Evaluacin del desempeo Evaluacin del desempeo

Por qu se debe evaluar el desempeo?

Decisiones de promocin y remuneracin. Reunirse y revisar el comportamiento en el trabajo. Retroalimentacin. Plan para corregir deficiencias. Proceso de planeacin de carrera en la empresa.

Papel del supervisor en la evaluacin

Debe estar familiarizado con las tcnicas de evaluacin Comprender (y evitar) los problemas que afectan un sistema de evaluacin. Evaluar de manera justa y objetiva.

Pasos en la evaluacin del desempeo

Definir

el puesto

Evaluar el desempeo Ofrecer retroalimentacin

Problemas en la evaluacin del desempeo

Los criterios irrelevantes Criterios pocos realistas Medidas de desempeo malas Errores del evaluador Mala retroalimentacin Comunicaciones negativas Incapacidad para aplicar datos de evaluacin
Carencia de normas

Como definir el puesto

Defina que desempeo se espera

Mtodos de Evaluacin
Tcnica de escala grfica de calificacin
Escala que lista varias caractersticas y un rango de desempeo para cada una. Al empleado se le califica al identificar la calificacin que describa mejor su nivel de desempeo para cada caracterstica.

Evaluacin del desempeo

Nombre del empleado: _______________________________________ Titulo: _____________________________ Departamento: _____________________________________ Nmero de registro de nmina: __________________ Motivo de la revisin: Anual Promocin Desempeo no satisfactorio Por mritos Trmino del periodo de prueba Otros __________________ Fecha en que el empleado empez en el puesto actual __________/__________/____________ Fecha de la ltima evaluacin______/______/______ Fecha de la evaluacin programada______/______/______ Instrucciones: Evalu cuidadosamente el desempeo en el trabajo del empleado en relacin con los requerimientos actuales del puesto. Marque el cuadro de clasificacin para indicar el desempeo del empleado. Indique N/A si no es apropiado. Asigne puntos para cada calificacin dentro de la escala e indquelos en el cuadro de puntuacin correspondiente. Se totalizar el total de los puntos y se har un promedio para una calificacin de desempeo global. IDENTIFICACION DE LA CALIFICACION
S-Sobresaliente- El desempeo es excepcional en todas las reas y se le reconoce como superior a otros. MB-Muy bueno- Los resultados exceden claramente la mayor parte de los requerimientos de la posicin. El desempeo es de alta calidad y se logra con una base consistente. B-Bueno- Nivel de desempeo competente y confiable. Satisface los criterios de desempeo en el puesto. NM-Necesita mejoramiento- El desempeo es deficiente en ciertas reas. Es necesario el mejoramiento. NS-No satisfactorio- Los resultados son generalmente no aceptables y requiere mejoramiento inmediato. No se debe otorgar ningn aumento por mritos a individuos con esta calificacin. NC-No calificado- No aplicable o demasiado pronto para calificar.

FACTORES GENERALES 1. Calidad- precisin, cumplimiento y aceptabilidad del trabajo desempeado.

CALIFICACION ESCALA S MB B NM NS 100-90 90-80 80-70 70-60 Inferior a 60

DETALLE O COMENTARIO DE APOYO Puntos

2. Productividad-La cantidad y eficiencia del trabajo producido en un periodo de tiempo especfico.

3 3.

S MB B NM NS S MB B NM NS S MB B NM NS S MB B NM NS S MB B NM NS

100-90 90-80 80-70 70-60 Inferior a 60 100-90 90-80 80-70 70-60 Inferior a 60 100-90 90-80 80-70 70-60 Inferior a 60 100-90 90-80 80-70 70-60 Inferior a 60 100-90 90-80 80-70 70-60 Inferior a 60

Puntos

Conocimiento del puesto Habilidades prcticas/ tcnicas e informacin utilizada en el trabajo. Confiabilidad La medida en la que se puede confiar en un empleado en relacin con el trmino y seguimiento de la tarea. Disponibilidad La medida en la que un empleado es pun tual, observa los perodos prescritos para descanso y co midas y el registro de asisten cias totales. Independencia El grado de desempeo del trabajo con poca o ninguna supervisin.

Puntos

4.

Puntos

5.

Puntos

6.

Puntos

clasificacin

Mtodo de alternancia en la
Clasificacin de los empleados desde el mejor al peor, en torno a una caracterstica en particular.

ESCALA DE ALTERNANCIA PARA LA CALIFICACION ESCALA DE ALTERNANCIA PARA LA CALIFICACION

Para la caracterstica: ___________________________ Para la caracterstica: ___________________________ Para la caracterstica que se est midiendo, liste todos los empleados que se desee calificar. Para la caracterstica que se est midiendo, liste aatodos los empleados que se desee calificar. Coloque el nombre del empleado con el nivel superior en la lnea uno. Coloque el nombre del Coloque el nombre del empleado con el nivel superior en la lnea uno. Coloque el nombre del empleado con la calificacin inferior sobre la lnea 20. Despus, liste el siguiente nivel ms al empleado con la calificacin inferior sobre la lnea 20. Despus, liste el siguiente nivel ms al to sobre la lnea dos, el siguiente nivel ms bajo sobre la lnea 19, as sucesivamente. Conti to sobre la lnea dos, el siguiente nivel ms bajo sobre la lnea 19, yyas sucesivamente. Conti ne hasta que todos los nombres se encuentren sobre la escala. ne hasta que todos los nombres se encuentren sobre la escala. Empleado con calificacin ms alta Empleado con calificacin ms alta 1. _______________________________ 1. _______________________________ 2. _______________________________ 2. _______________________________ 3. _______________________________ 3. _______________________________ 4. _______________________________ 4. _______________________________ 5. _______________________________ 5. _______________________________ 6. _______________________________ 6. _______________________________ 7. _______________________________ 7. _______________________________ 8. _______________________________ 8. _______________________________ 9. _______________________________ 9. _______________________________ 10. _______________________________ 10. _______________________________ 11. ________________________________ 11. ________________________________ 12. ________________________________ 12. ________________________________ 13. ________________________________ 13. ________________________________ 14. ________________________________ 14. ________________________________ 15. ________________________________ 15. ________________________________ 16. ________________________________ 16. ________________________________ 17. ________________________________ 17. ________________________________ 18. ________________________________ 18. ________________________________ 19. ________________________________ 19. ________________________________ 20. ________________________________ 20. ________________________________ Empleado con calificacin ms baja Empleado con calificacin ms baja

 Mtodo de comparacin de pares

Clasificacin a los subordinados mediante una tabla de todos los pares posibles de individuos, para cada caracterstica, para indicar cul es el mejor empleado de ese par.

PARA LA CARACTERISTICA CALIDAD DEL TRABAJO Empleados calificados: Comparado A B C D E con: Andrs Mara Carlos Diana Jos A + + Andrs B Mara C Carlos D Diana E Jos

PARA LA CARACTERISTICA CREATIVIDAD Empleados calificados: Comparado A B C D E con: Andrs Mara Carlos Diana Jos A Andrs B + + + Mara C Carlos D Diana E Jos + + + +

+ +

+ + +

Mara clasifica ms alto aqu

Andrs clasifica ms alto aqu

 Mtodo de distribucin forzada

Similar a la graduacin de una curva; se colocan porcentajes predeterminados de empleados en varias categoras de desempeo.
15 % los de desempeo alto 20% los de desempeo promedio alto 30% los de desempeo promedio 20% los de desempeo promedio bajo 15% los de desempeo bajo

 Mtodo del incidente crtico

Se lleva un registro de ejemplos pocos comunes, buenos o indeseables, de la conducta de un empleado relacionada con el trabajo, y se revisa con l en momentos predeterminados.

LABORES COTIDIANAS Programar la produccin de la planta.

OBJETIVOS Utilizacin total del personal y maquinaria en la planta: entregar a tiempo los pedidos.

INCIDENTE CRITICOS Instituy un nuevo sistema para programar la produccin; redujo los pedidos atrasados en 10% el mes pasado; el mes pasado aument la utilizacin de la maquinaria en la planta en 20%. Permiti que los costos de almacenamiento del inventario se incrementaran en 15% el mes pasado; orden en exceso las partes A y B, en un 20%; y pidi un 30% menos de parte C. Instituy un nuevo sistema preventivo de mantenimiento para la planta; evit un paro en la maquinaria al descubrir una parte defectuosa.

Supervisar el abasto de materias primas y el control de inventario.

Reducir los costos de inventarios al tiempo que se mantienen suministros adecuados a disposicin. Que no haya paros debido a fallas en la maquinaria.

Supervisar el mantenimiento de la maquinaria.

 Formas narrativas
Algunas empresas utilizan formas narrativas para evaluar el personal.

PLAN DE MEJORAMIENTO DEL DESEMPEO

Nombre: _______________________________________________ Ttulo de la posicin: ______________________________________ Fecha: _____________________ Depto./Div. _________________

I.- Propsito y Objetivo Esta forma y procedimiento est diseada para ayudar al supervisor en el anlisis de cmo un empleado est desempeando su trabajo, esto es, las capacidades individuales y el conocimiento que utilizan para cumplir con las responsabilidades de su puesto. El principal objetivo para usted a llenar este Anlisis de Desempeo y los comentarios posteriores con el empleado, es ayudar a la persona a mejorar. II.- Pasos en el procedimiento A. Factores y capacidades del desempeo Las capacidades individuales y los factores del desempeo representan las habilidades ms importantes necesarias para que la mayora de los empleados desempe en sus puestos. Despus de leer la descripcin de cada factor, asigne una calificacin del aprovechamiento de las capacidades del empleado utilizando la gua siguiente: F fuerte S satisfactorio N necesitra mejoramiento NA no aplicable Se proporciona un espacio al trmino de esta forma para asentar por escrito los factores y capacidades de desempeo que se podra considerar importantes y que no se encuentran en esta forma. Sin embargo, sugerimos que evite agregar rasgos de personalidad que no influyan en el desempeo. B. Anlisis del desempeo y ejemplos Se proporciona esta seccin para ayudarle en su juicio con ejemplos especficos relacionados con el desempeo de conducta observada. Estos ejemplos deben ser establecidos en trminos de lo que el empleado hizo o dijo ( al terminar una tarea o proyecto ) cuando esto se relaciona con el factor de desempeo.

C. Plan de mejoramiento Las acciones especficas deben ser listadas en esta seccin, la cual ser consi derada para ayudar al empleado en aquellas reas que requieran mejoramiento en el desempeo. Se su giere que el supervisor y los subordinados desarrollen este plan en forma conjunta en una sesin de anlisis. Estas acciones se deben centrar en actividades, tareas, capacitacin, responsabilidades del pues to acrecentadas, etc, que darn al empleado la oportunidad de desarrollar las capacidades necesarias. El plan de mejoramiento escrito tambin debe establecer quin es responsable de terminar cada paso, una tabla de horarios para llenar y un proceso de retroalimentacin y seguimiento que verificar el progreso. D. Conversacin con el empleado La calificacin y anlisis del desempeo de cada factor o capacidad deben ser comentados con el empleado. El foco principal de esta reunin debe ser una solucin del problema, es decir, estimular al empleado a que piense acerca de las causas del problema de la deficiencia de capacidad o conocimiento y para generar ideas sobre cmo lograr el mejoramiento en el desempeo. Trabajando juntos, el supervisor y el empleado deben examinar la causa de cada deficiencia y despus desarrollar de manera conjunta y en acuerdo un curso de accin lgico para el mejoramiento. El plan de mejoramiento deben ser realista, se deben anotar y dar seguimiento en sesiones futuras. Factores del desempeo y capacidades Planificacin Prediccin, definicin de objetivos establecimientos de las estrategias y cursos de accin, presupuestos, horarios, programas y delinear los procedimientos. Organizacin Agrupamiento de las actividades para lograr resultados, delegar responsabilidades, la formacin de grupos y el uso de los recursos disponibles. Anlisis del desempeo y ejemplos Plan de mejoramiento

Direccin Habilidad para guiar y supervisar. Subraya los procesos de motivacin, comunicacin y direccin.

Control Desarrollo de los criterios del desempeo, medida de los resultados y toma de acciones correctivas. Como desarrollar a las personas Evaluacin del desempeo y potencial, ofreciendo la capacitacin y desarrollo, la instruccin y asesora y la solucin de problemas de personal. Anlisis de problemas Determinar los datos pertinentes, diferenciar los hechos importantes, de los menos importantes, definir las interrelaciones y el logro de las soluciones prcticas. Toma de decisin Evaluacin y seleccin entre cursos de accin alternativos en forma rpida y precisa.

Relaciones Interpersonales Efectividad en relacin con otras personas en todos los niveles organizacionales. Sensibilidad con las necesidades de otros. Comunicacin Habilidad para exponer ideasen forma clara y persuasiva. Capacidad para escuchar y buscar aclaracin de los puntos de vista de otros. Igualdad en las oportunidades Apoya y determina los objetivos del plan de accin afirmativa para los grupos minoritarios y mujeres. Conocimiento del puesto Comprensin de los componentes funcionales del propio puesto, as como conocimiento de las relaciones del trabajo con otras reas. Conocimiento del campo especializado y tcnico de su trabajo. Seguridad y Salud Promueve activamente y defiende los principios de salud e higiene de la corporacin. Inicia y trabaja por objetivos realistas.

 Escalas de calificacin basadas en el comportamiento

Mtodo de evaluacin cuya finalidad es combinar los beneficios de incidentes crticos narrativos y calificaciones cuantificadas, con base en una escala cuantificada, en ejemplos narrativos especficos de buen o mal desempeo.

Comprende 5 pasos: 1.- Generar incidentes crticos 2.- Desarrollar dimensiones del desempeo 3.- Reasignar incidentes 4.- Calificacin de los incidentes 5.- Desarrollar un instrumento final

CAPACIDADES EN VENTAS Habilidad de convencimiento a los prospectos para enlistarse en la marina; utilizar los beneficios y oportunidades con eficiencia para promover a la marina; habilidades de cierre; adaptacin en forma adecuada de las tcnicas de ventas para diferentes prospectos; solucin efectiva de las objeciones para unirse a la marina. 9 Un prospecto estableci que quera el programa de energa nuclear o no firmara. Cuando no calific, el reclutador no se rindi; en cambio, introdujo al joven en la electrnica, haciendo nfasis de la capacitacin tcnica que recibira. El reclutador trata las objeciones para enrolarse a la marina en forma seria; trata de contrarrestar las objeciones con argumentos relevantes y positivos para una carrera naval. Cuando habla con un preparatoriano, el reclutador menciona a otros preparatorianos de esa escuela que ya se han enlistado. 6 Cuando un aspirante califica para un solo programa, el reclutador trata de comunicar al aspirante que es un programa conveniente. Cuando un prospecto est decidiendo en qu servicio enlistarse, el reclutador trata de vender la marina mediante la descripcin de la vida naval en el mar y las aventuras en el puerto.

Durante una entrevista, el reclutador dijo al aspirante: Tratar de conseguir la escuela que quieres, pero francamente es probable que no se abra hasta dentro de tres meses, as que, por qu no tomas la segunda opcin y partes ahora?. El reclutador insisti en mostrar ms folletos y pelculas aun cuando el aspirante le dijo que quera firmar de inmediato. Cuando un prospecto establece una objecin para estar en la marina, el reclutador termina la conversacin porque piensa que el prospecto no est interesado.

 Mtodo de la Administracin por Objetivos (APO)

Implica la disposicin de metas medibles y especificas con cada empleado y posteriormente la revisin peridica del progreso logrado.

 Integracin de los mtodos

Principales fuerzas y debilidades en el desempeo

Lea la definicin de cada factor gerencial y escoja la clasificacin que describa con ms precisin al colaborador. Si despus de leer la definicin se determina que esa rea de habilidad no qued demos trada debido a la naturaleza de la posicin del empleado, marque No Aplicable (N/A). Su evaluacin de cada uno de los factores gerenciales debe relacionarse directamente con el desempeo real del subordinado en su trabajo.
Habilidad de planeacin: La medida en Cdigo de Ha que la persona: clasificacin -Evalu y estableci las prioridades del rea de 1 resultados. 4 -Dise planes reales de corto y largo plazo. 3 -Formul programas viables. 2 -Anticip posibles problemas y obstculos para alcanzar los resultados requeridos. 5
Comentarios:

(Marque uno) Excede con mucho los requerimientos Generalmente cumple con los requerimientos Cumple por completo con los requerimientos Por lo general excede los requerimientos No cumple con los requerimiento

Habilidad de organizacin: La medida Ha en que la persona:

-Agrup las actividades para el uso ptimo de los recursos materiales y de personal a fin de alcanzar las metas. -Defini con claridad las responsabilidades y lmites de autoridad de los subordinados. -Redujo confusin e ineficiencia en las operaciones de trabajo.

Cdigo de clasificacin 3 4 5 1 2

(Marque uno) Cumple por completo con los requerimientos Generalmente cumple con los requerimientos No cumple con los requerimiento Excede con mucho los requerimientos Por lo general excede los requerimientos

Comentarios:

Habilidad de control: La medida en Ha que la persona:

-Estableci procedimientos apropiados para mantenerse informado de los progresos en el trabajo de sus subordinados. -Identific las desviaciones en el progreso hacia las metas de trabajo. -Ajust las desviaciones en el trabajo para asegurar que se cumplieran las metas establecidas.

Cdigo de clasificacin 5 4 3 2 1

(Marque uno) No cumple con los requerimiento Generalmente cumple con los requerimientos Cumple por completo con los requerimientos Por lo general excede los requerimientos Excede con mucho los requerimientos

Comentarios:

5 problemas principales de la escala de calificacin para la evaluacin

Criterios poco claros
Escala de evaluacin demasiado abierta a la interpretacin. Para corregirla incluya frases descriptivas que definan cada caracterstica y lo que se entiende por criterios como bueno o no satisfactorio.

 Efecto de Halo
En la evaluacin del desempeo, problema que se presenta cuando la calificacin que hace un supervisor a un subordinado en una caracterstica, influye en la calificacin de esta persona en las otras caractersticas.

 Tendencia central
Tendencia a calificar a todos los empleados en la misma forma, como calificarlos a todos en el nivel promedio.

 Condescendencia o severidad
El problema que se presenta cuando un supervisor tiene la tendencia a calificar a todos los subordinados ya sea muy bajo o muy alto.

 Preferencia
Tendencia a permitir que las diferencias individuales como edad, raza y sexo afecten las calificaciones de evaluacin que reciben los empleados.

Como evitar problemas en la evaluacin

Estar seguro que se conocen bien los problemas Elegir la tcnica de evaluacin adecuada Capacitar a los supervisores para eliminar errores de calificacin

Ventajas y desventajas de las herramientas de evaluacin

 Tcnica de escala grfica de calificacin Ventajas:

Fciles de utilizar Ofrecen una calificacin cuantitativa para cada empleado

Desventajas:
Los criterios podran ser poco claros El efecto de halo, la tendencia central, la condescendencia y las preferencias tambin podran ser problemas

 Clasificacin de alternancia Ventajas:

Fciles de utilizar (pero no tan sencilla como la anterior) Evita la tendencia central y otros problemas de la escala de calificacin Puede provocar desacuerdos entre los empleados y podra ser injusta si todos los empleados son, por ejemplo, excelentes.

Desventajas:

 Mtodo de la distribucin forzada Ventajas:

Termina con un nmero predeterminado de personas en cada grupo

Desventajas:
Los resultados de la evaluacin dependen de lo adecuado de la eleccin original de puntos crticos

 Mtodo de incidentes crticos Ventajas:

Ayuda a especificar que es correcto y malo en el desempeo del empleado Obliga al supervisor a evaluar a los subordinados constantemente Dificulta la calificacin o clasificacin de los empleados en relacin con los dems

Desventajas:

 Escala de calificacin basada en el

comportamiento

Ventajas:
Ofrece anclas de comportamiento. Es muy precisa

Desventajas:
Difcil de desarrollar

 Administracin por objetivos Ventajas:

Vinculada con el acuerdo conjunto sobre los objetivos de desempeo

Desventajas:
Requiere mucho tiempo

Lista de verificacin para desarrollar un

Realice un anlisis del puesto para indagar las caractersticas.
Anlisis del puesto Criterio de desempeo

proceso de evaluacin del desempeo

Evaluacin del desempeo

Incorpore estas caractersticas al instrumento de calificacin. Asegrese de proporcionar los criterios de desempeo definitivos a quienes califican y a los calificados. Utilice dimensiones individuales claramente definidas del desempeo del puesto. Cuando se utilizan escalas grficas de calificacin, hay que evitar nombres de caractersticas abstractas. Emplee calificaciones de supervisin subjetiva.

 Capacite a los supervisores para utilizar en forma adecuada los instrumentos de calificacin. Permita a los evaluadores tener un contacto cotidiano substancial con el empleado que se evala. Siempre que sea posible, la evaluacin debe realizarla ms de un evaluador, y todas las evaluaciones deben realizarse de manera independiente. Utilice los mecanismos de apelacin formales y la revisin de calificaciones mediante el personal de nivel superior. Documente las evaluaciones y razones para dar una decisin de despido (si existe). Hasta donde sea adecuado, proporcione normas correctivas para ayudar a los empleados con mal desempeo a mejorar su rendimiento.

Cmo se debe realizar la evaluacin?

Evaluacin del supervisor inmediato. Evaluacin de los compaeros. Comits de calificacin. Autocalificaciones. Evaluacin por los subordinados.

La entrevista de evaluacin de desempeo

Tipo de entrevista de evaluacin del desempeo
1.- Satisfactorio Promovible 2.- Satisfactorio No promovible 3.- No satisfactorio Corregible 4.- No satisfactorio No corregible

Objetivo de la entrevista de evaluacin

1.- Elaborar planes de desarrollo 2.- Mantener el desempeo 3.- Plan de correccin 4.- Despedir o tolerar (no se Requiere entrevista)

Como prepararse para la entrevista de evaluacin del desempeo

1.- Rena los datos 2.- Prepare al empleado 3.- Elija el momento y lugar

Como llevar a cabo la entrevista

1.- Sea directo y especfico 2.- No diga las cosas en forma personal 3.- Anime a hablar al empleado 4.- No sea puntilloso

Como manejar a un subordinado defensivo

1.- Reconocer que el comportamiento defensivo 2.- Nunca atacar las defensas de una persona 3.- Posponga la accin 4.- Reconozca sus propias limitaciones

Como criticar a un subordinado

1.- Debe ayudar a la persona a mantener su dignidad y sentimiento de vala. 2.- Deben hacerse en privado 3.- Deben ser constructivas 4.- Evite las criticas insultantes una vez al ao 5.- Nunca diga que la persona esta siempre mal 6.- La crtica debe ser objetiva 7.- Debe estar libre de cualquier sentimiento personal del supervisor

Como asegurar que la entrevista de evaluacin conduzca a un mejor desempeo

Aclarar los problemas de trabajo con el empleado Establecer metas de desempeo medibles y un programa para alcanzarlas

Como manejar una advertencia formal escrita

Puede servir para alejar al empleado de sus malos hbitos. Pueden ayudarle a defender su decisin tanto con sus propios jefes como (si es necesario) en los tribunales.