INTERVENTORÍA

DE
PROYECTOS DE TI

Joaquín E. Oramas L.
 GESTIÓN DE INFORMACIÓN

 Gestión de Servicios TI
La Gestión de Servicios TI de alta calidad (ITSM por sus
siglas en inglés IT Service Management) es una disciplina
basada en procesos, enfocada en alinear los servicios de
TI proporcionados con los requerimientos de la estrategia
empresarial.
 GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Los procesos de datos e información

producto de las operaciones y procesos
del negocio, requieren la aplicación de
técnicas y medidas de control en el marco
de un sistema de gestión que garantice la
prestación de los servicios y la reducción
de la vulnerabilidad a amenazas
generadoras de riesgo que ponen en
peligro la estabilidad de la operación organizacional y del
sistema macro del negocio.

"Gestión de Servicios TI".

 CONTEXTO GENERAL

«En Colombia, es cada vez mas frecuente la

solicitud de distintas personas, naturales y
jurídicas, en contar con servicios de firmas
expertas en el aseguramiento de la calidad
y/o auditoria técnica para que los acompañen
y asesoren en proyectos donde estas funciones básicas no
son suficientes y es necesario una “veeduría” mucho mas
cercana y que acoja otras áreas como son las
administrativas, financieras y de gestión en los
proyectos. Este acompañamiento se ha denominado
“Interventoría de proyectos”»

INTERVENTORÍA DE PROYECTOS EN TECNOLOGÍA ®

Por: JAIME E. MOLINA L., PMP Marzo del 2006
 CONTEXTO GENERAL

 La INTERVENTORÍA es
un invento Colombiano,
inexistente en otras
partes del mundo y que
nace de la mutua
desconfianza entre las
partes contractuales.
 CONTEXTO GENERAL

Todo Hecho Económico, entendido como:

Cada uno de los múltiples actos que lleva a cabo el
ser humano encaminado hacia la producción y
distribución de la riqueza, lleva implícito el
cumplimiento de tres etapas básicas:
 LA DECISIÓN
 LA ACCIÓN PROPIAMENTE DICHA
 EL CONTROL
 La Función de Control

 LA DECISIÓN: Es la selección, a través de un proceso

determinado, de un curso de acción entre varios
disponibles, con el fin de alcanzar un objetivo dado.
 LA ACCIÓN o EJECUCIÓN: es la parte material del acto,
esto es, la operación o sucesión de operaciones físicas
y/o intelectuales encaminadas a la obtención del objetivo
prefijado.
Se deben distinguir dos aspectos:
 el primero el contenido operativo del acto y
 el segundo la consecuencia o resultado, el cual está
predeterminado o planificado.
 La Función de Control

 EL CONTROL: es la suma de factores deliberadamente

dispuestos por la organización con el fin de:
 Condicionar cada acto, asegurando que sea realizado
de un determinado modo.
 Determinar la medida en que cada acto produjo el
resultado previsto.
 Informar los resultados y las eventuales desviaciones,
realimentando de esta manera todo el proceso.
 CONTEXTO GENERAL

El hecho de que el resultado del acto esté previamente

planificado, se deriva de la decisión y conforma un nexo
entre las tres etapas:

Se prevé en la DECISIÓN, se obtiene con la ACCIÓN y se

evalúa con el CONTROL
 El Concepto de la Función de
Control

La misión del control se desarrolla en dos fase:

a) Fase estructural o estática, conformada por el
condicionamiento de cada acto para que sea realizado de
un determinado modo previamente programado.
b) Fase operativa o dinámica, conformada por la
determinación de la medida en que cada acto logra el
resultado esperado, ponderando el margen de la
desviación ocurrida y por la información a los centros de
decisión de los resultados y de las desviaciones
eventuales, realimentando el proceso operativo de la
organización.
 La Función de Control

Los procesos típicos de control:

 La auditoría
 La contraloría
 La procuraduría
 La Revisoría Fiscal
 La Gerencia de Proyectos
 La Interventoría
 La Función de Control

¿Qué hace un Contralor?

 Vigila sistemática y permanente las diversas entidades del
Estado y aquellos particulares que manejan recursos públicos; el
resultado final del control fiscal queda registrado en un informe
de auditoría de control fiscal, el cual se comunica a la entidad
auditada y que puede ser consultado por la opinión pública.
 Los hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria o penal se
ponen en conocimiento de la Contraloría Delegada para
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la
Procuraduría y la Fiscalía, respectivamente.
 Como resultado de las auditorías, las entidades deben elaborar
un Plan de Mejoramiento que contenga las acciones correctivas
para subsanar las observaciones formuladas por la Contraloría.
http://www.contraloriagen.gov.co
 La Función de Control

¿Qué hace un Procurador?

 vigila la actuación de los servidores públicos y advierte
cualquier hecho que pueda ser violatorio de las normas
vigentes;
 interviene en defensa de los derechos y las garantías
fundamentales ante diferentes instancias y cuando el
Procurador General de la Nación lo considere necesario;
 además inicia, adelanta y falla las investigaciones que se
adelanten contra los servidores públicos y contra los
particulares que ejercen funciones públicas o manejan
dineros del estado por faltas disciplinarias.
http://www.procuraduria.gov.co
 La Función de Control

¿Qué hace un Auditor?

Un Auditor debe obtener y evaluar de manera objetiva las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades
económicas, técnicos y operativos, para determinar el grado
de correspondencia del contenido de los informes con
respecto a los principios establecidos para el caso.
La Auditoría es una herramienta de control y supervisión que
contribuye a la creación de una cultura de la disciplina en la
organización y permite descubrir fallas en las estructuras o
vulnerabilidades existentes en la organización.

http://www.monografias.com/trabajos12/auditor/auditor.shtml
 La Función de Control

¿Qué hace un Gerente de Proyecto?

Un Gerente de Proyecto hace cumplir los objetivos de la
organización usando un proceso estructurado y controlado de
técnicas, herramientas y metodologías para llevar a cabo un
proyecto que satisfaga las necesidades del cliente.
http://pmi-paraguay.blogspot.com
 La Función de Control

INTERVENTOR, RA, se encuentra definido en el Diccionario

de la lengua española, así:
1. adjetivo. Que interviene (ejemplo, ingeniero interventor).
2. m. y f. Persona que autoriza y fiscaliza ciertas operaciones
para asegurar su corrección (ejemplo, el interventor del
contrato)”
3. En unas elecciones, persona designada para controlar el
desarrollo y autorizar el resultado de las mismas, junto con
los demás miembros de la mesa: trabaja como interventor
de la ONU durante las elecciones en países africanos.
[DRAE].
 La Función de Control

¿Qué hace un Interventor?

Entre otras:
 Efectúa actividades técnicas y científicas para verificar, medir y
comprobar que los bienes y servicios entregados por el
contratista cumplen con las especificaciones escritas en el
contrato;
 Vigila permanentemente las actividades técnicas, financieras y
administrativas del contrato;
 Elabora actas de inicio de ejecución, de recibo y de liquidación
final del contrato;
 Entrega obligatoriamente por escrito sus órdenes o sugerencias
al contratista y ellas deben enmarcarse dentro de los términos
del respectivo contrato.
 La Función de Control

¿Qué hace un Interventor?

El interventor recibe una delegación legal del contratante y

responde por la ejecución y seguimiento del contrato ante
auditores, contralores, procuradores y gerentes de proyecto.
Los interventores de obras civiles son Ingenieros Civiles o
Arquitectos y los Interventores de otras obras deben tener
formación universitaria o tecnológica según la clase de
Interventoría, por ejemplo, interventoría de contratos de
comunicaciones por ingenieros electrónicos o de
telecomunicaciones, interventoría de contratos de salud por
profesionales de la salud.
http://interventoriadecontratos.blogspot.com
 La Función de Control

Qué no es el Interventor.
• El sumo sacerdote
• El director de obras o de proyecto
• El dueño en la obra o el proyecto
• El gerente del proyecto
• La máxima autoridad en la obra
• El constructor o desarrollador
• El «visador» de cuentas.
 La Función de Control

PERO !!!!!!!!
!
El término INTERVENTORÍA NO ESTÁ DEFINIDO
La ley 80 del 1993 y las anteriores no tienen definición
formal del término.
Tampoco las leyes y los decretos reglamentarios definen el
término.
El DRAE no tiene definición para el término
Por su origen no existen referentes internacionales sobre el
término.

Existen varias definiciones pero ninguna de ellas es «Oficial»

 La INTERVENTORÍA

¿Cuál es el servicio de la Interventoría?

 ¿Cuál es la propuesta de valor?

Confianza, Solvencia técnica, honradez
 ¿Cómo se presta?
Asesoría, Control y vigilancia
 ¿Cuál es el compromiso?
Velar por los intereses del contratante.
 Perfil del interventor

Requisitos esenciales
1. CONOCIMIENTOS
2. EXPERIENCIA
3. ÉTICA

Si falta alguna, se pone en peligro

1 + 2 La salvaguardia moral
1 + 3 La buena inversión
2 + 3 La estabilidad y/o funcionamiento.
 Relaciones contractuales

Relación Contractual

Propietario
Contratista

Obligación
Contractual Interventor
Relación
contractual
German Urdaneta Hernández Bogotá Marzo Abril 2009
 Misión de la Interventoría

Establecer y aplicar los mecanismos de control que le

permiten garantizar el cumplimiento de los objetivos
previstos del proyecto, esto es:

Tiempo, al completar el proyecto dentro del plazo

establecido.

Costo , al completar el proyecto dentro del

presupuesto original.

Calidad, al entregar los Resultados del proyecto

conforme al patrón de comparación establecido.
 Misión de la Interventoría

Tiem
po Su modificación se debe a la
ocurrencia de un evento no
Gestiónque
previsto de Riesgos
compromete el
to logro de los objetivos del
Cos proyecto.

Son de calidad, sí concuerdan

Resultados con el patrón de comparación
Gestión de la
previamente Calidad con
establecido,
base en los requerimientos
del «cliente».
 La interventoría de
proyectos de TI

Gestión de Riesgos

Gestión de la Calidad

PARA QUE EL PROYECTO SEA UN ÉXITO

 EL ÉXITO DEL PROYECTO

Hay una tradición en la dirección de proyectos de TI que

establece que un proyecto es un éxito si se cumple en
plazo(Tiempo), sin pasarse del presupuesto(Costo) y con
las funciones requeridas(Resultados).

Cumplir esos parámetros es bastante complicado.

De hecho, un estudio realizado por The Standish Group

señala que sólo el 29% de los proyectos de TI tiene éxito.
 EL ÉXITO DEL PROYECTO

Del mismo modo, algunos

proyectos, que se podrían
considerar un fracaso según los
parámetros tradicionales de TI
(Tiempo, Costo), pueden acabar
siendo exitosos porque, pese a
sus problemas de costo o tiempo,
el sistema triunfa entre su
audiencia potencial o acaba dando
unos beneficios inesperados
(Resultados).
 La interventoría de
proyectos de TI

Un buen proceso de Interventoría, se traduce en:

 Garantía de un inicio exitoso y la continuidad del proyecto

a mediano y largo plazo que garantice protección de la
inversión.
 Mejoramiento en el trabajo y la eficiencia en el mismo en
sus equipos de proyecto y grupos de usuarios.
 Soporte controlado al manejo de cambios en el proyecto.
 Asesoría en la toma de decisiones ante cambios
imprevistos
 Soporte y asesoría ante la materialización de riesgos en
el proyecto
 La interventoría de
proyectos de TI

Alineamiento a los estándares del PMI

Un proceso de Interventoría no se puede apartar del ciclo

natural del proyecto.
Debe iniciar lo más pronto posible en la fase de planeación,
ojala en la etapa de inicio, y antes de la etapa de ejecución.
Sin embargo, es muy común en Colombia la contratación
de Interventoría para proyectos en etapas de ejecución.
Al iniciar la Interventoría en la etapa de ejecución del
proyecto, se elimina la fase estructural de la Interventoría y
se pierde tiempo.
 La interventoría de
proyectos de TI
Alineamiento a los estándares del PMI
1. Valoración de riesgo, Revisiones para el aseguramiento de
la calidad, Verificación Preparación Lanzamiento /
Operación y Revisión Post- implantación.
Método Básico
ETAPAS DEL COMPROMISO
Inicio del compromiso Ejecución del compromiso Cierre del
compromiso
FASES DEL COMPROMISO
Soluciones del proyecto

Metodología de IT Assurance de PricewaterhouseCoopers

 La interventoría de
proyectos de TI
Alineamiento a los estándares del PMI
2. Ejecución del aseguramiento de la calidad del Proyecto
mediante el ciclo natural del mismo y los procesos de
Gestión de Proyectos: Inicio, Planeación, Ejecución,
Control y Cierre.
 La interventoría de
proyectos de TI

Alineamiento a los estándares del PMI

3. Combinación de experiencia y competencias especificas

en Administración de Proyectos, Administración del valor
de la Tecnología, Administración de riesgos operacionales
y conocimiento de la industria.
4. Combinación de experiencia y competencias especificas
en Administración de Proyectos, Administración del valor
de la Tecnología, Administración de riesgos operacionales
y conocimiento de la industria.
 La interventoría de
proyectos de TI

Alineamiento a los estándares del PMI

Dimensionalmente, la metodología de Interventoría se debe
cruzar con el ciclo de vida del Proyecto en sus tres
dimensiones básicas:
 Riesgos,
 Administración y Finanzas y
 Calidad Técnica;
del tal forma que se pueda efectuar un seguimiento “natural”
de las labores del contratista.

Interventoría no significa intervencionismo…

es necesario dejar trabajar!!
 La interventoría de
proyectos de TI

Inicio

Planeación

Ejecución
Ciclo de vida del Proyecto
Vs,
Control Dimensiones del Quality Assurance

Cierre

QA- QA-
Riesgos Admón.
QA-
Técnico
 La interventoría de
proyectos de TI

Las principales labores de la fase de inicio son:

 Entender el objeto y alcance del proyecto, así
como asimilar la metodología de trabajo del
Inicio
intervenido (contratista).
 Socializar con todas las instancias del proyecto
la metodología de Interventoría.

La Fase de inicio normalmente es ignorada en la

Interventoría de proyectos dado que con mucha frecuencia,
en esta instancia, el interventor no ha sido contratado aún.
Sin embargo, es responsabilidad del mismo efectuar las
labores que convengan para “poner al día” este tipo de
omisiones (La fase Estructural).
 La interventoría de
proyectos de TI

La fase de planeación es una etapa muy

importante en la labor de Interventoría dado que
Planeación se debe asegurar el cumplimiento del logro
principal:
El Plan de Gestión de Proyecto.

En casi todas las metodologías de Gerencia de Proyectos,

esta fase es considerada tan o más importante que la de
Ejecución; sin embargo, la realidad muestra que es
menospreciada y sobre la cual se presta poca atención.
 La interventoría de
proyectos de TI

El establecer una Estructura de Descomposición

Planeación del Trabajo – EDT - (WBS por su siglas en Inglés)
que conlleve a un cronograma orientado a
entregables no es siempre fácil de entender y
mucho menos fácil de diseñar.
Aquí, la labor de asesoría de la Interventoría debe ser total y
el producto a obtener debe alienarse a los estándares.
Un buen Plan de Gestión de Alcance no está conformado
solamente por el EDT y el cronograma; también lo está, entre
otros, por los Criterios de Aceptación y el sistema de control
de aceptación de cambios.
En todos, la Interventoría tiene un papel fundamental en su
concepción, diseño y establecimiento formal.
 La interventoría de
proyectos de TI

De otro lado, en la concepción de un Plan

de Gestión de Comunicaciones la
Planeación interventoría debe guiar el “cuando” y el
“como” se presentará el avance del
proyecto, así de cómo será su interacción
con los demás miembros del equipo de
proyecto:
 administrativa,
 financiera y
 técnicamente.
 La interventoría de
proyectos de TI

El entendimiento, por todas las partes, de los

indicadores de gestión del proyecto (Cost
Performance Index-CPI y Schedule Performance
Index-SPI) con los cuales la interventoría
comunicará al Comité de Proyecto o al Comité
Planeación
de Inversionistas el estado de “salud del
proyecto” es muy importante porque por un lado
ahorrará tiempo en el desarrollo de los comités y
por el otro se obviará la ambigüedad de creer
que el proyecto se controla solo con el monitoreo
del cumplimiento de las actividades del
cronograma.
 La interventoría de
proyectos de TI

El Plan de Gestión de Riesgos debe formar parte de la

agenda del proceso de Planeación del Proyecto.
La interventoría debe asumir el control de
riesgos del proyecto como una de sus acciones
Planeación fundamentales.
Se debe construir la matriz de identificación y
calificación de riesgos con sus respectivos “Triguers”,
“Controlers”, y sus acciones de monitoreo, evitación,
mitigación, transferencia, etc.
Esta matriz será la base para el seguimiento de
los riesgos e “Issues” en la etapa de ejecución y control.
 La interventoría de
proyectos de TI

Otro de los frentes donde la interventoría debe prestar

mucha atención es el establecimiento del Plan de Gestión
de Calidad por parte del Intervenido (Contratista).
Muchos de los contratistas están hoy en día
certificados ISO 9000 y esto facilita la labor de
Planeación interventoría, a través de la “trazabilidad” a las no
conformidades encontradas en los procesos de
auditoria interna.
La labor de la interventoría es : En primera instancia que el
Plan de Gestión de Calidad este bien formulado y en
segunda, asegurarse que les sea permitido acceder a la
documentación de las auditorias internas de calidad del
proyecto.
 La interventoría de
proyectos de TI

El desenvolvimiento de las labores de Interventoría en

cuanto a la ejecución y el control de las actividades por parte
del Intervenido (Contratista) y de otras labores por parte del
Contratante se efectúa de manera simultánea.
Los procesos de ejecución son los que
desarrollan las actividades definidas dentro
Ejecución
del plan del proyecto.

Control
Dentro de los procesos de ejecución se
incluyen las actividades relacionadas con la
generación de entregables y las actividades
de administración y control definidas dentro
del proyecto.
 La interventoría de
proyectos de TI

El desempeño del proyecto debe ser controlado y

monitoreado regularmente para identificar desviaciones
respecto al plan y objetivos del proyecto. La fase dinámica
de la interventoría
Las desviaciones pueden corresponder a
cambios en:
Ejecución
 el alcance,
 el costo,
Control  la programación de las actividades,
 los recursos,
 la duración de las mismas
 o en los estándares definidos para la
ejecución o finalización de las actividades
 La interventoría de
proyectos de TI

Como proceso inicial básico de control por

Ejecución parte de la Interventoría, se encuentra el
seguimiento a la ejecución de actividades y a
Control
la generación de los entregables definidos en
el plan del proyecto.
Se incluyen también en éste proceso la verificación, a lo largo
del ciclo de vida del proyecto, de la realización de beneficios
de acuerdo a los beneficios e indicadores definidos en el plan.
 La interventoría de
proyectos de TI

Como principales actividades del interventor en esta etapa se

establecen:
 Revisión y puntualización del alcance del Proyecto de TI en
concordancia con el alcance del Proyecto de Interventoría.
 Ejecución de las actividades de Interventoría
 Procedimientos técnicos de ejecución para
Ejecución
verificación del cumplimiento de los
compromisos por parte del Contratista.
Control
 Coordinación general de las actividades del
proyecto a nivel de Interventoría.
 Uso de las herramientas de seguimiento de interventoría
para el desarrollo normal del aseguramiento de la calidad.
 La interventoría de
proyectos de TI

Si el proyecto ha tenido un desarrollo normal y

las labores de interventoría se han llevado a
cabo con plenitud, en esta fase su compromiso
se restringirá a colaborar con los cierres
administrativos y técnicos del proyecto, tanto
Cierre
los que correspondan al contratista como a los
propios.
La firma de actas de recepción, cierre y
liquidaciones contractuales tendrán su aval y
firma de aceptación
Preguntas?

Comentarios!
!! GRACIAS !!