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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL

Cra.A.Patricia Guzzo

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL

Cra.A.Patricia Guzzo

PLANIFICACIN

Funcin de la administracin en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

Cra.A.Patricia Guzzo

PRINCIPIOS de la PLANIFICACIN

CONTRIBUCIN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes) PRIMACA DE LA PLANEACIN (precede a las dems funciones) EXTENSIN DE LA PLANEACIN (a todos en la organizacin le compete) EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos) Guzzo Cra.A.Patricia

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

OBJETIVOS PLANIFICACIN ESTRATGICA ESTRATEGIAS POLTICAS PLANIFICACIN OPERATIVA PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS
Cra.A.Patricia Guzzo

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

OBJETIVOS
FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIN. RED DE OBJETIVOS CARACTERSTICAS OBJETIVOS: VERIFICABLES RAZONABLES

Cra.A.Patricia Guzzo

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

EJEMPLOS DE OBJETIVOS (pg.7) Elementos que los diferencian de un deseo ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS (APO) Se basa en la participacin de los subordinados en la fijacin de los objetivos. Promueve la autoevaluacin y el autodesarrollo, llevando a mayor motivacin.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

PLANEACIN ESTRATGICA:
ESTRATEGIAS POLTICAS

ESTRATEGIAS:Colocar

a la organizacin en una relacin ventajosa ante el medio ambiente.

La planeacin estratgica es el proceso de desarrollar estrategias. Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de los mismos y definir polticas para el uso de esos recursos.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

CARACTERSTICA DE LA PLANEACIN ESTRATGICA

Estudio del medio ambiente Estudio del interior de la organizacin Anlisis a largo plazo Responsabilidad de la alta direccin

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

PLANEACIN ESTRATGICA: POLTICAS


Son lneas de accin para la toma de decisiones. Busca unificar decisiones de distintas personas frente a situaciones similares.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

PLANEACIN ESTRATGICA: POLTICAS


EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones. IMPLCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la prctica usual dentro de la organizacin.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

PLANEACIN OPERATIVA:
PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: Son guas para la accin. Son mtodos para llevar a cabo actividades.
El procedimiento brinda una solucin predeterminada.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un perodo determinado. MANERAS DE PREPARARLOS:
A partir presupuesto ao anterior. Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organizacin)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

PROGRAMAS: Es un plan que determina perodos de tiempo para la realizacin de actividades especficas. TCNICAS PROGRAMACIN:

Grfica de GANTT (tareas/tiempo) Redes PERT(diagramas muestran la interrelacin actividades y sucesos) que entre

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

ES LA SELECCIN DE UN CURSO DE ACCIN ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS.

ETAPAS:
DEFINIR EL PROBLEMA OBTENER TODA LA INFORMACIN FORMULAR OPCIONES EVALUAR y DECIDIR

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES
ETAPA:

DEFINIR EL PROBLEMA

VISUALIZAR

CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES
ETAPA:OBTENER

TODA

LA

INFORMACIN
NO

PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIN PARA TOMAR UNA DECISIN RACIONAL. APRENDER A TOLERAR LA AMBIGEDAD, INFORMACIN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES
ETAPA:
SE

FORMULAR OPCIONES

FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS CAUSAS:


FALTA

DE INFORMACIN ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIN DEL PROBLEMA

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES
ETAPA:EVALUAR

y DECIDIR

SE

EVALA y SE DECIDE. EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN SERN LOS QUE APORTARN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MS LO SATISFAGA.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

ERRORES MS COMUNES DE LA PLANEACIN


FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver problemas del momento y postergan la planeacin) CONFUSIN DE PLANEACIN con PLANES FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIN DE ESTRATEGIAS (definicin clara e implantacin mediante planes de accin)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

ERRORES MS COMUNES DE LA PLANEACIN


FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS (objetivos bien definidos y alcanzables) FALTA DE VISIN para CONSIDERAR LA PLANEACIN COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros, alternativas, sistema informacin suficiente,etc)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN

ERRORES MS COMUNES DE LA PLANEACIN


DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la experiencia como dato bsico) RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deber tomar las medidas necesarias para minimizar los efectos de esta resistencia)

ORGANIZACIN

Funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuenta a quin y dnde se toman las decisiones. Cmo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento? Cmo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?
Cra.A.Patricia Guzzo

ORGANIZACIN NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN FORMAL Cuando las actividades de dos o mas personas estn explicitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORG.FORMAL: Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribucin de cada individuo al objetivo de la organizacin) Principio de eficiencia (si facilita la obtencin de objetivos a un costo mnimo)

ORGANIZACIN NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN INFORMAL El propsito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas. Necesidad de informacin Es importante integrar la organizacin informal.

ORGANIZACIN

RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR

CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cpula a base. UNIDAD DE MANDO:Slo supervisor.

TRAMO DE CONTROL:Nmero de personas que supervisa un superior. Cuanto ms ascendemos menos personas se supervisa.

ORGANIZACIN

RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el nmero de personas supervisadas por un mismo jefe:
Nmero

de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados Mayor capacitacin de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

ORGANIZACIN

COORDINACIN INTERSECTORIAL

INTERRELACIN QUE ENTRE DEPARTAMENTOS.

EXISTE

INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

ORGANIZACIN

MECANISMOS DE COORDINACIN PLANES y REGLAS (proc.estandariz) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD. INTERMEDIARIOS DISEO MATRICIAL

ORGANIZACIN

DESCENTRALIZACIN DE LA AUTORIDAD

CENTRALIZACIN: Concentracin de la autoridad y decisiones en la parte ms alta de la organizacin. DESCENTRALIZACIN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

ORGANIZACIN

DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.

DELEGACIN EFECTIVA: COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para objetivo/responsab.)
CLARA

(comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )


(autoridad suficiente)

SUFICIENTE

ORGANIZACIN

GRADO DE DELEGACIN: Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad. EJEMPLOS: Analiza este problema dame los hechos y decidir que hacer Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y recomienda solucin Analiza este problema y hazme saber lo que hars Emprende acciones, y no necesito ningn contacto posterior

ORGANIZACIN

ERRORES de ORGANIZACIN

PLANEACIN INAPROPIADA (cambio de planificacin manteniendo estructura NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.) NO DELEGAR AUTORIDAD NO EQUILIBRAR LA DELEGACIN CONFUSIN DE LNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIN OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD

ORGANIZACIN

ERRORES de ORGANIZACIN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en s mismo) EXCESO DE ORGANIZACIN (procedimientos excesivamente complejos)

DIRECCIN

Funcin de la administracin que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN DE EMPRESAS

GESTIONAR

RECURSOS

DIRIGIR

PERSONAS

Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN

Elementos del proceso de direccin: Personas tienen diferentes roles No existen personas promedio Dignidad personal (p/logro objetivo) Totalidad de las personas LIDERAZGO Proceso interpersonal mediante el cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados

Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN

ESTILOS DE LIDERAZGO LDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfaccin personal) LDER CENTRADO EN TAREAS

COMUNICACIN Es la transferencia de informacin del emisor al receptor Es importante en lo interno y en la relacin con el medio.

Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN
DIRECCIONES de la COMUNICACIN DESCENDENTE (O.autocrticas) ASCENDENTE (O.participativas) CRUZADA (horizontal y diagonal) COMUNICACIN ORAL y ESCRITA

ESCRITA: Antelacin, ms personas. ORAL: Retroalimentacin inmediata

Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN
PROCESO DE COMUNICACIN EMISOR CANAL DE TRASMISIN (ej:telfono) RECEPTOR RETROALIMENTACIN

Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN
BARRERAS EN LA COMUNICACIN BARRERAS EN EL EMISOR (claridad) BARRERAS EN LA TRASMISIN (intermediarios) BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)

An superando estas barreras se podr dar la mala interpretacin por parte del receptor.
Cra.A.Patricia Guzzo

DIRECCIN
MEJORA DE LA COMUNICACIN Aclarar ideas antes de comunicar Comprender condiciones del ambiente fsico y humano Disponer de toda la informacin necesaria al momento de comunicar Ser cuidadoso en el tono Seguimiento de la comunicacin Comunicar mensajes con importancia Acciones coherentes con comunic. Ser buen oyente

Cra.A.Patricia Guzzo

CONTROL

Funcin de la administracin que consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Reunir y retroalimentar informacin acerca del desempeo de forma de poder comparar resultados. Relacin con planificacin. Funcin de todos los niveles que ejecuten planes.
Cra.A.Patricia Guzzo

PROCESO DE CONTROL

ESTABLECER ESTNDARES
MEDICIN DEL DESEMPEO EN COMPARACIN CON ESOS ESTNDARES CORRECCIN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTNDARES y PLANES (relacin con las otras funciones)
Cra.A.Patricia Guzzo

REQUISITOS DE CONTROL

LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS. HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECFICOS y SUS PERSONALIDADES. SEALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES. OBJETIVIDAD FLEXIBILIDAD AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONMICOS CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMAS de ADMINISTRACIN

CONJUNTO DE PRCTICAS DE PLANIFICACIN, ORGANIZACIN, DIRECCIN y CONTROL. SISTEMAS DE ADMINISTRACIN BUROCRACIA (Administr.a travs de dptos.dirigidos por funcionario con una rutina inflexible) ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos) ENFOQUE CONTINGENCIA Todo depende (tareas y personas)

CAMBIO ORGANIZACIONAL

CONDICIONES EXTERNAS RPIDAMENTE .

INTERNAS y VARAN

RESISTENCIA al CAMBIO (Causas) Inters en la posicin actual Malentendidos y falta confianza Diferentes apreciaciones Poca tolerancia al cambio