fue creado. vos TIF se abren en Sharpdesk Imaging, lo que permite editarlos. Los archi
Para ver detalles adicionales de los archivos, haga clic en el vnculo Detalles junto a la lista desplegable Ordenados por.
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La pgina de resultados de bsqueda vuelve a aparecer, mostrando la siguiente informacin adicional:
Tipo de archivo Resumen obtenido del archivo Miniatura del archivo Tamao del archivo Modificado (ltima hora de modificacin)
Ordenar la lista de resultados
Si hay varios aciertos que no pueden mostrarse en una sola pgina, haga clic en Siguiente para ver la siguiente pgina. Para volver a la pgina anterior, haga clic en el vnculo Anterior. Para volver a la Vista de resumen, haga clic en el vnculo Resumen junto a la lista desplegable Ordenados por. Puede reordenar la lista de resultados de bsqueda eligiendo una opcin de ordenamiento en la lista desplegable Ordenados por. La lista de resultados puede ordenarse por:
Nmero de aciertos (medida cualitativa que se basa en el nmero de trminos de bsqueda

encontrados dentro de un ndice individual)
Nmero de coincidencias (el nmero de veces que se encontr el texto especificado en la

imagen/documento)
Nombre de documento Ubicacin Tipo de documento Tamao de documento Fecha de modificacin
Mover archivos
Para mover un archivo desde la lista de resultados de bsqueda a una carpeta en la ventana Carpetas, arrastre el archivo y colquelo en la carpeta que desea. Tambin puede usar las opciones Copiar y Pegar como se indica a continuacin: 1. Haga clic en el archivo que desea mover. Para seleccionar varios archivos, mantenga pulsada la tecla Ctrl o la tecla Mays. 2. Haga clic en el icono Copiar de la barra de herramientas, seleccinelo en el men Edicin o haga clic con el botn derecho del ratn en los archivos que desea mover y seleccione Copiar en el men desplegable. 3. Seleccione la carpeta donde desea colocar el archivo. 4. Haga clic en el icono Pegar de la barra de herramientas, seleccinelo en el men Edicin o haga clic con el botn derecho del ratn en la carpeta y seleccione Pegar en el men desplegable. Tambin puede mover un archivo a una de las opciones de la zona de salida para imprimirlo, enviarlo por correo electrnico, convertir una imagen a texto, agregarlo a Sharpdesk Composer o abrirlo con una aplicacin. Arrastre y coloque el archivo en la opcin deseada de la zona de salida.
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Realizar otra bsqueda

Para realizar otra bsqueda: 1. Haga clic en Borrar. 2. Introduzca los criterios de bsqueda. 3. Haga clic en Buscar.
Ver la ltima bsqueda

Puede ver los resultados de la ltima bsqueda realizada como se indica a continuacin: En el men Herramientas, seleccione ltima bsqueda en la opcin Buscar. Tambin puede elegir esta opcin en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas o en la Pgina de inicio de bsqueda..
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Bsquedas favoritas
Si guarda las consultas de bsqueda que realiza con mayor frecuencia, podr acceder a ellas de la siguiente forma: 1. Haga clic en la flecha abajo a la derecha del cuadro Buscar: [Nota: El botn Favoritos con flecha hacia abajo slo es visible si se selecciona la casilla "Ver lista de bsqueda de favoritos" en las Preferencias de bsqueda.]
2. Seleccione la consulta de bsqueda que desea en la lista que aparece. El cuadro Buscar: se llenar automticamente cuando seleccione la consulta de bsqueda. 3. Haga clic en Buscar.
Tcnicas avanzadas de bsqueda

Para realizar una bsqueda ms avanzada. Haga clic en el botn Opciones avanzadas. Aparece la ficha Bsqueda avanzada.
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Ficha Atributos de archivo La ficha Atributos de archivo le permite buscar archivos por:
Nombre (Slo se puede especificar un nombre. Un nombre compuesto por varias palabras se considera como un solo nombre largo con espacios en blanco.) Ruta de acceso (la bsqueda slo se realizar en el directorio especificado y en los subdirectorios del mismo) Tipo (por ejemplo, .bmp, .tif, .fax, .doc, .etc.) Fechas de modificacin (entre ciertas fechas o durante un perodo) Tamao (al menos o como mximo)
Tenga presente que no es posible usar operadores booleanos (and, or, not o near) en los campos de la ficha Atributos de archivo. Ficha Propiedades de documento La pestaa Propiedades de Documento le permite buscar un archivo de Microsoft Office (creado en Word, Excel, PowerPoint) mediante:
Ttulo Autor Asunto Palabra clave
[Slo los archivos creados por aplicaciones de Microsoft pueden buscarse mediante la pestaa de Propiedades de Documento]. Tenga presente que no es posible usar operadores booleanos (and, or, not o near) en los campos de la ficha Propiedades.
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Puede usar estas fichas de la siguiente forma: 1. Introduzca los criterios que desea utilizar para la bsqueda. 2. Haga clic en Buscar. Los resultados de la bsqueda correspondern al and lgico de todas las selecciones realizadas en el cuadro Buscar:, en la ficha Atributos de archivo y en la ficha Propiedades de documento. La bsqueda slo encontrar los archivos que satisfagan todos los criterios especificados. Tenga presente que el contenido de la fichas Atributos de archivo y Propiedades de documento se borrar cuando se seleccione el botn Bsica, quitando la visualizacin de ajustes avanzados del rea de trabajo.
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Botn Favoritos Si utiliza las mismas consultas de bsqueda frecuentemente, podr usar el botn Favoritos para guardarlas y administrarlas para uso futuro. [Nota: El botn Favoritos slo est visible cuando se ha activado la casilla de verificacin Mostrar lista de bsquedas favoritas en las Preferencias de bsqueda.] Para iniciar el proceso, haga clic en el botn Favoritos.
Los trminos de bsqueda guardados se muestran en el cuadro Trminos de bsqueda favoritos. Para agregar una nueva consulta de bsqueda a la lista Favoritos: 1. Escriba los trminos de bsqueda en el cuadro Nuevo trmino de bsqueda. 2. Haga clic en el botn Agregar. Para quitar una consulta de bsqueda de la lista Favoritos: 1. Seleccione el trmino de bsqueda que desea quitar en el cuadro Trminos de bsqueda favoritos. 2. Haga clic en el botn Quitar. Una vez que la lista Favoritos est como desea, haga clic en Aceptar para salir. Si cambia de opinin, haga clic en Cancelar para restablecer la lista Favoritos a su condicin original y salir.
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Establecer preferencias de bsqueda

La opcin Preferencias le permite personalizar las opciones de bsqueda: los ndices a buscar, el nmero de coincidencias a mostrar, la vista de resultados predeterminada y los campos mostrados. la pgina Preferencias: Para mostrar 1. En el men Herramientas, seleccione Preferencias en la opcin Buscar. Tambin puede elegir esta opcin en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas o en la Pgina de inicio de bsqueda.
2. Seleccione la precisin con la que desea buscar cuando busque documentos que cumplan sus criterios de bsqueda. Si marca Palabra exacta, la bsqueda slo proporcionar documentos que contengan las palabras exactas que busc. Si marca Variacin de finales de palabra, la bsqueda proporcionar los documentos que tengan palabras derivadas de las palabras buscadas, adems de las coincidencias exactas. Por ejemplo, si est buscando contrato y se selecciona la opcin de variacin de finales de palabra, la bsqueda proporcionar documentos que contengan contratos, "contratista, contratante, adems de los documentos que contengan "contrato". Si se selecciona la opcin de palabra exacta, slo se mostrarn los documentos que contengan la palabra contrato. Nota: En general, las bsquedas slo encuentran palabras completas, p. ej.: aquellas con espacios o puntuacin en cada uno de los lados. Incluso con la opcin variacin de finales de palabra activada en el ejemplo anterior, si est buscando contr, la bsqueda no mostrar los archivos que contienen contrato, contratista o contratante". Use los caracteres comodn para encontrar estas palabras, p. ej.: busque contr* antes que contr. 3. Seleccione los ndices que desea incluir de forma predeterminada en la bsqueda. Haga clic en Todas para seleccionar todas las bases de datos. 4. Si desea que el botn de seleccin Favoritos aparezca en el cuadro Buscar, active la casilla de verificacin Mostrar lista de trminos de bsqueda favoritos. Esta casilla debe
estar activada para que sea posible administrar la lista utilizando el botn Favoritos de la pgina Bsqueda avanzada. Si la casilla de verificacin Mostrar favoritos no est activada en esta pgina, el botn Favoritos no aparecer en la pgina Avanzada. 5. Los ndices a incluir en la bsqueda aparecen en el rea de bsqueda de la Pgina de inicio de bsqueda. Si no desea que se muestren estos ndices, desactive la casilla de verificacin correspondiente. 6. Use las flechas Arriba/Abajo para cambiar el nmero de aciertos para los resultados de la bsqueda o escriba manualmente un nmero. 7. Seleccione una vista predeterminada para los resultados de la bsqueda: Vista de resumen o Vista de detalles. 8. De forma predeterminada, en la Vista de detalles aparecen seleccionados todos los campos excepto Resumen. Si no desea que un campo se muestre, desactive la casilla de verificacin correspondiente. Tenga en cuenta que el nombre de documento ha de permanecer siempre seleccionado. 9. De forma predeterminada, en la Vista de detalles aparecen seleccionados todos los campos excepto Resumen. Si no desea que un campo se muestre, desactive la casilla de verificacin correspondiente. Tenga en cuenta que el nombre de documento ha de permanecer siempre seleccionado. 10. Despus de configurar las distintas opciones, haga clic en Guardar.
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Crear un ndice
Cuando se instala por primera vez, Sharpdesk permite crear un ndice de las carpetas, subcarpetas y tipos de archivos especificados, lo que facilita y hace ms eficiente la recuperacin de documentos. Si lo desea, puede editar este ndice o crear hasta 19 ndices adicionales, lo que le permite buscar imgenes y archivos con gran flexibilidad. Tambin tiene la opcin de actualizar manualmente los ndices o programar una actualizacin automtica diaria o semanal de stos.
Crear una nueva base de datos de ndices

Para crear una nueva base de datos de ndices: 1. En el men Herramientas, seleccione Bases de datos de ndices en la opcin Buscar. Tambin puede elegir esta opcin en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas, en la Pgina de inicio de bsqueda o en la pgina Programa de indexacin. Aparecer la siguiente vista:
2. Haga clic en el Botn Crear. Se inicia el Asistente para la creacin de bases de datos de ndices.
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3. Haga clic en Siguiente. Aparece la ventana Nombre y ubicacin del ndice.
4. Introduzca un nombre de ndice de hasta 39 caracteres de largo. Para seleccionar una ubicacin para el ndice, haga clic en Examinar, navegue hasta la ubicacin deseada y haga clic en Aceptar. Despus de introducir la informacin, haga clic en Siguiente. Aparece el mensaje Carpetas a indexar.
5. Haga clic en la casilla de verificacin junto a las carpetas que desea incluir en el ndice (las subcarpetas correspondientes se seleccionan automticamente). Para cancelar las opciones que ha elegido, haga clic en Borrar. Despus de configurar las opciones que desea, haga clic en Siguiente.
59
Aparece el mensaje Extensiones de archivo a indexar.
6. De forma predeterminada, se seleccionan las siguientes extensiones de archivo (.dat, .doc, .htm, .jpg, .pdf, .ppt, .rtf. .sdf, .tif, .txt, .wpd, .wps, .xls). Estas extensiones corresponden a los tipos de documentos predeterminados que se indexarn, quedando disponibles para la operacin de bsqueda. Quite la marca de verificacin de las extensiones que no desea incluir. Para deshacer todas las entradas, haga clic en Ninguna. Para seleccionar todas las extensiones, haga clic en Todas. Despus de configurar las opciones que desea, haga clic en Siguiente. Aparece la ventana Crear ndice ahora o ms tarde.
7. Para crear el ndice en otro momento, seleccione el botn de opcin Omitir la creacin de la base de datos por ahora y haga clic en Siguiente.
60
Para crear la base de datos de ndices ahora, seleccione el botn de opcin Crear base de datos de ndices ahora y haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Preparado para crear base de datos de ndices.
Haga clic en Indexar ahora para iniciar el proceso de indexacin. El ndice se crear y aparecer en el cuadro de lista Bases de datos actualmente disponibles. 8. Una vez que se hayan creado los ndices, podr actualizarlos seleccionando aquellos que desea actualizar y haciendo clic en el botn ndice seleccionado. Para actualizar todos los ndices, haga clic en el botn Indexar todo. Nota: La actualizacin de un ndice requiere normalmente mucho menos tiempo que la creacin inicial del mismo. En este caso, el sistema slo buscar palabras en los archivos que sean nuevos o que hayan sido modificados.
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Editar una base de datos de ndices

Si desea editar una base de datos de ndices para agregar o quitar carpetas o cambiar las extensiones de archivo a buscar: 1. Seleccione la base de datos que desea editar en el cuadro de lista Bases de datos actualmente disponibles. 2. Haga clic en Editar. Aparece la pgina de criterios Base de datos de ndices.
3. Haga los cambios que desea en las carpetas o subcarpetas en que desea buscar o en las extensiones de archivo que desea incluir. 4. Haga clic en Guardar. Los cambios se guardan y la pgina Bases de datos de ndices vuelve a aparecer. Tenga presente que deber volver a ejecutar la indexacin para que los cambios se apliquen a las nuevas bsquedas.
Eliminar una base de datos de ndices

Si desea eliminar una base de datos de ndices: 1. En el men Herramientas, seleccione Bases de datos de ndices en la opcin Buscar. Tambin puede elegir esta opcin en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas, en la Pgina de inicio de bsqueda o en la pgina Programa de indexacin. 2. En el cuadro de lista Bases de datos actualmente disponibles, seleccione la base de datos que desea eliminar. 3. Haga clic en Eliminar. Aparece un mensaje de confirmacin. 4. Haga clic en Aceptar.
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Definir un programa de indexacin

El Programa de indexacin se configura para cada usuario. La configuracin del programa de indexacin para un usuario es completamente independiente de la programacin de otro usuario, sin importar la entidad de registro del usuario. Por ejemplo, si el administrador del sistema instala Sharpdesk y configura el programa de indexacin mediante el "Asistente para la instalacin del Buscador", la indexacin se llevar a cabo en el tiempo especificado mientras el administrador del sistema tenga la sesin iniciada. Sin embargo, otros usuarios no "adquieren" el programa del administrador del sistema; estos necesitan configurar sus propios programas de indexacin para realizar la indexacin programada mientras tengan la sesin iniciada. El usuario con la sesin iniciada determina que programa de indexacin ser efectivo en ese momento (si existe alguno). Si est en progreso una instancia de indexacin, los intentos adicionales para iniciar otro proceso de indexacin sern omitidos sin afectar el proceso de indexacin que est en ejecucin. Por ejemplo, si se est ejecutando una indexacin manual durante el tiempo de indexacin programada, la indexacin programada no se iniciar. La indexacin manual actual no ser afectada. Puede especificar que Sharpdesk realice automticamente una indexacin de las bases de datos diaria o semanalmente, o puede desactivar el programa de indexacin e indexar manualmente las bases de datos. Para definir o modificar un programa de indexacin: 1. Seleccione Programa de indexacin en la opcin Buscar del men Herramientas. Tambin puede seleccionar esta opcin en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas, en la Pgina de inicio de bsqueda o en la pgina Base de datos de ndices. Aparece la pgina Programa de indexacin.
2. Seleccione el intervalo de indexacin que desea, diario o semanal, en la lista desplegable o, si prefiere realizar manualmente la indexacin, haga clic en el botn Desactivar programa. 3. Si seleccion indexacin diaria:
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Elija la fecha de inicio en el calendario desplegable Fecha de inicio o escrbala

manualmente.
Especifique la hora de indexacin utilizando las flechas arriba/abajo de Hora de

inicio o escrbala manualmente.
Especifique el nmero de das entre cada indexacin utilizando las flechas

arriba/abajo de Realizar indexacin o escrbalo manualmente. 4. Si seleccion indexacin semanal:
Elija la fecha de inicio en el calendario desplegable Fecha de inicio o escrbala

manualmente.
Especifique la hora de indexacin utilizando las flechas arriba/abajo de Hora de inicio. Especifique los das de la semana en que desea realizar la indexacin haciendo clic
en la casilla de verificacin junto al da correspondiente. 5. Haga clic en Guardar. El programa de indexacin se guarda y la Pgina de inicio de bsqueda vuelve a aparecer. 6. Si est utilizando Windows 2000, XP o Vista, el sistema podr pedirle que introduzca su nombre de usuario y contrasea antes de que sea posible guardar el programa de indexacin. Normalmente, esto ocurre la primera vez que se intenta utilizar el servicio Schedule de Windows. En este caso, aparece el cuadro de dilogo siguiente:
Introduzca su nombre de dominio/nombre de usuario en el cuadro apropiado y su contrasea en cada uno de los cuadros correspondientes. Si no conoce su nombre de usuario o no puede iniciar la sesin, solicite ayuda al administrador de la red. Necesita un nombre de dominio/nombre de usuario Windows vlido para poder definir un programa de indexacin.
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Indexar manualmente las bases de datos

Para indexar manualmente las bases de datos: 1. Seleccione el Bases de datos de ndices en la opcin Buscar del men Herramientas. Tambin puede seleccionar esta opcin en el men desplegable Buscar de la barra de herramientas, en la Pgina de inicio de bsqueda o en la pgina Programa de indexacin. Aparece la pgina Bases de datos de ndices. 2. Seleccione la base de datos que desea indexar. Si desea indexar todas las bases de datos, no es necesario seleccionar ninguna. 3. Haga clic en ndice seleccionado o Indexar todo. La indexacin comenzar inmediatamente y mostrar el estado actual.
Monitorizacin del proceso de indexacin

El proceso de indexacin de bsqueda tiene un icono de monitorizacin que se muestra en la bandeja del sistema, en la parte inferior derecha del escritorio de Windows:
Icono de estado de indexacin Mientras la indexacin se est realizando, el icono muestra una animacin para indicar la actividad en segundo plano. Si desea comprobar el estado de la indexacin, haga clic derecho en el icono para visualizar el siguiente men contextual:
Mostrar progreso Seleccione la opcin Mostrar progreso para ver la indexacin del archivo actual. Aparecer un cuadro similar al siguiente:
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Mostrar ltima indexacin Seleccione la opcin Mostrar ltima indexacin para ver un resumen de la ltima operacin de indexacin. Aparecer un cuadro similar al siguiente:
El dialogo de la ltima indexacin realizada visualiza informacin detallada sobre el ltimo proceso de indexacin llevado a cabo para el PC local, independientemente de cual de los usuarios realiz la indexacin por ltima vez. Tenga en cuenta que si el dialogo se abre antes de completar la operacin de indexacin, la informacin en el dialogo no ser actualizada automticamente. Para actualizar la informacin en el dilogo, cierre el dialogo y luego bralo nuevamente despus de que haya finalizado la indexacin. Realizar indexacin Seleccione la opcin Realizar indexacin para iniciar el proceso de indexacin de todas las bases de datos de ndices actualmente definidas. Cancelar indexacin Seleccione la opcin Cancelar indexacin para detener el proceso de indexacin actual. Salir Seleccione Salir para cerrar el men Estado de indexacin y quitar el icono Estado de indexacin de la bandeja del sistema.
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Captulo 6 Componer con Sharpdesk

Introduccin
Gracias a Sharpdesk Composer, puede combinar archivos de distinto tipo en un nico documento listo para produccin. Por ejemplo, puede combinar un archivo de Word con uno de Excel, o incluso aadir un archivo de Lotus. Composer le permite reordenar las pginas, aadir portadas o intercalaciones y finalmente imprimir, copiar o enviar por correo electrnico el documento completo. Puede cargar tantos documentos originales como desee para crear el nuevo. Composer elimina la necesidad de cortar y copiar documentos de varias aplicaciones. Si es posible imprimir desde una aplicacin, generalmente podr aadir el documento a Composer y crear la coleccin de documentos que desee. Para aadir documentos a Composer, arrstrelos y sultelos en el rea de trabajo de Composer o en el botn Composer de la zona de salida. Tambin se pueden aadir documentos a Composer imprimindolos desde la aplicacin en la que se ha creado el archivo a travs del controlador de impresora Sharpdesk Composer. Se han realizado pruebas de las siguientes aplicaciones con Composer. Los resultados y las limitaciones se detallan en la siguiente tabla.
APLICACIN VERSIN ARRASTRAR Y SOLTAR? IMPRESIN DIRECTA DESDE LA APLICACIN?
Adobe Acrobat Reader Adobe Illustrator Adobe Page Maker Adobe Photoshop
5.0, 6.0 Todas Todas 5.0, 5.5
S (Nota 1) Marginal (Nota 2) No disponible (Nota 3) No disponible
S (Nota 1) Marginal (Nota 2) No disponible (Nota 3) S

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APLICACIN
VERSIN
ARRASTRAR Y SOLTAR?
IMPRESIN DIRECTA DESDE LA APLICACIN?
cc Mail Corel Presentations Corel Quattro Pro Corel WordPerfect Imaging for Windows Lotus 123 Lotus FreeLance Lotus WordPro MS Access MS Excel MS Internet Explorer MS Outlook MS PowerPoint MS Project MS Publisher MS Visio MS Word Netscape PaperPort Quark Express
Notas
1 2 3 4 5 6 7 8
8 8.0, 9.0 8.0, 9.0 8.0, 9.0 2.0 97, 2000 97, 2000 97, 2000 2000, 2003 2000, 2003 5.5, 6.0 2000, 2003 2000, 2003 2000, 2003 2000, 2003 5, 2000 2000, 2003 4.0 6.0, 7.0 Todas
No disponible S (Nota 5) S (Nota 4) S S S (Nota 4) S (Nota 5) S No disponible S (Nota 4) S (Nota 9) No disponible S (Nota 8) No disponible S S (Nota 6) S S No disponible Marginal (Nota 7)
S S S S S S S S S S S S S (Nota 8) S S S S S S Marginal (Nota 7)
No cierre el Acrobat despus de imprimir en Composer. Todas las pginas se imprimen en Composer mediante la orientacin de papel predeterminada en Acrobat. Pueden imprimirse pginas en blanco en Composer. Composer no es compatible con la salida EPS de Page Maker. Slo se enva a Composer la hoja activa en el momento de cerrar el archivo. Los documentos se procesarn en blanco y negro. Para mantener el contenido de color, imprima directamente desde la aplicacin siguiendo las instrucciones de impresin en color. Puede que el tamao y la orientacin de la pgina no se mantengan correctamente. Imprima directamente desde la aplicacin para obtener la orientacin adecuada. La aplicacin puede generar un error. Cuando se arrastra un archivo html a Composer, Internet Explorer mostrar algunas veces un cuadro de dilogo bajo la ventana de Sharpdesk. Compruebe en la barra de tareas de Internet Explorer si el cuadro de dilogo de impresin no est visible y haga clic en su botn para que aparezca. Asegrese de que la impresora seleccionada es Sharpdesk Componer y pulse OK para comenzar a cargar pginas en Composer.
Inicio de Composer
Para iniciar Composer desde Sharpdesk: Haga clic en el icono de Composer situado en la barra de herramientas de Sharpdesk o seleccione el comando Composer en el men Herramientas. Aparecern el rea de trabajo y el rea de referencia de Composer.
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Barra de mens
rea de referencia de Composer
rea de trabajo de Composer
Sharpdesk Composer
Composer cuenta con los siguientes elementos:
Barra de mens
Cuando se inicia Composer, las opciones de la barra de mens cambian a tareas especficas de Composer. Para obtener una descripcin de las opciones disponibles, consulte la seccin Opciones de men ms abajo.
Cuando se inicia Composer, la barra de herramientas cambia para proporcionar un acceso rpido a los comandos necesarios para guardar y cerrar, enviar una pgina o un documento como archivo adjunto a un mensaje de correo electrnico, imprimir un documento, cortar, copiar o pegar elementos y borrar pginas.
rea de trabajo
El rea de trabajo le permite crear y organizar las pginas del documento final. El rea de trabajo muestra las pginas como imgenes en miniatura similares a las del escritorio de Sharpdesk. Las imgenes en miniatura se muestran con orientacin vertical u horizontal dependiendo de la configuracin de impresin que tengan. Las pginas se muestran en orden, de izquierda a derecha y de arriba abajo.
rea de referencia
La seccin Referencia enumera todos los documentos de origen que se muestran en el rea de trabajo. El rea de referencia muestra el nombre del documento, el nmero de pginas y la fecha de creacin del documento.
Opciones de men
La barra de mens ofrece las siguientes opciones:
MEN Archivo Nuevo Abrir... Aadir documento Guardar Guardar como... Exportar... Imprimir Vista preliminar
DESCRIPCIN
Crea un nuevo documento en blanco. Si tiene otro documento abierto, aparece un mensaje que le da la posibilidad de guardarlo. Abre un archivo Sharpdesk (.SDF) existente. Aade pginas al rea de trabajo del documento actual. Guarda el archivo actual (modificado). Guarda el archivo actual con un nuevo nombre. El cuadro de dilogo Guardar como tambin aparece la primera vez que se guarda el archivo. Genera un archivo PDF a partir del documento actual de Composer. Imprime la pgina actual o todas las pginas del documento. Muestra las pginas tal y como aparecern una vez impresas. Si las pginas utilizan fuentes no escalables, la imagen de la vista preliminar podr no corresponder exactamente a cmo el documento se ver una vez impreso. Permite especificar los mrgenes del documento, definir encabezados y pies de pgina y establecer las propiedades de la impresora. Permite seleccionar una impresora predeterminada y establecer los ajustes de impresin bsicos (seleccin de bandeja, copias, etc.). Enva el documento actual como un archivo adjunto a un mensaje de correo electrnico en formato .PDF (Adobe Acrobat). Muestra los atributos del archivo actual. Muestra los nombres de los ltimos archivos abiertos en Composer. Si selecciona un nombre de archivo de la lista, dicho archivo se abrir en el rea de trabajo de Composer. Cierra y sale de Composer. Si el documento ya se ha modificado, puede guardarlo antes de cerrar.
Configurar pgina... Configurar impresin... Enviar correo Propiedades Archivos recientes
Salir Edicin Cortar Copiar Pegar Eliminar Seleccionar todo
Corta las pginas seleccionadas del rea de trabajo y las coloca en el Portapapeles. Copia una pgina del rea de trabajo y la coloca en el Portapapeles. Pega el contenido del Portapapeles en la ubicacin actual. Elimina las pginas seleccionadas del rea de trabajo. Selecciona todas las pginas del documento.
Insertar pgina en blanco Inserta una pgina en blanco en la ubicacin actual. Ver Referencias Barras de herramientas Herramientas Reinstalar controlador de Vuelve a instalar el controlador de impresora Sharpdesk Composer. impresora Ayuda
Alterna la lista de los documentos de referencia. Alterna la barra de herramientas.
Contenido e ndice Acerca de Composer...
Muestra la informacin de ayuda de Composer. Muestra la informacin relativa a la versin y el copyright de Composer.
Opciones de la barra de herramientas

La barra de herramientas de Composer le permite seleccionar comandos rpidamente:
COMANDO Aadir do Guardar Imprimir Cortar Copiar Pegar Eliminar DESCRIPCIN Aade pginas al archivo actual. Guarda el archivo actual (modificado). Imprime la pgina actual o todas las pginas del documento. Copia una pgina del rea de trabajo al Portapapeles. Copia una pgina del rea de trabajo y la coloca en el Portapapeles. Pega el contenido del Portapapeles en la ubicacin actual. Elimina las pginas seleccionadas.
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Trabajar con Composer

Las pginas se cargan en Composer imprimiendo en el controlador Sharpdesk Composer desde otras aplicaciones (por ejemplo, MS Word, MS Excel, etc.). Tambin puede arrastrar un archivo desde Sharpdesk o Microsoft Explorer y colocarlo directamente en el rea de trabajo de Composer o en el icono de Composer de la zona de salida. La carga de pginas mediante el mtodo de arrastrar y colocar utiliza el tamao y la orientacin de papel predeterminados.
Cargar pginas en Composer

Puede cargar pginas en Composer directamente desde Sharpdesk, Explorer u otras aplicaciones. Para colocar pginas en Composer desde otras aplicaciones (por ejemplo, Word): 1. Seleccione el comando Imprimir en la aplicacin en la que est trabajando. Aparece una pantalla similar a la siguiente:
Pantalla Imprimir
Seleccione Sharpdesk Composer como impresora de destino. Para cambiar el tamao de papel o la orientacin del documento, haga clic en el botn Propiedades.
Pantalla Propiedades
2. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin y cerrar la pantalla Propiedades. 3. Haga clic en Aceptar o en Imprimir (en funcin de la aplicacin que est ejecutando) para iniciar la operacin de impresin. Si Sharpdesk no se est ejecutando en ese momento, se inicia de forma automtica y las pginas nuevas se aaden a un documento Untitled.sdf en el rea de trabajo de Composer. Si Composer se est ejecutando con un documento en el rea de trabajo, las pginas nuevas se aaden al documento existente. 4. Contine cargando pginas en Composer hasta haber incluido todas las pginas que desee. A continuacin, utilice Composer para borrar o reordenar de forma selectiva el contenido del documento final. Aadir pginas a Composer Mientras se ejecuta Composer, puede agregar pginas como se indica a continuacin: 1. Haga clic en el icono Agregar documento de la barra de herramientas o seleccione el comando Agregar documento del men Archivo. Aparece un cuadro de dilogo Abrir convencional. 2. Localice el documento que desea agregar a Composer, resltelo y haga clic en Abrir. El documento se abre automticamente en su aplicacin original (por ejemplo, Word) y luego se imprime y se agrega a Composer. Aadir pginas desde Sharpdesk o desde el Explorador de Windows Mientras se ejecuta Composer, puede agregar pginas desde Sharpdesk o desde el Explorador de Windows como se indica a continuacin: Arrastre un archivo desde el rea de trabajo de Sharpdesk o desde el Explorador de Windows y colquelo en el rea de trabajo de Composer o en el icono de Composer en la zona de salida. La pgina se abre en su aplicacin original y luego se imprime en Composer. Nota: Cuando cargue archivos de imagen con muchas pginas en Composer mediante Sharpdesk Imaging, Imaging separar la entrada en mltiples segmentos de 50 pginas para evitar el colapso de los recursos del sistema. Cada segmento se mostrar en la ventana de referencia de Composer. Nota: Es posible que la opcin de arrastrar y soltar no funcione en todas las aplicaciones. Si la opcin de arrastrar y soltar no funciona en un determinado tipo de archivo, bralo en la aplicacin que lo creo e imprmalo mediante Sharpdesk Composer.
Creacin de documentos Composer

Trabajar con Composer resulta sencillo e intuitivo. Una vez cargados en el rea de trabajo los documentos de origen, puede utilizar el ratn o los comandos de la barra de mens y de herramientas para borrar o reordenar las pginas con el fin de crear el nuevo documento. Organizar pginas Para organizar las pginas en el rea de trabajo:
Las pginas se pueden arrastrar y soltar dentro del rea de trabajo para reordenarlas como se desee. Para mover una pgina en el rea de trabajo, cjala y luego suelte el ratn en la ubicacin en la que desee insertar la pgina. Tambin puede mover una pgina utilizando los comandos Cortar y Pegar. Haga clic en la pgina que desea mover y, a continuacin, haga clic en Cortar en la barra de herramientas.
73
Luego, haga clic en la pgina que desea situar a continuacin de la que acaba de cortar y haga clic en Pegar. Tambin puede acceder a estos comandos haciendo clic con el botn derecho del ratn en una pgina.
Para insertar una pgina en blanco, seleccione el comando Insertar pgina en blanco del men Edicin o haga clic con el botn derecho del ratn en la pgina que desea situar antes de la pgina en blanco y seleccione el comando Insertar pgina en blanco. Cada pgina insertada en el rea de trabajo de la composicin muestra su nombre de archivo original en el rea de referencia. Si desea cambiar el nombre de una pgina, haga clic en ella y seleccinela; luego, vuelva a hacer clic en la pgina y escriba el nuevo nombre. . Para ver la pgina de Composer a tamao completo, haga clic en el icono Maximizar en la esquina superior derecha del rea de trabajo. Para ver solamente el rea de trabajo, desactive la opcin Referencias en el men Ver. Tambin puede ampliar el rea de trabajo (o el rea de referencia) arrastrando la barra separadora entre el rea de trabajo y el rea de referencia. Para ver una imagen a tamao completo, haga doble clic en la pgina o seleccione el comando Vista preliminar del men Archivo. Para volver a la vista predeterminada, haga clic en el icono Cerrar (X) en la esquina superior derecha del rea de trabajo.
Borrar pginas Para borrar una pgina: 1. Haga clic en las pginas que desee borrar (mantenga pulsada la tecla <Ctrl> para seleccionar varias pginas). Las pginas seleccionadas quedan resaltadas. 2. Haga clic en la opcin Eliminar de la barra de herramientas, seleccione el comando Eliminar del men Archivo o pulse la tecla Supr. Aparece un mensaje de confirmacin. 3. Haga clic en Aceptar para borrar las pginas.
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Encabezados y pies de pgina

Puede definir encabezados y pies de pgina como se indica a continuacin: Seleccione el comando Configurar pgina del men Archivo. Aparece el cuadro de dilogo Configurar pgina.
Aplicar un encabezado/pie de pgina a pginas seleccionadas Puede especificar las pginas en que aparecern el encabezado y el pie de pgina como se indica a continuacin: 1. Seleccione la opcin Todo el documento en la lista desplegable de la seccin Aplicar a: si desea que el encabezado/pie de pgina se aplique a todas las pginas del documento impreso. 2. Seleccione la opcin Pginas seleccionadas en la lista desplegable de la seccin Aplicar a: si slo desea aplicar el encabezado/pie de pgina a las pginas que seleccion antes de elegir la opcin Configurar pgina del men Archivo. Si no selecciona pginas especficas antes de abrir el cuadro de dilogo Encabezado/pie de pgina, slo estar disponible la opcin Todo el documento. 3. Seleccione la opcin Desde esta pgina en adelante en la lista desplegable de la seccin Aplicar a: si desea que el encabezado/pie de pgina se aplique a la pgina que seleccion antes de elegir la opcin Configurar pgina del men Archivo. La pgina seleccionada y las pginas subsiguientes contendrn el encabezado/pie de pgina que ha definido. Si no selecciona pginas especficas antes de abrir el cuadro de dilogo Encabezado/pie de pgina, slo estar disponible la opcin Todo el documento.
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Definir el tamao de la franja de encabezado/pie de pgina Los encabezados y pies de pgina son franjas blancas opacas que aparecen en la parte superior e inferior de la pgina impresa. Las franjas de encabezado y pie de pgina sobrescriben el texto que se encuentra debajo de ellas. Para controlar el tamao de las franjas de encabezado/pie de pgina y la ubicacin del texto dentro de ellas, siga el procedimiento que se describe a continuacin: 1. Use las flechas Arriba/Abajo para especificar la altura del encabezado/pie de pgina. Este ajuste define la parte inferior de la franja de encabezado (o la parte superior de la franja de pie de pgina) en la pgina impresa, medida desde el borde superior (encabezado) o inferior (pie de pgina) del papel. Las franjas de encabezado y pie de pgina aparecern como cintas blancas opacas transversalmente en la parte superior e inferior de la pgina impresa. 2. Use las flechas Arriba/Abajo para especificar la sangra desde el borde superior/inferior. Este ajuste define la posicin de la primera lnea impresa del encabezado (pie de pgina) respecto del borde superior (inferior) del papel. Este ajuste debe ser inferior a la altura del encabezado/pie de pgina. 3. Use las flechas Arriba/Abajo para especificar la sangra desde el borde izquierdo/derecho. Este ajuste define la posicin del primer/ltimo carcter impreso respecto del borde izquierdo/derecho del papel. Definir el texto para el encabezado/pie de pgina Cada encabezado/pie de pgina consta de tres secciones: izquierda, central y derecha. La seccin izquierda est alineada a la izquierda (comienza en la sangra desde el borde izquierdo), la seccin central est centrada (segn el ancho del papel) y la seccin derecha est alineada a la derecha (termina en la sangra desde el borde derecho). Para llenar los cuadros de las secciones y dar formato al texto, siga el procedimiento que se describe a continuacin: 1. Haga clic en el cuadro de la seccin que desea usar y escriba el texto para el encabezado/pie de pgina. 2. Para insertar un nmero de pgina, haga clic en el cuadro de la seccin donde desea que aparezca (izquierda, central o derecha) y, a continuacin, haga clic en el botn Nmero de pgina. Composer numerar automticamente las pginas en orden. 3. Para dar formato al encabezado/pie de pgina, resalte el texto y haga clic en el botn Fuente. Seleccione la fuente, estilo y tamao que desea usar y haga clic en Aceptar.
Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrnico

Puede adjuntar un documento de Composer a un mensaje de correo electrnico como se indica a continuacin:
Seleccione el comando Enviar correo del men Archivo o Haga clic en el icono Enviar correo de la barra de herramientas.
Composer guardar el archivo actual como un archivo PDF y lo adjuntar al sobre de correspondencia del programa de correo electrnico de su PC. Complete el campo de direccin y agregue eventuales comentarios al mensaje; luego, envelo de la misma forma que enva otros mensajes de correo electrnico.
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Guardar documentos
Para guardar un documento nuevo, seleccione el comando Guardar del men Archivo o haga clic en el icono Guardar de la barra de herramientas. Si ya ha guardado y asignado un nombre al documento, ste se guardar automticamente. Si es la primera vez que lo guarda, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como, donde podr asignarle un nombre y guardarlo con una extensin .SDF.
Abrir un documento de Composer

Puede abrir un documento de Composer como se indica a continuacin: 1. Seleccione el comando Abrir del men Archivo. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. 2. Busque el archivo que desea abrir y haga clic en Abrir.
Cerrar Composer
Para cerrar Composer, seleccione el comando Salir del men Archivo o el icono Guardar y salir de la barra de herramientas.
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7.
Captulo 7 Sharpdesk Imaging

Introduccin
Con Sharpdesk Imaging, podr ver imgenes, manipularlas, aadir anotaciones e imprimirlas.
Conceptos bsicos
Esta seccin trata sobre algunos conceptos bsicos y terminologa que le ayudarn a comprender mejor Sharpdesk Imaging.
Qu es Imaging?
Imaging puede describirse como la creacin, modificacin y procesamiento de imgenes electrnicas utilizando software de computacin. Algunas operaciones comunes de Imaging son:
Digitalizacin de textos, fotografas o dibujos y almacenamiento de los resultados en archivos de imagen. Visualizacin de imgenes mediante tcnicas como vistas en miniatura, ampliaciones, rotacin y ajustes de tamao. Envo de documentos de imagen mediante correo electrnico o fax. Realizacin de anotaciones en imgenes. Limpieza electrnica de las imgenes para mejorar la visualizacin. Combinacin de operaciones en un nico procedimiento automatizado que puede ejecutarse mientras realiza otras tareas.
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Tipos de imgenes
Una imagen es una representacin electrnica de un documento de texto, una fotografa, una lnea o cualquier otra unidad grfica. Para crear una imagen puede digitalizar una pgina impresa, una fotografa o un dibujo, puede guardar un fax, o puede crear la imagen con un programa de dibujo o de diseo grfico. Una vez digitalizada y guardada, una pgina de texto adopta las propiedades de un archivo de imagen y ya no puede abrirse con un procesador de texto.
Formatos de archivos de imagen

Las imgenes se guardan en archivos con extensiones como .TIF, .BMP, .JPG o .AWD . La extensin indica el formato que se utiliza para almacenar la imagen. Algunos formatos, como BMP y JPEG tienen una sola imagen por archivo.
Archivo de una sola imagen
Otros, como .TIFF o .AWD, son similares a un libro. Contienen una o varias pginas, cada una de las cuales contiene una sola imagen.
Archivo de varias imgenes
Los archivos de imagen son archivos estndar de Windows y, por tanto, puede utilizar comandos estndar de Windows para:
Organizar archivos en carpetas Agregar un archivo de imagen a un mensaje electrnico Copiar y eliminar archivos o cambiarles el nombre Imprimir archivos o enviarlos por fax
Documentos de imagen
Un documento de imagen es una coleccin de una o ms imgenes que se relacionan de manera lgica. Un documento con una sola imagen podra ser un formulario en blanco que ha sido digitalizado y guardado con el formato de un archivo de imagen.
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Documento de una sola imagen
Otro ejemplo podra ser una serie de faxes, memos y fotos digitalizados en un archivo de mltiples pginas.
Archivo de imagen de varias pginas
Sharpdesk Imaging
Con Sharpdesk Imaging, usted puede realizar una gran variedad de operaciones con las imgenes mediante las selecciones desde los mens o pulsando en los botones de herramientas. Muchas de las opciones presentan cuadros de dilogo. Si no est seguro de los valores o propiedades que necesita cambiar, acepte las opciones predeterminadas. Estos valores ofrecen resultados satisfactorios en la mayora de las situaciones. A medida que experimente con diferentes opciones y configuraciones, podr escoger los parmetros ms apropiados para los resultados que desea obtener. la aplicacin Imaging y de controles ActiveX. La aplicacin Sharpdesk Imaging consta de Imaging se describe en las siguientes secciones.
Aplicacin Imaging
En esta seccin se describen brevemente las operaciones que puede realizar con Imaging. Para obtener informacin ms detallada sobre tareas especficas, consulte la ayuda en lnea mientras utiliza la aplicacin. Mostrar imgenes Sharpdesk Imaging lee y visualiza los siguientes tipos de archivos de imagen:
ARCHIVOS DE IMAGEN Documento TIFF Imagen de mapa de bits Documento de fax (slo con Windows 98) Archivo GIF Archivo de marcadores de imagen EXTENSIONES .TIF, .TIFF, .JFX .BMP .AWD GIF .IBK
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Archivo JPEG Documento PCX/DCX Documento WIFF Documento XIF
.JPG, .JPE, .JPEG .PCX, .DCX .WIF .XIF
Puede elegir entre ver una sola imagen en la ventana, ver las imgenes de un documento de varias pginas en vistas en miniatura o ver la pgina y las vistas en miniatura a la vez.
Dilogo de la ventana de Imaging
Convertir archivos de imagen Sharpdesk Imaging para Windows le permite guardar una imagen en los siguientes formatos:
.TIFF .BMP .JPEG . AWD (slo Windows 98)
En ciertos casos, es posible que al convertir el formato de la imagen de origen algunos atributos se pierdan permanentemente. Por ejemplo, si guarda un archivo BMP a color en el formato AWD (que slo acepta blanco y negro), la imagen pasar a ser en blanco y negro. Si convierte la imagen
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nuevamente de AWD a BMP, no podr recuperar la informacin del color que perdi durante la primera conversin. Cambiar la visualizacin de la imagen Puede aplicar zoom para aumentar o disminuir el tamao de la imagen, seleccionar la opcin de ajuste perfecto o modificar el tamao para adaptarlo al alto o ancho de la ventana. Una imagen se puede girar a la izquierda, a la derecha o 180 grados. La opcin Girar es muy til cuando digitaliza imgenes con orientacin horizontal y usa el alimentador de pginas de un escner. O bien si alimenta un escner con una pila de documentos al revs (para enderezar la orientacin 180 imgenes en miniatura se pueden ampliar a fin de observarlas ms en detalle o reducir para Las grados). visualizarlas todas en la misma ventana. Tambin puede arrastrarlas y reordenarlas para cambiar el orden de las pginas en el documento de imagen. Digitalizar imgenes Puede crear documentos de imagen cuando digitaliza memos, formularios, fotografas, etc. y los convierte en archivos de imagen. Sharpdesk Imaging es compatible con los dispositivos compatibles con TWAIN como escneres y cmaras digitales. NOTA: Para obtener mejores resultados, guarde los documentos digitalizados en formato TIFF. Anotacin de imgenes Las funciones de Anotacin permiten agregar anotaciones y guardarlas con la imagen. Algunos ejemplos de anotaciones:
Lnea de diseo libre o lnea recta Marcador de resaltado Rectngulos vacos y rellenos Notas adhesivas Texto de archivo Sellos personalizados como Recibido o el logotipo de su compaa Hipervnculos
Algunas de estas anotaciones poseen caractersticas que se pueden configurar, como color, ancho de lnea y fuente. Los hipervnculos son un tipo especial de anotacin que permite definir vnculos con un archivo, con un URL (localizador nico de recursos) en el World Wide Web o con un documento de imagen. El documento HQ.TIF se encuentra en la carpeta Samples de este producto. En este ejemplo, las anotaciones incluyen hipervnculos a otras pginas en el mismo documento. Haga clic en el texto situado dentro de los rectngulos dibujados en el mapa para ir a las fotografas de las pginas 2 y 3 del documento. Haga clic en el rea correspondiente a la direccin del mapa para acceder a la pgina inicial de Eastman Software en la World Wide Web.
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El icono de anotacin junto al nmero de pgina de la vista en miniatura indica que hay por lo menos una anotacin.
Anotacin de un dilogo de imagen
Crear una hoja de vnculos Una hoja de vnculos con las vistas en miniatura de las pginas de un documento de imagen viene a ser como los negativos fotogrficos, que muestran las imgenes de un rollo de pelcula. Antes de crear la hoja de vnculos, aumente o reduzca globalmente el tamao de las imgenes en miniatura, para ver ms detalles o para que todas quepan en la hoja. Para crear una hoja de vnculos, seleccione el comando Crear hoja de vnculos del men Herramientas.
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Dilogo Hoja de vnculos
Procesamiento de imgenes Durante la digitalizacin y la transmisin por fax, pueden adherirse a los documentos partculas de polvo que disminuyen la calidad de la imagen. La opcin Quitar motas procesa el documento electrnicamente para eliminar estas partculas. Con la opcin Enderezar pgina del men Herramientas, puede enderezar una imagen torcida en relacin con la pgina de fondo. Se dibuja una lnea en el documento que sirve como referencia a la aplicacin para girar la imagen a la orientacin correcta. Tambin puede recortar un rea de la imagen o dejar que el programa recorte automticamente los bordes de la imagen.
Uso de la aplicacin Imaging

En esta seccin se describen algunas de las operaciones bsicas al trabajar con la aplicacin Imaging. Para obtener informacin adicional, consulte la ayuda en lnea. Iniciar Sharpdesk Imaging Para iniciar Sharpdesk Imaging: 1. Haga clic en el botn Inicio. 2. Seale Programas, Sharpdesk y, por ltimo, Sharpdesk Imaging.
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NOTA: Si utiliza los archivos de imagen de muestra instalados con Sharpdesk para hacer ejercicios con las opciones de Imaging, podr acceder a las versiones originales de estos archivos en el CD de instalacin. Bsqueda de documentos de imagen Puede asignar propiedades (como Autor, Palabras clave, Comentarios, Ttulo y Asunto) a las imgenes para facilitar su localizacin. Definir propiedades Para asignar una propiedad a un documento de imagen (el siguiente ejemplo utiliza un archivo de muestra que se instala con Sharpdesk): 1. En el men Archivo, seleccione el comando Abrir. 2. Vaya a la carpeta donde instal Sharpdesk Imaging. (La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\Sharp\Sharpdesk\Imaging). 3. Abra la carpeta Samples. 4. Haga doble clic en HQ.TIF o resltelo y haga clic en Abrir. 5. En el men Archivo, seleccione el comando Propiedades. Aparece la ventana Propiedades. 6. Haga clic en la ficha Resumen.
Dilogo de propiedades
La ficha Resumen le permite especificar los valores de las propiedades de sus documentos de imagen. Es posible que desee utilizar valores estndar para que sus documentos estn organizados de una manera ms productiva. Palabras clave descriptivas pueden ser, por ejemplo, Facturas, Depsitos, Inventario, etc.
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1. Introduzca los valores de las propiedades que desea aplicar y haga clic en Aceptar. 2. En el men Archivo, seleccione el comando Guardar para agregar los valores de las propiedades al documento. Buscar propiedades definidas Para buscar un documento de imagen utilizando un valor de propiedad: 1. En el men archivo, seleccione el comando Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
Cuadro de dilogo Abrir 2. Haga clic en el botn Buscar. Aparece el cuadro de dilogo Buscar archivos de imagen.
Cuadro de dilogo Buscar archivos de imagen
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3. Introduzca el valor propiedad que desea utilizar para la bsqueda. 4. En la lista desplegable Buscar en, seleccione la unidad o la carpeta en la que desea buscar. Para desplazarse a una carpeta en particular, use el botn Examinar. 5. Haga clic en la casilla de verificacin Incluir subcarpetas. 6. Haga clic en Buscar ahora. El panel inferior del cuadro de dilogo mostrar los nombres de los documentos que contengan el valor de propiedad especificado. Haga clic en una imagen para visualizar una miniatura del documento.
Cuadro de dilogo Imagen de prueba
Visualizacin de documentos de imagen

Cuando localice el documento de imagen con el que desea trabajar, podr abrirlo, modificar los atributos de visualizacin, ver y modificar el tamao de vistas en miniatura o crear una hoja de vnculos. Abrir un documento En el cuadro de dilogo Buscar, resalte el documento que desea abrir y haga clic en Abrir.
Cambiar la visualizacin 1. Puede cambiar el ancho o alto de la ventana de visualizacin segn lo desee. 2. En el men Zoom, puede seleccionar diversas opciones para cambiar el tamao del documento a fin de que quepa en la ventana de visualizacin. Cuando se cambia el tamao del documento, la relacin entre alto y ancho se mantiene intacta. Haga clic en Ajustar al alto para ver todo el alto de la pgina. * Haga clic en Ajustar al ancho para ver todo el ancho de la pgina.
* Haga clic en Pxel a pxel. Si no cabe la totalidad de la pgina en la ventana de presentacin, aparecern barras de desplazamiento en la parte inferior y/o derecha de la ventana. * Haga clic en Ajuste perfecto. Generalmente, ste es el ajuste ptimo. 3. En el men Ver, puede hacer clic en Pgina y vistas en miniatura para ver miniaturas de las pginas en otra ventana junto a la visualizacin de la pgina. La vista en miniatura seleccionada tiene un borde alrededor. 4. Site el puntero sobre la barra vertical entre la ventana de la pgina activa y la ventana de vistas en miniatura. Cuando el puntero cambie de forma, mantenga presionado el botn izquierdo del Mouse y arrastre la barra a la izquierda o derecha para ajustar el tamao de las ventanas.
Cuadro de dilogo Ventanas de tamao
5. En el men Herramientas, puede hacer clic en Lupa para ampliar una parte de la pgina. [Nota: Los controles de la lente de aumento slo se pueden usar con el ratn. No son compatibles con los controles del teclado.] Mostrar y modificar las vistas en miniatura Para visualizar o modificar vistas en miniatura: 1. En el men Ver, seleccione el comando Pginas en miniatura. Aparecen imgenes en miniatura de los documentos de imagen. 2. En el submen Opciones del men Herramientas, seleccione el comando Tamao de vista en miniatura. Aparecer el cuadro de dilogo Tamao de la vista en miniatura.
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Cuadro de dilogo Tamao de vista en miniatura
3. Coloque el puntero sobre el identificador en la esquina inferior derecha de la vista en miniatura. Mantenga presionado el botn izquierdo del Mouse y arrastre el identificador diagonalmente para aumentar o disminuir el tamao de la vista. 4. Haga clic en Aceptar para asignar el nuevo tamao de la vista en miniatura. Crear una hoja de vnculos Para crear una hoja de vnculos: 1. En el men Archivo, seleccione el comando Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. 2. Vaya a al documento de imagen que desea abrir y haga clic en Abrir. Aparecer el documento de imagen. 3. En el men Herramientas, seleccione el comando Crear hoja de vnculos. Aparecer el cuadro de dilogo Crear hoja de vnculos. 4. Escriba un nombre de archivo y una ubicacin y haga clic en Guardar. 5. En el men Archivo, seleccione el comando Abrir. 6. Localice la hoja de vnculos que cre y haga clic en Abrir. 7. Haga clic en una pgina para ver la pgina original. 8. Haga clic en el botn Anterior para regresar a la hoja de vnculos. Para abrir automticamente la hoja de contactos despus de crearla: 9. En el men Herramientas, seleccione el comando Opciones y, a continuacin, haga clic en Hoja de vnculos. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de hoja de vnculos. 10. Seleccione la casilla de verificacin Abrir hoja de vnculos despus de guardar y haga clic en Aceptar.
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Cuadro de dilogo Hoja de vnculos
Anotacin de documentos
En esta seccin se describe cmo agregar anotaciones a un documento, cmo modificar las propiedades de las anotaciones y cmo guardar un documento con anotaciones. Anotacin de sello Para aplicar un sello al documento: 1. En el men Archivo, seleccione el comando Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 2. Vaya al documento de imagen al que desea agregar una anotacin y haga clic en Abrir. Aparecer el documento de imagen. 3. En el men Ver, seleccione el comando Una pgina. 4. En el men Anotacin, haga clic en Sello. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de sello.
En vez de usar el men, puede hacer clic en una herramienta de la barra de anotaciones. Sello
Cuadro de dilogo Propiedades de sello
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5. En la lista de sellos, haga clic en el sello que desea usar y luego en Editar. Aparecer el cuadro de dilogo Editar propiedades de sello de texto.
Cuadro de dilogo Editar propiedades de sello de texto
Haga clic en Fuente. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de fuente del sello.
Cuadro de dilogo Propiedades de fuente del sello
6. Seleccione los atributos y el color de fuente que desea usar y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades de fuente del sello. 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades de sello. El puntero adoptar la forma de un sello. 9. Site el sello en el lugar donde desea agregar la anotacin y presione el botn izquierdo del Mouse para aplicar el sello al documento. La anotacin de sello aparecer en el documento. Para mover el sello, coloque el puntero dentro del recuadro punteado y arrstrelo a la nueva ubicacin. 10. Haga clic fuera del contorno de puntos para fijar el sello.
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Anotacin de marcador de resaltado Para agregar un marcador de resaltado al documento: Con el documento abierto, seleccione el comando Marcador de resaltado del men Anotacin. El puntero adopta la forma de cruz. Site el puntero a unos milmetros de la parte superior izquierda del prrafo que desea resaltar. Mantenga presionado el botn izquierdo del Mouse y arrastre el puntero hasta el final del prrafo. Suelte el botn del Mouse para aplicar el resaltado.
Modificar las propiedades del marcador de resaltado Para modificar las propiedades de resaltado: 1. Coloque el puntero en el marcador de resaltado y haga clic con el botn derecho del ratn. Aparece un men de mtodo abreviado. 2. Haga clic en Propiedades. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades del marcador de resaltado. NOTA: Para cambiar las propiedades predeterminadas de una anotacin, haga clic con el botn derecho del Mouse en el botn correspondiente en la barra de herramientas de anotaciones o seleccione la opcin Establecer como predeterminado en el cuadro de dilogo Propiedades de la anotacin.
Cuadro de dilogo Propiedades del marcador de resaltado
3. Elija un color que no oculte el texto, como azul claro. 4. Haga clic en Aceptar para aplicar el nuevo color.
Mejorar un documento
En esta seccin se explica cmo mejorar la pgina de un documento quitando las manchas y enderezando la imagen. Quitar manchas de un documento Para quitar manchas de un documento: 1. En el men Zoom, seleccione la opcin Ajuste perfecto. 2. En el men Herramientas, seleccione el comando Quitar manchas.
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La aplicacin eliminar todas las manchas que se puedan haber producido durante el proceso de digitalizacin o transmisin por fax. Enderezar una pgina Para enderezar un documento visualizado: 1. En el men Herramientas, seleccione el comando Enderezar pgina. Aparecer el cuadro de dilogo Enderezar pgina. 2. Mueva el cuadro de dilogo al borde lateral o inferior de la pgina para que pueda dibujar una lnea de referencia en la parte superior de la pgina. El cursor adoptar la forma de una 3.cruz. una lnea de referencia que tenga el mismo ngulo de inclinacin que el texto. Site Dibuje el puntero entre dos lneas del texto y presione el botn izquierdo del Mouse. Mientras mantiene presionado el botn, arrastre el puntero hacia la derecha, dibujando una lnea paralela a las lneas del texto. Suelte el botn del ratn cuando la lnea de referencia dibujada quede situada correctamente tal como se muestra en el siguiente ejemplo.
Cuadro de dilogo Enderezar pgina 4. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Enderezar pgina. La pgina girar hasta que la lnea que dibuj quede totalmente paralela a los bordes superior e inferior de la ventana.
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Captulo 8 Conversin de imgenes a texto

Introduccin
Sharpdesk le permite convertir una imagen grfica no editable que contenga texto en un archivo que se pueda editar con el procesador de texto que desee. Puede convertir una imagen en cualquier momento mientras trabaja con Sharpdesk simplemente arrastrando la imagen a la opcin Convertir por OCR de la barra Zona de salida. En Sharpdesk Imaging, slo tiene que seleccionar el comando Convertir por OCR del men Herramientas. Sharpdesk conserva incluso hasta la presentacin de los documentos. Una vez convertida la imagen en un documento que se puede editar, puede modificarlo, agregar anotaciones y tratarlo como cualquier otro documento creado originalmente en su aplicacin nativa.convertir cualquier imagen .TIF, .PDF, BMP, .DCX, .JPG o .PCX en uno de los numerosos Puede formatos de salida estndar. Esto puede dar tambin como resultado un trazado u orientacin incorrectos de la pgina emitida. El OCR de Sharpdesk puede convertir imgenes con resoluciones entre 75 y 600 ppp (puntos por pulgada). Se obtienen mejores resultados con imgenes con una resolucin de 300 ppp. Las imagines que no estn entre los 75 y los 600 ppp no aparecern en el archivo que se crea al realizar la operacin. Si un archivo de imagen de mltiples pginas tiene pginas que se encuentran dentro del rango de resolucin, esas pginas se convertirn de la manera habitual. Si el archivo de imagen que va a usar no se encuentra dentro del baremo permitido, puede usar herramientas de edicin de imgenes como Sharpdesk Imaging para adaptar la resolucin al baremo permitido.
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Configurar la conversin con las opciones de OCR

Sharpdesk le permite configurar varias opciones que controlan el proceso del OCR. Para hacerlo, elija el comando Preferencias del men Herramientas de Sharpdesk y haga clic en la pestaa Convertir mediante el OCR:
Opciones de conversin mediante el OCR
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Ajustar el formato del archivo de salida

Puede seleccionar uno de los siguientes formatos de archivo de salida para el proceso del OCR:
Guardar Archivo como formato

Adobe PDF (*.pdf) Adobe PDF con imagen en texto (*.pdf) Excel 97, 2000 (*.xls) RTF Word 2000 (*.rtf) Texto, delimitado por comas (*.txt) Texto, estndar (*.txt) MS Word Document (*.doc) WordPerfect 8.0 (*.wpd) WordPerfect 9, 10 (*.wpd) Formato Word (*.doc) es el predeterminado.
Configurar el diseo original del documento

La configuracin del diseo original del documento le dice al motor OCR qu ha de esperar en la(s) imagen(es) que va a procesar. Puede elegir entre las siguientes selecciones de diseo:
Configuracin de diseo
Automtico
Descripcin
Permite que el motor OCR tome sus propias decisiones en cuanto al diseo. Decide qu texto est en columnas y cual no, cuando un objeto es un grfico o es texto que ha de reconocerse y donde colocar las tablas. Elija Automtico, si su documento contiene pginas con diferentes diseos o diseos desconocidos. Seleccinelo para una imagen que tiene mltiples columnas y tablas y para imgenes con ms de una tabla. Casi siempre, sta es la mejor opcin y es el ajuste predeterminado. Elija esta configuracin si alguna de sus pginas tiene texto en columnas y desea mantenerlas como columnas separadas, similar al diseo original. Elija esta configuracin si su pgina contiene slo columnas de texto y/o tablas.
Columna mltiple, sin tabla
Texto, tabla
Configurar los idiomas en el documento

La configuracin de los idiomas del documento le dice al motor OCR qu palabra o carcter ha de esperar en la(s) imagen(es) que va a procesar. Las lenguas en las que Sharpdesk ha sido localizado se muestran en la parte principal de la pestaa: Holands Italiano Ingls Espaol Francs Sueco Alemn
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El idioma predeterminado es el que se elige cuando se instala Sharpdesk. El motor OCR de Sharpdesk tambin reconoce idiomas adicionales. Se muestran haciendo clic en el botn Ms:
Seleccione la casilla del idioma(s) que pueden incluirse en los documentos de imagen que va a tratar el OCR. Tenga en cuenta que el proceso de reconocimiento se ralentizar mientras ms idiomas se seleccionen, elija slo esos idiomas que espera encontrar en los documentos si la velocidad de reconocimiento es importante.
Seleccionar un diccionario de usuario

Puede mejorar el reconocimiento de las palabras que se encuentran en los documentos que escanea a menudo si crea un diccionario de usuario. El diccionario seleccionado actualmente se muestra en la casilla de diccionario personalizado. Para cambiar el diccionario seleccionado o para crear uno nuevo, haga clic en el botn Examinar. Se mostrar el cuadro de dilogo de archivos de diccionario de usuario:
Seleccionar un diccionario existente Todos los diccionarios de usuario conocidos se mostrarn en la seccin nombre de archivo. El diccionario seleccionado actualmente tendr "[actual]" junto a su nombre. Para elegir un diccionario diferente, haga clic en su nombre y luego haga clic en el botn Establecer como
actual. Esto cambiar la bandera [actual] al nombre que ha seleccionado. Slo se puede usar un diccionario de usuario al mismo tiempo. Modificar un diccionario de usuario Primero seleccione el nombre del diccionario que desea modificar. A continuacin haga clic en el botn Editar. Se mostrar el cuadro de dilogo de edicin de diccionario de usuario:
Se mostrarn todas las palabras que se encuentran actualmente en el diccionario. Aadir palabras al diccionario de usuario Teclee la palabra que desea aadir al diccionario en la seccin palabra de usuario. Luego haga clic en el botn Agregar para aadir la nueva palabra al diccionario. Eliminar palabras del diccionario de usuario Seleccione las palabras que se encuentran en el diccionario y que quiere eliminar haciendo clic en ellas en la lista, lo que seleccionar la palabra que ha sido marcada. Para seleccionar ms de una palabra, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada palabra que desea seleccionar. Para deseleccionar una palabra que ya est seleccionada, haga clic en ella de nuevo para que no aparezca como marcada. Cuando tenga seleccionada la lista de palabras que desea eliminar, haga clic en el botn eliminar para eliminarlas del diccionario. Para eliminar todas las palabras del diccionario, haga clic en el botn Borrar todo. Importar palabras al diccionario de usuario Puede generar una lista de palabras usando otros programas e importarlas al diccionario de usuario. Las palabras que han de importarse deben estar en un archivo de texto, con una palabra por lnea, sin puntuacin ni antes ni despus de la palabra. Para importar estas palabras, haga clic en el botn Importar, para que aparezca el cuadro de dilogo Importar:
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Explore el archivo que contiene las palabras y haga clic en el botn Abrir. Las palabras del archivo se cargarn en el diccionario de usuario del OCR. Exportar palabras del diccionario de usuario Puede exportar las palabras que se encuentran actualmente en el diccionario del usuario a un archivo de slo texto. Cada palabra estar en una lnea separada. Para exportar estas palabras, haga clic en el botn Exportar, para que aparezca el cuadro de dilogo Exportar:
Especifique el nombre del archivo que desea crear y haga clic en el botn Guardar. Fin de la sesin de edicin Cuando haya terminado de modificar el diccionario de usuario, haga clic en el botn Cerrar para volver al cuadro de dilogo de Archivos de diccionario de usuario.
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Crear un nuevo diccionario Para crear un diccionario de usuario, haga clic en el botn Nuevo en el cuadro de dilogo de Archivos de diccionario de usuario. Se mostrar el cuadro de dilogo siguiente:
Pngale un nombre al nuevo diccionario de usuario y haga clic en el botn OK. Se crear el archivo de diccionario de usuario ("Trminos contractuales") y se mostrar el cuadro de dilogo para aadir, importar o eliminar palabras. Consulte la seccin Modificar un diccionario de usuario si desea obtener ms informacin.
Configurar el carcter rechazado

Si el motor OCR no reconoce un carcter particular, usar el carcter rechazado para ocupar su lugar en el archivo de salida generado. El carcter * es el predeterminado; para cambiar este indicador de carcter no reconocido, seleccione otro carcter del men desplegable.
Controlar el cuadro de dilogo de opciones de OCR

El cuadro de dilogo de las opciones de Conversin por OCR aparece por defecto cada vez que una operacin de OCR se inicia desde Sharpdesk. Si desea que los ajustes de opcin actuales se usen sin mostrar el cuadro de dilogo, deje sin marcar la casilla de verificacin " Mostrar este dilogo cuando se realice el OCR y el proceso del OCR se realizar sin otra interaccin. Si cambia de opinin ms tarde, puede seleccionar de nuevo la casilla de verificacin en el objeto del men de Herramientas/Preferencias/ Convertir mediante el OCR.
Controlar la ejecucin de la aplicacin

Una vez se haya completado el proceso de conversin por OCR, puede modificar el archivo cread utilizando la aplicacin asociada con el tipo de archivo seleccionado. Si marca la casilla "Abrir la aplicacin asociada cuando finalice la operacin de OCR", el documento que ha sido reconocido digitalmente por el OCR ser abierto con la aplicacin que suele leer o modificar ese tipo de archivos. Si no marca esta casilla, el proceso del OCR finalizar con la creacin del nuevo tipo de archivo.
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Conversin de imgenes con arrastrar y soltar

Para convertir una imagen a texto utilizando el mtodo arrastrar y soltar: 1. En Sharpdesk, seleccione la imagen que desee convertir en el rea de trabajo. 2. Asegrese de visualizar la barra de la Zona de salida seleccionando el comando Zona de salida en el men Ver. 3. Arrastre y suelte la imagen en la opcin Convertir por OCR de la barra de la Zona de salida. Aparece un cuadro de dilogo que le indica el progreso de la conversin.
Cuadro de dilogo de conversin en progreso
[Si se activa la opcin Mostrar este dilogo cuando se realice el OCR (ver Propiedades ms abajo), la ficha Preferencias de conversin por OCR aparecer primero.] El cuadro de dilogo muestra el nombre del archivo que se est convirtiendo y el progreso de todo el trabajo. Una vez finalizada la conversin, el cuadro de dilogo se cierra automticamente y aparece el documento de texto final en la aplicacin adecuada. Si hace clic en Cancelar, todo el proceso de conversin se cancela.
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Captulo 9 Glosario
Introduccin
Los siguientes trminos y definiciones le sern de ayuda cuando trabaje con Sharpdesk.
A
Alimentacin de papel Movimiento de la hoja de papel cuando se introduce en la impresora. ASCII Acrnimo correspondiente a American Standard Code for Information Interchange (Cdigo estndar americano para el intercambio de informacin). Conjunto de definiciones para la composicin de bits de caracteres y smbolos. ASCII define 128 smbolos utilizando 7 bits binarios y 1 bit de paridad.
C
Controlador de impresora Software que enva instrucciones a la impresora. El controlador de impresora realiza un seguimiento de los atributos de la impresora y de los cdigos que el programa debe enviar para poder acceder a dichos atributos.
D
Dispositivos Un dispositivo es una pieza de hardware, por ejemplo, un escner, una impresora, un fax, una cmara digital o una copiadora.
DPI (PPP) Puntos por pulgada. Unidad de medida que indica la resolucin de una impresora.
E
Escala de grises Color en blanco y negro como resultado de diferentes intensidades de negro.
F
Fax a travs de PC Forma electrnica de enviar y recibir faxes desde el ordenador. Un fax a travs de PC se enva o recibe a travs del ordenador.
G
Grfico Smbolo o dibujo escrito, impreso o electrnico. Tambin, texto o caracteres generados por un programa informtico de aplicaciones grficas.
I
Imagen En Sharpdesk, una imagen se utiliza indistintamente que un documento. Los comandos y las funciones se utilizan exactamente de la misma forma ya se trate de archivos .TIF, .JPG o .DOC.
N
Navegador Programa de aplicaciones, como Internet Explorer de Microsoft, que permite visualizar documentos HTML.
O
OCR Reconocimiento ptico de Caracteres (Optical Character Recognition). Tecnologa que permite convertir un documento de papel en un documento electrnico que se puede editar. Orientacin apaisada Orientacin horizontal del documento o imagen a lo largo de la pgina. El trmino apaisado (en ingls landscape, paisaje) se deriva de los cuadros de paisajes, que suelen tener formato horizontal. Orientacin vertical Orientacin vertical del documento o imagen a lo ancho de la pgina (estilo carta). Trmino opuesto a orientacin apaisada.
S
.SDF (archivo) Archivo creado por Sharpdesk que se puede abrir y editar con Sharpdesk Composer.
103
T
TWAIN Protocolo e interfaz de programacin de aplicaciones (API) que permite obtener datos directamente desde cualquier origen (por ejemplo, escners de mano o sobremesa, tarjetas de captura de vdeo, cmaras digitales y otros equipos de procesamiento de imgenes) sin tener que salir de la aplicacin. Proporciona compatibilidad entre los dispositivos de entrada de imgenes y las aplicaciones actuando de enlace entre los dispositivos de hardware y las aplicaciones de software. TWAIN, el estndar industrial, fue desarrollado por el grupo de trabajo TWAIN, que est formado por representantes de numerosos lderes de la industria del hardware y el software de escners.
V
Valor predeterminado Opciones del sistema incorporadas en la fbrica y registradas de forma permanente en la aplicacin. Tambin, valor o ajuste que utiliza el software hasta que se especifica otro valor.
Z
Zona de salida Barra de herramientas que se ha aadido a Sharpdesk para poder rpidamente imprimir, enviar por fax o correo electrnico, digitalizar o someter a un proceso de OCR las imgenes.
104

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Acerca de esta gua

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Contenido de la Gua del usuario

Captulo 2, Instalacin de Sharpdesk

Captulo 3, Descripcin general de Sharpdesk

Captulo 4, Trabajar con Sharpdesk

Captulo 5, Buscar con Sharpdesk

Captulo 6, Componer con Sharpdesk

Captulo 7, Sharpdesk Imaging

Captulo 8, Conversin de imgenes a texto

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Ayuda en pantalla de Sharpdesk

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Captulo 2 Instalacin de Sharpdesk

Ubicacin del software

Ubicacin de los archivos de usuario

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Instalacin de Sharpdesk desde CD

Pantalla de presentacin del programa de instalacin de Sharpdesk

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Cuadro de dilogo Propiedades de Agregar o quitar programas

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Captulo 3 Descripcin general de Sharpdesk

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Ventana de carpetas Barra de estado

Ventana principal de Sharpdesk

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Trabajar con la ventana de carpetas

Ventana de carpetas de Sharpdesk

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Seleccionar escner Desde escner o cmara

Windows XP, Vista.

Gua del usuario de Sharpdesk

FAX Correo electrnico Convertir por OCR

Gua del usuario de Sharpdesk

AYUDA Contenido e ndice Acerca de Sharpdesk...

Barra de herramientas de Sharpdesk

Copiar Pegar Combinar Dividir Rotar Organizar

Explore Escritorio Buscar

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Zona de salida de Sharpdesk

Fax Correo electrnico Convertir por OCR

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Captulo 4 Trabajar con Sharpdesk

Ver imgenes y documentos

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Trabajar en una carpeta

La vista de imgenes en miniatura muestra cada archivo en miniatura.