MÉTODOS Y TIEMPOS

MEJORA Y DISEÑO DE MÉTODOS DE TRABAJO

(INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE MÉTODOS)
A
G Procesos:
E 1. Gestión por procesos
N 2. Documentación de procesos
D 3. Mejoramiento continuo
A
 RECORDEMOS QUE LA EMPRESA ES UN SISTEMA
SISTEMA ECONÓMICO

METABOLISMO INDUSTRIAL
• Productos/servicios
• Materiales • Genera desechos o
• Energía
subproductos
• Mano de Obra
• Equipos
• Otros

Requiere recursos naturales, materiales

Ambiente Economía
Natural
Ejemplo: Cuerpo humano
Es un sistema compuesto por un conjunto de órganos relacionados que trabajan en
una actividad general y están formados principalmente por los mismos tipos de tejidos.

Se compone de elementos
diversos e interconectados

El todo es más que la suma de

las partes

Todo sistema tiene uno o

algunos objetivos

Cualquier cambio en alguno de

los elementos del sistema
afectará todas los demás
elementos

La integración del conjunto en un

entorno
4
La organización como sistema
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la
sociedad, con la que interactúa influyéndose mutuamente, la cual desarrolla actividades y
aplica recursos en pos de lograr unos objetivos comunes.

ENTORNO CONTEXTUAL
Variables Variables
económicas tecnológicas
ENTORNO RELACIONAL

ORGANIZACIÓN
Variables
Variables Clientes: culturales
sociales Proveedores Decisores
Influenciadores
Consumidores
No-clientes

Variables
Variables ecológicas
legales Competidores Reguladores

Aliados
Variables
Variables políticas
demográficas
5
INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE MÉTODOS

“El estudio del trabajo es el examen sistemático de los métodos para

realizar actividades con el fin de mejorar la utilización eficaz de los
recursos y establecer normas de rendimiento con respecto a las
actividades que se están realizando”.
(Tomado de la OIT, Oficina Internacional del Trabajo, que funciona en Ginebra. Texto: Introducción al estudio
del trabajo, 4.ª ed., Editorial Limusa, p. 9).

“Por tanto, el estudio del trabajo tiene por objeto examinar de qué manera
se está realizando una actividad, simplificar o modificar el método operativo
para reducir el trabajo innecesario o excesivo, o el uso antieconómico de
recursos, y fijar el tiempo para la realización de esa actividad”.

http://faabenavides.files.wordpress.com/2011/08/tema-1-introduccic3b3n-a-la-medicic3b3n-del-trabajo.pdf

Ver vídeo de resistencia al cambio

https://www.youtube.com/watch?v=tim6vcC01fU
La necesidad de pasar por un estado de caos para crear algo nuevo...

creación
 Nada nuevo bajo el sol...
“Porque el innovador tiene
como enemigos a todos aquellos
que lo han hecho bien durante
la situación anterior, y como
tibios defensores a aquellos que
pueden hacerlo bien bajo la
nueva”
“No hay nada más difícil de
llevar entre manos, ni más
peligroso de conducir, ni con
más incertidumbres sobre éxito,
que el dirigir la introducción de
un nuevo orden de las cosas”
Nicolás Maquiavelo
 Las dos dimensiones
Características de las dos dimensiones:

Rutina Cambio!
Administración tradicional Administración estratégica
Gerente operativo Gerente estratégico
Acción Visión
Plan Operativo Plan Estratégico
Operación Innovación
Operatividad Creatividad
Rigidez Flexibilidad
Procedimientos Estrategia
Corto plazo Largo plazo
Productividad Competitividad
Facturación Retorno
Mantenimiento Progreso
ORDEN CAOS!
Evolución del modelo de trabajo

De la estructura A la estructura por

Funcional Procesos

10
 Ver estos vídeos
Vídeos de empresa manejada por funciones o por procesos

http://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js&list=PL6D7242AF0D18F3E9
http://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo&list=PL6D7242AF0D18F3E9
http://www.youtube.com/watch?v=IiNpbLjaqjQ&list=PL6D7242AF0D18F3E9
 EVOLUCIÓN DEL MODO DE TRABAJO
De la estructura
funcional
Departamentos especializados
Estructuras piramidales
Jefes funcionales
Jerarquía-control
Burocracia-formalismo
Toma de decisiones centralizada
Información centralizada
Autoridad en línea
Cumplimiento de tareas
Mejoras de alcance limitado
Eficiencia: productividad
A la estructura
por procesos
Procesos de valor agregado
Estructuras planas
Responsables de los procesos
Autonomía-autocontrol
Flexibilidad-cambio-innovación
Toma de decisiones participativa
Información compartida
Equipos empoderados
Compromiso con resultados
Alcance amplio
Efectividad: competitividad
 REQUISITOS BÁSICOS PARA ORIENTARSE
HACIA LOS PROCESOS

• Tener el respaldo y compromiso de la dirección.

• Gestionar una cultura del cambio.
• Tener un responsable designado, que asegure cumplimiento y eficacia
de forma continuada.
• Tener mediciones que permitan visualizar la evolución de los resultados.
• Ser capaces de satisfacer los ciclos PHVA.
Método básico para la gestión de procesos

Ciclo PHVA
A P
ACTUAR PLANEAR
Corregir y mejorar ¿Qué hacer?
¿cómo hacerlo?

V H
VERIFICAR HACER
¿Los resultados
Hacer lo
Fueron los
planificado
Esperados?
 UN PROCESO FUNCIONA SI Y SOLO SI:

• Hay comunicación entre las partes.

• Se definen claramente reglas de juego y se cumplen por todos y cada uno.
• Se integra a todos los involucrados (personas, metodologías, sistemas…).
• Se está dispuesto a ser medido.
• Hay voluntad para llevarlo a cabo.
• Estamos dispuestos a aprender.
 DEFINICIONES DE PROCESO

• “Es cualquier parte de una organización que recibe insumos y los transforma
en productos o servicios”.
(Tomado de: Chase, R. B., Jacobs, F. R. y Aquilano, N. J. (2005), Administración de la
producción y operaciones para una ventaja competitiva, 10.a ed., México, McGraw-Hill, 848 p.
+ 1 CD-ROM, p. 114).

La familia de normas ISO 900 define el término “proceso” como:

• “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las

cuales trasforman los elementos de entrada en resultados”.
 Caracterización del método

Incluye
•Identificación de los objetivos para cada proceso institucional
• Límites de los procesos
• Responsable del proceso
• Usuarios del proceso
• Salidas del proceso
• Entradas del proceso
• Proveedores del proceso
• Normatividad del proceso
• Representación de los procesos

17
 REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DE UN
PROCESO
Transformación
Recursos
Insumos
Proveedor

Servicios
Productos

Usuario
Realimentación
 CLASIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN
JERÁRQUICA DE LOS PROCESOS

1- Según su contenido: Procesos estratégicos

2- Según su nivel Procesos de soporte
3- Según su importancia
CLASIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN
JERÁRQUICA DE LOS PROCESOS

1- Según su contenido
2- Según su nivel: Macroprocesos
3- Según su importancia Procesos
Subprocesos
CLASIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN
JERÁRQUICA DE LOS PROCESOS

1- Según su contenido
2- Según su nivel
3- Según su importancia:
Procesos clave
Procesos críticos
 Diseño de procesos

Diseño: Implica plasmar el

pensamiento a través de esbozos,
dibujos, bocetos y esquemas
trazados en cualquier soporte.
Puede ser considerado como
creatividad (el acto de la creación),
innovación (cuando el objeto no
existe) o una modificación de algo
ya existente (a través de la
abstracción, la síntesis, la
ordenación o la transformación)*

* http://definicion.de/menu/letra-R/ 22
 video
Complejidad
Fractales

23
 Procesos:
A 1. Gestión por procesos
G
2. Documentación de procesos
E 3. Mejoramiento continuo
N
D
A OBJETIVOS
Brindar a toda organización los elementos de juicio
idóneos para la representación de procedimientos y
procesos, así como las pautas para su manejo en sus
diferentes versiones
 Formas de representar un proceso

 El flujograma permite visualizar el proceso como un

conjunto de tareas sucesivas y/o paralelas (etapas).

Definición: Diagramar es representar gráficamente

hechos, situaciones, movimientos o relaciones de

todo tipo por medio de símbolos

25
 Los “Gurus” del Management
Mundial han definido El Diagrama
de Consecuencias normalmente
utilizado por los Empleados y
Gerentes en LATINOAMERICA
 SI ¿La NO
¿LaCosa
Cosa
Funciona?
Funciona?
SI ¿Lo
¿LoSabe
Sabe
NO

Alguien
AlguienMás?
Más?
SI ¿Trataste NO
¿Tratastede
de
Arreglarlo?
Arreglarlo?
SI NO
SI NO
¿Se ¿Te
¿TePueden
¿SeArregló?
Arregló? Pueden
Culpar?
Culpar?

SI ¿¿Se
SePuede
Puede
NO ¿Tienes
¿Tienesalgun
algun
Culpar
CulparaaOtro? conocido
Otro? conocidoenenlala
Alta
Altagerencia?
gerencia?
SI

Duerme
Duerme Hazte
HazteelelLoco
Loco
Tranquilo Entonces
Entonceste
te
Tranquilo
JODISTE
JODISTE
Problema
ProblemaResuelto
Resuelto
 FORMAS DE REPRESENTAR UN PROCESO

El flujograma o diagrama de flujo permite visualizar el proceso

como un conjunto de tareas sucesivas y/o paralelas (etapas).

Ver modelo de la siguiente diapositiva, que sirve de ejemplo.

Nota: el ejemplo de diagrama de flujo que se anexa en la diapositiva siguiente, se encuentra narrado y
explicado en la unidad dos en el video resumen de esta unidad.
 inicio

División de la operación en elementos

Toma de tiempos

¿Es suficiente el NO
número de
datos?
SÍ

Tiempo medio observado

Calificación de la
actuación
Tiempo normal
suplementos
Tiempo estándar

NO
¿Ha probado ser satisfactorio?
SÍ
DATO ESTÁNDAR
fin
http://
www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/ElementosDiseno
/Documentos/AdmisionesRegistro/guianuevos.pdf

http://ingenieria.udea.edu.co/procesos/
ALGUNOS SÍMBOLOS USADOS EN LOS
DIAGRAMAS DE FLUJO

Si bien existen muchos símbolos que se pueden utilizar en la

documentación de procesos a través de diagramas de flujo,
podemos referenciar para nuestro curso los siguientes:
 Símbolos usados en los diagramas
de flujo

 American Society of Mechanical Enginners (ASME)

 American National Standard Institute (ANSI)
 International Organization for Standarization (ISO)
 Deutches Institut fur Normung e.V (DIN)
 Símbolos del flujograma de ingeniería de operaciones
y de administración y mejora de la calidad del proceso
(DO)
 Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de
Yourdon-De Marco y Gane & Sarson
 Los mismos símbolos se
pueden encontrar en: la OIT
(Oficina Internacional del
Trabajo) que funciona en
Ginebra.
Texto: Introducción al estudio
del trabajo, editorial Limusa, 4ª
edición, Página 87 ISBN-
13:978-968-18-5628-1

(Tomado de: GARCÍA CRIOLLO, Roberto, Estudio del Trabajo, Estudio de Métodos y Medición del trabajo ,
México. MacGraw Hill. 2005. Texto Básico, página 55).
 Explicación de cuándo utilizar estos símbolos

Operación Se produce o se realiza algo.

Transporte Se cambia de lugar o se mueve un objeto.

Inspección Se verifica la calidad o la cantidad del producto.

Demora (retraso)
Se interfiere o se retrasa el paso siguiente.

Almacenaje Se guarda o se protege el producto o los materiales.

 Flujograma
Gráfico que representa el flujo de un proceso o una secuencia normal del
origen de un producto (bien o servicio) o documento.
Símbolos utilizados en flujogramas:
SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Entrada o salida para otro flujo. Anotar

Inicio / fin o conexión la identificación del flujo conectado

Describir brevemente la operación en

Proceso o tarea el interior del símbolo

Anotar la pregunta sobre la cual se

Decisión tomará la decisión

Documento Anotar el nombre del documento

Archivo Anotar el nombre del archivo

Nota: en caso de requerirse símbolos no definidos aquí, utilizar los recomendados

por las normas ISO o los de ASME ilustrados en este material.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ISO 9000 PARA
ELABORAR DIAGRAMAS
SIMBOLO REPRESENTA

Operaciones. Fases del proceso, método o procedimiento.

Inspección y medición. Representa el hecho de verificar la

naturaleza, calidad y cantidad de los insumos y producto.

Operación e inspección. Indica la verificación o supervisión

durante las fases del proceso, método o procedimiento de sus
componentes.
Transportación. Indica el movimiento de personas, material o
equipo.

Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o

procedimiento.

Decisión. Representa el hecho de efectuar una selección o

Familia de normas
decidir una alternativa específica de acción. NTC-ISO 9000
Editada por el
Entrada de bienes. Productos o material que ingresan al
proceso.
Icontec, Bogotá D.C.
Tercera actualización
Almacenamiento. Depósito y/o resguardo de información o 2008-11-18
productos.
 SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

S I M P L E S
SIMBOLO REPRESENTA

Operación. Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.

Inspección. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a

otro.

Depósito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de los hechos.

Almacenamiento permanente. Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o

de un objeto cualquiera en un almacén.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

COMBINADOS
SIMBOLO REPRESENTA

Origen de una forma o documento. Indica el hecho de formular una forma o producir un informe.

Decisión o automatización de un documento. Representa el acto de tomar una decisión o bien de efectuar
una autorización.

Entrevistas. Indica el desarrollo de una entrevista entre dos o más personas.

Destrucción de un documento. Indica el hecho de destruir un documento o tanto de él o bien la existencia de

un archivo muerto.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO I
(Procesamiento electrónico de datos)
SIMBOLO REPRESENTA
Terminal. Indica el inicio o la terminación
del fjulo, puede ser acción o lugar; además
se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o
proporciona información.
Disparador. Indica el inicio de un
procedimiento, contiene el nombre
de éste o el nombre de la unidad
administrativa donde se da inicio
Operación. Representa la
realización de una operación o
actividad relativas a un
procedimiento.
Decisión o alternativa. Indica un
punto dentro del flujo en que son
posibles varios caminos
alternativos.
Nota aclaratoria. No forma parte del
diagrama de flujo, es un elemento
que se adiciona a una operacion o
actividad para dar una explicación.
SIMBOLO REPRESENTA
Documento. Representa cualquier
tipo de documento que entra, se
utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Archivo. Representa un archivo
común y corriente de oficina.
Conector. Representa una
conexión o enlace de una parte
del diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa
una conexión o enlace con otra
hoja dife-rente, en la que continúa
el diagrama de flujo.
Línea de comunicación.
Proporciona la transmisión de
información de un lugar a otro
mediante ?
SÍMBOLOS DE LA NORMA DIN PARA
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
SÍMBOLO REPRESENTA

Datos. Elementos que alimentan y se generan en el

procedimiento.
Comienza un ciclo. Inicio de un ciclo que produce o reproduce
un flujo de información.

Documento. Representa un documento que ingres, se

procesa, se produce o sale del procedimiento.

Proceso. Representa la ejecución de actividades u

operaciones dentro del proceso, método o procedimiento.

Decisión. Indica un punto dentro del flujo en el que es posible

seleccionar entre dos o más alternativas.

Operaciones manuales. Constituye la realización de una

operación o actividad en forma específicamente manual.
 VENTAJAS QUE OFRECE LA TÉCNICA DE
DIAGRAMACIÓN
De uso: facilita su empleo.

De destino: permite la correcta identificación de actividades.

De comprensión e interpretación: simplifica su comprensión.

De interacción: permite el acercamiento y coordinación.

De simbología: disminuye la complejidad y accesibilidad.

De diagramación: se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

 RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE
SÍMBOLOS

En cuanto a dibujo:

- No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.

- Por claridad no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.

- El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

- Las líneas de unión se deben representar con líneas rectas.

- Es conveniente que los símbolos tengan un tamaño uniforme.

 RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE
SÍMBOLOS

En cuanto a su contenido y uso:

- La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y
sencillas.

- Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

- El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.

- El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores
de entrada y salida.

- Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al

símbolo.”

(Tomado de: http://es.scribd.com/doc/90938005/ansi-objetivo)

 RECOMENDACIONES EN EL DISEÑO DE DIAGRAMAS
Y/O PROCESOS – EN CUANTO A CALIDAD:

La familia de normas ISO (ISO 9000:2000) define la calidad como el grado en

que un conjunto de características inherentes cumple con unos requisitos.

La Sociedad Americana para el Control de Calidad (A.S.Q.C.) define la calidad

como: “Conjunto de características de un producto, servicio o proceso que le
confieren su aptitud para satisfacer las necesidades del usuario o cliente”.
Calidad
Momentos de verdad
Liderazgo “La calidad de cada persona produce la calidad del trabajo y del servicio y no
viceversa”.

“Calidad produce satisfacción” – (Miguel Ángel Cornejo)

Realizar la documentación con “Calma y simpleza”.

“Hacer las cosas bien desde el principio”.

 RECOMENDACIONES EN EL DISEÑO DE DIAGRAMAS
Y/O PROCESO - EN CUANTO A MOMENTOS DE VERDAD

“El momento de verdad es el preciso instante en que el usuario se

pone en contacto con nuestro servicio y sobre la base de este
contacto se forma una opinión acerca de la calidad del mismo.
Calidad
Momentos de verdad Un momento de verdad no necesariamente lo determina el contacto
Liderazgo humano. Cuando el usuario llega al lugar del servicio y entra en
contacto con cualquier elemento de la empresa (infraestructura,
señalización, oficinas y demás), es también un momento de la verdad.

Para poder ofrecer un mejor servicio al usuario, se requiere controlar

cada momento de la verdad.”

(Tomado de: http://es.scribd.com/doc/95007902/TALLER-Completo-Servicio-Al-Cliente)

 RECOMENDACIONES EN EL DISEÑO DE DIAGRAMAS
Y/O PROCESO - EN CUANTO A LIDERAZGO
Veámoslo con un ejemplo:
La Partera

El líder sabio no interviene innecesariamente. Se siente la presencia del líder, pero a

menudo el grupo avanza por su cuenta. Los líderes más débiles hacen mucho, dicen
mucho, tienen seguidores y crean cultos. Otros, peores aún, usan el miedo para estimular
al grupo y la fuerza para vencer sus resistencias. Los peores de todos los líderes tienen
mala reputación.
Calidad
Momentos de verdad Recuerda que tu deber es facilitar el proceso de otros. No el tuyo. No te entrometas. No
Liderazgo controles. No impongas tus propias necesidades y convicciones a los demás. Si no
confías en el proceso de otro, el otro no confiará en ti.

Imagina que eres una partera; que estás asistiendo el nacimiento de otro. Haz bien tu
trabajo, sin presunciones ni teatralidades. Facilita el curso de lo que está ocurriendo y no
lo que tú crees que debiera estar ocurriendo. Si tienes que tomar la iniciativa, dirige la
acción de manera que la madre reciba ayuda, pero sin que pierda su libertad y
responsabilidad. Al nacer el niño, la madre podrá exclamar con razón: “¡lo hicimos entre el
niño y yo!”
“El Tao de los Líderes” por John Heider.
REQUISITOS PARA UNA BUENA DIAGRAMACIÓN

- Comprender el conjunto de la secuencia

- Fijar los límites del método

- Identificar los pasos

- Seleccionar el símbolo

- Determinar la medida de cada paso

 SE PUEDE DECIR DE MANERA GENERAL QUE EL
OBJETIVO DE TODO EQUIPO DE TRABAJO ES:

- Elevar la eficiencia y la eficacia de la organización.

- Optimizar el desempeño de los recursos humanos y tecnológicos.

- Simplificar los métodos de todo orden.

- Disminuir los costos de operación.

MODELOS QUE SIRVEN DE
EJEMPLO
• Juan José Molina Ocampo
• Bibiana Marcela Gutiérrez Gutiérrez
Flujograma - ejemplo 1

51
Flujograma - ejemplo 2

52
Flujograma - ejemplo 3

53
 Solicitud de CDP
para contratacion a
tramitar
Por cada solicitud se da una y solo un CDP
Flujograma - ejemplo 3
3.1
Ficha actividades

Asignar solicitud a
funcionario de Documento_actividad
Presupuesto
Procedimiento para
asignar a funcionario de
acuerdo a la carga de
trabajo
Solicitud de
CDP
asignado ... Departamento
3.2 Presupuesto
Ficha actividades

Asignar articulo
presupuestal a cada
Documento_actividad
uno de los items de la
solicitud
Auxiliar
Administrat...
Solicitud de
CDP con
articulo...
3.3
Ficha actividad

Comparar disponibilidad
Procedimiento para
presupuestal de los
Documento_actividad
revisar la
pagadores vs valores
disponibilidad y emi...
solicitud

Certificado de Solicitud sin

Disponibilidad disponibilidad
Presupuestal presupuestal por un...

3.5
3.4
Notificar al jefe de
Notificar a la
presupuesto la
dependencia
falta de...
Correo electronico Correo electronico

Solicitud con
disponibilidad
Presupuestal

Presupuesto de los centro

de costos y/o proyectos
Sin Registro
presupuestal
actualizados 54
 Flujograma - ejemplo 3
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Departamento solicitante B

Pide material Almacén

mediante solicitud
de material

NO Proveedor Comunica
Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l deficiencia al
proveedor
Almacén
SI

SI
Existencia suficiente Surte material
A
Surte material

NO

A
Soicita material
mediante requ- Departamento solicitante
isición de compra

Proveedor

NO Comunica
Departamento de compras ¿Material requerido? B
deficiencia al
almacén
Surte material
SI
Pide material
mediante orden
de compra
Utiliza material FIN
B

FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

 Flujograma - ejemplo 3
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Pide material NO Soicita material Pide material

Departamento solicitante Almacén Existencia suficiente
mediante solicitud mediante requ- Departamento de compras mediante orden de
de material isición de compra compra

SI

Surte material A

SI
Proveedor Almacén ¿Material requerido? A Departamento solicitante C
Surte material Surte material

NO

NO Comunica
A ¿Material requerido? deficiencia al Almacén
almacén ¿Origen del materia?l

SI
Proveedor

Utiliza material Comunica

FIN B
deficiencia al
proveedor

FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

 Flujograma - ejemplo 2
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR

NO Soicita material Pide material

INICIO ¿Existencia suficiente? mediante requ- mediante orden de Surte material
isición de compra compra

Pide material SI
mediante solicitud
de material B
Surte material

B
A

NO Comunica SI
¿Material requerido? deficiencia al ¿Material requerido? Surte material
almacén

NO
SI

A
Utiliza material ¿Origen del materia?l

Proveedor
Almacén
FIN
Comunica
deficiencia al
proveedor

FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

 Flujograma - ejemplo 4
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA-FORMA TELEGRAMA

CARACTS DE LA FORMA SECRETARIA OFICINA ENCARGADO MENSAJERO SUBJEFATURA OFICIALIA DE PARTES DESTINATARIO

Original papel
grueso blanco

Duplicado papel
delgado amarillo

Triplicado papel
delgado azul

Cuadruplicado
papel delgado rosa

FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

 Flujograma - ejemplo 4
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA-FORMA TELEGRAMA

No SIMBOLO QUIEN LO HACE QUE HACE CÓMO LO HACE PARA QUÉ LO HACE DIST TIEMPO OBSERVACIONES
Secretaria de
1 la oficina 1 Formula telegramas en original y tres Los telegramas deberán ser formulados en Comunicar surtido de material a 4 Tiempo promedio por telegrama.
copias. 2 Entrega telegrama al máquina de escribir. oficinas foráneas. Si el encargado no est{a, deje
2 Encargado
encargado de sección. 3 Recibe Personalmente. 3 los telegramas sobre el escritorio.
de la sección
3 telegramas en original y tres copias de la Por lo regular, personalmente.
Evitar demoras y/o confusiones Tiempo promedio por telegrama.
secretaria de la oficina. Con algún empleado
en el envío de telegramas.
3
4 4 Verifica el contenido de los telegramas leyendo el manuscrito y los telegramas.
Autorizar el envío de los 1 Tiempo promedio por
con base en el manuscrito. El original
5 telegramas. Llevar los telegrama.
5 Firma cada tanto de los con firma autógrafa, copias con fascimil.
Mensajero documentos a la Oficialía de
6 telegramas. 6 Se presenta con
Partes.
el encargado de la sección y le recibe los
7 telegramas en original y tres copias. Comprueba que por cada original existan Evitar demoras posteriores. .5 Tiempo promedio por
7 tres copias. Que Oficialía de Partes envía los telegrama.
8 Verifica que la cantidad de documentos telegramas.
200 El mensajero
Oficialía de este completa. 10
9 partes Dejar constancia de la .5 tiene que esperar que lo atiendan.
8 Llevar todos los telegramas fecha y hora de recepción.
1 a la Oficialía de partes. Que el .25 Tiempo promedio por telegrama.
01 9 Llevar todos los mensajero distribuya las copias.
telegramas en original y tres copias. Distribuir las copias en su oficina. 200
11 Mensajero 10 Extrae expedientes por solicitante e Facilitar la distribución de 10
Sella de recibido los documentos. incorpora telegrama. copias. Completar .5
21 11 Separa originales y devuelve las Separa triplicado de antecedentes por solicitante. Para
Encargado copias. 12 Acude a su oficina. cuadriplicados, entrega personalmente. .5 Tiempo promedio por telegrama.
31 de la sección Por lo regular,
que la secretaria distribuya los
13 Separa los tantos.
41 Mensajero duplicados de los telegramas y los personalmente. Extrae Tiene que esperar que la secretaria
entrega al encargado de la sección. expedientes de telegramas e incorpora por lo atienda.
51 14 Recibe los duplicados de los fechas los triplicados.
telegramas y los archiva. Por correo.
61 Tener constancia de contestación.
15 Entrega por 5
Secretaria Conformar contestación al Tiempo promedio por
71 de la
separado a la secretaria los triplicados y
solicitante.
cuadruplicado de los telegramas. 16 telegrama.
8 oficina
Recibe el mensajero triplicado y
cuadrupli-cado de los telegramas.
17 Archiva los triplicados
de los telegramas. 18 Envía a los
destinatarios correspondientes los
cuadruplicados de los telegramas.
FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN
Tarea:

Con los elementos vistos, documente el proceso interno que viene

trabajando para la exposición final
A Procesos:
G
E 1. Gestión por procesos
N 2. Documentación de procesos
D 3. Mejoramiento continuo de
A proceso

61