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Objetivo de Taller
Comprender lo que significa y los alcances de
la administracin del tiempo. Obtener herramientas de distintas estrategias. Conocer aplicaciones prcticas de las distintas estrategias. Intercambiar otras estrategias y aplicaciones entre los asistentes relacionadas con la administracin del tiempo.
Otros puntos...
Es importante la participacin de todos para
reas de trabajo desordenadas No encontrar cosas Citas canceladas u olvidadas Juntas sin preparacin Cansado / incapaz de concentrarse Vueltas en el carro / Trfico Correos Electrnicos Intrascendentes
Estrategias...
Priorizacin...
Espiritualidad
Padre
Salud
Yo
Cuado Amigo Hijo
Cnyuge
Vecino
Hermano
El xito de la Administracin del Tiempo es el Balance entre todos Tus Roles Clave
La clave no es dar prioridad a su agenda, sino agendar sus prioridades . Stephen Covey
Las cosas que importan ms, nunca deben estar a la merced de las cosas que importan menos .
Goethe
Importancia
Una actividad es importante si usted personalmente la encuentra valiosa, si contribuye con su misin, valores y metas de alta prioridad.
Urgencia
Una actividad es urgente si tu u otras personas sienten que requiere atencin inmediata.
Importante
No Importante
Comprendiendo el Tiempo
Urgente No Urgente
Importante
Cuadrante de la Administracin Cuadrante del Liderazgo y la Calidad
No Importante
Cuadrante del Engao Cuadrante del Desperdicio
Cuadrante I
Urgente/Importante
Cuadrante I
Urgente/Importante
Consecuencias
Estrs Agotamiento
Administracin de crisis
Siempre apagando fuegos
Cuadrante III
Urgente/No Importante
Interrupciones, algunas
llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes
Cuadrante III
Urgente/No Importante
Consecuencias
Enfoque en el corto plazo Administracin de crisis Considera que las metas y
planes no valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frgiles o rotas
Cuadrante IV
No Urgente/ No Importante
Trivialidades, trabajo
Cuadrante IV
No Urgente/ No Importante Consecuencias
Total irresponsabilidad Despido de los empleados Dependiendo de otros o gobernado por apremios bsicos
Cuadrante II
No Urgente/ Importante
Preparacin Prevencin Aclaracin de valores Planeacin Creacin de relaciones Re-creacin verdadera Facultar
Cuadrante II
No Urgente/ Importante
Beneficios
Visin, Perspectiva Equilibrio Disciplina Control Pocas Crisis
No Urgente
Preparacin Prevencin Aclaracin de valores Planeacin Creacin de relaciones Re-creacin verdadera Facultar
Importante
No Importante
Interrupciones, algunas llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes
Trivialidades, trabajo minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades escape Correspondencia irrelevante
Urgente
No Urgente
Importante
II
No Importante
III
IV
Urgente
No Urgente
Importante
I II
No Importante
Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.
Peter Drucker
Cmo empiezo?
Anticipa las
actividades del cuadrante I dedicndole tiempo al cuadrante II Elimina las actividades no importantes (Cuadrante III y IV)
aportan al cumplimiento de los objetivos. Revisa actividades de Cuadrante I que podran situarse en Cuadrante III
Realmente tengo que hacer esto? Qu sucedera si no lo hago?
Identificar Metas
Elije metas cada semana que te ayudarn a lograr los objetivos: esas cosas que realmente son importantes.
Organizarse Semanalmente
Programa las Piedras Grandes
Preparacin
Prevencin Aclaracin de Valores Planeacin Formacin de relaciones Recreacin verdadera
Programe las
Piedras Grandes
La filosofa de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad.
Eleanor Roosvelt
Si no tienes tiempo suficiente, cntrate en las actividades que producirn el 80% de los resultados.
Ejemplo... Se te pide que disminuyas los gastos indirectos lo mas rpido posible...
Telfono: $4,800.00 Celular: $3,000.00 Papelera: $800.00 Internet: $400.00 Gasolina: $7,500.00 Mantenimiento: $1,350.00
Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen las cuentas mas grandes hasta que su suma coincida con el 80% calculado...
8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0
sido 4000 en las dems cuentas, un 25% de disminucin, tiene un impacto global del 3.5% y el esfuerzo pudo 2000 haber sido el mismo.
3000 1000 0
con las que comparto mi tiempo. ... el tipo de correos y el tiempo que le dedico a ellos. ... las juntas a las que atiendo y el valor que le agregan al logro de mis metas. ... las actividades que realizo y lo que aportan al logro de mis metas.
horario programado. Solicita la agenda de la junta antes de aceptar tu asistencia para confirmar su propsito. Dedcale tiempo nicamente a las personas que aportarn para tus resultados. Trata de delegar las actividades que no aporten a tus resultados.
En todos los campos del quehacer humano, el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las actividades.
Pareto
Inmediatez Payer
Si tienes que comer una rana, no desperdicies el tiempo mirndola...
Procrastinacin
Es la accin o hbito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyndolas por otras situaciones ms irrelevantes y agradables.
... en cuanto tenga tiempo. ... nos vemos el martes-jueves. ... maana.
Quien pospone una decisin, por no sentirse preparado -esperando que todo se resuelva por s solo, es el que dice...
fracaso.
Activacin
Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay ms
Indecisin
Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el
tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin llegar a tomar una decisin.
De Metas a Tareas
Convierta cada meta en tareas manejables. Fije prioridades a cada tarea. Reordene su lista de tareas.
materias que no sean sus tareas o metas. Fije la prioridad a cada elemento de la lista.
Organizacin
Seiri
Disciplina
Shitsuke
Orden
5S
Limpieza
Seis Seiketsu
Seiton
Normalizacin
Organizacin
Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea intil
Orden
Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
Limpieza
Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
Normalizacin
Sealizar anomalas Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden
Disciplina
Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido
Caso...
Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar el borrador de la primer parte y se dispone en comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una pequea recompensa, se levanta de su lugar y se dirige a la cafetera, y as poder rellenar su tasa de caf. En ese lugar platica momentneamente con dos colegas. De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene dos correos nuevos en el Outlook, Creo que debo revisarlos se dice a si mismo. Despus de leer y , contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente con su trabajo del reporte. Sin embargo no puede iniciar donde lo dej ya que ha perdido el hilo y el ritmo que llevaba de cuando se levant.
28% de cada da
Interrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes, como correo innecesario, y el tiempo que nos toma coger nuevamente el ritmo.
New York Times Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast, June 14, 2008
de facultades.
El Telfono...
horas de trabajo.
Juntas
Correo Electrnico
Caso...
Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am. Una vez que su PC est lista, su primera actividad es revisar sus emails. Tengo sentimientos encontrados sobre este tema confiesa ella, ... por una parte, busco , toda novedad sobre las actividades de la organizacin de las cuales conciernen a m; pero a la vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del trabajo. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al momento de abrir Outlook, los cuales son intrascendente o cadenas; y al finalizar el da, recibo otro tanto igual. Lo peor es que me doy cuenta de su trivialidad hasta que los abro. Adems mi buzn cada da se hace mas grande y me es ms complicado encontrar los mensajes que me interesan.
urgentes. Utiliza la aplicacin de Tareas. No revises los mensajes conforme lleguen. Agenda un horario para ello. Coloca los mensajes personales en un folder aparte. Haz que tu programa de correos (Outlook) administre automticamente lo ms posible.
antecedentes. Con copia nicamente a los realmente interesados. Capacita lo que es la Comunicacin Organizacional.
o seguimiento.
Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de mensajes recibidos. Hasta leer todos los emails.
Delgalo
Aplzalo Convirtelo en actividad.
Conclusiones
Tengo que tener muy claro cules son mis objetivos, y las actividades que me llevan a su cumplimiento.
Automatiza los reportes que constantemente debes hacer y que te consuman mucho tiempo.
S Asertivo
Recuerda que todos gozamos de la misma cantidad de horas... depender cmo escojas utilizarlas.
Agradecemos su asistencia
www.tecmilenio.edu.mx/hermosillo