ARCHIVO ADMINISTRATIVO Y LA GESTIÓN

DOCUMENTAL
¿Qué entendemos por ARCHIVO?
“Archivo es el depósito donde se guardan organizadamente y ordenadamente los testimonio
escritos, gráficos o audiovisuales producidos por cualquier persona o institución pública o
privada, conservados con el doble fin de garantizar los derechos de la administración y de
los administrados o de servir de fuentes para la investigación”
Antonia Heredia Herrera. Archivera y doctora en Historia de América, España

Tipos de Archivos según….

Organización: Centralizado, Descentralizado, Descentralizado con Control Central
y Satélites

Naturaleza: Públicos o Privados

Jurisdicción o Alcance: Nacionales, Distritales, Departamentales, Municipales, etc

Acceso: Público o Reservado

Uso: Activo, Semiactivo e Inactivo

¿Qué es un ARCHIVO ADMINISTRATIVO?
“Es el que conserva y gestiona los documentos que contienen todas las actuaciones
administrativas y son indispensables para el buen funcionamiento de la Administración, y
para el ejercicio del derecho de los ciudadanos al acceso a los mismos. Referido a los
documentos con validez administrativa”

Diccionario de Archivística, José Ramón Cruz Mundet, España,2011

Finalidad Primordial de un Archivo Administrativo

“Es el Servicio a la Administración productora, al Ciudadano y a la Investigación”

El Archivo Administrativo como Sistema
 Sistema Archivístico Institucional
SECCIÓN SECCIÓN
ARCHIVOS DE GESTION
O DE OFICINAS ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO

UTILIDAD: UTILIDAD: UTILIDAD:

Primaria Máxima Primaria y secundaria Secundaria Máxima
débiles

VALOR: VALOR:
Administrativo Administrativo VALOR:
Legal Legal Evidenciales
Fiscal Fiscal Informativos
Contable Contable
Técnico Técnico Sobre los 50 años, para siempre
Evidénciales
Informativos
Hasta cumplir los 5 años o hasta
cumplir su trámite administrativo
Sobre los 5 años o hasta cumplir su
trámite administrativo, hasta los 50
años
 Archivos de Oficina o Gestión
Archivo
de
Oficina o de Gestión

Archivo vinculado a las oficinas productoras que custodia los documentos y

expedientes con fase de tramitación con plena vigencia administrativa y
Jurídica, así como son de uso frecuente hasta su resolución.
 Archivo Central
Archivo
Central

Archivo que custodia los documentos y expedientes conclusos de un

organismo o entidad, transferidos desde las unidades productoras o desde
los Archivos de Oficina, cuyo uso administrativo todavía es frecuente.
 Archivo Histórico
Archivo Histórico

Archivo que custodia los documentos de conservación permanente, en

condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones
futuras. Posee documentos históricos.
 ¿Qué entendemos por Gestión Documental?

Definición:
“Es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y
economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones.”

Diccionario de Archivística, José Ramón Cruz Mundet, España,2011

El ámbito
se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al archivo para
su conservación permanente

El objeto está dirigido a asegurar:

1. Una documentación adecuada.

2. Evitar lo no esencial.
3. Simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo.
4. Mejorar la forma en como se organizan y recuperan los documentos.
5. Proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos
intermedios.
6. Asegurar el expurgo de los documentos que no se necesitan.
7. Asegurar la conservación de los documentos necesarios.
 Componentes de la Gestión Documental
Tiene tres componentes de diferente índole de cuya interacción resulta la gestión de
documentos y la Administración de Archivos:

1.Organizacional (político)

2.Normativo (normas legales y estándares)

3.Técnico (tecnológico y archivístico)

Ciclo Vital de los Documentos

Def.:
Período comprendido entre la producción de
un documento- incluido su diseño- y sus
eliminación o, en su caso, conservación
permanente
 Ciclo Vital de los Documentos
El Programa de Gestión Documental, define las políticas, directrices, procesos y actividades para cada una de las etapas
del ciclo de vida de los documentos, dentro el marco del concepto de Archivo Total. Comprende los siguientes
procesos:
Conjunto de
actividades
encaminadas a la
planeación,
generación y
Proceso permanente valoración de los
Actividades
y continuo en el cual documentos
destinadas al estudio
se evalúan los de documentos en la
valores primarios o forma de producción
secundarios de un o ingreso, formato y
documento estructura

Conjunto de Conjunto de
acciones y actuaciones
estándares aplicados necesarias para el
a los documentos registro, vinculación,
durante su gestión distribución y acceso
para garantizar su para la consulta de
preservación los documentos

Seleccionar los Clasificar, ubicar,

documentos en ordenar un
cualquier etapa del documento
archivo con miras a adecuadamente
su conservación o
eliminación

Transferencia de
documentos
encaminadas a
cumplir con el ciclo
vital de los
documentos