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UNIVERSIDAD POLITCNICA DE SAN LUIS POTOS: DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN.

Docente: M.A. Juan Carlos Portales Rodrguez. Fecha: 29,30 Septiembre, 1 de Octubre de 2009. Tema: Administracin de Bases de Datos y Sistemas de Informacin de Soporte.

Objetivo de aprendizaje.
Objetivo: Que el alumno comprenda que es una base de datos, cules son sus principales aplicaciones y beneficios para los usuarios de una empresa. Que conozca algunos Sistemas de Informacin Estratgicos relacionados en la toma de decisiones administrativas y operativas de una organizacin.

Diagnstico previo del tema.


Sabes lo que son las bases de datos y cmo funcionan. Tienes idea de lo que es un Sistema de Informacin para el Soporte de la Toma de Decisiones. Conoces como funciona el Sistema de Informacin para los Ejecutivos.

Concepto de Base de Datos.


BASES DE DATOS: es una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular. Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida por los sistemas de apoyo a la toma de decisiones y para los sistemas de informacin estratgicos, ya que estos sistemas explotan la informacin contenida en las bases de datos de la organizacin para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas. DATOS ORGANIZADOS: son unidades de informacin (se denominan entidades): pacientes de un hospital, clientes, productos terminados, empleados, materias primas, etc.

Componentes de una base de datos.


Una base de datos tiene cuatro componentes principales: DATOS: Los datos son la base de datos propiamente dicha. Una base de datos se constituye con datos almacenados y utilizados por los sistemas de una organizacin en particular. HARDWARE: Son los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base de datos. SOFTWARE: Es un conjunto de programas que se conoce como Sistema Manejador de Bases de Datos (Data Base Management System). Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios a la base de datos. USUARIOS: Existen tres clases de usuarios relacionados con una base de datos: PROGRAMADOR DE APLICACIONES: es quien crea programas de aplicacin que utilizan la base de datos. USUARIO FINAL: es quien accesa la base datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de aplicacin. ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS: es quien se encarga del control general del sistema de base de datos.

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Ventajas en el uso de bases de datos.


La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de sistemas de aplicacin en las organizaciones se ha incrementado notablemente en los ltimos aos. Algunas de las ventajas en la utilizacin de bases de datos son: GLOBALIZACIN DE LA INFORMACIN: permite a los diferentes usuarios considerar la informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos. ELIMINACIN DE INFORMACIN REDUNDANTE: se da cuando dos sistemas de aplicacin requieren de una misma informacin, es posible que sta se encuentre duplicada. ELIMINACIN DE INFORMACIN INCONGRUENTE: si existen dos o ms archivos con la misma informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias de los archivos que contengan dicha informacin. No actualizar ambos archivos podra generar incongruencias en la informacin. PERMITE COMPARTIR INFORMACIN: varios usuarios pueden utilizar la misma entidad (tipo de informacin. MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIN: busca que solo se almacene la informacin correcta. INDEPENDENCIA DE DATOS: en el desarrollo de sistemas a travs de archivos convencionales, los programas son dependientes de los datos que procesas. Si la estructura de un archivo se modifica, el programador debe modificar todos los programas que trabaja o accesan dicho archivo. Con la independencia de datos, se hacen los cambios a la informacin que contiene la base de datos sin hacer modificaciones en las aplicaciones o en los programas.

Sistema manejador de bases de datos.


SISTEMA MANEJADOR DE BASES DE DATOS (DBMS por sus siglas en ingls): es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos los accesos a las bases de datos: Se compone de: Lenguaje de definicin de datos (DDL: Data Definition Language): describe las estructuras de informacin y los programas que se usan para construir, actualizar e introducir la informacin que contiene una base de datos. Contiene un diccionario de datos que se usa para almacenar y crear las definiciones de los datos, incluyendo localizacin, forma en que se almacenan y algunas otras caractersticas. Lenguaje de manipulacin de datos (DML: Data Manipulation Language): es utilizado para escribir programas que crean, actualizan y extraen informacin de las bases de datos. Lenguaje de consulta (SQL: Structured Query Language): es empleado por el usuario para extraer informacin de la base de datos. Permite al usuario hacer requisiciones de datos sin tener que escribir un programa.

Administrador de la base de datos.


 Administrador de la base de datos: es la persona encargada de definir y controlar las bases de datos corporativas, que adems proporciona asesora a los usuarios y ejecutivos que la requieran. Sus funciones incluyen: Apoyar y asesorar durante el proceso de adquisicin del Sistema Manejador de Bases de Datos, tanto del paquete corporativo como los paquetes que servirn de herramienta para usuarios finales que deseen crear sus propias bases de datos. Definir la informacin que contendrn las bases de datos corporativas. Mantener una relacin y comunicacin estrecha con los especialistas del Sistema Manejador de Bases de Datos, que suelen laborar con el proveedor que vendi el paquete que maneja las bases de datos. Disear las estructuras de almacenamiento y estrategias de acceso a las bases de datos. Atender y servir como punto de enlace entre los usuarios de la organizacin, asegurando que las necesidades de informacin de los diferentes usuarios se encuentren contenidas en las bases de datos corporativas. Definir estndares y procedimientos para respaldar y recuperar la informacin que contienen las bases de datos. Proporcionar asesora tcnica a analistas y programadores que se encuentran desarrollando aplicaciones que crean y/o accesan las bases de datos.

     

Bases de datos distribuidas.


Muchas organizaciones que se encuentran distribuidas geogrficamente requieren el uso compartido de la informacin. Para ello pueden utilizarse bases de datos distribuidas, las cuales no estn almacenadas totalmente en un solo lugar fsico y se comunican por medio de enlaces de comunicacin a travs de una red de computadoras distribuidas geogrficamente. Existen dos formas de crear bases de datos distribuidas: FRAGMENTAR LA BASE DE DATOS: instalar en cada computadora slo la parte de la base de datos que usar con ms frecuencia en la zona geogrfica, mientras que el resto de los datos debern ser transportados por la red de comunicacin en caso de ser necesario. RPLICA DE LA BASE DE DATOS: realizar una copia total de la base de datos e instalarla en cada una de las computadoras de la organizacin.

Almacn de datos (Data warehousing).


ALMACN DE DATOS (DATA WAREHOUSE): conjunto de datos integrados orientados hacia una materia, que varan con el tiempo y que no son transitorios, los cuales apoyan el proceso de tomas de decisiones de una administracin. Arquitectura de informacin con fines de apoyo al proceso de toma de decisiones estratgicas, que se separan de los sistemas operativos y de produccin con el fin de no interferir con ellos. LAS PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE UN ALMACN DE DATOS SON: Son datos organizados orientados hacia entidades, por ejemplo producto, cliente, en vez de estar orientados hacia el proceso. Se crean y disean fuera de las bases de datos operacionales.

Una vez que los datos son almacenados, stos no cambian y el almacn de datos puede tener un tiempo de vida de 5 a 10 aos. Normalmente las nicas operaciones sobre la base de datos se reducen a captura de datos y acceso de los mismos.

Minera de datos (Data mining).


MINERA DE DATOS (DATA MINING): auxilia a los usuarios para procesar las vastas reservas de datos para descubrir relaciones insospechadas, por ejemplo, entre productos y clientes o patrones de compra de los clientes. La meta es descubrir relaciones estratgicas competitivas. El auge de la minera de datos se debe a que la tecnologa de Almacn de datos proporciona tres factores bsicos: Banco de datos bien organizados e histricos. Hardware y producto de bases de datos a precios razonables. Tecnologa y herramientas para minera cada vez ms desarrolladas. Las herramientas de minera de datos se clasifican en: Anlisis estadstico o de datos: detectar patrones no usuales de datos. Descubrimiento de conocimientos: extraer de los datos informacin implcita, no trivial, que no se conoca y potencialmente til. Otros, como sistemas de informacin geogrfica: los sistemas de visualizacin geogrfica relacionan los datos del data warehouse en diferentes ubicaciones fsicas con representaciones geogrficas.

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Definicin y tipos de Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones.


   SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES: es un conjunto de programas y herramientas que DECISIONES: permiten obtener de manera oportuna la informacin que se requiere durante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre. A lo anterior se agrega que, en la mayora de los casos, lo que constituye el detonante de una decisin es el tiempo lmite o mximo en el que se debe tomar. Al tomar cualquier decisin siempre se podr pensar que NO SE TIENE TODA LA INFORMACIN REQUERIDA, SIN EMBARGO, AL LLEGAR AL LMITE DE TIEMPO SE DEBE TOMAR UNA DECISIN. OBJETIVO PRINCIPAL DE UN SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES: PROPORCIONAR LA MAYOR CANTIDAD DE INFORMACIN RELEVANTE EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE, CON EL FIN DE DECIDIR LO MS ADECUADO. TIPOS DE DECISIONES DECISIONES REPETITIVAS: son hasta cierto punto predecibles, de tal forma que se pueden desarrollar modelos o programas, con el fin de preparar el momento de la toma de decisin. DECISIONES NO REPETITIVAS: se caracterizan por un considerable grado de incertidumbre. Son decisiones no estructuradas debido a la imposibilidad de predecir el tipo escenario de la decisin. DECISIONES INDEPENDIENTES: son tomadas en forma aislada por una persona, sin la participacin o intervencin de otras personas. DECISIONES SECUENCIALES: las generan un grupo de personas, cada una de ellas solo participa en una parte de la decisin. DECISIONES SIMULTNEAS: surgen de la interaccin y negociacin entre varias personas en forma simultnea. |

Caractersticas de los Sistemas Soporte para la Toma de Decisiones.

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Existen varias caractersticas que deben estar presentes en un Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones:

Interactividad: sistema computacional que puede interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones. Tipo de decisiones: debe apoyar el proceso de toma de decisiones, sean estructuradas y no estructuradas. Frecuencia de uso: tiene una utilizacin frecuente por parte de la administracin media y alta para el desempeo de su funcin. Variedad de usuarios: puede ser empleado por usuarios de diferentes reas funcionales como ventas, produccin, administracin, finanzas y recursos humanos. Flexibilidad: permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: autocrticos, participativos, etc. Desarrollo: permite que el usuario desarrollo de manera directa modelos de decisin sin la participacin operativa de profesionales en informtica. Interaccin ambiental: permite interactuar con informacin externa como parte de los modelos de decisin. Comunicacin interorganizacional: facilita la comunicacin de informacin relevante de los niveles altos hacia los niveles operativos y viceversa, a travs de grficas. Acceso a bases de datos: tiene capacidad de accesar informacin de las bases de datos corporativas. Simplicidad: simple y fcil de aprender y utilizar por el usuario final.

Sistemas de Informacin para Ejecutivos.


SISTEMA DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS: es un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fcil a la informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos de xito. Proporcionan informacin de la situacin actual de la compaa y dejan en un plano secundario la proyeccin de esta informacin hacia escenarios futuros. A pesar de su gran similitud. Un Sistema de Informacin para Ejecutivos no es lo mismo que un Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones. Caractersticas de un Sistema de Informacin para Ejecutivos. Cubren las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio que provengan de fuentes tanto internas como externas del negocio. Los ejecutivos pueden interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Sistema con altos estndares en sus interfases hombre-mquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. Se puede accesar informacin que se encuentra en lnea, extrayndola de las bases de datos de la organizacin. El sistema est soportado por hardware especializado como son: monitores o videos de alta resolucin y sensibles al tacto, etc.

Factores del xito de un Sistema de Informacin para Ejecutivos.


 Para que un Sistema de Informacin para Ejecutivos tenga xito es necesario que cumpla con los siguientes factores: Que se vea bien: para que un Sistema de Informacin para Ejecutivos se vea bien debe estar orientado hacia el uso grfico de las pantallas, lo cual permite a los ejecutivos accesar la informacin relevante sin entrenamiento previo. Que se relevante: un Sistema de Informacin para ejecutivos debe proporcionar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organizacin y que se han identificado como crticos para el xito de la empresa. Que sea rpido: se necesitan tiempos de respuesta cortos, pues de lo contrario los ejecutivos pensarn que estn perdiendo su tiempo. Por lo general un Sistema de Informacin para Ejecutivos distribuye sumarizada o agregada, lo cual debe proporcionarse ms rpidamente que cualquier otra aplicacin de sistemas. Que la informacin est disponible y actualizada: la informacin debe estar disponible para los ejecutivos en el momento oportuno (cuando se requiere). Tambin debe estar actualizada para que tenga validez, ya que la informacin obsoleta no sirve.

Proceso de desarrollo de un Sistema de Informacin para Ejecutivos.


LA METODOLOGA PARA EL DESARROLLO E IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS ES: ETAPA 1: IDENTIFICACIN DE LAS ALTERNATIVAS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA: Desarrollar el sistema de manera interna a partir de cero. El departamento de sistemas de informacin asignar a un equipo de trabajo para el desarrollo del sistema. Hacer modificaciones a los sistema actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo. Desarrollar el sistema a partir de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa en Sistemas de Informacin para Ejecutivos. ETAPA 2: CREACIN DE LA PROPUESTA: las principales razones que existen para presentar de manera formal una propuesta de un Sistema de Informacin para Ejecutivos. Claro entendimiento con el ejecutivo: El desarrollo del SIE toma como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el ejecutivo. La presentacin de la propuesta ayudar a asegurar de que se comparten las mismas ideas.

Proceso de desarrollo de un Sistema de Informacin para Ejecutivos.


Reducir la resistencia al cambio: No todos los ejecutivos aceptarn al mismo tiempo el concepto de un SIE. Al principio, cuando se desarrolla un nuevo proyecto existen personas que estn de acuerdo, otras a quienes es indistinto y algunas que no estn de acuerdo. Quienes no estn de acuerdo con un proyecto no participan en l y resulta perjudicial implantarlo cuando existe una resistencia activa. Se deben dar a conocer los beneficios que se obtienen al utilizar un sistema de este tipo. Manejar las expectativas: en la elaboracin y presentacin de una propuesta deben ponerse en una balanza las expectativas. Adems de informar los beneficios de un SIE, se debe hablar acerca de los riesgos que implica y de los recursos que requiere. Lograr el compromiso de los recursos: No solo se deben justificar los costos. Se debe hacer un pronstico del dinero, del personal y del tiempo que se necesitar para cumplir con la propuesta.

Proceso de desarrollo de un Sistema de Informacin para Ejecutivos.


ETAPA 3: DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DEL EJECUTIVO: Preguntar a los ejecutivos cules son los datos que no les gustara que llegaran a manos de la competencia. Enumerar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la informacin necesaria para darle seguimiento. Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes reas funcionales de la empresa, con el objetivo de conocer que informacin consideramos relevante. Definir los factores crticos para el xito de la empresa. Identifique algunas lagunas de informacin entre lo que requieren los factores crticos del xito y la informacin que se encuentra disponible para el ejecutivo. El anlisis incluye: tipo de informacin, periodicidad y formato de presentacin, etc. ETAPA 4: CREACIN DEL SISTEMA Y PRESENTACIN DE UN PROTOTIPO: La clave para la creacin de un SIE exitoso es el prototipo. Un prototipo de arranque inicial requiere de 6 semanas a 4 meses para su desarrollo. Una vez que se desarroll el prototipo de arranque, el SIE evoluciona cuando se le agregan nuevas funciones.

Efecto del Sistema de Informacin para Ejecutivos en el proceso de planeacin y control de la organizacin.
Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales a travs de: Cambios en el mtodo de recoleccin de informacin. Mejoras en la integridad de los datos. Acelerar el proceso de obtencin de informacin. Cambios en la forma de presentar la informacin mediante la utilizacin de nuevas tcnicas de presentacin como grficas, histogramas, dibujos y animaciones. Rediseo de los sistemas actuales de reportes, a travs de los cuales se pone atencin en los factores crticos para manejar el negocio: El funcionamiento rpido de los negocios en la actualidad implica el cambio del enfoque tradicional de planeacin en periodos de tiempo cortos. La disponibilidad de nuevas metodologas, tales como factores crticos del xito. El rpido avance de las capacidades del Hardware y del Software. Cambios en los procesos de planeacin y pronsticos: Automatizacin del proceso de planeacin de la compaa. Creando aplicaciones de planeacin estratgica y anlisis competitivo, las cuales se perfeccionan a travs de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de datos. Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeacin tcnica. Capacidad para realizar anlisis especficos mediante el empleo de informacin contenida en las bases de datos. Permite las relaciones de comunicacin entre el personal, logrando con ello que los ejecutivos se mantengan realizando actividades de alto nivel, las cuales son crticas para la organizacin. Mejora la capacidad de administracin de programas en empresas orientadas hacia proyectos: El sistema provee acceso ms rpido a la informacin El sistema permite disponer de textos, datos y grficas en forma inmediata Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten el acceso a informacin ms detallada.

Evaluacin del tema.


V Conteste las siguientes preguntas 1. Qu es una base de datos?. 2. Qu es un almacn de datos?, Qu es la minera de datos?. 3. Qu es un Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones?. 4. Qu es un Sistema de Informacin para Ejecutivos?.