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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha 22/may/2012

Elaborado Por

Manual de Procedimientos General

OMEGA

22/May/2012 1

Presentacin

Ricardo Josu Mendizabal Vilchis

Elabor: Diego

Revis: Ricardo

Autoriz : Fernando

Manual de Procedimientos General

OMEGA

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ndice
Presentacin Introduccin Descripcin de Omega Misin rea de Recursos Humanos

Procedimiento de Reclutamiento de Personal Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas
Procedimiento de Capacitacin Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de flujo Formas

Procedimiento de Nmina Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas rea de Compras Procedimiento de Compras de materia prima Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas rea de Ventas Procedimiento de Ventas y traslado de mercancas Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas

Elabor:

Revis:

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ndice
rea de Contabilidad Procedimiento de pago a proveedores Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Proceso Contable Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Cuentas por Pagar Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Presentacin de presupuestos para su aprobacin Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Elabor: Revis:

Asignacin de recursos financieros y materiales a las diversas reas que conformas la empresa Objetivos y Polticas Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Formas Anexos Glosario de trminos Crditos

Autoriz :

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Introduccin
El siguiente trabajo consiste en la elaboracin de un manual de procedimientos usando informacin suministrada por la empresa OMEGA en distintas reas administrativas como R.R.H.H, Contabilidad, Ventas, Etc. Posteriormente se realizar una descripcin detallada de los procesos internos de cada rea, con el fin de que sea lo ms entendible y grfico posible. Este manual de procedimientos tambin nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para as poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.

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Descripcin de Omega
Omega, es un Grupo 100% mexicano fundado hace 58 aos, que se mantiene como lder fabricante y distribuidor de los mejores hilos y estambres de Mxico. Actualmente, las marcas Omega, Tamm, La Abuela, La Espiga, La Campana y La Reforma son las ms reconocidas y utilizadas en las diversas labores de costura, tejido y bordado, as como en las industrias del calzado, tapicera, confeccin, tejido de punto y otras. La empresa siempre se ha caracterizado por ofrecer calidad, servicio variedad de productos, a travs, de Omega Distribuidora de Hilos. La cual es el proveedor ms representativo de los mejores artculos del mundo relacionados con hilos y estambres

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Misin

Producir hilos de alta resistencia satisfaciendo con calidad, servicio y prontitud de respuesta los requerimientos textiles con gran diversidad de productos garantizados, brindando asesora especializada y personalizada, manteniendo as el liderazgo nacional, mejorando la calidad de vida del personal y rentabilidad de la empresa, contribuyendo al desarrollo econmico y social del pas.

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PROCEDIMIENTOS AREA DE RECURSOS HUMANOS

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Procedimiento de Reclutamiento de Personal


OBJETIVO
Eleccin e introduccin del personal mas valioso a la empresa que cumpla los requerimientos necesarios para el puesto reclutado.

POLITICAS No dar preferencia a familiares o amigos para la eleccin del puesto Solo elegir personal que rena todos los requisitos Dar preferencia para cubrir la vacante a trabajadores que laboren en la empresa.

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PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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Descripcin Narrativa
No.
1 2 3 4 5 6 7 8

RESPONSABLE
Gerente de Recursos Humanos Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos

ACTIVIDAD
Publicacin de Vacantes Programas citas para la entrevista Llevar a cabo la entrevista programada Informar a las personas que fueron aceptadas Aplicar examen mdico a los seleccionados Elaborar exmenes psicomtricos. Entrevista final con personal aceptado. Firma de contrato

Documento/forma
Curriculum

Curriculum

Recursos Mdicos

Contrato

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PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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Diagrama de Flujo
Gerente de Recursos Humanos Informar a las personas que fueron aceptadas Gerente de Recursos Humanos

Publicacin de vacantes Curriculum

Informar a las personas que fueron aceptadas

Entrevista final con personal aceptado

Auxiliar

Aplicar examen mdico a los seleccionados

Firma de Contrato contrato

Programa citas para aplicar entrevistas

Elaborar exmenes psicomtricos

FIN

Lleva a cabo las entrevistas programadas Curriculum

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PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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Formas

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Manual de Procedimientos General PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

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Formas
Contrato

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Procedimiento de Capacitacin
OBJETIVO
Dar los conocimientos suficientes para el buen desempeo de las actividades de los trabajadores en su puesto a desempear. POLITICAS La capacitacin se impartir en horas dentro de la jornada de trabajo. Los capacitadores pueden ser trabajadores del mismo puesto con mayor experiencia.

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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

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Descripcin Narrativa
No. 1 2
3 4 5 6 7 8

RESPONSABLE Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Auxiliar


Auxiliar Auxiliar Capacitador Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos

ACTIVIDAD Convocar al personal para elaborar plan de capacitacin Aprobar el plan de capacitacin
Requerir al personal para la imparticin de programa de capacitacin Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitacin al curso a los empleados Registro de las persona a capacitar Aplicar curso de capacitacin Evaluar al personal despus de recibir el curso de capacitacin Elabora y entrega constancias por asistencia de los participantes al curso de capacitacin

Documento/forma

Registros

Constancias

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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

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Diagrama de Flujo
Auxiliar Requerir al personal para la imparticin de programa de capacitacin Capacitador

Convocar al personal para elaborar plan de capacitacin


Gerente de Recursos Humanos Aprobar el plan de capacitacin

Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitacin al curso a los empleados

Gerente de Recursos Humanos

Evaluar al personal despus de recibir el curso de capacitacin Elabora y entrega constancias por asistencia de los participantes al curso de capacitacin Constancias

Registro de las personas a capacitar Registro

Auxiliar

FIN

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PROCEDIMIENTO CAPACITACION

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Formas

CURSO DE CAPACITACION DE PERSONAL

Nombres del personal a capacitar: _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ Curso de capacitacin: ____________________________ Objetivos: ______________________________________ Descripcin del curso: _____________________________ Nombre del Instructor: ____________________________ Elabor: Revis: Autoriz :

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PROCEDIMIENTO CAPACITACION

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Formas

LA EMPRESA

Otorga la presente CONSTANCIA A ____________________


Por haber acreditado el curso de capacitacin. Ahora ya formas parte del equipo de OMEGA.

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Procedimiento de Nmina
OBJETIVO
Remunerar adecuadamente al trabajador por sus servicios prestados a la empresa. POLITICAS El salario debe ser mayor al mnimo de ley en un 8% como mnimo Otorgar 3 prestaciones adicionales a las que marca la ley

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

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Descripcin Narrativa
No.
1 2 3

RESPONSABLE
Auxiliar Auxiliar Auxiliar

ACTIVIDAD
Dar de alta al trabajador Elaborar estructura de la nmina Revisar inasistencias y retardos.

Documento/forma
Equipo de cmputo Estructura de nmina

4
5 6 7

Gerente de Recursos Humanos Auxiliar


Auxiliar Auxiliar

Revisar y aprobar la estructura de la nmina


Determinar fecha y hora para el pago de la nmina Realizar el pago de la nmina. Solicitar firma de trabajador de recibido y elaborar comprobante de pago y archivar una copia

Estructura de nmina

Comprobante y copia

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

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Diagrama de Flujo
Auxiliar Gerente de Recursos Humanos Solicitar firma de trabajador de recibido y elaborar comprobante de pago y archivar una copia Comprobante Copia

Dar de alta al trabajador

Revisar y aprobar estructura de nmina Estructura de nmina

Elaborar estructura de nmina Estructura de nmina

Auxiliar

FIN

Revisar inasistencias y retardos

Determinar fecha y hora para el pago de la nomina

Realizar el pago de la nomina

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

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Formas

Nmina
Departamento Concepto __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ ____________ SUBTOTALES IMSS

No. Trabajador
Periodo PUESTO

CURP

PERCEPCION DEDUCCION

NETO

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

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22/May/2012 22

Formas

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PROCEDIMIENTOS AREA DE COMPRAS

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Procedimiento de Compra de Materia Prima


OBJETIVO
Adquirir la materia prima a menor costo y con la mayor calidad posible en tiempo y forma adecuados para su proceso. POLITICAS La eleccin del proveedor deber ser en primer instancia por medio del catalogo de proveedores de la empresa. Las compras debern ser a crdito en un 50% como mnimo para procurar la liquidez de la empresa

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

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Descripcin Narrativa
No.
1 2 3 4 5 6 7

RESPONSABLE
Gerente de Compras Gerente de Compras Gerente de Compras Gerente de Compras Auxiliar Proveedor Auxiliar

ACTIVIDAD
Recibe la solicitud de compra de materia prima y archiva 1 copia Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto Consulta el catalogo de proveedores Elige al mejor proveedor de acuerdo a la solicitud de compra Elabora orden de compra y la enva al proveedor, archiva 1 copia Enva mercanca Recibe la materia prima y la almacena en el almacn

Documento/forma
Solicitud de compra, copia Solicitud de compra Catlogo de proveedores Catlogo de proveedores Orden de compra, copia

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

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Diagrama de Flujo
Gerente de Compras Elige al mejor proveedor de acuerdo a la solicitud de compra Catlogo de proveedor Envo de la mercancia Auxiliar Auxiliar Proveedor

Recibe la solicitud de compra de materia prima y archiva 1 copia Solicitud de compra Copia

Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto


Solicitud de compra

Elabora orden de compra y la enva al proveedor, archiva 1 copia Orden de compra Copia

Recibe la materia prima y la almacena en el almacn

Consulta el catlogo de proveedores


Catlogo de proveedor

FIN

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

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Formas

Solicitud de Compra
Nombre: _______________________________ ________________________ Fecha del pedido: ________________________ Entrega:__________________ Departamento que solicita: ________________ Descripcin

COTIZACI ON
Direccin: Fecha de Valor Total

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

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Formas
CATALOGO DE PROVEEDORES AREA DE COMPRAS
No. DE PROVEEDO R NOMBRE DEL PROVEEDOR NOMBRE DE CONTACTO

AREA DE COMPRAS

DOMICILIO

TELFONO

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

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Formas

OMEGA
Orden de compra
Proveedor: ________________________ Fecha del pedido: __________________ Fecha de pago:______________ Trminos de entrega:________________
Srvanse por este medio suministrarnos los siguientes No. ARTICULOartculos CANTIDAD PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

Elaborado por:________ Autorizado por:____________ Recibido por:________

Elabor:

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PROCEDIMIENTOS AREA DE VENTAS

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Procedimiento de Venta y Traslado de Mercancas


OBJETIVOS
Llevar acabo la transaccin de todos los productos terminados de la empresa, siendo autosuficientes, positivos, contando con los conocimientos necesarios y con la personalidad adecuada para poder transmitir una buena imagen de la empresa. Optimizar las actividades de venta

POLITICAS
Tener a tiempo el pedido del cliente, cubriendo todas sus expectativas El Precio de los productos terminados deber de ser mayor en un 30% como mnimo a su costo marginal. Terminar los productos elaborados o producidos con la mayor calidad posible.

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PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCAS

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Descripcin Narrativa
No.
1
2 3 4 5 6 7 8

Responsable Gerente de ventas


Auxiliar

Actividad Entrevista con el cliente para recibir solicitud de pedido del producto
Comprobar existencia en almacn del producto Programacin de la fecha de entrega del pedido

Documento/forma Solicitud de pedido


Productos terminados Recibo de compra Productos Dinero Comprobante de entrega Comprobante de entrega Comprobante de entrega

Encargado de logstica

Entrega de pedido al cliente Recibir el pago por el pedido Expedir el comprobante de entrega de pedido Solicitar firma del cliente

Gerente de ventas

Aprobar y archivar comprobantes de entrega

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCAS

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Diagrama de Flujo
Gerente de ventas Encargado de logstica Solicita firme al cliente Comprobante Entrevista al cliente para recibir solicitud de pedido de producto Solicitud de pedido

Entrega pedido al cliente

Gerente de ventas

Auxiliar

Recibe pago por el pedido

Aprueba y archiva comprobantes de entrega

Comprueba existencia del producto


Expide comprobante de entrega FIN Comprobante

Programa la fecha de entrega del producto


Recibo de compra

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCAS

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DIRECCIN: CIUDAD, EDO. O PROVINCIA TELEFONO PARA: FAX CIUDAD, EDO. O PROVINCIA TELEFONO PARA: FAX

NOMBRE
COMPAA FECHA DEL PEDIDO DE COMPRA

NOMBRE
COMPAA

SOLICITANTE

MEDIO DE ENVO

PUNTO DE F.A.B.

TRMINOS

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIN

PRECIO POR UNIDAD

TOTAL

SUBTOTAL Realice este pedido de acuerdo con los precios, trminos, mtodo de entrega y especificaciones enumeradas anteriormente. .Enve toda la correspondencia a: ENVO Y ADMINISTRACIN OTROS

Elabor:

Revis:

TOTAL

Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCAS

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RECIBO DE COMPRA
FECHA DEL PEDIDO__________________ FECHA DEL PAGO_______________ TERMINOS DE ENTREGA_______________ NO. ARTICULO CANTIDAD PRECIO UNITARIO PREDIO TOTAL

ELABORADO POR ___________

AUTORIZADO POR________

RECIBIDO POR___________

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCAS

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22/May/2012 36

COMPROBANTE DE ENTREGA

UNIDADES

CLIENTE

PRECIO

REMITENTE

FIRMA DEL ENCARGADO

Elabor:

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PROCEDIMIENTOS AREA DE CONTABILIDAD

Elabor:

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Procedimiento de Pago a Proveedores

OBJETIVOS
Saldar las deudas con nuestros proveedores a tiempo para crear una buena relacin y adquirir mayores facilidades de pago as como la posible disminucin de intereses.

Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos.

POLITICAS
El pago a proveedores deber de ser en el orden que se adquirieron las deudas Las deudas menores a $35,000 debern pagarse de contado y no necesita la aprobacin del gerente Las deudas superiores a $35,000 debern pagarse 50% a crdito como mnimo.

Elabor:

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Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

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Descripcin Narrativa
No. 1 2 Responsable Auxiliar Actividad Revisar deuda con proveedor Revisar condiciones y plazos de pago Documento/forma Documentos por pagar Documentos por pagar

3
4 5 6 7 8

Gerente de finanzas

Revisar si la deuda a cubrir esta dentro de nuestras posibilidades


Negociacin con clientes para la forma y plazos de pago

Auxiliar Gerente de finanzas

Elaborar plan de financiamiento para el pago Aprobacin de plan de pago Llevara a cabo el pago

Plan de financiamiento

Dinero Comprobante de pago

Auxiliar

Archivar comprobante efectuado

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

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Diagrama de Flujo
Auxiliar

Negocia con clientes

Lleva a cabo plan de pago

Revisa deuda con proveedor


Dctos. Por pagar

Auxiliar

Auxiliar

Revisa condiciones y plazos de pago Dctos. Por pagar

Elabora plan de financiamiento Plan

Archiva comprobante efectuado Comprobante

Gerente de finanzas Gerente de finanzas FIN

Aprueba plan de pago Revisa si la deuda a cubrir esta dentro de las posibilidades

Elabor:

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PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

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DOCUMENTOS POR PAGAR

FECHA

DOCUMENTOS POR PAGAR

PROVEEDOR

MONTO

DOCUMENTO

FIRMA DE G. DE PRESUPUESTO

FIRMA DE GERENTE DE CONTABILIDAD

Elabor:

Revis:

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PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

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22/May/2012 42

Formas PLAN FINANCIERO


MONTO PRESUPUESTO ESTIMADO SUBTOTAL FINANCIERO CONFIRMADO POR FINANCIAR APORTE HONORARIOS APORTE SERVICIOS GABINETE APORTE INVERSOR PRIVADO FONDOS NACIONALES FONA 2012 STATUS

FONDOS INTERNACIONALES

Elabor:

Revis:

Autoriz :

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

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COMPROBANTE DE PAGO FECHA DE REALIZACIN: FECHA DE PAGO: NOMBRE DEL PROVEEDOR A QUIEN SE LE PAGAR: El pago ____que solicit con xito debido ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________. Nombre y Firma Firma de Firma de Gerente de Contador en Subdirector de Contabilidad Turno Administrativo
Elabor: Revis: Autoriz :

Monto a pagar: $ M.N

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22/May/2012 44

Proceso Contable

OBJETIVOS
Establecer en trminos monetarios, la informacin histrica o predictiva, la cuanta de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.

Elaborar la contabilidad de toda la empresa para el cumplimiento del envi de declaraciones informativas de pago de impuestos.

POLITICAS
El proceso se debe de realizar a tiempo para evitar mutas y recargos que generen pasivos a la empresa. Contar con los estados financieros mensuales para contar con la situacin Financiera en que se encuentra la empresa.

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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PROCESO CONTABLE

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22/May/2012 45

Descripcin Narrativa
No.
1 2 3 4 5 6 7 8 Gerente de contabilidad Gerente de contabilidad Auxiliar contable

Responsable
Auxiliar contable

Actividad
Requiere la documentacin a los departamentos Elaboracin de plizas y estados financieros Revisin de la contabilidad Preparacin de documentacin para envi de declaraciones Envi de declaraciones IETU Impresin de acuses de recibido por parte de Hacienda Archivo de documentacin Informar sobre situacin financiera a la junta de accionistas

Documento/forma
Documentos Plizas, estados financieros

Declaracin Declaracin Acuse de recibo Documetnos

Elabor:

Revis:

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PROCESO CONTABLE

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22/May/2012 46

Diagrama de Flujo
Auxiliar contable Auxiliar contable Archiva la documentacin

Requiere la documentacin a los departamentos

Prepara la documentacin para enviarla


Declaracin

Gerente de contabilidad

Elabora plizas y estados financieros


Estados financieros

Enva las declaraciones a IETU


Declaracin

Informa sobre la situacin financiera a los accionistas

Gerente de contabilidad

Imprime acuse de recibo


Acuse de recibo

FIN

Revisa la contabilidad

Elabor:

Revis:

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PROCESO CONTABLE

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22/May/2012 47

CHEQUE POLIZA

CONCEPTO DEL PAGO

FIRMA CHEQUE RECIBIDO

DISTRIBUCION: CHEQUE , COPIA A COLOR, ARCHIVO CON COMPROBANTE COPIA EN BLANCO Y NEGRO

CUENTA

SUBCUEN TA

NOMBRE

PARCIAL

DEBE

HABER

SUMAS IGUALES HECHO POR


Elabor:

REVISADO

AUTORIZADO

AUXILIRAES

Revis:

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PROCESO CONTABLE

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22/May/2012 48

OMEGA Estado de Resultados Del____de _____________ al ____ de ______________ de ______ Ventas


Dev. Desc y Bonif. s/Ventas Ventas Netas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacin: Gastos de Venta Gastos de Admn Utilidad de Operacin Otros Gastos Otros ingresos ISR y PTU Utilidad Neta

Elabor:

Revis:

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Manual de procedimientos

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22/May/2012 49

DECLARACIN DEL EJERCICIO


C.EROGACIONES EFECTUADAS
SUELDOS, SALARIOS Y GASTOS RELACIONADOS HONORARIOS PAGADOS A PERSONAS FISICAS INTERESES DEVENGADOS DONATIVOS OTORGADOS CUOTA AL IMSS SEGUROS Y FIANZAS VIATICOS Y SEGUROS DE VIAJE CREDITO AL SALARIO OTRAS EROGACIONES

APLICA

MONTO

Elabor:

Revis:

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PROCESO CONTABLE

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ACUSE DE RECIBO

FECHA:

Por medio de la presente el da de hoy acusamos recibo el pedido de artculos que habamos realizado el pasado ____________ de_____________ de______________. Hemos dado la conformidad a la empresa de transportes al no observar ninguna anomala en las condiciones de entrega del producto.

Firma del encargado

Elabor:

Revis:

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22/May/2012 51

Cuentas por Pagar

OBJETIVOS
Saldar las cuentas por pagar, con el fin de no contraer deudas impagables, ni montos con intereses, por pago tardo.

POLITICAS
La informacin se tiene que pedir al Gerente de Contabilidad. La informacin es confidencial. El Gerente de Contabilidad y el Subdirector administrativo son los nicos facultados para saldar cuentas.

La informacin debe dase en formato digital y/o escrito, con fin de comprobar la misma.
Los pagos solo puede hacerlo el Gerente de Contabilidad en efectivo o con cheque.

Elabor:

Revis:

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CUENTAS POR PAGAR

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22/May/2012 52

Descripcin Narrativa
No.
1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 Gerente de Contabilidad

Responsable
Subdirector Administrativo

Actividad
Enva al Contador solicitud de los estados financieros Revisa que cuentas hay por pagar Enva solicitud de pago al Gerente de Contabilidad Recibe y decide si realizar o no el pago Si se realiza el pago, se da por terminado el procedimiento. En caso de no realizarse el pago, se deber justificar dicho hecho

Documento/Forma
Solicitud de EF

Solicitud de Pago Solicitud de Pago

Justificacin de Pago

2.3
3 Subdirector Administrativo

Enva justificacin.
Decide y revisa si no existen los recursos para pagar, este se detiene o bien la cuenta es saldada.

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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CUENTAS POR PAGAR

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22/May/2012 53

Diagrama de Flujo
Subdirector Administrativo Enva al contador solicitud de Estados Financieros
S O L E F

Gerente de Contabilidad
S O L P A G

Director Administrativo

Recibe y decide si realizar o no el pago Si

Decide y revisa si hay los recursos para pagar, este se detiene o se salda la cuenta

Revisa que cuentas hay por pagar No Enva solicitud de pago al Gerente de Contabilidad
S O L P A G

Se realiza el pago y se termina el procedimiento

Se justifica el porque no se hizo el pago

FIN

Se enva Justificacin de pago


JUSTIFICACION P

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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CUENTAS POR PAGAR

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22/May/2012 54

SOLICITUD DE ESTADOS FINANCIEROS

FECHA:

Por medio de la presente solicito(amos) los estados financieros correspondientes del periodo: __________al_________, con el fin de utilizarlos como informacin de apoyo para:_____________________ ______________________________________________________ ___. NOMBRE DEL SOLICITANTE: NOMBRE DEL CONTADOR EN TURNO: REA SOLICITANTE:

FIRMA DEL SOLICITANTE

FIRMA DEL CONTADOR

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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CUENTAS POR PAGAR

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22/May/2012 55

JUSTIFICACIN DE PAGO A PROVEEDORES/CLIENTES Fecha de realizacin: Fecha de pago: Nombre del cliente o proveedor a quien se le pagar: El pago ____se realiz con xito debido a_________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________. y Firma Nombre Firma de Firma de Gerente de Contador en Subdirector de Contabilidad Turno Administrativo
Elabor: Revis: Autoriz :

Monto a pagar: $ M.N

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22/May/2012 56

Presentacin de Presupuestos para su Aprobacin

OBJETIVOS
Controlar el buen manejo del presupuesto evitando fraudes o un mal manejo de este, con el fin de maximizar los recursos y minimizar la prdida, llevando el logro de objetivos.

POLITICAS
El subdirector administrativo tiene la obligacin de verificar todo el presupuesto y ajustarlo. Solo los participantes en dicho procedimiento estn autorizados a manejar la informacin obtenida. Todos los participantes en el procedimiento deben de firmar cada uno de los documentos emitidos. Todos los participantes deben de mostrar un papel que los avale como encargados de su rea para el presupuesto
Elabor: Revis: Autoriz :

PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION

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Descripcin Narrativa
No. Responsable Actividad Documento/forma

Subdireccin administrativa
Gerente de Presupuestos

Notifica la necesidad de generar el presupuesto anual para el siguiente ejercicio


Recibe informacin y evala toda la informacin requerida para realizar los presupuestos Genera el presupuesto para toda la empresa Enva el informe del presupuesto con toda la informacin de la empresa Recibe y evala el informe para ver si es correcto Verifica informacin y ajusta algunos trminos Realiza una revisin final y presenta informe correspondiente, firma el documento de autorizacin y lo enva

Aviso

Base de datos

3 4

Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos

Informe Informe

5 6 7

Subdireccin administrativa Subdireccin administrativa Subdireccin administrativa

Informe Ajuste Autorizacin

Gerente de Presupuestos

Verifica el informe y lo reparte a cada responsable de rea

Informe ya Autorizado

Elabor:

Revis:

Autoriz :

PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACIN

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22/May/2012 58

Subdirector Administrativo Notifica la necesidad de realizar el presupuesto anual Gerente de Presupuestos Recibe y evala toda la informacin para realizar presupuesto
A V I S O

Subdirector Administrativo Recibe y evala la informacin del presupuesto


IN F O R M E IN F O R M E

Gerente de Presupuestos Recibe el informe, lo verifica y lo reparte a cada responsable de rea


IN F A U T

Verifica informacin de nuevo y ajusta trminos


B D

FIN

Elabora el presupuesto de toda la empresa

IN F O R M E IN F O R M E

Se revisa finalmente el presupuesto y se autoriza para ser enviado

A U T O RI Z

Enva el informe del presupuesto de toda la empresa

Elabor:

Revis:

Autoriz :

PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION

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22/May/2012 59

NOTIFICACIN DE PRESUPUESTO ANUAL

FECHA:

La Subdireccin administrativa informa que la Gerencia de Presupuestos realizar una investigacin para reunir informacin de cada rea de la empresa, con el fin de generar el nuevo presupuesto . Nombre del rea que Recibe Nombre del Gerente del rea: Presupuesto de rea Requerido:

Firma del Gerente de rea

Firma de Subdirector Administrativo

Elabor:

Revis:

Autoriz :

PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION

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22/May/2012 60

PRESUPUESTO ANUAL POR REA ADMINISTRATIVA


FECHA: REA:

Presupuesto de rea Requerido:$ M.N $

Presupuesto Otorgado para el siguiente ejercicio: M.N Nombre del Gerente del rea:

La Gerencia de Presupuestos da a conocer que el presupuesto antes mencionado incluye los gastos asimilados y necesarios para el buen funcionamiento del rea administrativa correspondiente.

Firma del Gerente de rea


Elabor: Revis:

Firma Gerente de Presupuestos


Autoriz :

PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION

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22/May/2012 61

PRESUPUESTO ANUAL DE LA EMPRESA OMEGA


FECHA: REA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO OTORGADO FIRMA DEL GERENTE DEL REA

G. de Presupuestos
Elabor: Revis:

PRESUPUESTO TOTAL: $ M.N


Autoriz :

PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION

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22/May/2012 62

PRESUPUESTO ANUAL DE LA EMPRESA OMEGA


FECHA: REA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO OTORGADO FIRMA DEL GERENTE DEL REA

G. de Presupuestos
Elabor: Revis:

PRESUPUESTO TOTAL: $ M.N

Autoriz :

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22/May/2012 63

Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
OBJETIVOS
Que la empresa logre maximizar todos sus recursos para lograr mayor productividad, evitando la fuga de estos o su desperdicio, manteniendo la estabilidad de la empresa, con el fin de obtener los resultados estimados.

POLITICAS
Asignar siempre la cantidad correcta y exacta de recursos a cada uno de los departamentos de la organizacin, esto con el fin de evitar fraudes. La informacin generada por la Gerencia de Presupuestos solo podr ser verificada y revisada con el fin de confirmar que los recursos asignados sean los idneos para el rea correspondiente. La Gerencia de Presupuestos tiene la obligacin de llevar un control sobre la asignacin de los recursos para tomar decisiones. La gerencia de presupuestos debe de dar una justificacin del monto de los recursos dados a cada rea.
Elabor: Revis: Autoriz :

Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.

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22/May/2012 64

Descripcin Narrativa
No. 1 2 3 Responsable Subdirector Administrativo Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos Actividad Notifica la necesidad de asignar los recursos financieros y materiales para el ao siguiente Recibe la notificacin y evala los Estados Financieros para poder generar la informacin para le ao siguiente Enva notificacin al Gerente de Contabilidad para realizar una junta Documento/forma Aviso Estados Financieros Aviso

4
5 6 7 8 9

Gerente de Contabilidad
Gerente de Contabilidad y G. de Presupuestos Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos Gerente de Presupuestos Subdirector Administrativo

Recibe la notificacin y propone la fecha para hacer la junta


Se renen y se estipula que el gerente de Contabilidad proporcione toda la informacin pertinente para la gerencia de presupuestos Investiga los requerimientos de cada rea de la empresa, se obtienen datos y evala el pronostico del presupuesto anual Revisa los Edos Financieros del ao pasado y verifica que haya liquidez para el presupuesto Se confirma la liquidez de la empresa y se notifica el siguiente presupuesto anual Verifica el presupuesto y lo autoriza, notifica a todas las reas el presupuesto para el siguiente ao

Aviso
Acuerdo Investigacin y pronstico del presupuesto Estados Financieros Y pronsticos del presupuesto Notificacin Autorizacin del presupuesto

Elabor:

Revis:

Autoriz :

Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
Subdirector Administrativo Notifica la importancia de asignar los recursos financieros y materiales para el siguiente ao Gerente de Presupuestos Recibe la notificacin y evala los Edos Financieros del ao pasado Genera informacin y notifica al Gerente de Contabilidad para agendar junta Gerente de Contabilidad Recibe notificacin y propone fecha para la junta A V I S O A V I S O G. de Contabilidad y G. de Presupuestos Se estipula que el G. de Conta proporcione toda la informacin al G. de Presupuestos Gerente de Presupuestos Investiga, obtiene datos de cada rea y evala el pronostico del presupuesto anual Revisa los Edos Financieros del ao pasado y verifica liquidez para presupuesto Subdirector Administrativo

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22/May/2012 65

A C U E R D O

Verifica y autoriza el presupuesto , lo reparte a cada rea de la empresa

P R E S P

FIN I P y P . P

E F A V I S O

E F
N O T I F

Se confirma la liquidez de la empresa y se notifica el siguiente presupuesto anual

Elabor:

Revis:

Autoriz :

Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.

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22/May/2012 66

AVISO DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES

FECHA:

Por medio de la presente solicito(amos) la apertura de la investigacin de recursos por rea, con el fin de elaborar un presupuesto por rea y general de la empresa. Debe redactarse el monto de todos los recursos pedidos para poder hacer el ejercicio siguiente. NOMBRE DEL REA: NOMBRE DEL CONTADOR EN TURNO:

Firma de Gerente de rea


Elabor: Revis:

Firma de Subdirector Administrativo


Autoriz :

Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.

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22/May/2012 67

AVISO
Gerente de Contabilidad:

FECHA:

Por medio de la presente le informo a usted que el da___de______de201__, se realizara la junta para tratar el asunto con respecto a la asignacin de los recursos materiales y financieros de cada rea. Esperando contar con su presencia y apoyo puntualmente. GRACIAS

Hora de la junta:

Sala de Juntas no:

Subdirector Administrativo

Gerente de Presupuestos

Elabor:

Revis:

Autoriz :

Asignacin de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.

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22/May/2012 68

PRONSTICO DE PRESUPUESTO DE OMEGA


REA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO

FECHA:

RECURSOS FINANCIEROS Y/O MATERIALES

PRNOSTICO TOTAL: $ M.N G. de Presupuestos


Elabor: Revis: Autoriz :

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22/May/2012 69

anexos

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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22/May/2012 70

Glosario de trminos

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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22/May/2012 71

Conceptos utilizados en el manual


Recursos mdicos: Recursos que se utilizaran en el examen mdico como la papelera, vacunas, y dems material a utilizar en su aplicacin.
Examen psicomtrico: instrumento que permite pronosticar las perspectivas de xito de los interesados a ingresar a los diferentes establecimientos. Capacitacin: Proceso continuo de enseanza-aprendizaje, se desarrollan habilidades.

Reclutamiento: Procedimientos que se implementarn con el objetivo de atraer personal.


Nmina: Relacin de empleados a percibir un salario. Gerente de ventas: Administra las ventas a nivel Nacional; supervisa y recibe informes de las tres zonas del pas a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota. Solicitud de pedido: es una peticin u orden para compras, con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Productos terminados: son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Elabor:

Revis:

Autoriz :

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Documentos por pagar: Aquellos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominacin las hipotecas, las cdulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulacin. Plan de financiamiento: es una proyeccin de con que tipos de instrumentos financieros (prestamos, crditos) se van a cubrir los gastos de la empresa, el plan debe de incluir como se va a pagar tambin, y el tiempo y forma de los mismos. Gerente de contabilidad: Es la funcionaria encargada del departamento de contabilidad, responsable de que se lleven correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparacin de los informes financieros y estadsticos que sean necesarios. Plizas: Es el documento de carcter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Accionistas: Persona fsica o jurdica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades annimas o comanditarias que pueden existir en el marco jurdico de cada pas. Pronstico: Anunciar un hecho futuro o la evolucin de un proceso a partir de criterios lgicos o cientficos. Estados financieros: Informes que utilizan las instituciones para informar de la situacin econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.

Elabor:

Revis:

Autoriz :

CREDITOS
Nombre: Fernando Bedolla Alvarado Edad: 20 aos Estudiante de Administracin

Nombre: Diego Enrique Martnez Prez Edad: 20 aos Estudiante de Administracin

Nombre: Ricardo Josu Mendizbal Vilchis Edad: 19 aos Estudiante de Administracin Fecha de nacimiento: 03/04/1993 Aptitudes y/o Actitudes: Optimista, Radical, Responsable, Dedicado al estudio, Lder, Inteligente, Creativo, Proactivo, Servicial, Etc. bueno para coordinando trabajos e implementar soluciones a cualquier tarea, trato de buscar siempre el lado bueno a las cosas, soy realista,