Formulacin de Presupuestos

a) Presupuesto y Ciclo Presupuestario

Un presupuesto es la expresin en trminos monetarios de los planes de accin que una empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de un perodo determinado.

El Ciclo Presupuestario es el proceso por el cual una empresa elabora el presupuesto para un determinado perodo. En l se definen tres conceptos.
Objetivos Planes de accin y sus respectivos programas Resultados previstos de los planes de accin.

b)

Ventajas del Proceso Presupuestario

Obliga a los ejecutivos o administradores a

pensar en forma estructurada sobre el futuro. Permite establecer metas que posibiliten la evaluacin del desempeo. Se obtiene una mayor coordinacin y coherencia en el trabajo de las distintas unidades o centros de responsabilidad. Sirve como motivacin. Permite comunicar los objetivos de la alta direccin a las divisiones operativas.

c)

Tipos de Presupuestos

Dependiendo del horizonte de planificacin: 1. Presupuestos Maestros (1 ao).

Presupuesto Operacional Presupuesto Financieros

2. Presupuesto de Capital (ms de 1 ao).

Presupuesto Maestro:

A. Presupuesto Operacional:
Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Produccin. Presupuesto de MPD. Presupuesto de MOD. Presupuesto de Gastos de Fabricacin. Presupuesto de Existencias etc.

B. Presupuestos Financieros:
Presupuesto de Caja. B.G. presupuestado. EERR presupuestado.

Estado Financiero Proforma

Planificacin Estratgica
Misin Anlisis interno y externo Estrategias Planes de Accin

Presupuesto Operacional
Ventas Produccin Compras Personal Gastos Administrativos etc.

Presupuesto Financiero
B.G. EERR. Presupuesto de Caja

Presupuesto Inversiones
Nueva Tecnologa RenovacinA.F. Nuevas Instalaciones Aumento

d)

Caractersticas de los presupuestos operacionales

1. Deben comprender todas y cada una de las funciones que se desarrollan en la empresa, en situacin de normalidad. Entonces habrn presupuestos de ventas, de compras, de remuneraciones, de produccin, etc. 2. Representan la actuacin futura de la organizacin, por lo que la informacin que contienen se refiere a proyecciones y no a hechos histricos. 3. Suelen comprender el horizonte temporal correspondiente al ejercicio contable, generalmente un ao.

4. Deben presentar informacin en trminos cuantitativos.

5. Deben especificar tanto los objetivos concretos que se quieren alcanzar como los medios necesarios para conseguirlos. 6. Las diferentes variables o conceptos que lo componen deben venir desagregadas por centros de responsabilidad. Esto facilita la evaluacin en base a los objetivos asignados a cada unidad de la organizacin (control de gestin).

e)

Presupuestos parciales e integracin presupuestaria

Las distintas actividades llevadas a cabo dentro de la

organizacin dar lugar a la necesidad de elaborar presupuesto en cada centro de responsabilidad, que se conocen como presupuestos parciales. Por ejemplo: presupuesto de ventas, presupuestos de fabricacin, presupuestos de compras, presupuestos financieros, etc. Sin embargo, la empresa debe ser vista como un todo unitario, coordinado y coherente, en busca de un objetivo comn. La integracin de los presupuestos parciales dar lugar al presupuesto maestro

Normalmente se usa el mtodo de integracin sucesiva, en donde el punto de partida es el presupuesto de ventas. La secuencia de la integracin sucesiva es la siguiente:

1. Presupuesto de ventas y gastos de ventas 2. Presupuesto de existencias de productos en proceso y productos terminados.

3. Presupuestos de costos de produccin por departamentos o centros de actividad. Con la informacin anterior es posible planificar la produccin, sealando los recursos necesarios.

4. Presupuesto de existencias de materias primas. En funcin del inventario actual y de las necesidades de produccin, el responsable del almacn deber determinar el volumen de existencias a mantener a lo largo del perodo.

5.

Presupuestos de compras y gastos de compras. Con la informacin del punto anterior, el responsable de las compras determinar los volmenes que deber solicitar mensualmente a los proveedores, as como los precios, las fechas de pago y los dems costos asociados a las compras. 6. Presupuesto de inversiones. Paralelamente, los ingenieros de produccin determinarn las necesidades de nuevos equipos, para llevar a cabo la fabricacin prevista.

7. Presupuesto de gastos de administracin. El responsable de administracin calcular las necesidades de la empresa en estas funciones. 8. Presupuesto de caja y de gastos financiero. El centro de administracin financiera estimar los recursos lquidos necesarios para hacer frente a todos los pagos y las necesidades de financiamiento. Adems, deber presupuestar los costos del propio centro.

EJEMPLO DE ELABORACIN DE PRESUPUESTOS

Un caf del centro vende dos productos: caf expreso y caf cortado. Para el primer cuatrimestre del ao 2007 se espera vender las siguientes cantidades: I. Operaciones 1. Pronstico de ventas: Se proyecta vender las siguientes cantidades de mercadera:
Expreso Cortado dic-06 5.100 8.800 ene-07 4.500 7.500 feb-07 2.700 4.500 mar-07 5.000 8.300 abr-07 5.400 9.000

El expreso se vende a $600 y el cortado a $700, ambos precios con IVA incluido. Las ventas son todas al contado.

2. Insumos, existencias y gastos de administracin y ventas Los insumos requeridos son caf, agua, leche (slo para el cortado) y azcar. Un kilo de caf en grano rinde 50 tasas de caf, un litro de leche alcanza para 30 cafs cortados y un kilo de azcar alcanza en promedio para unos 300 cafs. El costo del caf es de $1.500 por kilo, el litro de leche cuesta $400 y el azcar se compra a $250 el kilo (todos los precios antes del IVA). El agua se trata como un costo fijo y se estima que la cuenta mensual ser de $90 mil en promedio, ms IVA. En el caf trabajan seis garzones, que adems preparan los cafs, quienes reciben un sueldo bruto de $150 mil mensuales, ms una comisin de $30 por cada caf vendido. Adems, trabajan dos auxiliares que reciben un sueldo bruto mensual de $120 mil cada uno. Las remuneraciones fijas se pagan el ltimo da de cada mes y las comisiones el da 15 del mes siguiente.

2. Insumos, existencias y gastos de administracin y ventas El inventario inicial se compone de 120 kilos de caf, 200 cajas de leche y 20 kilos de azcar, valorados a los mismos precios indicados en el prrafo anterior. Se desea mantener siempre un inventario equivalente al 50% de los requerimientos del mes siguiente. Las compras de caf se pagan un 50% al contado y el otro 50% a 30 das. Las dems compras son al contado. El caf funciona en un local comercial que se arrienda en $500 mil mensuales (exento de IVA), los que se pagan el da 1 de cada mes, en forma anticipada. Se estima un costo de energa elctrica de $75 mil mensuales ms IVA y de telfono fijo de $25 mil mensuales ms IVA. Tambin se pagar un honorario mensual al contador de $50 mil. Todos estos gastos se pagan en los 10 primeros das del mes siguiente. Finalmente, la depreciacin alcanza a $600 mil anuales por concepto de la mquina cafetera y $500 mil anuales por las instalaciones.

II. Inversiones Se contempla reemplazar la mquina cafetera por una de mayor

capacidad. La inversin se realizar en el mes de febrero. La nueva mquina costar $4,2 millones ms IVA, se depreciar en cinco aos y ser necesario desembolsar $300 mil (exentos de IVA) por concepto de instalacin. La compra se financiar en parte con un crdito bancario de $3 millones, el que devengar un inters mensual del 1%. Durante marzo y abril se pagarn slo los intereses devengados. Se estima que la mquina antigua ser vendida en $800 mil pesos (ms IVA). Fue adquirida en $3 millones y al 31 de diciembre de 2006 haba acumulado una depreciacin de $1,8 millones.

III. Caja y financiamiento: En caso de dficit de caja, la empresa dispone de una lnea de
crdito que devenga un inters del 1,2% mensual. El dueo desea retirar mensualmente $1,5 millones, los que se cargarn primero a las utilidades no retiradas del ejercicio anterior y luego, una vez que esas se agoten, a las utilidades del ejercicio 2007.

IV. Balance general al 31 de diciembre de 2006.

ACTIVOS Disponible Existencias Activo fijo bruto Depreciacin acumulada Activo fijo neto

Total Activos

PASIVO Y PATRIMONIO 2.150.000 Proveedores 265.000 Servicios bsicos 7.000.000 Retenciones salarios y honorarios -3.300.000 IVA por pagar 3.700.000 Impuesto a la Renta Capital Pagado Utilidad del ejercicio Retiros del ejercicio 6.115.000 Total Pasivos y Patrimonio

150.000 231.000 467.000 1.311.000 130.000 2.500.000 18.672.000 -17.346.000 6.115.000

Solucin: I. Presupuestos Parciales

Mes 1. Presupuesto de Ventas Unidades vendidas expresos Precio de venta expreso (sin IVA) Ingresos por venta expresos Unidades vendidas cortados Precio de venta cortado (sin IVA) Ingresos por venta cortados IVA dbito dic-06 ene-07 feb-07 mar-07 abr-07

5.100 4.500 2.700 5.000 5.400 504 504 504 504 504 2.571.429 2.268.908 1.361.345 2.521.008 2.722.689 8.800 7.500 4.500 8.300 9.000 588 588 588 588 588 5.176.471 4.411.765 2.647.059 4.882.353 5.294.118 1.472.101 1.269.328 761.597 1.406.639 1.523.193

Mes dic-06 2. Presupuesto de consumo de materias primas Unidades de expresos a producir Unidades de cortados a producir Consumo de caf por unidad (kg) Consumo de leche por unidad (lt) Consumo de azcar por unidad (kg) Consumo total de caf (kg) Consumo total de leche (lt) Consumo total de azcar (kg) Precio del caf ($/kg) Precio de la leche ($/lt) Precio del azcar ($/kg) Consumo total de caf ($) Consumo total de leche ($) Consumo total de azcar ($)

ene-07 4.500 7.500 0,0200 0,0333 0,0033 240 250 40 1.500 400 250 360.000 100.000 10.000

feb-07 2.700 4.500 0,0200 0,0333 0,0033 144 150 24 1.500 400 250 216.000 60.000 6.000

mar-07 5.000 8.300 0,0200 0,0333 0,0033 266 277 44 1.500 400 250 399.000 110.667 11.083

abr-07 5.400 9.000 0,0200 0,0333 0,0033 288 300 48 1.500 400 250 432.000 120.000 12.000

Mes dic-06 3. Presupuesto de compras de materias primas + Consumo total de caf (kg) + Inventario final deseado de caf = Necesidades totales - Inventario inicial de caf = Compras de caf (kg) Costo de las compras de caf IVA Crdito + Consumo total de leche (lt) + Inventario final deseado de leche = Necesidades totales - Inventario inicial de leche = Compras de leche (lt) Costo de las compras de leche IVA Crdito + Consumo total de azcar (kg) + Inventario final deseado de azcar = Necesidades totales - Inventario inicial de azcar = Compras de azcar (kg) Costo de las compras de azcar IVA Crdito

ene-07 240 72 312 120 192 288.000 54.720 250 75 325 200 125 50.000 9.500 40 12 52 20 32 8.000 1.520

feb-07 144 133 277 72 205 307.500 58.425 150 138 288 75 213 85.333 16.213 24 22 46 12 34 8.542 1.623

mar-07 266 144 410 133 277 415.500 78.945 277 150 427 138 288 115.333 21.913 44 24 68 22 46 11.542 2.193

abr-07 288

300

48

Mes dic-06 4. Presupuesto de inventarios finales valorados Inventario final de caf (kg) Precio del caf ($/kg) Inventario final de caf ($) Inventario final de leche (lt) Precio de la leche ($/lt) Inventario final de leche ($) Inventario final de azcar Precio del azcar ($/kg) Inventario final de azcar ($) 5. Presupuesto de costo de ventas Inventario Inicial de productos terminados Costos de produccin Disponible para la venta Inventario Final de productos terminados Costo de Ventas 6. Presupuesto de remuneraciones Garzones sueldo fijo Garzones comisiones Auxiliares

ene-07 72 1.500 108.000 75 400 30.000 12 250 3.000

feb-07 133 1.500 199.500 138 400 55.333 22 250 5.542

mar-07 144 1.500 216.000 150 400 60.000 24 250 6.000

abr-07 0 1.500 0 0 400 0 0 250 0

0 470.000 470.000 0 470.000

0 282.000 282.000 0 282.000

0 520.750 520.750 0 520.750

0 564.000 564.000 0 564.000

417.000

900.000 360.000 240.000

900.000 216.000 240.000

900.000 399.000 240.000

900.000 432.000 240.000

Mes dic-06 ene-07 7. Presupuesto de otros gastos de administracin y ventas Arriendo 500.000 Servicios bsicos (luz, agua, telfono) 190.000 IVA Crdito 36.100 Honorarios contador 50.000 Depreciacin 91.667 Depreciacin mquina nueva 8. Presupuesto de Inversiones Compras de activo Costo instalacin IVA Crdito Ventas de activos IVA dbito 9. Presupuesto de Financiamiento Crdito bancario Intereses Amortizaciones

feb-07 500.000 190.000 36.100 50.000 91.667

mar-07 500.000 190.000 36.100 50.000 41.667 75.000

abr-07 500.000 190.000 36.100 50.000 41.667 75.000

4.200.000 300.000 798.000 800.000 152.000

3.000.000 30.000 0 30.000 0

Mes 10. Proyecciones de caja Recaudacin de ventas Egresos por compras Compras del perodo Compras perodo anterior Egresos por remuneraciones del mes Egresos por remuneraciones mes anterior Egresos por arriendo Egresos por servicios bsicos Egresos por honorarios Egresos por intereses Egresos tributarios PPM IVA Renta Anual

dic-06

ene-07

feb-07

mar-07

abr-07

may-06

7.950.000 4.770.000 8.810.000 390.380 466.034 581.166 240.380 294.674 398.204 150.000 171.360 182.963 1.140.000 1.140.000 1.140.000 417.000 360.000 216.000 500.000 500.000 500.000 231.000 226.100 226.100 50.000 50.000 50.000 30.000 1.698.395 1.501.521 203.656 387.395 334.034 200.420 1.311.000 1.167.488 3.235

9.540.000 0 247.223 0 0 0 247.223 0 1.140.000 0 399.000 500.000 226.100 226.100 50.000 50.000 30.000 1.767.655 1.647.429 370.168 160.336 1.267.487 1.487.093 130.000

II. PRESUPUESTO OPERACIONAL ene-06 feb-06 Ingresos por ventas 6.680.672 4.008.403 Costo de las ventas -470.000 -282.000 Margen de ventas 6.210.672 3.726.403 GAV -2.331.667 -2.187.667 Resultado Operacional 3.879.006 1.538.737

mar-06 7.403.361 -520.750 6.882.611 -2.395.667 4.486.945

Trimestre 18.092.437 -1.272.750 16.819.687 -6.915.000 9.904.687

III. PRESUPUESTO DE CAJA ene-06 1. Disponibilidad de caja Saldo inicial Recaudacin de ventas Venta de activo fijo Financiamiento bancario Subtotal disponibilidad de caja Necesidades de caja Egresos por compras Egresos por remuneraciones Egresos por arriendo Egresos por servicios bsicos Egresos por honorarios Egresos por inversiones Egresos por intereses Egresos por pago de impuestos Egresos por retiros Subtotal necesidades de caja Superavit (dficit) de caja 2.150.000 7.950.000 feb-06 4.173.225 4.770.000 952.000 3.000.000 12.895.225 466.034 1.500.000 500.000 226.100 50.000 5.298.000 0 1.501.521 1.500.000 11.041.655 1.853.570 mar-06 1.853.570 8.810.000 abr-06 6.216.648

10.100.000 390.380 1.557.000 500.000 231.000 50.000 0 0 1.698.395 1.500.000 5.926.775 4.173.225

10.663.570 581.166 1.356.000 500.000 226.100 50.000 0 30.000 203.656 1.500.000 4.446.922 6.216.648

2.

3.

IV. ESTADO DE RESULTADOS Ingresos por ventas Costo de las ventas Margen de ventas GAV Resultado Operacional Gastos financieros Egresos fuera de la explotacin Resultado antes de impuestos Impuesto a la renta Resultado del Ejercicio ene-06 feb-06 mar-06 Trimestre 6.680.672 4.008.403 7.403.361 18.092.437 -470.000 -282.000 -520.750 -1.272.750 6.210.672 3.726.403 6.882.611 16.819.687 -2.331.667 -2.187.667 -2.395.667 -6.915.000 3.879.006 1.538.737 4.486.945 9.904.687 0 0 -30.000 -30.000 -300.000 -300.000 3.879.006 1.238.737 4.456.945 9.574.687 -659.431 -210.585 -757.681 -1.627.697 3.219.575 1.028.151 3.699.264 7.946.990

V. BALANCE GENERAL ACTIVOS Disponible Existencias Activo fijo bruto Depreciacin acumulada Activo fijo neto

Total Activos

PASIVO Y PATRIMONIO 6.216.648 Obligaciones con bancos 282.000 Proveedores 8.500.000 Servicios bsicos -1.700.000 Retenciones salarios y honorarios 6.800.000 IVA por pagar Impuesto a la Renta Capital Pagado Utilidad del ejercicio Retiros del ejercicio 13.298.648 Total Pasivos y Patrimonio

3.000.000 247.223 226.100 449.000 1.267.487 835.848 2.500.000 7.946.990 -3.174.000 13.298.648