Organizacin y Metodos Temas: Conceptos Usuales, Manuales Administrativos y organizacin de la empresa. Catedratico: Lic. Roberto Abrego.

Alumnos: Carlos Alfredo Sanchez G. y Roberto Carlos Torres

UNIVERSIDAD ALBERT EINSTEIN

CONCEPTOS USUALES EN OYM.

Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. Adicin: Introducir nuevos sistemas o Programas. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento.

Economa de mercado se entiende la organizacin y asignacin de la produccin y el consumo de bienes y servicios que surge del juego entre la oferta y la demanda en una situacin de competencia imperfecta, lo que demanda una determinada participacin del Estado para corregir y/o mejorar los efectos negativos de externalidades y fallos de mercado y para garantizar un acceso general mnimo a ciertos bienes y servicios. Actividad econmica: a cualquier actividad de carcter empresarial, profesional o artstico siempre que suponga la ordenacin por cuenta propia de los medios de produccin, de los recursos humanos, o ambos, con la finalidad de intervenir en la produccin o distribucin de bienes o servicios. La actividad econmica casi siempre tiene el objetivo de crear un excedente (ganancia), que podr ser reinvertido o repartido entre los integrantes de la organizacin.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

"significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fcil de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa". Agustn Reyes Ponce

ANTECEDENTES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

El uso de los manuales data de los aos de la Segunda Guerra Mundial. stos formaron parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se instrua a los soldados en las actividades que se deberan desarrollar en campaa.

Pasado el tiempo y debido al creciente grado de especializacin y a la divisin del trabajo, las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnolgicos de las organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el desempeo, lo cual hizo necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

1.

Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar, responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas Administrativas.

2.

3.

4.

Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, Facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

VENTAJAS: 1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin. 2. Asegura interesados que todos tengan los una

DESVENTAJAS: 1. Muchas compaas consideran que son demasiado un pequeas que para

necesitar

manual

describa

asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es

adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los

demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un da. 3. Existe el temor de que pueda manual y conservarlo al

problemas de organizacin. 4. Sistematiza la iniciacin,

aprobacin y publicacin de las modificaciones organizacin. 5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin del y necesarias en la

conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. 4. Su deficiente elaboracin provoca

compensacin clave.

personal

serios inconvenientes en el desarrollo de las Operaciones. 5. El costo de produccin y

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la Organizacin. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones. 8. Pone en claro y de las el los fuentes grado de de 7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los actualizacin puede ser alto. 6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.

aprobacin autoridad Niveles. 9. Sirve como

diversos

informales, cuya vigencia e importancia una gua en el es notorio para la misma.

adiestramiento de novatos.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

POR SU CONTENIDO:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Por Su Funcin Especfica: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.)

GENERALES Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

ESPECIFICO: Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular. Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especifica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual de historia del organismo. Manual de organizacin. Manual de polticas. Manual de procedimientos.

Por su contenido

Manual de contenido mltiple ( cuando trata de dos contenidos, por ejemplo polticas y procedimientos; historia y organizacin). Manual de adiestramiento o instructivo. Manual tcnico. Manual de produccin. Manual de compras. Manual de ventas. Manual de finanzas. Manual de contabilidad. Manual de crdito y cobranza. Manual de personal.

Por funcin especfica

Manuales generales (los que se ocupan de dos o ms funciones operaciones.)

Caracteristicas del Empresario.

1. Un empresario Visionario

debe

de

ser

5. Un empresario debe de ser Habilidoso

La visin para reconocer una oportunidad donde otros slo ven problemas. 2. Un empresario debe de ser Perseverante La perseverancia necesaria para lograr los objetivos planteados y alcanzar la visin. 3. Un empresario debe tener Pasin La pasin por cumplir con sus sueos a pesar de los inconvenientes del entorno o de las dificultades internas en la organizacin. 4. Un empresario debe de ser Entusiasta El entusiasmo por adecuarse permanentemente a los cambios del entorno y disfrutarlos.

La habilidad para conformar un equipo empresarial con capacidades creativas e innovadoras, que permitan conseguir los recursos necesarios para realizar las actividades con altos estndares de calidad y excelencia. 6. Un empresario debe de ser Riesgoso
El deseo de asumir riesgos calculados en funcin a su experiencia y conocimientos. 7. Un empresario debe de ser Decidido La capacidad para tomar decisiones a pesar de la incertidumbre.

Tecnologas de informacin y comunicacin

La utilizacin de las tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) y el comercio electrnico por parte del sector empresarial, abre nuevas oportunidades de negocios que redundaran en una serie de beneficios econmicos, los cuales van desde el mejoramiento y la facilitacin de la comunicacin entre las empresas, hasta el manejo ms eficiente de los recursos de la firma. En tal sentido, las tecnologas deberan ser utilizadas por el sector en las diferentes etapas de la cadena de valor.

Los procesos centrados en la produccin.

En esta etapa, las TIC pueden ser utilizadas para disear y probar nuevos productos, e-procurement, procesos de pagos, sistemas de gestin automtica de stocks, diferentes tipos de links electrnicos con proveedores, sistemas de control y procesos ms relacionados con la produccin, entre otros.

Los procesos internos.

En lo referente a administracin de personal, entrenamiento, reclutamiento interno, compartir y diseminar informacin de la compaa va electrnica, entre otros.

Los procesos de compra online.

La transparencia informacin.

de

la

Acceso a vendedores y catlogos de productos, compras y pagos electrnicos, utilizacin de marketplaces electrnicos, administracin de inventarios, etc.

La informacin perfecta de todos los agentes sobre todos los dems y sobre el bien intercambiado debe ser gratuita e inmediata; la presencia de un "subastador" que centralice las ofertas y las demandas con el fin de calcular el precio de equilibrio es una manera de realizar esta transparencia y supone, adems, la ausencia de intercambio grado a grado antes de la obtencin del precio de equilibrio.

FASES DE LA EVOLUCION DE UNA EMPRESA

Estas son las etapas de desarrollo que propone Greiner:

Direccin / Autonoma

Creatividad / Liderazgo

La primera etapa del crecimiento de una organizacin se denomina creatividad. En este estadio, la empresa est dominada por sus fundadores y todos los esfuerzos convergen en dos objetivos: crear un producto o servicio y su correspondiente mercado. Segn el propio Greiner, "normalmente los fundadores tienen carcter de tcnico o de emprendedor, y no dan ninguna importancia a aspectos relacionados con la gestin; sus energas fsicas y mentales estn entregadas a producir y vender un producto o servicio".

En el momento en que aparece la crisis de liderazgo se inicia el primer perodo de revolucin dentro de la empresa, De esta manera se alcanza la segunda etapa de evolucin, caracterizada por un crecimiento basado en una direccin y gestin eficientes.
Durante esta fase, el director y su staff concentran en sus manos la responsabilidad de dirigir la organizacin, por lo que los directivos que estn por debajo de este nivel pierden autonoma en sus decisiones.

Delegacin / Control
A partir de la etapa de delegacin, la empresa desarrolla una estructura de organizacin descentralizada, lo que repercute en la motivacin de los niveles inferiores. Sin embargo, este proceso puede traducirse en una crisis que tenga como principales protagonistas a los altos directivos: algunos de ellos pueden sucumbir ante la prdida de control directo que comporta la descentralizacin.

Coordinacin / Burocracia
Para dar con una solucin equilibrada, la organizacin tiende hacia el siguiente paso evolutivo: la etapa de la coordinacin. En este perodo predomina el uso de sistemas formales para incrementar la coordinacin entre la alta direccin y el resto de niveles.

Colaboracin / Y la crisis provocada por la excesiva burocracia y rigidez slo puede superarse, siguiendo a Greiner, si se alcanza un nuevo estadio de evolucin: la fase de colaboracin. A diferencia de la etapa de coordinacin, que se fundamenta en la formalidad de los sistemas y los procedimientos, la etapa de colaboracin "enfatiza la espontaneidad de la gestin a travs de los equipos y la interaccin entre los talentos de sus miembros, pasando del control formal al control social y la autodisciplina"

Alianzas, donde el crecimiento se logra a travs de las soluciones extra organizacionales tales como fusiones, tenencias, redes de organizaciones, etc.)