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Implementacion SAP y ASAP
Implementacion SAP y ASAP
El significado usual de Implementar es llevar a cabo alguna cosa, mientras que un proyecto es normalmente definido como la calendarizacin de un problema para su solucin.
En los proyectos de Implementacin de SAP, el problema es normalmente, la implementacin en si misma. La implementacin no se reduce solamente a la instalacin de SAP R/3 en el sistema, sino que comienza desde la planificacin de la implementacin hasta los upgrades posteriores. Ello se debe a las siguientes razones: 1.- En la mayora de los negocios el cambio es un proceso contnuo. 2.- La implementacin de SAP requiere del desarrollo de estrategias de soporte y de gestin de sistemas para ptimos resultados. 3.- Normalmente las implementaciones SAP se realizan mdulo por mdulo, en distintas fases.
Overview of SAP Implementations
Step by Step
Big Bang
Roll - out
Ventajas
Baja complejidad en coordinacin, control y organizacin del proyecto y recursos. Menor cantidad de recursos Mejora constante en la calidad de los proyectos Se posibilita la consultora interna La gente tiene ms tiempo para adaptarse a los cambios Costos prorrateados en el tiempo Verificacin de la funcionalidad del modelo implementado
Desventajas
Proyectos ms largos en el tiempo Mayor construccin de interfaces para mantener la transferencia de datos entre sistemas no SAP y SAP Declina la motivacin de los miembros del proyecto Uso parcial de la ventaja de la integracin Puede ser necesario redisear procesos previamente implementados La parametrizacin puede no ser ptima debido a que existen mdulos no implementados
Overview of SAP Implementations
Ventajas
Se requieren pocas o ninguna interfaz entre los sistemas antiguos y SAP Menor tiempo de implementacin La funcionalidad de integracin puede utilizarse de inmediato Alta motivacin de los miembros del proyecto Altamente eficiente, al evitar parametrizacin redundante Integracin ptima de los componentes involucrados
Desventajas
La implementacin es muy compleja Se requiere gran cantidad de recursos (financieros y humanos) en un corto perodo de tiempo. Todos los empleados estn sometidos a altos niveles de stress al mismo tiempo Gran involucramiento de la alta gerencia Para reducir la complejidad, slo se plantean objetivos modestos
Overview of SAP Implementations
Ventajas
Expertise disponible para implementaciones rpidas Costos reducidos, porque se requieren pocos recursos Se reducen los riesgos, ya que la mayora de los problemas se resuelven en la realizacin del modelo Uniformidad en todas las implementaciones de la compaa Mejor comunicacin entre las diferentes implementaciones
Desventajas
La parametrizacin debe considerar los estndares de la compaa en las implementaciones siguientes Es posible dejar fuera procesos especficos de una implementacin
Project Manager
QA SAP
Basis
Equipo BC Programadores
Consultores
Usuarios
Steering Committee
Es la mxima autoridad del proyecto, y debe cumplir las siguientes tareas: Asumir la responsabilidad del proyecto Controlar los objetivos del proyecto Gestionar la implementacin de las polticas del proyecto Controlar la planificacin y progreso del proyecto Permitir decisiones rpidas Decidir sobre temas organizacionales Gestionar la disponibilidad de Recursos Apoyar al gerente de proyecto Aprobar propuestas para el equipo de proyecto
Project Manager
Es el lider del proyecto. En generl, existen dos gerentes de proyecto, uno por la empresa y otra por la consultora. Las tareas son las siguientes: Liderar el proyecto Gestionar el proyecto (planificacin, organizacin, coordinacin, control) Dirigir a los miembros del proyecto Detectar y resolver problemas y conflictos Relaciones publicas y marketing Entrenar a los jefes de equipo y steering committee Reportar al steering committe Dirigir el control de calidad
Apoyar y Entrenar a los usuarios del equipo de proyecto Determinar los puntos crticos Crear, controlar y verificar plan de implementacin Resolver problemas Configurar y parametrizar el sistema Proveer control de calidad de los mdulos implementados Documentar las actividades
Los recursos humanos, en la apropiada cantidad y calidad, son cruciales para el xito del proyecto.
Overview of SAP Implementations
Las tareas a realizar en esta fase son: 2.1 Determinar Estructura Organizativa 2.2 Determinar situacin Actual As Is 2.3 Determinar situacin futura To Be 2.4 Determinar Interfaces y desarrollos ABAP/4 adicionales 2.5 Determinar conversiones iniciales 2.6 Determinar formularios y reportes 2.7 Aprobar el Diseo Conceptual
Overview of SAP Implementations
1.- Descripcin detallada 2.1 Datos Maestros 2.2 Procesos 2.3 Funciones y Procedimientos 2.- Medidas de Performance 3.- Conclusiones 5.1 Puntos Crticos 5.2 Gap y soluciones
Debe realizarse un mapa de sistemas con el diseo final de sistemas, sealando las interfaces que permanecen.
Mantencin
MAXIMO
Recursos Humanos
Cta.Cte.Personal Remuneraciones Personal
Movimiento de Productos
A partir de esta informacin se comienza con el trabajo de Depuracin de datos maestros, y el desarrollo de programas de carga inicial. Normalmente se consideran dos programas diferentes, uno para extraccin y otro para carga en SAP:
ABAP/4
Sistemas antiguos
Overview of SAP Implementations
SAP
Para los Formularios, existe una herramienta en SAP , SAPscript, para la construccin de formularios. Deben identificarse y detallarse lo formularios que se imprimirn en la operacin en productivo de la empresa.
3.1 Ajustar estructura de IMG en SAP 3.2 Parametrizar estructura organizativa y Procesos 3.3 Programar interfaces y desarrollos ABAP/4 3.4 Realizar y presentar prototipo
3. Diseo Detallado
3.1.- Ajustar Estructura de IMG La IMG (Implementation Guide) es la base para la
parametrizacin del sistema SAP. Posee muchas funcionalidades para agilizar la parametrizacin. Para cada aplicacin de negocios, la IMG explica cada paso del proceso de implementacin, los parmetros estndar de SAP, describe como debe configurarse el sistema y abre las actividades en forma interactiva.
El ajuste de la IMG correponde a dejar las actividades a utilizar en la fase de implementacin, seleccionando mdulos y submdulos, y luego generando una IMG especfica para el proyecto.
3. Diseo Detallado
3.1.- Ajustar Estructura de IMG
3.2.- PARAMETRIZACIN
3. Diseo Detallado
La parametrizacin corresponde a ajustar los PARAMETROS que permiten definir los procesos en SAP. Es recomendable utilizar la IMG, ya que se requiere que la secuencia de actualizacin de parmetros siga un orden lgico . La tarea de parametrizacin toma como base las definiciones realizadas en la etapa de diseo conceptual. Una vez que se realiza un cambio o una nueva parametrizacin, este se registra en una ORDEN DE TRANSPORTE, que permitir copiar los cambios realizados en la mquina de desarrollo al productivo. ORDEN DE MODIFICACIONES AL SISTEMA
Overview of SAP Implementations
TRANSPORTE SIDK00000111
3. Diseo Detallado
Los desarrollos ABAP/4 incluyen los programas de cargas iniciales, as como interfaces y programas especficos. Este es uno de los puntos crticos del proyecto, y deben considerarse los puntos siuientes: Alta Prioridad Las cargas iniciales consumen mucho tiempo Se requieren programadores con conocimiento de los lenguajes de programacin de los sistema antiguos y de SAP, que deben interactuar entre s. Los datos a cargar deben ser revisados por los usuarios
3.4.- PROTOTIPO
3. Diseo Detallado
El objetivo de esta fase es construir un prototipo que contenga los principales procesos y procedimientos del modelo de negocios, y los datos de prueba apropiados. Seleccionar los procesos que se incluirn en el prototipo es una tarea que depende de los usuarios claves del proyecto. En general, se consideran los procesos ms frecuentes y/o mas criticos dentro de la organizacin, y se incluyen en el modelo. Una vez que el prototipo est terminado, se presenta al equipo de proyecto, en la reunin de cierre de la etapa de Diseo Detallado.
Pruebas Individuales
Corresponde a probar cada proceso, o ciclo con un modelo real de la operacin diaria, en cada mdulo
Pruebas Integradas
Debe verificarse la integracin de los procesos, entre todos los mdulos implementados, para ello se disean pruebas con alto grado de interaccin.
Mandante
Instancia R/3
Exportar
Instancia R/3
Diseo Conceptual
Registra los procesos a implementar, despus del anlisis de procesos de negocios de acuerdo al modelo de referencia de SAP. Es aprobado al final de la fase de diseo.
Manual de Parametrizacin
En el manual de parametrizacin se registran los cambios realizados durante la etapa de parametrizacin del sistema. Es fundamental cuando se quieren realizar nuevos cambios.
Overview of SAP Implementations
Manual de Procedimientos
El manual de procedimientos complementa al manual de usuario. Es una guia de los procedimientos a seguir, fuera de SAP. Tiene llamadas al manual de usuario para indicar acciones a realizar en el sistema.
Sistema Productivo
Mandante
Batch Input
Instancia R/3
Cargas Iniciales Pruebas y preparacin del sistema Difusin del proyecto y formacin de usuarios
1.- CAPACITACIN
La capacitacin constituye una de las tareas ms difciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto. Existen tres momentos claves para la formacin: Antes del Diseo conceptual, los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos SAP de nivel 1 y 2, que les permitan comprender los procesos que van a modelar, y las potencialidades del sistema.
1.- CAPACITACIN
Antes del Diseo Detallado, o parametrizacin. Los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos SAP de nivel 3, que les permitan aprender a parametrizar el sistema. Antes de la Entrada en productivo. Debe disearse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operar el sistema SAP. Este curso est dirigido a los usuarios finales, y constituye el punto mas importante de motivacin a los futuros usuarios SAP. Es importante adems que la formacin sea entregada poco antes de la puesta en marcha, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de prctica.
Definir
Medir
Dirigir
Corregir
Overview of SAP Implementations
Miedo a perder la propiedad de los datos Miedo de cometer errores Enojo Depresin Aceptacin Perdida de contacto social Muy flojos para responder al cambio Schock Temor a cambios Estructurales Pesismismo PASIVO Otras dificultades personales Comprensin
tiempo
Overview of SAP Implementations
Negociacin
ACTIVO
Comprobacin Mayor acceso a datos de toda la compaa Esperanza Realista Facilita Pesimismo el contacto con otros empleados Informado Posibilita el crecimiento en sus trabajos Optimismo Mayor capacidad de negociacin con informado proveedores o clientes, por acceso a datos Optimismo Satisfaccin Desinformado PASIVO ms rpido tiempo
Overview of SAP Implementations
Metodologa ASAP
ASAP (Accelerated SAP) es la solucin SAP para implementaciones rpidas, especficamente diseada para acelerar y estandarizar el proceso de implementacin, para alcanzar la funcionalidad de los procesos crticos
As Soon As Possible.
http://www.sap.com/mexico/partners/howtopartner/index.epx
Nmero de Proyectos
70 60 50 40 30 20 10 0 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Overview of SAP Implementations
Duracin en meses
Metodologa ASAP
La metodologa ASAP consta de las cinco etapas clsicas de proyectos de implementacin:
Cada una de estas etapas contiene herramientas de ayuda para facilitar y acelerar la implementacin (cuestionarios, formatos, etc.)
Metodologa ASAP
Metodologa ASAP
Adems de las herramientas de ASAP, existe una base de datos de preguntas y respuestas, que permite realizar un control de calidad a la implementacin:
Aceleradores SAP
Los aceleradores SAP son herramientas que permiten definir en forma rpida ciertos aspectos claves de las implementaciones de R/3. Entre ellos estn:
Autorizaciones
Mandantes preconfigurados Comercio electrnico Reportes
La GUIA de IMPLEMENTACIN es una estructura jerrquica organizada, que refleja los componentes de las aplicaciones de negocios de R/3. En ella, se listan todos los documentos para la implementacin (parametrizacin) del sistema, y permite acceder directamente a las siguientes actividades:
Ejecuta transacciones de parametrizacin
IMG de la versin