Anlisis de contexto yvaloracin de necesidades 1.

Necesidad como desequilibrio de un sistema

Los proyectos surgen de la interpretacin dela realidad. De esta lectura se deriva la percepcin de jocosidades. En una visinhomeosttica, la necesidad es vista como una forma de desequilibrio de un sistema. Otro la definen como la diferencia entre lo que un sistema ( social, institucional,ficico, biolgico, etc.) es en la actualidad y lo que debe ser (ideal). En estas dos concepciones se destaca, por un lado , el carcter dinamcese la necesidad y por otro el papel de quien interpreta la realidad. El dinamismo de lo real interviene como causa de la necesidad son las fuerzas desequilibrantes. El perceptor es el agente capaz desentender y actuar. La necesidad imprime dinamismo a los procesos en cuanto mueve a que se resuelva. En el caso de los proyectos las personas actan en la medida en que son consientes de estas necesidades. El llenar una necesidad se convierte en una motivacin para emprender acciones. La identificacin de necesidades requiere una lectura de la realidad. Esta lectura depende de las concepciones que se tengan. Los conocimientos, valores y actitudes influyen en este proceso. Es valida, por tanto, la afirmacin de que la cultura condiciona la percepcin de las necesidades.

Necesidad diferencia entre el ideal y el estado actual

Ejemplode necesidad en una comunidad de 5000 personas, donde el 55% de los adultos son mujeres, se observa que el 15% de ellas estn desempleadas y desean trabajar. De los hombres en edad laboral el 5% esta buscando trabajo. Se buscan que tantos hombres son mujeres en edad adulta tengan empleo. Se requiere por tanto obtener vinculacin laboral para el 15% de las mujeres y el 5% de los hombres. Bsicamente, el proyecto es un conjunto de acciones que aseguran la transformacin de la situacin actual de un sistema por pasos sucesivos, hasta obtener la situacin ideal. Una necesidadenformulacin do proyectos se formula entrminos de indicadores idealmente cuantitativos, de tal manera que sea posible probar el resultado con relacin a la necesidad.

La necesidad as identificada se relaciona con el problema a resolver, el cual se identifica con la pregunta Cul es el proceso o los pasos que aseguran la trasformacin deseada? Por supuesto que al mismo problema pueden aparecer varias soluciones posibles es decir varias secuencias de acciones que aseguren la transformacin deseada. A estas diferentes secuencias de acciones se les denominan alternativas de solucin.

De los prrafos anteriores se infiere que hay una estrecha correspondencia entre la identificacin de la necesidad la formulacin del problema su solucin Ejercicio: A continuacin se encuentra una serie de situaciones Es pacifique para cada una de ellas tripletas necesariasproblema solucin. 1. El ndice de anofelismo de un pas es del 80% 2. Los estudiantiles de la institucinestn desmotivados por las actividadesliterarias 3. La participacin de los estudiantes en la toma de decisiones del establecimiento es muy baja ( solo el 40% se interesa por este tema ) 4. Solo el 30% de los miembros de mi comunidad participa en la eleccin de sus representantes y digna lanos.

Trminos: necesidad, desequilibrio, homeostasis, problema, solucin. 2. La necesidad lleno una naturaleza ospocllica Preguntarse que tipo de necesidad que se quiere satisfacer con un proyecto es muy importante, pues, da luces sobre el tipo de solucin que se requiere.

Ejemplo: En un asentamiento humano rular se encuentra que el 40% de los habitantes muestra sntomas de desnutricin. La necesidad aparece directamente como necesidad relacionada con la salud. Se observa la composicin de la dieta generalizada y se observa que los alimentos son pobres en protenas. Se observa el origen de los insumos alimenticios y se encuentra que la mayora de ellos viene de otros lugares. Se estudia el potencial de los productos agrcolas disponibles en la regin y se encuentran elementos ricos en protenas que no son consumidos por los habitantes. Se investiga las actividades de los habitantes frente a estos productos y se encuentra que las personas no saben preparar estos productos para ser consumidos y piensan que son no consumibles o son desagradables para comer. Se termina caracterizando esta necesidad como necesidad educativa con repercusiones en la salud de las personas. Se definias el 2% de la poblacin sobe preparar y tiene actitudes positivas frente a productos ricos en protenas producidos en la regin y se requiere que el 100% de ellos aprenda a preparar dietas alimenticias con estos productos que estn a su alcance y que adquieran acritudes positivas frente a osta nueva forma de alimentacin. 3. Nocoaldad como doquillbrio derivado de un contexto La necesidad surge dentro de un contexto y como resultante de iteraciones que se dan dentro de este, Podemos, por tanto, afirmar que la necesidad es una resultante de una estructura y que para su identificacin, debe mirarse el todo en su conjunto. El contexto tiene dimensiones culturales, biolgicas, ambientales, sociales, econmicas, polticas. La mirada cuidadosa al contexto permite a quien disea un proyecto una percepcin real de la necesidad y vincular la identificacin de la necesidad con la formulacin y solucin del problema. En la descripcin del contexto podramos considerar algunos pasos de utilidad. Que, donde, cuando y como la necesidades como las entendemos aqu son fundamentalmente humanas razn por la cual sucontextualizacin forzosamente nos lleva a respondernos a estas cuatro preguntas.

Quien: quienes tienen la necesidad cuales son las caractersticasmas importantes de los sujetos involucrados en la situacin. Su edad, nivel econmico, antecedentes. Cual es el nivel de conciencia que tienen las diferentes persona involucradas a cerca de la necesidad. En su jerarqua de valores que tan importante es satisfacerla. Donde: El lugar donde los actos(o pacientes) de las necesidades que so prelondesatisfacer con un proyecto determina o al almenas condiciona la apariencia dela necesidad en cuestin el lugar o ubicacin no es solo el espacio fsico sino una serie de factores que lo acompaan es por esto que un anlisis de ubicacin esta acompaad de anlisis complementarios como son el clima sistema econmicovas y sistemas de comunicacin caractersticasdemogrficas como densidad de poblacin y crecimiento demogrfico. Cuando: Las necesidades humanas tienen su historia desde cuando se presenta esta necesidad cual ha sido la evolucin, mirando los factores que la generan y aquellos que la contrarrestan? De que orden son estos factores biolgicos fsicos qumicos culturales econmicos polticos? Muchas necesidades surgen de cambios en las instituciones por ejemplo los cambios de legislacin pueden generar necesidades antes no percibidas aun suponiendo que las normas son en si una respuesta a necesidades por esto es importante preguntarse por la relacin que tiene la necesidad con factores de orden legal Algunas veces las necesidad son consecuencia de cambio a nivel de las estructuras administrativas como modificaciones de las organigramas o estructuras jerrquicas o de cambios en las funciones o en los procedimientos por esto es importante preguntarse por la relacin entre eventuales cambios institucionales y las aparicin de una necesidad

Comolos determinantes modadas de la necesidad son tambin importantes es importante conocer los sntomas de la necesidad y mostrar sus caractersticas estaspueden ser cuantitativas o cualitativas pero en todo caso se deben tomar en forma relativa

Ejemplo de caracterstica cuantiaba una comunidad tiene un analfabetismo del 80/ este valor es escandaloso si se compara con una ciudad cosmopolita de finales del siglo xx pero seria muy otra la situacin si se pellijera a la misma ciudad pero en el ao 1500 de nuestra era si nos ubicamos en una comunidad indgena de la amazonia este dato se debe interpretar con otro significado Ejemplo de caractersticas cualitativa lo cualitativo no se opone a lo cuantitativo simplemente que a veces no sabemos medir una caracterstica o no es tan importante nos podemos encontrar con una comunidad donde los padres carecen de actitudes positivas frente a la lectura y por supuesto los hijos tambin esta necesidad puede estar asociada con el tipo de recreacin de los adictos y de ocupacin a la vez que se caracteriza y relaciona con otras dimensiones de la vida de las personas 4 Necesidades derivadas de la dinmica cultural

Uno de los factores que con mayor evidencia influye sobre la generacin de necesidades es la cultura de las personas toda persona tiene una cultura como tiene una estructura genticas esta cultura se manifiesta en su cosmovisin o forma de dar explicacin a los sucesos de orden natural en sus creencias en sus hbitos en la forma de ver e interactuar con las dems personas por esta razn es fundamental preguntarse por la relacin entre la cultura y la que percepcin de la necesidad que se quiere satisfacer preguntarse que relacin tiene esta necesidad con factores culturales como valores creencias conocimientos y hbitos

4.

Uno de los factores que con mayor evidencia influye sobre la generacin de necesidades os la cultura do las personas. Toda persona tiene una estructura gentica. Esta cultura se manifiesta en su cosmovisin o forma de dar explicacin a los sucesos de orden natural en sus creencias; en la forma de ver e interactuar con las dems personas. Por esta razn es fundamental. El contexto tiene dimensiones culturales, biolgicas, ambientales, sociales, econmicas, polticas. La mirada cuidadosa al contexto permite a quien disea un proyecto una percepcin real de la necesidad y vincular la identificacin de la necesidad con la formulacin y solucin del problema. En la descripcin del contexto podramos considerar algunos pasos de utilidad. Quien, donde, cuando y como. La necesidades como las entendemos aqu son fundamentalmente humanas, razn por la cual su contextualizacin forzosamente nos lleva a respondernos a estas cuatro preguntas. Quien quienes tienen la necesidad. Cules son las caractersticas ms importantes de los sujetos involucrados en la situacin. Su edad, nivel cultural, nivel econmico, antecedentes. Cul es el nivel de conciencia que tienen las diferentes personas involucradas a cerca de la necesidad. En su jerarqua de valores que tan importante es satisfacerla. Dnde. El lugar donde los actores (o pacientes) de las necesidades que se pretende satisfacer con un proyecto determina o, al menos, condiciona la aparicin de la necesidad en cuestin. El lugar o ubicacin no es solo el espacio fsico sino una serie de factores que lo acompaan. Es por esto que un anlisis de ubicacin est acompaado de anlisis complementarios como son: el clima, sistema econmico, vas y sistemas de comunicacin, caractersticas demogrficas como densidad de poblacin y crecimiento demogrfico. Cuando. Las necesidades humanas tienen su historia. Desde cuando se presenta esta necesidad? Cual ha sido la evolucin, mirando los factores que la generan y aquellos que la contrarrestan? De que orden son estos factores: biolgicos, fsicos, qumicos, culturales, econmicos, polticos? Muchas necesidades surgen de cambios de las instituciones. Por ejemplo los cambios de legislacin pueden generar necesidades antes no percibidas, aun suponiendo que las normas son en s una respuesta a preguntarse por la relacin entre la cultura y la percepcin de la necesidad que se quiere satisfacer:

preguntarse qu relacin tiene esta necesidad con factores culturales como valores, creencias, conocimientos y hbitos.

En la prctica se confunde necesidad con problema. En un anlisis cuidadoso de trminos, el problema es una pregunta, la necesidad de una situacin de desequilibrio. La necesidad es un estado de un sistema que satisface cuando se alcanza un estado de equilibrio. El problema es una pregunta fundamental en el diseo de un proyecto tiene que ver con esto ltimo. Teniendo en cuenta que la pregunta fundamental en el diseo de un proyecto tiene la forma como lograr que las situacin inicial(necesidad) se transforme en una situacin de equilibrio(satisfaccin), podemos expresar la estructura lgica de un problema de la siguiente forma: La secuencia de acciones X1, X2,..,Xn, aseguran que la necesidad en cuestin se satisfaga?. Si la respuesta es si, el conjunto de acciones especificado es la solucin; de lo contrario hay que pensar el problema de otra manera. Por esta razn los proyectos se definen como estructuras de acciones regidas por las relaciones de precedencia y simultaneidad como se ver ms adelante al estudiar las matrices de actividades, diagramas de Gant y PERT. Ejercicio. Este ejercicio pretende profundizar en el proceso de valoracin de necesidades y la formulacin del problema. Piense en un posible proyecto y responda el siguiente cuestionario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cul es la poblacin afectada? A qu grupo ms amplio pertenece esta poblacin? A que subgrupo de la poblacin afectada va a beneficiar el proyecto? Qu necesidad se va a resolver? Cules son las causas de la necesidad? Cules son las consecuencias de la no satisfaccin de la necesidad? Donde est ubicada geogrficamente la necesidad? Con que criterios se defini la necesidad? Datos cuantitativos? Datos cualitativos? Cules? 9. Que tan generalizada es la necesidad? 10. Que personas son concientes de la necesidad? 11. Que opiniones existen acerca de esta necesidad?

12. Desde cuando se presenta esta necesidad? 13. La necesidad es de carcter permanente, cclico o espordico? 14. Como evolucionara la situacin de no resolverse? 15. Que experiencias conocidas pueden dar luces para resolver el problema? 16. Que caractersticas socioeconmicas tiene la poblacin afectada? 17. Que diferencias hay entre la poblacin afectada y no afectada? 18. Que caractersticas de edad y sexo, tiene la poblacin afectada? 19. Que entidades o personas han intentado satisfacer esta necesidad? y cules han sido sus resultados? 20. Que caractersticas deben tener la solucin para que sea bien aceptada? 21. Que recursos de orden tcnico requiere la satisfaccin de esta necesidad? 22. Donde se pueden ubicar estos recursos? 23. Como define el problema que va a resolver? 24. Definido el problema, cuales son las alternativas de solucin? 25. Analice de lo pros y contras de cada solucin

2. Este cuestionario sigue las pautas del manual de identificacion, preparacion y evaluacion de proyectos. Departamento Nacional De Planeacion 1992.

5.2 Administracin del proyecto Todo proyecto es un diseo, adems de indicar los aspectos tcnicos y cientficos del tema y problema propuestos, el cual obedece a sus objetivos, debe contemplar adems los aspectos logsticos del mismo, es decir, como se va a lograr la realizacin del proyecto, para lo cual en la parte administrativa del mismo se indica el manejo de los recursos, del tiempo y del presupuesto, para el desarrollo de las diversas actividades del proyecto. Si los aspectos cientfico-tcnicos del proyecto de investigacin se refieren a los elementos estructurales propios de la investigacin cientfica contenidos en su definicin, los aspectos de administracin y control del proyecto hacen referencia a la estrategia operativa del proyecto. En ellos se programa las actividades, los recursos humanos, materiales y financieros, as como el tiempo requerido para poder llevar a cabo el proyecto de investigacin. Los aspectos de administracin y control pueden considerarse comunes a cualquier trabajo que se planifique y programe antes de realizarse. 5.2.1 cronograma Es la descripcin de las actividades en relacin con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo cual implica, primero que todo, determinar con precisin cules son esas actividades, a partir de los aspectos tcnicos presentados en el proyecto.

De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual habrn de ser desarrolladas; este clculo debe hacerse en horas/hombre y debe presentar cierta tolerancia para efectos de improviso. Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo. Los diagramas de uso ms comunes son los de barra, conocidos con el nombre de diagramas de Gantt, y que se utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor complejidad, y a partir de la teora de sistemas, se utilizan los diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM. Para la mayora de los proyectos cuyo grado de complejidad no es demasiado grande, el cronograma de actividades se construye utilizando el diagrama de barras. Este consiste en u grafico de coordenadas cartesianas, en el cual las actividades a realizar se listan en el eje de las ordenadas; y el tiempo asignado a ellas, que ocupa el eje de las abscisas, se representa por barras cuya longitud, media en unidades de tiempo tales como semanas, meses, trimestres o aos, indica su duracin.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (En meses)

A continuacin presentaremos otras formas usuales de cronograma.

En el grafico anterior podemos apreciar como el proyecto hipottico planteado, que consta de las actividades A, B, C, D, E y F tendr una duracin total de seisde tiempo seleccionada para la programacin. La actividad A es la primera y copara los dos primeros meses de trabajo Esta actividad parece ser prerrequisito para las dems actividades posteriores pues solo a su terminacin se iniciaran otras actividades La actividad B que dura un mes se puede comenzar simultneamente con la actividad C que dura dos meses. Solo a la terminacin de esta ltima se podrn emprender otras acciones. Las actividades D y E se pueden simultneamente y dura cada una un mes. realizar

La anterior forma sin duda la mas comn y la que se facilita al investigador para presentar su cronograma de actividades. Otras formas pueden ser: Diagramas de barra, puden ser verticales u horizontales, circulares o

pie-diagramas, y se estructuran a partir de coordenadas cortesianas.

5.2.1.1 EL METODO CPM El primer paso para la elaboracin de diagramas de mtodo crtico (CPM) al igual que cualquier diagrama es la identificacin y lista de diversas actividades En segundo lugar debe proceder a analizar la secuencia lgica que existen entre ellas, respondiendo a las preguntas: Que actividades preceden? Qu actividades siguen? Cules puede realizarse simultneamente? Es evidente que respetando siempre la lgica general de un proceso muchas veces existen diversas alternativas de programacin una programacin lineales de actividades generalmente significa una mayor duracin total del proceso; por esa razn el anlisis de la simultaneidad de acciones permite evitar programaciones lineales y por tanto optimizar los recursos y el tiempo. Para realizar mejor este paso, es conveniente utilizar una tabla de anlisis de secuencia. En la columna del centro se coloca la actividad planificada y en las columnas de izquierda y derecha se seala la o las actividades que, segn la lgica del proceso, sean anteriores o posteriores a ella. A manera de un ejemplo, supongamos que luego de disear los aspectos cientficos de un proyecto de investigacin la siguiente es la lista de actividades que

deben realizarse con sus tiempos ms probables:

A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L.

Disear la encuesta (4 meses) Imprimir formulario piloto (1 semana) Realizar estudio piloto (1 semana) Redisear la encueta (2 semanas) Imprimir formulario definitivo ( 2 semanas) Establecer cifras con personal de la muestra (8 semanas) Seleccionar encuestados (1 semana) Entrenar encuestados (2 semanas) Aplicar la encuesta (3 semanas) Codificar informacin (2 semanas) Efectuar los anlisis ( semanas) Redactar informe final (3 semanas)

Tabla de analisis de secuencia

Actividades logicas anteriores

ACTIVIDADES PLANIFICADAS
ORDEN DETALLE DURACION N

ACTIVIDADES LOGICAS POSTERIORES

Esta lista contiene la secuencia que en primeras instancias nos parece lgica. Si realizaremos la programacin de actividades en forma lineal (Una tras otra). El proyecto se demorara un total de 34 semanas. Un anlisis de la secuencias nos puede posiblemente acortar el tiempo dividiendo responsabilidades y realizando actividades paralelamente. Veamos la tabla de anlisis que se utilizo.

0.50

En la logica absoluta del proceso, las actividades A, F y G no tienen prerrequsitos, sin embargo, la actividad A debe realizarse logicamente antes de B, la actividad F en cualquier momento anterior I y la actividad C en cualquier momento anterior a H:Al programarlas se tienen diversas opciones logicas. Entre todas ellas debe seleccionarse la que convenga mas al proyecto. En este caso, la duracion total del proyecto dependera de la ubicacin que se les de dentro de la logica optativa o de programacion que se emplee. De otra parte, el analisis nos indica que para poder emprender la aplicacin de la encuesta(actividad 1) debe haberse realizado anteriormente como prerrequiesitos de las actividades E, F y H. Efectuado el analisis de secuencia de las acticidades, se produce en cuarto lugar a efectuar el diagrama de flechas o de red. Para ello deberan tenerse en cuenta los siguientes principios o reglas. a. En los diagramas CPM, un nuevo evento es el instante en el cual comianza o termian una actividad. En si mismo el evento no involucra ni tiempo ni recursos. Estos son propios de las actividades. En el diagrama CPM los eventos se representan por circulos, y se enumeran con digitos en la parte superior dentro del circulo. Es aconsejable dar los numeros mas bajos a los eventos del comienzo, y los mas altos a los eventos del final del proyecto.

Evento

b. Los diagrmas CPM se disean y leen de izquierda a derecha, y deben patir de un evento inicial y llegar aun evento final que representan los instantes de inicio y coclusion del proyecto. Estos dos eventos son necesarios para que la primera actividad (flechas) partan y lleguen adecuadamente. c. En los diagramas CPM cada actividad se representa por una FLECHA que une dos eventos. las flechas no son vectores. Su logitud puede ser cualquiera, pues la duracion de la actividad se indica numericamente colocando las unidades de tiempo debajo de las flechas. Sin embargo, para efectos de visualizacion, es aconsejable hacer le grafico proporcionalmente. El nombre de la actividad se coloca por encima de la flecha. En ocasiones se acostumra denominarlas con los numeros de los eventos de donde parten y adonde llegan, o con letras.

5.2.1.2 La tecnica PERT El segundo tipo de diagramas de flechas o de redes es la tecnica PERT. La forma de disearlo es semejante a la explicada para la CPM. La diferencia basica consiste en que en la tecnica PERT la duracion de cada actividad se calcula matematicamente. Los demas pasos son identicos. Con la tecnica PERT, tambien se puede calcular la probabilidad de que la programacion efectuada se cumpla. Veamoslo. El calculo de la duracion de cada actividad se efectua asignandole con base en las experiencias anteriores, tres valores: tiempo optimista (to), es decir,<<en el mejor de los casos al actividad durara>>, un tiempo medio probable(tm); y un tiempo pesimista (tp), es decir, en el peor de los casos la actividad durara Hagamos una tabla retomando el proyecto planteado en el CPM.

Tabla de asignacion de tiempos de las actividades(en semanas) Actividades A.disear encuesta B.imprimir formularios C.realizar estudio piloto D.redisear la encuesta E.imprimir formulario definitivo F.establecer citas con personas de la muestra G.seleccionar los encuestados H.entrenar encuestados I.aplicar la encuesta J.codificar la informacion K.efectuar los analisis L.redactar informe final 0.4 1 2 1 3 2 1 2 To 3 0.5 0.5 1 1 6 Tm 4 1 1 2 2 9 Tp 6 3 2 4 5 10

se denomina una distribucion beta. La curva siempre va mas hacia el lado de los tiempos pesimistas.

Distribucion beta Pues bien, basados en la distribucion bata de los valores se ha podido establecer una formula para calcular el valor esperado(Ve) de la duracion de una actividad. Es la siguiente:
Ve= to+atm+tp

2 3.5 3 2 5 3 5 3 6 4

Valor esperado de duracion de una actividad

6

Si graficamos los datos asignados a cualquiera de las actividades, encontraremos que tienen una distribucion semejante a la red del grafico que presentamos, lo que

Donde to es el tiempo optimista asignado,tm es el tiempo medio asignado y tp es el tiempo pesimista.

El diagrama PERT se disea se forma semejante al CPM, pero pr debajo de la flecha se indican los valores esperados de duracion de cada actividad. La ruta critica y el valor esperado de terminacion del proyecto (vet ) se calcula siguiendo la tecnica de los momentos mas tempranos y tardios, tal como se describio para el metodo CPM.
Tabla para el calculo de la duracion de las actividades

valores, se han podido establecer formulas para su calculo. Son los siguientes:

Varianza de cada actividad critica i

Desviacion estandar del valor esperado

No. actividad to tm tp Ve=to+atm+tp 6 6

de terminacion del proyecto

pues bien, si el numero de actividades de la ruta critica es suficientemente grande(por eso insistimos en que la tecnica PERT es solo aplicable en proyectos complejos), de acuerdo con la teoria del limite central, podemos construir una curva normal de distribucion de frecuencias sobre el valor esperado de terminacion del proyecto. Con ello podemos conocer limites de dispersion de la curva normal,con las tres desviaciones estandar de cada lado del valor esperado de terminacion del proyecto. Ya estos procedimientos estadisticos son de gran ayuda para la programacion de las actividades. Pero la tecnica PERT nos permite, ademas, saber la varianza de cada una de las actividades criticas asi como la desviacion estandar del valor esperado de terminacion del proyecto (at). Nuevamente basados en la distribucion beta de los

5.2.2 elaboracion del presupuesto Presupuestar o elaborar un presupuesto significa, en general, efectuar el computo de los gastos o ingresos, o de unos y otros, que necesaria o probablemente han de resultar al realizarse una actividad. Tal como lo seala la misma etimologia del termino pre-supuesto, este es un computo anticipado de los costos de esa obra o actividad, que se elabora sobre la base de unos supuestos y unos motivos determinados. Si el proyecto