¿CÓMO EFICIENTIZAN

LOS TIEMPOS DENTRO

DE UNA EMPRESA?
Integrantes del equipo
González Martínez Emmanuel
Ochoa Marín Sandra
Tenorio Pacheco Nestor David
 Introducción
El tiempo es limitado. Sin importar cómo lo dividamos, solo hay 24
horas en un día, y es necesario saber gestionarlas si deseamos ser
eficientes y productivos en nuestra vida laboral y sentirnos enérgicos y
felices en lo personal, algo que aumenta nuestra calidad de vida.
 ¿Qué es la eficiencia?
Relación entre los recursos utilizados en
un proyecto y los logros conseguidos con
el mismo.

Se da cuando se utilizan menos recursos para

lograr un mismo objetivo o cuando se logran
más objetivos con los mismos o menos
recursos.
 Gestión de tiempo
La gestión del tiempo en el trabajo es la forma
de tener un control sobre el límite de tiempo
que se puede dedicar a actividades específicas
para aumentar la eficiencia, la efectividad y la
productividad.

Si se gestiona de forma adecuada, se alcanzará

el éxito profesional y se dispondrá de tiempo
para la familia y los amigos.
 Motivos más frecuentes de una mala gestión
del tiempo en el trabajo

Falta de objetivos

Mal uso de herramientas

Incapacidad para priorizar tareas y labores

Escasa planificación de tareas

Comunicación ineficaz
 Directrices para administrar el tiempo en
las empresas
La implantación de un sistema
eficaz de trabajo que agilice la
productividad de una empresa
parte de un buena
administración del tiempo
mediante la aplicación de unas
definidas directrices que
involucren a todos los
miembros del equipo.
 Organización
La estructuración de tareas y rutina de actividades
diarias, semanales y mensuales permiten trabajar de
manera más ordenada y productiva.

Análisis de actividades
Un estudio de los procesos y seguimiento de las
actividades, determinando la importancia de cada uno
de ellos y su conexión, permitirán saber si se están
cumpliendo los tiempos y horarios como requisitos.

Control
Mediante el registro y control del equipo y sus
actividades, ya sean concluidas o en progresión se
pueden determinar las causas que hacen ganar tiempo
o perderlo, y en función de ello buscar las acciones
correctivas necesarias para mejorar la eficiencia de la
actividad y trabajador.
 Coordinación
La coordinación del personal evitará la duplicación de
tareas y fomentará la optimización el tiempo en la
cadena de trabajo. Es bueno para ello organizar
reuniones, que deben ser efectivas y necesarias, al
igual que descansos, ajustados al tipo de trabajo.

Cooperación
Un sistema de delegación de mando con funciones
claras y definidas permitirá la especialización y
eficiencia de cada miembro de trabajo en la ejecución
de su tarea.
Trabajo colaborativo
La ayuda entre los diferentes miembros permite
progresar en tareas que a un miembro se le pueden
atragantar con la pérdida de tiempo que lleva consigo,
por eso es importante establecer un sistema fluido y
operacional de trabajo colaborativo que ayude a tomar
mejores decisiones
 Mayor rendimiento humano
Conocimiento del personal disponible e integrarlo en
las actividades y responsabilidades acorde a sus
capacidades. 

Formación
Un programa de formación ajustado a los objetivos de
tu empresa. Cada uno conocerá el alcance de sus
funciones para evitar la duplicación de funciones e
incrementar la especialización.
 Análisis de los objetivos
Para administrar el tiempo en la empresa y
optimizarlo, deberemos asegurarnos que los
objetivos establecidos están claramente
definidos y que los miembros o grupos de
trabajo asignados a cada tarea están
involucrados y sean perfectamente conocedores
de ellos.
 ¿Porque persigo este objetivo?
Involucrar a los empleados con el objetivo que
persigue la empresa, mejorará su rendimiento y
motivación.

¿Como consigo este objetivo?

Dotar a los empleados del conocimiento para
realizar cada tarea de antemano evitará emplear
tiempo innecesario para descubrir
procedimientos. 

¿Cuánto tiempo requiere cada objetivo?

Conocer el tiempo necesario para cada objetivo,
hará que los miembros de un equipo puedan
establecer una programación de trabajo que
evite los tiempos muertos y mejore los plazos de
entrega así como establecer sus patrones de
calidad y alcance.
 ¿Están bien definidas las prioridades?
La definición de las prioridades a la hora de realizar un
proyecto es imprescindible para reducir el espectro de
tareas residuales no prioritarias.

Objetivos prioritarios y urgentes

Los miembros de trabajo asignados deberán ser
informados de la prioridad o urgencia de un objetivo,
reconociendo el esfuerzo y dedicación necesaria para
su consecución.
 Estrategias para eficientizar los
tiempos
Los “ladrones de tiempo”, nos roban
las horas que podríamos estar usando
1 Averigua en qué pierdes el tiempo
mucho más productivamente. Es
importante identificar qué es lo que
2 nos hace perder el tiempo. Las redes
sociales, el WhatsApp y el correo
electrónico son algunas de las
3 principales causas que nos llevan a
invertir hasta tres horas diarias de
4 nuestro tiempo.

5
1

2 Aprende a distinguir entre urgente e importante

3 Es importante diferenciar las tareas urgentes, aquellas

que debemos priorizar y llevar a cabo de manera
4 inmediata de las importantes, que podemos realizar a
posteriori.
5 MATRIZ DE GESTIÓN DE
TIEMPO
 Utiliza los primeros 30
1 minutos del día para crear
una lista de tareas diarias que
2 se adapten a la planificación
semanal de tus
3 Crea un plan diario objetivos. Prioriza las
tareas para ese
día estableciendo un punto
4
de referencia de rendimiento.

5
 Serás mucho más
1 productivo si te habitúas a
seguir rutinas de trabajo la
2 mayor parte del tiempo. A
la mayoría de las
3 personas, crear y seguir
una rutina les permite
gestionar mucho mejor su
4 Diseña rutinas y cumple con ellas
tiempo y finalizar las tareas
del día previstas.
5
1

2 Una tarea como leer y contestar correos electrónicos nos podría llevar todo el día
si no nos marcamos un límite de tiempo para hacerlo. Por ello, es recomendable
establecer, por ejemplo, bloques de 15 minutos cada tres horas para revisar la
3 bandeja de entrada del email. También es importante marcar el inicio y el final de
las reuniones para evitar que se eternicen y perder el día sin hacer nada más.
Esta estrategia de acotar el tiempo puede aplicarse a diferentes tareas, y de esta
manera evitaremos la sensación de que algo concreto nos absorbe siempre la
4 mayor parte de la jornada laboral.

5 Establece límites de tiempo para las tareas

 Conclusión
Una adecuada gestión del tiempo nos permitirá tener más oportunidades para
disfrutar de nuestras aficiones, realizar algún deporte, pasar tiempo con la familia o
reunirnos con los amigos. Este tiempo de calidad no tiene precio y es muy
importante para nuestro bienestar físico y emocional. Todo el mundo necesita tiempo
para relajarse, disfrutar y descansar. Tener buenas habilidades de gestión del tiempo
nos ayuda a encontrar esos momentos de relax.

Por el contrario, si no gestionamos el tiempo de forma adecuada, afrontaremos

consecuencias negativas como fechas límite incumplidas, un flujo de trabajo
ineficiente, resultados deficientes, mala reputación profesional y mayores niveles de
estrés que redundarán en una peor calidad de vida en general.
 Referencias
• Apd, R. (2020, 29 mayo). Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo y no perder ni un minuto.

Recuperado de https://www.apd.es/gestion-del-tiempo-en-el-trabajo/

• Blog, S. (s. f.). La importancia de la administración del tiempo en las empresas. Recuperado de

https://blog.structuralia.com/la-importancia-de-la-administracion-del-tiempo-en-las-empresas

• G. (2021, 14 enero). ¿Cuál es la diferencia entre eficiencia y eficacia? Recuperado de

https://gestion.pe/economia/management-empleo/eficiencia-eficacia-diferencias-eficaz-eficiente-

significado-conceptos-nnda-nnlt-249921-noticia/?ref=gesr

• I. (2020, 14 agosto). Las estrategias más efectivas para gestionar tu tiempo. Recuperado de

https://www.sodexo.es/blog/estrategias-gestion-tiempo/