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POLITICA DE FYC-POL-008
PLANIFICACION Y Fecha Modificación:
CONTROL DE
CONVOCATORIA A
ACTIVIDADES

Emisión: Aprobado por: Magistrado Jorge Generado por:

20 noviembre 2008 A. Subero Isa, Presidente SCJ y del Alicia Tejada
Consejo Directivo ENJ

1.0 Propósito
Eficientizar, formalizar y controlar el proceso de convocatoria de los actores claves (jueces, defensores
públicos y empleados), a las actividades que realiza la Escuela Nacional de la Judicatura. Asimismo, el
registro de asistencias de los participantes autorizados.

2.0 Alcance
Desde que surge la necesidad de la convocatoria, hasta el registro de asistencia y/o participación en
las actividades que organiza la Escuela Nacional de la Judicatura.

3.0 Descripción General del proceso

Se inicia con la programación de eventos, reuniones y capacitaciones del trimestre, con un mínimo de
anticipación de 77 días calendarios previo al inicio del trimestre. Se identifican todos los actores
requeridos en estos eventos, especificando: nombres completos de los convocados, colectivo a que
pertenece (juez, defensor público o empleado), departamento judicial a que corresponde, rol que
desempeñará en estos eventos (participante, docente, coordinador, miembro de comité u otro),
nombre de la actividad a la que le será convocado, fecha de la actividad y estimado de horas
presenciales requeridas (ver FYC-FOR-038 formulario de convocatoria trimestral). A continuación se
detalla el proceso y los actores involucrados en el proceso.

Responsable Presencialidad Virtualidad

La Escuela 1) Planifica las asistencias a las 1) Difunde la oferta educativa del

Nacional de la instalaciones de la ENJ, por motivos trimestre que se está planificando y a
Judicatura de: la vez realiza las llamadas para
coordinación de las reuniones con los
a) Reuniones de coordinación y actores claves (juez, defensor público
acciones docentes y/o empleado).

b) Asistencia a reuniones de los NOTA: Para el CIERRE DEL PERIODO DE

Comités Responsables del
Sistema
c) Asistencia a encuentros o
capacitaciones presenciales
3) Luego de finalizada la selección de
los candidatos y en adición, finalizada la
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Política de convocatoria a actividades-trimestral
PREINSCRIPCION se establece de un
plazo de 30 días calendario, a partir
de la difusión de la oferta educativa.
2) Una vez vencido el plazo de la
preselección, ejecuta el proceso de
selección de los candidatos acorde a la
política de selección de participantes y
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programación de reuniones y encuentros de inscritos en los cursos de formación

educativos, prepara, por tipo de evento
y por localización, el listado de los
convocados requeridos
presencialmente, para el trimestre que
está planificando y lo plasma en el FYC-
FOR-038 (formulario de convocatoria
trimestral).
NOTA: Para el CIERRE DE
CONVOCATORIAS PRESENCIALES, a los
participantes seleccionados a los cursos
de formación continua, así como los
invitados a reuniones y encuentros
educativos, la ENJ dispone de 5 días
calendarios para ejecutar dicha acción.
continua (ver FYC-POL-001).
NOTA: Para el CIERRE DE LA SELECCIÓN
DE PARTICIPANTES a los cursos de
formación continua, la ENJ dispone de
un plazo de 7 días calendario.
3) En el caso de los solicitantes a
participar en los cursos de formación
continua, procede a notificar
virtualmente la aprobación, a los
seleccionados a los cursos,
especificándoles que la ENJ se
responsabilizará de gestionar los
permisos de salida de sus tribunales en
el caso de requerir su asistencia
presencial en dichos cursos.

Director General 4) Valida y aprueba la planificación de 4) Al mismo tiempo se publica en el

de la Carrera convocatoria trimestral formulada por aula virtual para el inicio del proceso
Judicial y/o el la Escuela Nacional de la Judicatura por la vía digital.
Director(a) de la (ver FYC-FOR-038) y procede a firmar
Defensa Pública una comunicación de remisión,
conjuntamente con el Director de la
ENJ, dirigida a los diferentes
Presidentes de Cortes y/o
Coordinadores de la Defensa Pública, a
fines de que los mismos verifiquen y
analicen la solicitud de permisos en las
fechas estipuladas en la planificación de
convocatoria trimestral.

NOTA: Para la APROBACION DEL PLAN

DE CONVOCATORIA PRESENCIAL, se
estipula un plazo de 5 días calendarios.

Director de la 5) Procede a enviar a todos los 5) Publicación en el aula virtual para la

Escuela Nacional Presidentes de Cortes y/o aceptación por la vía digital para los
de la Judicatura Coordinadores de la Defensa Pública, la que lo requieran.
programación de convocatoria
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presenciales a las actividades de

capacitación (FYC-FOR-038). Dicho
formulario solo incluirá los actores y/o
participantes de sus respectivos equipos
de trabajo en los tribunales
correspondientes.

NOTA: Para LOS ENVIOS DE LAS

CONVOCATORIAS PRESENCIALES, la ENJ,
dispone de un plazo de de 10 días
calendarios.

Presidente de 6) Recibe la planificación trimestral de

Corte y/o convocatoria presencial, relativa a los
Coordinador de la miembros de su equipo de trabajo con
Defensa Pública anticipación al inicio del trimestre,
estableciéndose un plazo de 10 días
calendarios para evaluar cada solicitud
de permiso de salida, plasmada en dicha
planificación, aprobando o no los
permisos, y firmando dicho formulario
FYC-FOR-038 (convocatoria trimestral).

7) Deberá enviar dicho formulario, 7) El envío puede hacerse por la vía

debidamente firmado y plasmada la digital.
fecha de la firma, a la Escuela Nacional
de la Judicatura, respetando el plazo
establecido.

NOTA: El participante seleccionado para

cursos de formación continua, puede
optar por realizar dicho curso virtual,
aún no disponga de los permisos de
salida a encuentros presenciales
requeridos por los cursos.

Director de la 8) Recibe el formulario FYC-FOR-038 11) Implementa la capacitación virtual,

Escuela Nacional debidamente firmado, y procede a y finalizada la misma, procede al
de la Judicatura notificar a cada actor vía correo registro de los participantes que
electrónico, la aprobación o no, del cumplieron o con los requisitos del
permiso de salida. Informa respecto al curso.
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documento recibido al Director General

de la Carrera Judicial y/o Director de la
Defensa Pública.
NOTA: Para la NOTIFICACION DE LOS
PERMISOS, la ENJ dispone de un plazo
de 10 días calendarios.
Dichos registros, se reflejan en las
estadísticas periódicas de formación
continua publicadas en la página web
de la ENJ.

9) Procede a la publicación en la página

web de la ENJ, del formulario FYC-FOR-
038, firmado por el Presidente de Corte
y/o Coordinador de la Defensa Pública.

10) Una vez inicien las actividades

educativas presenciales en el trimestre
programado, diariamente se procederá
a la publicación de las listas de
asistencias firmadas a dichas
actividades en la página web de la ENJ.

DEFINICIONES Y/O
1. Convocados: Son los participantes ya seleccionados a participar en
ESPECIFICACIONES DE
actividades presenciales y/o virtuales, de formación en la ENJ.
CONCEPTOS
Aplica para reuniones y encuentros relacionados a la formación.

2. Permisos de salida: Autorización otorgada por el Presidente de

Corte y/o Coordinador de la Defensa Pública, para disponer del
horario laborable y permitir la asistencia a actividades educativas
en el local de la ENJ, a los participantes a cursos seleccionados,
docentes, tutores, coordinadores o miembros de comité.

3. Plazos: Son los días calendarios otorgados a cada responsable de

este proceso, para cumplir con lo estipulado en el mismo.

a. Plazo cierre de preinscripciones 30 días

b. Plazo para selección de participantes a cursos formación

continua 5 días

c. Plazo para cierre de la planificación de convocatorias

presenciales 5 días.

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d. Plazo para cierre de aprobación de la planificación de

convocatorias por parte del Director General de la Carrera
Judicial y/o Director de la Defensa Pública, 5 días.

e. Plazo para envíos a cada Presidente de Corte y/o

Coordinador de la Defensa Pública, el plan de
convocatorias presenciales aprobado, 10 días.

f. Plazo dado a los Presidentes de Corte y/o Coordinadores,

para la aprobación o no, y firma del formulario FYC-FOR-
038, de planificación de convocatorias presenciales del
trimestre, 10 días.

g. Plazo dado a la ENJ, para la notificación de los permisos de

asistencias o no, a los participantes convocados a
actividades de capacitación.

DOCUMENTOS
RELACIONADOS • FYC-POL-001-Política de selección de participantes y de inscripción
en los cursos de formación continua.
• FYC-POL-003-Política de certificación de participación en cursos de
formación continua.
• FYC-POL-008-Política de planificación y control de convocatorias a
actividades
• FYC-FOR-038-Formulario de convocatorias trimestral

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