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Proceso de Acompaamiento y Gerencia del Proyecto

Por qu el Fondo Accin ofrece acompaamiento a las organizaciones?


1. Por compromiso misional OM5. Fortalecer las capacidades de las ONG y organizaciones comunitarias de base-OCB y reportar logros relevantes. OG5. Garantizar un servicio de acompaamiento de calidad. 2. Por responsabilidad en la inversin de los recursos Inversiones con impacto positivo y relevante. Buen uso de los recursos. Rendicin de cuentas.

Cul es el propsito del acompaamiento?


Crear o fortalecer capacidades en las organizaciones Para que gestionen y administren nuevos recursos y aseguren procesos efectivos de cambio. Optimizar los resultados del proyecto Ir ms all del cumplimiento. Construir capital social y humano. Reportar al donante los efectos de la inversin de los recursos aportados Tener elementos para reportar impactos y orientar inversiones futuras.

Cul es el nuevo esquema de acompaamiento del Fondo Accin?


El proyecto es aprobado por el CD dejando su contratacin sujeta a precisiones. El equipo del Fondo Accin apoya al proponente en las precisiones. La Secretara Ejecutiva-SE aprueba la versin final (segn instruccin del CD) y suscribe convenio. La SE nombra un responsable para el proyecto (contacto dentro del Fondo Accin ) o una UTE.

Se desarrolla el taller de preparacin para la gerencia de proyectos-PGP. La SE o la UTE inicia la secuencia de actividades prevista y est atenta a solicitudes

Las reglas de juego bsicas del proceso de acompaamiento son

1. La responsabilidad
contractual de la ejecucin es de la organizacin ejecutora.

El equipo acompaante no es co-responsable ni co-ejecutor, orienta y apoya.

rendicin clara de cuentas!

Las reglas de juego bsicas del proceso de acompaamiento son 2. El equipo ejecutor reporta
en los formatos y con la periodicidad que la SE y/o UTE indique.

decisiones y desembolsos oportunos!

3. El equipo de
acompaamiento devuelve al equipo ejecutor, oportunamente, anlisis tiles sobre los informes de avance. 4. El equipo ejecutor atiende las visitas de acompaamiento y pone a disposicin del Fondo Accin y/o la UTE toda la informacin relacionada con el proyecto.

aprendizaje y cambios oportunos!

viabilidad del proceso!

Las reglas de juego bsicas del proceso de acompaamiento son 5. El responsable del
proyecto es el contacto entre el Fondo Accin y/o la UTE y el equipo ejecutor.

claridad en la comunicacin! efectividad en la gestin!

6. Trabajamos segn los


procesos definidos por el Fondo Accin: Modificaciones, desembolsos, terminacin, liquidacin. 7. Si una de estas reglas deja de funcionar la cambiamos, pero no la obviamos.

armona en el trabajo!

Sobre las herramientas


Son distintas y mejores Su uso eficiente requiere buena actitud y disciplina; Ahorran tiempo y evitan errores mecnicos; Permiten mirar el proyecto hacia atrs y hacia adelante; Aportan informacin relevante para tomar decisiones; Integran elementos tcnicos, jurdicos y financieros; Ayudan a anticiparse a los problemas (vencimientos, falta de tiempo y dinero, cumplimiento de metas, etc.); Facilitan la resolucin de problemas.

Las herramientas son


Programa de Evaluacin y Seguimiento-PES; Solicitud de modificacin; Gua de presentacin de informes de avance y finales; de terminacin y liquidacin. Acta Su uso no es opcional, es parte del compromiso Las podemos mejorar continuamente Pueden usarse solo para control pero estn diseadas para ayudarles a gerenciar el proyecto el alcance depende de ustedes!

Las actividades de acompaamiento son


Taller de preparacin para la gerencia del proyecto (una vez al principio); Visita inicial (una vez al principio); Anlisis del PES (mensual); Visitas de anlisis de avance previas a cada desembolso (depende de la duracin del proyecto); Visitas de asesora especializada, tcnica o financiera (depende del desarrollo de cada proyecto); Taller de intercambio de experiencias (trmino medio); Comunicacin electrnica y telefnica (permanentemente).

Se sugiere que de cada actividad quede un registro escrito.

Qu espera el Fondo Accin del acompaamiento?


Hay tres tipos de expectativas igualmente importantes y relacionadas entre si

Organizacio nes ms competent es para generar cambios positivos relevantes

Sostenibil idad de los procesos

Uso adecuado de los recursos de donacin

Compromis o con el desarrollo ambiental

Por qu hablamos de gerencia? Porque


un proyecto es ms que una sucesin de actividades a las cuales hay ligados gastos; se necesita ejecucin con logros; para lograr cambios es necesario definir un rumbo que convoque al equipo de trabajo al logro de los mismos; las situaciones cambian y es necesario responder positivamente a esos cambios; es menos costoso anticipar que solucionar problemas; cien mil dlares son una oportunidad para aprovechar integralmente.

Algunos elementos ligados a una buena gerencia


Tener conciencia de los modelos mentales:

Supuestos, Imgenes, Historias

Promover la indagacin y Or lo que dicen los dems la reflexin sobre los Or lo que esperan los dems modelos mentales: Admitir interpretaciones mltiples

Planear el trabajo por escenarios:

Lo que podra suceder Cmo sera si

Fuente: Senge Peter, La Quinta Disciplina en la Prctica. Ediciones Granica

En resumen

Nosotros vamos ms all del control en el uso de los recursos, esperamos que ustedes vayan ms all de la ejecucin de la tarea

Proceso de Acompaamiento y Gerencia del Proyecto