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Estructura Organizacional Enfoque Calidad

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.
(Administrativamente es parte de la Etapa de Organizacin)

Qu es Organizar, una estructura organizacional?

1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.


2. Agrupar dichas actividades.

3. A cada grupo de actividades se le asigna un responsable con autoridad para supervisar y tomar decisiones.
4. Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante. Y generar el Diagrama Organizacional.

El Diagrama Organizacional u Organigrama muestra como los departamentos, divisiones y varios niveles de una organizacin interactan entre si. Un diagrama organizacional a menudo es presentado como una ilustracin visual.

Qu elementos se deben considerar en la Organizacin

Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables.

Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.

Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada.

Preguntas claves que se deben responder al disear una Estructura Organizacional.


Pregunta Clave 1. Hasta que grado estn las tareas Subdivididas? Respuesta Proporcionada Especializacin del Trabajo

2. Sobre que base se agrupan los puestos?


3. A quien reporta el trabajador? 4. Cuntas personas se pueden dirigir con eficiencia y eficacia? 5.- Dnde y en que nivel esta la autoridad para la toma de decisiones? 6. Hasta que grado habr reglas y reglamentos para dirigir a empleados ?

Departamentalizacin u especializacin
Identificar Cadena de mando Tramo de control Centralizacin o descentralizacin de la funcin. Formalizacin (Polticas Internas)

Es importante implementar una adecuada estructura organizacional en una empresa porque:

Permite la existencia de una divisin del trabajo lo cual facilita el cumplimiento de objetivos y metas.
Al definir claramente las responsabilidades y la autoridad se especifica que grupo hace un determinado trabajo y permite establecer la jerarqua dentro de la organizacin. Se facilita la comunicacin y el control.

Se mejora la toma de decisiones

Dentro de la Norma ISO 9001-2008 en el requisito: 4.2 Requerimientos de Documentacin


Se menciona: 4.2.1 General La documentacin del Sistema de Administracin incluir: a) Una declaracin documentada de la poltica y los objetivos de calidad. b) Un Manual de Calidad. c) Procedimientos Documentados

d) Los documentos necesarios para la organizacin a fin de asegurar la eficaz planeacin y control de sus procesos.

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Al considerar la Descripcin de la secuencia de interaccin de los procesos incluidos en el Sistema de Administracin de la Calidad , es preciso reconocer que las organizaciones utilizan uno de tres tipos de estructura organizacional:
1) Por funcin, o funcional 2) Por producto/proyecto/ mercado 3) o en forma de matriz. (Matricial)

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1) La organizacin por funciones rene, en un

departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones.

Por ejemplo, una organizacin dividida por funciones puede tener departamentos para produccin, mercadotecnia y ventas. El gerente de Mercadotecnia de dicha organizacin sera el responsable de la venta de todos los productos.

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2) La organizacin producto/ proyecto/mercado, con frecuencia llamada organizacin por divisin, rene en una unidad de trabajo a todos los que participan en la produccin y comercializacin de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que estn en cierta zona geogrfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.
La mayor parte de las empresas grandes, con productos mltiples, como General Motors, tienen una estructura de organizacin por producto o mercado.

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3) Una organizacin con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando.

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Estructura organizacional: sus determinantes y resultados


Causas Estrategia Tamao Tecnologa Ambiente

determina

Diseos estructurales Mecnico Orgnico

conduce a

Desempeo y Satisfaccin

Moderado por diferencias individuales

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Asimismo, dentro de los documentos necesarios para la organizacin a fin de asegurar la eficaz planeacin y control de sus procesos.

Se debe solicitar la siguiente documentacin: Organigrama Descripciones de cargo/funciones Manual de evaluacin de desempeo Productos y/o servicios Indicadores econmicos. Misin, Visin Objetivos estratgicos y Directrices estratgicas

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El Sistema ISO 9001-2008, marca la importancia de identificar los procesos de la empresa, los cuales debern ser coherentes con la estrategia definida por la organizacin.
A partir de la estrategia del negocio y los procesos, se obtiene un plan de accin global, el cual contempla la reestructuracin de la organizacin, definicin de perfiles de recursos humanos, incorporacin de tecnologa de la informacin y plataforma tecnolgica.

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Los sistemas de informacin cumplen un papel fundamental en esta nuevas formas organizativas.

Son una herramienta imprescindible para apoyar la autonoma de decisin de los empleados.

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Cinito

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LAS ORGANIZACIN DEL S XXI

Deben sobrevivir a las presiones competitivas: Cada directivo tiene un mayor nmero de colaboradores directos a supervisar. Autonoma de decisin significa involucrar a los empleados, dar participacin, poder de decisin y mayores niveles de responsabilidad. Hacer posible que los problemas se resuelvan al nivel ms bajo en la organizacin, para de esta forma dar un mejor servicio, de mayor calidad y ms rpido.

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Se delega el trabajo y la autoridad, pero nunca se delega la responsabilidad final respecto a los resultados.

Principios de la delegacin de autoridad.


1. Principio de autoridad y de responsabilidad (La autoridad delegada debe
ser proporcional a la autoridad que se asigna)

2. Principio de definicin funcional (Entre ms claras se encuentren las metas, las


actividades, los lmites, los canales de informacin..Mayor ser la posibilidad de que se cumpla la Misin.)

3. Principio escalar (Entre ms clara sea la lnea de autoridad, ms eficaz ser la toma de
decisiones)

4. Principio de nivel de autoridad (Las decisiones que sean de la competencia de un


director debe tomarlas l y no referirlas a un superior)

5. Principio de unidad de mando (Entre ms clara sea la dependencia de un


empleado menos conflictos)

6. Principio de la responsabilidad total (La responsabilidad de una persona ante su


superior es total y ningn superior puede eludir su responsabilidad por la actuacin de sus empleados)

7. Principio de delegacin por los resultados esperados (La autoridad


delegada debe ser adecuada para asegurar la capacidad de obtener los resultados esperados.

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Los equipos de trabajo son la nueva clula social en la empresa.


Son una fuente imprescindible de integracin interna y externa, que permiten romper las barreras funcionales y lograr el aprendizaje mutuo.
Adems, integran conocimiento disperso en la organizacin que es necesario organizar, para dar rpidas respuestas al cliente.

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Conclusiones
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. Actividades necesarias para crear una organizacin Integrar los objetivos y los planes. Definir la autoridad de cada miembro jerrquico. Se establecen las bases de la jerarqua. Definir las necesidades de informacin y su flujo. Dotar al personal con los elementos necesarios de acuerdo con los objetivos que se quieren cumplir.

Otras consideraciones: El exceso de niveles es costoso y puede obstaculizar a la planificacin y al control.


Principio de amplitud de la gerencia: un director debe tener nicamente los subordinados que pueda gestionar eficientemente.

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Puede resultar fcil evadir nuestras responsabilidades, pero no podemos evadir las consecuencias de evadir nuestras responsabilidades

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