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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD) Y SU APLICACIN

Objetivos:
Qu son las TRD? Cmo se elaboran?

Aplicacin de las TRD


Organizacin Permanente del Archivo de Gestin

Regulacin de las Trasferencias Documentales anuales.

MARCO JURDICO

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales del orden central. Decreto 1382 de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.


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Ley 594 de 2000

Obligatoriedad de las Tablas de Retencin Documental. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin Documental. (Artculo 24)

Circular 001 de 2000 del AGN. Calendario para la presentacin de las TRD. Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD.

Circular Externa 002 de 2009 del AGN. El AGN informa que no se ha cambiado la metodologa para la elaboracin, evaluacin y aprobacin de las TRD.
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Circular 035 de 2009 de la Procuradura General de la Nacin.


Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes de Entidades Descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para cumplir en el menor tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin

Invocando las convenciones de las Naciones Unidas e Interamericanas de lucha contra la corrupcin, la unificacin de procesos y procedimientos administrativos de las diferentes entidades estatales, especialmente en temas relacionados con el control, conservacin, organizacin y proteccin de los documentos pblicos, por considerarlos memoria de la conducta oficial, en razn de que en las instituciones juega un papel de gran importancia, la correcta administracin y organizacin de sus archivos como base del patrimonio histrico y cultural de los pueblos.

En virtud de lo anterior, la Procuradura da plazo a las entidades pblicas hasta el mes de diciembre de 2009 para implementar y desarrollar los procedimientos necesarios para dar cumplimiento a las disposiciones antes sealadas.

Conceptos Bsicos

Tabla de Retencin documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.
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Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO


Transferencias Primarias

Archivo de Gestin

Archivo Central

Transferencias secundarias

Archivo Histrico
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Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.


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Serie:Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie:Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. Ejemplo: Informes,

Tipos documentales: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
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Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD.

ETAPAS. 1. Investigacin preliminar sobre la institucin y las fuentes documentales. 2. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. 3. Elaboracin y presentacin de la TRD para su aprobacin. 4. Aplicacin. 5. Seguimiento y actualizacin de las TRD.
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Etapa: Investigacin preliminar sobre la institucin

1. Compilacin de la informacin institucional


Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y asignacin de funciones.
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2. Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. (Ver Formatos de entrevistas) Identificacin y definicin de unidades documentales. Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificacin de valores primarios de la documentacin.

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Etapa:Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada


-Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del anlisis de los manuales de procedimientos.

- Valoracin y Seleccin Documental, basndose en la Encuesta Estudio Unidad Documental.

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Valoracin Documental.

El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

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En la primera etapa del proceso de valoracin establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentacin como los archivistas, apoyados por expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participacin de productores, archivistas e historiadores.

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Etapa: Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental

- Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompaadas de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin.
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REQUISITOS PRESENTACIN DE TRD


INTRODUCCIN -Resea Histrica Institucional -Metolologa elaboracin - Explicacin formato tabla - Revisin y actualizacin TRD - Presentacin de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia - Disposiciones creacin, cambios estructurales de la entidad -Legislacin y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creacin y conservacin de los documentos

TABLAS DE RETENCIN

ANEXOS

-Manuales de Funciones por Dependencia -Organigrama Vigente -Acta de Comit de Archivo, avalando las TRD -Manuales de Procesos y Procedimientos
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Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta del Comit de Archivo de la Entidad. Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trmite, acompaadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboracin. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su aprobacin.
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Etapas: Aplicacin, Seguimiento y actualizacin de las TRD

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:
Fecha a partir cumplimiento. de la cual son de obligatorio

Instructivo para su aplicacin

- Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la TRD de cada oficina.
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Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte, ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000.

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Formato de Tabla de Retencin

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

E- Eliminacin S- Seleccin

Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

ORGANIGRAMA MODELO

CONCEJO MUNICIPAL

DESPACHO ALCALDA

PERSONERIA MUNICIPAL

SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO

SECRETARA HACIENDA

UMATA

SECRETERIA BIENESTAR SOCIAL

INSPECCIN DE POLICA
COMISARA DE FAMILA

OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS

TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN

CASA DE LA CULTURA
UNIDAD DE SALUD
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CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL CONCEJO MUNICIPAL 1 SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 21 DESPACHO ALCALDA 2 PERSONERIA MUNICIPAL 3 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 24
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 25

SECRETARA HACIENDA 22

UMATA 23

INSPECCIN DE POLICA 211 COMISARA DE FAMILIA 212

TESORERA 221

UNIDAD DE EDUCACIN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243

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CODIFICACION DE SECCIONES

Signacin convencional para organizacin de los archivos.

representar

la

FONDO: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Regional Choc


CODIGOS
10000 10001 20000 30000 40000 50000 SECCION DIRECCION PLANEACION Y SISTEMAS GRUPO JURIDICO ASISTENCIA TECNICA GRUPO ADMINISTRATIVO GRUPO FINANCIERO
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Identificacin, conformacin y denominacin de series


OFICINA PRODUCTORA
Grupo Jurdico

Acto administrativo
Resolucin 1616 del 12 de julio de 2006 ICBF

FUNCIN

Elaborar los contratos y convenios que suscriba el Director Regional e impulsar sus etapas de perfeccionamiento y legalizacin.

Identificacin, conformacin y denominacin de series


TRMITE Manuales de procedimientos
Resolucin No. 0374 - 21 FEB. 2006 Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos para las Regionales Versin 2,0. Recibir de las dependencias interesadas en la celebracin de un contrato, la consulta al CISE, la justificacin, solicitud, estudio econmico, pre trminos y trminos de referencia, la certificacin de no personal en planta (para consultora o prestacin de servicios) y el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y asignar por reparto cuando aplique al Servidor Pblico que se encargar del tema.

UNIDAD DOCUMENTAL

Justificacin Solicitud Estudio Econmico Pre- trminos de referencia Certificado de disponibilidad presupuestal Trminos de referencia

Cdigo Dependencia 20000

Cdigo serie

Serie

Tipos documentales

20000.30

CONTRATOS ESTATALES

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Tipos documentales del Contrato

Justificacin Estudio Econmico Certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de existencia de persona Invitacin Pretrminos de referencia Listado de inscritos Trminos de referencia
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FASE DE DISPOSICIN FINAL


CONSERVACION TOTAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS

MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN

SELECCIN DOCUMENTAL

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Tabla de Retencin del ICBF- Regional Choc


Entidad Productora: ICBF- Regional Choc

Oficina productora: Grupo Jurdico

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
Se selecciona una muestra representativa del 10% por cada cinco aos de produccin documental, se recomienda conservar en medio tcnico diferente al fsico.

20000.30

CONTRATOS ESTATALES

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X X

CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

E- Eliminacin S- Seleccin

Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

OFICINA PRODUCTORA

Secretara de Planeacin y OP

NORMAS

Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente.
Expedir las licencias de construccin, de uso del espacio pblico y certificaciones de demarcacin, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdiccin.

FUNCIN

TRMITE
Manuales de procedimientos

El peticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisin de concepto tcnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecucin de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicia el tramite nuevamente.
Presentacin de solicitud Recibos de pago Fotocopia de Escritura del Predio Copia del Proyecto Planos de demarcacin y obra Permisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas. Licencia (Resolucin)

UNIDAD DOCUMENTAL

CODIFICACION FONDO 2SECCIN 25SUBSECCIN

Alcalda Municipal

Secretara De Obras Pblicas


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CODIFICACIN DOCUMENTAL
CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

25-1

LICENCIAS

25-11

Licencias de Construccin Licencias Uso Espacio Publico Licencias funcionamiento locales

25-12

25-13

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Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
25-1
25-11

LICENCIAS
Licencias de Construccin Solicitud Proyecto y Planos Escritura Constancia y certificaciones Conceptos tcnicos Recibos de Pago Licencia (resolucin) Licencia Uso Espacio Pblico Solicitud Proyecto y Planos

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25-12

Formato Tabla de Retencin Documental


Entidad productora: ICBF Regional Choc Oficina productora: Grupo administrativo

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
40000.48 HISTORIAS LABORALES Comunicacin de nombramiento Aceptacin de nombramiento

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X X

Resolucin de nombramiento
Afiliacin EPS Afiliacin fondo de pensiones Fotocopia Cdula de Ciudadana

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo central se selecciona y conserva en medio tcnico diferente al fsico, una muestra representativa de la Serie con especial importancia para la entidad o que hayan efectuado aportes especiales para la sociedad en general (Ley 190 de 1995).

HISTORIAS LABORALES
TIPOS DOCUMENTALES -Comunicacin de nombramiento -Aceptacin de nombramiento -Resolucin de nombramiento -Afiliacin EPS -Afiliacin fondo de pensiones -Cdula de ciudadana -Certificaciones de estudio -Certificados laborales -Certificacin de antecedentes disciplinarios -Certificado de antecedentes judiciales -Declaraciones de bienes y rentas -Formato nico de hoja de vida -Certificado de procuradura -Certificado de contralora -Incapacidades -Notificaciones -Resoluciones -Evaluacin de desempeo -Certificacin inscripcin en carrera Administrativa -Permisos

Grupo Administrativo Talento Humano

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Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: ICBF Regional Choc Oficina productora: Grupo de Asistencia Tcnica

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
30000.76 PROCESOS
DE ADOPCION

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X X

Informes Solicitudes de Asignacin en comit de adopcin institucin autorizada


CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin

Para el caso de los expedientes de adopcin, el tiempo de retencin en el archivo central es de reserva, segn cdigo del menor. Una vez transcurrido el tiempo en archivo central se recomienda conservar en soporte papel y en cualquier medio tcnico aprobado.

E- Eliminacin S- Seleccin

Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Qu nombre darle a las series documentales?


El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relacin con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relacin con un asunto.

Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comit de Archivo, Etc.

Lo que no se debe hacer....

Por

ningn motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos,
Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad, Etc.

Aplicacin de las TRD

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Paso 1.
Asegrese de tener en sus manos la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia. Las TRD es el instrumento necesario para la organizacin de los archivos de gestin.
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Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01 ACUERDOS 2 2 20 X 20 X

100.02

ACTAS

100.02.01 ACTAS DE COMISIONES

Paso 2.
Proceda a conformar fsicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.
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APERTURA DE EXPEDIENTES

Subseries
20000.30 Contratos Estatales #1

20000.30 Contratos

#2

SERIE: CONTRATOS ESTATALES: 30

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Paso 3.
Ordene la documentacin de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.
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ORDENACIN DE EXPEDIENTES
Noviembre 18 Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22
Bogot, enero22 de 20

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3 2

Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Grupo Jurdico 20000.30 CONTRATOS ESTATALES


Fechas: ________ a ___________ Inicial Final Folios: __________

#1

Atentamente Con el fin Padarjj jhaf0

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Paso 4.

Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. Identifquelos.

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Contrato 003 de 2008

Contrato 002 de 2008

Contrato 001 de 2008

Contratos

01

Estatales

Mantener las secuencias

Contrato 005 de 2008

Enumerar las secuencias

Contrato 004 2008

Contratos Estatales

02

Sealar los contenidos


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Paso 5.
Realice al final del ao las Transferencias al archivo central. Guese por el Instructivo de Transferencias Documentales.

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En el archivo central se custodian los documentos. Transferencia de archivos de gestin al archivo central al final del ao. El Jefe de archivo recibe junto con los inventarios.

No se permitir el ingreso de documentacin que no est organizada conforme a las TRD.


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Recuerde.

Se deber identificar la documentacin con la Serie Documental concerniente a cada oficina.


Los expedientes debern ser ingresados en cajas de archivo, las cuales solo podrn contener expedientes u otros documentos de la misma dependencia. Es decir, no se podrn mezclar expedientes de diferentes oficinas.

No se recibirn expedientes que no estn organizados (Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).


No se debe admitir documentacin fragmentada ni suelta, ni tampoco documentacin depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plsticas o costales).
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No se recibirn carpetas con documentos como: Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES. Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirn cronolgicamente, por meses y aos consecutivos. Se deber diligenciar un formato de transferencia (Formato nico de Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En ningn caso se utilizara el mismo formulario para ms de un ao. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.

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ORGANIZACIN DE ARCHIVOS CENTRALES


INSTALACIN: Ubicacin de las unidades de conservacin en las reas de depsito. Archivo Centralizado.

Mtodo 1:Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones
Mtodo 2: Sistema de numeracin continua
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DESCRIPCIN: Proceso de anlisis de los documentos de archivo, para facilitar su localizacin y consulta

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Funcionarios y ciudadanos particulares

Existen series con reserva.

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FASE DE DISPOSICIN FINAL


CONSERVACION TOTAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS

MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN

SELECCIN DOCUMENTAL

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PLAN DE SEGUIMIENTO
Este plan deber contener unos objetivos que identifiquen una metodologa archivstica para la implantacin y mejoramiento del Programa de Gestin Documental

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SERVICIOS DE ARCHIVO Servicios para la bsqueda de documentos.


Rpida disposicin de los documentos.

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IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administracin:

Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.

Para la administracin:

Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos

administrativos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Importancia desde el punto de vista archivstico: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Importancia desde el punto de vista archivstico:

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivsticos para el manejo racional


de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin

ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

Presentacin preparada por: Sergio Andrs Utrera Santander Historiador - UIS

Muchas gracias por su atencin!!!

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