OBJETIVO GENERAL

conocer la metodologa de los Planes de Mejoramiento, originados en auditora de la CGR.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Estandarizar los criterios utilizados en la aplicacin de la metodologa 2. Mejorar el proceso de anlisis del Plan de Mejoramiento, tanto para su suscripcin, como para su seguimiento. 3. Lograr que la metodologa de los Planes de Mejoramiento se aplique correctamente.

Resolucin 6289 de 2011: Articulo Vigsimo Octavo. Avance de los planes de mejoramiento Res. 6445 de 2012 Artculo 9. Plan de Mejoramiento Artculo 20. Planes de Mejoramiento Resolucin Orgnica N 6368 de 2011 Gua de auditoria La Directiva Presidencial 03 de abril de 2012. La responsabilidad de suscribir y presentar el P.M. es del Representante Legal. Se suprime la responsabilidad DIRECTA de la Oficina de Control Interno en la formulacin y seguimiento del Plan de Mejoramiento

La responsabilidad de suscribir y presentar el P.M. es del Representante Legal. Se suprime la responsabilidad DIRECTA de la Oficina de Control Interno en la formulacin y seguimiento del Plan de Mejoramiento

QUIENES PRESENTAN P.M.? PRONUNCIAMIENTO

Las entidades del orden nacional y particulares que administren emitir su pronunciamiento de coherencia e integridad La C.D. O G.D., o manejen recursos pblicos de la sobre los sujetos de los 25 das de la Contralora General Nacin,P.M., dentro a vigilanciahbiles siguientes a su recibo, el cual se debe dar a conocer al representante legal. Este pronunciamiento puede de con o sin observaciones. han sido objeto de un proceso ser la Repblica, que auditor.
COHERENCIA es la relacin de las acciones de mejoramiento con las causas de los hallazgos y la oportunidad del plazo para el cumplimiento de las organismos la orden territorial, en ejercicio que Losmetas, as como delrelacin con cada una de las columnas del conforman el P.M.; e INTEGRIDAD es el registro de la totalidad de la control concurrente y prevalente sobre los recursos informacin.

del Sistema General de Participaciones y Regalas.

RESPONSABILIDAD DE PRESENTACIN DEL P.M.? PRRROGA Y REPROGRAMACIN

La responsabilidad de suscribir y presentar el P.M. es del justificado La entidad podr solicitar, debidamente Representante Legal. Se suprime la responsabilidad DIRECTA de la Oficina de Control prrroga formulacin y seguimiento del Plan de Mejoramiento. una Interno en la del plazo para el cumplimiento de meta, porauditora que vez, el la CGR no podr serun formato, El informe de una sola presenta cual deber contener superior con lo siguiente: al inicial. La solicitud se deber hacer ante el C.D. o Nombresiempre y cuando se haya cumplido ms de la G.D., de la entidad Nombre del representante legal mitad de la meta. NIT Perodos fiscales que cubre Modalidad de Auditora la reprogramacin de alguna de las Se podr solicitar Relacin de los Hallazgos metas con anterioridad a la fecha de iniciacin de

dicha meta.

INFORMES DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO

DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 03 de 2012: Informes semestrales, en los plazos y forma que establezca la Contralora General de la Republica RESOLUCIN 6445: Informes semestrales a travs de SIRECI , entre el Quince y veinte da hbil delos meses de enero y julio despus del corte. El corte es 30 de junio y 30 de diciembre.

Proceso sancionatorio
Cuando los sujetos de control no cumplan con la presentacin del P.M. o informes de avance semestral, en los trminos y condiciones de la resolucin 5872 (lugar de presentacin, forma, trminos y firmas), se le iniciar el proceso sancionatorio al representante legal.

QUE ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO?

Es el conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar un Sujeto de Control fiscal en un perodo determinado, para subsanar y corregir las CAUSAS que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados por la C.G.R., con el fin de adecuar la gestin fiscal a los principios de Economa, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Mitigacin del impacto ambiental.

QUE OBJETIVO SE PRETENDE CON LOS P.M.?

Desarrollar una CULTURA ORGANIZACIONAL , orientada al mejoramiento continuo, efectuando acciones correctivas y preventivas, para garantizar Eficacia y Eficiencia

HALLAZGOS

Formulacin del plan de mejora

Rediseo del plan de mejora

PLAN DE MEJORAMIENTO : CICLO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Seguimiento y Monitoreo

Evaluacin y rendicin de cuentas

Ajustes o Reformulacin

Contenido del plan de mejoramiento

Los hallazgos del Plan de Mejoramiento anterior cuyas acciones no se han cumplido en su totalidad, bien sea por que no se cumplieron a cabalidad o por que encontraban en ejecucin en la fecha de corte. (Si la accin no fue efectiva, es posible que el hallazgo se actualice reconociendo la gestin adelantada por el Sujeto de Control) Los hallazgos resultado de la ltima auditora practicada al sujeto de control. Los hallazgos comunes a todos los puntos de control cuya solucin es de competencia del Nivel Central del Sujeto de Control. Los hallazgos propios de cada punto de control, cuyas medidas correctivas sean competencia exclusiva de cada una de ellos.

Contenido del P.M.

Numero consecutivo Cdigo Hallazgo Causa Efecto Accin de mejoramiento Propsito de la accin de mejora (objetivo) Denominacin de la unidad de medida de las actividades Cantidad de medida de la actividad Fecha de inicio de la actividad Fecha de terminacin de la actividad Plazo en semanas de la actividad observaciones

CARACTERISTICAS P.M.

Se entiende por Accin de Mejoramiento como la Accin, decisin, conjunto de medidas, Gestin, correctiva y/o preventiva que busca subsanar la causa(s) que dio origen al hallazgo, de tal manera que se resuelva la deficiencia planteada en cada uno de los hallazgos, en forma definitiva. (QUE VOY A HACER).

LA ACCION DE MEJORA No ES el deber ser, porque este no se viene ejecutando y se requiere adoptar medidas para corregir tal deficiencia y de esa manera poder desarrollar el deber ser incumplido. Cuando se proponen actividades permanentes es porque se ha cado en el error de plantear como mejora, el desarrollo de un proceso.

Cada hallazgo se puede corregir con una o varias acciones de mejoramiento, correctivas y/o preventivas, y cada una de ellas se debe desarrollar a travs de por lo menos una meta. Es posible que una misma accin de mejoramiento resuelva de manera definitiva varios hallazgos. Las Acciones no pueden depender o estar condicionadas a la disponibilidad presupuestal.

Objetivo de las acciones de mejoramiento, es el resultado cualitativo esperado de stas. (PARA QUE)

Descripcin de las Metas, son los resultados Intermedios para alcanzar o desarrollar la accin y que se pueda cuantificar. Es decir, son las fases, etapas, procesos, actividades o tareas, mediante las cuales, se piensa llevar a cabo, ejecutar o desarrollar, la accin planteada. (COMO LO VOY A HACER)
Cuando una accin se desarrolle a travs de varias metas, se debe considerar que cada meta debe tener en forma independiente, su propia denominacin de unidad de medida, unidad de medida y plazos.

La Denominacin de la unidad de medida: Expresa la mtrica de los pasos o metas que contiene cada accin, (Nombre o definicin que se utiliza para medir el grado de avance de la meta) con el fin de poder medir el grado de avance; ejemplo, informes, funcionarios evaluados, funcionarios capacitados, contratos revisados. Unidad de Medida de la meta es el volumen o tamao de la meta propuesta establecido en valores absolutos o porcentajes. En ningn caso el cumplimiento de la meta podr superar el 100%.

Plazo es el nmero de semanas comprendidas entre la fecha de iniciacin y de terminacin que se requieren para alcanzar la meta. Los plazos establecidos para adelantar cada una de las metas, debe ser razonable en relacin con la meta propuesta, as como, con la dimensin de la meta que se pretende alcanzar. El plazo mximo para cada meta es de 52 semanas, equivalente a un ao calendario. La sumatoria de los plazos de cada una de las metas, que conforma una accin de mejoramiento, me establece el plazo total para desarrollar o ejecutar la accin de manera integral, pero este plazo total no tiene limite.

Deficiencias Comunes

No Presentacin o presentacin Extempornea. No se presentan en el Formato previsto. No contiene la informacin bsica exigida por la CGR. Falta Codificacin de los Hallazgos o hay Errores. Diferencias entre los Hallazgos Codificados (Anexo Informe Auditora) y los incluidos en el P.M.

Deficiencias Comunes

No se incluyen las Acciones del anterior Plan: Incumplidas, parcialmente cumplidas y no Efectivas. No se presenta en el lugar establecido Carece de la firma del Representante Legal. En los Puntos de Control (Seccionales, Regionales, Direcciones, etc.), se establecen Acciones que son competencia del Nivel Central, sin consultarlas previamente con dicho Nivel.

Deficiencias Comunes
LA ACCION NO ATACA LA CAUSA Plazo excede lo legal Falta Claridad en el hallazgo La Accin no elimina la Causa La Unidad de medida no puede ser un indicador de Gestin

Accin que no es clara Falta de Coherencia La CGR no COADMINISTRA La Accin no puede ser el deber ser
La Accin de Mejoramiento no puede ser una Explicacin La accin es una explicacin, la meta es un deber ser