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Curso de Noções
Curso de Noções

Básicas de Arquivologia

Curso de Noções Básicas de Arquivologia Seja bem-vindo!
Seja bem-vindo!
Seja bem-vindo!

O ArPDF

O ArPDF O Arquivo Público do Distrito Federal – ArPDF, órgão relativamente autônomo, criado pelo Decreto

O Arquivo Público do Distrito Federal ArPDF, órgão relativamente autônomo, criado pelo Decreto Distrital nº 8.530 de 14 de março de 1985, tem como função recolher, preservar e garantir proteção especial a documentação arquivística de valor permanente do Distrito Federal.

OBJETIVOS DO CURSO
OBJETIVOS DO CURSO
Divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.
Divulgar a importância da
arquivística e da gestão
documental.
ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO

Segundo Wight Bakker: “Uma organização é um

sistema

contínuo

de

atividades

humanas

diferenciadas e coordenadas, que utiliza, transforma e amalgama um conjunto específico de recursos humanos, materiais, de
diferenciadas
e
coordenadas,
que
utiliza,
transforma e amalgama um conjunto específico
de
recursos
humanos, materiais, de capital,
ideológico
e
naturais,
num
todo único
solucionador
de
problemas,
empenhado
em
satisfazer necessidades
ambientação”.
humanas
de
sua
ORGANIZAÇÃO Segundo Wight Bakker: “Uma organização é um sistema contínuo de atividades humanas diferenciadas e coordenadas,
USUÁRIO
USUÁRIO

Aquele que procura um produto ou serviço oferecido pelas diversas

instituições,

estabelecendo um

vínculo.

USUÁRIO Aquele que procura um produto ou serviço oferecido pelas diversas instituições, estabelecendo um vínculo.
GOVERNO
GOVERNO
GOVERNO O Governo é uma forma de representação do Estado, criado pela sociedade a partir das

O Governo é uma forma de

GOVERNO O Governo é uma forma de representação do Estado, criado pela sociedade a partir das

representação do Estado,

criado pela sociedade a partir

das necessidades como

regulamentação, garantia da

ordem, distribuição de bens e

satisfação das necessidades

básicas do cidadão. A sua

missão é garantir o bem comum, é servir ao cidadão.

INFORMAÇÃO
INFORMAÇÃO

Para McGee e Prusak, a informação são dados

coletados, processados, organizados e ordenados

INFORMAÇÃO Para McGee e Prusak, a informação são dados coletados, processados, organizados e ordenados aos quais

aos quais são atribuídos significados e contexto. Sãos dados em uso, o que pressupõe a

participação de usuários para manipulá-los no seu

contexto geral, independente da forma em que se apresentem.

(Do livro Gerenciamento Estratégico da Informação)

NECESSIDADE DE

INFORMAÇÃO
INFORMAÇÃO
O que leva uma pessoa a procurar informação?
O que leva uma pessoa a procurar
informação?
NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO O que leva uma pessoa a procurar informação? 1. Resolução de problemas. 2.
NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO O que leva uma pessoa a procurar informação? 1. Resolução de problemas. 2.

1. Resolução de problemas.

  • 2. Objetivos específicos.

  • 3. Necessidade de ampliar o conhecimento.

Arquivo



Conjunto de documentos naturalmente

Arquivo  Conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituição, fruto de sua atividade laboral,

acumulados por pessoas ou instituição, fruto

de sua atividade laboral, social, cultural, intelectual etc.

São únicos em sua criação e recepção, descrevem e provam acontecimentos de uma determinada época.

Se isolado, o documento perde o seu valor.

O que é arquivologia?
O que é arquivologia?

É o ramo da ciência

destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das

teorias, dos métodos e

técnicas a serem observados na implantação, organização, desenvolvimento e utilização dos documentos e das informações.

O que é arquivologia? É o ramo da ciência destinada ao estudo da natureza dos arquivos,
O que é arquivologia? É o ramo da ciência destinada ao estudo da natureza dos arquivos,
DOCUMENTO
DOCUMENTO
  • Suporte onde a informação é registrada.

Suporte: material sobre o qual as informações são registradas.
Suporte: material sobre
o qual as informações
são registradas.
DOCUMENTO  Suporte onde a informação é registrada. Suporte: material sobre o qual as informações são
Finalidade
Finalidade
Finalidade  Servir a sociedade;  Promover a cidadania;  Ser prova material à história; 
  • Servir a sociedade;

  • Promover a cidadania;

  • Ser prova material à história;

  • Perpetuar e preservar as fontes históricas;

  • Auxiliar e servir de fonte primária para o desenvolvimento científico.

Função
Função
  • Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informação;

Função  Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informação;  Possibilitar e investir em pesquisa que
  • Possibilitar e investir em pesquisa que

vise o resgate histórico e o

desenvolvimento social;

  • Desenvolver políticas de acesso e perpetuação da informação e assegurar a proteção do seu suporte;

  • Auxiliar o processo decisório.

Características dos arquivos
Características dos arquivos

Acervo:

Características dos arquivos Acervo:  Públicos  Institucionais  Pessoais
 Públicos  Institucionais  Pessoais
Públicos
Institucionais
Pessoais
Características dos arquivos
Características dos arquivos

Uso:

Características dos arquivos Uso:  Corrente  Intermediário  Permanente
 Corrente  Intermediário  Permanente
Corrente
Intermediário
Permanente
Características dos arquivos
Características dos arquivos

Uso:

Características dos arquivos Uso:  Setorial  Geral/central
 Setorial  Geral/central
Setorial
Geral/central
Características dos arquivos
Características dos arquivos

Natureza do documento:

Características dos arquivos Natureza do documento:  Arquivo Especial  Arquivo Especializado
  • Arquivo Especial

  • Arquivo Especializado

Diferenças entre as Fontes de Informação
Diferenças entre as Fontes de
Informação
Natureza do documento
Natureza do documento
  • Ostensivo

  • Sigiloso

Natureza do documento  Ostensivo  Sigiloso

ESPÉCIE DOCUMENTAL

X
X
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Tipologia Espécie Documental Função Documental Ofício Inscrição em curso Adquirir material de Ofício de solicitação Formulário
Tipologia
Espécie Documental
Função
Documental
Ofício
Inscrição em curso
Adquirir material de
Ofício de solicitação
Formulário de
Formulário
consumo
aquisição - PIM
Ata
Registrar assembléia
Ata de assembléia
Contrato de prestação
Contrato
Prestação de serviço
de serviço
Carta
Proposta de patrocínio
Carta de apresentação
de proposta de
patrocínio
Gestão de Arquivos Gestão de arquivos ou Gestão
Gestão de Arquivos
Gestão
de
arquivos
ou
Gestão
Gestão de Arquivos Gestão de arquivos ou Gestão Documental, é um conjunto atividades criação de desenvolvidas,

Documental, é um conjunto

atividades

criação

de desenvolvidas, desde a documento até a sua final – eliminação ou visando: a preservação a
de
desenvolvidas,
desde
a
documento
até
a
sua
final
eliminação
ou
visando:
a
preservação
a
perpetuação
do
de
recursos
humanos,
inclui
a

do

destinação

recolhimento,

da

informação;

suporte; a racionalização e garantir a

eficiência administrativa; a economia de

tempo

e

logísticos, financeiros e material.

A gestão de arquivos

administração de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.

POSIÇÃO DO ARQUIVO
POSIÇÃO DO ARQUIVO
POSIÇÃO DO ARQUIVO
PROTOCOLO
PROTOCOLO
PROTOCOLO Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.
Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.
Órgão responsável
pelo recebimento,
registro,
movimentação,
controle, expedição, e
classificação de
documentos de
caráter corrente.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
  • Alfabética

  • Geográfica

  • Numérica

  • Cronológica

  • Dígito terminal

  • Assunto

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO  Alfabética  Geográfica  Numérica  Cronológica  Dígito terminal  Assunto
CLASSIFICAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo

Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente,

agrupando os documentos de acordo com

características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a

que se destina e a estrutura administrativa

da instituição.

Organização
Organização
  • Codificação: etapa que sucede a

Organização  Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o

classificação, é a tarefa de ler,

interpretar, identificar o assunto e

atribuir a ele uma classe, uma

classificação.

  • Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos ...

Princípios Arquivísticos
Princípios Arquivísticos
  • Proveniência ou respeito ao fundo;

  • Territorialidade;

  • Teoria das três idades.

Princípios Arquivísticos  Proveniência ou respeito ao fundo;  Territorialidade;  Teoria das três idades.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
CICLO VITAL DOS
DOCUMENTOS
  • Arquivo

corrente

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS  Arquivo corrente  Arquivo permanente  Arquivo intermediário
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS  Arquivo corrente  Arquivo permanente  Arquivo intermediário
  • Arquivo permanente



Arquivo

intermediário

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS  Arquivo corrente  Arquivo permanente  Arquivo intermediário
SIARDF
SIARDF

O Sistema de Arquivo do Distrito Federal SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto Distrital nº 24.205 de 10 de novembro de

SIARDF O Sistema de Arquivo do Distrito Federal – SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto Distrital nº

2003, e é o órgão competente para

assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Poder

Executivo do Distrito Federal, harmonizar

as atividades de gestão documental e

facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público.

Plano de Classificação
Plano de Classificação

O sistema decimal de classificação, no qual

está fundamentado o

instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes

e estas em dez

subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos.

Plano de Classificação O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código
Plano de Classificação 000 – Administração Geral 100 200 300 400 destinam-se aos assuntos relativos às
Plano de Classificação
000
– Administração Geral
100
200
300
400
destinam-se aos assuntos relativos às
500
atividades-fim do órgão.
500
600
700
800
900
– Assuntos Diversos
Plano de Classificação
Plano de Classificação
Plano de Classificação A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses:  010 – Organização

A classe 000 Administração Geral, tem como subclasses:

Plano de Classificação A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses:  010 – Organização
  • 010 Organização e funcionamento

  • 020 Pessoal

  • 030 Material

  • 040 Patrimônio

  • 050 Orçamento e finanças

  • 060 Documentação e informação

  • 070 Comunicações

  • 080 Vaga

  • 090 Outros assuntos referentes à Administração Geral

Plano de Classificação

Plano de Classificação A classe 900 – Assuntos diversos  910 – Solenidades, comemorações, homenagens 

A classe 900 Assuntos diversos

  • 910 Solenidades, comemorações, homenagens

Plano de Classificação A classe 900 – Assuntos diversos  910 – Solenidades, comemorações, homenagens 
  • 920 Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas.

  • 930 Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos

  • 940 Visitas e visitantes

  • 990 Assuntos transitórios

  • 991 Cartas de apresentação e recomendação

  • 992 Comunicação e informes

  • 993 Convites diversos

  • 994 Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas

  • 995 Protestos, reivindicações, sugestões

  • 996 Associações: culturais, de amigos e de servidores

  • 997 Pedidos, oferecimentos e informações diversas

Plano de Classificação
Plano de Classificação
Plano de Classificação GRUPO SUBGRUPO SÉRIE SÉRIE SUBSÉRIE SUBSÉRIE 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 –

GRUPO

SUBGRUPO

SÉRIE

SÉRIE

SUBSÉRIE

SUBSÉRIE

022 Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 Cursos 022.11 Promovidos pela instituição

022.12 Promovidos por outras instituições

022.121 No Brasil 022.122 No Exterior

CLASSE 000 Administração Geral Subclasse Subclasse Subclasse 010 020 030 Organização e funcionamento Pessoal Material Grupo
CLASSE
000
Administração Geral
Subclasse
Subclasse
Subclasse
010
020
030
Organização e funcionamento
Pessoal
Material
Grupo
Grupo
Grupo
023
021
022
Recrutamento e seleção
Aperfeiçoamento e treinamento
Quadros, tabelas e
políticas de pessoal
Subgrupo
Subgrupo
022.1
022.2
Cursos
Estágios
Série
Série
022.11
022.12
Promovidos pela instituição
Promovidos por outra instituição
Subsérie
Subsérie
022.121
022.122
No Brasil
No Exterior
TABELA DE TEMPORALIDADE
TABELA DE TEMPORALIDADE
TABELA DE TEMPORALIDADE A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos
A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes
A Tabela de Temporalidade é
um instrumento que visa
identificar
o
valor
dos
documentos
e
atribuir-lhes
prazo de guarda e destinação
final nas fases do arquivo. A
Tabela de Temporalidade das
atividades-meio
do
GDF
também foi aprovada
pela
Portaria nº 03, de 22 de

janeiro de 1998.

Tabela de Temporalidade
Tabela de Temporalidade
PRAZOS DE GUARDA OBSERVAÇÕES DESTINAÇÃO QUANTO AO CÓDIGO ASSUNTO FINAL PRAZO DE FASE FASE GUARDA CORRENTE
PRAZOS DE GUARDA
OBSERVAÇÕES
DESTINAÇÃO
QUANTO AO
CÓDIGO
ASSUNTO
FINAL
PRAZO DE
FASE
FASE
GUARDA
CORRENTE
INTERMEDIÁRIA
005
Jurisprudência
10 anos
10 anos
Guarda Permanente
É opcional a alteração do
suporte (microfilme ou
disco ótico) previamente
ao recolhimento, para que
o órgão permaneça com
cópias para consulta
Organização e funcionamento
010
5 anos
5 anos
Guarda Permanente
Normas, regulamentações,
diretrizes
010.1
Registro nos órgãos competentes
Enquanto vigorar
Eliminação

Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade

Índice

O índice é um instrumento auxiliar à classificação, portanto a sua utilização deve ser seguida do
O índice é um instrumento auxiliar à
classificação, portanto a sua
utilização deve ser seguida do
Código de Classificação.
Exemplo:
Abastecimento de veículos
042.4
Cadastro
- De fornecedores
030.1

Curso de Noções Básicas de

Arquivologia
Arquivologia
Realização: Arquivo Público do Distrito Federal SEPLAG e Escola de Governo WAGNER A. CRISPIM
Realização:
Arquivo Público do Distrito Federal
SEPLAG e Escola de Governo
WAGNER A. CRISPIM
Curso de Noções Básicas de Arquivologia Realização: Arquivo Público do Distrito Federal SEPLAG e Escola dewagner.crispim@gmail.com Contatos: (61) 3361.1454 www.arpdf.df.gov.br dgd.arpdf.df@gmail.com " id="pdf-obj-39-8" src="pdf-obj-39-8.jpg">

Diretor de Gestão Documental

Contatos: (61) 3361.1454 www.arpdf.df.gov.br dgd.arpdf.df@gmail.com
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