Un presupuesto es una herramienta de gestin conformada por un documento en donde se cuantifican pronsticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.

Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizar una empresa, sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronsticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio, por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc.

Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y controlar nuestras operaciones:

planeacin: los presupuestos nos permiten planificar actividades, planificar objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipndose a los hechos y, por tanto, ayudndonos a reducir la incertidumbre y los cambios. coordinacin: los presupuestos sirven como gua para coordinar actividades, permitindonos armonizar e integrar todas las secciones o reas del negocio, tanto entre stas, como con los objetivos de la empresa. control: los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluacin, nos permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados para que, de ese modo, por ejemplo, saber en qu reas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).

El sistema presupuestal
Para un mejor uso de los presupuestos, stos se suelen usar conjunto, en donde todos ellos estn relacionados. Este conjunto de presupuestos denominado sistema presupuestal o presupuesto maestro, debe empezar siempre con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cual se realizarn los dems, en este presupuesto pronosticamos nuestras futuras ventas en trminos monetarios. Luego del presupuesto de ventas, podemos continuar con el presupuesto de cobros, en donde sealaremos los importes a cobrar en las fechas que correspondan; luego, el presupuesto de produccin (en el caso de una empresa industrial o productora) o el presupuesto de compras (en el caso de una empresa comercializadora o de servicios); luego, el presupuesto de requerimiento de materia prima, el presupuesto de pagos, de gastos, de pago de la deuda, etc.

Hasta culminar con el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado), el presupuesto operativo (estado ganancias y prdidas proyectado, o cuenta de resultados proyectado), y el presupuesto del balance (balance proyectado). Veamos a continuacin un ejemplo sobre el uso de un sistema presupuestal: Supongamos que queremos presupuestar las operaciones de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del ejercicio, para lo cual tomamos en consideracin los datos del ao pasado y los siguientes datos u objetivos previstos:

proyectamos vender 100 unidades mensuales, que se incrementarn 10% cada mes. el precio de venta de cada producto es de US$20. el 60% de las ventas es al contado y el saldo al crdito a 30 das. las compras son equivalentes a las ventas. el 60% de las compras es al contado y el 40% a crdito a 30 das. el precio de compra del producto es de US$14. se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales: o remuneraciones del personal del rea administrativa: US$50 o alquiler del local: US$20 o seguros: U$5 o limpieza y mantenimiento: US$10 o servicios bsicos: US$10 o tiles de oficina: US$5 se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales: o remuneraciones del personal del rea de ventas: US$40 o comisiones: US$5 o fletes: US$5 o promocin y publicidad: US$20 se cuenta con mobiliario y equipo de cmputo los cuales tienen una depreciacin mensual de US$10 y US$5 respectivamente. el pago de impuestos corresponde al 2% de la utilidad disponible.

En primer lugar hacemos nuestro presupuesto de ventas: 1. Presupuesto de ventas enero 100 20 2000 febrero 110 20 2200 marzo 121 20 2420 abril 133 20 2662

Unidades Precio de venta TOTAL

Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego van aumentando en un 10%.

2. Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar) enero 1200 1200 febrero 1320 800 2120 marzo 1452 880 2332 abril 1597.2 968 2565.2

Contado(60%) Crdito(40%) TOTAL

Nota: de las ventas de US$2 000 hechas en enero, cobramos US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crdito a 30 das); lo mismo para los dems meses.

3. Presupuesto de compras enero 100 14 1400 febrero 110 14 1540 marzo 121 14 1694 abril 133 14 1863.4

Unidades Precio de compra TOTAL

Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vende (no hay inventario final).

4. Presupuesto de pagos (de cuentas por pagar) enero 700 700 febrero 770 700 1470 marzo 847 770 1617 abril 931.7 847 1778.7

Contado (50%) Crdito (50%) TOTAL

Nota: de las compras de US$1 400 hechas en enero, pagamos US$700 (50%) al contado, y US$700 (50%) al mes siguiente (crdito a 30 das); lo mismo para los dems meses.

5. Presupuestos de Gastos Administrativos enero Remuneraciones 50 Alquiler del local 20 Seguros 5 Limpieza y mantenimiento 10 Servicios bsicos 10 tiles de oficina 5 TOTAL 100 febrero 50 20 5 10 10 5 100 marzo 50 20 5 10 10 5 100 abril 50 20 5 10 10 5 100

6. Presupuestos de Gastos de Ventas enero Remuneraciones 40 Comisiones 5 Fletes 5 Promocin y publicidad 20 TOTAL 70 febrero 40 5 5 20 70 marzo 40 5 5 20 70 abril 40 5 5 20 70

7. Depreciacin enero 10 5 15 febrero 10 5 15 marzo 10 5 15 abril 10 5 15

Mobiliario Cmputo TOTAL

Notas finales Nosotros como dueos del negocio, usamos este presupuesto como gua para nuestra planificacin y coordinacin, y, posteriormente, evaluar si los resultados obtenidos por la empresa corresponden a los presupuestados para que, en caso ello no suceda, tomar las medidas correctivas que sean necesarias.