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Administracin.

UNIDAD 4. ORGANIZACIN.

4.1 FUNDAMENTACIN DE LA ORGANIZACIN.


Las

organizaciones cubren muchas clases de necesidades del hombre, emocionales, espirituales, intelectuales, econmicas.

Por lo general las organizaciones, se forman para

alcanzar objetivos que se pueden lograr mejor de manera colectiva.

CONCEPTOS
Una organizacin siempre incluye a personas. Estas personas estn involucradas unas con otras de

alguna forma, es decir, estn interactuando. Estas interacciones siempre pueden ser ordenadas o descritas por medio de alguna clase de estructura. Toda persona en la organizacin tiene objetivos personales, algunos de los cuales son las razones de sus acciones. Espera que su participacin en la organizacin le ayude a alcanzar sus objetivos. Estas interacciones tambin pueden ayudar a alcanzar objetivos mancomunados compatible, quiz distintos, pero relacionados con sus objetivos personales.

PRINCIPIOS
Una organizacin es un proceso estructurado en el

cual las personas interactan para los objetivos. Los objetivos individuales, al combinarse, producen los objetivos organizacionales. Cuando se logran los objetivos organizacionales, tambin se satisfacen los objetivos individuales..

IMPORTANCIA
Es muy importante que los objetivos de una organizacin

estn claramente definidos por que: esfuerzos de la organizacin.

Los objetivos sirven como punto de referencia para los

Los objetivos son de importancia para coordinar el esfuerzo. La organizacin que desee competir efectivamente y progresar

debe de renovar de manera continua sus objetivos. toda accin organizacional esta dirigida.

Los objetivos organizacionales son los fines hacia los cuales

Los objetivos son un prerrequisito para determinar polticas,

procedimientos, mtodos, estrategias y reglas efectivas.

4.2 ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL


4.2.1 ORGANIZACIN FORMAL:
Una organizacin formal tiene estructura bien

definida que puede describir sus relaciones de autoridad, razn y responsabilidad. Las organizaciones formales tienen puestos claramente especificados para cada miembro. La categora de miembros de ellas se logra conscientemente en un momento especifico y por lo general en forma abierta.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL


4.2.2 ORGANIZACIN INFORMAL: Puede ganarse consciente

o inconscientemente, y suele ser difcil determinar el momento en que una persona se convierte en miembro en las organizaciones informales la afiliacin o dedicacin puede crecer con el tiempo. organizaciones informales pueden convertirse en formales cuando las relaciones y actividades son definidas y estructuradas en forma similar las organizaciones formales.

Las

4.3 PROCESO DE ORGANIZACIN


Divisin del trabajo:

Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. a) Jerarquizacin Jerarquizacin es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia. b) Departa mentalizacin A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departa mentalizacin.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION
Funcional

Productos
Geogrfica o por territorios Clientes

Por procesos o equipos


Secuencia

4.3 PROCESO DE ORGANIZACIN


c) Descripcin de funciones
Despus de haber establecido los niveles jerrquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda la claridad las labores y actividades que habrn de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organizacin.
Coordinacin

Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. La funcin bsica de la coordinacin es lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

4.4 TIPOS DE ESTRUCTURAS


4.4.1 ORGANIZACIN LINEAL:

Se caracteriza por que la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando. VENTAJAS:

Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas. No hay conflictos de autoridad. Es claro y sencillo. til en pequeas empresas. La disciplina es fcil de mantener.
Es rgida e inflexible. La organizacin depende de hombres clave. Los ejecutivos estn saturados de trabajo.

DESVENTAJAS:

4.4 TIPOS DE ESTRUCTURAS


4.4.2 ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR:

Su creador fue Frederick Taylor, quien observa que la organizacin lineal no proporcionaba la especializacin: propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas.
VENTAJAS:

Mayor especializacin. Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona. La divisin del trabajo es planeada y no accidental. Disminuye la presin sobre un solo jefe por el numero de especialistas.

DESVENTAJAS:

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad. Se viola el principio de la unidad de mando lo que origina confusin y conflicto. No hay una definicin clara de la autoridad.

4.4 TIPOS DE ESTRUCTURAS


4.4.3 ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL:

En esta se combinan los dos tipos de Organizaciones mencionadas anteriormente aprovechando las ventajas y evitando las desventajas. a) De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite a travs de un solo jefe para cada funcin. b) De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.

4.4 TIPOS DE ESTRUCTURAS


4.4.4 ORGANIZACIN STAFF:

Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles.
VENTAJAS:

Lograr que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente puede producirse una confusin considerable. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones.

DESVENTAJAS:

4.4 TIPOS DE ESTRUCTURAS


4.4.5 ORGANIZACIN POR COMITES:

Consiste en organizar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas. Los comits ms usuales son:
DIRECTIVO: representa a los accionistas de una empresa. EJECUTIVO: es nombrado por el comit directivo para poder ejecutar los

acuerdos.

DE VIGILANCIA: personal de confianza que se encarga de inspeccionar las

labores de los empleados de la empresa.

CONSULTIVOS: integrado por especialistas, que por sus conocimientos

emiten dictmenes sobre asuntos que les son consultados.

4.4 TIPOS DE ESTRUCTURAS


4.4.6 ORGANIZACIN MATRICIAL:

Consiste en combinar la departamentalizacin por proyecto con la de funciones. De esta manera existe un gerente funcional a cargo de las labores con una sobre posicin de un gerente de proyecto. VENTAJAS:

Coordina la satisfaccin de necesidades. Propicia una comunicacin interdepartamental sobre las funciones y los productos. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra.

DESVENTAS: Existe confusin acerca de quien depende la responsabilidad. Da lugar a una lucha por el poder entre los dos jefes. Funciona a travs de muchas reuniones lo que supone perdidas de tiempo.

Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

4.5 ASPECTOS ESTRUCTURALES


Son

las formas estructurales que mediante la administracin conllevan a una mxima cooperacin, eficiencia y satisfaccin de los esfuerzos del trabajo personal.

4.5.1 NIVELES ESTRUCTURALES


Se refiere a la jerarquizacin de autoridad ya sea por

orden de mando, grado o importancia.

NIVELES ORGANIZACIONALES SEGN PARSON


Institucional

o estratgico: compuesto por los directivos o altos funcionarios. Gerencial: se encarga de relacionar el nivel institucional y el tcnico. Tcnico u operacional: Se encarga de la ejecucin de las operaciones y tareas.

4.5.2 DELEGACIN
Se refiere al proceso que nos permite conferir a un

colaborador el encargo de realizar una tarea, concedindole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado.

PUNTOS PARA UNA DELEGACIN EFECTIVA


Definir claramente la tarea de realizar, objetivos ,plazos y

autoridad asociada. Aceptacin voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no forman parte del puesto de trabajo del empleado. Supervisin de la tarea delegada segn sea su importancia y dificultad de la misma o durante su proceso en diferentes etapas.

4.5.3 AUTORIDAD
Se refiere a la facultad para tomar decisiones que

produzcan efectos. El origen de la autoridad en las empresas esta dado por tres factores: El convenio. La propiedad de los bienes productivos. El rgimen econmico-social imperante.

TIPOS DE AUTORIDAD
Formal: Aquella que se recibe de un jefe superior para

ser ejercida sobre otras personas o subordinados. La autoridad formal debe constituir necesariamente una cadena. Cualquier rompimiento de esa cadena hara nulo el ejercicio de dicha autoridad. Esta se divide a la vez de dos tipos: Autoridad lineal. Autoridad funcional.

TIPOS DE AUTORIDAD
Operativa: es aquella en la que se da facultad para

decidir sobre determinadas acciones. Tcnica: aquella que se tiene en razn del prestigio, la experiencia, la capacidad que dan ciertos conocimientos que una persona posee. Personal: la que poseen ciertos hombres en razn de sus cualidades morales, sociales y psicolgicas.

4.5.4 El Poder
Se le conoce como dominio, imperio, facultad y

jurisdiccin de la que dispone el individuo para mandar o ejecutar, capacidad de imponer la propia voluntad sobre los otros.

4.5.5 RESPONSABILIDAD
Es el compromiso auto asumido por una persona

para manejar un trabajo con lo mejor de su habilidad.

4.5.6 OBLIGACIN
La obligacin es el estado de una persona para estar

sujeta a enjuiciamiento por una accin o resultado, en relacin con una tarea o misin, para cuya ejecucin le fueron dadas autoridad y responsabilidad.

4.5.7 CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN


La

administracin centralizada delega poco a poco y conserva en los altos jefes el mximo control, reservando a estos el mayor numero posible de decisiones.

La

administracin descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir, y conserva solo los controles necesarios en los altos niveles.

4.6 TCNICAS DE ORGANIZACIN


Son las herramientas necesarias para llevar a cabo

una organizacin nacional: son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con la necesidad de cada grupo social.

4.6.1 ORGANIGRAMAS
Conocidos tambin como grficas

o cartas de organizacin, los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Clasificacin

POR SU OBJETO:
ESTRUCTURALES: Muestran slo las estructuras

administrativas de la empresa. FUNCIONALES: Indican el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. ESPECIALES: Se destaca alguna caracterstica.

POR SU REA:
GENERALES: Presentan

toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras. DEPARTAMENTALES: Representan la organizacin de un departamento o seccin.

POR SU CONTENIDO:
ESQUEMATICOS:

Contienen slo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. ANALITICOS: Ms detallados y Tcnicos.

FORMAS DE REPRESENTACIN.
Existen tres formas de representar los organigramas: VERTICAL: En la que los niveles jerrquicos

determinados de arriba hacia abajo. HORIZONTAL: Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. CIRCULAR: Los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia fuera. MIXTO: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

quedan

VERTICAL

HORIZONTAL

CIRCULAR

MIXTO

4.6.2 MANUALES ADMINISTRATIVOS


Un

manual es un documento elaborado sistemticamente que indicar las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente. Los documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa.

4.6.2 MANUALES ADMINISTRATIVOS


Formato e ndice de manuales.

Manuales de organizacin.
Manuales departamentales. Manuales interdepartamentales.

4.6.3 DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO


Tambin se les conoce como fluxogramas.
La representacin grfica de que muestra la

sucesin de los pasos procedimiento.

de que consta un

4.6.4 DIAGRAMAS DE PROCESO


Administracin de procesos El propsito de la administracin de procesos, es

asegurarse de que todos los procesos claves trabajen en armona para maximizar la efectividad organizacional. El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento de procesos y sus objetivos. Fase de diseo. Fase de produccin. Sistema de retroalimentacin.

4.6.5 ANLISIS DE PUESTOS Y CARTA DE ACTIVIADES

Carta de distribucin del trabajo o de actividades. Anlisis de puestos.

Anlisis de la informacin sobre puestos.

Carta de distribucin del trabajo o de actividades.


A travs de sta tcnica se analizan los puestos que

integran un departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirven para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Anlisis de puestos.
El anlisis de puestos consiste en la obtencin,

evaluacin y organizacin de informacin sobre los puestos de una organizacin. Esta funcin tiene como metal anlisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempean.

Anlisis de la informacin sobre puestos.


A medida que aumenta el grado de complejidad de

una organizacin, ms funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer informacin detallada sobre los puestos de otros departamentos, es cuando se requiere de este tipo de anlisis para obtener esta informacin.