INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

TERCER CUATRIMESTRE DE 2013

(JULIO - NOVIEMBRE)

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta y pblica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. Los resultados que a continuacin se describen obedecen a las auditoras desarrolladas por la Oficina de Control Interno durante los meses de julio a noviembre de 2013, entre las cuales se relacionan los resultados de la evaluacin de la gestin contractual presupuestal y fsica de los proyectos de inversin y la verificacin del cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestin - SIG, entre otras, auditoras previstas en el Programa Anual de Auditoras 2013.

E ST A D O D E L SUB S I ST E MA D E C O N T R O L E ST R A T G IC O
Documentos adoptados y divulgados que contienen misin, visin, objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qu hacer de la Entidad. De acuerdo con las auditoras realizadas durante los meses julio a noviembre, se observa que los lineamientos estratgicos de la Entidad fueron socializados a los servidores de la Entidad, los cuales presentan, en promedio, un aceptable nivel de conocimiento. Se concluye que es necesario fortalecer los niveles de conocimiento en los siguientes temas: 1. El Manual de Calidad de la Secretara General (2210111-MA-014) 2. La Misin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. 3. Alcance de la Visin de la Entidad. 4. Tipologa de los procesos de la Secretara General. 5. Induccin en el puesto de trabajo. 6. Participacin en Subcomits de Autocontrol. 7. Listados Maestros de Documentos, Control de Registros y Documentos Externos. 8. Requisitos relacionados con los productos/servicios del Proceso La Entidad por medio de la estrategia denominada "La magia de valores", sensibiliz a todos los servidores respecto al ideario etico adoptado en la Entidad. Asi mismo, se postul entre los servidores

pblicos ejemplos en la aplicacin de los valores del ideario tico dentro de nuestras prcticas laborales. Se elegiron 7 servidores que ms se destacaron por su hecho o ejemplo nominado. La Secretara General adopt el Sistema Integrado de Gestin, la cual se reorganiz mediante Resolucin 290 de 2009. Al respecto y para el mes de octubre, la Entidad fue recertificada bajo la norma ISO 9000 y NTCGP 1000. Se evidencia que se encuentran en la etapa de documentacin y aprobacin los procesos, procedimientos, entre otros documentos, la Oficina de Alta Consejera para los Derechos de las Vctimas, la Paz y la Reconciliacin y la Oficina de Alta Consejera Distrital de Tecnologas de Informacin y Telecomunicaciones TICs. quienes sern incorporados al Sistema Integrado de Gestin para la siguiente vigencia. Los recursos asignados mediante el Proyecto de Inversin Sistema de Mejoramiento de la Gestin en la Secretara General (0484), se ejecutan de forma satisfactoria conforme con la ltima evaluacin realizada. De acuerdo con el seguimiento al Plan de Anticorrupcin y Atencin al Ciudadano, la Entidad adelanta conforme con su programacin las actividades previstas para fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupcin. El documento de seguimiento se encuentra publicado en la pgina WEB. Establecimiento y aplicacin de diferentes mecanismos que mejoran la situacin de transparencia y previenen la corrupcin, de conformidad con lo descrito en el Decreto Distrital 371 de 2010. De acuerdo con los ciclos establecidos en la Poltica de Administracin de Riesgos adoptada mediante Resolucin 303 de 2012, se evidencia identificacin, anlisis, valoracin y acciones de mitigacin realizadas por los diferentes procesos. En promedio, se evidencia que la eficacia y efectividad de la gestin del riesgo en la Entidad es del 72%. La Entidad cuenta con el manual de riesgos para la contratacin estatal (2211200-MA-017), facilitando la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico en la contratacin, en cumplimiento a lo establecido en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007, y artculo 2.1.1. numeral 6 y articulo 2.1.2 del decreto 734 de 2012.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

Las ltimas versiones de los documentos se publican en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestin, la Intranet y pgina Web de la Entidad para consulta y orientacin en el desarrollo de las actividades propias de cada proceso.

La Entidad aplica los indicadores conforme con los lineamientos estratgicos de la Entidad, los cuales permiten realizar seguimiento y evaluacin a la gestin, a las metas de los proyectos de inversin del Plan de Desarrollo Bogot Humana; actividad que es monitoreada mediante informes mensuales y trimestrales. El Sistema Integrado de Gestin puede ser consultada por los funcionarios, ciudadanos y dems partes interesadas a travs de la Intranet y pgina Web de la Entidad. Se planifica actividades para el mantenimiento de la integridad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin, no obstante se evidenciaron debilidades en los controles de ejecucin del plan de recertificacin, que dieron origen a la materializacin de uno de los riesgos Estratgicos identificados en el proceso. Debilidades en los controles relacionadas con la gestin contractual, que est generando demoras en el desarrollo la al interior de la Entidad, lo cual podra generar atrasos en los avances fsicos previstos para las metas fsicas de los proyectos de inversin. Definido y utilizacin de los canales electrnicos (Intranet, correo electrnico, piezas comunicacionales virtuales y audiovisuales) y los canales fsicos (carteleras, documentacin oficial, publicaciones) para la divulgacin de las directrices y la informacin que expide el despacho del Secretario General de inters para los servidores pblicos de la entidad. Los sistemas de informacin son administrados bajo polticas de la Subdireccin de Informtica y Sistemas para una adecuada disponibilidad, seguridad e integridad de la informacin. La Secretara General presenta informacin conforme con las directrices internas para la Rendicin de la Cuenta de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a la Contralora de Bogot D.C. las cuales fueron actualizadas mediante Resolucin Interna No. 139 de 2013.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, los Comits Directivos del Sistema de Control Interno y las reuniones de Revisin por la Direccin, son algunos de los mecanismos de autoevaluacin de la gestin en la Entidad que han permitido realizar seguimiento presupuestal, contractual y fsico de las metas, proyectos y programas del Plan de Desarrollo Bogot Humana. De acuerdo con los resultados de las auditorias, se evidencia cumplimiento de la Normas legales en el desarrollo de los procesos, cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestin en lo relacionado con el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Control Interno, a excepcin de los

requisitos que requieren de tratamiento, segn las 29 no conformidades presentadas en las auditorias ejecutadas. En promedio, las acciones preventivas y de mejora establecidas en los procesos se han ejecutado en un 65%, y las acciones correctivas se han ejecutado en un 63% del 100% programado a la fecha del seguimiento. Debido a los resultados, se solicit efectuar la reprogramacin de las acciones relacionadas con las observaciones o no conformidades en las cuales no se observ la ejecucin de actividades tendientes a eliminar las causas que originaron el hallazgo, y se evidencie el cumplimiento y eficacia de las mismas De conformidad con lo sealado por la Contralora de Bogot D.C., en el informe preliminar de auditora modalidad regular, presentado el 26 de agosto de 2013, para el Plan de Mejoramiento de la Secretara General Vigencia 2012 Se valor el grado de avance y cumplimiento de las accio nes de mejora propuestas, determinndose un rango de cumplimiento de 1.9 puntos, ubicndolo en un 96.8% de avance fsico del plan de mejoramiento, lo que indica que este se ha cumplido.

R E C O ME N D A C IO N E S
1. Desarrollar estrategias que contribuyan con el fortalecimiento de las sensibilizaciones al interior de las dependencias en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestin (Subsistemas, tipos de procesos, proceso al cual pertenecen, Manual de Calidad y Procedimientos bsico de la norma, Listado Maestro de Control de Registros y Listado Maestro de Control de Documentos)

2. Fortalecer los procesos de sensibilizacin e interiorizacin en la contribucin a los servidores respecto al logro de la poltica y los objetivos de calidad. 3. Culminar la documentacin y aprobacin de los procesos, procedimientos, formatos y dems documentos que harn parte del Sistema Integrado de Gestin y realizar la difusin y divulgacin de conformidad con lo establecido en la actividad No. 6 Difundir el documento del Procedimiento Elaboracin y Control de Documentos cdigo 2210111-PR-002 Versin 07. 4. Fortalecer las directrices impartidas en la Secretara General relacionadas con la gestin documental, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento de Organizacin Documental en el Archivo de Gestin 2211600-PR-051 Versin 05, Acuerdo 42 de 2002, Decreto 2578 de 2012, Decreto 4124 de 2004, Decreto 2609 de 2012 y Acuerdo 005 de 2013. 5. Dar respuesta oportuna a los requerimientos registrados a travs del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, en los trminos establecidos por la ley y el Procedimiento Atencin de solicitudes

ciudadanas cdigo 2212200-PR-291 Versin 01.. 6. Adecuar la infraestructura necesaria en las instalaciones la Oficina de Alta Consejera para los Derechos de las Vctimas, la Paz y la Reconciliacin, los Centros Dignificar, con el fin de fortalecer la prestacin del servicio. 7. Fortalecer el desarrollo y participacin de todo el personal en los subcomits de autocontrol 8. Incentivar el uso de medios electrnicos con el fin de facilitar la comunicacin interna y dar cumplimiento a la estrategia de cero papel

PROYECTO: REVISO:

Andrs Pabn Salamanca Ricardo Bogota Camargo