DIPLOMADO EN GESTIN Y AUTOMATIZACIN DE PROCESOS.

Pontificia Universidad Javeriana.

PROCESO DE COMPRAS. COMPLEJO SUR - ITAGUI - ANTIOQUIA

SENA REGIONAL ANTIOQUIA.

Presentado Por: Luz Dary Cano Sarmiento Maria Victoria Toro Otalvaro Aura Margarita Sanchez

Angel de Jesus Patio Martinez Ruben Dario Patio Ospina Orlando Ayala Mesa

ANLISIS DE BRECHAS MEDICIN DEL DESEMPEO ACTUAL 20% BRECHA DE DESEMPEO PROCESO ACTUAL BRECHA DE CAPACIDADES PROCESO REDISEADO LO QUE NECESITAMOS HACER MEDICIN DEL DESEMPEO ESPERADO 70%

LO QUE HACEMOS AHORA Catlogos de elementos de consumos estn desactualizados Las fichas tcnicas incompletas, desactualizas o no existen. En el pliego de condiciones no se solicita certificados de calidad de productos.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS A USAR. Computadores. Gestionar con la direccin general la actualizacin del catlogo de elementos de compras.

Actualizar catlogos

Elaborar fichas tcnicas con el apoyo de laboratorios de ensayos Pruebas de laboratorios Exigir certificados de calidad de laboratorios, segn la norma tcnica ISO 17025

ANLISIS DE BRECHAS

MEDICIN DEL DESEMPEO ACTUAL

20% BRECHA DE DESEMPEO PROCESO ACTUAL LO QUE HACEMOS AHORA La convocatoria de compras slo se publica en la pgina Web del SENA Solicitud de compras inoportunas En la recepcin de elementos se verifica slo cantidades Proceso de adjudicacin dura 25 das BRECHA DE CAPACIDADES HERRAMIENTAS Y TECNICAS A USAR.

MEDICIN DEL DESEMPEO ESPERADO 70%

PROCESO REDISEADO LO QUE NECESITAMOS HACER Divulgar por medios masivos el procedimientos para captar proveedores Solicitud de compras con un trimestre de anticipacin Verificacin de requisitos de calidad en la recepcin de los elementos Disminuir 5 das el proceso de adjudicacin

Mercadear el proceso de compras.

Compra de normas tcnicas de calidad.

Elaborar lista de chequeo para el control de calidad Mantener el sistema de gestin de la calidad para el cumplimientos de metas, utilizando herremientas BPM.

ANALISIS CAUSA EFECTO.

MEDICIN Demora en la solicitud Medir parmetros de calidad El cumplimiento de tiempos por la ley

MANO DE OBRA Listado de proveedores Falta planeacin Sistema de contratacin del personal de compras. Falta de justificacin para la compra del servicio.

MATERIALES

Falta control en tiempos de entrega Falta control en tiempos de entrega

Falta fichas Falta de precotizaciones tcnicas Solicitudes incompletas DEMORA EN EL SUMINISTRO DE MATERIALES

Falta estrategias de divulgacin Desconocimiento de procedimiento. Dificultad para diligenciar la documentacin Cambio de politicas institucionales. Catalogos de solicitud de elementos de consumo desactualizado. Demasiados requisitos de ley exigidos a los proveedores METODO MAQUINARIA

Estrs laboral Dificultar para para postularse en la Web

MEDIO AMBIENTE

DIAGRAMA DEL ALCANCE DEL PROCESO.

ENTRADAS

REGLAS

SALIDAS

Plan anual de compras

Listado de seleccin de proveedores

Solicitud de elemento

Ley 80 de 1983 Ley 1150 del 2007 Decreto 2474 del 2008.

Contrato de prestacin de servicio.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal Cotizaciones Cuentas de cobros

Pago de proveedores.

Causa

Porque?

porque?

Porque? No tiene los Por desconocimiento del conocimientos producto por parte del tecnicos de los comprador del SENA artculos a comprar. Necesita apoyo de Hacer uso de asesores laboratorios de externos que ayuden a ensayos en la definir las condiciones de definicin de la calidad que se puedan calidad del medir en un producto. producto

Falta fichas tecnicas

Los proveedores no traen Porque el SENA no las las fichas tcnicas del Exige. producto.

La persona que solicita el No es un experto en material no conoce las todos caracteristicas tcnicas del los materiales que producto. necesita. No hay fichas tecnicas Documentadas MATERIALES El encargado de la compra no tiene el conocimiento Porque no tiene el perfil Son pocos los proveedores que quieren venderle al Porque se demora para Listado de proveedores. SENA pagar Porque es demasiados requisitos. Porque el SENA es muy exigente en la calidad de los productos.

No tiene las competencias requeridas para desempear el cargo

Poque el proveedor no entrega productos certificados

Causa

Porque?

porque? Porque se requiere nuevos productos Acumulacin de trabajo Por falta de iniciativa Por falta de identificacin y evaluacin de alternativas Actitud

Porque? Nuevos diseos con nuevos materiales

Solicitudes Porque el producto no incompletas est codificado Demora en la solicitud

MANO DE OBRA

personal no idneo desconocimiento sobre materiales Falta capacidad de comunicacin con jefes y personal en general. Por falta de fichas tcnicas

Causa Porque? Tiempos altos en el proceso de Falta el seguimiento al MEDICIN compras proceso

porque?

Porque? Falta de exigencias del pruebas del laboratorio.

Falta de fichas tcnicas

METODO
Sistema de contratacin Falta de estrategias de divulgacin del procedimiento. Falta divulgacin por otros medios.

Porque slo se tiene Por reglamentacin dos canales de interna y divulgacin permitidos gubernamental

Falta canales de divulgacin

Causa

Porque?

porque?

Porque?

Dificultades Falta claridad para seguir para la ruta de Por falta de postularse postulacin en el instructivos mas MAQUINARIA en la WEB aplicativo didacticos.

No se han elaborados

Porque falta divulgacin. Por falta de acceso a la informacin Dificultad de conectividad

PROCESO ACTUAL

PROCESO MEJORADO.

Material de consulta

Manual de buenas practicas para la gestin contractual pblica, SENA Manual para la contratacin administrativa. SENA

Material preparado por profesores de la Pontificia Universidad Javeriana

COMPLEJO SUR - ITAGUI - ANTIOQUIA SENA- REGIONAL ANTIOQUIA CALLE 63 No. 58B-03 Barrio Calatrava Itag - Antioquia - Colombia Tel. 514 92 90

Presentado Por: Luz Dary Cano Sarmiento Maria Victoria Toro Otalvaro Aura Margarita Sanchez

Angel de Jesus Patio Martinez Ruben Dario Patio Ospina Orlando Ayala Mesa