ESCUELA NACIONAL DE SALUD PBLICA

Planeacin Estratgica y Direccin por Objetivos

Autores: Dr. Eugenio Radams Borroto Cruz Dr. Pastor Castell-Florit serrate Dr. Pedro A. Daz Rojas.

Resolucin Econmica V Congreso del PCC

Convoca: Asimilacin critica y ajustada a nuestras realidades de las mas modernas tcnicas de direccin, cuya importancia es creciente para el buen funcionamiento de la economa.

Seala: Deber y responsabilidad de cada cuadro de prepararse para el reto de asimilar los ms modernos conocimientos y las habilidades indispensables en el terreno de la Planificacin Estratgica y la Direccin por Objetivos, el uso de la Informtica y la Contabilidad como instrumento de direccin.

Trabajar profundamente en el perfeccionamiento de la direccin del pas para la calidad y eficiencia que la nacin necesita
Preparar a los cuadros para dirigir estratgicamente a travs de un proceso de aproximaciones sucesivas. 1. Precisar problemas y sus causas 2. Elaborar objetivos y trabajar con ellos 3. Implantar la Direccin por Objetivos 4. Desarrollo de la Planificacin Estratgica 5. Desarrollo total de la Direccin Estratgica

Visin
A donde queremos ir

Brechas

Misin
Tensin creativa Situacin actual
SALTOS CUALITATIVOS

MODELO DE CAMBIO ESTRATGICO

VISIN

BARRERAS
IMPLICADOS

DIAGNSTICO
OBJETIVOS AO 3

SITUACIN ACTUAL
OBJETIVOS AO 2

PLANES DE ACCIN

OBJETIVOS AO 1

MISIN
PLANES DE ACCIN

PLANES DE ACCIN

ENTORNO

MODELO DE PLANEACIN ESTRATGICA

Valor de la utopa, imaginacin, arte y creatividad SUEOS VISIN MISIN Saber hacia donde vamos Quienes somos, razn de existencia. Identidad, Gua de accin Categora rectora de la organizacin Vas para alcanzar la Misin y los objetivos Dificultades y limitaciones, debilidades y amenazas Accin, gua, cundo, con qu recurso, quines

OBJETIVOS ESTRATGICOS
ESTRATEGIAS BARRERAS PLANES DE ACCIN

ACCIN

Hacia dnde voy?

Cmo llego?
PARA QU 1?

Cmo se que he llegado?

PARA QU 2?

Por qu debo Cambiar?

VALORES COMPARTIDOS

AHORA

BARRERAS

FUTURO

MISIN

ESTRATEGIA

VISIN

DIAGNSTICO ESTRATGICO

PROBLEMAS ESTRATGICOS

REAS DE RESULTADOS CLAVES

SOLUCINES ESTRATTICAS

OBJETIVOS ESTRATGICOS

PLANES DE ACCION

Modelo del cambio estratgico

ESCENARIO

INDICADORES DE MEDIDA

Misin
Es la razn de ser de la organizacin, para qu existe, cul es su funcin social, qu hace o debe hacer Es el punto de partida de la estrategia y lo que le da cohesin e integridad a la organizacin
La Misin debe: Tener estabilidad en el tiempo aunque puede ser ajustada Quedar claramente definida, escrita y divulgada a todos los trabajadores de la organizacin

Visin
Comprensin compartida de lo que debe ser la organizacin y cmo debe cambiar Imagen mental de un estado futuro deseable y posible para la organizacin
La Visin debe: Comprometernos de corazn Movilizar nuestra conciencia Motivar las preocupaciones y necesidades profundas. Estar basada en dos profundas necesidades humanas: calidad y dedicacin Reflejar los valores prioritarios Engendrar autorreflexin personal

Ver despus no vale, lo que vale es ver antes y estar preparado

Jos Mart

Las barreras
Son los obstculos que se interponen entre la misin y la visin Son elementos negativos que interfieren en el cumplimiento de los objetivos Pueden ser externas e internas. Representan desafos o retos a la direccin de la entidad. Son problemas a solucionar indefectiblemente Son indicadores de futuros conflictos si se dejan de resolver

Enfoque Estratgico
Ver la organizacin como un sistema abierto e insertado en un escenario social, econmico y poltico Priorizar su forma de relacionarse con la sociedad: productos y servicios Pensar estratgicamente: clara visin de futuro, solucin de problemas principales, logro de los objetivos estratgicos y control de funciones esenciales Ampliacin de las interacciones y participacin humana Descentralizacin en la toma de decisiones: Principios orientadores tica y valores humanos Pertinencia a necesidades especficas. Atencin personalizada/regionalizada

Estrategias
Tcnica y arte de concebir, preparar y dirigir las operacioines militares Habilidad para dirigir un asunto y lograr su objetivo
Diccionario de la Real Lengua Espaola

Las formas de lograr los objetivos Las formas de moverse de la realidad a la visin Arte para definir las vas para vencer, sortear, saltar o irse por debajo de las barreras Son las fuentes de diferentes tcticas.

Tcticas
Conjunto de reglas para la instruccin y ejercicio de la tropa para la realizacin de las operaciones militares Mtodo o sistema para realizar una cosa y alcanzar un objetivo
Diccionario de la Real Lengua Espaola

Son las formas de moverse de la estrategia a la accin Son las fuentes de la accin Son a corto plazo en su perspectiva Representan las mltiples vas para garantizar la estrategia Poseen un enfoque operativo

reas de resultados claves

Son los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misin Se identifican para cada rea funcional y para cada unidad organizacional

Objetivo
Etimologa de la palabra:

Proviene del latn jactum que significa lanzado y la preposicin ob que significa hacia.
Definicin del trmino: Son las metas intentadas que prescriben o establecen un determinado criterio y sealan direccin a los esfuerzos del administrador.

Objetivos Estratgicos
Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de las aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organizacin Es un estado futuro deseado de una organizacin o de uno de sus elementos Son las metas que se persiguen, que prescriben un mbito definido y sugieren la direccin a los esfuerzos de planeacin de una organizacin
A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se determina un lapso especfico para su realizacin

Principios fundamentales para el proceso de determinacin de los objetivos

De la precisin. Deben fijarse de forma tal que no queden expuestos, por su vaguedad, a ser entendidos de distinto modo por personas diversas.

De la flexibilidad. Se refiere a la fijacin de mximos y mnimos de manera que pueda ajustarse el objetivo dentro de los limites previstos.
De la participacin. Indica que en la fijacin de los objetivos y en la determinacin de los resultados deben participar todos los comprometidos con ellos, de manera que se comparta la responsabilidad por alcanzarlos.

Principios fundamentales para el proceso de determinacin de los objetivos

Del realismo. Los objetivos deben ser de tal naturaleza, que sean posibles de alcanzar De la objetividad. Necesidad de fijar los objetivos sobre bases cuidadosamente estudiadas con fundamento en la realidad y con apoyo en un anlisis basado en informaciones confiables De los valores. Necesidad de fijar los objetivos teniendo en cuenta sobre todo los valores ticos, morales y revolucionarios compartidos por todos los trabajadores De la restriccin por las polticas. Necesidad de definir el objetivo en el marco de las polticas establecidas

Proceso de establecimiento de objetivos estratgicos

R E S P O N S A B I L I D A D

ENFOQUE DESCENDENTE
SUPERIOR

ENFOQUE ASCENDENTE

INTERMEDIO

A U T O R I D A D

DE BASE

NIVELES

Enfoque Actual

NIVEL SUPERIOR

NIVEL DE BASE

NIVEL INTERMEDIO

En la actualidad se estima que una posicin intermedia entre ambos enfoques es lo mas saludable, es decir, la elaboracin de los resultados a alcanzar con la participacin de todos los involucrados en lograrlos.

Los objetivos deben ser:

Pertinentes: apoyan la misin Evaluables: cuantitativa y/o cualitativa Factibles: posibles de lograr Aceptables: armnicos con el sistema de valores de la institucin Flexibles: pueden ser modificados Asequibles: al alcance de las personas Motivadores: generan inters Comprensibles: sencillos y claros Comprometedores: obligan moralmente a su cumplimiento y son objeto de evaluacin

Los objetivos y la organizacin

OBJETIVOS ESTRATGICOS
ESTRATEGIAS

Categora rectora de la organizacin Que quiero?, cundo lo quiero? y dnde lo quiero?

Vas para conducir la organizacin hacia el logro de los objetivos Cmo obtengo el objetivo? Conjunto de propiedades y relaciones de la organizacin Que identifican reas de trabajo A quines le corresponde el objetivo? Conjunto de acciones concretas para el logro de los Objetivos y que constituyen el vnculo entre las funciones y los objetivos de la organizacin Qu actividades debo realizar?

FUNCIONES

TAREAS

CRITERIOS DE MEDIDA

Los indicadores que permiten evaluar el cumplimiento de las tareas y a su vez de los objetivos

Direccin por Objetivos

Proceso en el cual los dirigentes y subordinados de una organizacin identifican conjuntamente sus metas comunes, definen las principales reas de responsabilidad de las personas y utilizan los resultados como forma de evaluar la contribucin, otorgando importancia e inters no solo a los objetivos organizacionales, sino tambin a los objetivos de desarrollo personal.

Qu es direccin por objetivos? Es un medio de practicar las cinco funciones bsicas de direccin:
Planificacin Organizacin Conduccin Direccin Control

Es la esencia de un sistema de direccin orientado a resultados.

Principios bsicos de direccin por objetivos

Comportamiento y motivacin humano Orientacin a resultados

Teoras de la jerarqua de necesidades de motivacin individual De primer orden son las fisiolgicas De segundo orden el deseo de defensa y seguridad De tercer orden las sociales que incluyen el amor y aceptacin De cuarto orden la psicolgica y la autoestima De quinto orden y considerada la ms elevada es la autorrealizacin personal

Comportamiento y Motivacin Humanos Deseo de obtener resultados Importancia de la participacin Implica directamente a los trabajadores en la planificacin, direccin y control de sus acciones Implicacin que lleva a compromiso Forma equipo: trabajador y cuadro de direccin toman la mayora de las decisiones

Orientacin a resultados
Cuanto ms clara sea la idea que tenga de lo que se trata de lograr, ms posibilidades tendr de xito Si sabe donde quiere ir, aumentan sus posibilidades de llegar. Al contrario, si no sabe a donde va, ningn camino le llevar all No se trata de lo que Ud. haga: lo que cuenta es lo que consigue No le diga usted a alguien lo que debe hacer, dgale cuales son sus responsabilidades

Sistema de direccin por objetivos componentes

DEFINICIN DE OBJETIVOS

EVALUACIN ANUAL DE LA ACTUACIN Y SUS RESULTADOS

DESARROLLO DE PLANES DE ACCIN

REVISIONES PERIODICAS

Definicin de objetivos
Precisin de los Problemas Estratgicos principales a enfrentar. Identificacin de los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misin: reas de Resultados Claves Visin de la Solucin Estratgica Precisin de Objetivos para garantizar los resultados segn las reas claves Precisin de los Indicadores de Medida

Planes de accin
Son la forma de materializar las acciones que permiten el cumplimiento de los objetivos siguiendo las estrategias definidas y aprobadas Son descripciones concretas de lo que va a suceder Representan las vas detalladas de implementar las estrategias y vencer las barreras. Se basan en los recursos y son adaptables a las contingencias, son prcticos. Contienen las tareas especficas con los resultados esperados, los recursos de todo tipo necesarios para materializarlas Dejan claramente definidos tanto el plazo en que deben cumplirse como las personas o funcionarios responsables y los participantes en su cumplimiento

Revisiones peridicas
Normas con las que se miden los rendimientos Informacin a los directivos del progreso Los objetivos sirven como normas con las cuales el individuo puede medir su actuacin

Evaluacin anual de la actuacin

Amplitud y profundidad del anlisis: rea de Resultados Claves Enfoque integrado Estrategia - funcionestareas: Objetivos Estratgicos En el proceso de evaluacin:
Revisin de objetivos definidos para el individuo, el equipo y la institucin Medicin de resultados por indicadores predeterminados y sealamiento de la desviacin importante Precisin alcance de resultados reales

Errores ms frecuentes
Creer que la DPO es una panacea Se fijan objetivos sin la participacin de los directivos implicados Solo se fijan objetivos para los directivos de niveles superiores Burocratizacin y pseudo cientificismo nfasis en las tcnicas y no en el proceso real Implantacin de DPO excesivamente rpida Disponer de objetivos pero no desarrollar planes de accin pertinentes

Errores (cont.)
Exigencia rpida de los resultados (impaciencia) Solo aceptar objetivos perfectamente cuantificados Objetivos estratgicos feudales Centrarse exclusivamente en los objetivos a conseguir por cada directivo No valoracin de objetivos globales o integradores Prescindir de las reuniones peridicas de seguimiento de cada directivo con equipo No reconocer la importancia de la formacin La alta direccin no predica con el ejemplo La alta direccin se resiste a delegar Generar objetivos y no compromisos

PRECISAR INDICADORES DE MEDIDAS PARA OBJETIVOS ESTRATGICOS

CONTRASTAR CON OBJETIVOS ESTRATGICOS

Tareas en el reino de los vivos

VALORES COMPARTIDOS

AHORA

BARRERAS

FUTURO

MISIN

ESTRATEGIA

VISIN

DIAGNSTICO ESTRATGICO

PROBLEMAS ESTRATGICOS

REAS DE RESULTADOS CLAVES

SOLUCINES ESTRATTICAS

OBJETIVOS ESTRATGICOS

PLANES DE ACCION

Modelo del cambio estratgico

ESCENARIO

INDICADORES DE MEDIDA

Definicin de objetivos
Precisin de los Problemas Estratgicos principales a enfrentar. Identificacin de los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misin: reas de Resultados Claves Visin de la Solucin Estratgica Precisin de Objetivos para garantizar los resultados segn las reas claves Precisin de los Indicadores de Medida