CAPACITACIÓN DE

LEGALIZACIONES
CONDUCTORES EQP
Es importante saber que nuestra contabilidad debe estar debidamente
soportada para que tenga plena validez, por tanto debemos saber que
el principal soporte valido en las transacciones entre empresas y/o
personas es la factura de venta. Sin embargo existe otro documento
fundamental a la hora de aclarar los registros en nuestra contabilidad.
 Unos de los aspectos relevantes en el momento de tener una
contabilidad realmente valida; para cualquier entidad de
auditoria que quiera revisar a nuestra empresa son los tipos de
soportes contables que se adjuntan en la legalización de los
gastos de los conductores y su veracidad.

 Para realizar el proceso de legalización de los anticipos asociados

a los números de manifiestos asignados en el mes a liquidar, es
fundamental aclarar los tipos de soportes que actualmente son
validos para el área contable y sus requisitos mínimos.
Tipos de soporte:

1.Factura de venta de régimen común o gran contribuyente.

2.Factura de venta de régimen simplificado.

3. Soporte de pago o también llamado documento equivalente

del régimen simplificado.
1.Requisitos Factura de venta régimen común o gran cotribuyente :
NIT
Dirección
Teléfono
Resolución de facturación
Consecutivo de facturación
Datos del cliente (IMPOCOMA)
Fecha de elaboración
Valor en números y letras
Sello o firma del vendedor
Totalmente diligenciado
Sin enmendaduras o tachones
 FACTURA DE VENTA REGIMEN COMÚN
2.Requisitos Factura de venta régimen simplificado:
- La factura especifica régimen simplificado
- NIT
- Dirección
- Teléfono
- Consecutivo de facturación
- Datos del cliente (IMPOCOMA)
- Fecha de elaboración
- Sello o firma del vendedor
- Totalmente diligenciado
- Sin enmendaduras o tachones.
- Adjuntar Rut actualizado Junto al soporte si no cumple requisitos.
 FACTURA REGIMEN SIMPLIFICADO
 3.DOCUMENTO EQUIVALENTE

 Que es el documento equivalente?

Es el soporte que remplaza la factura en los casos

donde quien presta el servicio no está obligado a
facturar y no maneja soportes de legalización.
SOPORTE DE PAGO O TAMBIÉN LLAMADO DOCUMENTO EQUIVALENTE DEL RÉGIMEN
SIMPLIFICADO
3.Requisitos Documento Equivalente régimen simplificado:
- NIT
- Dirección
- Teléfono
- Datos del cliente (IMPOCOMA)
- Fecha de elaboración
- Sello, nombre o firma del vendedor
- Totalmente diligenciado
- Sin enmendaduras o tachones.
- Si no trae la información completa adjuntar copia del Rut
actualizado o Copia de la cedula de ciudadanía Junto al soporte.
 DOCUMENTO EQUIVALENTE
 DOCUMENTO EQUIVALENTE PREIMPRESO
Para el caso de los soportes de servicios tomados o
compras en el que el proveedor sea régimen
simplificado (No declarante de IVA) que no está
obligado a facturar debe entregar recibos del
establecimiento el cual como mínimo debe traer
relacionado: NIT, Teléfono, Dirección y a nombre de
la compañía (IMPOCOMA) en dado caso que le falte
algún dato, solicitar el RUT actualizado y adjuntarlo.
(No se aceptarán formatos minerva con sellos).
RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA PAGOS DE
COMPRAS O SERVICIOS GENERADOS EN LA
OPERACIÓN
 En el caso que el valor del bien (compras) sea igual o mayor de $ 925.000 se debe proceder a
realizar retenciones en la fuente. (Antes de IVA)

A partir de
Num. COMPRAS UVT
Base Tarifas

Compras y otros ingresos tributarios en general DECLARANTE DUR 1625

27 27 $ 925,000 2.5%
Art. 1.2.4.9.1.

Compras y otros ingresos tributarios en general NO DECLARANTE DUR

28 27 $ 925,000 3.5%
1625 Art. 1.2.4.9.1.

 Como lo especifica la tabla de retenciones del año 2019 para aquellos que declaran renta se
aplicara la tarifa del 2,5% siempre y cuando no pertenezca al régimen Gran Contribuyente
autorretenedor.
 Para los que no declaran renta se aplicara 3,5%. (Regimen simplificado o no declarante de IVA)
 Lo anterior se debe realizar antes de efectuar el pago ya que los valores deben estar
especificados en la factura entregada por quien emite el soporte para efectos contables.
 En el caso que el valor del servicio sea igual o mayor de $137.000 se debe
proceder a realizar retenciones en la fuente.
A partir de
Num. SERVICIOS UVT
Base Tarifas

Servicios en general personas jurídicas y asimiladas y PN declarantes de

13 4 $ 137,000 4%
renta. DUR 1625 Art. 1.2.4.4.14.

14 Servicios en general PN no declarantes de renta. DUR 1625 Art. 1.2.4.4.14. 4 $ 137,000 6%

 Como lo especifica la tabla de retenciones del año 2019 para aquellos que
declaran renta se aplicara la tarifa del 4% siempre y cuando no pertenezca
al régimen Gran Contribuyente autoretenedor.
 Para los que no declaran renta se aplicara 6%. (Regimen simplificado/no
responsable de IVA)
 Lo anterior se debe realizar antes de efectuar el pago ya que los valores
deben estar especificados en la factura entregada por quien emite el
soporte para efectos contables.
 TIPS PARA TENER EN CUENTA

En el momento de presentarse una factura o documento equivalente

con los dos casos de retención (compra y servicio) es importante:

 Solicitar a quien realiza el documento que discrimine por valores y

conceptos lo que se esta comprando y el servicio que se está
recibiendo toda vez que de la información registrada en dicho soporte
se identifican los valores base, para saber si se debe efectuar la
retención en la fuente, también debe venir especificado en el soporte.
FACTURA DE VENTA REGIMEN SIMPLIFICADO CORRECTA
 FACTURA DE VENTA SIN DISCRIMINAR EL SERVICIO DE LA COMPRA
SOLICITUD DEL DEPARTAMENTO
CONTABLE
Para optimizar los tiempos en la revisión de los gastos y tipos de
soportes adjuntos se solicita organizar los soportes de la siguiente
forma:
 Nota: El orden de los soportes debe realizarse de arriba hacia abajo.

1. Hoja del comprobante de gastos de conductor

2. Tiquetes o boucher de tanqueo ACP
3. Tiquetes completos de Peajes de la ruta en buen estado y legibles
4. Tiquetes, facturas o recibos de enturnamientos (parqueadero)
5. Facturas, recibos o tiquetes de parqueaderos
6. Facturas de viatico (hotel o alimentación)
7. Factura de mantenimiento de llantas (si los hay)
8. Factura de mantenimiento del vehículo (si los hay)
09.Facturas de compra, de repuestos para el vehículo (si los hay)
10. Facturas de bascula o documento equivalente con requisitos.
11. Factura de cargue o descargue (si la hay)
11. Factura de cargue o descargue (si la hay)
12. Documento equivalente de cargue o factura.
13. Documento equivalente de descargue o factura.
14. Manifiesto
15. Contrato de vinculación temporal
16. Plan de ruta
17. Hoja de tiempos( diligenciada)
18. Remesa
19. Tiquete de cargue (Peso de báscula de plantas)
20. Tiquete de descargue(Peso de báscula de plantas)
 Ejecutando la entrega de los soportes de la forma como se solicita
también contribuye a que el conductor valide que los soportes que
adjunta son los mismos conceptos y valores registrados en el
comprobante de gastos.

 En el caso de adjuntar soportes devueltos de anteriores manifiestos

incluir el valor en la hoja de gastos para que identifiquen en que
viaje se les realizara la legalización de aquel soporte.
 Es importante adjuntar la totalidad de los soportes de la
legalización en el número de manifiesto correspondiente, para
evitar traumatismo e inconformidad en el pago de la
bonificación. En caso de no adjuntarse el soporte en el debido
manifiesto y que se adjunte en un próximo manifiesto debe ser
autorizado por la Gerencia de Equipo Propio. No se recibirán
soportes que correspondan a meses anteriores.
 La información suministrada en la capacitación se hace para:

 Realizar las legalizaciones de los anticipos transferidos a los

conductores, con base a los soportes entregados evitando al
máximo la devolución de los soportes que no cumplen con las
condiciones contables.

 Realizar trazabilidad de los establecimientos que entregan los

soportes que cumplen con los requisitos contables.

 Optimizar los tiempos de liquidación de los manifiestos.

Inconformidades o dudas que surgen en la presentación del desprendible de la
bonificación.

La disminución de los registros contabilizados en la cuenta 222222222

(cuantías menores).

El área contable esta presta a sus inquietudes y en brindar asesoría oportuna.

Líneas de atención:
Tesoreria 3176447595
Talento Humano 3185166267
William Garzon
Aux. Contable EQP
Febrero 12 de 2019.