ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES

ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES

DEFINICION

La administracin de recursos materiales consiste en el proceso de la planeacin, programacin, adquisicin, almacenamiento, distribucin y control de los materiales y equipos.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES

Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales y
suministros en las instituciones de salud.

Adquirir los artculos necesarios para la realizacin de las

actividades en la atencin de los usuarios conformidad con el catalogo general de materiales.

de

Controlar la administracin de materiales y suministros

para garantizar el mejor aprovechamiento de los recursos.

IMPORTANCIA
Permite prestar un servicio oportuno cuando se cuenta

con los materiales y suministros necesarios. Se determinan las necesidades reales de los materiales y suministros Se lleva a cabo una mejor distribucin de los materiales y suministro de acuerdo a las necesidades de los servicios Control de los materiales y suministro a nivel de los servicios de la institucin. Mejor calidad en la prestacin de los servicios

CAUSA DE LA MALA PRESTACION DE SERVICIO O FALLA EN LA PRESTACION

Los materiales y suministros no son

oportuno Los materiales y suministros son insuficientes Los materiales y suministros no existen Son de mala calidad

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES

1. Planificacin y presupuesto de materiales y suministros.
2. Obtencin y adquisicin 3. Ingreso e inspeccin 4. Control de Inventario 5. Entrega y distribucin

INSTRUMENTOS PARA ELABORAR LA PLANEACION O PROGRAMACION

1. Registros de proveedores 2. Catalogo general de productos

3. Indicadores de consumo en donde se determina las necesidades para cada uno de los servicios.

ETAPA DE PLANEACION Y PROGRAMACION

Consiste en establecer el inventario anual de necesidades de materiales y suministros, para el funcionamiento de las instituciones o servicios de salud para satisfacer dichas necesidades

BASES PARA REALIZAR LA PROGRAMACION DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Cada departamento o dependencia hace

llegar sus necesidades de materiales y suministros Datos histricos dan base para establecer el diagnostico de necesidades o cantidades. Se elabora el plan de suministro y dotacin

PLAN DE SUMINISTRO Y DOTACION

Es un documento donde estn

relacionados y cuantificado todos aquellos materiales y suministros que se requieren para prestar un servicio en un periodo de tiempo

PLAN DE SUMINISTRO Y DOTACION

Cdigo Presentac Nombre in Consumo promedio Cantidad Precio unitario Precio total

MOVIMIENTO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Existencia Entrada Salida Total

QUIENES PARTICIPAN EN EL PLAN DE SUMINISTRO Y DOTACION

Jefe de suministro Mdicos Enfermera

ETAPA DE ADQUISICION
Es el conjunto de operaciones para poner a disposicin de las instituciones de salud, en tiempo oportuno y en cantidad y calidad deseable todos los materiales necesarios para el cumplimiento de sus objetivos al menor costo posible

PROCESO DE ADQUISICION O COMPRA

SECTOR PRIVADO
GERENTE COTIZAN JEFE ADMINISTRATIVO

ELABORA PEDIDO ALMACEN

SECTOR OFICIAL

HACER EL PLAN SOLICITUD DEL AREA O SERVICIO AL Enfermera JEFE DE SUMINISTRO

coordinadora

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES

EL JEFE DE SUMINISTRO VERIFICA LA

SOLICITUD O PLAN ELABORACION DE PRESUPUESTO

VB Director Dpto. de Enfermera

Precotizacion

 SOLICITUD DE LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL AL JEFE DE PRESUPUESTO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SE SOLICITAN COTIZACIONES RECIBO DE COTIZACIONES EVALUACION TECNICA DE LAS COTIZACIONES ELABORACION DE LA ORDEN DE PEDIDOS O COMPRA

ORDEN DE PEDIDO
ELEMENTO CANTIDAD PRECIO CALIDAD

ETAPA DE RECEPCION
En esta etapa se realiza la verificacin de los documentos que acompaan las entregas y que estn representados por ordenes de compras y facturas

RECEPCION O RECIBO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

El almacenista recibe los elementos, la jefe del

servicio de enfermera da el VB si los elementos que llegaron corresponde al pedido solicitado Elaboracin de un pedido de materiales de la enfermera al jefe de suministro Aprobacin del pedido Entrega del pedido solicitado para la prestacin del servicio Uso racional de los recursos por enfermera

ETAPA DE ALMACENAMIENTO

Esta etapa se caracteriza por la guarda o custodia de los materiales y suministros en un sitio determinado en forma ordenada y cientfica.

NORMAS QUE DEBEN TENER EN CUENTA PARA EL ALMACENAMIENTO

El almacenamiento debe hacerse de tal manera que garantice una
adecuada reservacin, seguridad y ubicacin de los equipos. Debes existir un espacio fsico destinado para el almacenamiento de los materiales y equipos el cual debe estar separado de locales con otras funciones. El rea de almacn debe ser suficiente en capacidad fsica, moviliarios y equipos a fin de facilitar el recibo y movilizacin. El rea de almacn debe contar con sealizacin que permita la fcil localizacin de los artculos. Debe aplicarse las normas de seguridad e higiene, as como para la proteccin de materiales almacenados. Los artculos almacenados se deben identificar con una etiqueta que contenga el nombre, cdigo y otras caractersticas, se debe elaborar e implementar registros para los artculos que ingresan tales como krdex, para poder contar con una informacin exacta de los equipos y materiales.

ETAPA DE DISTRIBUCION DE MATERIALES

Se realiza en todos los niveles institucionales para satisfacer las solicitudes de los diferentes servicios o dependencia, la cul incluye acciones de embalaje, despacho y transportacin.

ETAPA DE CONTROL
Corresponde a la funcin administrativa que

evala el progreso o logro de objetivos y adopta las medidas necesarias.

establecer el control es necesario implementar normas, indicadores y estndares que sirvan de base para la deteccin oportuna de desviaciones

Para

INVENTARIO
ETAPA DE PLANEACION PLANEACION

ETAPA DE CONTROL

CONCEPTO DE INVENTARIO
Es la lista detallada de los equipos y materiales propios de la empresa, necesarios para brindar un bien o un servicio.
Es un registro o esquema donde se consignan los equipos y materiales teniendo en cuenta la cantidad, el estado, las caracteristicas y el costo de cada equipo

OBJETIVOS
Descartar los equipos y materiales en mal

estado, con finalidad de repararlos o llevarlos a mantenimiento Controlar la existencia previa de equipos y materiales en los servicios. Utilizar al mximo los recursos materiales existentes en la institucin de salud o servicio de enfermera Controlar el estado y el uso de los equipos y materiales

IMPORTANCIA
Permite determinar el diagnostico
situacional de materiales y suministros. Permite poder planificar o elaborar el plan de suministros y dotacin acorde con las necesidades. Permite brindar una atencin oportuna y rpida al usuario

CUIDADOS AL ELABORAR EL INVENTARIO

Planificar la elaboracin o confrontacin
de los inventario ( cuando, donde y quienes) La Elaboracin o confrontacin debe realizarse en forma cuidadosa para evitar errores. Debe ser supervisado, se debe verificar o constatar.

ERRORES EN LA REALIZACION DEL INVENTARIO

Contar doble Omitir algunos equipos y materiales No constatar el estado o

funcionamiento de los equipos

METODOLOGIA
Realizarse en equipo de dos o tres
personas Una persona realiza el conteo y descripcin de los equipos y materiales La otra registra los equipos sus caractersticas y estado Otra que verifique y constate

TIPOS DE INVENTARIOS

General Especifico

TIPOS DE PLANES
PLAN DE COMPRA PLAN DE MANTENIMIENTO ACTA DE BAJA DE LOS EQUIPOS

CONTENIDO DEL INVENTARIO

ENCABEZAMIENTO TITULO SERVICIO FECHA EN QUE SE ELABORO

ESQUEMA DEL INVENTARIO

ELEMENTO CANTIDAD ESTADO

ANALISIS DE INVENTARIO