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Unidad IV El Planeamiento

ADMINISTRACIN I 2011

Planeamiento
Definicin: Acto de definir las metas de la organizacin, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organizacin. La planeacin puede ser formal e informal (esta ltima no hay nada escrito y pocas metas)

Planeamiento
Objetivos
Marca una direccin (rumbo) Reduce la incertidumbre

Reduce duplicacin de actividades


Establece criterios de control

Planeamiento
Relacin Planeacin vs Desempeo: La calidad del proceso de planeacin y de su implementacin influyen en la probabilidad de un mayor desempeo de la empresa (mayores utilidades, rendimiento financiero). Si la planeacin no trae un desempeo superior la causa puede ser la variacin del ambiente externo.

Planeamiento
Elementos claves de la Planeacin: Metas y Planes Metas: Resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones.

Planes: Documentos en los cuales se explican como se van a alcanzar las metas, as como los recursos necesarios, los plazos y otras acciones para completarlas.

Planeamiento
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Objetivos Econmicos
Incrementar los Ingresos Incrementar utilidades Incrementar Margen Bruto Aumentar rendimiento sobre capital invertido Cumplir el presupuesto Incrementar las ventas al mercado externo

Estratgicos
Incrementar participacin de mercado Incrementar la satisfaccin de los clientes Aumentar calidad de servicios Mejorar la imagen institucional Lograr un buen clima laboral Posicionar nuestra marca en el mercado

Tipos de Planes
ESTRATEGICOS VS OPERATIVOS: Estratgicos: se aplican a toda la organizacin, fijan metas y

tratan de posicionarla. Operativos: detallan como se alcanzaran las metas De Largo Plazo: mas de tres aos De corto Plazo: menores a un ao Especficos: sin lugar a interpretaciones Direccionales: establecen lneas generales, flexibles nico: atiende necesidad de una sola ocasin Permanentes: encauzan actividades repetitivas

Metodologa para fijar metas


Mtodo Tradicional: fijacin de metas por la alta
direccin

Mtodo APO (Administracin por Objetivos):


1- Se formulan objetivos y estrategias generales de la Organizacin 2-Los objetivos se asignan a divisiones, departamentos, unidades 3- Los gerentes de las unidades fijan objetivos de su rea con sus jefes 4-Los objetivos especficos se fijan con la participacin de todos los miembros del departamento 5-Gerentes y empleados definen planes de accin de cmo llegar a los objetivos 6-Se implementan los planes de accin 7-Se revisa el avance periodicamente y se realimenta 8- La obtencin de objetivos se refuerza con recompensas al desempeo

Metas bien diseadas


Caractersticas: Escritas en trminos de resultados Son mensurables y cuantificables Sealan claramente sus planes Difciles, pero posibles, representan desafos Se documentan, quedan por escrito Comunicadas a la organizacin

Pasos para fijar metas


Revisar la misin de la organizacin Evaluar los recursos disponibles Determinar las metas individualmente/equipo Escribirlas y comunicarlas a quienes deben

cumplirlas Revisar los resultados y ver si se consiguen las metas fijadas

Preparacin de planes
Factores contingentes de la planeacin (influencia en la preparacin de planes):
Planeamiento Estratgico

- Nivel de la organizacin

Direccin

-Grado de incertidumbre en el entorno


-Magnitud de los compromisos a futuro
Planeamiento Operativo

Gerentes medios Supervisores

Crticas al planeamiento
Produce inflexibilidad, nos atamos a los planes No se pueden trazar planes para un entorno dinmico Los planes formales no sustituyen la creatividad y la

intuicin

Concentra la atencin de los gerentes en el hoy

descuidando la supervivencia del maana

Planeamiento
(Un concepto de Planeacion de Empresas Russell Ackoff)

Definicin: La planeacin es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo Naturaleza del P: 1. Toma de decisin anticipada, antes de la accin 2. Necesaria cuando el futuro nos plantea un conjunto de decisiones interrelacionadas 3. Nos dirige hacia uno o mas estados futuros deseados 4. Posee elementos OPTIMISTAS o PESIMISTAS

Tctica y Estrategia
Planeacin Tctica Estratgica

Plazo
Decisiones Funciones

Corto
Inmediatas,

Mediano y largo

Orientada a Perspectiva

Duraderas, efectos difcilmente reversibles Se producen en niveles Abarca mas funciones y reducidos de la actividades organizacin Medios y fines para A los objetivos y recursos conseguir las metas necesarios De ajuste y reactiva Corporativa y de largo plazo

Partes del planeamiento


Proceso continuo No existen los planes definitivos Estos se renuevan en forma permanente Estn en constante revisin y ajuste Componentes de los planes 1. Fines 2. Medios 3. Recursos 4. Realizacin 5. Control

Filosofa de Planeacin
Satisfaciente
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Analiza pocas alternativas Considera pocas variables No realiza demasiadas modificaciones Se conforma con conseguir lo posible Se concentra en aspectos financieros y presupuestarios Presume que se har realidad FACTIBLE Es de bajo costo en trminos de tiempo, investigacin y dinero

Filosofa de Planeacin
Planeacin Optima
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Criterio de hacer Lo mejor posible Aplicacin de modelos matemticos Aplicacin de modelos y optimizacin Modelos de simulacin Analiza mltiples variables Considera un escenario cambiante Considera objetivos mltiples Buscan las mejores polticas, programas procedimientos

Filosofa de Planeacin
Adaptativa

Innovadora Se basa en el ejercicio de elaborar los planes en su proceso de creacin Se necesita constante adaptacin por falta de controles y de una administracin eficaz El accionar de las personas complican el proceso de planeacion que debe ser revisado Incluye los tres estados con respecto al futuro,
Certidumbre; Incertidumbre e Ignorancia.

Planeacin de Recursos
Para la administracin de una organizacin es necesario planear necesidad de recursos en trminos de:
1. 2.

3.
4.

Dinero Instalaciones y equipos Materiales, abastecimiento y servicios Personal

Planeacin de Recursos
Fase 1: Determinar la cantidad de cada uno de los recursos necesarios desde las polticas establecidas. Fase 2: Establecer la brecha entre lo que se tiene y lo que se necesita y como se conseguirn los recursos faltantes Fase 3: Determinar como sern distribuidos estos recursos entre todas la unidades.

Planeacin de Recursos Financieros


Es generalmente tomada y considerada la mas importante,

no es la nica Se basa en el pronostico del comportamiento de la disponibilidad de dinero con que se contar Determina el supervit o dficit de caja Decide sobre como se conseguirn los recursos necesarios de disponibilidad y liquidez Optimizar cobranzas, tomar crditos, endeudamiento con proveedores

Planeacin de Instalaciones y equipos


Una vez definidos los volmenes operativos deben considerarse:
1. 2. 3. 4.

Tamao de planta Localizacin de la planta Tiempo de puesta en marcha Control de la produccin o prestacin de servicios

5.
6. 7.

Fuentes de suministros de insumos y servicios


Tipo de equipamiento y capacidad instalada Plan de Mantenimiento

Planeacin de Materiales y Abastecimiento

1. 2.

3.
4. 5. 6. 7. 8.

Materias primas Materiales e insumos Servicios pblicos Servicios profesionales Factor de costos clave para la operacin Poder de negociacin de proveedores (monoplicos) Distancia y costos de fletes de las materias primas Origen, necesidad de importacin

Planeacin de Recursos Humanos


Problemas a resolver:
1.

Dotacin de personal

2.
3. 4. 5. 6. 7.

Distribucin del personal segn la estructura


Contratacin, Seleccin y calificacin Poltica de remuneraciones Capacitacin y entrenamiento Ambiente de trabajo, seguridad Reglamentaciones laborales especficas