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DOCUMENTOS COMERCIALES

Clasificacion de los documentos


Los documentos comerciales los podemos clasificar en dos grupos: Negociables Son aquellos que poseen un valor comercial dado que se atribuye un derecho o un deber ante un tercer ente. No negociables Son aquellos que solo son parte de un registro contable y no se pueden vender.

Documentos negociables
Son bsicamente los ttulos valores y estos se dividen en: Instrumentos Son documentos titulo valor en los que se da constancia de un derecho o un deber adquirido, normalmente para soportar deudas. (Pagar, letra de cambio, factura cambiaria, cheque) Valores Son documentos que acreditan inversiones en propiedades tanto publicas como privadas. (Bonos, acciones, certificados de deposito, etc)

Ttulos valores
Son documentos en los que consta una obligacin o un derecho que se pueden convertir en dinero efectivo. Los ttulos valores debern llenar los siguientes requisitos: 1) La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora. 2) La firma de quin lo crea.

Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona (girador) ordena a un banco (girado) que pague una suma de dinero a la orden de otra persona (beneficiario); el cheque es una orden de pago no una promesa como es el pagare. Los cheques se pueden emitir: Al portador: El beneficiario es quien posea el cheque. A favor de una persona: El beneficiario es unicamente la persona a la cual le es girado el cheque.

Pagare
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios.

Letra de cambio
Es un documento negociable es una orden incondicional de pago que da una persona (girador) a otra (girado) para que pague a la orden cierta suma de dinero en una fecha determinada. Comercialmente se utiliza como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

Bonos
Los Bonos son ttulos valor que emiten empresas o entidades de cualquier tipo con el fin de obtener recursos del mercado de capitales. Estos ttulos representan una parte de un crdito constituido a cargo de quien lo emite. Su plazo mnimo es de un ao, cuando se regrese la inversin recibir una tasa de inters que fija el emisor de acuerdo con las condiciones de mercado, al momento de realizar la colocacin de los ttulos y son de renta fija.

Factura cambiaria
Es un ttulo valor que el vendedor podr expedir y entregar al comprador. No se puede expedir una factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercaderas entregadas real y materialmente al comprador. La factura cambiaria genera la obligacin al comprador de pagar una suma de dinero asimilndose a una letra de cambio.

Documentos no negociables
Este grupo lo conforman los documentos de registro o soporte dentro de la empresa divididos en: Contables Son los documentos que se generan a partir de una transaccin por lo cual genera un hecho contable del que se debe tener registro. (Factura, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, nota debito, nota crdito, recibo de caja, etc) No Contables Son documentos de informacin. (Cotizacin, remisin, orden de compra, pedido)

Factura
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. Numeracin en orden consecutivo. Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Nota debito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.

Comprobante de consignacin o retiro


Las corporaciones de ahorro y crdito tienen formatos en libretas para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones: Depsitos en efectivo o cheques de bancos. Retiro en efectivo o en cheque.

Documentos comerciales y soportes contables