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De Telecomunicacin y de Electrnica

GESTIN DE
PROYECTOS

Abelardo Cano

DEFINICIN DE PROYECTO
Proyecto es:
    

Iniciativa nueva nica Con un principio y un final Llevada a cabo por personas Para alcanzar un objetivo especifico Dentro de unos parmetros acordados de tiempo, coste y calidad

Recursos + Tiempo = Propsito

EJEMPLOS DE PROYECTOS
la construccin de una casa o de un puente La instalacin de un sistema informtico para control de la produccin El diseo, produccin y comercializacin de un nuevo producto Proveer un nuevo servicio La puesta en marcha de una empresa La reforma de una oficina

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los niveles de coste y RRHH son bajos al comienzo, creciendo hasta el final del proyecto y cayendo rpidamente en la conclusin del mismo. La probabilidad de terminar con xito el proyecto es pequea, con riesgos e incertidumbre al comienzo. La capacidad de los gestores, para variar las caractersticas del proyecto es mayor al principio, vindose disminuida, segn va avanzando el proyecto. El coste de los cambios y la correccin de posibles errores, es mayor segn va progresando el proyecto.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL


Coordinacin del proyecto Director Jefe Director rea 2 Director rea 3

Director rea 1

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

ESTRUCTURA ENFOCADA A PROYECTOS


Coordinacin del proyecto Director Jefe Director rea 2 Director rea 3

Director rea 1

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

ESTRUCTURA MATRICIAL DEBIL


Director Jefe Director rea 1 Director rea 2 Director rea 3

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Coordinacin del proyecto

ESTRUCTURA MATRICIAL BALANCEADA


Director Jefe Director rea 1 Director rea 2 Director rea 3

Personal Personal Director del proyecto Coordinacin del proyecto

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE


Director Jefe

Director rea 1

Director rea 2

Director rea 3

Director de gerentes

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Director proyecto 1 Director proyecto 2 Director proyecto 3

Coordinacin del proyecto

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COMPUESTA
Coordinacin del proyecto A Director Jefe

Director rea 1

Director rea 2

Director rea 3

Director de gerentes

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Director proyecto 1 Director proyecto 2 Director proyecto 3 Coordinacin del proyecto B

GESTIN DE PROYECTOS
Un proyecto se puede dividir en tareas y actividades. Taxonoma proyectos: Iniciacin Planificacin Ejecucin y Control Cierre o finalizacin
iniciacin

Planificacin

Control

Ejecucin

Finalizacin

INICIACIN

Definicin de necesidades reales Idea resolutiva y descripcin del producto final Viabilidad inicial (tcnica, econmica, medioambiental, legal, etc.) Estimacin Cundo, cunto, cmo? RRHH, materiales y organizacin Definicin de objetivos. Visin compartida de expectativas y restricciones del proyecto Documentar: memoria, objetivos, especificaciones y pliego de condiciones, funcionalidad, planos, infraestructura, estudio de viabilidad, presupuesto inicial, implicaciones legales, contractuales, medioambientales, de seguridad,

INICIACIN
Determinar la necesidad real Definir el resultado Determinar prioridades Desarrollar objetivos Documentacin Definicin del proyecto Establecer infraestructur a

PROCESOS DE PLANIFICACIN

PROCESOS COMPLEMENTARIOS EN LA
PLANIFICACIN
Calidad Estructura organizativa Comunicacin Riesgos

Legal

Determinar estndares relevantes y como se han de cumplir Identificar, definir y asignar papeles, responsabilidades y relaciones de los RRHH Planificacin de cmo realizar las comunicaciones (introducir formalismos) qu, cmo y cuando? de la informacin Identificacin, valoracin (cuantificada), respuesta a un contratiempo. Solicitar permisos y licencias (las necesarias para la realizacin del proyecto)

PROCESOS
Plan de ejecucin Verificacin de la calidad Calidad Capacitacin de los RRHH Distribucin de la informacin Administracin

Documento

donde se detalla como llevar a cabo el producto o proyecto Control de qu se ha incluido en el proyecto Mecanismos para asegurar la calidad final Perfeccionamiento o aprendizaje de las capacidades necesarias de los RRHH Forma y manera de intercambiarla
Marketing/ventas Relacin con el cliente

PROCESOS DE CONTROL DEL PROYECTO


Obtencin de estimadores Control del objetivo Control de la temporizacin Control costes Control calidad Control riesgos Coordinacin de los cambios
Comprobar Ver Medida

del avance o progreso del proyecto. Calcular datos y distribuirlos a los dems procesos Comprobar cambios en el mbito/objetivos del proyecto.

si hay cambios en el coste presupuestado .

variado resultado final de todos los procesos de control sobre la ejecucin o planificacin.

si hay algn riesgo que haya

CONTROL DEL PROYECTO


La evolucin del progreso del proyecto debe medirse regularmente para identificar cualquier desviacin con respecto a los previamente planificado Se realiza el control de las variaciones en cada una de las reas de conocimiento y si se estima que su influencia en el proyecto es elevada se vuelve a la etapa de planificacin para realizar los cambios y ajustes necesarios. Controlar significa tomar las acciones preventivas para anticiparse a posibles problemas

PROCESOS DE CONTROL DEL PROYECTO


Obtencin de estimadores Control del objetivo Control de la temporizacin Control costes Control calidad Control riesgos Coordinacin de los cambios
Comprobar Ver Medida

del avance o progreso del proyecto. Calcular datos y distribuirlos a los dems procesos Comprobar cambios en el mbito/objetivos del proyecto.

si hay cambios en el coste presupuestado .

variado resultado final de todos los procesos de control sobre la ejecucin o planificacin.

si hay algn riesgo que haya

PROCESOS DE FINALIZACIN
Cierre administrativ o Finalizacin de contrato

Documentacin e informacin necesaria para completar el proyecto. Firma de proyecto entregado. Redaccin de los puntos o temas pendientes

En lo siguiente se irn viendo los diferentes grupos de procesos por rea de conocimiento independientemente de su ubicacin en los grupos de procesos presentados hasta el momento.

PROCESOS DE INTEGRACIN
Aquellos procesos que conectan entre las diferentes tareas de planificacin, control y ejecucin. Concretamente son los siguientes: Planificacin del desarrollo del proyecto Ejecucin del plan del proyecto Control/coordinacin de cambios Todos los procesos van a presentarse con el siguiente interfaz: Entradas: datos necesarios para abordar la problemtica Tcnicas y herramientas a utilizar Salidas: resultados/documentos generados.

PLANIFICACIN DEL DESARROLLO


Su objetivo es: Servir como gua de referencia para la ejecucin del proyecto. Definir las bases de dicha planificacin Razonar justificadamente la eleccin de esta alternativa Facilitar la comunicacin con el comit empresarial Definir precisamente el contenido, extensin, tiempo, mbito y objetivos del proyecto. Proporcionar las guas bsicas para poder medir el progreso del proyecto y su control. Entradas Tcnicas->Herramientas ->EE Salidas

ENTRADAS PAN PLANIFICAR EL


DESARROLLO Informacin del resto de procesos pertenecientes a la tarea de planificacin. Informacin histrica sobre proyectos ante ro res/experiencia Poltica de la empresa: auditoras, mejora de objetivos, poltica de RRHH, controles financieros... Restricciones: por ejemplo en el presupuesto Suposiciones: factores considerados como ciertos pero que generalmente llevan asociados un riesgo

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Sistema de control de cambios procedimientos para aceptar o no ese cambio en el proyecto. Gestin de configuracin: procedimiento de supervisin de las caractersticas: identificar y documentar todas sus caractersticas controlar cualquier cambio en dichas caractersticas almacenar los datos e informar de algn cambio verificar que el producto tiene las cualidades deseadas, cumple con los objetivos marcados en el proyecto inicial Medicin del progreso: comprobar variaciones, viendo si algo ha cambiado, la ejecucin del proyecto no va bien, segn lo planificado.

TIPOS DE CONTROL

CARACTERSTICAS DE CONTROL EFECTIVO


Accin correctiva Precisin

Criterios mltiples

Temporizaci n

nfasis en excepciones

SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO


Colocacin estratgica Criterios razonables Comprensi n Flexibilida d

Economa

EJEMPLO PARA DISMINUIR EL FRAUDE


Hacia adelante Tratar a los empleados con Seleccin de respeto y dignidad candidatos Hablar adecuada abiertamente de los Polticas especificas costes de los robos contra el robo y el xito en la fraude prevencin d e los Procedimientos delitos disciplinarios Utilizacin de Involucrar a los cmaras de video empleados en su vigilancia redaccin Educar y ensear al Password y barreras empleado dichas reglas y normas Realimentacin Concurrente

Hablar con los empleados de su conducta, es inaceptable Utilizar investigadores profesionales Redisear las medidas de control anteriores Evaluar al personal y las relaciones entre directivos y empleados

PROCESOS DE GESTIN DE LOS


OBJETIVOS Definicin y control de lo incluido en el proyecto Por objetivos del proyecto se entienden las caractersticas y funciones que habrn de ser incluidas en el producto/servicio o bien las tareas que deben ser hechas para conferir a un producto o servicio ciertas cualidades. Procesos relativos a los objetivos del proyecto: - INICIACIN (la primera fase de todo el proyecto) - PLANIFICACIN DE OBJETIVOS (planificacin) - DESCOMPOSICIN EN TAREAS (plan) - CONTROL DE CAMBIOS EN LOS OBJETIVOS

INICIACIN
Necesaria a la hora de comenzar cada fase del proyecto A menudo el proyecto tiene un comienzo informal. Posibles causas para la generacin del proyecto: demanda del mercado oportunidad/necesidad del negocio peticin de un cliente avance tecnolgico cambio legislativo/socio-poltico

VARIABLES PARA FOMENTAR LA


INNOVACIN
Variables estructurales Estructuras orgnicas. Abundantes recursos. Unidades Internas de alta comunicacin. Aceptacin de ambigedad. Tolerancia a lo imposible. Bajos controles externos. Tolerancia a los riesgos. Tolerancia al conflicto. Enfocarse en los fines. Enfoque de sistema abierto. Alto compromiso de formacin y desarrollo. Alta seguridad en el empleo. Personas creativas.

Variables culturales

Estimular la innovacin

Variables de recursos humanos

PLANIFICACIN DE OBJETIVOS
Salidas: lneas gua con los objetivos del proyecto pueden variar segn avanza el proyecto justificacin de la realizacin del proyecto descripcin breve de Las caractersticas que ha de tener el proyecto fases del proyecto para Llegar a su conclusin objetivos del proyecto a cumplirse para considerarlo cerrado deben ser medibles y cuantificables de forma objetiva anexos de detalle plan de gestin de los objetivos indicando cmo se han de manejar los cambios en los objetivos del proyecto y cmo integrarlos en el normal funcionamiento.

ASIGNACIN DE PERSONAS A TAREAS


Matriz

de habilidades Programaci n X Anlis is X X X X Formad or Teste o Usuari o

Habilida d Personas Jos David

Laura X X Estimacin de cargas de trabajo Basada en datos histricos, experiencia o clculos. Aplicar factor de productividad: habilidades, interrupciones, reuniones, motivacin, formacin
Determinacin

de la naturaleza de la tarea Limitada por recursos Limitada en duracin.

MIEDO AL CAMBIO
Por qu? cambio reemplaza el conocido por la ambigedad y la incertidumbre el cambio amenaza las inversiones en el statu quo creencia que cambiar es incompatible con los objetivos e intereses de la organizacin

REDUCIR MIEDO AL CAMBIO (1)


Comunicar a los empleados para ayudarles a ver la lgica del cambio Capacitar a los empleados a travs de un debate, notas, reuniones de grupos o informes. Adecuadas, si la fuente de resistencia, es mala comunicacin la informacin es errnea Debe haber mutua confianza y credibilidad entre los gerentes y empleados Participacin Permitirles a quienes se oponen a un cambio, participar en las decisiones. Suponiendo que tienen experiencia para contribuir de manera significativa La participacin puede reducir la resistencia, obtener el compromiso de ver a cambio de tener xito y aumentar decisin de cambio Facilitacin y apoyo Proporcionar apoyo, esfuerzos como empleados de asesoramiento terapia, ahora de formacin pagar una licencia corta. Puede ser largo y costoso

REDUCIR MIEDO AL CAMBIO (2)


Negociacin

Intercambiar algo de valor para reducir la resistencia. Puede ser necesario ,cuando resistencia procede de una fuente poderosa Potencialmente altos costos y la probabilidad de tener que negociar con otras resistencias Manipulacin y cooptacin La manipulacin es encubierta intenta influir como tensin distorsionar hechos, retencin de informacin, perjudicial o crear falsos rumores Cooptacin es una forma de la manipulacin y la participacin Formas poco costoso y fciles de obtener apoyo de resistentes Puede fallar estrepitosamente si ha engaado objetivos sentir Coercin Mediante amenazas directas o fuerza Formas poco costoso y fciles de obtener apoyo Puede ser ilegal.

ENCADENAMIENTO DE LOS PROCESOS


DEFINIR OBJETIVOS IDENTIFICAR TAREAS Y RECURSOS ESTABLECE R SECUENCIA ESTIMAR TIEMPO DE LAS ACTIVIDADES DETERMINAR FECHAS DEL PROYECTO COMPARAR CON LOS OBJETIVOS DETERMINAR NECESIDADES DE RECURSOS ADICIONALES

DURACIN DE LAS ACTIVIDADES


Mtodo matemtico: se utiliza una media ponderada parte de la duracin de la tarea suponiendo una ecuacin ideal, optimista, To una duracin Tm, la ms probable y una duracin pesimista Tp, en caso de que se den las peores condiciones: la estimacin de la duracin de la tarea es Te=(To+4Tm+Tp)/6

DESARROLLO DE LA TEMPORIZACIN
Significa dar fechas de comienza y fin a las actividades del proyecto: fechas realistas Necesita las siguientes entradas: diagrama red del proyecto estimacin de las duraciones recursos: necesidades y su ocupacin calendarios de la organizacin: de proyectos, de personal y de recursos. restricciones: fechas Lmite fijadas por el contrato fechas clave: hitos/sucesos a conseguirse en una determinada fecha. Adelantos o retrasos debido a proveedores, etc.

ENTRADAS PARA PLANIFICAR LA


CALIDAD Poltica de calidad intenciones y directivas de la organizacin Objetivo de calidad dentro de los objetivos principales a desarrollar Descripcin del producto Normas y regulaciones: a considerar dentro de un rea de aplicacin especfica Salidas de otros procesos de planificacin

TCNICAS PARA PLANIFICAR LA CALIDAD


Flujo gramas: Diagramas de causa efecto: ilustran como varias causas se relacionan para crear un problema potencial (efecto) Tiempo Mquina Mtodo Material Error problem a Medidas Personal Entorno

Energa

Diagrama del sistema o proceso: muestra como la relacin entre diferentes elementos (p.e. el diseo de revisiones)

Diseo

Revisin

OK

Cambio

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Todas las actividades planeadas y sistemticas realizadas dentro del marco del sistema de calidad para asegurar la consecucin de los objetivos de calidad del proyecto. Se debera realizar a lo largo de todo el proyecto. En grandes proyectos y organizaciones existe una unidad organizativa destinada a ello Entradas: plan de gestin de la calidad resultados del control de ndices de calidad, en un formato que permita su comparacin y anlisis definiciones operacionales

CONTROL DE LA CALIDAD
y

Entradas: resultados del trabajo: del producto/servicio y tambin del proyecto en s mismo. estimacin de los resultados esperados partiendo de los actuales plan de gestin de la calidad definiciones operacionales lista de comprobacin Salidas: mejora de la calidad decisiones de aceptacin: los elementos inspeccionados son aceptados o rechazados (volver a realizar el trabajo) lista de comprobacin chequeada (para documentacin) ajustes en procesos: cambios o acciones correctivas, preventivas o inmediatas

PROCESOS DE GESTIN DE RRHH


Objetivo: conseguir la mayor eficiencia en la utilizacin de todo el personal en el desarrollo del proyecto. Engloba a los siguientes procesos: planificacin organizacional: asignando pales en el proyecto, responsabilidades y relaciones de autoridad. contratacin de personal: seleccionando a los diferentes candidatos adecuados al perfil de la tarea capacitacin y formacin: mejorando capacidad es a nivel personal y de grupo

FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE RRHH


Planificaci n de los RRHH
Contratacin Seleccin
Identificacin y seleccin de empleados competentes

Despidos
Empleados adaptados y con los conocimientos y habilidades puestos al da

Orientacin

Formacin

Medir la plusvala

Desarrollo de la carrera

Compensacin yy Compensacin servicios servicios

Empleados eficientes capaces de mantener un alto por largo tiempo

ASPECTOS A CONSIDERAR
Cmo dirigir a los trabajadores: Liderazgo, comunicacin, negociacin son aptitudes claves en los directivos Delegacin, motivacin, seguridad y proteccin, entre otros son de inters tratndose de personas individuales Creacin de un equipo Solucin de conflictos Seleccin de candidatos, normas de seguridad, etc.

MTODOS PARA ANALIZAR EL TRABAJO


Grabar a los empleados en el trabajo Entrevistar a los empleados en grupos Observacin directa de un trabajador

Cuestionario estructurado Entrevistar a los empleados individualmen te Informes del empleado

Anlisis del trabajo Expertos en ese trabajo para definir sus caracterstica s

PROCESO DE FORMACIN DEL EQUIPO


Mejora de las capacidades de los RRHH individual y de grupo El desarrollo individual(aspectos de gestin y aspectos tcnicos) es previo a crear el equipo. El desarrollo como equipo es necesario para cumplir con los objetivos de manera eficiente. La creacin de un equipo es ms difcil en una estructura organizativa funcional. En este tipo de organizaciones, el entendimiento entre el director de rea y el director del proyecto es un factor crtico para el xito del proyecto.

ELEMENTOS DE MEJORA DEL ENTORNO

Sensibilid ades Realimen tacin Creacin del equipo

Proceso de consulta

Entorno Interpersonal de trabajo ms efectivo

Desarroll o de macro grupos

INFORMES DE AVANCE DEL PROYECTO


Revisin del progreso del proyecto utilizando:


y y

Anlisis de varianzas(coste, duracin, calidad y riesgos)


Compara el valor actual con el esperado Ver el progreso del proyecto en el tiempo para determinar si la eficiencia esta mejorando o empeorando Calcular tres factores claves de esta actividad El presupuesto, coste presupuestado para el trabajo programado El coste actual, presupuesto gastado (gastos directos e indirectos) El valor obtenido, tanto por ciento del presupuesto gastado sobre el total Varianza del coste*coste actual presupuesto, varianza en la duracin, previsin del coste al cierre, ndice de progreso.

Anlisis de tendencias

Anlisis del valor obtenido


Tcnicas y herramientas de distribucin de la informacin

DESARROLLAR RESPUESTAS FRENTE A


RIESGOS

Evitar, eliminar la amenaza, normalmente quitando las causas. Mitigar, reducir los efectos negativos de los riesgos Aceptando las consecuencias
y y

De forma activa, cambiando el proceso o la gestin, en: O de forma pasiva, dando por buenos, unos menores beneficios. Definir los pasos a seguir cuando sucede un evento De tal manera que se eviten o disminuyan las consecuencias que tendran con la anterior planificacin

Planes de contingencia
y

Estrategias alternativas
y

Las restricciones sobre el proyecto, hacen que si sucede un evento su mitigacin acarree nuevos eventos. Creacin de reservas para utilizarse en casos extremos

CIERRE DEL PROYECTO


Recogida de datos finales y revisin de fin de proyecto Entrega de productos o servicios Desinversin y traslado de recursos a otros proyectos, o a sus unidades funcionales Cierre documental del proyecto y archivado Conocimientos tcnicos: recopilacin del conocimiento adquirido a lo largo de la ejecucin del proyecto