MANUAL DE FUNCIONES Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las reas y operaciones respectivas se proceder a elaborar

los manuales de funciones los cuales tendrn como base principal los formatos nicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuacin se define y se indica su contenido. DEFINICIN DEL MANUAL FUNCIONES Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.

CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES

CARGO________________________ CDIGO__________________________ GRADO_____________ UBICACIN DEL CARGO________ DIVISIN _________________________ SECCION___________ UNIDAD _______________________ O CLASIFICACIN POR PLANTA MOVIBLE________________ SALARIO BSICO ______________ PRESTACIONES BSICAS_______________________________ PERFIL___________________________________________________________________________________ _ REQUISITOS__________________ ESTUDIOHOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA_________ ANTECEDENTES_________________________ (INTERNO Y EXTERNO)__________________________ FUNCIONES BSICAS (BASADO EN PROCEDIMIENTO)_______________________________________ FUNCIONES ADICIONALES PERMANENTES O TEMPORALES__________________________________ RESPONSABILIDADES____________________________________________________________________ _ OBLIGACIONES Y DEBERES (RENDIMIENTO Y ELEMENTOS)__________________________________

DERECHOS_____________________________ (DE CAPACITACIN Y EVALUACIN) DEBERES: FECHA DE ELABORACIN ___________ EVALUACIONES 1_________ 2__________ APROBACIN POR EL JEFE JERRQUICO___________________________________________________ FIRMA DEL EMPLEADO EN SEAL DE CONOCIMIENTO Y ACUERDO____________________________ OBSERVACIONES _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________

EJEMPLO DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO 1. PROCEDIMIENTO : Liquidacin de Avances de Cesantas. 2. OBJETIVOS : Conceder al trabajador anticipos de cesantas con el fin de atender sus necesidades de vivienda. 3. 4. BASE LEGAL : Decreto Ley 3118 de 1968. Decreto Ley 1045 de 1978. Ley 200 de 1995 por la cual se adopta el Cdigo Disciplinario nico Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL : El avance de cesantas se concede nicamente para vivienda. Trmite del formulario para el Fondo Nacional del Ahorro (F.N.A.), del avance de cesantas. Formulario de Avance de Cesanta.

5. INFORMES : Valor de Cesantas Liquidadas, nmero de empleados, costo por oficinas. etc. 6. DOCUMENTOS Y FORMATOS : Formulario de Avance de Cesanta. Oficio de solicitud de avance de cesantas.

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DEL LEVANTAMIENTO: PAGINA No. 1/1 CDIGO No.: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de Avances de Cesantas. PASO FUNCIONARIO DEPENDENCIA DESCRIPCIN FORMATO No. RESPONSABLE 1. Funcionario Remite oficio de solicitud de avance de cesanta. Oficio de solicitud de Interesado (ver procedimiento : Correspondencia ). avance de cesanta. 2. 3. 3.a. 3.b. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Profesional Especializado Profesional Especializado (Tesorero) Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Funcionario Interesado Divisin Recursos Humanos Divisin Presupuesto Presupuesto (Tesorera) Divisin Recursos Humanos Divisin Recursos Humanos Profesional Especializado Jefe de Divisin Divisin Recursos Humanos Divisin Recursos Humanos Llena el formulario de avance de cesanta (0-2), Avance de cesanta. confrontando con la hoja de vida del funcionario. P.C. Revisa y determina. Continuar procedimiento cuando el formulario esta diligenciado correctamente. (sigue paso 4). Devolver formulario y hoja de vida al profesional especializado indicando los errores (vuelve paso 2). Remite a Presupuesto. (ver procedimiento : Correspondencia ). Revisa y cesantas. firma el formulario de avance de

Devuelve a Recursos Humanos. (ver procedimiento : Correspondencia - ). Guarda en el archivador la hoja de vida. Llama al funcionario para entregarle el formulario. Lleva el formulario de avance de cesantas (0-2) al Fondo Nacional del Ahorro para trmite interno. FIN DEL PROCEDIMIENTO

P.C. = PUNTO DE CONTROL

IN IC I O a

L IQ U ID A C IO N D E A V A N C E S D E C E S A N T IA S 5 3 5 2 0 4 0 3 0 1 0 -1 2 2
1

L IQ U ID A C IO N D E A V A N C E S D E 5 3 5 2 0 4 0 3 0 1 0 -1 2 2

F U N C IO N A R IO IN T E R E S A D O

NO E L F O R M U L A R IO E S T A D IL I G E N C IA D O A CO RRECTAM ENTE?

E N T R E G A F O R M U L A R IO D E A V A N C E D E C E S A N T IA D IL IG E N C IA D O

R E M IT E A R E C U R S O S H UM AN O S SI P R O F E S IO N A L E S P E C IA L IZ A D O RECURSOS HUM ANO S F U N C IO N A R IO IN T E R E S A D O

S O L I C IT U D D E A V A N C E D E C E S A N T IA S

L L E V A E L F O R M U L A R IO A L F O N D O N A C IO N A L D E L A H O R R O P A R A T R A M IT E IN T E R N O

C O R R E S P O N D E N C IA 5 3 5 2 0 4 0 5 1 2 0 -0 1 0

R E M IT E A PR ESUPUESTO C O R R E S P O N D E N C IA 5 3 5 2 0 4 0 5 1 2 0 -0 1 0 P R O F E S IO N A L E S P E C IA L IZ A D O (T E S O R E R O ) PRESUPUESTO F IN

P R O F E S IO N A L E S P E C I A L IZ A D O RECURSOS HUMANO S

D I L IG E N C IA F O R M U L A R IO S C O N F R O N T A N D O C OA N H O J A D E V ID A

R E V I S A Y F IR M A E L F O R M U L A R IO

A V A N C E D E C E S A N T IA (0 -2 )

R E M IT E A R E C U R S O S H U M A N O S H O J A D E V I D A Y F O R M U L A R IO D E A V A N C E D E C E S A N T IA S ( 0 - 2 ) C O R R E S P O N D E N C IA 5 3 5 2 0 4 0 5 1 2 0 -0 1 0 P R O F E S IO N A L E S P E C IA L IZ A D O RECURSOS HUM ANO S

J E F E D E D IV I S IO N RECURSO S HUMANO S

D E C ID E

G U A R D A E N E L A R C H IV A D O R L A H O J A D E V ID A