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Excel XP
Excel XP
xp
Mdulo
- Terico y Prctico -
Microsoft Excel xp
Microsoft Excel xp
Microsoft Excel xp
Metodologa de Trabajo
Les presentamos la Metodologa de Trabajo de este Mdulo, con el fin de orientarlos
en su correcto uso y aprovechamiento.
Es importante comenzar por la simbologa que encontrarn en las prximas pginas:
ATENCIN
Desarrolla una aclaracin de importancia acerca del tema.
SUGERENCIA
Plantea otras formas de aplicar las herramientas.
ACTIVIDAD
Indica las Prcticas a realizar, en caso de tener instalado el Software
Educativo Asistente FUCE.
TRUCO
Sugiere alternativas para hacer ms dinmica la aplicacin de las
herramientas.
Al finalizar cada Captulo encontrarn:
Microsoft Excel xp
ndice
Prlogo................................................................................................................
CAPTULO 1 ........................................................................................................
Introduccin .......................................................................................................
Microsoft Excel xp .................................................................................................
Ingresar a Excel ....................................................................................................
Partes de la ventana .............................................................................................
Archivos nuevos ....................................................................................................
Formas de seleccin.............................................................................................
Rango ...................................................................................................................
Ingreso de informacin ..........................................................................................
Tamao de filas y columnas ...................................................................................
Formato de celdas ................................................................................................
5
6
6
6
8
9
9
13
14
15
17
22
22
22
23
23
Actividad 1 .......................................................................................................... 25
Repaso del captulo 1 ........................................................................................ 26
CAPTULO 2 ........................................................................................................
Series ..................................................................................................................
Serie .....................................................................................................................
Crear series de dato personalizados ....................................................................
27
28
28
30
31
31
31
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33
34
35
36
211
Microsoft Excel xp
Funciones ...........................................................................................................
Funcin .................................................................................................................
Funciones matemticas y trigonomtricas ...............................................
Suma ......................................
Sumar.si .................................
Producto .................................
Raz ........................................
Potencia .................................
Funciones estadsticas ............................................................................
Promedio ................................
Mximo ..................................
Mnimo ...................................
Contar.....................................
Contar.si .................................
Contar.blanco .........................
Contar...................................
Moda ......................................
Fecha y hora ............................................................................................
Ahora ......................................
Hoy .........................................
Da ..........................................
Mes ........................................
39
39
39
39
40
42
43
44
46
46
48
49
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52
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56
57
59
59
60
61
62
Actividad 2 .......................................................................................................... 64
Repaso del captulo 2 ........................................................................................ 66
CAPTULO 3 ........................................................................................................
Funciones lgicas ..............................................................................................
Funcin Si .............................................................................................................
Funcin Si (Anidada) ............................................................................................
67
68
68
70
212
Microsoft Excel xp
CAPTULO 4 ........................................................................................................ 87
Referencias relativas y absolutas ..................................................................... 88
Referencias relativas y absolutas .......................................................................... 88
Insertar y eliminar filas, columnas y hoja ......................................................... 91
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas ............................................................... 91
Etiquetas inteligentes ........................................................................................ 96
Etiquetas inteligentes ............................................................................................ 96
Rangos ................................................................................................................ 98
Rangos ................................................................................................................. 98
Actividad 4 .......................................................................................................... 100
Repaso del captulo 4 ........................................................................................ 101
CAPITULO 5 ........................................................................................................
Grficos ...............................................................................................................
Grficos ................................................................................................................
Insertar un grfico ..................................................................................................
reas de un grfico ...............................................................................................
Tamao de los grficos .........................................................................................
Formato de los grficos ........................................................................................
103
104
104
104
111
112
113
117
118
118
121
Filtros ..................................................................................................................
Filtros ....................................................................................................................
Aplicar autofiltros ..................................................................................................
Quitar autofiltro ......................................................................................................
122
122
122
124
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Microsoft Excel xp
214
Microsoft Excel xp
215
Microsoft Excel xp
CAPTULO 12 ......................................................................................................
Trabajando con ventanas ..................................................................................
Trabajando dentro de una misma hoja ...................................................................
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro .....................................................
Trabajar con varios libros ......................................................................................
199
200
200
201
202
216
Microsoft Excel xp
Captulo 1
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Introduccin
Captulo 1
Microsoft Excel xp
Introduccin
Microsoft Excel xp
Microsoft Excel es una planilla de clculos en el paquete de aplicaciones Office.
Excel est conformado por planillas de clculos, lo que quiere decir, que en sus hojas de
trabajo se pueden desarrollar tareas donde podr resolver ecuaciones matemticas,
financieras, estadsticas y hasta cientficas, entre otras. La disposicin de las hojas facilita
este tipo de trabajo ya que se encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja
de trabajo contable, donde podr ingresar tanto nmeros como texto, pero a diferencia de
estas planillas contables, este programa es quien realiza los clculos en forma electrnica.
Ingresar a Excel
Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la ms utilizada es desde
el men inicio, para lo cual debe realizar el siguiente camino:
- Desde la barra de tareas, haga clic en el men Inicio Todos los programas Microsoft
Excel.
Microsoft Excel xp
SUGERENCIA
Microsoft Excel xp
Partes de la ventana
Ventana de Microsoft Excel xp
Botones de control
Barra de ttulo
Barra de men
Barras de
herramientas
Planilla
de clculo
Barra de estado
Panel de tareas
Celda
Fila
Cada libro inicia con tres hojas de clculo. Estas hojas pueden:
-Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y adems se pueden insertar nuevas hojas.
Microsoft Excel xp
Archivos nuevos
Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en este botn:
2 Opcin desde el Teclado
- Presione las teclas:
y
3 Opcin desde la Barra de men
b-
aPrimer clic
Segundo clic
Tercer clic
Formas de seleccin
Al seleccionar una celda podr escribir datos, aplicar formatos como color de fuente, color
de borde, color de relleno entre otros.
A continuacin aprender a seleccionar una celda, varias celdas, una fila, o una columna y a
seleccionar celdas, columnas y filas en forma contina y discontina.
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Microsoft Excel xp
Celda
seleccionada
Desde el Teclado
1 Opcin
- Presione la tecla:
/
2 Opcin
Teclas de desplazamiento
Superior
Izquierda
Derecha
Inferior
10
Microsoft Excel xp
Fila seleccionada
11
Microsoft Excel xp
Columna seleccionada
Varias celdas
seleccionadas
Microsoft Excel xp
Rango
Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre
compuesto por el nombre de la primera celda que comprende la seleccin, dos puntos (:) y,
a continuacin, el nombre de la ltima celda seleccionada.
Rango
A2:C3
Desde hasta
A2:C3
Primer celda Segunda celda
del rango
del rango
seleccionado seleccionado
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Microsoft Excel xp
Ingreso de informacin
Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendr la informacin y luego
ingrese los datos que desee.
Si los datos ingresados son slo palabras stas se alinearn automticamente a la
izquierda de la celda y si los datos son numricos se alinearn a la derecha de la celda.
Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Contenido de
la celda A1
Celda
seleccionada
14
Cursor
titilando
Microsoft Excel xp
15
Microsoft Excel xp
Columnas:
Para cambiar el tamao de las columnas, puede utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Seleccione la/s columna/s
que desee.
Fila seleccionada
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Microsoft Excel xp
Formato de celdas
Para aplicar formato a una o ms celdas seleccionadas, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de Herramientas Formato
Alineacin
Celdas
seleccionadas
Celdas
combinadas
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Microsoft Excel xp
Decimales
Subraya el texto.
Aumenta o reduce las sangras del texto
seleccionado dentro de la celda.
Sangras
Solapas
Formato de celdas
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Microsoft Excel xp
Solapa Nmero
General
Nmero
Moneda
Contabilidad
Contabilidad
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Microsoft Excel xp
Fecha
Hora
Solapa Alineacin
Alineacin Horizontal
Alineacin Vertical
Control
del
texto
Orientacin
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Microsoft Excel xp
Solapa Fuente
Como ha estudiado en los mdulos anteriores, la solapa fuente, le ofrece formatos
para los textos como tipo de fuente, color, estilos, tamao de fuente entre otras.
Solapa Bordes
3) Seleccione la
ubicacin de
las lneas
seleccionadas.
1) Elija el tipo
de lnea para
los bordes de
las celdas.
4) Observe que
las lneas
seleccionadas
estn en la vista
preliminar.
2) Elija el color
para el tipo de
lnea.
Solapa Tramas
1) Seleccione
un color
2) Seleccione
una trama
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Microsoft Excel xp
Guardar archivos
Para almacenar sus trabajos deber recurrir al cuadro de dilogo Guardar como...
Para ingresar a est cuadro, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como...
2- Aparecer este cuadro
1) Seleccione
la unidad de
almacenamiento
en el cual se
ubicar el archivo
a guardar.
2) Escriba un
nombre para
el archivo.
3) Acepte el cuadro
Actualizar archivos
Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en el botn:
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Microsoft Excel xp
TRUCO
Para abrir el cuadro Guardar como... rpidamente, presione la tecla:
Cerrar archivos
Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Archivo - Cerrar.
2 Opcin desde los Botones de control
Abrir archivos
Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos:
1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Archivo - Abrir.
2 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en este botn:
3 Opcin desde el Teclado
- Presione las teclas:
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Actividad 1
1- Abra un nuevo libro.
2- Seleccione el rango A1:F13.
3- Aplique este formato, para el rango seleccionado.
Estilo:
Bordes
Doble lnea
Color:
Rojo
Borde:
Contorno e interno
Color:
Trama
Amarillo
Color:
Azul
Trama:
Atenuado al 6,25%
Estilo:
Negrita
Fuente:
Tamao: 20
10- Guarde los cambios.
11- Cierre el programa.
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 2
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Series
Frmulas bsicas
Captulo 2
Funciones
Funciones.
- Funciones matemticas y
trigonometricas (Suma,Sumar.si,
Producto, Raz y Potencia)
- Funciones estadsticas
(Promedio, Mximo, Mnimo,
Contar, Contar.si, Contar.blanco,
Contar y Moda)
- Fecha y hora (Ahora, Hoy, Da y
Mes)
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Microsoft Excel xp
Series
Serie
Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para colocar determinada
informacin de una manera rpida y sencilla. En Excel se pueden introducir series de datos,
numricas o de textos.
Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Seleccione una celda y coloque el primer nmero de la serie.
Primer nmero de la
serie, seleccionado.
4) Ingrese el
nmero que
indicar el fin de la
serie.
3) Ingrese el
nmero de
incremento para
la serie.
5) Acepte el cuadro.
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Microsoft Excel xp
Resultado de la serie
- Cuando el puntero del mouse se transforme en una cruz negra, haga clic y sin
soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de nmeros a ingresar.
Serie terminada
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Frmulas bsicas
Frmulas bsicas
Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los clculos mentales, ya que resolver
frmulas es una de las tareas ms importantes de esta aplicacin. Una frmula es una
ecuacin que analiza valores con el fin de obtener un resultado.
Algunas frmulas bsicas
Todas las frmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el programa pueda
diferenciar que la informacin que esta ingresando pertenece a una frmula. Luego se
colocan los argumentos (valores tales como nmeros o nombres de celdas), separados por
operadores aritmticos (tales como los smbolos de suma +, resta -, divisin / y
multiplicacin *).
Con la tecla:
se activa
o desactiva el teclado nmerico.
Activa
Desactiva
Smbolo
de Divisin
Smbolo de
Multiplicacin
Smbolo de Suma
Smbolo de Resta
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Microsoft Excel xp
Suma:
Para trabajar con la frmula suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
7- Presione la tecla:
Resultado de la Suma
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
32
Microsoft Excel xp
Resta:
Para trabajar con la frmula resta, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea restar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada, donde
quedar el resultado.
7- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
33
Microsoft Excel xp
Multiplicacin:
Para trabajar con la frmula multiplicacin, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea multiplicar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada donde
quedar el resultado.
7- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
34
Microsoft Excel xp
Divisin:
Para trabajar con la frmula divisin, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea dividir.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada, donde
quedar el resultado.
7- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
35
Microsoft Excel xp
Porcentaje:
Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total corresponde al
100%.
1) Paso
Signo igual. De est
manera Excel identifica
que es una frmula.
3) Paso
Se multiplica sobre el
valor del porcentaje que
se desea averiguar.
=50*10/100
2) Paso
Valor base que se tomar como
referencia para obtener un porcentaje
4) Paso
Se divide por 100.
Microsoft Excel xp
- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
2 Opcin
- Coloque el signo igual [=], para comenzar la frmula.
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
37
Microsoft Excel xp
Para ver el resultado de una frmula de manera rpida, siga estos pasos:
- Seleccione los datos que desea calcular.
Valores seleccionados
Lista desplegable de
frmulas rpidas
38
Microsoft Excel xp
Funciones
Funcin
Las funciones son frmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a
la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrar cientos de funciones, que se pueden
utilizar solas o combinadas con otras frmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar
una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores mximos, mnimos entre
otras mucho ms complejas.
Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una
planilla determinada, debera seleccionar la ltima celda, en este caso C12 e ingresar la
siguiente frmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sera
correcto, pero perdera mucho tiempo en ingresar esta frmula y tendr un mayor margen de
error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la funcin de Suma.
Funciones matemticas y trigonomtricas
Sintaxis Suma:
Sintaxis
Ejemplo
=Suma(B1:B2)
=Suma(Rango)
Microsoft Excel xp
8- Presione la tecla:
Resultado
seleccionado
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
Sintaxis Sumar.si:
Sintaxis
=Sumar.si(Rango;Condicin)
Conjunto de celdas Condicin: Determina cules sern los datos que
seleccionadas
cumplen con un criterio especfico
Ejemplo
=Sumar.si(D3:D6;>=500)
Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y menores a $500.
Observe esta planilla:
40
Microsoft Excel xp
Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea clcular.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
3- Coloque el signo igual [=]
8- Abra comillas [ ]
41
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Resultado seleccionado.
Sintaxis Producto:
Sintaxis
Ejemplo
=Producto(Rango)
=Producto(B1:B2)
42
Microsoft Excel xp
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Sintaxis Raz:
Sintaxis
=Raz(celda)
Ejemplo
=Raz(B1)
Microsoft Excel xp
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Sintaxis Potencia:
Sintaxis
Ejemplo
La potencia indica la cantidad de veces que debe multiplicarse la base.
=Potencia(base;potencia) =Potencia(nmero,2)
Este nmero se multiplicar tantas veces como lo indique la potencia.
44
Microsoft Excel xp
4- Escriba la base.
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
45
Microsoft Excel xp
Funciones estadsticas
Promedio:
El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad.
Sintaxis promedio:
Sintaxis
Ejemplo
=Promedio(Rango)
=Promedio(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de
los alumnos, de la siguiente planilla:
46
Microsoft Excel xp
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
47
Microsoft Excel xp
Mximo:
Devuelve el valor ms grande de un rango de datos.
Sintaxis Mximo:
Sintaxis
Ejemplo
=Max(Rango)
=Max(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota ms alta del 1 Trimestre, en esta
planilla:
Microsoft Excel xp
5- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
Mnimo:
Devuelve el valor ms pequeo de un rango de datos.
Sintaxis Mnimo:
Sintaxis
Ejemplo
=Min(Rango)
=Min(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
49
Microsoft Excel xp
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
50
Microsoft Excel xp
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga slo nmeros.
Sintaxis Contar:
Sintaxis
Ejemplo
=Contar(Rango)
=Contar(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la sigueinte planilla:
Microsoft Excel xp
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
Contar.si:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condicin determinada.
Sintaxis Contar.si:
Sintaxis
=Contar.si(Rango;Condicin)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo
=Contar.si(C3:E3;>=6)
52
Determina cules
sern los datos a contar.
Microsoft Excel xp
8- Abra comillas [ ]
53
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Contar.blanco:
Cuenta las celdas vacas de un rango de valores.
Sintaxis Contar.blanco:
Sintaxis
=Contar.blanco(Rango)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo
=Contar.blanco(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuntos
alumnos deben la nota del ltimo trimestre.
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Microsoft Excel xp
Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del ltimo trimestre, siga
los siguientes pasos:
1- Ingrese los datos que desea calcular.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin.
Barra de frmula
Barra de frmula
55
Microsoft Excel xp
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con texto.
Sintaxis Contara:
Sintaxis
Ejemplo
=Contara(Rango)
=Contara(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
Microsoft Excel xp
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Barra de frmula
Moda:
Busca el valor numrico de un rango que ms se repita.
Sintaxis Moda:
Sintaxis
Ejemplo
=Moda(Rango)
=Moda(D3:D6)
Conjunto de celdas seleccionadas
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Microsoft Excel xp
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cules son los sueldos ms comunes.
Observe los datos de la siguiente planilla:
8- Presione la tecla:
58
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Resultado seleccionado
TRUCO
Para obtener la Autosuma rpidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda continua a los nmeros que sern sumados.
- Presione las teclas:
+
+
Fecha y hora
Ahora:
Da como resultado la fecha y hora actual.
Sintaxis Ahora:
=Ahora()
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Microsoft Excel xp
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Hoy:
Da como resultado la fecha actual.
Sintaxis Hoy:
=Hoy()
Para utilizar la funcin Hoy, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
60
Microsoft Excel xp
Da:
Da como resultado el da del mes de manera numrica.
Sintaxis Da:
=Da(celda)
Para utilizar la funcin Da, siga estos pasos
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
7- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
61
Microsoft Excel xp
Mes:
Da como resultado el mes del ao de manera numrica.
Sintaxis Mes:
=Mes(celda)
Para utilizar la funcin Mes, siga estos pasos
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
7- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Actividad 2
1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente informacin:
Hoja 1 Datos personales
Hoja 2 Planilla de Notas
Hoja 3 Estadsticas del Ao L. 2004
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre 7mo A Turno Maana.
3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:
64
Microsoft Excel xp
11- Calcule los datos de cada uno de los ttulos que se observan en la planilla Estadsticas
del Ao Lectivo.
12- Cules son las frmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior?
Cantidad de Alumnos
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Cantidad de Aprobados
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Cantidad de Desaprobados
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Notas ms frecuentes
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Nota ms alta
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Nota ms baja
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Captulo 3
Captulos
Captulo 3
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Funciones lgicas
Funciones de bsqueda
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Microsoft Excel xp
Funciones lgicas
Funcin Si
Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condicin.
Sintaxis:
Ejemplo:
=Si(F3>=6;Aprobado;Desaprobado)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe determinar cul es el
estado de cada alumno, indicando si est Aprobado o desaprobado, sabiendo que:
Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarn APROBADOS.
Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarn DESAPROBADOS.
Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los siguientes pasos:
1- Ingrese los datos que desea calcular.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
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Microsoft Excel xp
9- Abra comillas [ ]
Microsoft Excel xp
Resultado seleccionado
Funcin Si (Anidada)
Devuelve uno o ms valores verdaderos y un valor falso, dependiendo de su condicin.
Sintaxis SI :
=Si(F3>=6;Aprobado;Si(F3=5;Recupera;Desaprobado)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba averiguar cul ser su
estado, determinando si el alumno est aprobado, desaprobado o debe recuperar la nota.
Es decir que:
Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarn APROBADOS
Los alumnos que obtengan 5, debern RECUPERAR la nota con un nuevo
examen.
Los alumnos que obtengan una nota menor a 5, estarn DESAPROBADOS.
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Microsoft Excel xp
9- Abra comillas [ ]
Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
Resultado seleccionado
73
Microsoft Excel xp
Funciones de bsqueda
Funcin BuscarV
Busca un valor en la columna ms a la izquierda de una matriz o rango de datos y se
desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una columna especificada de esa
misma tabla o rango de datos.
Sintaxis BuscarV:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que
se selecciona en la planilla donde se utilizar la funcin de bsqueda.
=BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia
(Valor__buscado) hasta el dato buscado.
Ejemplo:
=BuscarV(A3;A3:G5;7)
Por ejemplo: Suponga debe averiguar el estado de alumnos para la hoja Datos
personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se encuentran en el mismo
LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:
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Microsoft Excel xp
75
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Resultado seleccionado
76
Microsoft Excel xp
Funcin BuscarH
Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se desplaza hacia abajo
para devolver un valor que se encuentra en la fila especificada de esa misma tabla o rango
de datos.
Sintaxis BuscarH:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que
se selecciona en la planilla donde se
utilizar la funcin de bsqueda.
=BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia
(Valor__buscado) hasta el dato buscado.
Ejemplo:
=BuscarH(C1;C1:E1;7)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para la planilla de
datos personales. Observe las siguientes planillas:
77
Microsoft Excel xp
Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos pasos:
1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado. En este caso la celda a seleccionar es C7
de la hoja Datos personales.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la
funcin
4- Escriba la palabra [BUSCARH]
9- Seleccione
desde el dato
referencia
(Primer dato
de la, fila 1),
hasta el dato
b u s c a d o
(Primer dato
de
estado, fila 7)
8- Haga un clic sobre la hoja que
posee la planilla con los datos a buscar.
78
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Resultado seleccionado
79
Microsoft Excel xp
Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para funcin, siga estos
pasos:
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Insertar - Funcin
2 Opcin desde la Barra de Frmula
- Haga clic en este botn:
TRUCO
Para utilizar el asistente de funcin rpidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda que tendr la frmula
- Presione las teclas:
y
80
Microsoft Excel xp
c- Acepte el cuadro.
Funcin
Suma
Sumar.si
Producto
Matemticas y
trigonomtricas Raz
Potencia
Funciones
estadsticas
Fecha y hora
Sintaxis
=SUMA(rango)
=SUMAR.SI(rango;condicin)
=PRODUCTO(rango)
=RAZ(celda)
=POTENCIA(celda;potencia)
Promedio
Mximo
Mnimo
=PROMEDIO(rango)
=MAX(rango)
=MIN(rango)
Contar
Contar.si
Contar.blanco
Contara
Moda
=CONTAR(rango)
=CONTAR.SI(rango;condicin)
=CONTAR.BLANCO(rango)
=CONTARA(rango)
Ahora
=MODA(rango;condicin)
=HORA()
Hoy
=HOY()
Da
=DA(celda)
=MES(celda)
Mes
81
Microsoft Excel xp
Funciones Si
=SI(condicin;valor verdadero;valor falso)
lgicas
Funciones BuscarV =BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de columna)
de
bsqueda BuscarH =BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de fila)
4- Aparecer otro cuadro:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
82
Microsoft Excel xp
83
Microsoft Excel xp
Actividad 3
1- En la hoja 1, realice esta planilla:
Categora
Junior
Cadete
Adulto
84
Hoja 1
Datos de socios
Hoja 2
Control de pagos
Microsoft Excel xp
9- Utilizando la Funcin Buscar averige los nombres de los socios y los apellidos.
Cul es la funcin de bsqueda que utiliz en el punto anterior? Por qu eligi dicha funcin?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
ATENCIN: No borre est prctica, porque esta relacionada con el
resto de las prcticas de este Mdulo.
85
Microsoft Excel xp
86
Microsoft Excel xp
Captulo 4
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a diferenciar las
referencias relativas de las absolutas.
Aprender a insertar filas, columnas y hojas de clculo en las planillas.
Compreder los pasos para la eliminacin de filas, columnas y hojas de clculo.
Conocer la definicin de los rangos y comprender para qu sirven y para qu se
utilizan.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Captulo 4
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Referencias relativas y
absolutas
Etiquetas inteligentes
Etiquetas inteligentes
Rangos
Rangos
87
Microsoft Excel xp
Ejemplo
=B4*B12
Ejemplo
88
Microsoft Excel xp
8- Presione la tecla:
Celda definida como
valor absoluto
9- Presione la tecla:
Valor Relativo
=B4*$B$12
Valor Absoluto
89
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
90
Microsoft Excel xp
Fila seleccionada
a- Fila seleccionada
91
Microsoft Excel xp
Columna seleccionada
a- Columna
seleccionada
b- Men contextual
92
Microsoft Excel xp
c- Haga clic en
esta solapa
e- Acepte el cuadro
93
Microsoft Excel xp
Fila seleccionada
a- Columna seleccionada
A- Fila seleccionada
b- Men contextual
B- Men contextual
94
Microsoft Excel xp
Hoja seleccionada
Men contextual
95
Microsoft Excel xp
Etiquetas inteligentes
Etiquetas inteligentes
Las etiquetas inteligentes aparecen con una accin determinada como por ejemplo pegar,
rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas etiquetas muestran opciones
que determinarn cmo quedara el resultado de la accin.
Etiquetas inteligentes en la accin insertar filas
Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:
96
Microsoft Excel xp
Botn de lista
desplegable
Lista desplegable de
la etiqueta inteligente
insertar fila
Descripcin
Borrar formato
97
Microsoft Excel xp
Rangos
Rangos
Para que sea ms fcil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos.
Por ejemplo: el nombre compras es ms fcil de recordar que el rango C1: D6.
Para nombrar un rango, siga estos pasos:
1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango establecido.
Rango seleccionado.
1) Escriba un
nombre para
identificar el rango.
98
2) Acepte el cuadro
Microsoft Excel xp
99
Microsoft Excel xp
Actividad 4
1- Confeccione la siguiente planilla:
100
Microsoft Excel xp
101
Microsoft Excel xp
102
Microsoft Excel xp
Captulo 5
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender los pasos para realizar un grfico de un conjunto de datos que se presentan
en una planilla de clculo.
Aprender a modificar el formato del grfico y cambiar diferentes opciones para mejorar
el aspecto del mismo.
Realizar cambios en cuanto al tipo de grfico y aprender a agregar datos a un grfico.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Captulo 5
Grficos
103
Microsoft Excel xp
Grficos
Grficos
Microsoft Excel le permite crear una representacin visual de la informacin a travs de los
grficos, y as lograr una mejor captacin de los resultados en las planillas utilizadas.
Estos grficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o bien presentarse en
una hoja de grfico, este tipo de hojas contiene solamente el grfico especificado.
Insertar un grfico
Por ejemplo: Suponga que debe graficar las notas de los tres trimestres de los alumnos,
para evaluar su aprendizaje durante el ao lectivo.
Observe la siguiente planilla:
Datos seleccionados
104
Microsoft Excel xp
TRUCO
- Seleccione un rango con datos.
- Luego presione la tecla:
Con estos pasos se crear un grfico rpidamente.
3- Aparecer este cuadro:
105
Microsoft Excel xp
5) Haga clic en
esta solapa
6) Seleccione los
rtulos de las filas o las
columnas para los datos
que representar el grfico
8) Haga clic en
esta solapa
9) Ingrese los
ttulos para el
grfico y los
ejes x e y
106
Microsoft Excel xp
Segundo eje de categora (X) Estos ejes se activarn cuando el grfico posea un
aspecto 3D.
Segundo eje de categora (Y)
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Eje
Permite activar o desactivar el eje X.
Eje (X)
Lneas de
divisin
principales.
Eje de
Categora (X)
107
Microsoft Excel xp
Eje de
Categora (X)
Lneas de
divisin
secundaria.
Eje de
Categora (Y)
Lneas de
divisin
principales.
Lneas de
divisin
secundaria.
Leyenda
108
Microsoft Excel xp
11) Seleccione el
tipo de colocacin
para el grfico
109
Microsoft Excel xp
110
Microsoft Excel xp
reas de un grfico
Grfico
Partes de un Grfico
111
Microsoft Excel xp
2- Cuando el puntero del mouse se transforme en una doble flecha, haga un clic y sin soltar
arrastre hasta encontrar el tamao deseado.
112
Microsoft Excel xp
5- Una vez que haya seleccionado las propiedades del cuadro de formato, Acptelo.
Realice la actividad pasos a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el
Captulo 5, Tema: Grficos, Subtema: Modificar el formato de los grficos, Por
ejemplo.
Realice la Prtica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo 5,
Tema: Repaso General, Subtema: Prctica Laboral.
113
Microsoft Excel xp
Actividad 5
1- Realice la siguiente planilla:
Columnas
Columnas Agrupadas
Columnas
Notas del 1 Trimestre
Apellido
Notas
En una hoja nueva
114
0
10
1
1
0
Microsoft Excel xp
115
Microsoft Excel xp
116
Microsoft Excel xp
Captulo 6
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Comprender qu es una base de datos y cmo se maneja la misma dentro del
programa de Microsoft Excel.
Conocer la opcin Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregar
registros, modificarlos, etc.
Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qu se
utilizan.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Base de datos
Filtros
Captulo 6
117
Microsoft Excel xp
Base de datos
Base de datos
Una de las tareas que probablemente har con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y
gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos
organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un
elemento especfico de informacin de una lista de datos, como por ejemplo, el Cdigo de
Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la informacin
sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustracin podr observar que un
registro contiene toda la informacin personal de cada uno de los empleados, mientras que
en los campos slo observar un dato por empleado.
Base de datos
Una base de datos est estructurada de la sigueinte manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de
la base de datos
118
Microsoft Excel xp
Celda seleccionada
119
Microsoft Excel xp
Cursor titilando
Eliminar registros:
Para eliminar un registro desde el cuadro de dilogo formularios, siga estos
pasos:
1- Seleccione el registro que desea borrar.
Acepte el cuadro
120
Microsoft Excel xp
Ordenar datos
Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puede
ordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campo
o criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenacin.
Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos:
1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.
Celda seleccionada
1) Seleccione el campo
que desea ordenar
2) Seleccione el orden
que tendr el campo
121
Microsoft Excel xp
Filtros
Filtros
Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita
una manera de filtrar la informacin para obtener datos especficos y una forma rpida de
ordenar los datos segn un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe
sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendra que poder visualizar
en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft
Excel proporciona dos herramientas tiles para buscar y presentar la informacin especfica
de una lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas podr manejar con mayor
precisin los datos de una base de datos.
Aplicar Autofiltros
Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la informacin
rpidamente. Imagnese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar toda
la informacin de un determinado registro. Obviamente se podr realizar, leyendo registro
por registro para encontrar dicha informacin, pero para agilizar esta tarea puede utilizar los
nombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automticamente y mostrar
nicamente los registros que necesita.
Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuacin, tenga que crear un
informe con los datos de los operarios que posean el apellido Prez.
Campos seleccionados
122
Microsoft Excel xp
Tipos de Filtros
En el caso de que haya filtrado algn tipo de
registro, y desee ver todos los registros
nuevamente, haga clic en (Todas)
En esta opcin puede
determinar un criterio para
filtrar los datos del campo
seleccionado.
Las listas
desplegables
filtradas cambin
a un color Azul.
En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Prez.
123
Microsoft Excel xp
Quitar Autofiltro
Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos:
1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro.
2- Desde la barra de men, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro.
124
Microsoft Excel xp
Actividad 6
1- Copie la siguiente planilla:
125
Microsoft Excel xp
126
Microsoft Excel xp
Captulo 7
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.
Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de
Microsoft Excel xp.
Comprender cmo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un
pegado especial de los mismos.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Combinacin de archivos
Administrar archivos y
objetos
Captulo 7
127
Microsoft Excel xp
Combinacin de archivos
Combinacin de archivos
Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de clculo, utilizando
las opciones de insertar objetos:
Archivos incrustados:
Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de clculo seleccionada, la
cual se maneja como cualquier otro objeto.
En este tipo de combinacin de archivos se puede modificar el formato del texto y sus
propiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarn en
el archivo incrustado.
Para utilizar est comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objetos...
128
Microsoft Excel xp
1) Haga
clic en esta
solapa
2) Haga clic en
el botn
Examinar...
para buscar el
archivo que
desea insertar.
3) Busque la
ubicacin del
archivo a insertar.
4) Seleccione el archivo.
7) Acepte el cuadro.
129
Microsoft Excel xp
3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecer el objeto en la planilla de clculo.
Observe la siguiente imagen:
Objeto incrustado
130
Microsoft Excel xp
Archivos vinculados:
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
5) Acepte el cuadro
131
Microsoft Excel xp
Microsoft Excel
Objeto vinculado
Microsoft Word
Microsoft Excel xp
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
4) Acepte el cuadro
Microsoft Word
E
x
c
e
l
Objeto como cono
133
Microsoft Excel xp
134
Microsoft Excel xp
Rango seleccionado
para copiar.
135
Microsoft Excel xp
Copia pegada.
Mover o cortar
Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:
1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).
136
Microsoft Excel xp
Celda seleccionada.
En esta celda quedar
el contenido cortado
Nueva ubicacin de la
informacin cortada
137
Microsoft Excel xp
Pegado especial
Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por
ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las lneas entre otras opciones.
Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
138
Microsoft Excel xp
Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Pegado Especial
Todo
Pegado Especial
Frmula
Pegado Especial
Valores
Pegado Especial
Formatos
139
Microsoft Excel xp
Actividad 7
1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta
Tipo de papel:
Mrgenes:
Bordes de pgina:
Artstico Mundo
Imagen prediseada:
Smbolos:
Tipografa:
140
Microsoft Excel xp
Hoja Archivos
Incrustados
Hoja Archivos
Vinculados
141
Microsoft Excel xp
142
Microsoft Excel xp
Captulo 8
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan
frecuentemente.
Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una
de ellas.
Aprender a ejecutar una macro utilizando un botn o con la combinacin de teclas.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Macros
Contenidos Mnimos
Captulo 8
Macros absolutos y
relativas
143
Microsoft Excel xp
144
Microsoft Excel xp
Mtodo abreviado
combinacin de teclas
1) Escriba el nombre
de la
nueva Macro
4- Cuando finaliza la creacin de la planilla, debe detener la grabacin. Para ello utilice
cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabacin...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener Grabacin
- Haga clic en el botn:
145
Microsoft Excel xp
Ejecutar macros
Para ejecutar una macro, siga estos pasos:
1- Seleccione una celda.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
- Aparecer este cuadro:
146
Microsoft Excel xp
1) Escriba un nombre
para la nueva Macro.
2) Escriba una letra para
la combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
147
Microsoft Excel xp
Macros relativas
Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda.
Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas Macro Grabar nueva
macro...
2- Aparecer este cuadro:
148
Microsoft Excel xp
1) Escriba un nombre
para la macro
2) Escriba la letra para la
combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
149
Microsoft Excel xp
Actividad 8
1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un mtodo abreviado.
2- Durante la grabacin de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabacin.
4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.
5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
150
Microsoft Excel xp
1- Qu es una macro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cules son los pasos que debe seguir para crear una macro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cmo se ejecuta una macro?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Cul es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
151
Microsoft Excel xp
152
Microsoft Excel xp
Captulo 9
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a configurar las pginas de un libro de Microsoft Excel.
Comprender cmo establecer un rea de impresin y cmo quitar la misma.
Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de clculo y modificar los mrgenes
y distintas opciones de configuracin.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Configuracin de pginas
Captulo 9
rea de impresin
Vista preliminar
Contenidos Mnimos
Configuracin de pginas.
Vista preliminar
153
Microsoft Excel xp
Configuracin de pginas
Configuracin de pginas
Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos los
datos en una pgina. Adems, tal vez desee aadir informacin en la parte superior o inferior
de sus pginas para identificar la fecha de la impresin o el nombre del archivo. Tambin
puede agregar los saltos de pgina en lugares concretos, ajustar los mrgenes, repetir los
ttulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de pgina.
Cmo ajustar en una pgina una hoja del libro?:
Para utilizar la herramienta configuracin de pginas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Configurar pgina.
2- Aparecer este cuadro:
1) Haga clic en
esta solapa
4) Seleccione
un tipo de papel
154
2) Seleccione la
orientacin del papel
Microsoft Excel xp
3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los mrgenes tanto en forma vertical como horizontal
2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el contenido del pie de pgina o haga clic
en el botn personalizar pie de pgina y agregue el dato que desee.
155
Microsoft Excel xp
Escriba el contenido del pie de pgina dentro de la seccin de alineacin que desee
Descripcin
Permite aplicar formatos al contenido del encabezado y pie de
pgina.
Inserta el nmero de pgina de la hoja que corresponda.
Inserta la cantidad de pginas que posee el archivo.
Inserta la fecha actual.
156
Microsoft Excel xp
2) Seleccione las
celdas que imprimir
3- Una vez seleccionadas las opciones de configuracin de pgina, haga clic en este
botn:
157
Microsoft Excel xp
rea de impresin
Establecer rea de impresin
Excel le proporciona la posibilidad de establecer el rea que desea imprimir, es
decir que podr seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe:
1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.
2- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - rea de impresin - Establecer rea
de impresin.
Barra de frmula
Estas lneas de
punto alrededor de
las celdas, indican el
rea que ser
impresa.
158
Microsoft Excel xp
159
Microsoft Excel xp
Vista preliminar
Vista preliminar
Esta herramienta le permite observar toda la informacin que posee en cada una de las
hojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirn con claridad, cuantas hojas
le ocupar cada planilla, si los mrgenes estn ajustados al tamao correcto, o si los datos
caben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observar
en pantalla lo que luego ser impreso y podr reconocer aquello que deba cambiar.
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:
1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresin.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Archivo - Vista preliminar.
2 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en este botn:
3- Se presentar la nueva vista con una barra de herramientas.
Barra de herramientas Vista preliminar
160
Microsoft Excel xp
Descripcin
Permite ver la hoja anterior a la vista seleccionada.
Permite ver la hoja siguiente a la vista seleccionada.
Como ha visto en el Mdulo de Word, esta opcin permite
aumentar o disminuir la vista de la hoja.
Al hacer un clic en este botn, aparecer el cuadro de impresin,
en el cual deber determinar cules sern las hojas impresas, la
cantidad de copias, el tipo de papel que utilizar la impresora entre
otras opciones.
Desde este botn podr establecer los mrgenes de la hoja, el tipo
de papel para el archivo, el tipo de orientacin,...
Este comando activa en la hoja de la vista preliminar, guas para
modificar el espacio entre cada una de las columnas.
Mrgenes activos
161
Microsoft Excel xp
Actividad 9
1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del captulo 3.
2- Seleccione la hoja Enero.
3- Prepare la siguiente configuracin:
PGINA
Orientacin
Horizontal
Tamao de papel
A4
MRGENES
Superior
2 cm
Inferior
2 cm
Derecho
1 cm
Izquierdo
1 cm
PGINA
Encabezado
Tamao de papel
162
Microsoft Excel xp
1- Mencione cules son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configurar
una pgina.
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- Cmo establecer un rea de impresin?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Cmo quitar un rea de impresin?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Para qu se utiliza la herramienta vista preliminar?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
163
Microsoft Excel xp
164
Microsoft Excel xp
Captulo 10
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condicin.
Conocer la funcin de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de
los botones de la barra de herramientas.
Aprender a aplicar un formato a los datos segn una condicin establecida.
Comprender la utilidad de las tablas dinmicas y cmo funcionan los escenarios.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Validacin
Auditoria
Captulo 10
Contenidos Mnimos
Validacin. Establecer la validacin
de datos
Auditoria. Comandos de la
barra de herramientas
auditoria.
Formato condicional
Formato condicional.
Tablas dinmicas
Escenarios
Escenarios. Creacin de
escenario. Ver escenario.
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Validacin
Validacin
Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de clculo, ya que le
permite especificar cules son los datos vlidos para cada una de las celdas o rangos.
Tambin puede restringir la informacin con un tipo de datos determinado (como nmeros
enteros, nmeros decimales o texto).
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1) Haga clic en
esta solapa
2) Aqu debe seleccionar el
tipo de restriccin de
datos para las celdas
seleccionadas
3) Elija el tipo
de datos. En ese
caso seleccione
Entre
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5) Escriba un mensaje de
entrada, de esta manera al
seleccionar las celdas
validadas ver un mensaje
que le indicar cules
son los datos validos
a ingresar en dichas celdas.
Celda
seleccionada
Mensaje Entrante
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8) Acepte el cuadro
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Auditora
Auditora
Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculo, puede rastrear los datos que se
han utilizado dentro de una frmula tales como precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda especfica).
Herramientas de la barra de herramientas Auditora
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular el
Total de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:
Total del
recibo de sueldo
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a- Seleccione un dato en la
planilla que crea que se
utiliza como dato para
obtener el resultado de una
frmula.
b- Desde la barra de herramientas
Auditora de frmulas, haga clic
sobre este botn:
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Formato condicional
Formato condicional
Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con una
determinada condicin, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de dilogo
formato condicional podr aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre y
cuando estas cumplan con un criterio determinado.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar mediante
formatos de texto, la informacin de la columna Estado, indicando los siguientes resultados
con estos formatos:
Estado de Alumno
Aprobado
Recupera
Desaprueba
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1) Seleccione un
tipo de condicin.
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Tablas dinmicas
Tablas dinmicas
La tabla dinmica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentacin precisa
de la informacin de una base de datos.
Es decir, que cada tabla le permitir conocer la relacin entre los campos que Ud. elija
(ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar su
estructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (por
ejemplo, mostrar para qu conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes).
La tabla resume la informacin utilizando la funcin que especifique (como por ejemplo,
suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar as los datos involucrados.
Adems, al modificar los datos de la base madre se modificarn todas las tablas relacionadas (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea.
Creacin de tablas dinmicas
Por ejemplo: Suponga que el sector de administracin de un club, tiene creada en Excel,
una base de datos con las inscripciones realizadas en los ltimos meses (hasta Septiembre
inclusive), en la cual figura la Fecha de inscripcin, N de inscriptos, Categora, Deporte,
Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada da, como se observa
en la siguiente planilla:
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Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las ltimas inscripciones de cada
trimestre segn el turno al cual corresponden. De esta manera podr reforzar la publicidad
para dicho turno haciendo hincapi en la atencin personalizada por falta de alumnos u
ofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario.
Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durante
los diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos:
1- Seleccione una celda de la planilla.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Datos - Informe de tablas y grfico dinmicos...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Asistente para tablas dinmicas
- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:
1) Haga clic
en esta opcin
2) Haga clic en
este botn
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7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno al
sector Columnas, el campo Fecha de incripcin al sector Filas y el campo Nmero de incriptos al sector Datos.
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Resultado de la tabla dinmica, en este caso clculo el total de alumnos para cada fecha:
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Escenarios
Escenarios
Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo
y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Creacin de escenarios
Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitan
que prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en las
ventas por mayor y por menor.
Observe la siguiente planilla:
A travs de los escenarios, este campo mostrar los precios por Mayor y Menor
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2) Escriba un nombre
para el nuevo escenario.
En este caso
3) Cierre el cuadro
5) Acepte
el cuadro
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Ver escenario
Para ver los escenarios creados, siga estos pasos:
1- Haga clic en el men Herramientas - Escenarios...
2- Aparecer este cuadro:
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Actividad 10
Confeccine una planilla que posea los temas vistos en este captulo.
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Captulo 11
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Comprender para qu se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de
clculo con este tipo de caractersticas.
Aprender a modificar y completar una plantilla.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Plantillas
Captulo 11
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Plantillas
Plantillas
Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplo
rellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se desee utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deber abrir la plantilla
y llenar los datos que desee incorporar.
El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente como
facturas, perodos de gastos y pedidos.
2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo
- Guardar como...
3- Aparecer este cuadro:
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2) Seleccione el tipo de
archivo como Plantilla.
b) Haga clic
en esta solapa
c) Haga clic
en este cono
d) Haga clic
en este botn
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4- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como pgina Web...
5- Aparecer este cuadro:
2) Seleccione la ubicacin del archivo. Lo ms recomendable es que
cree una carpeta dentro de la unidad de almacenamiento C: y all guarde
todos los archivos que va utilizando para la pgina.
3) Seleccione el libro o
seleccione el rango que
desea guardar como
pgina Web.
1) Escriba el
nombre del archivo.
4) Haga clic en
este botn.
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Microsoft Excel xp
e- Haga clic en
este botn
f- Verifique los
datos del archivo
g- Acepte el cuadro
Ventana de
Microsoft Word
Planilla de Excel
insertada en Word
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Actividad 11
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Captulo 12
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.
Trabajar con diferentes hojas de clculo abiertas y aprender a trabajar de una manera
ms dinmica dentro de la misma hoja.
Comprender cmo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Configuracin de propiedades.
Captulo 12
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Barras de Divisin
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3- Ubique el puntero del mouse en las lneas, y arrstrela hasta separar los rtulos del resto
de los datos.
4- La planilla quedar de la siguiente manera:
ATENCIN: Para quitar la divisin, haga clic en el Men Ventana - Quitar Divisin.
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202
Microsoft Excel xp
1) Haga clic
sobre esta
solapa
2) Aqu podr
observar las
propiedades del
archivo activo.
3) Acepte el cuadro.
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Actividad 12
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Microsoft Excel xp
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Microsoft Excel xp
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Autoevaluacin
Esta Autoevaluacin tiene como finalidad acercarlo a la metodologa que se utilizar en la
evaluacin del Mdulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en
este Mdulo y en el Asistente FUCE Excel xp.
Las respuestas correspondientes podrn ser consultadas en la pgina 209.
1. Qu es un rango?
a.
b.
c.
Un conjunto de celdas.
Un conjunto de celdas seleccionadas.
Un conjunto de celdas combinadas
=Suma(a1:a9)
=a1:+a9
a1-19
d.
e.
f.
Suma(a1:a9)
=b1-g5
=h5/6
g.
h.
i.
=h8*k9
=max(a1:a6)
h8*k9=
=Suma:a1:a9)
=Promedio(a5:63
=min(b1-19
d.
e.
f.
maz(f1:g3)
=g1:o8
=f1*p9
g.
h.
i.
=si(a1>5;aprobado;desapobado)
=contar(a1:p5)
=resta(a2:m3)
4. Cules de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila.
a.
b.
c.
5. Para insertar un grfico Cules son los pasos que debe seguir?
a.
b.
c.
Microsoft Excel xp
6. Qu es una macro?
a.
b.
c.
Un conjunto de comandos
Un conjunto de celdas seleccionadas
Un conjunto de comandos grabados
Verdadero.
Falso.
8. Qu es una plantilla?
a.
b.
c.
=v1*$f$1
=v1*$$f1
=v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro Cul es el men que
debe utilizar?
a.
b.
c.
208
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Respuestas correctas
1.a.
2.e.f.g.
3.g.h.i.
4.c.
5.a.
6.c.
7.a.
8.b.
9.a.
10.c.
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Microsoft Excel xp
Bibliografa recomendada
Microsoft Office XP Versin 2002
ISBN:84-415-1269-8
AUTOR: Jos Mara Delgado Cabrera
Editorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)
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