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Administración de los recursos de donación

del Fondo

Administración de los recursos de donación del Fondo

1. Principios para la Gestión de Proyectos del Fondo

Rubros No Elegibles

Nómina; Impuestos; Compra de títulos valores; Compra o arrendamiento de tierras; Construcción de edificaciones; Compra de vehículos; Pago de deudas o pasivos; Pólizas de garantía.

1. Principios para la Gestión de Proyectos del Fondo

Principios Contables

Registrar los libros de contabilidad ante la autoridad competente

(artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993).

Registrar el proyecto en un centro de costos independiente. Respetar el principio de causación. Registrar los recursos del Fondo como un pasivo (obligación).

1. Principios para la Gestión de Proyectos del Fondo

Administración de Recursos Financieros

Manejar los recursos del Fondo en una cuenta corriente independiente y exclusiva para el proyecto.

Fijar medidas de control:

Registrar dos firmas autorizadas. Establecer el monto para pago en cheque.

Realizar los pagos a proveedores, acreedores y funcionarios en cheque y adjuntar los soportes correspondientes.

1. Principios para la Gestión de Proyectos del Fondo

Compras Requisitos mínimos para compra de bienes:

Tener la autorización del director del proyecto. Relacionar las compras con el presupuesto aprobado para el proyecto. Solicitar tres cotizaciones con las mismas características, en lo posible. Obtener garantías de calidad y mantenimiento.

Una vez realizada la compra:

Adquirir pólizas que cubran riesgos de daño, pérdida o incumplimiento. Registrar los bienes en el libro de contabilidad.

1. Principios para la Gestión de Proyectos del Fondo

Obligaciones con Terceros

Cumplir con pagos, prestaciones sociales y aportes parafiscales provenientes de las relaciones laborales.

Cumplir con las normas sobre licencias de software, derechos de autor y propiedad intelectual (Ley 603/2000).

Cumplir oportunamente con los pagos y declaraciones tributarias.

2. Prácticas Administrativas

Soportes que deben enviar al FONDO cada cuatro meses para valorar el desempeño presupuestal, administrativo y contable del proyecto:

Relación de gastos. Copia de extractos bancarios. Conciliaciones bancarias. Copia de la declaración de retención en la fuente. Balance de centro de costos del proyecto. Certificaciones de las contrapartidas ejecutadas. Carpeta de comprobantes de egresos. Contratos de personal del proyecto (Visita inicial).

2. Prácticas Administrativas

Flujograma de egresos

4 CONTRATO 3 1 2 NECESIDAD GASTO ELEGIBLE COTIZACION, NEGOCIACION Y APROBACION 5 ORDEN DE COMPRA
4
CONTRATO
3
1
2
NECESIDAD
GASTO ELEGIBLE
COTIZACION,
NEGOCIACION Y APROBACION
5
ORDEN DE COMPRA
7
8
6
9
RECEPCION FACTURA
CALCULO RFTE
AUTORIZACION DE
PAGO DE LA FACTURA
O DOCUMENTO
EQUIVALENTE
RECEPCION A
SATISFACCION DE BIEN
O SERVICIO.
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11
13
GENERACION
ACTUALIZACION
CONTABILIZACION
CONCILIACION BANCARIA
DEL CHEQUE
PRESUPUESTAL-PES

SOLICITUD DESEMBOLSO

2. Prácticas Administrativas Flujograma de egresos 4 CONTRATO 3 1 2 NECESIDAD GASTO ELEGIBLE COTIZACION, NEGOCIACION

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  • 15 ANALISIS Y GENERACOIN BCE PRUEBA

2. Prácticas Administrativas Flujograma de egresos 4 CONTRATO 3 1 2 NECESIDAD GASTO ELEGIBLE COTIZACION, NEGOCIACION

LIBROS OFICIALES

2. Prácticas Administrativas

Ejercicio de Compras

2. Prácticas Administrativas Ejercicio de Compras

2. Prácticas Administrativas

Cotizaciones

2. Prácticas Administrativas Cotizaciones
2. Prácticas Administrativas Cotizaciones
2. Prácticas Administrativas Cotizaciones

2. Prácticas Administrativas

Selección y orden de compra

 

CAMARA FOTOGRAFICA DSC-W90

EMPRESA

PRECIO

INCLUYE

FORMA PAGO

SONY

$

949.000

BATERIA, CARGADOR, SOFTWARE, CATALOGO *NO INCLUYE MEMORIA NI ESTUCHE- NO HABIA DISPONIBILIDAD

CONTRAENTREGA

ALKOSTO

$

999.000

BATERIA, CARGADOR, SOFTWARE, CATALOGO, MEMORIA ADICIONAL Y ESTUCHE

CONTRAENTREGA

JAMACOLOR

$ 1.040.000

BATERIA, CARGADOR, SOFTWARE, CATALOGO, MEMORIA ADICIONAL Y ESTUCHE

CONTRAENTREGA

2. Prácticas Administrativas

Causación

Factura No.1820, ALKOSTO, cámara digital de $999.000:

  • a. Verificar el gasto del presupuesto a que pertenece:

Inversiones

........

$999.000

  • b. Verificar si el proveedor es auto retenedor, el porcentaje de retención a aplicar y si la base está dentro de los límites establecidos:

Retención en la fuente 3.5% ……$34.965

  • c. Realizar la causación en contabilidad:

Cuenta por pagar …………. $964.035

2. Prácticas Administrativas

Comprobantes de egresos

Soportar todo pago con su comprobante de egreso y soporte (factura o cuenta de cobro).

Diligenciar todo el comprobante de egreso:

Consecutivo, Concepto, Descuentos, Firmas (beneficiario y aprobador), Datos del cheque.

2. Prácticas Administrativas

Relación de gastos

COMPROBANTE DE EGRESO # RUBRO FECHA # DEL CHEQUE DETALLE DEL GASTO VALOR PRESUPUESTAL 23/05/2008 25680
COMPROBANTE DE
EGRESO #
RUBRO
FECHA
# DEL CHEQUE
DETALLE DEL GASTO
VALOR
PRESUPUESTAL
23/05/2008
25680
1758 Compra de Cámara Digital
$ 999.000 Inversiones

2. Prácticas Administrativas

Extractos Bancarios

Verificar entradas y salidas de efectivo.

Verificar manejo exclusivo. Revisar saldos mes a mes.

Identificar sobregiros.

Verificar coherencia entre ingresos y desembolsos del Fondo.

2. Prácticas Administrativas Extractos Bancarios  Verificar entradas y salidas de efectivo.  Verificar manejo exclusivo.

2. Prácticas Administrativas

Conciliaciones Bancarias

Verificar saldo de extracto con movimientos contables.

Revisar cheques pendientes por pagar/cobrar de un mes a otro.

2. Prácticas Administrativas

Balance del Centro de Costos

Verificar que la contabilidad esté al día.

Verificar coherencia entre gastos ejecutados y contabilizados.

Verificar coherencia entre contabilidad y PES.

Verificar exclusividad del centro de costos.

2. Prácticas Administrativas

Contratos de Trabajo

Verificar que todo el equipo ejecutor tenga contrato de trabajo.

Realizar las retenciones en la fuente:

Prestación de servicios: 6% si no declara y 4% si declara. Consultorías: 10% si no declara y 11% si declara.

Verificar la inscripción y pagos del equipo ejecutor al SSS:

IBC 40% del contrato y respaldarlas con la fotocopia de los aportes.

Liquidacion Seguridad Social

• Ingreso Base: 40% del contrato • Salud: 12.5% • Pension: 16% • Fondo de Solidaridad: 1% • Riesgos Profesionales: 0.522%

2. Prácticas Administrativas

Declaración de Retención en la Fuente

2. Prácticas Administrativas Declaración de Retención en la Fuente  Adjuntar soporte por terceros.  Discriminar

Adjuntar soporte por terceros.

Discriminar tipo de retención y monto cancelado.

2. Prácticas Administrativas Declaración de Retención en la Fuente  Adjuntar soporte por terceros.  Discriminar

2. Prácticas Administrativas

Certificación de contrapartidas

Especificar montos ejecutados a la fecha de corte por rubro y clase de aporte (efectivo o especie).

Firma de quien ofrece la contrapartida (representante legal y contador/revisor fiscal).

Verificar coherencia de montos entre certificados y PES.

2. Índice de Capacidad Administrativa y Financiera-ICAF

Qué es el ICAF: Es un índice de capacidad administrativa y financiera.

OBJETO: medir las capacidades administrativas y financieras con que cuenta la organización, y fortalecerla.

Periodicidad: se realiza al iniciar el proyecto, a la mitad de ejecución del proyecto y al finalizar el mismo .

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