SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

(Decreto 302 de 2004) Consejo Directivo

Superintendente de Notariado y Registro

Dirección de gestión notarial

Dirección de registro

Dirección de vigilancia

Oficina de Registro de Instrumentos Públicos

NOTARIADO Y REGISTRO
NATURALEZA JURIDICA

Autonomía administrativa y financiera Personería jurídica Patrimonio independiente Adscrita al Ministerio de Interior y de Justicia
(Art.1 Decreto 302 de 2004)

NOTARIADO Y REGISTRO
OBJETIVOS

• Orientar, vigilar, inspeccionar y controlar el servicio público notarial • Asesorar al gobierno nacional en la fijación de políticas y planes de su competencia • Prestar el servicio público del registro. (Artículo 2 Decreto 302 del 2004)

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO

EGIPTO :
Escriba sacerdote : Redacta el documento Magistrado : Estampa el sello de autenticidad.

GRECIA : Mnemon
Promnemon El magistrado Simpro-mnemon
Funcionario adjunto encargado de redactar el documento.

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO ( 2 )
ROMA : • Cesio in iure : Confessio pro indicato est Addictio

• Ficta confesio

Pretor

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO ( 3)

TABELION
Redactar el documento

TABULARIOS
Archivero

NOTARIO
Escribano

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO (4 )
Justiniano: Corpus iuris civilis : Novellae o Constitucion (Autenticadores) TABELIONES

EL TABELION
Nombrado por el Emperador • Servicio remunerado por los usuarios • Servicio rogado • Elabora documentos privados • Residía en el lugar donde ejercía el cargo • La extensión del documento se hacia ante una misma persona • La redacción de los documentos cumpliendo formalidades • Papel especial para la extensión del documento.

ANTECEDENTES DEL NOTARIADO
(5)

Con la conquista española llegan al Nuevo Mundo :
– La espada del conquistador – La cruz de la religión – La pluma del escribano.

ANTECEDENTES DEL NOTARIADO
(6)

Durante la Conquista y hasta 1852 imperó el Régimen de escribanías ESCRIBANO PUBLICO: Da testimonio y fé.

ANTECEDENTES DEL NOTARIADO
(7)

El régimen de Escribanías perduró hasta 1852; el Congreso de Nueva Granada expide la ley de 29 mayo 1852. REGIMEN NOTARIAL. Se cambia la denominación de Escribanos públicos por Notarios públicos y la legislación notarial se incorpora al Código Civil. • Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial, vigente. • Decreto 2163 de 1970 • Ley 23 de 1973 • Decreto 2148 de 1983.

DOCUMENTO
Son documentos : Los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, discos, sellos, cintas cinematográficas, talones, grabaciones magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones, sellos, etiquetas, etc, que tengan carácter representativo o declarativo.
(Artículos.215 C.P.C.,13 Dec.960/70)

CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO PUBLICO: El otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

INSTRUMENTO: Documento en formación, aún sin la autorización del Notario. Dec.960 de 1970. DOCUMENTO PRIVADO: El que no reúne los requisitos para ser documento público.

ESCRITURA PUBLICA

Instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.

EL SERVICIO NOTARIAL
• Es un servicio público. • Es una modalidad de descentralización por colaboración. • Encomendada a los particulares por el Estado.
Art. 131 Constitución Política Sentencia C181/97 M.P. Dr. Fabio Morón Díaz

EL SERVICIO NOTARIAL
(2)

• Servicio de carácter nacional permanente • De acceso a todas las personas en igualdad de condiciones.

OBJETIVO DEL DERECHO NOTARIAL
Otorgar : • Presunción de certeza • Autenticidad • Los efectos jurídicos que la ley establezca.

REQUISITOS PARA SER NOTARIO
• • • • Nacional colombiano Ciudadano en ejercicio Persona de excelente reputación Tener más de 30 años.

Art.96 de la Constitución Política Art.132 del Decreto 960 de 1970 Ver incompatibilidades Dec.960 de 1970, art.2, 10, 133 a 137 Decreto 2148 de 1983 artículo 4.

COMPETENCIA

• Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a la ley requieran escritura pública • Llevar el registro del estado civil de las personas • Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares que tengan registradas. • Protocolizar los documentos ordenados por la ley o de interés de los particulares.

COMPETENCIA (2)
• • • • • • • • Reconocimiento de documentos privados Autenticaciones Fe de vida Expedición de copias Expedición de certificados Asuntos de jurisdicción voluntaria Conciliación Remate por comisionado.

PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL
• • • • • De la forma De la inmediación De la notoriedad De la unidad del acto formal De la matricidad o protocolo.

PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL (2)
• • • • De la legalidad Del consentimiento De la literalidad, fe pública o autenticidad De la comunicación del instrumento público.

PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL (3)

• De rogación • De territorialidad • De competencia documental

CIRCULOS NOTARIALES
• División del territorio nacional para la prestación de servicio notarial. • En cada Circulo de Notaría podrá haber más de un notario, en cuyo caso se distinguirán por orden numérico. • El promedio anual de escrituras de los últimos cinco años determinará el número de notarios.

ETAPAS DE LA ESCRITURA PUBLICA
• • • • • • Rogación Recepción Extensión : Comparecencia y estipulaciones Otorgamiento Autorización Protocolización.

ETAPAS DE LA ESCRITURA PUBLICA (2)
• Recepción: Percibir las declaraciones que hacen los interesados. • Otorgamiento: Asentimiento expreso de lo indicado en el instrumento. • Extensión: Versión escrita de lo declarado.

• Autorización : Es la fe que imprime el Notario al documento cuando llena los requisitos de ley.

EXTENSION DE LA ESCRITURA
Medios manuales o mecánicos, seguros y perdurables • Caracteres claros • Formatos preimpresos, sin dejar espacios en blanco • No a abreviaturas

EXTENSION DE LA ESCRITURA (2)
• Idioma castellano • Cantidades y referencias numéricas se expresarán en letras y entre paréntesis se anotarán las cifras correspondientes Ej. Mil novecientos cincuenta (1.950)

INTERVENCION DE INTERPRETES
• Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma español • El interpreta también firmará y se dejará constancia de su intervención e identidad.

EXTENSION DE LA ESCRITURA (3)

Se empleará el papel autorizado por el Estado. • Al final de cada instrumento y antes de la firma indicarán los números distintivos de las hojas empleadas. Ejemplo : Papel notarial No. AA 18969294/95/96/97.

COMPROBANTES FISCALES

Paz y salvos de : • Impuesto predial • Valorización municipal • Valorización departamental.

PROHIBICION DE EXTENDER INSTRUMENTOS SIN COMPROBANTES FISCALES
Los comprobantes fiscales los presentarán los interesados al momento de solicitar el servicio notarial. Prohíbase a los notarios extender instrumentos sin los presentación previa de los certificados y comprobantes fiscales, aunque estos no sean numerados, fechados ni autorizados inmediatamente con la firma del notario.

UNIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA PUBLICA
• La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. (Art.9 Dec.2148/83).
• Excepcionalmente y por causa justificada el Notario podrá aceptar el otorgamiento en diferentes momentos sin que se afecte la unidad formal, podrá enumerarla y fecharla con la firma del primer otorgamente y una vez firmada por todos los comparecientes la autorizará . Los efectos se retrotraen al momento de la primera firma.

AUTORIZACION DEL NOTARIO
• Autorizará el instrumentos una vez cumplidos todos los requisitos formales y presentados los comprobantes fiscales. • La autoriza con su firma autógrafa

IDENTIFICACION DE LAS ESCRITURAS
• Número de orden correspondiente, en letras y en número • Datos de municipio, departamento, república • Fecha • Nombre y apellido del notario e identificación del circulo que delimita su función.

PROTOCOLO
• Conjunto ordenado de las escrituras y los documentos que se guardan anualmente y forman libros integrados por tomos representativos del archivo fundamental del Notario. (Dec. 960/70 Art.107)

PROTOCOLIZAR
• Consiste en guardar o incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda o conservación.

DOCUMENTO PROTOCOLIZADO
• Por la protocolización el documento protocolizado no adquiere mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga • Cuando los documentos a ser protocolizados deban ser registrados, esta formalidad se cumplirá primero que la protocolización.

ELEVAR A ESCRITURA PUBLICA
• Consiste en transcribir textualmente, integramente en la escritura pública un documento, una declaración, una constancia que conste en otro documento.

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA

• Todos los actos y contratos de disposición y gravamen de bienes inmuebles. Aquellos que la ley exija esta solemnidad.

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA (2)
• • • • • • • Compraventa Hipoteca y cancelación de hipoteca Donación Venta de derechos herenciales Liquidación de la comunidad Patrimonio de familia Usufructo

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA (3)
• • • • Propiedad horizontal Afectación a vivienda familiar Liquidación de la sociedad conyugal Liquidación de la sociedad patrimonial de hecho • Englobe, desenglobe, actualización de linderos • Testamentos

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA (4)
• • • • • Constitución de sociedades Escisión Fiducia mercantil Leasing inmobiliario Empresa unipersonal.

OBLIGACIONES DEL NOTARIO
• Verificar la conformidad entre las declaraciones de los otorgantes, su propósito y la naturaleza del acto. • Sugerir correcciones para que se acomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales y a la expresión idiomática • Velar por la legalidad de las declaraciones

IMPARCIALIDAD DE LA FUNCION NOTARIAL

• El notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes: prestará asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliadora.

AUTONOMIA NOTARIAL

• Los notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones y responsables conforme a la ley. (Art.8 Dec. 960/70)

DISPOSICIONES ESPECIALES EN MATERIA DE INMUEBLES
• Identificación de los inmuebles objeto de declaración • Indicación del título de adquisición • Indicación sobre la existencia de gravámenes y demás limitaciones • Valor de los bienes objeto de declaración • Determinar el área restante • Determinar los predios a englobar y el predio englobado.

INDICACION DEL TITULO DE ADQUISICION
• Indicar con los títulos de adquisición del inmueble que se transfiere o se grava, con los datos de su registro. Si se careciere de título inscrito, así lo expresará indicando la fuente de donde pretende derivar su derecho.

INDICACION DE GRAVAMENES Y DEMAS LIMITACIONES DE DOMINIO
Quien dispone deberá manifestar expresamente la existencia de gravámenes, derechos de uso, habitación, usufructo, servidumbres, limitaciones o condiciones, embargos o litigios pendientes, y en general, toda situación que pueda afectar al inmueble, y si lo posee materialmente.

PRECIO O VALOR DE LOS BIENES OBJETO DE TRANSACCION
El precio o valor de los bienes objeto de transacción o declaración se expresarán en moneda colombiana. Cuando el precio se indique en moneda extranjera se establecerá su equivalencia en moneda nacional.

DESENGLOBE DE TERRENOS

Cuando se segreguen una o más porciones de un inmueble, se identificarán y alinderán los predios segregados y el de la parte restante. Cuando se exprese la cabida se indicará la cabida en el sistema métrico decimal.

AREA RESTANTE
El área restante de un predio se identificará con el número de matrícula del predio de mayor extensión, en el área de cabida, descripción y linderos se indicará que se trata de la parte restante y se hará referencia al título que contiene los linderos, indicando también el área del predio.

ENGLOBE
Cuando en una escritura se engloban dos o más predios, se individualizarán y alindarán claramente cada uno de ellos, se citarán los títulos de adquisición con los datos de registro y las cédulas catastrales y se individualizará y alindará el terreno así formado.

LECTURA DE LA ESCRITURA
• Expedida la escritura pública será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes expresarán su asentimiento.

FIRMA DE LA ESCRITURA
• La escritura concluye con las firmas autógrafas de los otorgantes y de las demás personas que hayan intervenido en el instrumento.

ADVERTENCIA DE LOS NOTARIOS
• Las que considere pertinentes según el tipo de contrato, especialmente sobre la necesidad de inscribir en el registro dentro del término legal. Noventa (90) días hábiles para la hipoteca y el patrimonio de familia.

CAUSALES DE NULIDAD FORMAL DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS
• Actuar por fuera de la competencia territorial • Carecer de la fecha, el lugar de autorización y la denominación legal del notario • Faltar la comparecencia de alguno de los otorgantes o no se establezca su identificación • Faltar el consentimiento de los comparecientes

NO AUTORIZACION DEL INSTRUMENTOS

• Cuando el notario llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo (Art.1504 C.C.)
Incapacidades (Dementes, impuberes, sordomudos) Objeto y causas ilícitos

Los notarios no responden de la veracidad, ni de la capacidad o aptitud legal de los declarantes para celebrar el acto o contrato respectivo.

CORRECCION DE ERRORES
• Antes de la firma de la escritura (art.101
Dec.960 de 1970)

• Una vez autorizada la escritura (art.102
Dec.960 de 1970)

• Errores puramente aritméticos (art.103
Dec.960 de 1970)

CORRECCION DE ERRORES (2)
• Error en nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita del número catastral, cita de los títulos antecedentes mediante escritura aclaratoria del actual propietario del inmueble. (art.103 Dec.960 de 1970) • Error en los títulos antecedentes y su inscripción en el registro, si se establece mediante certificado de tradición y éste se protocoliza. (art.104 Dec.960/70)

CORRECCION DE ERRORES (3)

Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. Se deberá cancelar o dejar sin efecto la anterior por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia.

RECONSTRUCCION DE ESCRITURAS PUBLICAS
• Escritura perdida o destruida en todo o en parte podrá ser reconstruida con copia auténtica, de preferencia con la que repose en archivo oficial, mediante la reproducción total y auténtica de ésta. El notario la colocará en el sitio correspondiente del protocolo indicando con su firma que reemplaza la original (Art.105 Dec.960/70)

JURISDICCION VOLUNTARIA
• Es la atendida por los jueces en la cual no existe litigio u oposición entre las partes. • Al notario se le traslada el conocimiento de algunos de estos trámites con el fin de descongestionar los despachos judiciales.

JURISDICCION VOLUNTARIA(2)
• Liquidación de herencia (Dec.902 de 1988) • Liquidación de la sociedad conyugal
(Dec.902 de 1988)

• Matrimonio civil (Dec.2668 de 1988, Dec.1556
de 1989) • Insinuación de donaciones (Dec.1712 de 1989) • Corrección de registros civiles (Dec.1260/70, art.90 a 94)

CANCELACIONES DE ESCRITURAS
Se puede hacer por : • Por decisión individual (cuando en la declaración solo ha actuado una persona). • Mutuo acuerdo de las partes (siempre que
la retractación o la cancelación no esté prohibida (Art.45 y 46 Dec.960/70)

• Decisión judicial

CANCELACION DECRETADA JUDICIALMENTE (Art. 47 Dec.960/70)

• Declarada por el juez. • Exhorto comunicando al notario sobre la decisión. • El exhorto será protocolizado en la Notaría. • Si tiene relación con bienes inmuebles deberá ser registrado.

CANCELACIÓN DE GRÁVAMENES, LIMITACIONES, CONDICIONES (Art.49 Dec.960/70)

• Se hará por el titular del derecho en otra escritura. Ej. usufructo, uso y habitación, servidumbre etc.

CANCELACIÓN DE HIPOTECAS
(Arts.49 y 50 Dec.960/70 y 27 Dec.2148 del 83)

• Con la declaración del acreedor (Actual
titular del crédito). Quien deberá demostrar su calidad con documentos pertinentes.

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS (Decreto 1260/70)
El registro civil de las personas-antecedentes: • Ley 2159 de 1852. Notarios / La iglesia católica. • Ley 57 de 1887. Las partidas eclesiásticas tenían calidad de prueba principal del estado civil. (Ratificado por el Concordato)

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS (2)

• Ley 92 de 1938. Encargó del registro civil a los notarios, alcaldes y funcionarios consulares en el exterior. • Prueba principal del registro, las copias expedidas por los encargados de llevar el registro. • Prueba supletoria, las partidas de origen eclesiástico.

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS (3)
Decreto 1260 de 1970. • Encargados de llevar el registro civil: Registradores en los municipios que no sean sede de notaría. Notarios y excepcionalmente alcaldes, en donde no hay registrador ni notario. Corregidores e Inspectores de Policía (Autorizados por la Registraduría Nacional.

Consultes de Colombia en el exterior.

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