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Gestin y Metodologas de Compra

Carlos Alberto Campos Parra Jefe Departamento Convenio Marco

Junio 2007 Feria Chilecompra

Temario

La Funcin de Abastecimiento Planificacin de Compras y Gestin de Inventario, Insumos Necesarios Clasificacin de las Compras Metodologas de Compra

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Temario

La Funcin de Abastecimiento Planificacin de Compras y Gestin de Inventario, Insumos Necesarios Clasificacin de las Compras Metodologas de Compra

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La Funcin de Abastecimiento

En el pasado la funcin de abastecimiento se orientaba slo al precio y a la oportunidad


Tradicionalmente Disponer de los bienes y servicios que son requeridos por las reas usuarias en forma oportuna y al menor precio posible Consecuencias Orientacin al precio nfasis fuertemente operativo Enfoque de corto-plazo Liderado por los usuarios

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Abastecimiento se orienta a la eficiencia en el cumplimiento de la misin organizacional


Actualmente Minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una institucin para el cumplimiento de su misin Consecuencias No slo importan los precios, sino tambin la pertinencia, oportunidad y calidad de los requerimientos Carcter estratgico Enfoque de largo plazo Liderazgo desde el rea de abastecimiento
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El abastecimiento responde a objetivos de eficiencia y eficacia


Eficiencia en las compras TCO- Enfoque costo integral - Anlisis de gastos Soporte a usuarios Calidad Producto Servicio Desarrollo de proveedores Innovacin Transparencia Auditabilidad y trazabilidad Visibilidad
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El Proceso de abastecimiento tiene distintas etapas, todas importantes


PLANIFICACIN NEGOCIACIN ENTREGA

OPTIMIZACIN DE PROCESOS
INTELIGENCIA DE MERCADOS ADMINISTRACIN DE CONTENIDOS ANLISIS DE CONSUMOS GESTIN DE PROVEEDORES
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Conclusin

La funcin de abastecimiento se orienta a la misin institucional y responde a objetivos de eficiencia y eficacia La gestin de abastecimiento es un proceso, y debe ser analizada con una visin sistmica

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Temario

La Funcin de Abastecimiento Planificacin de Compras y Gestin de Inventario, Insumos Necesarios Clasificacin de las Compras Metodologas de Compra

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Planificacin de Compras y Gestin de Inventario, Insumos Necesarios

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La Planificacin genera beneficios en trminos de eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento


Planificar permite mejorar la programacin de actividades Una correcta planificacin de compras posibilita generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento A travs de la planificacin de compras es posible mejorar la planificacin financiera

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La Planificacin facilita la generacin de convenios


Planificar las compras permite: Obtener descuentos por volumen

Reducir los tamaos de pedido sin perder poder de negociacin


Reducir los costos de administracin

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Existen problemas comunes que surgen al planificar las compras


Los usuarios internos se retrasan en entregar la informacin o son imprecisos en la generacin de sta.

En algunos casos falta de informacin relevante.


Las estimaciones se realizan en base a la compra v/s la demanda. El nivel de agregacin de productos resulta inadecuado.
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Existen problemas comunes que surgen al planificar las compras


Existen deficiencias en la planificacin de los procesos que generan la demanda Falta de anlisis de oportunidades Falta de mecanismos de programacin de actividades Falta de mecanismos de seguimiento y evaluacin

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La Elaboracin del plan anual de compras es un proceso


Formalizacin y publicacin Anlisis de factibilidad presupuestaria Planificacin estratgica de abastecimiento Consolidacin del plan de compras

Elaboracin de informacin por usuario


Solicitudes de informacin a usuarios Anlisis de informacin histrica Planificacin y programacin
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En la medida que se ejecuta el plan de compras se evala y ajusta


Programacin de las actividades
Programacin de las compras (CM o Ejecutar Licitacin )

Identificar desviaciones
Analizar causas Problemas de planificacin Problemas de ejecucin Proponer mejoras y/o medidas correctivas

Evaluar

Ajustar

Modificar el plan de compras


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Planificar las compras permite establecer Polticas y realizar gestin de inventarios


Qu materiales mantener en bodegas y en qu cantidad?
Cundo y cunto pedir? Qu clasificaciones de materiales emplear? Cmo valorizar y contabilizar los materiales en bodega? Cmo registrar los movimientos de materiales?

Cmo administrar los materiales con vencimiento?

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A qu se refiere la gestin de inventarios?


Inventarios Existencias Activo Fijo
En gestin de abastecimiento nos preocupa la gestin de las existencias en bodega La bodega es la puerta de entrada de los bienes de stock a nuestra organizacin A partir de la informacin de bodega planificamos y programamos nuestras compras En la bodega se pueden generar mermas y obsolescencias que disminuyen la calidad del abastecimiento
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Gestin de inventarios, algunos principios bsicos


Por qu mantener materiales en stock? Para asegurar la continuidad en el suministro de materiales requeridos para la operacin Para maximizar la eficiencia en los sistemas de distribucin Para mantener control de los consumos en la institucin

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Qu relacin hay entre la gestin de inventarios y los descuentos por volumen?


Hoy en da, es posible separar el despacho de la negociacin Por lo tanto, no es necesario hacer grandes pedidos para obtener descuentos por volumen En todo caso, los tamaos de pedido deben ser eficientes desde el punto de vista logstico

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Por qu hay que hacer gestin sobre los stocks?


Para maximizar la eficiencia econmica de los inventarios

Para garantizar condiciones de operacin adecuadas


Manipulacin Seguridad industrial Control

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Existen indicadores de gestin del inventario globales y por tem


Indicadores globales (institucin, bodega) Rotacin Quiebres de stock Indicadores por tem Nivel de inventarios Valorizado - Unidades fsicas Duracin de los inventarios (inverso de rotacin) Indicadores para el manejo de perecibles Das en bodega - Das para el vencimiento
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Conclusin

La planificacin de compras facilita la generacin de buenos contratos. Una poltica de inventarios permite una operacin ms eficiente de convenios.

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Temario

La Funcin de Abastecimiento Planificacin de Compras y Gestin de Inventario, Insumos Necesarios Clasificacin de las Compras Metodologas de Compra

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Clasificacin de las Compras

La compras se pueden clasificar segn precio y nivel de actividad


Precio Nivel de Unitario actividad Alto Consolidar demanda Bajo Mejorar negociacin

Bajo

Alto

Agilizar procesos

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La clasificacin por reas facilita la distribucin de recursos

Insumos de produccin

Directas

Inversin

Infraestructura Equipamiento Proyectos Materiales y servicios de uso comn

Mantencin Reparacin Operaciones

MRO

Operacin

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La clasificacin relacionando Monto Involucrado y Nivel de Criticidad permite organizar los esfuerzos

Alta Nivel de Criticidad Baja

Zona 2

Zona 1

Zona 3 Bajo Monto

Zona 2 Alto

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Recomendacin: Genere condiciones de competencia


Buenas prcticas de licitacin
RFI Inversin en la gestin del proceso

Inteligencia de mercados
Anlisis experto de los mercados relevantes

Administracin de contenidos
Descripciones claras de los requerimientos son esenciales

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Recomendacin: Focalice el control y agilizar las compras


El dilema del exceso de control
Fomentar una cultura de responsabilidad y autonoma Incorporar TIC para facilitar los controles

Agilizar los procesos para compras de menor monto


Convenios Marco Compra directa y cotizacin, cuando stos no estn disponibles

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Recomendacin: Aproveche oportunidades de mejoramiento


Consolidacin de compras (*)
Convenios Marco Convenios de Suministro

Comercio electrnico (*)


Impacto de ChileCompra

Planificacin de compras y gestin de inventarios Desarrollo de proveedores (*)

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Conclusin

Existen distintos formas para clasificar las compras Se recomienda generar condiciones de competencia en los procesos

Focalice esfuerzos y aproveche oportunidades de mejoramiento

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Temario

La Funcin de Abastecimiento Planificacin de Compras y Gestin de Inventario, Insumos Necesarios Clasificacin de las Compras Metodologas de Compra

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Metodologas de Compra

Convenio Marco Consolidacin de Compras

Consolidacin de Compras

La consolidacin de compras genera importantes beneficios


Se obtienen Descuentos por volumen Se simplifican los procesos de compra Posibilita focalizar los recursos a procesos de mayor valor agregado

Reduccin Reduccin

Reduccin Reduccin

Indicador precios costo administrativo de tiempo de ciclo de inventarios

Impacto 5% - 20% 30% - 50% Ms de 50% 30%

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La consolidacin se puede realizar en distintas dimensiones

Rubros / tems
Tiempo Instituciones Ms que una actividad puntual, la consolidacin de compras ofrece un camino de desarrollo en el tiempo
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Los Convenios son el resultado de la consolidacin de compras


El Convenio de Suministro es generalmente requerido por los Organismos Pblicos cuando se ven enfrentados a la necesidad de contratar un servicio o producto por un tiempo determinado con ciertos niveles de Tarifas y que se pueda adjudicar a ms de un proveedor.

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Para elaborar convenios identifique que producto/servicio trabajar y cmo lo har


Definir cules cotidianas son mis compras habituales,

El diseo de las bases es vital, clarificar cantidades, periodicidad, lugares de entrega y por otra parte los criterios de evaluacin que usar para adjudicar. No olvidar que es obligatorio el uso del catlogo ChileCompra Express

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Haga participar a proveedores en el proceso previo a la licitacin de sus convenios


Invite a proveedores a participar de un RFI (Request for Information), para obtener insumos para el diseo de mis bases. Esto NO DEBE generar compromisos, ni menos dar ninguna ventaja al momento de tener las bases listas.
Se sugiere invitar a varios proveedores al RFI

Invitar a proveedores de su comuna o provincia a inscribirse en el portal y participar del proceso de licitacin.
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Cmo disear un Convenio de Suministro?


La particularidad a tener en cuenta es que la oferta econmica debe ser pedida con mucha precisin al momento de realizar la licitacin, porque se trata de un servicio que depende del consumo. En ciertas casos, como el de los servicios de fotocopiados, aseo, o telefona mvil, puede pedir el precio unitario del producto o servicio y solicitar que descuentos por volumen, o recargos por entrega se informe en anexo.

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En qu casos utilizar Contratos de Suministro?


Por ejemplo, para los servicios de mantencin de vehculos en los que se pueda adjudicar por un determinado perodo a diferentes talleres. Luego de ser adjudicado este contrato, cada vez que el organismo necesite arreglar el vehculo lo manda al taller que se adjudic. Las condiciones quedan establecidas al momento de adjudicar
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Conclusin
Existen distintos mbitos para consolidar compras y por lo tanto generar convenios

Priorice la generacin de convenios para los productos /servicio que parte importante de su tiempo.
No olvide que es obligacin utilizar el catlogo ChileCompra Express

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