ELABORACION DE UN MANUAL DE

FUNCIONES DEL AREA CONTABLE PARA

LA FEDERACION DE CAÑEROS DEL SUR
“FECASUR”
INTRODUCCION
INTRODUCCION

El trabajo tiene como objetivo realizar el levantamiento de

información necesaria para la creación de un manual de
funciones para el área de contabilidad, conteniendo
información relevante sobre las tareas y responsabilidades de
cada puesto de trabajo, con el fin de mejorar los niveles de
rendimiento laboral, aprovechando y utilizando al máximo de
los recursos HUMANOS, facilitando el manejo de tiempo al
realizar cada una de las funciones encomendadas, reflejando
esto en el logro de metas y objetivos planteados por la
“Federación de Cañeros del Sur”
CARACTERIZACION
INSTITUCIONAL
CARACTERIZACION INSTITUCIONAL
•La Federación de Cañeros del Sur fue fundada el 07 de abril de
2011, en la ciudad de Bermejo, Capital de la segunda sección de
la Provincia Arce del Dpto de Tarija, del Estado Plurinacional de
Bolivia.

• Es una entidad de derechos privado, sin fines de lucro, con

una gestión participativa en base a la información de un
patrimonio propio financiero bajo la siguiente premisa:

• Agilizar los trámites para la materia prima y su

comercialización previa formalización de contratos de zafra vía
participativa por venta de los cañeros afiliados a la
Federación.

• Organización de mecanismos de control, regularización,

supervisión y evaluación de la calidad del producto final.
MISION
La Federación de Cañeros
del Sur (FECASUR), es
una institución que definirá
en forma interna políticas
para una producción optima
de la caña de azúcar,
supervisará, controlara y
realiza el correspondiente
niveles de la producción.
VISION

La Federación de Cañeros del Sur

(FECASUR), a través de su iniciativa, se
constituirá en una organización que
potencialice la transformación personal y
social de todos los productos de caña de
azúcar, posibilitando el potenciamiento
económico –social requerido, para dar
solución y satisfacción a todas las
necesidades de los asociados y de su
familia.
OBJETIVO

La Federación de Cañeros del Sur

(FECASUR), en el campo de la
eficacia productiva se dotará de
estrategias, objetivos, que son
determinantes en lo que corresponde
a la actividad operacional de la
Federación de Cañeros del Sur
(FECASUR).
DIAGNÓSTICO
 DIAGNOSTICO
El diagnóstico realizado en FECASUR ha permitido la
determinar que existen los siguientes problemas:
El Federación
La mantenerrequiere
procedimientos que
de técnicos para
no permitan
una el desarrollo
mejor administración, buscando el
cumplimiento
eficiente dedelasobjetivos empresariales,
actividades que
con enfoque en el área administrativa como
debe ejecutar
operativa, para lo cada
cual setrabajador;
necesita una guía
hace que
donde esténacumule actividades
establecidos las funciones y
retardando así de
responsabilidades elcada
proceso
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de
trabajo.
de una tarea.

La
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po
los
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s de
trab
ajo.
PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA

La Federación de Cañeros del Sur atraviesa situaciones

no favorables debido a que no cuenta con un manual de funciones.
El cual establezca por escrito cada una de las tareas que deben
realizar sus funcionarios para brindar un mejor y óptimo servicio de
atención a los afiliados; como así mejorar el manejo que implica
llevar una contabilidad eficiente de acuerdo a normas y principios
de contabilidad que se establecen en nuestro País.
JUSTIFICACIÓN
JUSTIFICACIÓN
 El Directorio de la Federación de Cañeros del Sur requiere
que se elabore el manual de funciones específico para el
área de contabilidad, el cual representa una directriz para
sus funcionarios para que puedan lograr los objetivos de
acuerdo a los requerimientos del directorio.
 El manual de funciones del área de contabilidad será
presentado al Directorio de FECASUR para su revisión y
puesto en consideración para su aprobación ante el
directorio y posterior disertación.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL

Elaborar el manual de funciones del área contable para la

Federación de Cañeros del Sur (FECASUR), en el cual se
establecerán las funciones generales y específicas, las
competencias necesarias y las responsabilidades de cada
puesto de trabajo;para lograr el mejor aprovechamiento de
los recursos humanos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer claramente las funciones básicas y las responsabilidades que corresponde desempeñar a cada dependencia,
delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

Clasificar y ordenar la ubicación y las funciones específicas que deben cumplir los cargos dentro de la
estructura general de la institución

Precisar la unidad de mando y las interrelaciones jerárquicas (de los jefes hacia su personal) y funciones
internas y externas de la institución.
MARCO TEÓRICO
CONCEPTUAL
MARCO LEGAL

El desarrollo del proyecto se enmarcó en las siguientes

normativas legales:
 Norma Básica del Sistema de Organización
Administrativa aprobada mediante Resolución
Suprema Nº 217055 de 20 de mayo de 1997.
 Reglamento Específico del Sistema de Organización
Administrativa (RE-SOA) del Ministerio de
Planificación del Desarrollo vigente.
MARCO CONCEPTUAL

FEDERACIÓN
(Del latín foederatio, "unión") es una agrupación
institucionalizada de entidades sociales relativamente
autónomas.

La “Federación de Cañeros del Sur” (FECASUR) es una

institución que cuenta con 9 instituciones que de igual
manera se encuentra legalmente constituidas y todas
son sin fines de lucro.
 CARACTERÍSTICAS DE LA FEDERACIÓN
 Los productores de caña del municipio de Bermejo

determinaron conformar la Federación de Cañeros del Sur

(FECASUR) con el desafío de velar por sus intereses y generar

mejores ingresos con la venta de su producto.

 FECASUR brinda a sus afiliados y a los productores cañeros un

servicio administrativo y técnico, su actividad principal es

recoger las planillas de liquidación de acuerdo a los contratos

de coparticipación en alcohol y azúcar que se realizan para

cada zafra, para su posterior comercialización del producto

terminado, por cuenta de los cañeros a través de:

 PL OR
●
● Permite al ●
● A través de

administrad la

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GA
quien

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de
futuros
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recursos
recursos que
que
períodos
períodos
dispone
dispone la
la
administrativo
administrativo
organización.
organización.
s.
s.
DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA
Es una representación
gráfica de una estructura
organizacional de la
institución, empresa,
Federación, donde se
puede visualizar como
están distribuidos los
niveles jerárquicos
funciones, relaciones que
se dan en el ambiente
interno de la organización.
DEFINICIÓN DE MANUAL
REYES, Agustín (2007) define: GRAHAM, Kellog (2006) dice: “El

“significa un folleto, libro, manual representa sistemas y

carpeta, en los que de una manera técnicas específicas. Señala el

fácil de manejar se concentra en procedimiento a seguir para

forma sistemática, una serie de lograr el trabajo de todo el

elementos administrativos para un personal de oficina o de cualquier

fin concreto: orientar y uniformar otro grupo de trabajo que

la conducta que se pretende entre desempeña responsabilidades

cada grupo humano en la empresa, específicas.

institución, Federación”.
VENTAJAS
Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Brinda información sobre funciones y puestos

Sirve como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación

del progreso de cada quien.

Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS
MANUALES
Víctor Hugo Vásquez (2005) presenta los siguientes pasos para la
elaboración del manual:
Recopilación de información.

Estudio y análisis de la documentación recopilada.

Elaboración del proyecto del manual.

Propuesta definitiva del manual revisado

Publicación del manual y su respectiva distribución.

 CONTABILIDAD
BRAVO, Mercedes (2005)
afirma: “Contabilidad es la
ciencia, el arte y la técnica
que permite el análisis,
clasificación, registro, control
e interpretación de las
transacciones que se realizan
ZAPATA, Pedro (2006)
en una empresa. afirma: “La Contabilidad
es un elemento del sistema
de información de un ente,
que proporciona datos
sobre su patrimonio y la
evolución de la misma,
destinados a facilitar las
decisiones de sus
administradores.
IMPORTANCIA

La importancia se basa en unos propósitos

principales como:
 Para el uso en la planeación y control de las
operaciones normales de la Federación.
 Para seleccionar alternativas que permitan
la toma de decisiones y la formulación de las
políticas.
 Rendir informes externos a la Federación.
PLAN DE TRABAJO
PLAN DE TRABAJO
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL AREA DE
CONTABILIDAD
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA “FEDERACION DE CAÑEROS DEL SUR” (FECASUR)

DIRECTORIO

CONTADOR
GENERAL
ORGANIRAMA DEL AREA CONTABLE

ADMINISTRADOR
FINANCIERO

CONTADOR GENERAL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROPUESTA: AREA CONTABLE

ADMINISTRADOR
FINANCIERO

SECRETARIA

Nivel
CONTADOR
ejecutivo
GENERAL

SECRETARIA DE
CONTABILIDAD

Nivel
ASISTENTE ENCARADO DE operativo
CONTABLE DEPÓSITO
 El presente organigrama, propuesto
nos permite mejorar la gestión interna
de FECASUR, identificando los
puestos de trabajo; para después
determinar las funciones y
responsabilidades de cada funcionario.
 Unas de las principales causas de este
cambio fue el excesivo trabajo del contador
y el administrador; debido a que no
entregan trabajos e informes a tiempo. A
esto se suma que la zafra se desarrolla por
un corto tiempo; entonces es indispensable
FEDERACION DE CAÑEROS DEL SUR (FECASUR)
DE LA REGION DE BERMEJO
INSTITUCION CAÑERA
 FEDERACION DE CAÑEROS DEL SUR
“FECASUR”
MANUAL DE FUNCIONES DEL AREA DE
CONTABILIDAD
 INTRODUCCIÓN
Se presenta esta guía para permitir que las
operaciones que se realicen por los
trabajadores como de los administrativos,
no contengan duplicidad de tareas o
funciones, proporcionando certeza a los
mismos que las actividades que están
llevando a cabo se describen o señalan en el
manual.
OBJETIVOS
Otorgar al personal que labora en la federación, un
documento donde se detallará los puestos de
trabajo, sus tareas, limitaciones, responsabilidades.
 Lograr un mejor servicio administrativo .
 Implementar una entidad que se destaque en el
cumplimiento de su misión, visión para la
supervisión de las necesidades de sus afiliados en
los aspectos socio económico, cultural y
consiguiente.
FUNCIONES:

NIVEL ADMINISTRADOR AREA CONTABILIDAD

FINANCIERO

CARGO ADMINISTRADOR DEPENDENCIA EL DIRECTORIO

FINANCIERO

SECTORES BAJO SU DEPENDENCIA Contador General

Secretaria Administrativa
FUNCIONES BASICAS
 Desarrollar adecuadamente la cultura organizacional de la Federación.

 Supervisar que los cambios en las condiciones de trabajo sean debidamente

planeadas y coordinadas para asegurar la productividad de la Federación.

 Supervisar, las actividades del Proceso Administrativo Financiero, en forma

integrada e interrelacionada, velando por el cumplimiento de la normativa

definida por el Ministerio de Trabajo, buscando el bienestar del Recurso

Humano.

 RESPONSABILIDADES

 Cumplimiento de una serie de deberes; como son los de diligente,

administración, fidelidad, lealtad, y secreto.

 Ser un apoyo directo al Directorio de la Federación.

 Proponer e implementar la política de capacitación y desarrollo del recurso

humano.
NIVEL DE APOYO AREA ADMINISTRATIVA

CARGO SECRETARIA DEPENDENCIA ADMINISTRADOR

EJECUTIVA

SECTORES BAJO SU DEPENDENCIA NINGUNO

FUNCIONES BASICAS
 Organizar, actualizar y mantener un adecuado
control de los documentos del archivo.
 Atender y corresponder llamadas telefónicas.
 Atender visitas a reuniones programadas por la
Federación.

RESPONSABILIDADES
 Llevar control y seguimiento de correspondencia
enviada y recibida por la Federación.
NIVEL CONTADOR AREA CONTABILIDAD

CARGO CONTADOR DEPENDENCIA ADMINISTRADOR

GENERAL

SECTORES BAJO SU DEPENDENCIA Secretaria de contabilidad

Asistente contable
Encargado de deposito
FUNCIONES BASICAS
 La organización, mantenimiento y control de un adecuado sistema de
contabilidad e inventarios
 Verificar que todas las transacciones efectuadas dentro del proceso estén
registradas en la Aplicación Informática a la fecha utilizada.
 Verificar y elaborar las conciliaciones bancarias mensuales.
 Realizar Arqueos de Caja diarios y Flujo de efectivo que se emitan en la
federación.
 Elaboración de los Estados Financieros de cada gestión.
 Realizar las declaraciones juradas ante Impuestos Nacionales.
 Realizar las declaraciones juradas de forma quincenal ante el Ministerio de
Desarrollo Productivo y Economía Plural.
 Realizar las declaraciones juradas de Planillas de Sueldos y Salarios al
Ministerio de Trabajo.
 Elaborar liquidaciones de azúcar para cada uno de los afiliados.
RESPONSABILIDADES
 Generación de información financiera.
 Plantación de la Estructura Organizativa.
 Análisis de los Estados Financieros.
NIVEL DE APOYO AREA CONTABILIDAD

CARGO SRCRETARIA DEPENDENCIA CONTADOR

GENERAL

SECTORES BAJO SU DEPENDENCIA NINGUNO

FUNCIONES BASICAS
 Atender y corresponder llamadas telefónicas.
 Atender visitas a reuniones programadas por la
Federación.

RESPONSABILIDADES
 Llevar control y seguimiento de correspondencia
enviada y recibida por la Federación.
NIVEL ASISTENTE AREA CONTABILIDAD

CARGO ASISTENTE DEPENDENCIA CONTADOR

CONTABLE GENERAL

SECTORES BAJO SU DEPENDENCIA NINGUNO

FUNCIONES BASICAS
 Digitación en el sistema de todas las operaciones contables.

 Recopilar informes estadísticos financieros, contables como recibos de caja, gastos,

cuentas por pagar, cuentas por cobrar, ganancias y pérdidas.

 Realizar costos de producción.

 Calcular salarios a pagar partiendo de los registros de horas trabajadas por cada

trabajador.

 Encargarse de caja chica, realizando pagos y cobros. Elaborando comprobantes de

Egreso, Ingreso, Diarios con sus respectivos respaldos.

 Emisión de cheques, y comprobados de egreso.

RESPONSABILIDADES
 Observar bajo estricta responsabilidad y criterio profesional la correcta aplicación los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

 Responsabilidad código de Ética Profesional, cuando se prepare la información contable.

 Emitir reportes de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

NIVEL ENCARGADO AREA CONTABILIDAD

CARGO ENCARGADO DE DEPENDENCIA CONTADOR

DEPOSITO GENERAL

SECTORES BAJO SU DEPENDENCIA NINGINO

FUNCIONES BASICAS

 Organiza, coordina las actividades del almacén.

 Supervisa la labor de los funcionarios del depósito.

 Revisa el cumplimiento de las tareas asignadas a los funcionarios

se ajusta a las normas establecidas

 Verifica las órdenes de compra y órdenes de despacho.

 Supervisa las tareas de aseo del depósito.

 Controla la asistencia del personal a su cargo.

RESPONSABILIDADES

 Supervisión de Personal.

 Realizar reportes diarios de entrada y salida de azúcar.

 Manejo de KARDEX
CONCLUSIONES
 CONCLUSIONES
 La Federación no cuenta con una estructura del manual de
funciones que permita a la organización, coordinación, ejecución y
el control de todas las actividades diarias.
 Debido al bajo presupuesto a la insuficiencia de personal provoca
desorden al momento de ejecutar órdenes para realizar las
funciones de cada puesto de trabajo y sin un manual de funciones
los trabajadores no conocen cuáles son sus responsabilidades dentro
de la Federación.
 El nivel de rendimiento laboral del personal es totalmente eficiente
debido que solo cuenta con 2 funcionarios es decir el mismo
personal para ejecutar todas las actividades y tareas.
RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES
Se recomienda los siguiente:
 Insertar el manual de funciones de contabilidad para
que el personal conozca sus funciones principales y
secundarias que cada colaborador debe cumplir
dentro de la Federación, quienes al tener claro sus
tareas no estarán a la expectativa y esperando
órdenes de directivos, lo que ayudara a un manejo
óptimo de tiempo y movimiento dentro de la
Federación alcanzando la eficacia en el trabajo.
 Contratar más personal para que realice los trabajos,
ya que al contar con solo 2 funcionarios el trabajo se
convierte muy estresante.
 Motivar al personal el que realice con más empeño su trabajo y
mejorar su rendimiento.
 Realizar evaluaciones de desempeño laboral al personal cada cierto
tiempo para saber cuáles son las insuficiencias del puesto de trabajo
y poder capacitar de manera correcta al personal para luego evaluar
los conocimientos adquiridos.
 Crear un organigrama estructural y un organigrama funcional de la
Federación mediante los niveles jerárquicos para que los trabajadores
conozcan su dependencia jerárquica, en el que se detallen a fondo la
síntesis del puesto y responsabilidades del mismo.