Universidad Nacional de

San Agustín
AUDITORÍA AL ÁREA DE COMPRAS A LA ASOC. CENTRO DE
ACOPIO DE LECHE LA COLINA
 Integrantes del equipo
● CHINO BERNA EDWIN FREDY
●

INTEGRANTES
MAQUITO SOTO RICARDO AXEL
● PARIAPAZA VARGAS SARA GLADYS
● QUISPE MOLINA MILAGROS NORELIA
● SUYCO PACCO LIZBETH KAREN

Presentación

AUDITORÍA AL ÁREA DE
COMPRAS
 ETAPAS A REALIZAR
• ETAPA I: PRELIMINAR
• ETAPA II: PLANIFICACION
• ETAPA III: EJECUCION DE LA
AUDITORIA
• ETAPA IV: COMUNICACIÓN
DE RESULTADOS Y
HALLAZGOS
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVO: Asegurar la adquisición y entrega oportuna de los bienes con las especificaciones requeridas para
● CAPITULO II
el centro de acopio de leche la Colina, su administración y custodia, en el cumplimiento de los objetivos
misióneles de la Institución. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
● 2.1. ETAPA I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
LIDER DEL PROCESO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

ENTRADA / INSUMO
PH ACTIVIDADES CLAVES
SALIDA USUARIOS PROCESOS ● Se evidencia durante el desarrollo de la
PRODUCTO Y/O
Proveedor Entrada VA DEL PROCESO
SERVICIO
INTERNO EXTERNO
auditoria la existencia de un comité de
Solicitud de Bienes
y Servicios (formato
Plan anual de Todos
adquisiciones procesos
los
compras adoptado mediante Resolución
Todos los de Elaborar Plan Anual de Facturas y Gestión 100.20.007.5 de 2003 y actualizado
procesos solicitud de Adquisiciones de Cuentas de cobro Administrativa
pedidos) conformidad con el de proveedores y financiera mediante Resolución 017-1 del 17 de enero
de 2015.
Certificado presupuesto, autorizado con soportes.

Gestión P
Financiera
de por la Gerencia.
●
Disponibilidad
presupuestal ● Se revisó la caracterización existente del
subproceso la cual se relaciona a
Elaborar cronogramas de Cronograma de Todos los
Todos los Solicitud de Bienes recepción de pedidos y recepción de procesos
procesos y Servicios despachos
vigencia
para la pedidos
despachos
y
continuación.
Base de Base de datos Gerencia y
●
● Caracterización del proceso
Gerencia y Consolidar bases de datos
datos consolidada de Subgerencia
comité de de los proveedores
proveedores proveedores financiera
compras
Todos los Solicitud de Bienes Atender compras y Bienes y servicios Procesos
Procesos y servicios servicios de menor cuantía suministrados interesados
H
Bases de datos, Elaborar informes según
Gerencia , documentos requerimientos internos Gerencia,
Informe de
Subgerencia internos y/o órganos de control subgerencia Organismos
Gestión- Informes
administrativa y (memorandos, administrativa de Control
entes de control.
científica actas, y científica.
resoluciones…)
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO: Asegurar la adquisición y entrega oportuna de los bienes con las especificaciones requeridas para el
centro de acopio de leche la Colina su administración y custodia, en el cumplimiento de los objetivos misióneles de la
empresa.
LIDER DEL PROCESO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Políticas de operación
ENTRADA / INSUMO SALIDA USUARIOS PROCESOS
PH ACTIVIDADES CLAVES DEL
PRODUCTO Y/O
Proveedor Entrada
VA PROCESO
SERVICIO INTERNO EXTERNO ● Ingresar todos los materiales o bienes que adquiere
Coordinar y registrar en el Registros del Subgerencia la Entidad por compras o aquellos recibidos en
software el ingreso y egreso software (resumen administrativa y
donación, de forma física a la bodega; Realizar su
Solicitud de pedidos, de los suministro o provisión de transacciones y financiera,
Todos los
facturas de de bienes de la I.P.S. del balance general de contabilidad y registro en el software, para su posterior
Procesos Municipio de Cartago E.S.E. almacén) presupuesto.
proveedores.
distribución en el distrito de Majes; Verificando que
el bien recibido cumpla con las cantidades y
H
Coordinar y registrar el Registros del
especificaciones pactadas entre el proveedor y la
Proceso área ingreso y egreso de los sistema de Todos los
Contrato- facturas Contratista
jurídica
proveedor
bienes y suministro información, actas Procesos empresa el centro de acopio de leche la Colina.
contratados. de entrega
Entrega de insumos según el
Registro del
Todos los
cumplimiento al cronograma
software salida de Todos los ● Todo requerimiento de insumos o bienes debe de
Solicitud de pedidos de pedidos para la sede
Procesos
hospitalaria, centros y puesto
almacén y/o actas Procesos
estar diligenciando en el formato de Pedido, en
de entrega
de salud.
donde se especifique clara y detalladamente los
Cronograma del plan Verificar cumplimiento del Informe de Gestión Comité de Organismos
Todos los de adquisiciones Plan Anual de Adquisiciones semestral Gerencia de Control elementos y el número de unidades requeridas de
procesos V Control Interno
acuerdo con las necesidades reales.
Evaluación de los Gerencia- Comunidad-
Planeación y Plan de acción Analizar el Comportamiento indicadores planeación Organismos
control de los indicadores de Gestión Publicación página Control Interno de Control
interno del proceso web institucional
CONTROLES INDICADORES

 Lista de Inventarios Eficacia

 Actas del Comité de Compras Gestión Proveedores
 Ejecución de evaluación de desempeño
del proveedor. Eficiencia
 Solicitud de datos legales Soportes de Optimización de pedidos de compras y suministros
2.2. ETAPA II: PLANIFICACION
los contratos •FECHA DE AUDITORIA E INFORME
 Auditoria Oficina de Control Interno Efectividad
 Auditoría Interna de Calidad Índice de racionalidad del gasto de funcionamiento FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME
 Publicaciones en la página WEB
 Auditoria de la Contraloría General
2 de Noviembre del 2021 12 de Noviembre del 2021
 Informes a entes de control
DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION
G.E.GJ.811.30.2 Contrato de Suministros Página Web institucional
•MOTIVO
GA.GF.811.30.2.1 Contrato de Compra Intranet
GA.GF.830.42.FO.06 Disponibilidad Presupuestal Video de Programas Institucionales
•La Auditoría de compras se efectuará aplicando un examen al Centro de
GE.GJ.811.42.FO.07 Estudios Previos Software Módulos, Almacén , Compras , Inventarios Acopio de Leche La Colina, con el propósito de evaluar la eficiencia del
GA.BS.835.42.FO.16 Formato de pedido proceso de contratación de personal, a través de un manual de gestión de
GA.BS.835.70.16.GU.01 Política de ingreso y
compras.
egreso
•OBJETIVO

INFORMACION PRIMARIA Evaluar la ejecución de procedimientos y controles del subproceso de

QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
gestión de compras al CENTRO DE ACOPIO DE LECHE CAL LA
Portafolios de Servicios, Cotizaciones Proveedores Escrito, folletos, catálogos
Directorios Proveedores Legis Internet, Pagina Web
COLINA identificando oportunidades de mejoramiento y acciones que
Leyes aplicables al Proceso Gerencia Comunicaciones Internas y Externas garanticen el adecuado manejo de los recursos financieros dirigidos a esta
área.
INFORMACION SECUNDARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
• ALCANCE
Plan de Adquisiciones el centro de Informes Escritos
acopio de leche la
Colina La Auditoria de compras de CENTRO DE ACOPIO DE LECHE CAL
Requerimiento de Compra Proveedores Solicitud de compra LA COLINA se realizara durante el periodo de 2 de Noviembre del 2021
al 12 de Noviembre del 2021, donde se va evaluar la gestión de compras.
 • TRABAJO EN EQUIPO
DE TRABAJO A. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
NOMBRE CARGO
Ricardo Axel MaquitoSupervisor
Soto
Quispe Molina Milagros Jefe de Equipo
Norelia

A. TIEMPO ESTIMADO

El tiempo estimado para el desarrollo de la Auditoría es de

20 días laborables.
2.3. ETAPA III: EJECUCION DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN
AUDITORIA

El centro de acopio de leche la Colina ofrece

productos como el yogurt, queso y otros derivados
de la leche, como también realiza el proceso de
acopio de leche en el distrito de Majes.
La Entidad en el momento de la ejecución del
procedimiento auditor cuenta con una Técnica
Administrativa que lidera el subproceso de gestión
de compras.
 El subproceso de gestión de compras
se encuentra caracterizado y esta
contiene los indicadores, informes
internos y externos a presentar, El subproceso se encuentra
2 X
riesgos, además de las actividades del caracterizado
ciclo Deming, esta caracterización es
conocida por todos los actores del
subproceso
No se observó
procedimiento documentado
y adoptado para la
Formulación del plan anual de
formulación del plan anual
3 adquisiciones, procedimiento de X
de adquisiciones, se destaca
formulación, adopción y divulgación
que se formuló con
oportunidad y se publicó en
iguales condiciones

Cronogramas de recepción de
4 X
pedidos y despachos para la vigencia

Manuales de procedimientos del Se observaron

5 proceso de compras adoptados y X procedimientos
divulgados desactualizados
Identificación de riesgos del
Se aprecian mapas de riesgo
6 subproceso y los controles para la X
desactualizados
mitigación de los mismos
Políticas definidas para la gestión de Se observan políticas de
7 X
compras del subproceso ingresos y egresos adoptadas
A. DEBILIDADES O HALLAZGOS

1. Indicadores del subproceso

Causa: Debilidades en la modelación del subproceso y en la orientación del sistema de gestión de

calidad

Efecto: Realización de monitoreos y seguimientos poco efectivos por carecer de técnica, desconocimiento
del comportamiento del proceso en materia de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación
y gestión; Componente: Direccionamiento estratégico; Elemento: Indicadores de gestión
. Funcionamiento del comité de compras

Una vez revisadas las actas del comité de compras de la vigencia 2016, se observó que en las mismas solo se desarrolla una de las funciones
establecidas en el acto administrativo de conformación del comité; En estas solo se refleja la función de análisis y aprobación de compras, las
funciones de aprobación de plan de adquisiciones, seguimiento y evaluación de proveedores no se observan en las actas.

Las funciones propias del comité conformado mediante Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015 no se evidencian cumplidas o abarcadas dentro de
las actas auditadas
2.4. ETAPA IV: DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
E INFORME
RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Se aprecia que la líder del almacén genera alertas relacionadas con precios,
La Oficina de Control como resultado de la auditoria
incremento en consumos, sin embargo estas alertas no se documentan, no existen
mecanismos o instrumentos para realizar estos registros, se recomienda que todas
adelantada, conceptúa que la gestión del subproceso es

las actuaciones sean documentadas y pueden ser evidenciadas.
Algunas políticas de operación no se encuentran documentadas y adoptadas por
el centro de acopio de leche la Colina, se recomienda desarrollar políticas de
operación relacionadas con proveedores.
Es recomendable que los procedimientos del subproceso de gestión de compras
se actualicen y socialicen.
Se recomienda que en las actualizaciones realizadas al plan anual de
adquisiciones se justifiquen de forma adecuada, es necesario mejorar la
motivación de estos actos administrativos, además se recomienda que siempre se
cite la normatividad de referencia aplicable en orden jerárquico.
aceptable. Desde la perspectiva del sistema de control interno,
se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un
análisis técnico de administración de riesgos.
El responsable del proceso deben planear y ejecutar las
acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las
debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las
acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el
responsable del proceso.