Taller Para Docentes NB1 George Chaytor English College Septiembre 2012

TECNICAS PARA GESTIONAR EL TIEMPO

La tcnica Pomodoro
El propsito de la Tcnica Pomodoro consiste en proveer una herramienta/proceso simple para mejorar la productividad (la propia y la de tu equipo) que sea capaz de hacer bsicamente lo siguiente: Aliviar la ansiedad vinculada. Mejorar el enfoque y la concentracin por la reduccin de las interrupciones. Aumenta la motivacin y la constancia. Perfeccionar el proceso de estimacin, tanto en trminos cualitativos como cuantitativos Mejorar su proceso de trabajo o estudio. Reafirmar la determinacin de alcanzar tus metas. El Pomodoro se basa en tres principios bsicos: Una forma diferente de ver el tiempo que alivia la ansiedad y, al hacerlo, da lugar a una mayor eficacia personal. Un mejor uso de la mente nos permite lograr una mayor claridad de pensamiento, de mayor conciencia, mayor atencin y, al mismo tiempo facilitar el aprendizaje. Facilidad de uso, no hace falta herramientas complejas.

En la Tcnica Pomodoro hay tres utensilios: Inventario de Actividades: Una lista donde se registran las tareas a medida que aparecen. Al final del da se tildan aquellas que ya fueron finalizadas. Tareas para Hoy: Una lista de las tareas para hacer durante el da, ordenadas por prioridad. Y una seccin rotulada Imprevistos y Actividades Urgentes donde cualquier tarea inesperada con la que hay que lidiar debe ser listada a medida que aparece. Estas ltimas podran modificar el plan del da. Planilla de Registro: donde registraremos al final del da las tareas completadas y la cantidad de Pomodoros que tuvimos que invertir para termina cada una. La tcnica se basa en dividir el tiempo en Pomodoros, que son periodos fijos (30 minutos) de los cuales 25 minutos estn dedicados a una tarea y 5 minutos utilizados para descansar, recrearse. Una vez terminados estos 5 minutos, se inicia una nueva iteracin de 25 minutos. La herramienta para marcar estos 25 minutos iniciales es un cronmetro con alarma. Las tareas que hay que realizar se escriben en una plantilla y marcando los pomodoros, siguiendo las iteraciones y tachndolas cuando estn finalizadas.

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La Tcnica del GTD

Getting Things Done Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un mtodo de gestin de las actividades. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardndolas en un lugar especfico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realizacin de aquellas tareas. Sobre qu trata GTD A diferencia de otros el GTD no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, l insta a la creacin de listas de tareas especficas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefnicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Tambin sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debera ser hecha inmediatamente. La psicologa de GTD se basa en hacer fcil el almacenamiento, seguimiento y revisin de toda la informacin relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificacin insuficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qu acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Es ms prctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer ms tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realizacin. Una breve descripcin de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa"): Mantn todo fuera de tu cabeza. Decide qu acciones requieren tus tareas cuando aparecen no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones prximas en las categoras apropiadas. Mantn tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento. Principios Los principios esenciales de GTD son los siguientes: Recopilar Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrnicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberan vaciarse al menos una vez por semana. Procesar Cuando ests procesando tu "cubo", deberas seguir estrictamente este orden: Empezar siempre por el principio No procesar ms de un elemento a la vez. No enviar de vuelta al "cubo" a ningn elemento. Si un elemento requiere de una accin para ser realizado:

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Si lleva menos de dos minutos, hazlo. Si no es tu tarea, delgalo adecuadamente. Posponlo. Si un elemento no requiere una accin, Archvalo como referencia. Deschalo si no es procedente. Djalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es tambin aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habra que invertir para posponerla. Organizar Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

Acciones prximas - Para todo elemento que requiere tu atencin, decide cul es la prxima accin que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la accin prxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habr algo que t necesites hacer primero y debera ser guardado en la lista de acciones prximas. Preferiblemente, stas se guardarn por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por telfono', o 'en la tienda'.

Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere ms de una accin para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas peridicamente para asegurar que todo proyecto tiene una prxima accin asociada a l y que puede ser llevada a cabo.

En espera - cuando t has delegado una accin en alguien o ests esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado peridicamente para ver si existe alguna accin adecuada o hay algn recordatorio que necesite ser enviado.

Algn da/Quiz - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algn ejemplo podra ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'. Un calendario tambin es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, se recomienda especficamente que el calendario se reserve para cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo especfico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberan reservarse para la lista de acciones prximas. Revisar Las listas de acciones y recordatorios sern completamente intiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energa y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cul es el elemento ms importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fciles y dejes sin hacer las difciles. Para

Taller Para Docentes NB1 George Chaytor English College Septiembre 2012 solventar esto, tienes que escoger la accin segn el orden en el que estn contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada. La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e tems en espera, asegurndose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros estn incluidos en el sistema y que est actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creacin de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos ms destacados. Hacer Cualquier sistema de organizacin no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organizacin, estars menos predispuesto a la dejadez o a la saturacin con un gran nmero de tareas abiertas. Herramientas y tcnicas Un dispositivo es el "archivo de recordatorios" para organizar tus papeles (tambin conocidos como '43 folders' o '43 carpetas'). Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales que se usan para representar cada uno de los das del mes. Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un da especfico. Cada da abres la carpeta correspondiente al da actual. Vacas la carpeta y la colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cmodo. Por ejemplo, si tienes un concierto el da 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho da te los encontrars. Otra opcin es la de colocar el papel unos das antes del concierto, para recordarte alguna accin que se deba hacer previamente al concierto, como comprar las entradas o hablar con un amigo para ir con l a dicho evento.

Es muy conveniente tambin, para aquellas actividades que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel cada fecha en que se realizado el seguimiento, y que ha ocurrido en cada una de ellas con el fin de tener un historial que respalde el cumplimiento por parte de esa otra persona, la actividad requerida. Otro sistema es utilizar las notas de google donde pueden establecerse diversas categoras o contextos y dentro de cada categora se apuntan los temas pendientes, ejemplo:hacer en casa, oficina, centro ciudad, ordenador, etc, cada da imprimes las notas en papel y escribes sobre este listado y por la noche actualizas en el pc la informacin recopilada.

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9 Hbitos Para Mejorar Tu Productividad

El hbito puede llegar a ser o el mejor de los sirvientes o el peor de los amos. Nathaniel Hawthorne (1804-1864) Escritor estadounidense En este artculo he recopilado nueve de los hbitos que han demostrado ayudar a muchas otras personas a potenciar su productividad. Como se suele decir, no estn todos los que son, pero s son todos los que estn. 1. Define tus objetivos claramente. Cada vez que identifiques un objetivo, pon el resultado final que quieres por escrito, desglosando las distintas tareas que tendrs que llevar a cabo para alcanzarlo. Tener los objetivos claramente definidos facilitar mucho la gestin de tus tareas, y sabrs perfectamente cundo has llegado a la meta. 2. Selecciona tres tareas clave cada da, y hazlas. A la luz de los objetivos ms importantes que tengas pendientes de cumplir, selecciona cada da tres tareas relacionadas con ellos, y hazlas lo antes posible. De esa forma, al final de cada jornada sabrs que has avanzado un paso en la consecucin de lo que realmente es importante para ti. 3. Aplica el principio de Pareto a tu trabajo. Este principio, aplicado a la productividad, establece que siempre habr un 20 por ciento de tareas pendientes que sern capaces de generar el 80% de los resultados que realmente te importan. Identifica cules son esas tareas y concntrate en ellas en primer lugar. Haz que las tres tareas clave que elijas cada da pertenezcan a ese grupo selecto del 20 por ciento. 4. Evita la multitarea a toda costa. Nunca trates de hacer ms de una cosa al mismo tiempo. Toma una tarea, concntrate en ella y no la sueltes hasta que la hayas terminado, o si es una tarea muy compleja, hasta que hayas logrado un avance significativo. Esto es especialmente importante para las tres tareas clave que te fijes cada da. 5. Ejecuta las tareas sencillas por lotes. Siempre tendrs tareas rutinarias, generalmente de bajo valor y de sencilla ejecucin, que puedes hacer por lotes. Las transiciones entre actividades requieren mucho tiempo, y si adems tienes que retomar una tarea interrumpida, necesitars todava ms tiempo en recuperar la concentracin y averiguar por dnde seguir. Por eso, trata de juntar las tareas sencillas segn su tipo, y reserva un momento del da para llevarlas a cabo todas al mismo tiempo. Por ejemplo, hacer llamadas, contestar correos rpidos, revisar documentos, archivar, registrar gastos, etc. 6. Elimina las distracciones antes de empezar. Si eres el tipo de persona que te distraes con una mosca volando, antes de empezar cualquier tarea clave elimina las distracciones a tu alrededor. Limpia tu escritorio, cierra el programa de correo electrnico y el navegador de Internet, desconecta el telfono fijo, pon el mvil en modo silencio Si es necesario, incluso cambia de ubicacin, como por ejemplo una sala de reuniones que est libre en este momento, donde sepas que no te van a interrumpir en un buen rato. 7. Practica la procrastinacin creativa. Se han llenado ros de tinta demonizando la procrastinacin (aplazamiento voluntario) del trabajo que no nos gusta. En general, la procrastinacin no es buena, pero hay un tipo de procrastinacin que debemos practicar siempre que tengamos ocasin: la de aquellas tareas que no nos aporten valor. Es un hecho que, por ms trabajo que saquemos adelante, siempre habr ms trabajo que hacer. As que

Taller Para Docentes NB1 George Chaytor English College Septiembre 2012 empieza a desechar tareas que no estn alineadas directamente con tus objetivos personales y profesionales ms importantes. 8. Aprende a decir no. Nuestro afn de servicio (y a veces nuestro exceso de bondad) nos hace aceptar todo el trabajo que pasa por nuestras manos. Si una tarea o proyecto no va a hacer que avances en tus objetivos, ni siquiera dejes que entre en tu vida. Di no. Punto. 9. Domina las herramientas. En lugar de estar cambiando de herramientas de productividad (especialmente el software) cada semana, aprende todo lo que hay que saber de lo que ya ests utilizando, y scale el mximo partido. Cambiar de herramientas cada poco tiempo es muy tentador y divertido, pero es uno de los mayores ladrones de tiempo. Resstete! Es ms, aprende a utilizar el software que tienes slo con el teclado, sin ratn. Slo despus de un tiempo razonable evala tus herramientas: realmente necesitas ms funciones? Bueno, entonces, y slo entonces, considera un cambio.