Conciliación de pago de servicio telefónico E1 – PRI administrado

por la DGEM
Situación actual Tiempo total: de 5 a 11 días

Tiempo: de 1 día a 7 días

Tiempo: 1 día Tiempo: 1 día Tiempo: 1 día. Tiempo: 1día.

Jefe USG Director Encargado de Director Jefe USG
Jefe USTI Encargado de Telefonía IP NO Jefe USTI
DGEM Telefonía IP DGEM

FIN
FIN
- Proforma de Línea - Genera reporte de ¿Existen
Instruye Firma e Firma e Proceso de pago
Instruye Observaciones?
INICIO

E1-PRI y nota por consumo GAMLP - Elabora Informe

INICIO

atención instruye instruye del servicio

HR. atención (ELASTIX). de Conformidad. atención atención
- Correo electrónico - Realiza conciliación de
con Registro de consumo entre Reporte SI
llamadas en de consumo de línea HR con
documento Excel telefónica GAMLP Informe de

FIN
Conformidad

FIN
generado vs Registro de Archivo DGEM
llamadas de empresa
proveedora.

HR con proveído con respuesta a

solicitud + Correo Electrónico con
información complementaria
- Jefe USG
HR con proveído de solicitud de
- Coordina con la Empresa
información complementaria +
Proveedora (COTEL).
Correo electrónico con detalle de
Tiempo: De 3 a 7 días observaciones
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Situación actual

RESPONSABLES RECURSOS FÍSICOS HERRAMIENTAS INSUMOS PRODUCTOS TIEMPO DE RESPUESTA FRECUENCIA NORMATIVA

Encargado de 1 Computadora Sistema ELASTIX • Nota de solicitud de Informe de • 1 día sin requerimiento Mensual • RE Nº  345/2018, que
Telefonía IP pago. Conformidad de información autoriza el uso del
complementaria a servicio de telefonía
• Proforma de pago. empresa proveedora. móvil y analógica.

• Registro de consumo • De 3 a 7 días con • RE Nº458/2019, que

en archivo Excel vía requerimiento de modifica el articulo 1,4,5
correo electrónico. información a empresa y el anexo II de la RE
proveedora. Nº  345/2019.

• OD Nº 417/2009 que
aprueba las políticas de
uso de telefonía.
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Hallazgos
 La documentación ingresa a través del Director DGEM y Jefe USTI, generando tiempos de espera en su derivación hasta el Encargado de Telefonía
IP y de igual modo el Informe de Conformidad debe ser firmado por ambas autoridades.

 El tiempo que cada autoridad mantenga en su bandeja el tramite es variable y afecta al inicio del proceso.

 Este proceso es para el servicio administrado por la DGEM, ya que también se tiene este servicio en otras unidades y cuentan con sus propios
administradores.

 El servicio prestado contempla 24000 minutos de llamadas dentro del plan fijo contratado y en los últimos 3 años no se ha evidenciado un
excedente.

 Existen tres tipos de tarifas a las llamadas establecidas por el proveedor diferenciadas por: llamadas locales, llamadas rurales y llamadas al
interior; al momento de la conciliación se verifica también estos registros.

 El tiempo necesario para la conciliación y elaboración de informe es de 1 día como máximo en caso de no tener observaciones o desacuerdos
con el detalle de la empresa, mientras que si existe este alguna observación dependerá del tiempo de respuesta de la empresa, que en algún
caso llegó a tardar hasta 7 días.

 En caso de presentarse la demora en la respuesta al informe de conformidad, el respaldo y justificación se encuentra en el proveído de la Hoja de
Ruta, este no se refleja en el informe.
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Propuesta de mejora
Tiempo total: de 3 a 9 días

Tiempo: de 1 día a 7 días

Tiempo: 1 día. Tiempo: 1día.

Encargado de Director Jefe USG
Encargado de Telefonía IP NO Jefe USTI
Telefonía IP DGEM

FIN
Jefe USG

FIN
- Genera reporte de ¿Existen
- Elabora informe Firma e Firma e Proceso de pago
- consumo GAMLP Observaciones?
Proforma de Línea de Conformidad instruye instruye del servicio
(ELASTIX).
INICIO

E1-PRI y nota por de Conciliación. atención

INICIO

- atención
Realiza conciliación de
HR. SI
- consumo entre Reporte
Correo electrónico
de consumo de línea
con Registro de HR con
telefónica GAML
llamadas en Informe de

FIN
FIN
generado vs Registro de Archivo DGEM
documento Excel
llamadas de empresa Conformidad
proveedora.

HR con proveído con respuesta a

solicitud + Correo Electrónico con
información complementaria
- Jefe USG
HR con proveído de solicitud de
- Coordina con la Empresa información complementaria +
Proveedora (COTEL). Correo electrónico con detalle de
observaciones
Tiempo: De 3 a 7 días
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por la DGEM
Consideraciones
 Se requiere tener el medio normativo que viabilice la coordinación directa entre el Jefe USG y el Encargado de Telefonía IP.

 El proceso se aplicará al servicio de telefonía administrado por la DGEM.

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Resultados esperados de la propuesta de mejora

Situación actual Situación esperada

La documentación ingresa a través del La documentación llega directamente de
Director DGEM y Jefe USTI la USG al Encargado de Telefonía IP
El tiempo de derivación del trámite de las Ya no existen tiempos de espera en la
autoridades al Encargado de Telefonía IP, derivación para dar inicio al
es variable procesamiento de la conciliación