Los sitemas de seguridad MIS

NDICE

EL F U T URO DE LOS S ISTE MA S

1.

MIS

AN T SIG, T A M ON T

2. MIS O O
3

Pg.

Pg.

SE ERTIR CON V S AL MI

3.

C IFICA PLAN ALIZADA E R MAL

S RI 4.DEELSGOIN A

Pg.

Pg.

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LA S EMPR ESA S GRF ICA S

5. MIS EN
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EL S EC TO R EDIT ORIA L

6. MIS E N
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Pg.

Pg.

EL FUTURO DE LOS SITEMAS MIS

INTRODUCCIN
Los MIS tienen un futuro prometedor y muy pocos ponen en duda que van a ser una de las reas de mayor crecimiento en industria. Los impresores consideran cada vez ms el MIS como una herramienta para ser ms eficientes y la demanda del mercado asegurar que esta tendencia contine, ya sea en el sector offset de pliego, rotativa, serigrafa, flexografa o impresin digital.
Ya existe tecnologa para crear aplicaciones interesantes. Por ejemplo, el MIS puede ya enviar automticamente un mensaje de texto SMS al telfono mvil del personal clave cuando una pieza vital del equipo de la fbrica se avera, o se produce algn evento que requiere su atencin. Algunas empresas ya estn planeando enlazar los partes de trabajo de produccin con el sistema de control de presencia, etc. Una de las tendencias a observar es el uso de la tecnologa utilizada fuera de la fbrica. El primer ejemplo de esto son probablemente los comerciales, que utilizan sus telfonos mviles para conectar sus porttiles al sistema MIS en la empresa. La tecnologa se extender ms all de la propia fbrica, para incorporar a los clientes y todos los actores del proceso de fabricacin de un producto impreso, en una red digital integrada.

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Los sistemas de seguridad... lsdfujm...lasjdf

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MIS O SIG, TANTO MONTA

INTRODUCCIN
Los MIS o Sistemas de Informacin Gerencial son un conjunto de procedimientos utilizados para reunir datos, codificarlos, convertirlos en informacin, almacenarlos y utilizarlos para la toma de decisiones.

La interaccin de personas, tecnologas y procedimientos dan como resultado estos sistemas que se diferencian de los tradicionales en que para analizar la informacin usan mtodos vinculados a la automatizacin. As mismo, las prestaciones se pueden incrementar aadiendo mdulos adicionales como el de facturacin, presupuestos, comercio electrnico, etc.

- Proporcionan datos de fuentes internas y externas en un entorno informatizado e interconectado.

CARACTERSTICAS:
- Aportan una gran ayuda a los directivos de cara al posicionamiento estratgico en el mercado.

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- Ayudan a realizar pronsticos de tendencias e identificar oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la ejecucin de los procesos establecidos. - Facilitan el seguimiento del desempeo organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de direccin y ayudan a que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y que ocurra en los niveles operativos ms bajos de la institucin.

INFORMACIN A DIRECTIVOS Y A TRABAJADORES:

travs de una inform acin directa, estudios histricos e in dicadores de comporta miento diSPonibiLidAd: inform acin disponible perm anentemente, de forma interactiva y de fcil explotacin. SEgUridAd Y ProtEccin : Medidas para la segu ridad de la informacin contenida . ASEgUrAMiEnto dE LA cA LidAd: La calidad de la informacin que se introdu ce al sistema estar garantizada.

ActUALizAcin: Sistem tica y permanente cAPAcidAd dE AnLiSiS: A

La informacin que se proporciona a directivos y tra bajadores viene definida por los sigui entes aspectos:

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CONVERTIRSE AL MIS

INTRODUCCIN
Hablaremos de la duracin de la implantacin de un MIS en la empresa, depende del tipo de organizacin, de los recursos a utilizar, necesidades inmediatas y requerimientos futuros.

1. Fase de estudio
La decisin de adoptar un sistema de gestin nace generalmente del reconocimiento por parte de los gerentes, de la existencia de un problema o de la necesidad de informatizar los procedimientos. El perodo de estudio comprende distintas etapas: - definicin del problema: dnde se encontrara el problema y cul sera la causa. - determinacin de los objetivos que el sistema debe cumplir para satisfacer a los usuarios.

- identificacin de las restricciones del sistema para adecuarse a las condiciones internas y externas, ya que cualquier sistema nunca estar libre de restricciones. - Anlisis de la factibilidad tcnica, requerido. - Aprobacin o rechazo del proyecto. En este se analizan las ventajas y desventajas del mismo, en base a los objetivos y la forma propuesta para alcanzarlos. - control de avance: si el proyecto es aprobado, se establece un programa, en el que se especifican: resultados, responsables y plazos.

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2 . FA S E D E
Se deben consider

pL ANIFIC

ar los sig uientes a spectos p Alcanc ara pode e del pro r definirlo yecto Factor s: es potenc ialmente orden crticos de las tar eas base p ara el con trol del d esarrollo

ACIN

El compromiso de la alta gerencia significa algo ms que aprobacin. Supone participacin en forma peridiica para asegurar que los objetivos del proyecto se estn alcanzando y que su filosofa e intenciones se reflejan en forma adecuada. En caso contrario se est abocado al fracaso.

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3. FASE DE

ANLISIS

yecto. Este comunicacin del pro rtante debido a que se paso es impo in de los asegura la cooperac dudas y empleados y se despejan del proyecto y del temores acerca paa. impacto de ste en la com uipo del proyecto organizacin del eq a. r el estudio del sistem que realiza ne ces ida de s de de fin ici n de las os, mediante: informacin de los usuari observaciones, entrevistas personales, y encuestas. revisin de archivos ios de desempeo definicin de criter ficando exacta del sistema, especi el sistema en mente lo que debe lograr zos y formas cuanto a contenido, pla de presentacin. propuesta de Preparacin de la e ser aprobada diseo que tiene qu te en la toma por el grupo integran es. de decision

Cuando se lleva a cabo el desarrollo de un nuevo sistema, el diseo debe tener en cuenta las tecnologas futuras que pueden aparecer su implementacin y en las primeras fases de uso.

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4. FASE DE DISEO
consiste en la descripcin y determinacin de los procesos y datos que requiere el nuevo sistema. - Preparacin del diseo detallado del sistema, en forma conjunta con los analistas y los usuarios, documentando el mismo con el mayor detalle posible. - identificacin de alternativas del sisitema para llevar a cabo las tareas. - Evaluacin de las alternativas del sistema. - Seleccin de la mejor configu racin, que permita satisfacer los cirterios de desempeo. - Preparacin de la propuesta de implementacin, en la cual se in dican: los trabajos de ejecucin a realizar, beneficios esperados, costos y tiempos. - Aprobacin de la implementacin del sistema por parte de la alta direccin.

Una buena planificacin tendr en cuenta la creacin de un entorno de control de seguridad, que evite el acceso no autorizado, la alteracin, robo o daos en el sistema.

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5.FASE DE
IMpLEMENTACIN
comprende la adquisicin e integracin de los recursos fsicos y conceptuales. - Planificacin de la implementacin. - Anuncio de la implementacin del nuevo sistema, a todos los empleados para su in formacin y cooperacin.

- Adquisicin del hardware escogido. - Adquisicin del software necesario. - Preparacin de la base de datos necesarios para el nuevo sistema. - Preparacin de las instalaciones fsicas, si es necesario construirlas y que estn listas junto con el sistema. - Formacin de los usuarios y participantes, en el papel que desempearn con el nuevo sistema. - Preparacin del proceso de corte y cambio del uso del antiguo sistema y uso del nuevo. - corte y cambio al nuevo sistema. Para este efecto, existen cuatro posibilidades de ponerlo en marcha: mediante un sistema piloto de prueba; en forma inmediata, realizar el cambio en un solo da o por fases, poniendo en uso parte por parte; y en forma paralela, manteniendo el antiguo sistema hasta que el funcionamiento del nuevo sea satisfactorio.

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y 6. FASE DE USO O NT MANTENIMIE

sistemas. sarrollo de de un l ciclo de de dificacin nal de acin y mo s la etapa fi Esta e in, evalu guientes: e: supervis ir son los si comprend asos a segu sp estos. sistema. Lo tivospropu con los obje mplir ema, para cu miento - Uso del sist r el cumpli determina a para del sistem . - Auditora esempeo s de d se los criterio ciones que de las modifica o el apoyo stema, son rcionand iento del si a siga propo - Mantenim n la que el sistem nes son efectuadas co realiza, para s modificacio os en Esta ados puest requerido. ores detect stemas, : corregir err antener vigentes los si alidad de fin m mejorar nte su uso; rno: y para s en el ento dencia dura evi cione usuarios. las modifica ncias de los adaptarse a rdo a sugere s de acue los sistema in - Formulac no de tema ya s cumple lo propsitos iniciales o cuando se las introducen nuevas s. condicione

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RIESGOS DE LA PLANIFICACIN MAL REALIZADA

INTRODUCCIN
La inversin en software de gestin resulta rentable desde todos los puntos de vista, con perodos de recuperacin de la misma en los casos menos favorables, que no sobrepasan los tres aos y en los ms favorables, de poco ms de un ao. No obstante si los sistemas no han sido planificados del modo adecuado, pueden existir una serie de amenazas que se pueden resumir de la manera siguiente:
- Sistemas mal dirigidos, cuando los usuarios finales no aplican o no pueden aplicar el sistema. - Sistemas mal diseados, cuando los usuarios finales no obtienen la informacin deseada, o no pueden usarla porque no se encuentra documentada. - Uso ineficiente de recursos de informacin, que pueden incluir desde equipos informticos ineficientes, hasta la captura inadecuada de datos iniciales. - Prdida de integracin de datos, si no se prevn controles y garantas para la introduccin de datos, as como medidas de respaldo y salvaguarda de la informacin. - Prdida de seguridad, si no se prevn medidas de proteccin de ingreso, proteccin de datos y software. -Prdida de control, si no se ajustan todos los involucrados a los planes establecidos sobre todo en la etapa de implementacin.

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MIS EN LAS EMPRESAS GRFICAS

INTRODUCCIN
En los aos 1970, los primeros Sistemas de Gestin fueron introducidos en la Industria Grfica. Organizados de forma modular, estaban principalmente enfocados en la creacin de presupuestos y seguimiento de rdenes de trabajo en fbrica.

Los efectos positivos de los sistemas MIS ya se hicieron patentes desde los momentos iniciales, dada la gran cantidad de labores manuales que se automatizaron con esos sistemas y al positivo impacto que tuvieron en el control de las actividades; ello produjo a su vez una significativa reduccin de tiempos y costes de administracin dentro de la empresa grfica.

Estos sistemas estn diseados para enfrentar los cambios en el futro para el usuario si algo cambia en la empresa.

trabajo en la empresa contina hoy en da, lo que permite a la empresa grfica contratar nicamente aquellos mdulos que considera necesarios para sus procesos y operaciones, contando adems con la seguridad de que stos sistemas est diseados para enfrentar los cambios en el futuro para el usuario si algo cambia en la empresa.

La idea de contar con sistemas modulares que manejen reas especficas del

El nmero de funcionalidades se ha expandido de forma muy significativa.

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Los Sistemas de gestin de alta calidad deben atender desde la creacin de presupuestos para clientes y prospectos hasta la facturacin, con automatizacin de procesos y acceso a informacin clave en cada mdulo. Las funcionalidades de comercio electrnico (E-commerce) tambin se han desarrollado rpidamente para permitir a los clientes de las empresas grficas acceder a datos de sus

servicios de informacin en lnea, no solo aumentan la fidelizacin de los clientes sino que los mantiene perfectamente informados al minuto sin la necesidad de seguimiento telefnico a los clientes o visitas personales.

C on la prensadigital y las tiradas ms cortas, es imprescindible que la informacin del trabajo sea enviada directamente desde el MIS hacia el sistema de produccin a fin de que las especificaciones se entreguen rpidamente sin errores.

pedidos, estado de pruebas de color, presupuestos y facturas directamente travs de una conexin en lnea. Las ventajas de las nuevas funcionalidades ofrecidas por el comercio electrnico permiten a las empresas grficas mejorar la automatizacin de los procesos de servicio al cliente y la reduccin de los costes de estos procesos para la empresa grfica. Adems, estos

todo buen Sistema de gestin MIS debe proveer, de forma transparente, un alto nivel de integracin entre todos los mdulos que lo conforman. tambin es muy importante tomar en consideracin que sea posible integrar el Sistema de gestin con otros sistemas ya existentes en la empresa grfica, como por ejemplo los sistemas de contabilidad o sistemas de recepcin de pedidos en lnea.

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Las consideraciones anteriores son muy importante a la hora de decidirse por un sistema MIS. A fin de cuentas, el sistema MIS elegido se convertir en el equivalente al sistema nervioso de la empresa, controlando las ventas, produccin y facturacin. El sistema MIS permitir utilizar toda la informacin del negocio para sustentar la toma de decisiones tanto estratgicas como las del da a da. Por ejemplo, si la empresa tiene unos niveles de stock demasiado bajos o si son necesarios materiales para un pedido determinado, el sistema se lo notificar a la persona adecuada, mientras que los datos del planning le facilitarn la identificacin de los cuellos de botella y la capacidad disponible. Un MIS debe adems contar con funcionalidades que ayuden a la empresa grfica la monitorizacin de tendencias dentro del negocio. Estas funcionalidades deben manejar una gran variedad de informacin vital.

1. Ventajas de la implementacin de sistemas.

Actualmente, la informacin es la clave y cualquier forma que permita utilizarla de manera ms efectiva para tomar decisiones ms rpidamente, basndose en datos precisos y actualizados, puede marcar la diferencia entre ser rentable o no serlo. Un buen sistema MIS permite almacenar informacin de trabajos, stocks, costes, cash flow, etc., de forma que pueda ser recuperada instantneamente por cualquier usuario con acceso y que necesite realizar su trabajo de forma ms efectiva. Una empresa que utilice un amplio rango de mdulos, puede automatizar el control sobre un gran nmero de funciones y, por tanto, mejorar su productividad de forma significativa.

Beneficios obtenidos con la utilizacin de un sistema

MIS.

reduccin de errores. Eliminacin de la necesidad de rein troducir datos. consistencia y veracidad de la informacin. Fcil acceso a la informacin de pro duccin en tiempo real. Ms rpida respuesta a los clientes. capacidad de producir ms ofertas. Mayor retencin de clientes. Mayor precisin en los precios. Facturacin ms rpida. Mejora de los plazos de cobro.

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- conversin de Presupuestos. cuntos presupuestos se convierten en pedidos y por qu razn - tiempos productivos y no productivos fichados en la planta y las razones de estos ltimos - Utilizacin de maquinaria. Por cunto tiempo est realmente la mquina produciendo trabajo vlido y qu est pasando en el tiempo en que la mquina no est produciendo.

La captura de datos en planta, mediante terminales de taller, eliminia la necesidad de introducir manualmente las partes de trabajo y, si se trata de equipos de produccin modernos, es posible recoger informacin de produccin sin la intervencin de ningn operario. En cualquiera de los escenarios, los trabajadores tienen ms tiempo para dedicrselo a la produccin.

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Los procesos manuales se deben sustituir por sistemas automticoscon el fin de maximizar la capacidad productiva y reducir las operaciones rutinarias.

2. Las ventajas econmicas

Un buen sistema MIS permitir al personal poder concentrarse en aumentar la produccin, ya sea de presupuestos o de pliegos impresos. Esto se consigue eliminando las tareas manuales que consumen ms tiempo como la reintroduccin de informacin, o los paseos a lo largo del taller para averiguar la situacin de un trabajo. Adems, se pueden consultar todos los datos del coste real de cada trabajo en cualquier estado de su produccin, lo que sin duda contribuir a analizar qu pedidos son los ms rentables y cules aportan menor rentabilidad. La automatizacin de funciones como el presupuestado supone, en la mayora de los casos, que las ofertas se puedan

producir ms rpidamente, con ms precisin y por personal menos cualificado. Esto significa que se pueden realizar ms presupuestos y, por tanto, habr ms oportunidades de obtener un mayor nmero de pedidos. La tecnologa tambin facilita que las personas puedan ejercer diversas funciones, lo cual es una gran ventaja para las empresas ms pequeas, con menos personal. Es conocida la mxima que indica que es mucho ms efectivo conservar los clientes actuales que tratar de ganar clientes nuevos. Un sistema MIS debe tener las funcionalidades que permitan una respuesta de servicio al cliente ms rpida y precisa y adems permitir que los mismos clientes puedan acceder a su informacin clave en el sistema MIS. Por ejemplo, informacin de tiempos de entregas o finalizacin de pedidos que son los puntos clave de satisfaccin de clientes.

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VENTAJAS ECONMICAS
Optimizacin de la capacidad productiva. Reduccin de las horas extraordinarias. Mayor nmero de pedidos. Fidelizacin de clientes. Reduccin de mermas y perdidos. Mejora de la eficiencia del personal. Eliminacin de la duplicaci de esfuerzos. El desarrollo e implementacin de cualquier sistema no se puede guiar slo por consideraciones tcnicas o econmicas. Es importante tener en cuenta las necesidades operacionalesque se deben satisfacer aun cuando no sea posible realizar una reduccin directa en los costos. Por ejemplo,las rdenes de los clientes se deben procesar con rapidez y exactitud, aun cuandoello signifique un aumento de los costos.

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3. Antes de invertir en sistemas MIS
como con cualquier otra inversin, es necesario realizar un anlisis previo para evitar posibles problemas. Lo primero es determinar qu queremos conseguir del MIS, e intentar tambin involucrar al mayor nmero posible de trabajadores, de cualquier nivel de responsabilidad, para que nadie sienta que el nuevo MIS ser como un gran hermano que nicamente servir para ejercer mayor control sobre el personal. conviene nombrar un Jefe de Proyecto que comprenda la tecnologa y las implicaciones de sta y, si es posible, crear un grupo de trabajo. A menos que la instalacin sea muy pequea, la implantacin tendr una duracin de varios meses, y podra verse afectada por periodos vacacionales. Es una buena idea preparar una lista de actividades a realizar y un calendario en donde se especifique quin har qu, y cundo. Siguiendo estas sugerencias se podr tener un arranque sin sobresaltos:

Hay que saber con certeza que los usuarios valoran la idea de la implantacin del MIS. nombramiento de un Jefe de Proyecto o un grupo de trabajo. con el asesoramiento de su consultor, decidir los objetivos a alcanzar a corto, medio y largo plazo. negociar el plan de im plantacin y establecer una fecha de arranque del sistema. decidir cmo se van a ges tionar los diferentes procesos de negocio durante el periodo de la implantacin. disponer los recursos necesarios. decidir qu KPI (Indicadores Clave del Desem peo) se necesita.

decidir qu informacin debe manejar cada director.

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4. prestaciones de los sistemas MIS

Lo primero es asegurarse de que se est adquiriendo un sistema adecuado a las necesidades, tanto presentes como futuras. Los sistemas de gestin lderes son muy sofisticados, pero esto no implica que no deban ser fciles de manejar. La complejidad debe estar entre bastidores, en segundo plano. La actualizacin debe ser sencilla y permitir aadir mdulos adicionales sin esfuerzo. no merece mucho la pena invertir en tecnologa simplemente para hacer de forma electrnica las mismas tareas que se hacan ya de forma manual. A menos que esto sea realmente lo que desea. Si el personal no ha utilizado ordenadores con anterioridad, es necesario llevar a cabo la formacin necesaria antes de empezar a utilizar ningn sistema MIS. instalar este tipo de sistemas es la oportunidad ideal para revisar los procedimientos que se llevan a cabo en toda la empresa.

Probablemente, el mayor peligro a la hora de implantar un sistema MIS es que no se adapte al tipo de negocio, o que despus de su instalacin no se utilice correctamente para aprovechar todo su potencial. Si un sistema, tal cual viene en el CD, cumple con las necesidades, perfecto, pero casi todos los impresores necesitan algn tipo de personalizacin, y un buen proveedor deber esforzarse en comprender realmente las necesidades particulares, desde los primeros pasos de la negociacin. Hay que asegurarse que el software podr correr con el hardware disponible, as como la disponibilidad de contratos de servicio para cada plataforma en la que deba operar. Se recomienda averiguar hasta qu punto es abierto el sistema si, por ejemplo si se necesita enlazarlo con otro software que ya se est utilizando actualmente, como la contabilidad. A la hora de comprar, una buena seal es la existencia de referencias de clientes similares que pblicamente estn dis-

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puestos a hablar sobre el sistema y apoyar al proveedor. no estara de ms profundizar un poco en la estabilidad del proveedor con el que se negocia. La industria de los MIS se ha visto sacudida por varias absorciones y fusiones en los ltimos aos y puede verse forzado a reinvertir en nuevos equipos poco despus de haberse comprado debido a que el proveedor haya sufrido una adquisicin. LISTA DE PREGUNTAS HIPOTTICAS A HACERSE
Cul es el alcance de los distintos mdulos? Hay actualizaciones frecuentes y gratuitas? Cules son los costes de servicio/mantenimiento? En qu consiste el servicio de postventa? Hay un grupo de usuarios? Existen referencias relevantes de otros clientes? Qu nivel de personalizacin se ofrece? Cmo es de abierta la arquitectura?

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5. Conectividad y JDF
JDF se est convirtiendo en el estndar de la industria para describir trabajos de impresin de forma electrnica. Esto afectar a todas las empresas, aunque no se implante hasta dentro de unos aos, ya que prcticamente todos los fabricantes importantes de preimpresin, impresin y postimpresin estn integrando esta tecnologa en sus productos. Las ventajas para la industria sern significativas, con una preparacin ms rpida, menos errores y reduccin de mermas, eliminacin de muchas tareas manuales y un mayor control en cada fase de produccin. El ncleo de la revolucin JDF es el MIS.

Muchas de las caractersticas del JDF, tales como la automatizacin de tareas y el uso comn de los datos electrnicos a travs de toda la produccin, ya estn funcionando en el entorno MIS. Pocos pondran en duda que los sistemas de gestin MIS no proporcionan el en-

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torno ideal en el que JDF puede funcionar, mandar y recuperar informacin al equipo de produccin de la planta, a otros departamentos del edificio, e incluso a clientes y proveedores. Los proveedores de MIS lderes son miembros del grupo de trabajo MIS dentro de CIP4 Estn promoviendo esta tecnologa desde el punto de vista del MIS, mientras trabajan estrechamente con los fabricantes para integrar sus equipos. Los sistemas de gestin han aumentado su popularidad durante los ltimos aos, con impresores de todos los sectores beneficindose de la tecnologa, y la implementacin de JDF acelerar la inversin en la industria. cliente puede solicitar un presupuesto va email, completar los detalles en el formulario que le devuelven y recibirlo sin que el impresor tenga que realizar prcticamente ninguna accin. Pueden realizarse pedidos va email y, si el trabajo es sencillo como por ejemplo una tarjeta de visita, el cliente puede incluso insertar los datos del contenido, lo que le ahorra gastos al cliente y tiempo al impresor. El cliente puede recibir pruebas en PDF automticamente y puede comprobar en qu fase se encuentra su pedido, en cualquier momento de la produccin. Actualmente, algunas grandes organizaciones insisten en que sus impresores les faciliten sus servicios a travs de comercio electrnico, por tanto, adems de conseguir varios contratos, se pueden obtener beneficios en los siguientes apartados:

6. El comercio electrnico
El comercio electrnico es el camino lgico que debe seguir la tecnologa MIS. cada vez son ms los clientes del impresor, que quieren realizar sus transacciones comerciales a travs de email o internet ya que aporta muchas ventajas. con un sistema MIS el

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BeNeFiCioS
1 Un tiempo de respuesta ms rpido

2 Menor intervencin manual 3 Respuesta ms rpida a las

peticiones de los clientes

4 Menor nmero de errores

Mayor rendimiento del trabajo

6 Reduccin
de costes

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7. Importancia de la personalizacin
La demanda de una respuesta rpida ejerce gran presin en todas las reas de la produccin, y tambin en el flujo de trabajo. Por tanto, es esencial que cualquier sistema MIS adquirido se ajuste al flujo de trabajo de cada uno y no vernos forzados a alterar los procedimientos de trabajo para adaptarnos a las limitaciones del MIS. La capacidad para personalizar los sistemas de gestin es crucial ya que se van a dar pocas ocasiones de que un paquete tal cual viene de fbrica cumpla exactamente con unas necesidades concretas. cada sector tiene sus particularidades y el proveedor del MIS tiene que ser capaz de disear una interfaz que se adapte, adems, a las necesidades individuales. generalmente, las alteraciones son producidas por el cliente del impresor. Sin embargo, pueden ser simplemente cambios en los diseos de documentos, as que personalizar el paquete no tiene porqu ser caro. Lo importante es contar con la opcin de hacer modificaciones, sin comprometer las futuras actualizaciones del software estndar. El sistema MIS debe tener un ncleo fuerte para evitar que se tenga que pagar por programar, cada vez que se necesita realizar un cambio. Antes de acercarse al mercado del MIS es crucial que se sepa qu es lo que se quiere conseguir, y qu se va a necesitar del MIS: diferenciar entre lo que es esencial y lo que simplemente nos gustara tener.

Una solucin bsica de Web-to.print (W2P) puede proporcionar una buena presencia en Internet para un negocio, pero si no est conectado a un sistema de gestin que haga posible el aumento de la carga de trabajo, puede dar lugar a retrasos y errores.

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MIS EN EL SECTOR EDITORIAL

INTRODUCCIN
La oferta de Sistemas de Gestin de Editoriales es menos conocida, de hecho la mayora de las empresas elaboran ellas mismas su propio flujo de trabajo para adaptarlo siempre a sus necesidades sin que retrase la produccin. Resulta fundamental controlar las fechas en las que se lleva a cabo la produccin de la obra: entregas, maquetacin, correcciones y a esos datos de control de seguimiento hay que aadir tambin la gestin de derechos de autor, la gestin de los comerciales, la gestin de distribucin, gestin de stocks, liquidaciones de autor y las devoluciones.
En los ltimos aos se han desarrollado mucho los sistemas de gestin destinados a editoriales. Un sistema de gestin editorial es un programa que ayuda a controlar, y hacer ms eficiente el ciclo que tiene lugar desde que un autor escribe hasta que esto se publica. Los sistemas de gestin editorial permiten registrar cada una de las operaciones que se realizan desde que se recibe un original, lo que supone tener controlado en cada momento en qu fase se encuentra y qu pasos faltan para cerrar un nmero de la revista. todas las personas que intervienen en el proceso de edicin acceden a una misma plataforma. cada tina de ellas entra con una clave diferente lo que permite acceder slo a aquello que debe o puede tratar. El editor, por ejemplo, acceder a una pantalla en la que se le indica qu artculos nuevos ha recibido,

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cules han sido evaluados o cules estn en proceso de edicin. Por su parte, un autor slo acceder a la informacin del texto que ha remitido y podr saber si est siendo evaluado, corregido, etc. todo el proceso de edicin se descompone en una serie de pasos que necesariamente han de darse. Esto significa que el programa no permite avanzar si no se han dado ordenadamente cada uno de los pasos. cuando un editor recibe un original debe hacer acuse de recibo al autor. Prcticamente cada gestin que se llevlas correspondientes publicaciones. En este caso la tecnologa se asocia a la calidad.

ETApAS QUE SE DAN AL UTILIzAR UN SISTEMA DE GESTIN EDITORIAL

a. El autor enva un artculo al editor/directo b. El editor recibe el material y lo acusa de recibo al autor, mediante un mensaje de correo electrnico. Adems se le indica que a travs de la plataforma podr observar el progreso de su artculo c. El editor puede aceptarlo o rechazarlo d. Los revisores evalan el original y remiten al editor de seccin un informe sobre el mismo e. El corrector encontrar en la pantalla correspondiente el texto aceptado. Lo corregir (errores tipogrficos, formato, etc.), colgar la versin corregida en la plataforma y se pondr en contacto con el autor para pedirle que revise esa ltima versin f. El maquetador compone el texto y los posibles archivos adi cionales que haya enviado el autor (grficos, figuras, etc). Al igual que hace el corrector, pide al autor que revise las galeradas (texto maquetado y casi definitivo) y despus recibir las correcciones y crear la versin definitiva que ir a la imprenta.

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r ditor - Auto E

comunicac

in

es

gestin y envo de los contenidos en lnea. notificaciones por correo electrnico durante todo el proceso editorial. notificaciones que sirven como recordatorio y control de tareas. Los autores conocen en todo momento el estado de sus artculos. Herramientas complementarias que facilitan la comunicacin con los autores, la localizacin de artculos relacionados, la visi bilidad de las publicaciones, etc.

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de idades in Facilinistrac dm

Administracin completa de todo el proceso editorial ,

con mecanismos de indexacin de documentos a texto completo y por los metadatos asociados a los artculos.

Publicacin y gestin de muchas revistas empleando la

misma plataforma tecnolgica.

Herramientas administrativas que pueden ser utilizadas

por personas sin conocimientos tcnicos.

configuracin de los distintos requerimientos

de la revista

gran variedad de formatos de ficheros. informes para conocer el funcionamiento del proceso
editorial, originales recibidos y publicados, evaluaciones realizadas, etc.

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