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Curso de Google Apps

1.1 Introducción a Gmail


1.1 Introducción e historia de Gmail
• Gmail fue un proyecto iniciado por
desarrolladores de Google como Paul
Buchheit varios años antes de que se
anunciara al público. Inicialmente, Gmail
estaba disponible para uso exclusivo de los
empleados de Google internamente. Google
anunció Gmail para el público el 1 de abril de
2004. El soporte de IMAP se añadió el 24 de
octubre de 2007.
1.1 Introducción e historia de Gmail
• Gmail, llamado en otros lugares Google Mail
(Alemania, Austria y Reino Unido) por problemas
legales, es un servicio de correo electrónico con
posibilidades POP3 e IMAP gratuito proporcionado por
la empresa estadounidense Google a partir del 15 de
abril de 2004 y que ha captado la atención de los
medios de información por sus innovaciones
tecnológicas, su capacidad , y por algunas noticias que
alertaban sobre la violación de la privacidad de los
usuarios. Tras más de 5 años, el servicio de Gmail,
junto con Google Calendar, Google Docs, Google Talk y
Google Buzz; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad
de Beta y pasaron a ser productos terminados.
1.1 Introducción e historia de Gmail
• Este servicio ofrece una capacidad de
almacenamiento de más de 7 GB y Google afirma
que esta cifra seguirá en aumento. Actualmente
la tasa de crecimiento es de aproximadamente 4
bytes por segundo. Desde sus comienzos, Gmail
había superado significativamente la oferta de
almacenamiento de sus principales competidores
(Yahoo! Mail y Hotmail). Ahora se encuentra tras
Yahoo! Mail, AOL Mail y Windows Live Hotmail,
ya que estos comparten el primer lugar al ofrecer
espacio ilimitado.
1.1 Introducción e historia de Gmail
• Este servicio destacó entre otras cosas por utilizar un
sistema de búsqueda de mensajes simple y avanzado, como
cambiar el idioma, poner aviso de vacaciones, similar al del
buscador de webs de Google, al cual se debió su eslogan
"Busca, no ordenes". Además, proporciona un mecanismo
de etiquetado de mensajes, que amplía las posibilidades de
las tradicionales carpetas.

• La interfaz de Gmail está disponible ya en cuarenta idiomas,


incluyendo el castellano y catalán. Utiliza tecnología AJAX,
siendo pioneros en emplearla, aunque también dispone de
una interfaz basada en HTML+CSS útil para navegadores
antiguos o no compatibles.
1.1 Introducción e historia de Gmail
• Otro aspecto interesante es el filtro de mensajes
que dispone de muchas opciones más allá de
etiquetar los mensajes automáticamente.
• El tamaño máximo de cada mensaje (texto y
archivos adjuntos) es de 25 MB.
• El ingreso en la cuenta se realiza cifrado con SSL.
Salvo en caso de los navegadores antiguos en los
cuales la conexión es sin cifrado.
• La página de correo también se puede cifrar por
SSL.
1.1 Introducción e historia de Gmail
• Gmail está disponible para dispositivos móviles,
aunque Gmail mobile no presenta todas las
características del servicio tradicional. Además de
acceso por el navegador de un teléfono móvil
existe una aplicación Java para gran cantidad de
teléfonos compatibles.
• Navegadores soportados: Internet Explorer,
Mozilla Firefox, Safari, K-Meleon, Opera, Google
Chrome; con soporte parcial para el navegador
AOL y Konqueror.
Acceso a la cuenta Gmail
Acceso a la cuenta Gmail
• Introducir usuario y contraseña
Descripción de la interfaz Gmail
Google
apps

Bandeja de
entrada

Google Talk
1.2 Enviar y redactar mensajes
Redactar un mensaje
• Hacer click en el botón “redactar”
Pulsa
aquí
Redactar un mensaje
• Aquí podéis ver el inicio de redacción de un
mensaje.

Iconos para dar formato al


mensaje
Añadir destinatarios a un mensaje

Destinatario
Insertar una imagen

Pulsa
aquí
Insertar una imagen

Barra de estado
de carga de
imagen
Revisión ortográfica
• ¡De gran ayuda, automático y en varios
idiomas!

Corrector
ortográfico
Añadir archivos adjuntos
• ¡De la misma forma que una imagen!
Solicitar confirmación de lectura
• De momento sólo disponible para Google
Apps for Business and Goverment 
Configuración de la firma de correo
Configur
ación
Configuración de la firma de correo
• Esta es la ventana de configuración de Gmail
• ¡¡Podemos insertar y personalizar una firma!!
Guardar un mensaje como borrador
• Lo guardas y lo envías más tarde…
Borrador
1.3 Conversaciones
Introducción: Concepto de
conversación
• La idea es simple: Se trata de agrupar los
mensajes que hablan del mismo tema.

• Así podréis seguir el hilo de la conversación.

• Esta característica está habilitada por defecto.


Configuración vista de conversación
• Viene ya configurada, podéis ver el número de
correos entre paréntesis.

Conversación de 8 correos
Marcar mensajes como no leídos
• ¡¡Selecciona el mensaje y márcalo!!

Márcalo

Selecciona
1.4 Responder y reenviar
mensajes
Responder/reenviar un mensaje
• 2 funciones en 1

Responde
/reenvía
Reenviar una conversación
• ¡Reenvía una conversación entera con un solo
click!

Pulsa aquí
Mensajes enviados

Pulsa aquí
Imprimir mensajes y conversaciones
• Imprime mensajes y conversaciones de la
misma manera

Imprimir
1.5. Administración de archivos
adjuntos
Descarga de archivos adjuntos
• Un mensaje con un archivo adjunto se
identifica con un icono de un “clip”.
Archivo
adjunto
1.6. Organización de la bandeja
de entrada: recibidos
Etiquetas
• Las etiquetas son: recibidos, destacados,
importante, chats, enviados, borradores,
spam, todos y papelera.
Etiquetas
• Personaliza tus etiquetas y llámalas como
quieras. Muéstrala u ocúltala.
Destacados
• Es una etiqueta más. Viene por defecto en
Gmail.
• Úsala para archivar los mensajes que
consideres importantes.
Archivar
• Archivar mensajes te permite limpiar la
carpeta Recibidos moviendo los correos a la
etiqueta Todos. De este modo, no tendrás que
eliminar ningún mensaje. Es lo mismo que
archivar un documento para tenerlo seguro en
lugar de echarlo a la papelera.
Búsqueda de mensajes
• ¡Ojo: búscalos en el correo y no en la web!

¡Búscalo
aquí!
Eliminación de mensajes
• Selecciónalo primero y pulsa a la papelera!

¡Borra lo que no
te interese!
Otra configuración interesante.
Configuración de respuesta automática

• Sencillo: ves a configuración y crea una


respuesta automática para cuando no estés en
la oficina, por ejemplo.
Delegación de correo
• Puedes delegar el acceso a tu cuenta de Gmail
a otra persona para que consulte, envíe y
elimine mensajes en tu nombre. Por ejemplo,
puedes delegar derechos de correo
electrónico a un administrador de tu
organización o delegar el acceso a tu correo
personal a tu pareja.
Delegación de correo
• Añade la cuenta a la que quieres cederle
derechos. OJO: sólo pueden ser cuentas
Gmail.

Dale permiso a otra


cuenta
Contactos
• Accede a contactos para gestionarlos.
Contactos
• Crea tu lista o impórtala de Google+
Tareas
Tareas
Google Talk
¿Qué es Google Talk?
• Google Talk es un servicio sencillo y gratuito que
permite realizar llamadas de voz y enviar
mensajes instantáneos. Se trata de una aplicación
descargable de Windows que permite que las
comunicaciones en tiempo real sean simples e
intuitivas. Cuando hayas instalado Google Talk en
tu equipo, regístrate con tu nombre de usuario y
contraseña de Gmail. Tus contactos de Gmail se
incluirán automáticamente en tu Lista de amigos
de Google Talk, de modo que podrás llamar y
chatear con ellos cuando se instalen Google Talk.
¿Qué es Google Talk?
• Lo único que necesitas para realizar llamadas con
Google Talk es una dirección de Gmail, una conexión a
Internet, un micrófono y unos altavoces. Eso es todo.
Da igual que tus amigos se encuentren en la otra punta
del mundo, podrás hablar con ellos durante el tiempo
que quieras. Todas las llamadas son gratuitas y la
calidad de voz es excelente. Para obtener una calidad
óptima, recomendamos el uso de auriculares. Google
Talk también realiza las mismas funciones que el
Notificador de Gmail; puede mostrar notificaciones de
mensajes nuevos en tu cuenta de Gmail, así como de
llamadas o chats entrantes.
Google Talk
• Puedes descargarte dicha aplicación de 2
maneras:
– Para añadirla al entorno Gmail
– Como una app nueva
Google
Talk
Puedes observar
como Google Talk
está integrado en
Gmail.

Se trata de un chat
de mensajes y
llamadas de voz y
vídeo con tus
contactos Gmail.
Google Calendar
¿Qué es Google Calendar?
• Es un calendario integrado en Gmail
¿Qué es Google Calendar?
• Google Calendar, cuyo nombre código
anterior era CL2, es una agenda y calendario
electrónico desarrollado por Google. Permite
sincronizarlo con los contactos de Gmail de
manera que podamos invitarlos y compartir
eventos.Los usuarios no están obligados a
tener una cuenta de Gmail, sí deben disponer
de un Google Account para poder usar el
software
Creación y edición de eventos

Crea un
evento
Creación y edición de eventos
• ¡¡Crea un evento a tu gusto!!
Notificaciones y
recordatorios
La notificaciones puede ser de
2 maneras:
Ventana emergente
Correo electrónico
Notificaciones y recordatorios
• Puedes ver tu evento creado en tu calendario
Eliminar un evento
• Elimínalo deslizando el ratón sobre éste.
Tareas
• Puedes visualizar en Google calendar las
tareas creadas anteriormente.
Calendarios compartidos
• Puedes compartir tus calendarios con más
gente

Entra en la
configuración
Calendarios compartidos
Calendarios compartidos
Google Docs
¿Qué es Google Docs?
• Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google
Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado
en Web para crear documentos en línea con la
posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un
Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa
de presentación básico y un editor de formularios
destinados a encuestas. A partir de enero del 2010,
Google ha empezado a aceptar cualquier archivo en
Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento
online con un máximo de 1 GB (con expansiones por
costos adicionales) y preparando el camino para
Google Chrome OS.
Trabajar con Google Docs
• Aquí podéis ver documentos ya creados
Subir y exportar
documentos
Puedes crear documentos de texto,
hojas de cálculo, una presentación,
etc….
Ejemplo de hoja de cálculo
• ¿Conocéis Microsoft Excel? Pues esto es casi
lo mismo :D
Compartir, publicar y
colaborar.
Puedes compartir tus documentos con
tus contactos de Gmail. Éstos pueden
modificarlos y así entre todos podéis
disponer de dichos documentos en
cualquier momento. Tan sólo
necesitáis 3 cosas:
Cuenta gmail
Ordenador
Acceso a Internet
5. Almacenamiento 2.0: ¿qué nube
elegir?
• Con la llegada de Google Drive, el panorama del
almacenamiento en la nube está revolucionado. Ya existían
varios servicios muy conocidos, que ofrecen espacio,
funciones y formas de acceso diferentes, pero la
popularidad de los servicios online de Google le conceden
un 'plus' a la hora de llegar a los internautas.
• Muchos usuarios se están preguntando cuál es el servicio
de almacenamiento en nube que mejor les conviene y por
eso es conveniente analizar cuáles son las principales
características que ofrece cada uno. ¿Gratis o de pago?
¿Móvil o sobremesa? ¿Más o menos tamaño? Y, en
definitiva: ¿Aplicación o web? ¿SkyDrive, iCloud, Dropbox o
el recién llegado Google Drive?
• Compañía: Microsoft Corporation
• Ha incurrido en el mercado justo antes que Google Drive
• Ventajas: capacidad gratuita (7GB por defecto, ampliable gratis a 25
GB si tienes cuenta Hotmail anterior al 25/04/2012) y fácil acceso.
Posibilidad de editar contenidos en tiempo real con varios usuarios
simultáneos (ideal para trabajar en grupo!)
• S.o. compatibles: PC y MAC por web y acceso remoto (ios incluido),
Windows Phone y web para móviles.
• Desventaja: no compatible (por ahora) con Android ios. Pero si
funciona la app OneNote de Microsoft para android, que permite
crear multitud archivos sobre la marcha.
• Otra desventaja, a pesar de su gran capacidad gratuita, el tamaño
máximo por archivo ha de ser de 2 GB -300MB en caso de subidas a
la web.
• Servicios de pago: 100 GB/50$/año
• Compañía: Google Inc.
• Llegada muy esperada por los usuarios, de hecho parten con 5
millones de usuarios en aplicación android, ya que GG Drive es una
actualización de Google Docs.
• Ventajas: compatibilidad total con Google Docs. Los archivos del
ordenador se sincronizan automáticamente con la web.
• S.o. compatibles: PC, Android.
• Desventaja: no compatible (por ahora) con IPhone, iPad y Windows
Phone. Tamaño límite de subida son 10 GB, con almacenamiento
inicial de 5 GB.
• Otra desventaja, los usuarios pueden tener problemas de acceso
durante los primeros momentos si su cuenta no está verificada.
• Servicios de pago: 100 GB/60$/año.
• Compañía: Apple inc.
• Ventajas: compatibilidad total con sistemas Apple. No
límite de tamaño archivo. Sincronización perfecta entre Ios
y Mac (correo, contactos, calendario, notas, imágenes,
documentos, etc…). Almacenamiento gratuiro de 5GB.
• S.o. compatibles: sistemas Apple y Windows 7 (con
limitaciones).
• Desventaja: no compatible con demás s.o. Otra desventaja,
los usuarios pueden tener problemas de acceso durante los
primeros momentos si su cuenta no está verificada.
• Servicios de pago: 50 GB/100$/año (el más caro de todos)
• Compañía: Dropbox
• Es el más popular de todos ellos hasta ahora.
• S.o. compatibles: s.o. Linux, dispositivos como Blackberry,
iPhone, iPad, Android, web móvil salvo Windows Phone.
• Ventajas: compatibilidad elevada. Divulgación: si un usuario
comparte una app con un amigo, ambos consiguen 500 MB
gratuitos; inicialmente 2 GB.
• Desventaja: Caro en servicios de pago. No permite
modificar en tiempo real documentos entre varias
personas.
• Servicios de pago: 50 GB/100$/año y 100 GB/200$/año.
SkyDrive, una gran opción
• Mientras Google se pensaba si lanzar o no su servicio, Apple lo
capaba -fiel a su estilo- y Dropbox crecía de forma sostenida, con un
servicio muy completo y funcional, siendo una opción muy a tener
en cuenta por cualquier tipo de usuario.
• Por su parte, Microsoft ha hecho de Skydrive un producto bastante
redondo. Ofrece 25 GB gratis para millones de usuarios que
disponen de cuenta Microsoft desce hace años y 7 para los nuevos,
es compatible con casi todos los sistemas operativos -aunque no
tiene aplicación para Android-, permite edición online de
documentos de forma simultánea y los precios más competitivos.
• Lo cierto es que depende bastante del ecosistema preferente de
cada usuario a la hora de elegir, pero la de Microsoft es la opción
más recomendable para la mayoría de usuarios.
Fin