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Instituto Superior

“ANTONIO RAIMONDI”
Administración de Centros
de Computo

Administración: Conceptos Básicos

Pucallpa, Octubre del 2004


Definición de Administración

Es proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,


trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos.

1. La administración implica planear, organizar, integrar


personal, dirigir y controlar.
2. Aplica a todo tipo de organizaciones.
3. Aplica a administradores en todos los niveles
organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un superávit.
5. La administración persigue la productividad (eficacia y
eficiencia.
Funciones de la
Administración
Planeamiento
Selección de misiones y objetivos.

Organización
Establecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los
individuos.

Integración de personal
Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.

Dirección.
Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas
organizacionales.

Control.
Medición y corrección del desempeño individual y organizacional de
cara a los planes.
Productividad, Eficacia y
Eficiencia
Productividad
La relación producto-insumos en un período específico
con la debida consideración de calidad.

Productividad = Productos
Insumos

Eficacia
Cumplimiento de objetivos

Eficiencia
Logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
Patrones de análisis
administrativo
“Selva de las Teorías administrativas” (Koontz)
Enorme variedad de enfoques de análisis administrativo
han resultado en una terrible confusión acerca de la
administración. Existen al menos 14 enfoques que se
resumen en los siguientes:

1. Empírico o de casos. 9. De sistemas sociales


2. Papeles administrativos. cooperativos.
3. Contingencias o situacional. 10.De comportamiento grupal.
4. Matemático. 11. De comportamiento
interpersonal.
5. Teoría de las decisiones.
12. Marco de 7-S de Mckinsey.
6. De la Reingeniería.
13. Calidad Total.
7. De Sistemas.
14. Operacional.
8. De sistemas sociotécnicos.
Enfoque Sistémico

INSUMOS, OBJETIVOS / METAS DE LOS


DEMANDANTES
REVITALIZACION DEL SISTEMA (PROCESO

COMUNICACIÓN COMO FACILITADOR DEL


PLANEACION

AMBIENTE EXTERNO
ORGANIZACION
DE CALIDAD)

PROCESO
INTEGRACION DE
PERSONAL

DIRECCION

CONTROL

PARA GENERAR PRODUCTO/ SERVICIO


La organización y sus
condiciones externas

ECONOMICAS
TECNOLOGICAS

ORGANIZACION

SOCIALES
ETICAS

POLITICAS
Y LEGALES
Planeación

¿Qué se entiende por Planeación?

Implica la selección de misiones y


objetivos y de las acciones para
cumplirlos. Requiere de la toma de
decisiones, es decir de optar entre
diferentes cursos futuros de acción.
Tipos de Planes

1. Visión y Misión.
2. Objetivos y Metas.
3. Estrategias.
4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.
Visión, Misión y Objetivos

¿Qué se entiende por Visión Estratégica?

La Visión es la capacidad de ver más allá, en el tiempo,


en el espacio y por encima de los demás, en términos del
resultado final que la organización pretende alcanzar.
Debe incorporar tanto la visión del usuario externo, como
la del Interno.

Permite cumplir dos funciones vitales:


• Establecer el marco de referencia para
definir y formalizar la Misión.
• Inspirar, motivar, integrar o mover al
personal para que actúe y haga cumplir la
razón de ser de la Institución.
Visión, Misión y Objetivos

¿Qué se entiende por Misión?

Es la expresión conceptual de lo que es y hace una


organización, destacando su identidad institucional como
unidad que provee de servicios o productos a un grupo
definido de clientes o usuarios.
• Aclara lo que la Institución quiere ser, a quién y como
servir.
• Suministra a los gerentes una sola dirección la cual
trasciende necesidades individuales, locales y
transitorias.
• Fomenta expectativas compartidas en todos los niveles
y generaciones de empleados.
• Consolida valores más allá del tiempo y de los grupos
de interés.
• Afirma el compromiso de la organización con las
demandas de las personas vinculadas a ella.
Visión, Misión y Objetivos

¿Qué se entiende por Objetivos en el marco del


Planeamiento Estratégico?

Los Objetivos son los resultados específicos, que una


empresa aspira a lograr mediante su Misión básica; son
cuantificables y se deben alcanzar en un límite de tiempo.

Los directivos se basan en ellos para tomar decisiones,


puesto que éstos señalan las actividades relevantes de la
empresa, y sirven como indicadores para la utilización de
recursos.
Objetivos versus Jerarquía
Organizacional
Consejo de
1. Adminis-
VISIÓN tración

2. MISION Adminis-
tradores de
3. OBJETIVOS nivel
GENERALES DE LA superior
ORGANIZACIÓN

4. OBJETIVOS GENERALES DE
Adminis-
AREAS DE RESULTADOS CLAVE
tradores de
nivel
5. OBJETIVOS DIVISIONALES intermedio

6. OBJETIVOS DEPARTAMENTALES O DE UNIDAD


Adminis-
tradores de
7. OBJETIVOS INDIVIDUALES Nivel
•Desempeño. Inferior
•Objetivos de Desarrollo Personal.
Organización

¿Qué se entiende por Organización?

En general, la estructura intencional de funciones en una


empresa formalmente organizada.

Consiste en:
1. Identificación y clasificación de actividades.
2. Agrupación de las acividades para el cumplimiento de
los objetivos.
3. Asignacion de cada grupo a un administrador dotado
de autoridad necesario para supervisarlo.
4. Esipulacion de coordinación horizontal o vertical.
Autoridad y
Emponderamiento

Autoridad

Derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad


en la toma de decisiones que afectan a otras personas.

Emponderamiento o Delegacion de Autoridad

Facultad otorgada por los titulares de la autoridad para


que sus delegados, tomen decisiones sin tener que
requerir autorización de sus superiores.
Cultura Organizacional

Es el patrón general de conducta, creencias y valores que


sus miembros comparten como consecuencia de la
adquisición y transmisión de conocimientos, creencias y
patrones de conducta en el transcurso del tiempo.
La cultura organizacional es sumamente estable y
establece reglas tácitas de comportamiento para la gente.
Son los administradores, especialmente los de mayor
nivel, los que crean el ambiente en una empresa y sus
valores influyen en la dirección que esta sigue.
Integración de Personal

Es el proceso de ocupar y mantener ocupados los puestos


de la estructura organizacional. Se vincula estrechamente
con la función de organización mediante:

1. Identificación de requerimientos de fuerza de trabajo.


2. Inventario de personal y reclutamiento.
3. Selección.
4. Contratación.
5. Ascenso.
6. Evaluación.
7. Planeación de carrera.
8. Compensación y capacitación (o desarrollo de
personal).
Integración de Personal

Porqué considerarla como una Función independiente de


la Administración y no integrarlo en la de Organización?

1. Los administradores en ejercicio suelen pasar por alto


el enfoque en las personas.
2. Permite acentuar en mayor medida la selección,
evaluación, planeación de carrera y desarrollo del
personal.
3. Las áreas de integración de personal (o RRHH)
cuentan con conocimientos y experiencias propias.
4. Los administradores tienden a descuidar el hecho de
que la integración de personal es parte de sus
responsabilidades y no exclusivamente de RRHH.
Integración de Personal

Reclutamiento.
Consiste en atraer a candidatos que puedan ocupar los puestos de que
consta la estructura organizacional luego de definidos los requisitos de los
puestos.

Selección.
Elección entre candidatos en la búsqueda de aquel que mejor satisface los
requisitos del puesto.

Colocación.
Consiste en evaluar las cualidades y deficiencias de un individuo para
asignarle después el puesto más conveniente (ya sea que exista o no).

Promoción.
Desplazamiento dentro de la organización a un puesto más elevado, el cual
implica mayores responsabilidades y requiere de habilidades más
avanzadas.
Dirección y Liderazgo

¿Qué se entiende por Dirección?

Es el proceso consistente en influir en las personas


para que contribuyan con el cumplimiento de las
metas organizacionales y grupales.

¿En qué se basa?

La dirección se basa en:


• Factores humanos,
• Motivación,
• Liderazgo, y
• Comunicación.
Liderazgo

¿Qué es el Liderazgo?

El arte o proceso de influir en las personas para que


se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el
cumplimiento de las metas grupales.

¿Quiénes son los líderes?

Aquellos que contribuyen a que un grupo alcance


sus objetivos mediante la máxima aplicación de sus
capacidades.
Liderazgo

¿Qué caracteriza el comportamiento de los


líderes?

Los líderes son FACILITADORES; no se colocan a


la zaga de un grupo para empujar y aguijonear;
se colocan frente al grupo para facilitar el
progreso e inspirarlo a cumplir metas
organizacionales.
Componentes del
Liderazgo

1. Capacidad para hacer un uso eficaz y responsable del


poder,

2. Capacidad para comprender que los seres humanos


tienen diferentes motivaciones en diferentes
momentos y situaciones,

3. Capacidad para inspirar a los demás, y

4. Capacidad para actuar a favor del desarrollo de una


atmósfera conducente a la respuesta a las
motivaciones y al surgimiento de éstas (estilo del
líder).
Estilos de Liderazgo

LIDER
AUTOCRATICO

Seguidor Seguidor Seguidor

LIDER
LIDER DEMOCRATICO
LIBERAL
O PARTICIPATIVO

Seguidor Seguidor Seguidor Seguidor Seguidor Seguidor


Principio del Liderazgo

“Los individuos tienden a seguir a quienes, en su


opinión, les ofrecen los medios para satisfacer sus
metas personales. Por ello, cuanto mayor sea la
comprensión de los administradores de lo que motiva a
sus subordinados y de la forma como operan estas
motivaciones, y cuanto más demuestren comprenderlo
en sus acciones administrativas, tanto más eficaces
serán probablemente como líderes”.
Concepto de
Paradigma
PARADIGMA

• La forma como “vemos” el mundo en términos


de percepción, comprensión e interpretación.
• Es un mapa o modelo del modo en que “son” o
deberían ser las cosas o realidades.
• Primer paradigma de ser humano = La ética.
El poder de un
paradigma
Control

Es la medición y corrección del desempeño a


fin de garantizar que se han cumplido los
objetivos de la empresa y los planes ideados
para alcanzarlos.

Estrechamente vinculada con la planeación.


Planeación y control pueden considerarse
como hojas de la misma tijera.
Proceso básico de control

Implica tres pasos

1. Establecimiento de normas.
2. Medición de desempeño.
3. Corrección de las variaciones.
Puntos críticos de control

Identificando puntos críticos de control

Hágase las siguientes preguntas:


1. Qué reflejará mejor las metas de mi departamento?
2. Cuál será la mejor señal de que estas metas no
están cumpliendose?
3. Con qué recurso puedo medir mejor las
desviaciones críticas?
4. Qué me indicará quién es responsable de cualquier
falla?
5. Qué normas serán las de menor costo?
6. Para cuáles normas dispongo de información de
bajo costo?
La Empresa en la Sociedad
Futura
Según Peter F. Drucker

Los cinco aspectos de la empresa entre 1870-1970

1. La empresa es dueña de los medios de producción


por tanto es el amo y el empleado su sirviente.
2. La gran mayoría de los empleados trabajan a
tiempo completo.
3. La manera más eficiente de producir es reunir
bajo una sola administración el mayor número
posible de actividades.
4. Los proveedores manufactureros tienen el poder
de mercado porque poseen la información sobre el
producto. El poder de la marca.
5. A cada tecnología le corresponde una industria.
La Empresa en la Sociedad
Futura
Según Peter F. Drucker

Los cinco aspectos de la empresa desde 1970.

1. Los medios de producción son los conocimientos y


estos son propiedad de quienes trabajan con ellos.
La empresa y el empleado son socios.
2. Un número cada vez mayor de personas no serán
empleados directos o de tiempo completo.
3. La manera más productiva y lucrativa de
organizarse es desintegrarse.
4. El cliente posee la información. Los proveedores
se convierten en compradores para el cliente.
5. Ya casi no quedan tecnologías exclusivas.
La Empresa en la Sociedad
Futura
En la visión de Peter F. Drucker

La compañía del futuro.

• La empresa se acercará más a ser una


confederación o una agrupación que una
propiedad individual.
• No habrá una única clase de empresa. Habrá una
diversidad que responderá a los cambios en su
personal, a la tecnología y a los mercados.
• La empresa se dedicará a “la administración de
los conocimientos” más que a “la administración
del personal”.
La Empresa en la Sociedad
Futura
En la visión de Peter F. Drucker

El trabajador del conocimiento.

• La compañía necesita de ellos más de lo que ellos


necesitan de la compañía.
• Tiene la movilidad necesaria y la confianza en sí
mismo. Deben ser tratados como voluntarios.
• Quieren saber qué está tratando de hacer la
compañía y adónde va.
• Les interesa la realización personal y la
responsabilidad personal. Deben colocarse en
posiciones adecuadas.
• Esperan aprendizaje y entrenamiento contínuos.
• Quieren respeto para su campo de conocimientos.
La Gerencia en la Sociedad
Futura
En la visión de Peter F. Drucker

El futuro de la alta gerencia.

• Alta gerencia separada, poderosa y responsable.


• Responsable de los siguientes aspectos:

 Dirección, planeación, estrategia, valores y


principios de la organización como un todo.
 Su estructura y las relaciones entre sus miembros.
 Sus alianzas, asociaciones y riesgos compartidos.
 Su investigación, diseño e innovación.
 Los recursos comunes (personal clave y dinero)
 Representará a la empresa ante los gobiernos,
público, prensa y sindicatos.
La Gerencia en la Sociedad
Futura
En la visión de Peter F. Drucker

El futuro de la alta gerencia.

• Balanceará las tres dimensiones de la empresa, es


decir:

 Como organización económica (modelo americano).


 Como organización humana (modelo japonés).
 Como organización social (modelo alemán).

El hecho de que hoy se necesite ser un genio para ser jefe de


una gran organización indica que la alta gerencia está en
crisis.
El camino a seguir
Prepararse para la sociedad futura

La empresa futura deberá:

• Buscar nuevas formas corporativas.


• Definir nuevas estructuras y tareas para la alta
gerencia.
• Definir nuevos modelos de diversificación
geográfica.
• Preparar la base para variar el enfoque de la
administración de personal hacia la administración
del conocimiento.
• Evolucionar para ser un agente de cambio.

En la sociedad futura la empresa, para tener éxito, tiene que


hacer de sí misma una empleadora deseable para el trabajador
del conocimiento.
El camino a seguir
Prepararse para la sociedad futura

“Administrar una institución, ya sea negocio, universidad,


hospital, tiene que basarse en las tendencias previsibles que
perduran a pesar de los titulares del día… y esas tendencias
básicas son la aparición de la sociedad futura y sus nuevas
características sin precedentes (contracción mundial de la
población juvenil, el surgimiento de una nueva clase
trabajadora, la decadencia de la manufactura, los cambios de
forma, estructura y función de las sociedades anónimas y su
alta gerencia)... En esta época de gran incertidumbre y
sorpresas imprevisibles, seguir basando la estrategia en esas
tendencias inalterables y básicas no significa éxito
automático. Pero no hacerlo así, garantiza el fracaso”.

Peter F. Drucker