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Formador: Anlisis y Desarrollo social consultores

Curso Bsico Gestin de Proyectos

LA PLANIFICACIN

Actividad racional que tiene como objeto decidir sobre la utilizacin de recursos escasos en el logro de objetivos a travs de medios adecuados. Proceso de determinar objetivos y definir la mejor manera de alcanzarlos.

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Las caractersticas de la planificacin


Actividad racional. Ser algo consciente que tratara de utilizar ciertos procedimientos, sistemticas, tcnicas que permiten cumplir esa aspiracin de racionalidad. Enfoque hacia la toma de decisiones. La planificacin supone elegir, decidir sobre lo que voy a hacer y, por tanto, sobre lo que no voy a hacer; supone tomar decisiones sobre cmo y hacia qu dedico los recursos de todo tipo. Orientacin hacia objetivos o propsitos previamente decididos. La planificacin se orienta hacia la consecucin de logros. Existencia de recursos escasos. Precisamente, la necesidad o exigencia de planificar responde a que, normalmente, no se cuenta con infinitos recursos para hacer todo lo que quisiramos, por ello, es necesario asignarlos racionalmente. Esos recursos escasos son los que permitirn realizar acciones para conseguir los objetivos.
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La planificacin es un proceso lgico que nos permite ir:
De lo general a lo especfico. Nos ayuda a no perder los grandes fines y
acercarnos a ellos a travs lo ms cotidiano. Pensar globalmente y actuar localmente como se ha dicho. De lo ideolgico a lo tcnico. Nos obliga a concretar los elevados propsitos, muy ideolgicos, de nuestras organizaciones en actuaciones con una fuerte dimensin tcnica. De los objetivos generales a la accin. En esta misma lnea, nos ayuda a convertir los objetivos generales en acciones concretas que constituyen el trabajo cotidiano de la organizacin. Del largo plazo al corto plazo. Nos orienta en el tiempo para relacionar nuestras acciones de corto y medio plazo con el largo plazo. De la utopa a la realidad. Como resumen de lo anterior y de un modo ms "potico", nos acerca a la realidad pero sin olvidar la utopa, es decir los fines ltimos que dan sentido, que constituyen la misin de nuestra organizacin.

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La Planificacin Elementos.

Una realidad o situacin determinada. Problema?. Un inters en modificarla. Cambio? Un ente responsable de modificarla. Unos recursos insuficientes? Un proceso racional de anlisis de posibilidades, toma de decisiones, ejecucin de las mismas, correccin, seguimiento yevaluacin

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PLANIFICACION

APROVECHAR MAXIMIZAR

OPORTUNIDADES Y ALTERNATIVAS

PREVER MINIMIZAR

RIESGOS Y DIFICULTADES

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Donde queremos llegar?

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION

OBJETIVO

Dnde estamos?
Qu tenemos que hacer para conseguirlo? ACTIVIDADES, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

SITUACIN ACTUAL

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Ventajas de la planificacin
Define en que direccin debe ir la organizacin. Ayuda a incrementar la utilizacin de los recursos
disponibles.

Neutraliza las amenazas y potencia las oportunidades. Facilita el cambio y la adaptacin al entorno. Facilita la participacin y el reparto de
responsabilidades.

Permite conocer a los miembros cul es el final de


camino y que se espera de ellos.
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La planificacin consiste en:


Definir unos objetivos concretos (qu)

Disear los sistemas para conseguirlos (cmo) Cuantificar los medios necesarios (con qu) Establecimiento de plazos (cundo) Reparto de responsabilidades (quin) Establecer los sistemas de control y evaluacin.

PRONOSTICAR-ESCOGER-CAMBIAR
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QU POR QU PARA QU CUNTO DONDE CMO CUNDO A QUINES QUINES CON QU

Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se va a hacer Se va a hacer Va dirigido Lo van a hacer Se va a hacer Se va a costear.

Naturaleza del proyecto Origen y fundamentacin Objetivos y propsitos Metas Localizacin fsica Cobertura espacial Actividades y tareas Mtodos y tcnicas Calendarizacin o cronograma Destinatarios o beneficiarios Recursos humanos Recursos materiales Recursos financieros

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NIVELES DE PLANIFICACIN

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La planificacin lleva implcitas la definicin de instrumentos o instancias iniciales (planes), intermedias (programas) y finales (proyectos) que la hacen posible
PLAN
PLAN

Carcter global Fija objetivos y.metas generales Identifica los medios que se deben emplear para lograr estos objetivos Generalmente es de largo plazo. (planes trienales, planes quinquenales)

PROGRAMA

PROGRAMA

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROGRAMA PROYECTO Es la unidad mas especifica Fija objetivos y metas Especficos a corto plazo Proporciona un detalle de las medidas para lograr los objetivos y las metas Generalmente es de corto plazo Es mas especifico que el plan

Establece objetivos y metas


especficos Identifica proyectos que lo componen Curso Bsico de mediano plazo Generalmente esGestin de Proyectos

Plan. Es el marco de referencia que se basa en los objetivos generales y el presupuesto total disponible e incluye todos los programas y proyectos que harn posible la consecucin de los fines prefijados.
Programa. Es el conjunto de proyectos relacionados entre s, basndose en la consecucin de un objetivo parcial o sectorial del plan. Proyecto. Es el conjunto de actividades encadenadas y organizadas, basndose en la consecucin de un objetivo especifico, que forma parte del programa. Actividad. Es la unidad mnima de planificacin, engloba varias tareas para la consecucin de unos objetivos.
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Tipos de planificacin
TIPO DE PLANIFICACION DURACION FIN
Determinacin de la razn de ser de las grandes orientaciones y fines

ACTIVIDADES Y PROCESO

FORMALIZACION

ESTRATEGICA

5-10 AOS

Orientacin y prioridades

PLAN

TACTICA

3-5 AOS

Disposicin de recursos

Distribucin de recursos y actividades para alcanzar los objetivos Desarrollo de las actividades en el espacio y en el tiempo

PROGRAMA

Gestin de actividades

OPERATIVA

1 AO

Utilizacin de recursos

PROYECTO

Manuel Enrique Medina Organizar Planificar y Evaluar en las Entidades Asociativas

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PLANIFICACIN ESTRATGICA Y PLANIFICACIN OPERATIVA

Horizontes de tiempo Largo Plazo Estratgica Mediano y corto plazo Operativa

Alcance el plan Toda la organizacin Sector o rea

Elementos Visin, Misin, Objetivos, Estrategias Programas, proyectos, objetivos, indicadores, actividades, plazos, responsables, presupuestos

Tipo Generalidad predominante de objetivos de objetivos Mayor (generales) De innovacin

Nivel de detalle Grandes lneas

Enfasis de la planificacin En el entorno

Menor Rutinarios y de Detalles (especficos) solucin de especficos problemas

En aspectos internos

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EL PROYECTO

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Comparacin Programa/proyecto
Un proyecto es un proceso delimitado en el tiempo durante el cual se prestan determinados aportes. Los recursos suministrados sirven para la ejecucin de las actividades y la prestacin de los aportes (resultados) del proyecto, con el fin de alcanzar un efecto definido con anterioridad (objetivo del proyecto) Se habla de programa cuanto se trata de varios proyectos vinculados entre s desde el punto de vista sectorial, subsectorial o regional y coordinados mediante una estrategia claramente definida

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GTZ, 1996

Proyecto de cooperacin para el desarrollo:


Es un conjunto autnomo de inversiones, actividades, polticas y medidas institucionales o de otra ndole, diseado para lograr un objetivo especfico de desarrollo, en un periodo determinado, en una regin geogrfica delimitada y para un grupo predefinido de beneficiarios, que continua produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecucin.

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El objetivo de un proyecto de desarrollo es transforma la realidad de modo que un colectivo humano determinado pueda mejorar su situacin y expandir en el futuro sus posibilidades, contribuyendo as a su progreso y al de su entorno. (Gmez y Sainz 1999).
Se toman decisiones sobre: Fines a conseguir (solucin de un problema o necesidad) Eleccin de medios (elementos del proyecto y el modo de estructurarlos
Donde queremos llegar?

OBJETIVO Donde Estamos? Qu tenemos que hacer para conseguirlo? ACTIVIDADES, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

SITUACIN ACTUAL

Elementos Comunes Orientados hacia objetivos. Conjunto de actividades o acciones. Tiempo determinado. Recursos. Beneficiarios. Dimensin territorial. Carcter innovador. Viabilidad. Unidad bsica de gestin. Unidad de informacin y Curso Bsico comunicacin. Gestin de Proyectos

UN CONJUNTO DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS QUE SE COMBINAN PARA HACER POSIBLE LA REALIZACIN DE UNA SERIE DE ACTIVIDADES SIGUIENDO UNA METODOLOGA CONCRETA, EN UN TIEMPO Y CON UN COSTO DETERMINDADO, CON LA FINALIDAD DE ALCANZAR UNOS RESULTADOS QUE PERMITAN EL LOGRO DE UN OBJETIVO ESPECIFICO CON EL QUE SE CAMBIE UNA REALIDAD CONCRETA.
RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS (MEDIOS) ACTIVIDADES TIEMPO COSTE RESULTADOS OBJETIVO
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Beneficiarios: Todo proyecto tiene un conjunto de

beneficiarios claramente delimitados y establecidos, a los que van dirigidos los beneficios que provocar el proyecto y cuya situacin queremos transformar. Adems de los beneficiarios pueden existir otros colectivos o personas que se vean afectados por el proyecto de un modo u otro. Dimensin territorial: Todo proyecto se desarrolla en un espacio fsico claramente delimitado. Viabilidad o sostenibilidad: En el sentido de que los efectos del proyecto se mantienen una vez desaparecida la ayuda externa. Este es uno de los elementos que aparece como clave y es fundamental en los proyectos de desarrollo.

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Objetivo de nivel superior, a los que se contribuye con la intervencin

OBJETIVO GENERAL

LGICA DE LA INTERVENCIN

Objetivo de la propia intervencin

OBJETIVO ESPECIFICO

El fruto de las actividades concebidas para alcanzar el objetivo especfico

RESULTADOS

Medios materiales y no materiales necesarios para realizar la actividad

Tareas realizadas mediante la intervencin

ACTIVIDADES

RECURSOS
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Ciclos de proyectos

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Gmez y Sainz, 1999

Comparacin de ciclos de proyectos


BANCO MUNDIAL IDENTIFICATION CRUZ ROJA IDENTIFICACIN UNIN EUROPEA PROGRAMACIN

IDENTIFICACIN
PREPARATION INSTRUCCIN APPRAISAL FORMULACIN NEGOTIATIONS, BOARD PRESENTATION IMPLEMENTATION SUPERVISION (APROBACIN) FINANCIACIN

EJECUCIN Y SEGUIMIENTO

EJECUCIN Y SEGUIMIENTO

EVALUACIN INTERMEDIA EVALUATION EVALUACIN

EVALUACIN FINAL EVALUACIN POSTERIOR Curso Bsico Gestin de Proyectos

FASE

PARA QU
qu pasa? A quin? por qu? cmo vamos a solucionarlo?

QUIN
Personas beneficiarias, lderes comunitarios; cooperantes; expertos, contrapartes... Personas beneficiarias, lderes comunitarios; cooperantes; expertos, contrapartes...

CON QU
Anlisis de vulnerabilidad capacidad, anlisis de la participacin, DAFO, rbol de problemas, rbol de objetivos, anlisis de alternativas.... Matriz de planificacin del proyecto, cronogramas, presupuestos, fichas de actividad, diagramas.... Matriz de planificacin del proyecto, cronograma, presupuesto, fichas de actividad, fichas de seguimiento. Informes de seguimiento, matrices y herramientas iniciales, herramientas de evaluacin

QU
Ficha de identificacin

Identificacin

Formulacin

qu queremos conseguir? Cmo? qu vamos a hacer para conseguirlo qu estamos haciendo? cmo, cundo y con cunto?

Documento de proyecto

Ejecucin

Personas beneficiarias, cooperantes; expertos, contrapartes...

Informes de seguimiento

Evaluacin

qu hemos hecho? Hemos alcanzado el objetivo? qu efecto ha tenido el proyecto respecto a problema? Cmo? cunto ha costado? Lo previsto? qu ha ocurrido con las personas beneficiarias?

Personas beneficiarias, cooperantes; expertos, auditores, contrapartes...

Informe final, informe de evaluacin.

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La Gestin del Ciclo del Proyecto

GCP

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Identificacin
Cul es el problema, a quienes afecta, cul es la situacin que queremos alcanzar, como vamos a hacerlo y las posibilidades de lograrlo
Principales preguntas Protagonistas de la identificacin.

Cul es el problema que se quiere resolver? A quienes afecta? Qu situacin queremos lograr? Cmo vamos a hacerlo? Con quien lo haremos? Cunto costara? Es pertinente?

Futuros beneficiarios y representantes. Instituciones o agencias gestoras. Organizaciones o agencias financiadoras Entidades locales o nacionales que prestaran apoyo.

DEBEMOS CONOCER BENEFICIARIOS Fines y estrategias. Formas organizativas ORGANIZACIONES RESPONSABLES Concepcin y mtodos de desarrollo Objetivos y criterios Actuaciones Modos de control
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Modos de participacin

Beneficiarios y otros colectivos


Hay que distinguir entre los beneficiarios directos, indirectos, excluidos y perjudicados

Beneficiarios directos Nmero y caractersticas. Representatividad Capacidad tcnica y organizativa Contexto sociocultural, valores, creencias. Grupos de opinin y presin. Vinculacin con el proyecto. Sistema de toma de decisiones y operatividad

Beneficiarios Indirectos. mbito cuantitativo y cualitativo Beneficios que pueden obtener Expectativas que pueden generarse..

Excluidos y/o perjudicados. mbito cualitativo y cuantitativo. Perjuicios Posibles respuestas. Repercusin en el proyecto

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Anlisis de la Identificacin

Diagnostico de la comunidad: Evaluacin de


las necesidades de una comunidad. Evaluacin Institucional: Evaluacin de las capacidades y necesidades de la contraparte. Pertinencia de la Intervencin. Viabilidad.

DEBE SER FORMULADO?


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Formulacin

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Formulacin-Diseo
Recoger y sistematizar toda la informacin para disponer de un instrumento para su financiacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin. Debe ser: Una gua para la accin, un elemento de comunicacin, til para la toma de decisiones Debe contener Debemos conocer:

Objetivos Resultados Recursos Presupuesto Plazos Actividades Calendario Hiptesis Condiciones previas Indicadores Fuentes de Verificacin

Contexto del proyecto. Beneficiarios de la intervencin. Principales problemas y efectos Problema que justifica el proyecto Recursos disponibles y los que se pueden lograr Capacidad para organizar y movilizar medios y ayudas. Principales factores externos y posibles obstculos Curso Bsico Gestin de Proyectos

Anlisis de la Calidad de la Formulacin


Calidad del diseo de la formulacin (Lgica de la
intervencin). Pertinencia: Coincidencia del proyecto con la programacin (Prioridades de la
agencia, polticas nacionales del pas, etc.) Relieve de los problemas que el proyecto quiere resolver.

Factibilidad: Capacidad real de ser el proyecto llevado a


la practica en los trminos en que esta diseado. Viabilidad/sostenibilidad: Grado de continuidad de los efectos del proyecto una vez finalizada la ayuda externa Evaluabilidad.
DEBE SER EJECUTADO?
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Documento del Proyecto


Exposicin detallada de los objetivos, los actores y los medios que van a utilizarse y, como consecuencia una descripcin de recursos y su organizacin, de la gestin y administracin y de los plazos de tiempo necesarios para la ejecucin del proyecto
Modalidades de ejecucin: Medios materiales y no materiales Sistemas de organizacin y
administracin: reas en torno a las que gira el proyecto. Funcionalidad orgnica. Logstica. Calendario de actividades. Plan de financiacin: Estimacin de costes. Elaboracin del plan de financiacin. Seguimiento y evaluacin Apoyos complementarios Factores de viabilidad/sostenibilidad

Resumen Contexto Anlisis sectorial y anlisis de problemas Participantes, beneficiarios, perjudicados Determinacin de los objetivos resultados y actividades. Hiptesis y riesgos

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Ejecucin

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Ejecucin
Los recursos se utilizan para lograr el objetivo especfico y el objetivo general para que los grupos meta reciban los beneficios previstos.

Plan de Ejecucin: Es la herramienta que sirve de gua para la accin a todos


los participantes en el proyecto. Direccin del proyecto (unipersonal, colegiada, etc.). Asignacin de funciones

Calendario: Actividades, tareas y comienzo y fin de las mismas. Plan de tesorera: Previsin de plazos fijos y flexibles de gasto para dedicar los

Qu hay que realizar. Por que hay que realizarlo. Cundo deber estar terminado. A cunto ascender su coste. Qu nivel de satisfaccin producir. Cmo realizar la tarea. Dnde realizarla. Quin ser el responsable.

recursos necesarios a cada actividad. Marco Jurdico:

Documentacin de la personalidad jurdica mediante la que se acta. Curso Bsico Gestin de Proyectos Normas que regulan la relacin con es estado y con las agencias financiadoras.

Preparacin de la ejecucin

Estudio de documentacin (descripcin de


proyecto, contratos con participantes) Seleccin del equipo Concrecin de objetivos Planificacin de actividades Descomposicin en paquetes de trabajo y nombramiento de responsables Descomposicin del presupuesto

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DONANTES, NIVEL NACIONAL


GOBIERNO, NIVEL NACIONAL ORGANIZACIN, NIVEL LOCAL

Relaciones del proyecto


ORGANIZACIN, NIVEL SEDE

GOBIERNO, NIVEL LOCAL


ENTORNO LOCAL DEL PROYECTO:

Proveedores ONGs ...

PROYECTO Jefe de Proyecto Equipo Recursos BENEFICIARIOS

RELACION PRIVILEGIADA RELACION PUNTUAL

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Seguimiento

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Seguimiento
El seguimiento de proyectos es una funcin que consiste en utilizar un sistema de informacin, basado en la formulacin del proyecto de desarrollo (matriz de planificacin y plan de ejecucin de las actividades), para que apoyndose en la utilizacin de tres tipos de datos (sobre el progreso fsico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el proyecto y los usuarios y sobre la evolucin de los factores externos), recogidos de forma continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la direccin del proyecto pueda comparar planificado y ejecutado en el nivel de recursos y actividades.

Finalidad

Conocer el estado de ejecucin del proyecto. Conocer la evolucin de la hacino. Proponer medidas reconductoras o alternativas.

Caractersticas

Liviano. Orientado hacia hitos importantes. Concertado. Integrador (cuantitativo-cualitativo)

DEBE PRESTAR ATENCION A:

Cumplimiento de los planes de


actuacin u calendario.

Actividades y productos obtenidos. Responsabilidades y funciones Resultados y efectos.

Situacin financiera y gastos Situacin dela contraparte Nivel de implicacin y

participacin de los beneficiarios

Indicadores y mediciones
Dificultades

Entorno del proyecto. SuministroBsico Gestin de Proyectos Curso de informes peridicos

Seguimiento
SEGUIMIENTO FINANCIERO CONTABLE: Esta dirigido a comprobar si el flujo de gastos e ingresos est de acuerdo en cantidades y plazos, con los previsiones y la formulacin
Seguimiento de las relaciones con los beneficiarios

Informes de seguimiento
Medio a travs del cual va transmitindose la evolucin de la ejecucin del proyecto.

Quin tiene acceso a los productos y


servicios. Qu reacciones hay. Como estos productos y servicios repercuten en su comportamiento. En que grado incorporan estos aspectos a su actividad. En que medida responden a sus necesidades

Datos de presentacin del proyecto. Descripcin del proyecto y del mecanismo de


ejecucin.

Objetivos propuestos y grado de


cumplimiento. cumplimiento

Resultados previstos y grado de

Actividades realizadas y grado de ejecucin. Programacin y ejecucin presupuestaria. Valoracin de la ejecucin del proyecto
desviaciones y recomendaciones.

Entrega final del Bsico Gestin de Proyectos proyecto Curso Anexos

Procedimiento de seguimiento

DIRECCION DEL PROYECTO

SISTEMA DE INFORMACION

DESVIACIONES

ACCIONES CORRECTORA S

SINTETICO RAPIDO CUADRO DE MANDO SITUACION DEL PROYECTO SEALES DE ALARMA

DECISIONES:

Oportunas Pertinentes Calidad


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Cronograma comparativo previsto-actualizado


ACTIVIDADES 1. Construccin de letrinas MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
2. Rehabilitacin de pozos para el abastecimiento de agua

3. Construccin de acueductos

4. Capacitacin comunitaria

5. Gestin institucional

6. Elaboracin de estudios y diagnsticos

PREVISION INICIAL PREVISION ACTUALIZADA

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Porcentaje de trabajo realizado 100%

Recta de avance tpica de los trabajos de un proyecto


ZONA DE EXTENSION DEL PROYECTO. POSIBILIDAD DE SOBRECOISTES Y/O INSATISFACCIONES

LINEA DE AVANCE REAL

Tiempo
Aprendizaje Coordinacin inicial Llegada personas y fondos FECHA PREVISTA DE FINALIZACION

FECHA REAL DE FINALIZACION

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Las diferencias entre el seguimiento (monitoreo) y la evaluacin.


El seguimiento La periodicidad Proceso continuo La evaluacin Accin puntual

El agente

Habitualmente interno Actividades y recursos

Generalmente externo Resultados y objetivos Contacto con destinatarios Factores externos Reorientar

Los elementos

Contacto con destinatarios Factores externos

Las decisiones

Reconducir

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Cierre del proyecto


ANALIZAR
Puede haber problemas si el proyecto estaba mal formulado, o los indicadores no eran adecuados/suficientes Recordar: no se trata simplemente de producir resultados, sino asegurar el que valgan para algo (objetivo especfico) saber hacer nuevos conocimientos

DIANOSTICAR

APRENDER

PRECAUCION AL INTERPRETAR RESULTADOS MUY POSITIVOS, QUE PUEDEN INDICAR: una formulacin muy conservadora, que puede hacer perder financiacin (por menor coste/eficacia) sobreesfuerzos que pueden afectar a motivacin y rendimiento futuro deterioros en la calidad
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Finalizacin del proyecto


Cierre tcnico (fin de actividades, incluidos informes a
financiadores) Cierre administrativo (costes y documentacin completados) Importancia de balance interno (en forma de informe final interno ampliado respecto al entregado a los financiadores) problemas encontrados valoraciones equipo humano satisfaccin percibida en financiadores, contrapartes, beneficiarios y equipo ejecutor. lecciones aprendidas respecto a formulacin, diseo y ejecucin de utilidad para futuros proyectos sugerencias para continuacin y/o proyectos futuros Conservacin y difusin de la documentacin (base de datos)

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La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin

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Definiciones generales
Evaluar es fijar el valor de una cosa; para hacerlo se requiere de un procedimiento mediante el cual se compara aquello a evaluar con un criterio o

patrn determinado (Franco, 1971)


Es comparar los efectos de un programa con las metas que se propuso alcanzar a fin de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes acerca del mismo y para mejorar as la programacin futura (Weiss, 1982)

Si planificar es introducir organizacin y racionalidad en la accin para el logro de determinadas metas y objetivos, la evaluacin es una manera de verificar esa racionalidad, midiendo el cumplimiento o perspectiva de cumplimiento de los objetivos y metas previamente establecidos y la capacidad para alcanzarlos (Ander-Egg, 1984)

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Evaluacin en proyectos de Desarrollo


Examen independiente y objetivo (realizado durante el proyecto o una vez finalizado) del contexto, objetivos, resultados, actividades y medio sutilizados, efectuado para sacar conclusiones extrapolables [...] cada evaluacin deber analizar especialmente las repercusiones (deseadas o no) del proyecto, su contribucin al objetivo general y su grado de realizacin con respecto al objetivo especfico y a los resultados. CCE 1993 Examen sistemtico e independiente de un proyecto, a fin de determinar su eficiencia, eficacia, impacto, viabilidad y la pertinencia de los objetivos. NORAD 1997. Evaluacin es otro paso ms, que implica no slo descubrir lo que est ocurriendo, sino meditar y reflexionar ulteriormente acerca de lo que ha ocurrido. La finalidad de esta meditacin y reflexin es aprender ms acerca de los procesos de desarrollo, descubrir

la fuerza y la debilidad de un proyecto determinado y estimar el valor de lo que se ha


hecho. IFCR 1993

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Evaluacin
La evaluacin es una funcin que consiste en hacer una apreciacin, tan sistemtica y objetiva como sea posible, sobre un proyecto en curso o acabado, un programa o un conjunto de lneas de accin, su concepcin, su realizacin y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realizacin, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluacin debe proporcionar unas informaciones crebles y tiles, que permitan integrar las enseanzas sacadas en los mecanismos de elaboracin de las decisiones, tanto de los pases de acogida como de los donantes. (Principios del CAD para una Ayuda Eficaz; Comit de Ayuda al Desarrollo - OCDE y Mundi Prensa; Madrid; 1995.)

OBJETIVOS

REQUISITOS

La mejora de los proyectos o


acciones ejecutadas o en ejecucin.

Poseer un diseo flexible. Debe formar parte del procedimiento de


gestin habitual del proyecto. Procedimientos para introducir los eventuales cambios y asimilar las enseanzas. Tener un carcter explicativo introduciendo relaciones de causalidad. Satisfacer las necesidades de informacin de todos los implicados Tener un coste en consonancia con el del proyecto o la accin evaluada. Proporcionar resultados a tiempo y oportunamente
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El aprovechamiento de las
experiencias pasadas para actividades futuras.

La rendicin de cuentas
Todas las evaluaciones deben tener utilidad para la organizacin

Componentes de la evaluacin
PERTINENCIA

Siguen siendo prioritarios los resultados y objetivos de la intervencin?. La pertinencia est relacionada, por un lado, con el contexto, los problemas y las necesidades de la poblacin y, por el otro, con las polticas del donante, sus capacidades tcnicas y financieras y su concepcin sobre el desarrollo. Se han alcanzado los resultados y el objetivo especfico de la intervencin?. La determinacin de la eficacia exige la definicin clara de los resultados y el objetivo especfico, as como de los beneficiarios sobre los que se influye. Su medicin ser ms sencilla cuanto mejor formulada y definida est la accin y cuanto ms consistente sea la lgica vertical entre resultados y objetivos. Justifican los resultados la cantidad y calidad de los recursos utilizados?. Su busca la combinacin ptima: si los resultados estn predeterminados, una intervencin ser ms eficaz cuanto menos recursos consuma; si los recursos estn predeterminados, cuanto ms o mejores resultados se alcancen. Cules han sido los efectos previstos y no previstos de la intervencin sobre los beneficiarios?. Se trata de comprobar si la consecucin de los objetivos ha provocado los efectos deseados sobre los beneficiarios, o si se ha verificado algn efecto negativo. Se trata del criterio central en la evaluacin ex post, ya que, por definicin, el impacto slo se puede observar un tiempo despus de finalizada la intervencin. Se han mantenido los efectos positivos de la intervencin sobre la poblacin despus de la retirada del apoyo externo?. Considera todos los elementos de la lgica de la intervencin: se analiza la posibilidad de generar los recursos necesarios para continuar las actividades que permitan la obtencin de resultados, para asegurar el objetivo especfico contribuyendo a la consecucin del objetivo general.

EFICACIA:

EFICIENCIA:

IMPACTO:

VIABILIDAD:

Viabilidad Objetivo General Objetivo Especifico Resultados Actividades Recursos

Pertinencia

Impacto

Eficacia

Eficiencia

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Tipos de evaluacin
Por ubicacin temporal:

Previa. Simultanea. Final. Posterior. Procesos. Resultados. Objetivos Impacto. Diagnostico de necesidades. Apreciacin del diseo.

Por su naturaleza: Por quin la hace:



Interna. Externa. Mixta. Participativa.

Descriptiva. Explicativa.

Por el enfoque:

Por los instrumentos:


Cuantitativa Cualitativa

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Por ubicacin temporal



PREVIA Evaluacin ex ante, a priori, apreciacin, valoracin previa o estudio de viabilidad. Trata de aportar informacin para tomar una decisin en torno a si el proyecto debe o no ejecutarse, cul es el proyecto ms adecuado, o que modificaciones deben hacerse en la formulacin Pertinencia en relacin con las polticas de la organizacin, solidez tcnica de la formulacin, viabilidad

SIMULTANEA Intermedia, concurrente, media, formativa, concomitante u on going. Extraer informacin, reflexiones y conclusiones sobre la marcha y desempeo del proyecto Ofrece apreciaciones sobre la continuidad de proyecto con base en los resultados del mismo. Podemos encontrar dos tipos intermedia (se hace en un determinado momento), continua (se realiza de forma constante durante el proyecto)

FINAL Finalizacin o evaluacin de fin de proyecto, sumativa o de cierre. Valorar el desempeo global de un proyecto cuya ejecucin ha finalizado y extraer las correspondientes enseanzas.

POSTERIOR Evaluacin a posteriori, expost o de impacto. Se realiza un tiempo despus de haber concluido la ejecucin del proyecto y trata de estudiar en profundidad sus repercusiones en el contexto de la intervencin. Se centra en los impactos y en la sostenibilidad

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Por el enfoque
Evaluacin de procesos: Se centra
en la ejecucin del proyecto, analizando las actividades emprendidas, su organizacin y la gestin de los recursos para analizar si contribuyen a los fines perseguidos Evaluacin de resultados: Valorar los productos concretos que el proyecto entrega, supone valorar las adecuacin y calidad de los bienes y servicios que genera el proyecto. Evaluacin de objetivos: Determinar la relacin entre los resultados alcanzados y las metas de desarrollo perseguidas.

Evaluacin de Impacto: Cuando


se aade el anlisis de los efectos no previstos. Diagnostico de necesidades: Determinar los problemas de una comunidad dada y analizar la pertinencia de las posibles vas de solucin. Apreciacin del diseo: Cuando se valora la respuesta ofrecida a esos problemas y necesidades, considerando su pertinencia y la adecuacin a la metodologa.

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Por quin la hace


Evaluacin externa: Evaluaciones realizadas por
especialistas ajenos a la gestin del proyecto Evaluacin Interna: Realizada por los responsables de la gestin del proyecto. Evaluacin mixta: Combinacin de las dos opciones. Evaluacin participativa: Modalidad de evaluacin interna, pero donde las responsabilidad recae en los propios beneficiarios.

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Ventajas e inconvenientes de la evaluacin interna/externa


VENTAJAS Optimiza la mejora del programa. Minimiza la reactividad de los sujetos. Menos costosa. Mayor influencia sobre el programa. Maximiza la objetividad. Maximiza la utilizacin de tecnologia dura. Maximiza la credibilidad social. Maximiza la utilizacin de estndares. INCONVENIENTES Minimiza la objetividad. Minimiza la credibilidad social. Minimiza la utilizacin de estndares.

INTERNA

EXTERNA

Minimiza las posibilidades de mejorar el programa. Maximiza la reactividad de los sujetos. Ms costosa. Menor influencia sobre el programa
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Por los instrumentos

Cualitativa: Observacin, entrevistas tcnica


Delphi, entrevista a grupos focales, forum comunitario, etc. Cuantitativa: ACB, ACE, encuestas, mediciones directas, evaluacin por indicadores, etc.

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La Gestin del Ciclo del Proyecto

Evaluacin
Herramientas

Curso Bsico Gestin de Proyectos

Tcnicas cuantitativas
TECNICA DE EVALUACION Entrevista estructurada SUJETO DE LA EVALUACION Responsables. Gestores Gestores, usuarios, poblacin en general, poblacin objetivo Usuarios FORMAS DE APLICACIN Entrevistador experto (preferentemente un miembro del equipo de evaluacin que haya participado en el diseo de la entrevista) Encuestadores entrenados (uniformidad en instrucciones y formas de formular las preguntas9 Autoaplicacin evaluadores entrenados (si no es posible la autoaplicacin uniformidad en instrucciones y formas de formular las preguntas Observadores expertos, ajenos y no participantes (preferentemente miembros del equipo de evaluacin que hayan participado en el diseo del cdigo de observacin) Personal contratado (becarios de investigacin, personal en formacin, que recoja la informacin en plantillas estructuradas) Personal contratado (becarios de investigacin, personal en formacin, que recoja la informacin en plantillas estructuradas) Evaluadores expertos (preferentemente miembros del equipo de evaluacin)
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Encuesta

Tcnicas de autoinforme

Observacin

Contextos de aplicacin de programas

Indicadores sociales, econmicos y de salud Datos de archivo sobre usuarios Datos de archivo sobre programa

Poblacin en general, poblacin objetivo Usuarios

Documentacin escrita sobre el programa

Tcnicas cualitativas
TECNICA DE EVALUACION Entrevista abierta Grupos de discusin SUJETO DE LA EVALUACION Usuarios. Responsables, gestores, usuarios FORMAS DE APLICACIN Necesario entrevistador experto (conocimiento previo del programa). Moderador con dominio de tcnicas de animacin (puede ser ajeno al equipo de evaluacin, aunque en este caso debe conocer el programa) Agente de campo (observador participante que se introduce en el contexto de aplicacin del programa como un miembro ms del mismo) Obtencin de analizadores en cuanto claves explicativas del funcionamiento de los grupos. Grupos de expertos a los que el evaluador ha enviado los cuestionarios y los resultados de los mismos.

Observacin participante Contexto de aplicacin de los programas Analizadores sociales Mtodo Delphi Poblacin objetivo Expertos (desde el punto de vista tcnico), gestores, responsables

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Diferentes tcnicas de recogida de datos


TCNICAS DATOS SECUNDARIOS VENTAJAS Rapidez y escaso coste. Perspectiva desde dentro INCONVENIENTES No se ajustan a los objetivos. Escasa accesibilidad. Posibles sesgos en la produccin. No son completos. Muestra pequea. Requiere entrevistadores adiestrados. Anlisis complejo Muestra pequea. Anlisis complejo

ENTREVISTA ABIERTA

GRUPOS DE DISCUSIN

OBSERVACIN PARTICIPANTE ENCUESTA

Recoge gran cantidad de informacin en profundidad. Informacin cercana a la realidad. Punto de vista de los actores Gran cantidad de informacin en profundidad. Muy eficiente en la recogida de informacin. Mxima cantidad de informacin en profundidad y desde dentro. Mximo nmero de casos. Mxima "objetividad" y validez

Uno o dos casos. Anlisis complejo. Posibles sesgos. Costosa. Impone la estructura conceptual del evaluador. Lleva tiempo.
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EL ENFOQUE DEL MARCO LGICO

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1. IDENTIFICACIN DE UN PROYECTO PROCESO SEGUIDO PARA LA IDENTIFICACIN DIAGNSTICO DE NECESIDADES ANLISIS DE BENEFICIARIOS

ANLISIS DE PROBLEMAS
ANLISIS DE OBJETIVOS ANLISIS DE ALTERNATIVAS 2. GESTIN DEL PROYECTO MATRIZ DE PLANIFICACIN PLAN OPERATIVO

PROGRAMACIN PRESUPUESTO
3. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO FACTORES CLAVE
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Es un mtodo de planificacin por objetivos. Es un mtodo participativo y orientado a los grupos beneficiarios: Los

proyectos no se formulan de forma individual en un despacho. Si se olvida esta perspectiva el mtodo pierde su sentido. Aunque el EML es un mtodo destinado a la gestin de todo el ciclo del proyecto, las etapas ms sistematizadas son las de identificacin y formulacin o diseo. Es un mtodo basado en el consenso, no en las mayoras: busca acuerdos entre los participantes para tomar decisiones y resolver los conflictos a travs del dilogo y la negociacin. Es un mtodo secuencial en el que las discusiones del grupo siguen un orden determinado. Ello no debe entenderse como una imposibilidad de retorno hacia temas tratados anteriormente. Utiliza trminos sencillos dado que pretende ser un mtodo participativo. Es transparente en el anlisis y en la decisiones, propone procedimientos para las discusiones y una manera de visualizar los acuerdos alcanzados (rbol de problemas, matriz, etc).

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PASOS DEL EML

FASES DEL PROYECTO

Anlisis de la participacin Anlisis de problemas

Identificacin

Anlisis de objetivos

Anlisis de alternativas
Matriz de planificacin Formulacin

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Anlisis de la Comunidad Anlisis de implicados y

Anlisis de objetivos Anlisis de alternativas

FORMULACIN
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Ide

nti f

Anlisis de problemas

ica

ci n

Anlisis institucional

Ide a fic nti n ci

Medio fsico

Actividades econmicas y productivas

COMUNIDAD

Poblacin

Infraestructura y equipamiento

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La secuencia a seguir en la Identificacin se puede establecer a partir de las cuestiones : 1 QUIN: qu personas de la comunidad van a estar implicadas en el proyecto. 2 QU PROBLEMAS hay en la comunidad. 3 QU deberamos hacer. 4 QU podemos hacer. 5 QU queremos hacer. 6 CMO lo vamos a hacer.

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Introduccin
Nadie desarrolla a nadie; las
personas y las sociedades se desarrollan a si mismas. Cuando se presta ayuda como si los beneficiarios fueran personas sin capacidad de iniciativa, se parte de un punto falso. Se debe partir de la base de que las personas que reciben ayuda tienen capacidad suficiente para dirigir su vida.

Los colectivos ms vulnerables y


los riesgos aumentan constantemente. Los recursos disponibles para prestarles asistencia no aumentan al mismo ritmo. Se necesita por tanto una herramienta para precisar mejor los destinatarios de la asistencia y determinar las formas de orientar ms eficazmente los recursos.

Estamos trabajando como deberamos hacerlo? Estamos desarrollando los proyectos adecuados? Detectamos las necesidades reales? Cmo podemos detectar los grupos ms vulnerables? Cmo utilizar mejor los recursos disponibles?
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AVC: Definicin
Es una metodologa de anlisis sistemtico que permite identificar:
Riesgos que amenazan a personas y comunidades. Comprender las causas de las que provienen Como se manifiestan A qu y quines afectaran. Con que aptitudes, conocimientos y recursos materiales cuentan para enfrentarse a ellos. Identificacin de beneficiarios de programas y proyectos

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AVC: Objetivos

Identificar quienes son las personas ms

vulnerables de la sociedad. Determinar las causas de su vulnerabilidad y los factores que desencadenan su sufrimiento. Determinar en que medida son capaces de ayudarse a si mismos. Valorar con qu recursos cuentan

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AVC: Etapas y utilidad


Deteccin de amenazas Instrumento de diagnstico

Determinacin de los aspectos vulnerables Capacidad y recursos para contrarrestar las amenazas

Instrumento de Planificacin Instrumento de evaluacin


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AVC: Utilidad
INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO:
INSTRUMENTO DE PLANIFICACION:

Ayuda a comprender los


problemas y su origen. Contribuye a que se examinen los elementos disponibles para mitigar los problemas. Alienta a centrarse en las condiciones locales especficas Pone de relieve la necesidad de que la organizacin defina claramente su funcin y sus mbitos de colaboracin.

Ayuda a fijar el orden de prioridad y


la secuencia de intervenciones. Brinda la oportunidad de una planificacin realista y dinmica Ayuda a vigilar los cambios del proyecto que se vayan produciendo. til tanto en AH como en desarrollo.

INSTRUMENTO DE EVALUACION: Valorar los cambios en la comunidad a lo largo o despus de una intervencin. Evaluar los efectos de un proyecto en lo que respecta a la mitigacin del riesgo, la mejora de la situacin de vulnerabilidad, el aumento de la capacidad o la introduccin de nuevos riesgos.
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Vulnerabilidad fsica Son ms vulnerables las personas prximas a algn tipo de amenaza natural, industrial, tecnolgica, poltica, militar o ecolgica. Vulnerabilidad social. Son ms vulnerables las personas marginadas de los sistemas econmicos, polticos y sociales debido a los procesos de exclusin basados en razones religiosas, de raza, gnero, clase, casta u otras, no son capaces de administrar y controlar, como los dems, las decisiones y acontecimientos que les afectan.

Vulnerabilidad material Son ms vulnerables las personas que viven en la pobreza o que sufren situaciones de privacin, con pocos medios econmicos y materiales, sin acceso a la educacin, a la salud y a los recursos productivos. La pobreza esta vinculada a problemas como la falta de educacin, la carencia de influencia poltica o a las condiciones mediocres de salud. Vulnerabilidad organizativa: Son mas vulnerables las personas y las comunidades desarticuladas, sin cohesin ni organizacin social, sin redes de solidaridad. Vulnerabilidad actitudinal Son ms vulnerables las personas y comunidades con actitudes fatalistas, sin autoestima ni autonoma, y con barreras culturales y religiosas desfavorables al cambio, la participacin o la solidaridad. de Proyectos Curso Bsico Gestin

Las capacidades
Dotacin y acceso relativo a los recursos, los
conocimientos, las aptitudes, los derechos y el poder que permiten ampliar la gama de opciones disponibles para las personas, las comunidades y las instituciones. En ocasiones su olvido lleva al aumento de su dependencia de la asistencia externa, siendo ms vulnerables a las amenazas futuras. Fsica. Material. Social. Organizativa. Actitudinal.
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Capacidad Social

Existencia de valores y prcticas que aseguran la plena participacin de la


poblacin sin que existan situaciones de discriminacin por razones religiosas, de raza, gnero, clase, casta u otras.

Capacidad fsica

Ausencia de riesgo industrial, militar, ecolgico, etc. Vivir en un entorno seguro.


Capacidad actitudinal

Las actitudes, conocimientos y formacin que amplan las opciones de las


personas y comunidades, y los valores y comportamientos socioculturales favorables a la solidaridad, innovacin, participacin y tolerancia Las personas con aptitudes, conocimientos e instruccin pueden tener ms opciones y mayor capacidad para mejorar su situacin. Los individuos conscientes de sus capacidades y que tienen confianza en s mismos estn mejor dotados para hacer frente a la crisis.
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Capacidad organizativa
Existencia de instituciones locales y nacionales representativas, eficaces y legitimas; de organizaciones sociales efectivas y de amplia base y de redes de apoyo mutuo. Las comunidades que son solidarias y han establecido redes sociales de apoyo mutuo son ms fuertes. Si estn bien dirigidas, cuentan con instituciones locales y nacionales de atencin social, y la poblacin comparte sus recursos materiales en periodos de crisis pueden afrontar mejor las amenazas. La capacidad organizativa puede ser tan importante como la material, y a veces incluso ms.

Capacidad material
Recursos econmicos y materiales, incluyendo acceso a servicios. La disponibilidad de recursos abundantes y suficientes determina la capacidad de contrarrestar y combatir cualquier tipo de siniestro y, llevar una vida satisfactoria y digna. Puede tratarse de dinero en efectivo, tierras, herramientas, alimentos, empleos, fuentes de energa,o acceso al crdito o capacidad de endeudamiento.
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ANLISIS DE VULNERABILIDADES Y CAPACIDADES


VULNERABILIDAD
Amenazas

CAPACIDAD
Entorno

FISICA /MATERIAL

fsicas y materiales. de pobreza. Ausencia de acceso a los servicios bsicos (educacin, salud,..) Condiciones de salud (enfermedades, epidemias) Ausencia de medios productivos y alojamiento.
Situaciones

seguro. econmicos y materiales. Acceso a los servicios bsicos (salud, educacin) Medios de produccin y alojamiento.
Recursos

Marginaciones

por

sexo,

raza,

Sistema

SOCIAL/ ORGANIZATIVA

clase social, etc. Ausencia de capacidad de controlar las decisiones. Comunidades desarticuladas sin cohesin, ni organizacin.
Actitudes Baja

social de apoyo (familia, comunidad, organizaciones). Valores y practicas que aseguran la participacin.. Redes de solidaridad.

PSICOLOGICA/ ACTITUDINAL

fatalistas. autoestima. Sentimientos de vctima. Actitudes de dependencia.

Valores

y comportamientos favorables a la solidaridad, participacin y tolerancia. Conscientes de sus capacidades. Confianza en s mismos. Sentimientos de autoridad.

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PREGUNTAS PARA IDENTIFICAR BENEFICIARIOS

Quin o quines se encuentran en


situacin de mayor necesidad? Quin o quines parecen tener mayores posibilidades de aprovechar los beneficios generados por la intervencin? Qu conflictos puede suponerse que ocurrirn al apoyar a determinados grupos?

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ANLISIS DE BENEFICIARIOS O PARTICIPACIN

PARTICIPANTES

NO PARTICIPANTES

Beneficiarios directos

Beneficiarios indirectos

Neutrales Excluidos

Oponentes Perjudicados

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RBOL DE PROBLEMAS

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RBOL DE OBJETIVOS

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ANLISIS DE ALTERNATIVAS

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MATRIZ
LGICA DE INTERVENCIN El OG al cual se espera que el proyecto vaya a contribuir de forma significativa. Es la razn ltima del proyecto. (Mencionar grupos beneficiarios) El efecto que se espera lograr como resultado del proyecto. (Mencionar grupos beneficiarios) INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE Medidas (directas o indirectas) para averiguar hasta qu punto se ha cumplido el OG. FUENTES DE VERIFICACIN Dnde encontrar la informacin para comprobar los indicadores. Pueden ser primarias o secundarias. Dnde encontrar la informacin para comprobar los indicadores. Pueden ser primarias o secundarias. HIPTESIS O FACTORES EXTERNOS No todos los donantes exigen Factores Externos a este nivel: s la AECI, por ejemplo.

OBJETIVO GLOBAL (OG)

OBJETIVO ESPECFICO (OE)

Medidas (directas o indirectas) para averiguar hasta qu punto se ha cumplido el OE.

Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para contribuir al logro de los objetivos de desarrollo. Escapan al control de los responsables. Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para lograr el OE. Escapan al control de los responsables. Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para lograr los resultados. Escapan al control de los responsables. CONDICIONES

RESULTADOS

Resultados que la gestin del proyecto debera poder garantizar. Numerados. (Mencionar grupos beneficiarios) Acciones que el proyecto tiene que emprender a fin de producir los resultados. Numerados segn Resultado (1.1, 1.2, 2.1)

Medidas (directas o indirectas) para averiguar hasta qu punto se han producido los resultados.

Dnde encontrar la informacin para comprobar los indicadores. Pueden ser primarias o secundarias. PRESUPUESTO Presupuesto del proyecto. resumido

RECURSOS Recursos materiales, humanos y tcnicos necesarios para realizar las actividades. Numerados(1.1.1;1.1.2)

ACTIVIDADES

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PLANIFICACIN EN CASCADA
PLAN Objetivo General Objetivo Especifico Resultados Actividades Objetivo General Objetivo Especifico Resultados Actividades Objetivo General Objetivo Especifico Resultados PROGRAMA PROYECTO

Actividades

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