Análisis del Caso

Oscar Javier Ojeda Gómez

Contador Público
Magister en Finanzas
Junio 14 de 2021
Valoración del Caso
La valoración del caso se identificaron las siguientes aristas

 Estructura Organizacional
 Cambio de ERP (Sistema de planificación de los recursos de la Empresa)
 Proceso de Compras – Inventarios – Contabilidad e Impuestos
 Activos fijos - CREG
Priorización puntos abordar
 La implementación de un nuevo software trae cambios en la estructura
organizacional enfocada a los requerimientos del negocio y objetivos
corporativos.
 Por eso es importante tener en cuenta a) tiempo para la implementación b) el
grado de cambio asociado a las necesidades de la empresa
 Implementación de ERP
Uno de los aspectos más importantes de la
implantación de un ERP es decidir cuanto de la
organización se debe incluir simultáneamente en el
proyecto de implantación. Los dos extremos de
esta decisión son los enfoques incremental (por
partes pequeñas) y múltiple (todo a la vez), con un
desarrollo por fases en la parte media

La implantación de un ERP podría suponer

un proceso complejo, sin embargo, tal como
se explica en el punto anterior, se puede
cambiar el alcance de la solución, con el fin
de hacer un proceso de implantación menos
complejo, al realizar escalamiento de
procesos o escalamiento por unidades
organizativas
Metodología de Implementación
Metodología de Implementación
La metodología de implantación del ERP, consiste inicialmente en
dividir el proyecto en fases según el alcance de la implementación,
es decir, fases por escalonamiento de procesos o escalonamiento
por unidades organizativas. Luego de definir las fases del proyecto
total, se desarrollan las siguientes seis etapas o pasos por cada una
de las fases definidas:

1.Demostración
2.Entrenamiento
3.Desarrollo del GAP
4.Instalación
5.Acompañamiento
6.Mantenimiento
Cambio de la Cultura Organizacional
 1. Planificar el cambio con anticipación
 2. Desarrollar una visión clara
 3. Evaluar la disposición y grado de adopción al cambio en la organización
 4. Evaluar a los líderes (capacidades, compromiso, etc.) e identificar a los
grupos de interés
 5. Desarrollar planes de alineación e involucramiento del liderazgo y los
grupos de interés

Alineación Organizacional
1.Identificar a los referentes funcionales adecuados
2. Evaluar el tipo de impacto organizacional (procesos, personas, y
estructura)
3. Identificar el impacto del cambio en los distintos grupos de interés
4. Retroalimentar el plan de alineación de grupos de interés (actividades
de comunicación, sensibilización, capacitación)
5. Desarrollar el enfoque de transición de personas hacia los roles que van
a desempeñar con la nueva
Compras – Inventarios y Activos fijos
 La definición de los procesos de compras hacen parte de la integración del
ERP para que sea aprovechado el 100% de acuerdo a las necesidades de la
organización, para esto lo primero es:
 Políticas Contables de la organización alineadas a los objetivos Corporativos
 Responsables de cada unidad de negocio y establecimiento de alcances y
responsabilidades de cada Partner del negocio.

 Activos fijos una vez la política clara se debe realizar un Inventario Físico
para corroborar la información contable vs planeación Vs área técnica,
establecer cual va ser el modelo de valuación y reconocimiento de los activos
dentro de las políticas. (Centros de Costo – Centros de Beneficio)
 Maestro de Proveedores (Características tributarias actualizadas)
 Capacitación al personal Técnico/Operativo y manuales de operaciones
Estrategia de involucramiento equipo de
trabajo
1. Generación de procesos inclusivos de participación.

2. Gestión el talento orientándose a la estrategia corporativa.

3. Una buena comunicación de la estrategia corporativa.

4. Crear políticas de reconocimiento a los colaboradores.

5. Ser un engranaje entre la alta dirección y los colaboradores.

Estrategia para generación de
compromisos de las otras direcciones
 Primero se debe comunicar :
• ¿Qué se va hacer?
• ¿Porqué se va hacer?
• ¿Cómo se va a llevar a cabo?
• ¿De que forma se va organizar la empresa para conseguirlo?
• ¿Qué recursos y medios se van a utilizar?
• Su participación en lo que se va hacer
• Controles y comunicación a los compromisos de cada una de las partes
Plan de trabajo para la implementación de su propuesta
Objetivos Tareas Duración Responsables Recursos Resultados
Disponibles esperados
Implementación 1.ERP Seleccionado 1 año Gerencia - Equipos de • Depuración de
ERP 2. Definición de Financiera trabajo para los saldos
áreas y de Fases de Jefatura de el proyecto contables de
implementación Contabilidad - Personal activos fijos e
temporal para inventarios
las actividades • Implementació
diarias n de procesos
de control
para
aseguramiento
de la
operación
Cambio de Cultura 1. Trabajo con el 6 meses Gerencia - Consultor de - Cambio de
Organizacional área de Recursos Financiera y de gestión del paradigmas por
humanos para la Recursos cambio parte de los
gestión del cambio Humanos - Implementació colaboradores y
n de efecto en la
reconocimient calidad de la
os información
Plan de trabajo para la implementación de su propuesta
Objetivos Tareas Duración Responsables Recursos Resultados
Disponibles esperados
Activos Fijos 1.Politicas Contables 1 año Gerencia - Profesionales de • Depuración de
2.Roles y Financiera Activos fijos los saldos
responsabilidades Jefatura de - Consultor o contables de
perito técnico activos fijos e
3. Inventario físico de Contabilidad
para el inventarios
Activos Gerencia Técnica inventario físico • Aseguramiento
4. Valuación del Jefatura de - Informe de de la calidad de
inventario. Planeación revisor fiscal la información
para no generar
costos por baja
de activos
Proceso de 1. Definición del plan 6 meses Gerencia - Área de Compras - Disminución de
Compras – de trabajo adaptado Financiera y logística las sanciones o
Inventarios - con el ERP Jefatura de - Practicante multas por
2. Políticas Contables Universitario y/o declaraciones
Impuestos Contabilidad –
3. Definición del Sena mal presentadas
proceso Planeación- - Profesional de - Aseguramiento
4. Maestro de Compras Impuestos de la operación.
Proveedores - Actualización de
5. Estructura de una base real de
centros de costos y Proveedores
centros de
beneficio.
Conclusiones
 El éxito de los procesos implica que la alta gerencia apoye constantemente cada uno de los
procesos y establezca que logros se requieren para alinearlos a los de la corporación
 Los costos que se asignan al proceso de implementación de una ERP o gestión del cambio
dependerán del efecto que quiera tener la compañía en el corto o largo plazo.
 La confianza en el equipo dependerá de las cualidades técnicas y humanas del equipo de trabajo,
de la capacitación y del seguimiento de los objetivos cumplidos para llegar a la meta propuesta.
 Frente a la asignación del presupuesto para los cambios dependerán de la situación actual de la
organización, no se tiene asignación de valores de los elementos financieros y sus efectos
monetarios dentro de la estructura de información financiera de la compañía.
 El tiempo y el retorno de la inversión se vera reflejados en
 La definición de un cronograma real y que se pueda gestionar, junto con el compromiso de todos
los participantes del proceso.
 Disminución de los riesgos de multas o opiniones de los entes de control por tener una
información de calidad, oportuna y verificable.
 Establecimiento de políticas y procesos que permitan realizar los controles y aseguramiento de
operación para el logro de los objetivos corporativos