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Conferencia

ADMINISTRACI N DEL TIEMPO

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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR HUETAMO MICHOACAN

L.C.C. Eduardo Mendoza Zuiga

Introduccin
En la actualidad hombres y mujeres desempeamos simultneamente varios roles, que resultan ser bastantes exigentes; por lo tanto debemos responder eficazmente en los diferentes mbitos en los que nos desenvolvemos. Esto ha generado dificultades con el manejo de tiempo que resulta ser nuestro mejor amigo o el peor aliado que tengamos para enfrentar la vida moderna, aquella que nos exige ser competitivos, padres e hijos responsables, aunque tengamos poco tiempo para aquellos que amamos. De las circunstancias actuales surge la necesidad de evaluar la forma en que utilizamos el tiempo, no solo a nivel laboral sino en todas las esferas en las que nos desenvolvemos como seres humanos.
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El Buscador

Qu es la administracin del tiempo?

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Conceptos bsicos

Tiempo: la ocurrencia de los eventos uno despus del otro Evento: cualquier clase de ocurrencia Administracin: la accin de controlar

Administracin del Tiempo

Qu es la administracin del tiempo?


Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que pueda optimizarse el rendimiento del tiempo que disponemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. La meta debe enfocarse a lograr los objetivos, no simplemente estar ocupado. Por ello, es un proceso mediante el cual se planifica, organiza, dirige y controla el uso del tiempo para lograr nuestros objetivos.

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Qu es la administracin del tiempo?


Distribuir efectivamente el tiempo significa utilizar conscientemente cada minuto de tu tiempo para el logro de tus objetivos, metas y propsitos.

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Qu es la administracin del tiempo?


Tiempo Circunstancias Tiempo Ejemplo Valor del Un ao Estudiant Enfermeda e d/Accident e Un mes Embaraza Prematuro da Editor de Error de Una semana Revista Edicin Un da Enfermo Complicaci terminal n
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Qu es la administracin del tiempo?


Tiempo Circunstancias Ejemplo Valor del Tiempo Una Hora
Amantes Cita
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Un Viajero minuto Un Chofer segundo


Milsima de Segundo

Se va el tren Descuido

Atleta Medalla

No te comas el Malvavisco
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Beneficios de la administracin del tiempo

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El principal problema para la administracin del tiempo y de cualquier actividad es el temor al

El control de los eventos


El tiempo es un proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado, pasan al presente y van hacia el futuro. El elemento bsico del tiempo es UN EVENTO La clave en la Administracin del tiempo es: EL CONTROL DE LOS EVENTOS. SI YO NO CONTROLO LA MAYORA DE LOS EVENTOS EN MI VIDA LOS EVENTOS ME CONTROLARAN A MI
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El control de los eventos


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NINGN CONTROL Preocupado Frustrado Triste Enojado Decepcionado Baja autoestima

MODELO CONTINUO DE CONTROL


CONTROL TOTAL Feliz Realizado Capaz Productivo Motivado Alta autoestima

El control de los eventos


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Los efectos del control de los eventos es tener una mayor productividad en el trabajo, provoca un mayor gusto por el mismo y trae como consecuencia una adhesin propositiva, que te hace realizar ms y/o mejores tareas.

La ecuacin de Productividad, Autoestima y Control

El aspecto mas importante a considerar, es la relacin que existe entre la estimacin propia y el trabajo productivo.

Los Efectos del Control Sobre los Eventos

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Ms Productividad

Mayor autoestima

Control de eventos

Planificacin: la clave para el control

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Entre ms tiempo pasemos planeando un proyecto, el mismo requerir un menor tiempo para su ejecucin. No permitas que el trabajo pesado del da de hoy te distraiga de separar un poco de tiempo para tus proyectos
Edwin C. Bliss

Planificacin: la clave para el control PLANIFICAR


Qu es? Es predeterminar el curso de los eventos. Decidir con anticipacin las acciones y sus circunstancias. Para qu sirve?

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Hace ms eficiente el proceso. Corrobora su viabilidad. Anticipa y reduce el impacto de una crisis. Genera la emergencia de alternativas y planes de Ahorra recursos. Hace que lo imprevisto no lo sea tanto. Alivia tensiones. Invertir en planificacin es ahorrar en ejecucin.

contingencia.

Planificacin: la clave para el control CMO PLANIFICAR?


Tres momentos:

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Capturar Monitorear

Priorizar

establecimient o de prioridades es identificar La prioridad

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Cmo establecer prioridades? Clarifique sus metas Entienda la causa y efecto Utilice prioridades en su proyecto, fechas lmite... Revise las metas a largo plazo Planee su tiempo Fije un cdigo de importancia Registre y analice cmo utilizar su tiempo

la importancia adecuada y el orden de los eventos.

establecimient o de prioridades Debern establecerse


prioridades mediante el uso de la pirmide de tareas la cual seala todas las prioridades que tienes que hacer, teniendo como base las tareas prioritarias que marcan el camino de las metas, hasta llegar a las tareas diarias.

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El establecimiento de prioridades
TIPO DE PRIORIDADES COMO ESTABLECER PRIORIDADES
JUICIO Debe usarse el anlisis mas severo para fijar prioridades RELATIVIDAD Debe hacerse siempre la pregunta si esa prioridad es la mejor forma de utilizar ese momento TIEMPO Establecer un limite de tiempo para cada actividad de referencia de inicio y de fin

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DEBE HACERSE

algunas de ellas debido a ordenes superiores, requerimientos de clientes especiales u oportunidades de xito y desarrollo
Son actividades decisivas, DEBERA HACERSE

pueden contribuir a mejorar el desempeo, pero no son esenciales


Estas son actividades intermedias, SERIA Estas AGRADABLE HACERSE

son actividades de menor valor, son

Matriz del uso del Tiempo


URGENTE NO URGENTE
CUADRANTE II Actividades: Prevencin Actividades de CP Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificacin, recreacin

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IMPORTANTE

CUADRANTE I Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos que vencen

NO IMPOR TANTE

CUADRANTE III Actividades: Interrupciones Algunas llamadas Correo, Algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares

CUADRANTE IV Actividades: Trivialidades Ajetreo intil Algunas cartas Algunas llamadas telefnicas Prdidas de tiempo Actividades agradables

Pirmide de la productividad
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Actuar Tareas Diarias Planificacin Metas Intermedias Metas a Largo Plazo Descubrir/construir Valores: tareas prioritarias
Cuando el comportamiento esta alineado con los valores personales gozar de un control optimo de los eventos

Pirmide de la productividad
Qu debo descubrir/construir?
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MIS VALORES

El proceso de los valores: 1.Identifico mis valores 2.Los clarifico 3.Los jerarquizo

Cmo definir mis valores? Mi pirmide de productividad est edificada sobre un crecimiento de valores ticos. Mis valores ticos son: Aquellos principios y cualidades que tienen la ms alta prioridad PARA MI.

Pirmide de la productividad
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V. Espirituales Valores ticos Valores Estticos Valores Conceptuales o Cognoscitivos Valores Materiales o Utilitarios Fe, Esperanza, Amor, Caridad, Perdn Libertad, Justicia, Honor, Dignidad Belleza, Higiene, Seguridad, Orden Conocimiento,
Sabidura, Inteligencia

Poder, Dinero, Fama, Grandeza

Pirmide de la productividad
MI MISIN PERSONAL
Es un enunciado que expresa mi sentido del propsito
esencial y existencial en la vida. Qu debo descubrir/construir?
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Rige la eleccin de mis conductas y evala mis decisiones.

Se basa

y sustenta en mis valores.

Contribuye a que podamos liderar nuestra propia vida.

Pirmide de la productividad
Qu debo descubrir/construir?
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MIS ROLES

Constituyen los lugares que ocupo en funcin de mis


relaciones claves y las responsabilidades inherentes a las mismas.

Identificarlos Para

es el paso previo a saber cmo voy a emplear mi tiempo. cada rol establezco objetivos que estarn en funcin de mis valores.

Determinacin efectiva de metas


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Cmo establecer tareas a largo, mediano y corto plazo:

a)Para determinar las tareas a largo plazo se necesita

establecer el "qu". b)Para determinar las tareas a mediano plazo se necesita especificar el "cmo" de una manera ampliada. c)Para determinar las tareas a corto plazo se necesita determinar de manera detallada e inmediata las actividades diarias.

Metas a largo plazo


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Requisitos para planificar metas 1. Estn en lnea con mis valores gobernantes. 2. Son de tiempo definido. 3. Estn definidas clara y especficamente, (Medibles). 4. Son completamente mas. 5. Son realistas. Al redactar la meta , nos ayuda a traer el futuro al presente porque da una visin clara de cmo ser el futuro ideal.

Cmo administrar el tiempo?


Qu podemos hacer para comenzar a administrar nuestro tiempo de manera eficiente? Paso 1: Diagnstico. Paso 2: Formula objetivos y metas integrales y equilibrados. Paso 3: Identifica ladrones del tiempo, obstculos o vicios que interfirieran para lograr tus metas y establece acciones para eliminarlos. Paso 4: Elabora una lista de actividades diarias. Paso 5: Ejecuta y da seguimiento tus planes.
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1. 2. 3.

Paso 1 Diagnostico

Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades ms representativas que realizas diariamente durante una semana comn y cuanto tiempo les dedicas. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hay que hacer cada da.(precisando horas y minutos aproximados que le dedicas a cada actividad. Al finalizar la semana, analiza cunto tiempo en horas a la semana, le dedicaste a cada una de las esferas de tu vida: Familiar, profesional, bienestar personal, social, intelectual, espiritual, cultural. Identifica los desequilibrios. Hay esferas a las que les dedicas ms tiempo que a otras? Hay esferas que tienes abandonadas? tienes problemas ocasionados por estos desequilibrios? Te sientes satisfecho con el uso de tu tiempo actual?

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4. 5.

Paso 2. Formular objetivos y metas integrales y Esfera: Objetivo: equilibrados. FAMILIAR


ESPIRITUAL FINANCIERA SALUD Y BIENESTAR PERSONAL INTELECTUAL RECREATIVA PROFESIONAL CULTURAL SOCIAL

Metas:
Realizar actividades recreativas familiares una vez a la semana. Hacer en familia por lo menos una comida al da.

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Mejorar la comunicacin y convivencia familiar para tener un desarrollo familiar equilibrado.

Mantener un estado fsico saludable, evitando riesgos para la salud.

Comer en un horario fijo, alimentos equilibrados y sanos todos los das. Caminar durante quince minutos, al menos tres veces a la semana.

Paso 3. Identificar Ladrones del Tiempo tiempo: Es cualquier cosa que impida Ladrones del

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que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible. Pueden ser: Visibles y ocultos Controlables y no controlables Externos o internos Ladrones externos: 1. Exceso de compromisos 2. Llamadas telefnicas inesperadas y prolongadas 3. Trabajadores que desean discutir sus problemas charlar 4. Visitantes, clientes, etc. 5. Personal incompetente 6. El jefe. 7.Comidas de negocios 8. Interrupciones de los nios de los padres 9. Falta de delegacin

Paso 3. Identificar Ladrones del Tiempo Ladrones internos


Objetivos confusos Ausencia de un plan de trabajo Tendencia a hacer mucho Perfeccionismo obsesivo Desorden compulsivo Confusin y traslape de
responsabilidades Atencin excesiva a detalles Resistencia al cambio Numerosos intereses Incapacidad para decir "NO" Comunicacin insuficiente Decisiones inseguras Fatiga

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Paso 3: Identificar ladrones del Tiempo


Eres vctima de estos ladrones del tiempo? Que puedes hacer para eliminarlos?

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No planear

Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas planala con anticipacin por escrito. Antes de hacer algo siempre define: QU, PARA QU, CMO, QUINES, CON QU, CUNDO. cual es ms importante, numralos y dale prioridad y tiempos a cada uno.

No Jerarquizar. Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica

No saber decir S asertivo. Piensa que no tienes obligacin de cumplir los deseos de los dems, confa en que NO. puedes hablar con claridad con las personas y ellos
entendern tus razones.

No delegar o aceptar ayuda

Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar a otros, capacita a las personas para compartir el trabajo.

Paso 4. Elaborar una lista de tareas


Elabora una lista de las actividades que debes hacer para cumplir con cada uno de tus objetivos y metas y asgnales tiempos: apyate en libretas de seguimiento, programadores anuales, mensuales, semanales, agendas, black berry, ipods, etc, etc, etc.

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Paso 4. Elaborar una lista de tareas Recomendaciones para llevar una agenda

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Recomendaciones para llevar una agenda El manejo de una agenda nos permite organizar mejor nuestra vida y actividades, nos garantiza: 1. Controlar el cundo y el cmo de nuestras actividades. 2. Llevar un registro de nuestras llamadas telefnicas y apuntes al respecto de ellas. 3. No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario, cumpleaos o evento. 4. Poder tener detalles para con los dems, apuntando sus preferencias. 5. Manejar gastos y pagos pendientes. 6. Controlar vencimientos de tarjetas, seguros, etc. 7. Ganarle tiempo a cada da en nuestras actividades al organizarnos.

LUNES

Paso 4. Elaborar una lista de tareas


MARTES MIERC.

JUEVES

VIERNES SABADO

DOM.

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8:00-8:45 9-11 Junta de Revisin de CG. corresponde ncia. 12-13 Junta 7:30-8.00 de equipo de Hacer lista trabajo. de prioridades semanal y del da. 8- 8:30 Junta de enlace.

10:00 Lavar auto Supermercad 10:00 o y tianguis Servicio Religioso !6:00 comida Familiar Sobrmesa 19:00 Reunin con los amigos

12-14:30 Supervisin de 12-13:00 caso Por Archivo de rastreo de exp. doctos.

3:00 COMIDAD. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

3:00 COMIDAD. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

3:00 COMIDAD. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

3:00 COMIDAD. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

3:00 COMIDAD. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

El calendario mensual
Lunes Martes Mircoles

Marzo 2011
Jueves Viernes Sbado Domingo

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CANACINTRA-SJR Curso R&S

Comida
CANACINTRA-SJR Curso R&S

Amigos
12

10

11

CANACINTRA-SJR Curso D-L CANACINTRA-SJR Curso D-L CURSO ABIERTO Curso: Modelos de Atraccin y Sel
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CURSO ABIERTO Curso: Modelos de Atraccin y Sel

13

Cine con espos a


2 Apoyo tarea Eduardo, con grupo de Trabajo 0 27

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Reclutamiento CBR

Reclutamiento CBR

Reclutamiento CBR

Reclutamiento CBR

Reclutamiento CBR

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Apoyo tarea Eduardo, con grupo de Trabajo

CURSO ABIERTO: Tu tiempo, Tu Vida Tu tiempo, Tu Vida


CURSO ABIERTO:

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SAMSUNG

Form Supervisores

CURSO ABIERTO Curso: Modelos de Atraccin y Selecc. PACHUCA, HGO.

CURSO ABIERTO Curso: Modelos de Atraccin y Selecc. PACHUCA, HGO.

Compra s despens a casa

28 CANACINTRA-SJR

Curso D-L

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30

CANACINTRA-SJR

CANACINTRA-SJR

CANACINTRA-SJR

CANACINTRA-SJR

Form

Form

Paso 5. Ejecuta y da seguimiento a tus planes


1. 2. 3.

Trata de dar seguimiento a tus planes, revisa si es posible realizarlos tal como los planeaste. Haz ajustes si es necesario y calcula sus efectos negativos. Revisa y reformula tus objetivos y metas cada 6 meses al menos.

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Control de la postergacin de las tareas


Que tareas pospongo? Por qu pospongo las tareas pendientes? La postergacin puede representar, la falta de identificacin y de actuacin de acuerdo con sus propios valores bsicos. Una ley natural: La postergacin ocurre naturalmente cuando uno se enfrenta con actividades o eventos que no son placenteros (Procrastinacin), que son complejos, largos o poco interesantes, sin importar cual sea su prioridad.

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Entender y controlar las interrupciones

INTERRUPCIONES

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Un evento inesperado que rompe el ritmo de otro evento generalmente programado. TIPOS DE INTERRUPCIONES Necesaria y oportuna. Necesaria pero inoportuna. Innecesaria por lo tanto inoportuna. Recuperarse de una interrupcin puede tomar ; a veces, ms tiempo que la interrupcin misma.

Entender y controlar las interrupciones


1) Planifica el espacio de trabajo 2) Utiliza seales/smbolos para que los dems se enteren cuando ests ocupado. 3) Gana una hora al da y dedcala a las prioridades mximas o a los pendientes ms urgentes. 4) Anticpate 5) Comunica con eficacia Preguntar: Por qu es tan importante? Ofrece intercambios: Ejemplo: si hacemos lo tuyo, qu puedes hacer por mi? Saber Decir NO: ahora no puedo, pero (ofrecer alternativas) Saber terminar una conversacin.

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Cmo tener reuniones eficaces?


Realmente es necesario reunirse ? Podra ahorrar tiempo no convocando la reunin y hablando personalmente, por telfono o va e-mail con los otros. Si todos los asistentes trabajan par la misma empresa, es til para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mnimo. Planee la reunin luego de considerar otras posibilidades.

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Cmo tener reuniones eficaces? Prepara un orden de la reunin


La duracin de una reunin puede verse afectada por el orden en que figuran los temas. Evita iniciar una reunin con tema controvertido ya que puede dedicarse tiempo excesivo en comentarlo. Empieza con temas rutinarios y directos que supongan decisiones fciles. Sugiere a los dems que asistan a la parte de la reunin que les concierne. Recuerda a todos lo acordado en una reunin por escrito.

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El desafo del cambio


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Solamente cambiar mi vida si cambio mis percepciones. Soy producto de lo que pienso. La prctica produce hbito por eso , practica bien y mucho. Conocer los elementos de la autoadministracin nos permitir aumentar la efectividad personal y profesional. Las tcnicas y herramientas presentadas nos permitirn maximizar nuestro tiempo para cumplir con los diferentes roles y metas en nuestra vida.

Mejora tus habilidades en la administracin del tiempo


Los 10 puntos ms importantes 1.Define claramente los objetivos y selecciona los ms importantes 2.Analiza como gastas tu tiempo 1. Lleva una lista de tareas pendientes 2. Asigna prioridad a tus tareas 3. Planea tu da desde el da anterior 4. No dejes las cosas para despus 5. Delega en los dems 6. Aprende a decir NO 7. Concntrate en la tarea actual 8. No te olvides de la persona ms importante: t.
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En Paz.

Amado Nervo. 1870-1919

Muy cerca de mi ocaso, yo te bendigo, vida porque nunca me diste esperanza fallida ni trabajos injustos, ni pena inmerecida; porque veo al final de mi rudo camino, que yo fui el arquitecto de mi propio destino; que si extraje las mieles o la hiel de las cosas, fue porque en ellas puse hiel o mieles sabrosas; cuando plant rosales cosech siempre rosas. Cierto, a mis lozanas va a seguir el invierno; mas t no me dijiste que mayo fuese eterno! Hall sin duda largas las noches de mis penas; ms no me prometiste t slo noches buenas, y en cambio tuve algunas santamente serenas Am, fui amado, el Sol acarici mi faz. Vida, nada me debes! Vida estamos en paz!

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Muchas Gracias!!!
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