BIENVENIDOS AL CURSO

CONTABILIDAD FUNDAMENTAL
PROFESORA: YARISETH CASTILLO
Actividad de Integración

• Nombre completo
• Lugar de trabajo
• Qué lo motivó a estudiar
Licenciatura en Gerencia de
Comercio Electrónico
• Qué espera del curso
Puntuación Descripción
40% Exámenes parciales
30% Actividades: estudio de casos, participación en clases, asistencia
30% Examen Final
100%

•Nota: Artículo 285 “El estudiante que por alguna razón no

pueda presentarse a algún examen sólo se le aceptará como
excusa, una causa justificada y debidamente sustentada con las
evidencias, que deberá presentar dentro de los siete (7) días
posteriores a la fecha en que cesó el impedimento.
CONTENIDO DEL CURSO
 Módulo 1

OTRAS APLICACIONES AL
SISTEMA DE CONTABILIDAD - EL
EFECTIVO
CAJA MENUDA O CHICA
1. Concepto

2. Contabilidad del fondo de caja chica

3. Reposición del fondo de caja

4. Faltantes y sobrantes de efectivo en caja chica

CONCILIACIÓN BANCARIA
1. Concepto

2. Partes de la conciliación bancaria

3. Elementos que componen la conciliación bancaria

4. Proceso conciliación

5. Registros contables
 CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• El uso de la caja menuda surge con la finalidad de satisfacer necesidades en las empresas:

• Cubrir los gastos menores (poco monto),

• Hacerle frente a gastos no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser provistos en
tiempo.

• Contablemente la cuenta de Caja Menuda va ubicada en el balance general, dentro del activo
corriente.

Importante:
• Independientemente de que los importes pagados (gastos) con el fondo de caja chica sean de
poco monto, la Empresa necesita establecer controles, como por ejemplo:
• Designar a un empleado que administre el fondo, como su custodio.
• Tener un importe de efectivo establecido (específico) en el fondo.
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• Debe existir un límite de pago, por comprobante. (Ejemplo: Pagos menores a
$40.00)
• Sustentar todos los pagos efectuados con el fondo mediante comprobantes
prenumerados de caja chica, firmado por quien recibe y quien entrega el dinero
(custodio del fondo).
• Que todo comprobante de caja chica esté sustentado con su factura
correspondiente.
• En caso que se tenga que anticipar dinero a algún colaborador para comprar
algo, emitir un comprobante provisional y darle plazo de máximo 3 días a la
persona para que traiga la factura correspondiente y se anula el comprobante
provisional y se emite un nuevo comprobante prenumerado.
• Reponer el fondo de caja menuda oportunamente, como parte de los
procedimientos normales de pagos de efectivo.
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
Apertura del Fondo de Caja Menuda
• Este Fondo de Caja Chica se establece cuando se aprueba un pago de un valor,
previamente determinado, y se emite un cheque por dicho monto a favor de la
persona responsable de manejar la Caja Chica.

• Ejemplo:
• El 2 de diciembre de 2020 la empresa decide crear un fondo de caja chica por
$100.00. El custodio designado cambia el cheque y coloca los billetes y las
monedas en una cajita. El custodio de caja chica tiene la responsabilidad de
controlar el fondo.
• El registro contable para la apertura del fondo es el siguiente:

Fecha Cuenta Contable Débito Crédito

Dic. 2 Caja menuda 100.00
Banco 100.00
Para registrar apertura del fondo de caja chica
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• Una vez se dispone del dinero, a medida que se reciban las solicitudes de insumos
o servicios, se va llevando a cabo el proceso de pagar, hacer los comprobantes y
recibir las facturas.

• Vamos a ver un ejemplo (ver Excel).

• Una vez nos utilizado alrededor del 75% del fondo, es recomendable solicitar
reembolso de Caja Menuda.

• Antes de esto, se procede a ordenar los comprobantes y preparar el formulario de

Reembolso de Caja Menuda y los correspondientes registros contables.
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• Registro Contable – Consumo de Caja Menuda

Fecha Cuenta Contable Débito Crédito

Dic. 28 Útiles de oficina 14.98
Gastos legales 30.00
Gasto de transporte 1.15
Gasto de reparación y mantenimiento 2.00
Gasto de transporte 10.00
Insumos de cafetería 19.00
Caja Menuda 77.13
Para registrar facturas de caja chica
correspondiente al mes de diciembre 2020
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
•Reposición del fondo de Caja Menuda

• Una vez tenemos el formulario de Reembolso listo, junto

con los comprobantes de caja menuda y las facturas; se
procede a solicitar la reposición del fondo.

• El formulario de Reembolso y los documentos soportes se

deben pasar a la persona encargada de revisar el mismo
(debe ser alguien distinto al custodio), y también, la
persona que revisa le puede solicitar que lleve la cajita para
revisar el efectivo que aún mantiene disponible. Luego, se
procede a tramitar el cheque correspondiente.

• El monto del cheque se gira por el monto consumido o

gastado, con esto se repone el fondo que se estableció
inicialmente.
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• Reposición del Fondo

• Cuando el cheque haya pasado el proceso de aprobación y sea cambiado en

efectivo, se procede a registrar en la contabilidad el comprobante de reposición del
fondo.

• Siguiendo con el ejemplo que vimos, el fondo establecido es de $100.00 y se

gastaron $77.13. En base a esto, el cheque se realizó por lo efectivamente gastado,
igual a $77.13, y este es el monto de reposición del fondo:

Fecha Cuenta Contable Débito Crédito

Dic. 28 Caja menuda 77.13
Banco 77.13
Para registrar cheque de reposición de caja chica
correspondiente al mes de diciembre 2020
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• Faltante o Sobrante de Caja Chica

• Faltante: Es el dinero que falta con respecto al monto establecido, al hacer la relación de los gastos
efectuados y el dinero disponible en la Cajita. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica,
al hacer un reembolso esta diferencia se carga a una cuenta llamada faltante de caja chica
(aumentando el gasto, en débito).

• Sobrante: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al hacer la
relación de los gastos efectuados y el dinero disponible en la Cajita. Cuando se da un sobrante de
dinero en la caja chica, al hacer reembolso este se registra en una cuenta llamada sobrante en caja
chica, en otros ingresos (en crédito).

• También, se puede optar por tener una sola cuenta en gasto que se llame “Faltante o sobrante en
caja menuda”:
• Si hay faltante, se registra en débito (aumentando el gasto)
• Si hay sobrante, se registra en crédito (rebajando el gasto)
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
Arqueo de Caja Chica

• Consiste en una medida de Control Interno respecto al efectivo manejando en la Caja Menuda.

• Se realiza de manera sorpresiva y por alguien autorizado y distinto de quien maneja el fondo.

• Se trata de una revisión que se realiza cada cierto tiempo, en la que se revisa la existencia de
dinero en efectivo, sus comprobantes y facturas de sustento, con la finalidad de cerciorarse de
que se esté manejando el fondo correctamente y no existan faltantes y/o sobrantes en caja.

• Ver ejemplo:

Arqueo de Caja
Menuda
CAJA MENUDA O CAJA CHICA
• Faltante o Sobrante de Caja Chica

• Faltante: Es el dinero que falta con respecto al monto establecido, al hacer la relación de los gastos
efectuados y el dinero disponible en la Cajita. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica,
al hacer un reembolso esta diferencia se carga a una cuenta llamada faltante de caja chica
(aumentando el gasto, en débito).

• Sobrante: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al hacer la
relación de los gastos efectuados y el dinero disponible en la Cajita. Cuando se da un sobrante de
dinero en la caja chica, al hacer reembolso este se registra en una cuenta llamada sobrante en caja
chica, en otros ingresos (en crédito).

• También, se puede optar por tener una sola cuenta en gasto que se llame “Faltante o sobrante en
caja menuda”:
• Si hay faltante, se registra en débito (aumentando el gasto)
• Si hay sobrante, se registra en crédito (rebajando el gasto)
CONCILIACIÓN BANCARIA
• El efectivo es el activo de mayor liquidez.

• El efectivo (dinero) es fácil de ocultar, fácil de mover y fácil de robar. Como consecuencia, la
mayoría de las Empresas crean controles específicos para salvaguardarlo.

• Mantener el efectivo en una cuenta bancaria es importante, ya que los Bancos cuentan con normas
y controles establecidos para su custodia (salvaguarda). En este sentido, los Bancos ofrecen a sus
clientes (depositantes) registros detallados de sus operaciones.

• Es debido a lo anterior, que las Empresas deben:

• depositar todas sus entradas de efectivo en la cuenta bancaria y;
• realizar todas las salidas de efectivo a través de la cuenta bancaria, a excepción de las
transacciones que se maneje con la Caja Menuda o Caja Chica.
CONCILIACIÓN BANCARIA
• Documentos utilizados para controlar la cuenta bancaria:

• Tarjetas de firma: Cuando se apertura una cuenta, se envía al Banco la firma de las personas
autorizadas a firmar en las cuentas bancarias.

• Volantes de depósitos: El Banco cuenta con formularios estándares, donde se coloca la

información.

• Cheques: Documento que indica al banco que pague un importe específico a la persona o entidad
indicada en dicho documento (beneficiario); es firmado por la persona (s) autorizadas en la cuenta.
Los cheques son impresos por el Banco y tienen una secuencia prenumerada.

• Transferencias bancarias: Similar al punto anterior, salvo que la transacción se realiza directamente
en la banca en línea que la entidad maneja con el banco y se aprueba por las personas autorizadas
en Línea o vía correo electrónico, dependiendo del Banco.
CONCILIACIÓN BANCARIA
• Documentos utilizados para controlar la cuenta bancaria:

• Estado de cuenta bancario: El Banco informa:

• Saldo al inicio de cada mes
• Las transacciones que se dieron en el mes a sus clientes, tanto entradas (lo depositado
efectivamente al banco), así como salidas de efectivo (lo efectivamente pagado por el banco).
• Cualquier cargo adicional que el banco haya realizado (confección de chequera, timbres, costo
de certificar un cheque, cargos por uso de banca en línea, entre otros).
• Saldo al final de cada mes.

• Conciliación bancaria: Es un documento con el que se explican las razones de la diferencia entre
los registros de efectivo del depositante (la Empresa) y el saldo de efectivo en la cuenta bancaria (la
Institución Bancaria: BANCO).
CONCILIACIÓN BANCARIA
• Elementos comunes que generan diferencias entre el saldo según el Banco y el saldo según
libros, al cierre de Mes:

1. Transacciones que registró la Compañía y todavía no registra el Banco:

• Depósitos en tránsito: La Compañía ya lo registró en su contabilidad, pero el banco todavía
no (no está reflejado en el estado de cuenta bancario).
• Cheques en tránsito o en circulación: La Compañía emitió, entregó estos cheques y los
registró en sus libros (contabilidad); pero el Banco todavía no los paga.

2. Transacciones que registró el Banco y todavía no registra la Compañía:

• Cobros efectuados por el banco: el Banco cobra dinero por cuenta del depositante
(Compañía), por ejemplo: si la Compañía tiene un préstamo con el Banco, este último se cobra
el abono a capital más el interés del mes.
• Transferencias electrónicas: el Banco recibe o paga efectivo por cuenta del depositante
(Compañía).
 CONCILIACIÓN BANCARIA
2. Transacciones que registró el Banco y todavía no registra la Compañía, (continuación):
• Cargos por servicios: lo que cobra el Banco por procesar las transacciones del cuentahabiente (la
Compañía): Exceder el máximo de transferencias electrónicas, confección de chequera, certificar
cheques, emisión de cheques de gerencia, entre otros. Esto se refleja es en el estado de cuenta
bancario.
• Ingresos por intereses: los depositantes ganan intereses si mantienen un saldo promedio
especificado y el Banco mediante el estado de cuenta bancario, es quien notifica el monto de este
interés ganado del depositante (la Compañía).
• Cheques devueltos por fondos insuficientes: son los cheques recibidos de clientes que están
desprovistos del valor, por falta de fondos en la cuenta. Entra como depósito al estado de cuenta
bancario pero posteriormente, se refleja una disminución en el estado de cuenta bancario, más un
cargo cobrado por el Banco.
• Otros cheques devueltos: por fecha vencida, la firma no está autorizada, el cheque tiene alguna
alteración. La contabilización de estos cheques es igual al de los cheques devueltos sin fondos.